Brukerhåndbok Brukermanual Uni efaktura Versjon 1.0 Brukerhåndbok Uni Micro AS INNLEDNING 1
Kopirettigheter Uni Micro AS Dette dokument er beskyttet av lov av 12. mai 1961 nr. 2 om opphavsrett til åndsverk m.v. og internasjonale konvensjoner om opphavsrett, samt andre lover og avtaler om opphavsrett til åndsverk. Kopiering eller annen form for reproduksjon er ikke tillatt uten skriftlig tillatelse fra Uni Micro AS Brukerhåndbok Uni Micro AS INNLEDNING 2
Innhold KOPIRETTIGHETER...2 INNLEDNING...4 OM DENNE VEILEDNINGEN...4 GENERELT OM EFAKTURA...5 HVORDAN KOMME I GANG...5 FORDELER MED EFAKTURA...5 FILER I EFAKTURALØPET...6 EFAKTURAFILER...6 AV/PÅMELDINGSFILER...6 KVITTERINGSFILER...6 OPPSETT AV EFAKTURA...8 INSTALLASJON OG OPPSETT AV EFAKTURA...8 Nettverksinnstillinger...8 Innstillinger... 10 EFAKTURABILDET... 11 HOVEDBILDET... 11 Skjermbilde for Filtrafikk:... 12 Skjermbilde for Fakturaoversikt... 13 GJENNOMGANG AV EFAKTURA... 15 AV/PÅMELDING AV KUNDER... 15 Veiviser for av/påmelding... 16 Detaljvisningen av en kunde... 17 Når bør du godta en kunde?... 18 Varianter av kundelisten... 18 INNLESING AV KVITTERINGSFILER... 19 EKSPORT AV EFAKTURAFILER... 19 OPPSUMMERING - EFAKTURALØPET... 20 PROBLEMER?... 21 VANLIGE FEILMELDINGER... 21 FEILKODER FRA BBS... 21 Feilkoder for forsendelse:... 21 Feilkoder for fakturaer:... 22 Brukerhåndbok Uni Micro AS INNLEDNING 3
INNLEDNING Om denne veiledningen Denne veiledningen beskriver oppsett/bruk av efaktura modulen til Uni Micro AS. Uni efaktura er en modul som lar deg sende fakturaer direkte til dine kunder sin nettbank, istedenfor å sende en vanlig papirutskrift av faktura. Modulen er implementert mot BBS (Bankenes Betalingssentral) efakturamodulen er en tilleggsmodul til Uni Faktura V3 / Uni Eiendom. Brukerhåndbok Uni Micro AS INNLEDNING 4
Generelt om efaktura Hvordan komme i gang For å komme i gang med efaktura er du nødt til å ha følgende på plass: En efaktura avtale med din bank efaktura modul fra Uni Micro AS Ditt første skritt bør derfor være å kontakte din bankforbindelse for mer informasjon. De vil da kunne fortelle deg hva du må gjøre for å begynne å bruke efaktura, og hjelpe deg med å inngå en efaktura avtale. Dette innebærer blant annet at en skal avtale Hvordan efakturaer skal se ut i nettbank (hvilken mal som benyttes, hvilken reklame som skal ligge på siden, hvor linker skal peke etc.) Kommunikasjonstype som brukes for utveksling av filer (pr. i dag så støtter Uni efaktura kun HTTPS) Kostnadene forbundet med bruk av efaktura Videre så må en kjøpe (og installere) Uni efaktura. Selve installasjonen dreier seg kun om å kjøre en vanlig setupfil. Programmet må så settes opp. Nærmere beskrivelse av dette finner man i kapittelet Oppsett av efaktura. Tilslutt et kort avsnitt om demonstrasjon / testing: En kan ikke bare kjøpe Uni efaktura, sette inn litt informasjon i programmet og starte med bruk av efaktura. En må gjøre dette i samarbeid med en bank (som en oppretter en avtale med), og en må utføre en vellykket test mot BBS før en kan gå i produksjon. MERK: Det er derfor ikke mulig å få en demonstrasjon / test av Uni efaktura, med mindre du kan se på systemet til noen som allerede bruker efaktura i vanlig drift. Punktliste for å komme i gang Du må lage en efaktura avtale med en bank Du må skaffe en Uni efaktura modul (altså en setupfil og lisens/vedlikeholdsavtale) Du må igjennom en testperiode mot BBS Fordeler med efaktura Utgiftene du normalt har ved fakturering (papirforbruk, porto etc.) blir lavere Du slipper å behandle store mengder papir manuelt (legge fakturaer i konvolutter etc.) Kunden får god oversikt over sine fakturaer (alle på ett sted i kundens nettbank) Kunden slipper å taste inn fakturainformasjon manuelt, slik at skrivefeil ikke oppstår (feil KID, feil kontonummer etc.) Brukerhåndbok Uni Micro AS Generelt om efaktura 5
