Hovedstyrets beretning 2003 Hovedstyret i idrettslaget Sørfjell har i perioden mars 2003 februar 2004 hatt følgende sammensetning: Rune Stiansen, leder Kjell Svanor, nestleder Runo Nygård, sekretær Rune Stiansen, fung. kasserer Kjell Svanor, leder markedsrådet Tom Svendsen, styremedlem Åshild Tønnesen, styremedlem (disse første er også medlemmer i AU, arbeidsutvalget) Åse Andersen, leder for barneidretten Åsmund Asdal, leder håndballgruppa Per Erik Hansen, leder friidrettsgruppa Arne Sørbo, leder fotballgruppa Komiteer og utvalg: Markedsråd: Kjell Svanor, leder Ole Tom Tjuslia., sekretær Randolph Endresen Rune Stiansen Det har i tillegg vært oppnevnt flere personer i dansegalla komiteen. Valgkomité: Arne Jenssen leder Harald Olsen Åsmund Asdal Bane komité: Leif Henriksen, banemester Ragnar Jakobsen Tore Madsen Husstyre: Kjell Svanor, leder Henrik Henriksen Tore Madsen Revisorer: Roar Helgesen Per Arne Torvik Hovedstyret og arbeidsutvalget har gjennomført henholdsvis 6 møter, og har behandlet til sammen 38 saker. Hovedstyrets arbeid har i de siste årene i hovedsak dreiet seg om økonomiske forhold, i forbindelse med å betjene driften og gjelden. Det har til tider tatt mye av tiden i hovedstyret, men så har vi også klart å betjene våre forpliktelser. På årsmøte i 2001 ble det inngått en automatavtale med Saltrød Senter, som gir oss en andel av overskuddet på automatene. Med bakgrunn i denne avtalen samt stor innsats på dansegallaene i Stueneshallen, med fulle hus og gode resultater var det en glede å kunne informere at vi klarte å bli gjeldfrie i høst. Dette ble markert med utdeling av bløtekake på Saltrød Senter, en populær handling. IL Sørfjell har derfor valgt å satse mer på utvikling i idrettslaget fremover og Hovedstyret vil derfor oppfordre gruppene til å prioritere leder, trener og utøver utvikling enda mer. Hovedstyret vil også være med å jobbe med dette for å gjøre idrettslaget mer målrettet og utviklende for tillitsvalgte og utøvere. Hovedstyret bevilget i høst også derfor en sum på kr. 25.000,- til hver gruppe, (håndball - friidrett og fotball) til utviklingsmidler for å støtte opp om utfordringen. IL Sørfjell har jobbet i flere år både i Markedsrådet og Hovedstyret med å få en totalleverandør og en mer lik draktprofilering i idrettslaget vårt. Idrettslaget vårt har nå felles overtrekksdrakt, med sponsing av HS og fra gruppene. Markedsrådet kan se tilbake på flere år med flere særdeles vellykkede arrangement. Det har nå jobbet seg inn en rutine på 3 dansegallaer i året. En på våren, en på høsten og en i romjula. Den siste måtte flyttes til over nyttår, men trakk allikevel fullt hus, med danseglade og svært fornøyde gjester. Vi må i
den sammenhengen berømme Lundbergs planteskole som er med og pynter Stuesneshallen sammen med Markedsrådet så den blir en skikkelig festsal. Vi får mye skryt og positive tilbakemeldinger fra våre gjester. Det er bra! Slik vil vi ha det! Nå ser det ut til at vi har nådd grensen i Stueneshallen, siste arrangement hadde vi over 800 betalende gjester, som må sies å være maks på antallet vi klarer å få plass til. Vil også rette en stor takk til alle som er med å gjøre disse dansegallaene mulige. Det fungerer mye bedre nå, så alt går mye lettere når vi har nok folk til å stelle i stand. Våre tradisjonelle store inntektsbringende tiltak nå er bingo og dansegallaer. Bingoen ga oss en inntekt på ca kr. 55.000,- i 2003 som blir fordelt etter innsats til gruppene. Det var noe mindre en