1. varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 26.mai 2010 TID: Kl. 09.00 STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Det er avsatt tid til lunsj da en kan belage seg på et langvarig møte grunnet mange saker til behandling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 006/10 Referatsaker 007/10 Namsskogan kommunes årsberetning for 2009 008/10 Namsskogan kommunes årsregnskap for 2009 009/10 Orientering angående rutiner rundt innfordringer / restansearbeidet 010/10 Oppfølging av vedtak sak 028/09 i kontrollutvalget 011/10 Orientering angående kommunens tiltakspakker 012/10 Orientering angående anbudsrunden Renovasjonskontrakt 013/10 Orientering fra revisor 014/10 Orientering fra kontrollsekretær 015/10 Besøk i kommunale institusjoner / avdelinger Eventuelt Grong 19.mai 2010 Anne Lise Grøndal (sign.) leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 Mob. 99 39 36 88 e-post gunnhild.berg@komsek.no

SAK 006/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget 26.05. 2010 Gunnhild Berg 006/10 425-1740-5.3 Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll fra representantskapet i KomSek Trøndelag IKS 2 Namsskogan kommune Namsskogan kommunes årsberetning og årsregnskap 2009 10.05. 2010 29.03. 2010 Utsendt fra kommunen 3 KomSek Trøndelag IKS Orienteringer til kontrollutvalget 11.05. 2010 Sendt KUmedlemmer 4 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til regnskapet for 2009 Vedlagt sak 008/10 5 6 7 Namsskogan kommune Namsskogan kommune Namsskogan kommune Melding om politisk vedtak kontrollutvalgets årsrapport for 2009 til kommunestyret Melding om politisk vedtak gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2009 Melding om politisk vedtak skatteoppkreverfunksjon 2009 22.04. 2010 22.04. 2010 22.04. 2010 Referatene tas til orientering SAK 007/10 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2009 Kontrollutvalget 26.05. 2010 Gunnhild Berg 007/10 425-1740-5.3 Kommunestyret : 1. Kontrollutvalget finner Namsskogan kommunes årsberetning 2009 for informativ. 2. Kontrollutvalget tar Namsskogan kommunes årsberetning 2009 til orientering. :

Namsskogan kommunes årsberetning for 2009 utsendt fra kommunen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): : Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner : Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesråd utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsberetningen i 48 nr. 5 Årsregnskapet og årsberetningen : I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning, og kan eksempelvis kommentere: Hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er Hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet. Andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere. Saksbehandlers vurderinger: Rådmannen i Namsskogan kommune har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsmelding for kommunens virksomhet i 2009. Den formelle fristen for avleggelse av årsmelding er 31. mars, hvorav årsmelding for Namsskogan kommune ble mottatt KomSek Trøndelag IKS 29.mars 2010.

Årsmeldingen er på totalt 38 sider. Årsmeldingen er en tilbakemelding til kommunestyret om den kommunale virksomheten for året som har gått, samt den synliggjør utfordringer som vil komme. Årsmeldingen er delt inn i tre hoveddeler hvor den første inneholder rådmannens kommentarer, kommunale økonomi og målsettinger og gjennomførte tiltak. Den andre delen inneholder enhetenes målsettinger og gjennomførte tiltak og den tredje en tall-del som omfatter regnskap for 2009. Denne inndelingen gjør årsmeldingen oversiktlig og gir god informasjon om mål, prioriterte tiltak / endringer i eksisterende tiltak, gjennomførte tiltak, måloppnåelse og gjennomføring av handlingsplan. Det hadde vært ønskelig om årsmeldingen hadde inneholdt en kort rapport om finansforvaltningen i henhold til kommunens finansforvaltningsreglement. I likestillingsloven 1a er det krav om redegjørelse i årsmeldingen for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønnene, iverksatte tiltak og planlagte tiltak. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten (kommuneloven 48 nr. 5). Årsmeldingen sier lite om de tiltak som er planlagt og iverksatt for å sikre en høy etisk standard. Årsmeldingen og årsregnskapet for 2009 er hoveddokumentene kommunestyret får som grunnlag for å vurdere hvordan den kommunale driften blir ivaretatt. Totalt sett gir årsmeldingen et godt bilde av aktiviteten i kommunen og inneholder tilstrekkelig informasjon til å bedømme aktiviteten i 2009. Kontrollutvalget forutsetter at de formelle frister for avleggelse av årsmelding overholdes i ettertiden for å få en forsvarlig saksbehandling i alle ledd. SAK 008/10 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2009 Kontrollutvalget 26.05.2010 Gunnhild Berg 008/10 425-1740-5.3 Formannskapet Kommunestyret 1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Namsskogan kommunes årsregnskap 2009. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Namsskogan kommune bør endre sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsregnskap slik at de formelle frister overholdes. 1. Namsskogan kommunes årsregnskap for 2009 utsendt fra kommunen. 2. Forslag til uttalelse til Namsskogan kommunes årsregnskap for 2009.