Filer i efakturaløpet efakturafiler Dette er filer som du genererer. Filene inneholder fakturaer, og de må lastes opp til BBS etter generering. Når BBS har mottatt en efakturafil så sender de 1 eller 2 kvitteringsfiler. Kvitteringsfiler fra BBS gjelder enten en hel forsendelse (fil) eller avviste enkeltfakturaer fra en forsendelse. Du kan derfor motta to kvitteringsfiler for en efakturaforsendelse, en som sier om selve forsendelsen ble godkjent, og en som viser hvilke fakturaer som ev. ble avvist. Les mer om dette i avsnittet om Kvitteringsfiler Oppsummert: Du genererer en efaktura forsendelse (fil) BBS sender en eller to filer som inneholder kvittering(er) på forsendelse og fakturaene Av/påmeldingsfiler Dette er filer som BBS genererer. Det er den første typen fil som utveksles i systemet. En av/påmeldingsfil kan inneholde to ting: Kunder som meldes på eller av Bekreftelse på at din godkjennelse/avvisning av en kundes av/påmelding ble oppfattet hos BBS Det normale forløpet er at du leser inn en slik fil fra BBS (og systemet genererer da en kvittering som du skal sende tilbake som sier hvilke kunder som ble godkjent og hvilke som ikke ble det). BBS genererer så en ny fil, med kvittering på din godkjennelse/avvisning i tillegg til at den nye filen kan inneholde nye av/påmeldinger. Dette er nærmere beskrevet i kapittelet Gjennomgang av efaktura. Kvitteringsfiler Kvitteringsfiler får du på alle filer som du sender til BBS efakturafiler som du sender vil føre til 1 eller 2 kvitteringsfiler fra BBS Svarfiler på av/påmelding vil føre til en kvitteringsfil for forsendelsen(filen). Innholdskvittering vil her dekkes i senere av/påmeldingsfiler Det kan være lurt å merke seg at en kvitteringsfil kan inneholde flere ting samtidig. Eksempelvis så kan den inneholde alle disse tingene på en gang: En kvittering på at returfilen din for en/flere tidligere av/påmelding var i orden Brukerhåndbok Uni Micro AS Filer i efakturaløpet 6
En kvittering på at en eller flere sendte efakturafiler var i orden En kvittering på at alle fakturaer unntatt f.eks. 2 ble godkjent og da følgelig skal være tilgjengelig i nettbanken til kunden. Brukerhåndbok Uni Micro AS Filer i efakturaløpet 7
Oppsett av efaktura Installasjon og oppsett av efaktura Installasjon av Uni efaktura består normalt kun av å kjøre en setup. Deretter starter en modulen slik: I Uni Faktura V3, menyvalget Registrere->eFaktura import/eksport i Uni Eiendom, brukerrolle Økonomi, menyvalget Periodiske rutiner->efaktura import/eksport Ved første gangs oppstart må man så vedlikeholde innstillingene. Det finnes to typer innstillinger i Uni efaktura. Den første man bør ta tak i er Nettverksinnstillinger. Nettverksinnstillinger Disse ligger på Rediger menyen, valget Vedlikehold av nettverksinnstillinger. Dette er et register hvor man setter opp en kommunikasjonstype. For øyeblikket støtter Uni efaktura kun HTTPS som forbindelsestype. Siden bruk av HTTPS i praksis vil si at du selv må logge deg på BBS sine sider og laste opp og ned filer manuelt, trenger du kun å fylle ut feltene Navn, Serveradresse og Forbindelsestype. Hvis du vil, kan du også legge inn en beskrivelse. Resten av feltene vil pr. i dag ikke gjøre noe som helst (siden de er tenkt brukt i forbindelse med FTP / SNA). Brukerhåndbok Uni Micro AS Oppsett av efaktura 8
