Visma Business Elektronisk faktura
Agenda Hva er E-faktura? Hva slags muligheter finnes i Visma? Autoinvoice Visma XML 5.1 EDI-filer
Hva er E-faktura? 2 «typer» E-faktura; E2C og E2B E2C går til privatpersoner i nettbank. E2B er fakturaer sendt elektronisk fra en bedrift til en annen. (Også kalt EDI) Faktura sendt på e-post er ikke E-faktura
Hva er E-faktura? Alle e-fakturaer sendes via en eller flere meldingssentraler før den når sluttmottaker. Som bruker av VB vil man alltid forholde seg til en meldingsformidler som har ansvaret for å videreformidle til sluttmottakers meldingsformidler. Visma Autoinvoice (Visma/Maventa) Visma XML 5.1 (Visma EDI) EDI-filer (Integrasjonspartner) Meldingsformidlere er også ansvarlig for å konvertere til riktige formater seg imellom. EHF E2B
Hva er E-faktura? Hvordan når fakturaen mottaker? Senders meldingsformidler Mottakers meldingsformidler Visma Business Visma XML EHF E2B EHF E2B Mottaker
Visma Autoinvoice Fordeler: Enkel å sette opp. Billig å sette opp. Ulemper: Ingen fleksibilitet i feltbruk eller format. Kun faktura Krever versjon 5.31.X eller høyere. Meldingsformidler: Visma Software (Maventa) Mer info: www.visma.no/autoinvoice
Visma Autoinvoice Normalt sett vil man kunne nå de fleste mottakere med Visma Autoinvoice via PEPPOL. PEPPOL er et nettverk av meldingsformidlere som driftes av DIFI i Norge. (Også kalt aksesspunkt). http://anskaffelser.no/ehandel/artikler/aksesspunkter For å kunne nå sluttkunde via autoinvoice må de være registrert i ELMA. http://anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma Selv om de fleste kan nås via Peppol, er det allikevel ikke sikkert at Visma Autoinvoice støtter mottakers krav til innhold i e-faktura. I noen tilfeller krever mottaker flere referanser enn det Visma Autoinvoice videreformidler. I VB har vi kun deres ref. og vår ref. til dette formålet.
Visma Autoinvoice Vår anbefaling for oppstart Start opp test av forsendelse til en sluttmottaker (kunde). Sjekk om mottaker er registrert i ELMA. Ta kontakt med aktuell person hos kunde og si at det vil komme en test. Be de verifisere at det er mottatt og at krav til innhold stemmer. Om alt er ok så kan man sette i gang å sende. Om det ikke er ok så kan saken meldes til oss. I noen tilfeller kan man skru på parametere i Visma. I noen tilfeller vil vi se at man ikke kan benytte Visma Autoinvoice p.g.a krav fra sluttmottaker som ikke støttes. Da blir man nødt til å benytte f.eks Visma EDI eller Integrasjonspartner for å få sendt til sluttmottaker.
Visma Autoinvoice Begrensninger: Autoinvoice støtter ikke samlefaktura Epostfeltet på kundekortet brukes til å sende varsler om AutoInvoice-fakturaer Dette feltet kan derfor ikke brukes til andre rutiner Factoring er ikke støttet til og med 5.32. Støttes fra versjon 8.0 Referansefeltene, Deres Ref og Vår Ref brukes som referansefelter. Vellykket sending er prisgitt at mottaker ikke har feltkrav utover dette. Vedlegg kan ikke inkluderes til og med 5.32, Støttes fra versjon 8.0
Visma Autoinvoice Begrensninger: Øreavrunding må skrus av til og med 5.32. Støttes fra versjon 8.0 Tillegg/fratrekk på ordrehodet, samt «bruttordre», kan ikke brukes til og med 5.32. Støttes fra versjon 8.0 Ikke beregn rab utifra standardpris på i Behandlingsmåte bør skrus på til og med 5.32. Støttes fra versjon 8.0 Det kan ikke legges rabatter på kreditnota-linjer Dette iht. EHF-regel.
Visma Autoinvoice - Oppsett Gå på autoinvoice.visma.com Opprett bruker. Følg veiledning for å lage en bruker.
Visma Autoinvoice - Oppsett Når man har fått opprettet bruker, logger man seg inn i portalen. Under innstillinger vil man finne API-nøkkel og Firma UUID. Disse legges inn i Bedriftsopplysninger i Visma Business
Visma Autoinvoice - Oppsett Deretter må følgende felter være fylt ut i bedriftsopplysninger. Orgnr GLN/GS1-nr. Blir laget ved innlogging i autoinvoice-portalen og finnes der. Landnr IBAN/BIC Bankforbindelsesnr. Bankforbindelsen settes opp i egen tabell. Her setter man opp bankkonto og SWIFT-adresse
Visma Autoinvoice - Oppsett Last deretter inn Autoinvoice operatører til tabellen
Visma Autoinvoice - Oppsett Kunden i Visma må registreres med følgende informasjon GLN/GS1-nr: E-fakturadresse. Eks fra ELMA 9908:928731022 Autoinvoice operatørnr: (som regel 13 = Peppol) Landnr Bankkonto Orgnr E-postadresse Sendemåte for Dokument.
Visma Autoinvoice Oppsett Registrering og print av faktura skjer på normal måte. Noen ønsker å skille ut print på papir og autoinvoice i egne skjermbilder. Dette må eventuelt settes opp i skjermbildet. Ved print får man melding i statusdialog til Visma på om faktura er sendt til autoinvoice eller ikke.
Visma Autoinvoice Oppsett Man kan også sjekke status inne i Visma Autoinvoice Portalen Eventuelle feilmeldinger vil komme på mail. Finner ikke mottaker. (Feil ved e-fakturaadresse) Finner ingen rute til mottaker. Finner ingen meldingsformidler å sende til. Feil på landnr. Ikke landnr på kunde
Visma Autoinvoice Oppsett Ved feil ved sending kan man sende faktura på nytt fra dokumentarkivet i Visma Business.
Visma XML 5.X Nyere form av utveksling av ordredokumenter. Støtter ordrebekreftelse, faktura og bestilling. Settes opp ved hjelp av forhåndsdefinert formular i VB. Samt E-Dokumentinformasjonstabellen. Ved utskrift velges XML formularet. Etter utskrift lastes fakturaer opp fra VB manuelt.
Visma XML 5.X Fordeler: Mindre komplisert oppsett Forholder seg til en standard (Visma XML 5.X) Ulemper: Mindre fleksibilitet, men fortsatt noe. Må skille ut de som skal faktureres slik i eget skjermbilde. 2 operasjoner. Print og opplasting. Eksempel på meldingsformidlere: Visma EDI, Norsk Byggtjeneste.
EDI-filer Eldste form for utveksling av ordredokumenter (ikke kun faktura) Settes opp vha en.imp. Exp definisjon som settes opp i Visma Hukes av på hver kunde om ordre skal mottas på EDI
EDI-filer Fordeler: Full fleksibilitet i feltbruk. Sendemåte skiller til print/edi. Ulemper: Forholdvis komplisert oppsett. Ingen funksjonalitet for opplasting til meldingsformidler. De må hente selv eller så settes det opp egen ftp-klient. Eksempel på meldingsformidler: Integrasjonspartner/Vitari