Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 04/03/2013 SAK NR 14-2013 VIRKSOMHETSRAPPORTERING PR 31. JANUAR 2013 Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31.januar 2013 til etterretning. Skien, 22. februar 2013 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 8
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Utviklingen i januar har i stor grad vært som forventet, men snitt saksbehandlingstid og tilstedeværelse viser rød indikator. De øvrige indikatorer viser grønt. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. 2. Faktabeskrivelse Det forventes at saksinngangen i 2013 blir på omtrent samme nivå som i 2012, som vil si i underkant av 790 000 saker. Saksinngangen i januar ligger 10,9% eller 7 389 saker under budsjettet.. Saksbehandlingstiden har vært stigende fra desember til januar, og enkelte kontor har en gjennomsnittlig saksbehandlingstid opp mot 37 dager. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid for januar er 25 dager og derfor ikke innenfor målkravet på 14 dager. For januar er det levert saksbehandlingstjenester til syv pasientreisekontor på til sammen 28 månedsverk. I februar er det bestilt 25,5 månedsverk saksbehandlingstjenester fra seks pasientreisekontor. Per 31.01.13 er det et positivt kostnadsavvik på 0,3 millioner kroner, det vil si 3 % avvik mot budsjett. Avviket er forklart under punkt 2.6. Stabiliteten for saksbehandlingssystemene har i januar vært god. For begge systemene er det grønn indikator for januar. 2.1 Sammendrag styringsindikatorer Jan13 Hittil i år Snitt saksbehandlingstid i dager 25,0 25,0 God økonomistyring - avvik mot budsjett 3,0 % 3,0 % Oppetid NISSY 100,0 % 100,0 % Oppetid PRO 99,3 % 99,3 % Tilstedeværelse 92,2 % 92,2 % er og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. 2.2 Aktivitet Side 2 av 8
2.2.1 Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2013 vs. budsjett 2013. Saksinngangen i januar ble 60 130 saker, som er 10,9 % under budsjettert saksinngang. I januar 2012 var saksinngangen 65 622 saker. For 2013 er det budsjettert med en saksinngang i underkant av 790 000 saker. 2.3 Saksbehandlingstid Snitt saksbehandlingstid i dager 25,0 25,0 Det er i januar ingen pasientreisekontor med saksbehandlingstid innenfor målet på 14 dager. Saksbehandlingstiden mellom kontorene varierer fra 14,1 dager til 37,6 dager. Det er sendt ut 6 883 forvaltningsmeldinger i perioden. Side 3 av 8
Graf: saksbehandlingstid per pasientreisekontor i januar og bestilte tilleggstjenester i februar. Saksbehandlingstid Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Januar Gjennomsnitt alle regioner 14,1 14,5 11,1 12,2 15,6 16,1 19,6 21,5 11,1 11,5 13,5 16,3 25,0 Helse Sør Øst RHF 12,5 13,9 7,9 5,2 11,2 11,0 17,2 19,4 8,9 8,2 12,1 14,6 25,6 Helse Vest RHF 13,9 13,1 13,8 16,1 17,5 18,3 21,1 22,9 14,0 12,5 12,3 13,3 19,8 Helse Midt Norge RHF 19,3 18,5 13,5 13,7 15,0 16,9 21,2 24,7 13,7 13,3 13,4 17,4 26,3 Helse Nord RHF 12,4 13,0 14,5 21,3 22,0 22,5 20,7 21,8 11,4 15,2 17,5 20,5 27,0 Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid 2012 og i regionene per januar 2013. 2.4 Tilleggstjenester/Saksbehandlingstjenester Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester og bestilte i februar 2013. I januar ble det levert saksbehandlingstjenester tilsvarende 28 månedsverk til syv forskjellige pasientreisekontor. I februar er det bestilt 25,5 månedsverk til seks pasientreisekontor. Side 4 av 8
2.5 IKT rapportering PRO og NISSY 2.5.1 Oppetid i PRO Oppetid PRO 99,3 % 99,3 % Det er registrert 99,3 % oppetid i PRO i januar måned. Årsak til nedetid. Dato Hendelse Konsekvens Region Varighet Utførte/planlagte tiltak 18.01 enkeltx01.mq.nhn.no fri for minne. Pro nede Alle 110 min Gjentakende problem, hele PRO backend måtte restartes, Acando feilsøker. 20.01 PRO nede i region nord - proxy error Pro nede i region Nord, proxy error Nord 55 min Restart 2.5.2 Oppetid i NISSY Oppetid NISSY 100,0 % 100,0 % Det er 100 % oppetid i NISSY i januar måned. 2.5.3 Annet tregheter og hendelser som ikke førte til vesentlig produksjonstap Ved release av PRO 2.7 den 26.01 ble det i forkant varslet om mulig nedetid i PRO. Som følge av utfordringer under produksjonssetting var PRO utilgjengelig i 600 minutter i helgen hvor nedetiden var varslet. Det er ikke registrert nedetid i PRO etter produksjonssetting 26. januar 2013. Oppgraderingen førte til at enkelte saksbehandlere ved noen kontorer opplevde problemer. Problemene besto i at vedtaksbrev til feil person kom opp på enkelte saker. I tillegg opplevde flere brukere at arbeidsprosessene tok noe lengre tid. Det ble funnet flere midlertidige løsninger for å omgå problemet. Feilen ble endelig rettet 6. februar. 2.5.4 Utførte og planlagte tiltak i NISSY og PRO Utførte og planlagte tiltak er kort beskrevet i tabellene under 2.5.1. Side 5 av 8