Selve skjermbildet ser slik ut: Kort forklaring til hvert felt: Navn Dette er navnet på innstillingen (dette er det navnet du vil se i de vanlige innstillingene når du velger kommunikasjonstype) Beskrivelse - Dette er en beskrivelse av innstillingen. Skriv hva du vil, feltet er kun tilstede for at du lettere skal kunne skille mellom flere innstillinger hvis du bruker det. Serveradresse - IP-adresse eller URL som skal brukes når du kobler mot BBS sin(e) server(e). Port - Hvis en bruker FTP for overføring av filer, så vil normalt FTP-servere kjøre på port 21 (men det kan endres av de som drifter en FTP server) Brukernavn - Hvis server krever et brukernavn så settes det inn her. Passord - Hvis server krever et passord (til brukernavnet) så settes det inn her. Forbindelsestype - BBS støtter 3 forskjellige forbindelsestyper (HTTPS, FTP og SNA) Når du har opprettet (minst) en innstilling her, må de vanlige innstillingene settes opp. Brukerhåndbok Uni Micro AS Oppsett av efaktura 9
Innstillinger Først selve skjermbildet: Kort forklaring til hvert felt: Katalog for nedlastede filer Her vil programmet lete etter nye filer (Arkfanen Ikke innleste filer i grensesnittet til selve programmet). Siden Uni efaktura kun støtter HTTPS (manuell nedlasting av filer), må du selv passe på å legge filer du laster ned fra BBS i den katalogen du velger her. Innleste filer flyttes hit - Når du har lest inn en nedlastet fil (som ligger i Katalog for nedlastede filer), vil filen flyttes hit etter at filen er ferdigbehandlet. Filer i denne katalogen vises under arkfanen Tidligere innleste filer) Utgående filer legges her - Når du leser inn av/påmeldingsfiler, vil svarfiler til BBS legges her. Det samme gjelder genererte efaktura filer. Det er altså denne katalogen du vil hente filer fra når du laster opp filer til BBS. Testmodus - Må være avkrysset under test mot BBS (som alle brukere av efaktura må igjennom før de får gå i produksjon) Bruk følgende kommunikasjonsinnstilling - Her velger du den innstillingen du laget under nettverksinnstillinger (forrige avsnitt). Hvis listen er tom, har du ikke opprettet noen Nettverksinnstillinger enda. Da må du gjøre det senere, og gå tilbake hit og velge denne. BBS-ID - Din bruker ID hos BBS. Denne får du av BBS (ev. av banken din når du oppretter en avtale). Blir lagt inn i alle filer som produseres, slik at BBS entydig kan identifisere avsender av filen. Det er en fordel å opprette egne kataloger for de tre kataloginnstillingene, slik at en ikke blander efaktura filer med andre filer (slik at det er letter å holde oversikt). Du bør også lese om Filer i efakturaløpet i denne manualen (slik at du har oversikt over hvordan filutveksling foregår, og hvilke rutiner du bør ha for ikke å sende/lese inn samme fil flere ganger.) Brukerhåndbok Uni Micro AS Oppsett av efaktura 10
efakturabildet Hovedbildet Som en sikkert ser, består bildet av tre ark: Ikke innleste filer - Dette er alle filer som ligger i katalogen for nedlastede filer. Merk: Hvis man står i listen og trykker på F5-tasten, vil listen oppdateres. Hvis det ikke fungerer, så trykk i selve listen (ikke på arkfanen) og prøv igjen. Det er også et eget menyvalg for dette på redigermenyen. Tidligere innleste filer - Alle filer som ligger i katalogen hvor innleste filer flyttes. F5- tasten virker her også. Filtrafikk - Viser inn- og utgående filer (eget skjermbilde for dette nedenfor). Det er også en avkrysningsboks nederst til venstre. Det eneste den gjør er å filtrere ut filer som ikke har BBS format. Altså hvis noen av katalogene dine inneholder filer som ikke er på BBS sitt format for efaktura, vil disse skjules ved å krysse av her. Videre har de viktigste funksjonene fått en knapp i verktøylinjen: Opp / Nedlasting av filer - Denne åpner valgt serveradresse fra Nettverksinnstillinger. Siden Uni efaktura så langt kun støtter HTTPS, vil det i praksis si at din standard nettleser (vanligvis Internet Explorer) åpnes, med den Serveradresse (URL) som ble skrevet inn i nettverksinnstillingene. Deretter må en altså selv manuelt laste opp / ned filer. På sikt vil nok FTP bli implementert, og da Brukerhåndbok Uni Micro AS efakturabildet 11
vil en kunne laste opp / ned filene direkte fra programmet (men dette vil i så fall kreve en egen leid linje for datatrafikk) Les inn fil(er) - Gjør at systemet prøver å lese den valgte filen i listen. Både av/påmeldingsfiler og kvitteringer vil starte en veiviser som guider deg gjennom denne prosessen Generer efaktura fil - Lager en efaktura fil (med alle nye ikke eksporterte fakturaer til kunder som er påmeldt efaktura.) Filen havner i katalogen for utgående filer. Fakturaoversikt - Hvis en faktura som er sendt som efaktura har blitt avvist av BBS (via en kvitteringsfil) så kan en se en oversikt over de avviste fakturaene her (en får opp et eget skjermbilde). Merk: Hvis det er noe å se på i denne listen så vil statuslinjen i hovedvinduet vise Det finnes efakturaer som bør skrives ut manuelt (sjekk Fakturaoversikt). En kan se et eksempel på dette i skjermbildet over. Hvis den teksten ikke står der, er listen i Fakturaoversikt tom. Rapporter - Åpner Rapportoversikten (altså den gjør det samme som den store rapportknappen i hovedvinduet til modulen du er inni) Skjermbilde for Filtrafikk: Du bør legge merke til følgende: Det er en drop-down liste øverst på dette arket som lar deg velge hva du ser. For øyeblikket er valget satt til Alle. Andre alternativer er f.eks. Ubesvarte Fakturafiler som er alle sendte efakturafiler som en ikke har mottatt kvittering på enda. Selve listen viser følgende informasjon: o Jobb ID - Uni efaktura sin interne ID for en fil (enten den er inn eller utgående) o Forsendelsesnummer - Et nummer som BBS (og Uni efaktura) bruker for å skille filer fra hverandre. Dette nummeret består av MMDD+ et tresifret løpenummer. Den første filen i listen er altså sendt 2. november, og den har løpenummer 001. Hvis du på noe tidspunkt må etterlyse en fil du mener du Brukerhåndbok Uni Micro AS efakturabildet 12
o o o o o har lastet opp til BBS uten å få kvittering for denne, så er det forsendelsesnummer du må oppgi til BBS for at de skal kunne finne filen i sitt system. Dato - Datoen filen ble lest inn / generert. Altså tidspunktet når du som bruker utførte generering av efaktura eller leste inn en fil fra BBS. Status - Sier hvilken status en fil har. Antall - For utgående fakturafiler, er dette antall fakturaer i filen. For inngående filer, så er ikke antall oppgitt, men svarfiler for en innlest av/påmeldingsfil vil inneholde antall godkjente/avviste av/påmeldinger i svarfilen. Inngående fil - er avkrysset hvis det er en inngående av/påmeldingsfil. Svar på JobbID - Forteller hvilken Jobb ID i listen en fil er et svar på. Når du leser inn en av/påmeldingsfil fra BBS, blir det generert en svarfil til BBS som sier om kundene ble påmeldt i systemet ditt. Denne