forventet, pga mindre besøk på bingoen, men allikevel gode penger. Dansegallaene går jo så det suser, og har de siste gangene gitt bortimot kr. 100.000,- i overskudd pr. gang. Pengene fordeles mellom hovedstyret og gruppene, fordeles til gruppene etter innsats. Dansegallaene våre har blitt en flott lokal begivenhet i vårt nærmiljø. Vi har tydelig funnet en nisje her som folk setter meget stor pris på, og som samtidig gir oss en fin inntekt til driften i idrettslaget vårt. Det er derfor en sak som er veldig viktig. Gruppene må virkelig sette bingoene og dansegallaene på kalenderen, slik at vi alltid har nok mannskap til å få gjennomført disse på en forsvarlig og tilfredsstillende måte. Vil derfor ved denne anledningen få berømme Kjell Svanor og Henrik Henriksen for å være de i dansegalla komiteen som passer på at alt går etter planen. Dersom inntektene våre fortsetter, nå som de siste årene, da ser fremtiden mye lysere ut. Gjelden er nedbetalt og resten av pengene som kommer inn på automatavtalen går inn på fond i IL Sørfjell for å videreutvikle klubben. De skal ikke gå direkte til driften. Det har vært god sportslig aktivitet i alle gruppene, noe årsmeldingene fra disse vitner om. Idrettslaget har mange flotte idrettsutøvere i laget vårt, noe som vi vil komme tilbake til senere under årsmøtet. Det har på nylig avholdte gruppe årsmøter også lykkes å fylle nesten alle verv i gruppestyrene med kompetente og entusiastiske personer. Ved årsmøte i 2003 ble det opprettet en interimgruppe som skulle jobbe med å utvikle hockey i IL Sørfjell. Der har Øyvind Pedersen gjort en meget bra jobb. De har allerede har mye aktivitet, og har faste treningsøkter nede ved Saltrød Senter og ved utendørs håndballbane ved Moland ungdomskolen. De har også fått etablert et styre til gruppen. Hovedstyret og gruppene har også god kontroll på den daglige driften og det må vel kunne sies at hele Idrettslaget Sørfjell pr. i dag har en god økonomi. Idrettslaget har vært gjennom en vanskelig tid, som nå ser ut til å være over. Det er allikevel viktig at vi fortsatt er nøkterne og forsiktige i driften fremover. Hovedstyret vil nødig havne opp i noe lignende situasjon igjen. Vi har de seneste årene hatt litt problemer med å få oppdatert medlemslistene og få inn vårt tilgodehavende fra våre medlemmer. I 2003 ble det igjen surr med kontingenten. Vi har derfor ikke fått purret på regningen i 2003 og som det kommer frem i regnskapet ligger vi en del etter hva vi burde fått inn. Det har også vært vanskelig å få igjen regnskapene fra Idrettens Hus til gruppene og hovedstyret i god tid så revisorene skulle få den tid de trengte. Det har dessverre vært mye sykefravær ved Idrettens Hus. Hovedstyret håper det fra i år skal bli bedre, fordi vi nå har fått tak i en kasserer, Olav Brottveit som skal ta hånd om hovedstyrets, og også til dels gruppenes regnskapsførsel. Olav Brottveit har også et eget regnskapsfirma som kommer til å sluttføre regnskapene, slik at vi nå kan få et total regnskap for hele idrettslaget. Hovedstyret har blitt noe bedre når det gjelder info utad og oppgradering av vår internettside. Men vi kan bli enda bedre. Håper derfor at de nye gruppestyrene kan finne noen data interesserte i hver gruppe, som kan være med å hjelpe for å holde infoen oppdatert, og gjøre sidene våre mer interessante. Inge Ellingsen har sagt seg villig til å være med å ta hånd om både medlemssystemet og internettsiden vår. Det skal han gjøre i samarbeid med gruppene.
