Oslo kommune: BYMILJØETATEN Forbedringsarbeid i kommunal sektor Lean Forum Norges Årskonferanse, 8. November Quality Expo, Fornebu
BYMILJØETATEN OSLO KOMMUNE Vi skaper en positiv opplevelse av Oslo Vi leverer livskvalitet for innbyggere og tilreisende
BYMILJØETATEN HAR EN STOR PORTEFØLJE OG ET STORT BUDSJETT Gate og vei (km) 1 280 Gatelys 67 000 Avfallsdunker 3 000 Bruer 290 Holdeplasser for buss og trikk 1 500 Øyer i Oslofjorden 8 Utbygget sykkelveinett (km) 65 Park og gatetrær i indre by 15 000 Grøntanlegg 512 Idrettsanlegg 200 Lekeplasser 40 Blomster 500 000 Preparerte skiløyper (km) 400 P-plasser 10 000 Årlig brutto driftsbudsjett: 2 178 MNOK, netto; 1 013 MNOK Årlig investeringsramme: 1 493 MNOK
FORBEDRINGSPROSJEKT VEI- OG PARKFORVALTNING Drift og forvaltning/tjenesteytelse relatert til kommunale veier, parker og byrom Prioritere og planlegge Kjøpe tjenester Leverandør gjennomfører Følge opp/ kontrollere Behov 1: Vi ønsker gode tjenester Hypotese: Tjenesteleveranser er preget av brannslukking Hypotese: Vi betaler for mye for tjenestene Hypotese: Vi vet ikke om vi får det vi betaler for Brukerbehov Håndtere henvendelser og saker relatert til kommunale veier, parker og byrom Saksbehandling Hypotese: Bruker får varierende kvalitet i svar Henvendelse/ sak fra bruker Ledetid saksbehandling Ledetid svar Saken er løst Svar til bruker Hypotese: Lang og varierende saksbehandlingstid Behov 2: Vi ønsker raskt svar Behov 3: Vi ønsker riktige og forståelige svar
FORBEDRINGSPROSJEKT VEI- OG PARKFORVALTNING Pilotprosjekter saksbehandling Håndtere henvendelser og saker relatert til kommunale veier, parker og byrom Saksbehandling Hypotese: Bruker får varierende kvalitet i svar Henvendelse/ sak fra bruker Saken er løst Svar til bruker Ledetid saksbehandling Ledetid svar Hypotese: Lang og varierende saksbehandlingstid Behov 2: Vi ønsker raskt svar Behov 3: Vi ønsker riktige og forståelige svar
REVOLUSJON I SAKSBEHANDLING OSLO SOM EN VIBRERENDE BY Pilot 1: Byromsforvaltning Utleie av arealer/byrom i Oslo Før oppstart av prosjekt 2 000 søknader årlig om leie av byrom i Oslo. Ustrukturert og manuell prosess med stor variasjon for søknadsbehandling Ansatte opplevde også høyt arbeidspress Lang saksbehandlingstid 70% av sakene var eldre enn 14 dager (etatens grenseverdi) 40% var eldre enn 30 dager Løsninger 1. Nytt fordelingssystem: Trekke fra én felles kø Seksjonen jobber som et integrert team med felles kø 2. Kompetansedeling og - utvikling Tar ned kunnskapsbarrierer 3. Tavlemøter og styringsinformasjon En ny hverdag med synlighet og oppfølging av saker Resultater Enorm nedgang i saksbehandlingstid Over 2-3 uker Oppstart av prosjekt -60-85% Veien videre <5 dager I dag Digitalisering og automatisering Implementere automatisert søknadshåndtering Etablere BYM som «kundereiseledere» - kunden i fokus Side 6
FORBEDRINGSPROSJEKT VEI- OG PARKFORVALTNING Drift og forvaltning/tjenesteytelse relatert til kommunale veier, parker og byrom Digitalisering Prioritere og planlegge Kjøpe tjenester Leverandør gjennomfører Følge opp/ kontrollere Behov 1: Vi ønsker gode tjenester Hypotese: Tjenesteleveranser er preget av brannslukking Hypotese: Vi betaler for mye for tjenestene Hypotese: Vi vet ikke om vi får det vi betaler for Brukerbehov Side 7
Utvikle Kontrollere Kontrollere REVOLUSJON I SAKSBEHANDLING OSLO SOM EN VIBRERENDE BY Hvordan bruke digitale verktøy til å skape høyere effektivitet og bedre nøyaktighet i våre driftsprosesser? Vinterdrift av Oslo Dagens prosess Vinterdrift av Oslo Fremtidens prosess BYMs kontrollører følger manuelt opp arbeider utført av entreprenører rundt i byen Entreprenør gjør egenkontroller og sender data (bilder og GPS-sporing) til BYMs kontrollører for oppfølging Kontrollører Entreprenører Kontrollører Entreprenører Manuell oppfølging GPSteknologi Analyseplattform Side 8