svarfilen vil ha en Svar på Jobb ID verdi som inneholder Jobb ID for den inngående av/påmeldingsfilen. Innleste filer vil ikke ha noen verdi i denne kolonnen, efakturafiler vil ha 0 som verdi, og svarfiler til BBS vil ha ett tall større enn 0 i kolonnen. Noen av linjene har forskjellig bakgrunnsfarge o Hvit bakgrunn - Dette er utgående efakturafiler o Lyserosa bakgrunn - Utgående svarfiler på av/påmelding. På skjermbildet er fargen veldig lysegulaktig (f.eks. linje nr. 5) fordi skjermbildet er redusert til 256 farger. o Mørkerosa bakgrunn - Inngående av/påmeldingsfiler. På skjermbildet så er denne fargen grå (f.eks. linje nr. 4) fordi skjermbildet er redusert til 256 farger) Kvitteringsfiler fra BBS vil ikke vises i denne listen som egne jobber, siden de endrer på statusen til eksisterende jobber. Eksempelvis vil en efakturafil i listen normalt få status Ferdigbehandlet hvis kvittering for den fakturafilen er innlest. (Den kan selvsagt få andre statuser, bl.a. Forsendelse avvist) Skjermbilde for Fakturaoversikt I denne listen vil alle fakturaer som er avvist vises. Kort forklaring til hver kolonne i listen: Skjul - Hvis du krysser av her, og trykker på knappen med utropstegn-ikon, vil ikke lenger den avkryssede faktura vises i listen. Altså når du har behandlet en faktura, kan du skjule denne. Fakturanr - Fakturanummer på den avviste efaktura. Brukerhåndbok Uni Micro AS efakturabildet 13
Sendt dato - Datoen fakturaen ble sendt som efaktura (altså samme tidspunkt som efakturajobben har i filtrafikkoversikten) Feilkode - Kode som forteller hvorfor fakturaen ble avvist. Feilkode (jobb) - Feilkode for hvorfor efakturajobben som fakturaen tilhørte ble avvist. Hvis en jobb er avvist, er også alle fakturaer i jobben avvist. Eksportjobb - Jobb ID til den aktuelle efakturajobb (som du da kan finne i filtrafikkoversikten) Det er også verdt å merke seg at statuslinjen sier hvor mange fakturaer det er i oversikten over avviste fakturaer, og hvor mange fakturaer det er totalt i efakturajobben som fakturaen tilhører. Normal bruk av denne listen er altså: 1. Sjekk feilkode (i tilfelle det er noe galt med selve systemet som må rettes opp) 2. Skriv ut faktura manuelt 3. Kryss av behandlet faktura, og velg skjul (Knapp med utropstegn). Eventuelt en kan skrive ut, og krysse av til man er ferdig med de fakturaer man vil behandle, og så skjule alle som er avkrysset på en gang. Til slutt litt om skjuling av avviste fakturaer. Alle fakturaer som skjules samtidig kan finnes frem igjen ved hjelp av menyvalget Rediger->Fjern forrige skjuling av fakturaer. Denne virker baklengs, en skjuling om gangen, slik at en ved å utføre menyvalget nok ganger vil se alle fakturaer som noen gang har vært i listen. Det er også menyvalg for å krysse på/av alle fakturaene i listen (hvis det skulle være veldig mange). Brukerhåndbok Uni Micro AS efakturabildet 14
Gjennomgang av efaktura Hva består efaktura av? Det er tre hovedtyper hendelser i efakturasystemet det er verdt å merke seg: Innlesing av Av/påmeldingsfiler (altså av/påmelding av kunder) Innlesing av kvitteringsfiler (kvittering på alle typer filer) Eksport av efaktura filer Nå følger en mer detaljert forklaring over hvordan hver av de tre prosessene foregår. Av/påmelding av kunder Kunder melder seg på efaktura i sin nettbank. Den eneste opplysningen kunden trenger for å gjøre dette er sin efakturareferanse (som vanligvis er kundens kundenummer i Uni Økonomi V3). Kunder kan også melde seg av efaktura i nettbanken sin hvis de ønsker det. BBS genererer daglig en fil som inneholder alle nye av/påmeldinger. Etter at du har lastet ned filen og plasser den i katalogen for inngående filer vil den vises i listen over Ikke innleste filer, og i filtype-kolonnen vil det stå <Av/påmeldingsfil> Brukerhåndbok Uni Micro AS Gjennomgang av efaktura 15