Seniorgruppa har som i foregående år, også hatt stor aktivitet i 2003. Gruppa samles jevnlig på klubbhuset og er en viktig miljøfaktor i klubben. Vi oppfordrer alle gruppene til å bruke klubbhuset vårt med alle de fasiliteter det har ved flere anledninger. Det ble tidligere jobbet for å få en ballbinge på den andre siden av banen, var oppe på forrige årsmøte. Det som ser ut til å bli ordningen nå, er et samarbeid med Eydehavn skole, som kan gi oss en ballbinge ved Eydehavn skole, uten for mye kostnader for Sørfjell. Vi har i sommer også hatt 2 båtturer med sosialt samvær for ledelsen i Sørfjell, samt en samling med julemat på klubbhuset til jul. IL Sørfjell har også vært medarrangør på 90 års jubileet til Eydehavn. Det har vært en spennende markering som har hatt flere tilstelninger gjennom året. IL Sørfjell har også vært initiativtaker til fremtidsseminar på Eydehavn Kulturhuset, med spennende emner om historikken og fremtiden på området rundt Eydehavn. Seminaret var godt i forhold til skole, nærmiljø, næringsliv og politikere. Angående ekstern representasjon nevnes at Ole Tom Tjuslia var leder av Eydehavn 90 år jubileumskomiteen, sammen med Leif Svendsen. Torill Eimind er nestleder i Arendal idrettsråd og Rune Stiansen sitter i valgkomiteen i Arendal idrettsråd og Aust-Agder Idrettsting. Lars Inge Holte er valgt inn som nestleder i FK Arendal. Utsendinger til årsmøtet i Arendal idrettsråd 2003 var Rune Stiansen, Kjell Svanor, Runo Nygård og Per Erik Hansen. Utsendinger til AAIK s ting i 2003 var: Rune Stiansen, Kjell Svanor. Hovedstyret vil med dette takke alle tillitsvalgte og utøvere for en meget god innsats i 2003. På vegne av hovedstyret Rune Stiansen Leder hovedstyret, IL Sørfjell Eydehavn 14.2.2004
Regnskap og balanse for 2003 Inntekter Budsjett 2004 Regnskap 2003 Budsjett 2003 Regnskap 2002 3000 Salgsinntekter - - - 3020 Sponsor 15 000,00 13 500,00 13 000,00-3120 Gaver og bidrag - - - 3400 Kommunale tilskudd 35 000,00 50 769,00 35 000,00 35 192,00 3420 Tilleggsmidler NIF 65 000,00 64 924,00 50 000,00 58 949,00 3600 Utleie lokaler 5 000,00 1 800,00 6 000,00 2 800,00 3920 Medlemskontingenter 85 000,00 46 895,00 80 000,00 65 600,00 3940 Egne arr/ tilstelninger 400 000,00 355 634,06 400 000,00 348 617,50 3960 Lotteri - - 4 000,00 3961 Rabattkort - 3970 Bingo 70 000,00 55 000,00 80 000,00 82 500,00 3980 Fyrverkeri - 3990 Automatinntekter 350 000,00 360 367,00 400 000,00 409 569,50 3999 Diverse inntekter 8 000,00 883,90 Sum inntekter 1 025 000,00 956 889,06 1 064 000,00 1 008 111,90 Kostnader Budsjett 2004 Regnskap 2003 Budsjett 2003 Regnskap 2002 4200 Varekjøp 5 000,00 441,50 5 000,00 3 362,20 4300 Treningsdresser/utstyr 20 000,00 27 300,00 15 000,00 4700 Kostn. til innt.b.tiltak 20 000,00 19 415,20-14 225,00 4780 Fyrverkeri - - Sum innkjøp 45 000,00 47 156,70 20 000,00 17 587,20 5000 Personalkostnader 25 000,00 27 470,40 20 000,00 16 304,00 7101 Km-godtgjørelse - - - - Sum personal 25 000,00 27 470,40 20 000,00 16 304,00 6200 Drift klubbhus 40 000,00 81 541,66 25 000,00 24 823,75 6220 Drift baner 30 000,00 24 521,20 30 000,00 26 726,75 6320 Kommunale avgifter 10 000,00 7 100,00 30 000,00 40 326,50 6340 Strøm 30 000,00 29 791,50 35 000,00 28 072,00 6360 Renhold 5 000,00 4 000,00 2 168,20 7510 Forsikring 20 000,00 13 933,00 13 321,00 13 321,00
