HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 14.02. 2011 Møtetid: Kl. 09.00 NB! Merk tiden Møtested: Høylandet kommune. Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/11 Referatsaker 002/11 Besøk i kommunale institusjoner / avdelinger. Høylandet sykeheim - oppsummering 003/11 Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 004/11 Oppfølging av saker behandlet av kontrollutvalget i 2010 005/11 Gjennomgang av møteprotokoller i formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2010 006/11 Antall medlemmer i kontrollutvalget neste valgperiode 007/11 Status for revisjonsarbeidet. Orientering fra revisor Eventuelt Grong 07.02. 2011 Laura Sve Øie (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS, avd. Grong
SAK 001/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget 14022011 Gunnhild Berg 001/11 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Høylandet kommune 10012011 Handlingsprogram med økonomiplan for perioden 2011-2014 2 Høylandet kommune 16122010 Budsjett 2011 3 Høylandet kommune 16122010 Møteprotokoll Kommunestyret 4 Høylandet kommune 16122010 Møteprotokoll Formannskapet 5 Høylandet kommune 14122010 Møteprotokoll Utvalg for barnehage, skole og kulturskole 6 Høylandet kommune 13122010 Møteprotokoll Utvalg for plan, næring og miljø 7 Høylandet kommune 01122010 Møteprotokoll Administrasjonsutvalget 8 Høylandet kommune 02122010 Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 9 Høylandet kommune 02122010 Møteprotokoll Formannskapet 10 Høylandet kommune 01122010 Møteprotokoll Eldrerådet 11 Høylandet kommune 29112010 Møteprotokoll Rådet for funksjonshemmede 12 Høylandet kommune 24112010 Kvartalsrapport administrasjon for 3.kvartal og t.o.m. nov. 2010
SAK 002/11 BESØK I KOMMUNAL INSTITUSJONER /AVDELINGER. HØYLANDET SYKEHEIM - OPPSUMMERING Kontrollutvalget 14022011 Gunnhild Berg 002/11 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon ved besøk på Høylandet sykeheim til orientering. Vedlegg Notat etter møte. Ikke offentlig jf. 14 og 16 i Off.lova. Deles ut i møtet Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Kontrollutvalget ønsket ved behandling av Årsplan for 2010, sak 028/09 (møte 16.11.09) å besøke en valgt avdeling innen kommunens virksomhet. Det ble avklart at kontrollutvalget ønsket å besøke sykeheimen. Møte ble vedtatt gjennomført i november 2010 og besøket ble gjennomført den 15. november. Kontrollutvalget gikk igjennom tidsplan og tema i forkant av besøket. Fra Høylandet kontrollutvalg deltok Laura Sve Øie, Ole Hammer og Svein Flaat. Heidi Galguften og Rikke Haave fra KomRev Trøndelag IKS og Gunnhild Berg fra KomSek Trøndelag IKS deltok også. Besøket var delt inn i tre møter med deltakere som representerte ulike grupper. 1.møte med Liss Tone Engan, Omsorgsleder, - Wenche Hammer Åsbø, Avdelingsleder, - Reidar Viken, Rådmann. Ordfører Lars Otto Okstad deltok også Ledelsen ved sykeheimen orienterte om drifta og organiseringa ved sykeheimen, samt svarte på spørsmål og diskuterte ulike områder med kontrollutvalget. 2.møte med tillitsvalgt fra FO, - Fagforbundet og NSF, verneombud og ansatte Verneombud, tillitsvalgte og ansatte orienterte, førte dialog med kontrollutvalget angående ansattes forhold på sykeheimen og hvilke utfordringer en sto ovenfor, samt svarte på spørsmål. 3.møte med 3 medlemmer i eldrerådet. De orienterte om sin rolle og funksjon, førte en dialog angående utfordringer en hadde sett fra de eldre selv og brukere. De svarte også på spørsmål fra kontrollutvalget. Det ble ikke skrevet noe formelt referat eller noen rapport fra besøket, kun et notat til kontrollutvalget og revisjon. Dette ble møtedeltakerne gjort oppmerksom på ved starten av møtet. Det ble også opplyst om at kontrollutvalg og revisjon er underlagt lov om taushetsplikt. Møtet og besøket ble sett som et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Besøket fungerte godt som
kommunikasjon mellom utvalget og representantene fra de ulike gruppene. Gjennom slike møter vil en få bedre kjennskap til virksomheten ved enheter og institusjoner i kommunen. SAK 003/11 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2010 Kontrollutvalget 14022011 Gunnhild Berg 003/11 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 til orientering. Vedlegg: Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 til Høylandet kommunestyre : I kommunelovens 77 heter det: Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Ettersom kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan for kontroll og tilsyn, må kommunestyret bli informert om utvalgets arbeid, jfr. merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Etter regelverket har ordføreren møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordføreren og rådmannen får tilsendt alle møteinnkallinger med fullstendige saksdokument. For å gi løpende orientering om sakene som er behandlet, sendes kontrollutvalgets møteprotokoller til ordføreren og rådmannen. Skriftlig rapport om kontrollutvalgets virksomhet blir avgitt til kommunestyret hvert år. I tillegg rapporteres enkeltsaker fortløpende.