Når man har en slik fil i listen, trykker man på knappen Les inn fil(er). En veiviser for av/påmelding av kunder vil da bli startet. Veiviser for av/påmelding Slik ser første del av veiviseren for av/påmelding ut. Hvis filen har korrekt format (altså følger BBS sin standard for av/påmeldingsfiler i efaktura), vil skjermbildet se ut som ovenfor. Hvis det er noe galt med filen, vil du få melding om det her. Forutsatt at filen er lest, og at formatet er korrekt, trykker man på knappen Neste, og får frem en liste over innholdet i filen. Merk: Siden skjermbildene i denne manualen er fra en testklient, er kundenavnene som du sikkert ser litt rare. Kort beskrivelse av innholdet i listen: Godta - Hvis denne er krysset av, vil kunden bli påmeldt efaktura i ditt system (altså vil denne kundens fakturaer som er generert etter påmeldingsdato bli eksportert som efaktura) Navn - Kundens navn i din database. Oppslaget blir gjort på efakturareferanse (som er kundenummer). Fil fornavn - Kundens fornavn i påmeldingsfilen. Fil etternavn - Kundens etternavn i påmeldingsfilen. Brukerhåndbok Uni Micro AS Gjennomgang av efaktura 16
Handling - Om det er påmelding, endring eller avmelding. Påmelding/endring vises med henholdsvis en A eller C. Den eneste praktiske forskjellen på disse to er at første gang du mottar en kunde, vil det være A, deretter vil alle nye forsøk på påmelding av samme kunde ha verdi C istedenfor. Disse behandles ellers likt, altså kunden blir merket som påmeldt hvis det er avkrysset i kolonnen Godta Feltet Godta blir automatisk avkrysset av systemet hvis følgende kriterier er til stede: Kundenavn i database stemmer overens med en kombinasjon av fornavn / etternavn fra filen. Det betyr at hvis kunden f.eks. har Navnet sitt i databasen slik: Atle B. Olle, og filen fra BBS inneholder Atle Børge og Olle som for/etternavn så vil ikke systemet automatisk krysse av for at denne kunden skal godtas. Minst en av kundens adresser i databasen har samme postnummer/sted og adresse1 felt som filen fra BBS. Hvis systemet ikke finner noen kunde som stemmer overens med efakturareferansen (kundenummer) i filen, vil kolonnene Kundenr og Navn være tom. Du bør derfor manuelt sjekke alle kunder som ikke er avkrysset, men hvor de to kolonnene har innhold. Dette gjøres ved å trykke på knappen i feltet Kundenr. Merk: Knappen i feltet Kundenr er kun synlig når feltet har fokus (se på bildet over). Detaljvisningen av en kunde Øverste halvdel av bildet viser all kundeinformasjon i filen fra BBS, mens nederste halvdel viser all kundeinformasjon i databasen. Hvis knappen Se flere adresser ikke er grå, har kunden flere adresser, og du kan velge hvilken du ser ved å trykke på knappen. Brukerhåndbok Uni Micro AS Gjennomgang av efaktura 17