2.6 Økonomirapportering 31.01.13 God økonomistyring - avvik mot budsjett 3,0 % 3,0 % 2.6.1 Resultat nasjonale oppgaver REGNSKAP Resultat Jan Budsjett Jan Avvik DRIFTSINNTEKTER Inntekter tjenester 7 826 499 8 215 757 389 258 DRIFTSUTGIFTER Produksjonskostnader 452 198 442 395-9 804 Innleie av personell 707 683 1 250-706 433 Lønnskostnader 2 314 123 2 629 651 315 529 Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad 657 456 749 253 91 797 Andre personalkostnader 74 673 202 072 127 398 Avskrivninger 132 388 137 992 5 604 Trykkeritjenester 219 802 137 500-82 302 Nissy, PRO og 05515 2 331 610 2 622 488 290 879 Andre driftskostnader 1 093 045 1 334 823 241 778 Sum Driftskostnader 7 982 978 8 257 424 274 446 DRIFTSRESULTAT 156 479 41 667 114 812 Netto finansinntekter 156 479 41 667 114 812 RESULTAT ETTER FINANSPOSTER 0 0 0 Tabell: Resultat pr.31.01.13. Tall i hele 1000 Kommentarer til de mest sentrale avvik: Regnskapet pr. 31.01.13 viser et marginalt positivt kostnadsavvik på ca 0,3 millioner kroner. Inntekter er periodisert likt som kostnadene da Pasientreiser ANS benytter allokeringsmodellen. På grunn av lang saksbehandlingstid ved enkelte kontorer er det sendt ut 6 883 forvaltningsmeldinger i perioden. Avviket på personalkostnadene skyldes lavere effektivitet pr saksbehandler, mens avviket på andre personalkostnader, NISSY, PRO og andre driftskostnader skyldes periodiseringsavvik. LEAN- prosjektet inngår ikke i tabellen over og rapporteres særskilt til styret. 2.7 Tilstedeværelse Side 6 av 8
Tilstedeværelse 92,2 % 92,2 % Graf: Tilstedeværelse 2012 og januar 2013 Tilstedeværelsen samlet for januar var på 92,2 % som gir rød styringsindikator. Det ble gitt utfyllende informasjon på tilstedeværelsen i styremøtet i januar. Det er fortsatt høyt fokus på sykefravær, og spesielt er det legemeldte sykefravær fallende. Selskapet har i perioden flere ansatte med fravær som er relatert til svangerskap og som i februar går ut i svangerskapspermisjon. Det er lagt vekt på å tilrettelegge for at disse kan stå lengst mulig i jobben. Dette har bidratt til at de har vært i delvis arbeid gjennom hele svangerskapet. Jan12 Feb12 Mar12 Apr12 Mai12 Jun12 Jul12 Aug12 Sep12 Okt12 Nov12 Des12 Jan13 Tilstedeværelse totalt 94,9 % 94,1 % 95,5 % 96,7 % 95,2 % 95,7 % 94,5 % 96,2 % 95,7 % 94,2 % 89,7 % 88,9 % 92,2 % Tilstedeværelse drift 94,2 % 95,9 % 97,1 % 99,2 % 98,3 % 98,6 % 93,9 % 99,3 % 94,4 % 91,7 % 84,4 % 83,6 % 90,7 % Tabell: Tilstedeværelse 2012 og januar 2013 Side 7 av 8
Vedlegg: er og grenseverdier (ref.styresak 05-2013) KPIer for Brukerperspektivet - Enklere løsninger Mål 2013 - Sikre likebehandling og kvalitet Grenseverdier 2013 Frekvens Saksbehandlingstid i dager <14 dager < 14 > 14 > 21 Mnd Andel omgjorte klager av Fylkesmannen <20% < 20 % < 40 % > 40 % Halvårlig Riktige svar fra stikkprøvekontroll av kvalitet på vedtak > 90% > 90 % > 80 % < 80 % Årlig Pasienttilfredshet - resultat fra undersøkelse KPIer for Kundeperspektivet (SLA) - Stabile og kostnadseffektive leveranser - Samhandling og kvalitet Mål 2013 Grenseverdier 2013 Årlig Frekvens Oppetid NISSY iht SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid PRO iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Rekvirenttilfredshet - resultat fra undersøkelse KPIer for Effektiv drift (Oppdragsdokument) - Målbar kostnadseffektivisering - Kvalitet Mål 2013 God økonomistyring - avvik mot budsjett 0 % > 0 % < -2 % > -2 % Mnd Tilstedeværelse medarbeidere 95 % > 95 % > 93 % < 93 % Mnd Medarbeidertilfredshetsundersøkelse Kostnadsutvikling pasientområdet samlet i 2012 kroner Grenseverdier 2013 Årlig Frekvens Halvårlig Årlig Side 8 av 8