3. Revisjonsberetning for 2009 fra KomRev Trøndelag IKS datert 15.04. 2010. 4. Revisjonsberetning for 2009 fra KomRev Trøndelag IKS datert 11.05. 2010 5. Revisjonsnotat til regnskapet for 2009 (til kontrollutvalget).. 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner. 4. Kommuneloven. Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48 Årsregnskapet og årsberetningen. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (Revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kapittel 5 - Revisors kvalifikasjoner og kapittel 6 - Krav til revisors uavhengighet og objektivitet.

Namsskogan kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 4. 6 Regnskapsrevisjon 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølgning av revisjonsmerknader Årsregnskapet for 2009 Namsskogan kommunes årsregnskap for 2009 ble mottatt av KomSek Trøndelag IKS 29.mars 2010. Regnskapet er avlagt av økonomisjefen som er kommunens fagsjef for regnskap. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomisk oversikt og noter. Kommunens årsregnskap for 2009 viser kr 69.408.899,- til fordeling drift. Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 242.225,- Driftsregnskapet nøkkeltall Regnskap 2009 Budsjett 2009 Regnskap 2008 Til fordeling drift 69.408.899,- 67.641.374,- 61.345.151,- Netto driftsresultat 2.258.405,- 2.614.926,- 1.554.357,- Bruk av tidligere års avsetninger 6.930.661,- 3.243.866,- 8.653.102,- Årets avsetninger 8.946.840,- 5.858.792,- 9.834.593,- Regnskapsmessig overskudd / mindreforbruk 242.225,- 372.866,- Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er i 2009 også avsluttet udekket. I 2009 er det udekket på kr. 4.259.340,87. I tillegg er det udekket fra 2008, pålydende 469.638,01 som skulle vært dekket i henholdsvis 2009. Kommunen må påse at investeringsregnskapet avsluttes i tråd med regelverket, dvs. udekket beløp skal dekkes opp i det året regnskapet legges frem. Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3.

Noter til regnskapet Namsskogan kommune har utarbeidet noter til regnskapet. Det heter seg at for en rekke forhold som har betydning for bedømmelsen av regnskapet skal det gis tilleggsinformasjon i notene til regnskapet. Alle obligatoriske noter er tatt med i regnskapet. Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Grong har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning for 2009. Revisjonsberetningen er datert 11.05. 2010 og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor og revisor. Denne revisjonsberetningen erstatter revisjonsberetningen som ble utstedt den 15.04. 2010. De formelle frister for avleggelse av årsregnskap er 15. februar og revisjonsberetning 15. april. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2009 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter Revisjonsnotat til regnskapet for 2009: I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet for 2009 som er oversendt rådmannen. Rådmannen er gitt frist innen utgangen av mai 2010 med å gi tilbakemeldinger på notatet. Notatet kommenterer diverse forhold - og gir anbefalinger til tiltak. Flere av disse forhold er påpekt - og anbefalinger gitt i tidligere års revisjonsnotat også. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Kontrollutvalget oppfordrer kommunen til å få brakt de ulike forhold i orden, og forholde seg til de anbefalinger som er gitt av revisjonen. Saksbehandlers vurdering: Driftsregnskapet for 2009 legges fram med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 242.225,- Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, revidert av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget gjennomfører dette ved løpende tilsyn av revisors arbeid. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet (utkast til slik uttalelse er vedlagt). Det framkommer ikke revisjonsmerknader i revisjonsberetningen.

Under henvisning til ovenstående kan Namsskogan kommunes årsregnskap for 2009 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2009. Det vises for øvrig til revisjonsberetning 2009 for Namsskogan kommune fra KomRev Trøndelag IKS, datert 11.05. 2010. SAK 009/10 ORIENTERING ANGÅENDE RUTINER RUNDT INNFORDRINGER / RESTANSER Kontrollutvalget 26.05.2010 Gunnhild Berg 009/10 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. 1. Årsrapport for 2009 Skatteoppkreveren i Namsskogan kommune. 2. Kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjon i Namsskogan kommune. Gjennom årsrapporten fra skatteoppkreveren, behandlet som sak 003/10 den 17.03. 2010 i kontrollutvalget, er en gjort kjent med restanseutviklingen og restanseoppfølgingen i kommunen. Kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjon i Namsskogan kommune påpeker også at innkrevningsarbeidet ikke utføres i tilstrekkelig omfang. Det innkrevningsarbeidet som utføres er i samsvar med gjeldene regelverk. Med bakgrunn i dette ønsker kontrollutvalget en orientering angående rutinene rundt innfordrings- og restansearbeidet. Orientering gis i møtet den 26.05. 2010. SAK 010/10 OPPFØLGING AV VEDTAK, SAK 028/09 I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget 26.05.2010 Gunnhild Berg 010/10 425-1740-5.3

Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedtak sak 028/09 i kontrollutvalget. Vedtak sak 109/09 i kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1740-1/2009 Kommunen som arbeidsgiver. Delegasjon og oppfølging av nyansatte Kontrollutvalget behandlet den 18. november 2009 sak 028/09 forvaltningsrevisjonsrapporten Kommunen som arbeidsgiver delegasjon og oppfølging av nyansatte. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten Kommunen som arbeidsgiver Delegasjon og oppfølging av nyansatte. 2. Kontrollutvalget ber om å få en tilbakemelding fra administrasjonen angående oppfølging av revisors vurderinger og anbefalinger i forvaltningsrevisjons- rapporten innen 1. mai 2010. 3. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber administrasjonen merke seg revisjonens vurderinger og anbefalinger og ta dette til etterretning. Kommunestyret behandlet rapporten den 15.12. 2009 som sak 109/09 og fattet følgende vedtak: Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber administrasjonen merke seg revisjonens vurderinger og anbefalinger og ta dette til etterretning. Kontrollutvalget ba i sitt vedtak om å få en tilbakemelding fra administrasjonen angående oppfølging av revisors vurderinger og anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten innen 1. mai 2010. Purring på denne tilbakemeldingen ble sendt 11.05. 2010 da tilbakemelding ikke ble gitt innen fristen. Vurderinger og anbefalinger gitt av revisor omhandler Arbeidsavtaler Oppfølging i prøvetiden Oppfølging av nyansatte Delegasjonsreglementet og intensjonene om avgjørelser på lavest mulig nivå Kompetansebygging Kontaktperson/medarbeidersamtaler Vurderinger Kontrollutvalget ønsket en tilbakemelding innen 1. mai 2010 på hvordan administrasjonen har tatt revisors vurderinger og anbefalinger til etterretning. Denne er pr. dato ikke fulgt opp av administrasjonen (19.05. 2009). Kommunestyret ba også administrasjonen om å ta revisors

vurderinger og anbefalinger til etterretning. Dette i tråd med kommunestyret sitt vedtak fattet i sak 109/09. Kontrollutvalget vurderer det slik at vedtak bør følges opp og en etterspurt tilbakemelding imøtekommes. Orientering vil bli gitt i kontrollutvalgets møte den 26. mai 2010. SAK 011/10 ORIENTERING ANGÅENDE TILDELING AV KOMMUNENS TILFLYTTERPAKKE Kontrollutvalget 26.05.2010 Gunnhild Berg 011/10 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. 3. Tilflytterpakke internettinformasjon på kommunens hjemmeside Kontrollutvalget ønsker orientering angående kommunens tilflytterpakke. Det er ønskelig med en redegjørelse angående anvendelse, - kriterier, - vedtak, - tildeling, - oppfølging og eventuelle andre aktuelle spørsmål. Orientering gis i møtet den 26.05. 2010. SAK 012/10 ORIENTERING ANGÅENDE ANBUDSRUNDEN RENOVASJONSKONTRAKT Kontrollutvalget 26.05. 2010 Gunnhild Berg 012/10 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering.

Namsskogan kommune har sammen med Lierne og Røyrvik kommune vært gjennom en anbudsrunde angående inngåelse av renovasjonskontrakt. Ved anbudsfristens utløp var 4 anbud på slam og en på renovasjon innlevert. Etter anbudsåpning kom det inn en klage vedrørende slamanbudet. Anbudskonkurransen angående slam ble annullert. Ny frist for anbudskonkurranse for slam ble satt til 15. april 2010. Kontrollutvalget ønsker en orientering angående disse anbudsrundene og prosessen rundt dette, bl.a. grunnlaget for annullering og konkurransegrunnlaget for ny anbudskonkurranse, samt tilbydere og inngåelse av kontrakter. Orientering gis i møtet den 26.05. 2010. SAK 013/10 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 26.05.2010 Gunnhild Berg 013/10 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. () Revisor vil orientere om det pågående revisjonsarbeidet. Orientering gis i møtet. SAK 014/10 ORIENTERING FRA KONTROLLSEKRETÆR Kontrollutvalget 26.05.2010 Gunnhild Berg 014/10 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering.

() Kontrollsekretær vil orientere om saksbehandlingsrutiner. Orientering gis i møtet. SAK 015/10 BESØK I KOMMUNALE INSTITUSJONER / AVDELINGER Kontrollutvalget 26.05.2010 Gunnhild Berg 015/10 425-1740-5.3 Saken legges frem uten innstilling () Kontrollutvalget ønsket ved behandling av Årsplan for 2010, sak 032/09 (møte 18.11.09) å besøke en valgt avdeling innen kommunens virksomhet. Det ble ikke avklart hvilke avdeling eller institusjon kontrollutvalget ønsket å besøke. Det er aktuelt å gjennomføre besøket høsten 2010, i september eller novembermøtet til kontrollutvalget Møtet og besøket er et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Møtet og besøket er ikke et formelt tilsynsbesøk. Kontrollutvalget drøfter målsettingen og innholdet i besøket nærmere, samt prosessen fremover mot besøket som gjennomføres 15. september eller 24. november 2010. Grong 19.05.2010 Gunnhild Berg Kontrollsekretær