Når bør du godta en kunde? Hvis det er tydelig at det eneste som gjør at systemet ikke kjenner igjen navn / adresse / postnr / poststed er en mindre skrivefeil, eller f.eks. et mellomnavn, kan du nok godta kunden. Hvis ingen av kundens adresser stemmer overens med den i filen, eller ett av navnene er helt feil, er det nok ikke så lurt å godta kunden, siden det kan være en annen person. Typisk hvis en av dine kunder har oppgitt feil efakturareferanse ved påmelding i nettbanken sin. Uansett vil et trykk på knappen Godta føre til at vedkommende krysses av i listen over kundene i filen. Det er også mulig å krysse av kundene direkte i listen over kunder om ønskelig (men en kan da ikke være like sikker på at det faktisk er riktig kunde man godtar). Til slutt bør det nevnes at det er ikke mulig å godta kunder i listen hvis efakturareferanse i filen ikke stemmer med noe kundenummer i databasen. Når du er ferdig med avkryssingen (altså de kunder som har korrekt informasjon er krysset av, og resten er ikke krysset av) er det på tide å trykke på knappen Fullfør. Systemet merker da de godkjente kundene for efaktura, og genererer en returfil til BBS. Du får også en melding om hvor denne returfilen ble plassert: Navnet på returfilen vil alltid være retfile_ + navnet på den filen som ble lest inn. Varianter av kundelisten En av/påmeldingsfil fra BBS kan inneholde både kvitteringer på tidligere påmeldinger og nye av/påmeldinger. Du vil da få en todelt liste: Øverst ser vi en ny påmelding for kundenummer 100009. Under ser vi en kvittering på en tidligere returfil fra oss hvor vi har avvist kundenr 100000. Grunnen til avvisningen var at etternavnet var helt feil (se tidligere i dette kapittelet, hvor kunden forsøkes påmeldt med etternavn Pedersen). MERK: De linjene i listen som beskriver innholdet står under det de beskriver. Teksten Av/påmelding av kunde. Hvis Godta ikke er krysset av,så bør du sjekke detaljene viser altså til kundenr 100009, ikke kundenr 100000. Hvis du synes det er forvirrende med kvittering fra BBS på din kvittering for tidligere påmelding, bør du lese kapittelet om Filer i efakturaløpet. Brukerhåndbok Uni Micro AS Gjennomgang av efaktura 18
Innlesing av Kvitteringsfiler Innlesing av kvitteringsfiler er ganske likt innlesing av av/påmeldingsfiler. Man trykker på knappen Les inn fil(er) mens man står på en kvitteringsfil i listen. Første (og eneste) bilde i veiviseren ser slik ut: Hvis filen har korrekt format, er alt klart for å oppdatere databasen med informasjon fra kvitteringsfilen. Hvis noe er galt med filen, vil du få en melding om dette. Det eneste som gjenstår er da å trykke på OK knappen. Databasen blir da oppdatert, og kvitteringsfilen blir flyttet til katalogen for innleste filer. Eksport av efakturafiler Dette er den minst kompliserte rutinen i hele efakturasystemet. Man trykker på knappen Generer efaktura fil og, etter at systemet har jobbet ferdig, får man vanligvis følgende melding: Dette betyr at alt gikk bra, og filen som du skal laste opp til BBS befinner seg på angitt sted. En kan også få denne meldingen: Brukerhåndbok Uni Micro AS Gjennomgang av efaktura 19
Dette betyr at det for øyeblikket ikke er noen fakturaer å eksportere. For at en faktura skal eksporteres, må kunden være påmeldt, forfallsdato må ikke være bakover i tid, og fakturaen må ikke være sendt som efaktura tidligere. Oppsummering - efakturaløpet Av/påmelding av kunder vil etter ferdig innlesing generere en returfil til BBS (som forteller BBS om kundene sin påmelding ble godkjent eller ikke). Innholdet i denne kvitteringen vil igjen bli kvittert i en senere av/påmeldingsfil fra BBS. Innlesing av kvitteringsfiler vil ikke generere noen returfil til BBS. Eksport av efakturafil vil selvsagt generere en fil til BBS. Lett oppsummert, betyr dette at etter innlesing av av/påmeldingsfiler og eksport av efaktura filer, så må du laste opp filer til BBS. Brukerhåndbok Uni Micro AS Gjennomgang av efaktura 20