SAK 004/11 OPPFØLGING AV SAKER BEHANDLET AV KONTROLLUTVALGET 2010 Kontrollutvalget 14022011 Gunnhild Berg 004/11 427-1743-5.3 Kommunestyret Kontrollutvalget tar saken til orientering og følger de saker som krever det videre i 2011. Vedlegg Oversikt over kontrollutvalgets saker i 2010. Kontrollutvalget har ansvar for å følge opp egne vedtak, og det blir lagt fram oversikt over status for utvalgets saker i 2010. Vurdering Med bakgrunn i listen over saker får kontrollutvalget mulighet til å se på hvordan sakene er fulgt opp. Noen saker følges videre i 2011. jf. merknader og oppfølging i oversikten i kontrollutvalgets saker i 2010. SAK 005/11 RAPPORT VEDRØRENDE SAKER BEHANDLET AV FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 2. HALVÅR 2010 Kontrollutvalget 14022011 Gunnhild Berg 005/11 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2010 til orientering og oversender rapporten til kommunestyret til orientering Vedlegg Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskap og kommunestyre 2. halvår 2010, datert 25.01. 2011 Ikke trykte vedlegg Ingen Temaet i denne rapporten er ikke av de prioriterte prosjekter i den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011, men tilhører revisjonens faste rutiner under formell forvaltningsrevisjon. Rapporten avgis heller ikke som forvaltningsrevisjonsrapport. Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i perioden juli til desember i 2010 for formannskapet og kommunestyret.
Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. I pkt. 3.1 Formannskapet og punkt 3.2 Kommunestyret er det angitt hvilke møteprotokoller og saker som er gjennomgått. Saksbehandlers vurdering Ved gjennomgang av møteprotokoller i formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2010 viser rapporten at det ved behandling av saker i formannskapet ikke er angitt hjemmelshenvisning i 5 saker og en sak har feil hjemmelshenvisning. Angående saker behandlet i kommunestyret har revisor ingen bemerkninger. Revisor konkluderer med at det synes som om Høylandet kommune har gode rutiner mht hjemmelshenvisning selv om det i enkelte saker ikke er angitt. Viser for øvrig til rapporten i sin helhet. SAK 006/11 ANTALL MEDLEMMER I KONTROLLUTVALGET NESTE VALGPERIODE Kontrollutvalget 14022011 Gunnhild Berg 006/11 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tilrår en økning fra 3 til 5 medlemmer i utvalget fra neste valgperiode. 2. Kontrollutvalget oversender saken til ordføreren. Kommunestyret i Høylandet valgte et kontrollutvalg på 3 faste medlemmer og 3 varamedlemmer for perioden 2007 2011. Et kontrollutvalg med bare 3 medlemmer er i visse tilfeller sårbart, spesielt ved forfall til et møte, ettersom det ikke alltid er lett å innkalle varamedlem på kort varsel. En annen viktig grunn til å øke antallet medlemmer til 5, er å bidra til større faglig tyngde og bredere representasjon. Noen kontrollutvalg har i perioden 2008-2011 hatt den praksis at 1. varamedlem har møtt fast til kontrollutvalgets møter. En fordel ved at 1.varamedlem har møtt fast til utvalgsmøtene, er at vedkommende da har innblikk i og oversikt over hvilke saker som behandles og den debatten som den enkelte sak
medfører. Det er også en fordel å være tilstede på møtene og overvære forhandlingene hvis en som varamedlem må tiltre senere i møtet, eller i et senere møte om samme sak eller beslektede spørsmål. 1. varamedlem blir betegnet som ikke-møtende varamedlem så fremt en da ikke er kalt inn som medlem ved eventuelle forfall. I motsetning til møtende deltakere vil 1. varamedlem som bare deltar i møtet som observatør ikke kunne gis ordet. Dette tilsier at 1. varamedlem som møter fast har en observatørrolle i kontrollutvalget og uten talerett. Dette er grundig utdypet i kommuneloven med kommentarer kapittel 6 31. Kontrollutvalget har ikke sjøl myndighet til å avgjøre antallet medlemmer. Det er kommunestyret som velger kontrollutvalget, og saken må derfor sendes over til ordføreren med anmodning om behandling i kommunestyret. Flere kontrollutvalg i fylket vil nå ta opp forespørsel om utviding. I Kommunal- og regionaldepartementets rapport 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane gjelder noen av punktene valg av kontrollutvalg. Sjøl om anbefalingene ikke kan regnes som pålegg, er det ønskelig kommunestyret vurderer disse når nytt kontrollutvalg skal velges høsten 2011: Tilråding 1: Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman med formannskap og ordførar. På dette punktet bør kommunelova 17 nr. 2 og 3 endrast. Tilråding 3: Medlemmene i kontrollutvalet må få opplæring. Det er eit ansvar for kommunestyret å sørgje for slik opplæring og tilstrekkelege ressursar. Tilråding 4: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kva slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning og forhold til andre folkevalde organ ein er tent med å ha i kontrollutvalet. Tilråding 5: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kor mange medlemmer det bør vere i kontrollutvalet. Vurdering Svært få andre kommunale utvalg eller nemnder har 3 medlemmer, og når en del møter i kontrollutvalget faktisk må holdes med bare to medlemmer til stede, sikrer ikke dette en bred debatt. En økning til 5 medlemmer vil også representere større mangfold i erfaring og synspunkter. En ser det som en fordel med en økning i antall medlemmer. Praksisen med at 1. varamedlem deltar gir varamedlem en passiv rolle da det etter kommuneloven blir ansett som observatør uten å kunne ta del i debatten. Anser det som en fordel med en økning i antall medlem slik at alle kan ha en aktiv rolle i utvalget og ta del i debatten og saksbehandlinga. SAK 007/11 STATUS FOR REVISJONSARBEIDET. ORIENTERING FRA REVISOR. Kontrollutvalget 14022011 Gunnhild Berg 007/11 427-1743-5.3
Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Status og orientering vil bli lagt frem i møtet. Grong 07.02. 2011 Gunnhild Berg Kontrollsekretær