Sum anlegg 135 000,00 156 887,36 137 321,00 135 438,20 Budsjett 2004 Regnskap 2003 Budsjett 2003 Regnskap 2002 6720 Regnskapshonorar 10 000,00 4 780,50 6 500,00 6 245,00 6721 Medlemskartotek 10 000,00 1 040,00 11 000,00 11 007,00 6800 Kontorrekvisita 2 000,00 254,00 500,00-6810 Kopi/ trykk 2 000,00 2 490,40 2 000,00 1 528,00 6860 Møter, kurs ol. 20 000,00 17 335,70 8 000,00 7 391,09 6870 Sosiale tiltak 10 000,00 2 575,60 - - 6890 Andre kontorkostnader 5 000,00 3 232,60 30 000,00 30 631,90 6900 Telefon 5 000,00 10 161,20 7 000,00 6 651,77 6940 Porto - 2 782,00 7101 Km-godtgjørelse 2 000,00 1 500,00 7320 Reklame/ annonse 6 000,00 6 798,00 4 000,00 3 100,50 7420 Gaver/ premier 12 000,00 11 012,20 10 000,00 7 017,50 Sum administrasjon 84 000,00 61 180,20 79 000,00 76 354,76 7410 Tilskudd kunstisbane 10 000,00 7450 Tilskudd fotball 50 000,00 47 500,00 85 000,00 47 162,00 7451 Tilskudd håndball 70 000,00 65 295,00 55 000,00 90 260,00 7452 Tilskudd friidrett 40 000,00 46 539,00 35 000,00 26 617,00 7453 Tilskudd barneidrett 5 000,00 3 450,00 5 000,00 4 798,80 Sum tilskudd 165 000,00 172 784,00 180 000,00 168 837,80 7700 avdrag lån 7710 Egne arr/ tilstelninger 350 000,00 338 848,19 255 000,00 254 943,21 7720 Samlinger - 7790 Diverse kostnader 8 750,00 530,00 Sum arr/ diverse 350 000,00 347 598,19 255 000,00 255 473,21 Sum driftsutgifter 804 000,00 813 076,85 691 321,00 669 995,17 Driftsresultat 221 000,00 143 812,21 372 679,00 338 116,73 8040 Renteinntekter 5 000,00 3 878,00 7 000,00 6 606,00 8140 Rentekostnader lån - 10 860,00 35 000,00 31 201,00 8141 Rentekost. lån håndball - - 1 000,00 1 952,00 8170 Gebyrer bank 1 000,00 1 134,00 1 000,00 840,00 Sum finansposter 4 000,00-8 116,00-30 000,00-27 387,00 Ekstraordinære poster 8500 Ekstraord. kostnader 2 000,00 1 350,00 298 083,00
RESULTAT 223 000,00 134 346,21 342 679,00 12 646,73 Balanse Eiendeler Balanse pr. 31.12.03 Balanse pr. 31.12.02 1500 Kundefordringer 57 350,00 128 097,00 1320 Lån til håndballgruppa 136 133,00 136 133,00 1570 Andre korts. fordringer - - 1710 Forskuddsbet. kostnader 46 171,00 46 171,00 1900 Kasse 17 412,50 21 199,50 1920 Bank drift 9 524,72 285 508,64 1930 Bank bingo 108,22 6 259,22 1940 Bank medlemskontingenter 2 948,46 8 895,00 1950 Bank automat 28010758116 81 891,50 5 529,50 1970 Postgiro 343,76 343,76 Sum Eiendeler 351 883,16 638 136,62 Gjeld/Egenkapital 2000 Egenkapital 206 210,55 193 563,83 Periodens resultat 134 346,21 12 646,73 Sum Egenkapital 340 556,76 206 210,56 Gjeld 2230 Gjeldsbrevlån - - 2231 Gjeldsbrevlån, håndball - - 2232 Gjeldsbrevlån, refinansiert 228 019,00 2400 Diverse Leverandører 4 327,60 200 774,67 2600 Skattetrekk 2 018,00 722,00 2940 Avsatte feriepenger 4 980,80 2 410,40 Sum gjeld 11 326,40 431 926,07 Sum Gjeld/Egenkapital 351 883,16 638 136,63