Problemer? Vanlige feilmeldinger o Man får feilmelding ved Innlesing av Kvitteringsfiler. Den mest vanlige feilmeldingen her er: There are no shipments with the provided shipmentnumber (xxxxx) in the database, that are marked as sent to BBS Løsning: Denne feilmeldingen kommer som regel av at en prøver å lese inn en kvitteringsfil som allerede er innlest. Første gang kvitteringsfilen blir innlest, blir forsendelsen som kvitteringen gjelder for flagget. Deretter vil ikke systemet finne forsendelsen ved innlesing av kvittering siden den ikke står som sendt, men som ferdigbehandlet. Alternativet er at du har fått en kvitteringsfil fra BBS som ikke inneholder korrekt forsendelsesnummer. Feilkoder fra BBS Feilkoder for forsendelse: Kode beskrivelse 000 - Mottak & Syntaks kontroll av forsendelsen ok 001 - Forsendelse er ferdig prosessert hos BBS 524 - Ugyldig dato på inn forsendelse 525 - Ugyldig referanse på inn forsendelsesnummer 526 - Test data i produksjon ikke implementert 527 - Ugyldig mottaker på inn forsendelse 529 - Duplikat inn forsendelse 535 - Mangler forsendelse slutt 536 - Faktisk antall transaksjoner er ikke i henhold til antall transaksjoner angitt på sluttforsendelse 549 - Mangler start oppdrag 551 - Mangler slutt oppdrag 552 - Ikke samsvar mellom oppgitt antall record er og faktisk antall i forsendelse 553 - Ugyldig recordtype i forsendelsen 556 - Startforsendelse eller sluttforsendelse eksisterer mer enn en gang i forsendelsen 560 - Unumeriske data i numeriske felter i startrecord forsendelse 561 - Unumeriske data i numeriske felter i sluttrecord forsendelse 564 - Feil recordlengde. Maks lengde i BBS Format er 80 tegn 565 - Mangler forsendelse start Kode - Beskrivelse Brukerhåndbok Uni Micro AS Problemer? 21
000 - Oppdrag er ok 507 - Ugyldig Utsteders referansenummer i BBS 525 - Ugyldig oppdragsnummer på oppdrag 543 - Faktisk antall transaksjoner ikke i henhold Antall transaksjoner fra slutt oppdrag record 555 - Ikke samsvar mellom oppgitt antall record er og faktisk antall på oppdrag 557 - Feil antall spesifikasjonsrecorder 559 - Oppdragsnummer ikke i sekvens i forsendelse 562 - Unumeriske data i numeriske felter i startrecord oppdrag563-unumeriske data i numeriske felter i sluttrecord oppdrag 566 - Transaksjonsnummer er ikke i sekvens 567 - Record med ugyldig transaksjonsnummer i en transaksjon 568 - Transaksjon er ikke komplett. Manglende eller overflødig record i en transaksjon. Feilkoder for fakturaer: Kode - Beskrivelse 040 - Faktura uten kobling til forbruker 054 - Forfallsdato har feil format 055 - Ugyldig forfallsdato 056 - Oppgitt beløp har feil format 057 - Oppgitt beløp er negativt 103 - Forfallsdato er angitt for langt frem i tid 145 - Kreditkontonummer har feil format 325 - KID er ugyldig 354 - For sent ankommet transaksjon 501 - Ugyldig kode i Summarytype (felt i efakturareferanser 2) 502 - Kreditkontonummer er ugyldig 503 - Betalingskravet avvist pga. av manglende aktiv avtale 504 - efakturareferanse mangler/feil utfylt (felt i efakturareferanser 2) Brukerhåndbok Uni Micro AS Problemer? 22
INDEKS A Av/påmeldingsfiler 6 B BBS-ID 10 E efakturafiler 6 F Filer i efakturaløpet 6 Filtrafikk 11 Fordeler med efaktura 5 FTP 12 I Innleste filer flyttes hit 10 Installasjon og oppsett 8 K Katalog for nedlastede filer 10 komme i gang 5 kommunikasjonsinstilling 10 Kvitteringsfiler 6 N Nettverksinstillinger 8 O Om programmet 4 Oppsett av efaktura 8 T Testmodus 10 U Utgående filer legges her 10 Brukerhåndbok Uni Micro AS Problemer? 23