Kviinnheerrad kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 19.11.12 Kl.: 10.00 14.00 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 36/12 42/12 MØTELEIAR Sølvi Ulvenes (H) DESSE MØTTE Frøydis Fjellhaugen (Ap) Are Traavik (Sp) Sigmund Nordfonn (Frp) Annemor Ekeland (V) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst-Larsen og Ida Nerbø Administrasjonen v/ økonomisjef Geir Mogren i sak 38/12 - Orienteringssaker Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 36/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 37/12 Godkjenning av protokoll frå møte 11.09.12 38/12 Orienteringssaker 39/12 Meldingar 40/12 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Kvinnherad kommune 41/12 Bestilling av forvaltningsrevisjon. Godkjenning av prosjektplan. 42/12 Gjennomgang av møteprotokollar 1
36/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 37/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 11.09.12 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 11.09.12 Protokollen frå møte 11.09.12 vart samrøystes godkjend. 38/12 ORIENTERINGSSAKER Dese orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann Oppfølgingsarbeid etter forvaltningsrevisjon av kraftfondet 2 Fylkesmannen Rapport frå tilsyn med barnevernstenesta i Kvinnherad kommune 2012 3 Deloitte Presentasjon av revisjonsplan 4 Deloitte Gjennomgang av arbeid med interimsrevisjon 5 Deloitte Rutinar for registrering av reiserekningar, utbetaling av reisegodtgjersle 6 Sekretariatet Kortfatta referat frå kontrollutvalet i fylkeskommunen sin studietur til Brussel 7 Sekretariatet Rutinar for bruk av lesebrett, innkalling til møter, og liknande. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann Økonomisjef Geir Mogren orienterte om oppfølgingsarbeidet etter forvaltningsrevisjon av kraftfondet, og gjennomgjekk m.a.: Investeringstrategi, arbeidet i investeringsutvalet og resultat av kraftfondet så langt i 2012. Informasjon om kraftfondet er nå å finna på nettet. Dette gjeld m.a. tertialrapportar og møteprotokollar frå investeringsutvalet. Det er utarbeida nye administrative rutinar for arbeid med kraftfondet, og desse skal innarbeidast i finansreglementet. Advokat ser på spørsmålet om kraftfondet si utvikling kan lausrivast frå kommunerekneskapen. Else Holst-Larsen sa og litt om revisor sitt arbeid i høve til disposisjonar når det gjeld kraftfondet. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar. Det vart konkludert med at denne orienteringa skal følgjast opp i årsmeldinga til kontrollutvalet for 2012, for å melda tilbake til kommunestyret om oppfølgingsarbeidet. Kontrollutvalet takka for informasjonen og tok den til orientering. 2 Fylkesmannen «Rapport frå tilsyn med barnevernstenesta i Kvinnherad kommune 2012» var sendt ut saman med innkallinga, saman med kommunen sitt svar tilbake til Fylkesmannen. Ingen frå tenesteområdet hadde høve til å orientera om saka i dette møtet. Kontrollutvalet vil ha ei orientering i første møte på nyåret, og vil då og ha framlagt svarbrev frå Fylkesmannen om evt. lukking av avvika. 2
3 Deloitte Else Holst-Larsen presenterte revisjonsplan med revisjonsstrategi, og sa litt om kva arbeidsoppgåver som vert sett fokus på i arbeidet med rekneskapsrevisjon. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar. Informasjonen vart teke til orientering. 4 Deloitte Arbeid med interimsrevisjon er ikkje heilt klart. Revisor har mellom anna bede om nokre fleire opplysningar innanfor nokre områder. Interimsrevisjon vert difor å legga fram på første møte i kontrollutvalet på nyåret. 5 Deloitte Revisor orienterte om rutinar for registrering av reiserekningar, utbetaling av reisegodtgjersle mm. Det har vore sett fokus på dette feltet, og oppfølging av kontrollrutinane må framleis vera viktig. Kontrollutvalet vil ha ei ny orientering om dette på eit seinare møte. 6 Sekretariatet Sekretariatet gav eit kort referat frå kontrollutvalet i fylkeskommunen sin studietur til Brussel. Informasjonen vart teke til orientering. 7 Sekretariatet Rutinar for bruk av lesebrett, innkalling til møter, og liknande vart drøfta. Kontrollutvalet vil at det vert utarbeida brukarrettleiing for bruken av lesebretta, og rutinar / praksis for utsending av innkallingar m.m. Det er og ønske om opplæring i samband med neste kontrollutvalsmøte (ca. ei veke på førehand). Den nye medlemmen i utvalet, Annemor Ekeland, må få tildelt lesebrett. Kontrollutvalet vil og påpeika at det er vanskar med å bruke internett, og få tilgang til møteprotokollar m.m. på kommunen sine heimesider, når ein er i kommunehuset på møte. Dette bør utbetrast. Sekretariatet tek desse spørsmålsstillingane opp med administrasjonen. Det skal vera kurs i habilitet i kommunestyret i samband med møte 22.11.12. Kontrollutvalet har ønske om å delta. Sekretariatet tek kontakt med ordførar og melder tilbake til kontrollutvalet. Nokre av orienteringssakene skal følgjast opp, sekretariatet syter for det. Kontrollutvalet tek elles informasjonen til orientering. 39/12 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Søknad om fritak frå politiske verv Særutskrift framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2013 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) rapport etter selskapskontroll 2 Sekretariatet Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjettområde 3 Sekretariatet Fastsetjing av møtedato for første møte i 2013 Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Søknad om fritak frå politiske verv. Saka vil bli teke opp på nytt i møte i kommunestyret 22.11.12, på bakgrunn av at verv som medlem i kontrollutvalet ikkje kan kombinerast med verv som vararepresentant til hovudutval / komitè med avgjersmynde. 3
Særutskrift framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2013 vart drøfta. Kontrollutvalet bad om at sekretariatet gjev tilbakemelding til ordførar om kva som var bakgrunn for å ta opp denne saka i forkant av handsaming av kommunen sitt totale budsjett. Vedtak i sak om Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) rapport etter selskapskontroll. Vedtaka frå kommunestyret vart elles teke til orientering. 2 Sekretariatet Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjettområde vart gjennomgått. Kontrollutvalet merka seg at det er midlar disponible, og vil at desse vert nytta til å starte opp arbeidet med forvaltningsrevisjon i 2012. 3 Sekretariatet Møtedato for første møte i kontrollutvalet i 2013 vert avtalt til: måndag 18. februar 2013, kl. 10.00. Vidare møteplan for 2013 skal avtalast på dette møtet. det var ingen meldingar under ymse Første kontrollutvalsmøte i 2013 vert 18. februar kl. 10.00. Sekretariatet følgjer opp nokre av meldingane. Kontrollutvalet tek elles meldingane til orientering. 40/12 VURDERUNG AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE TIL KVINNHERAD KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Kvinnherad kommune, til etterretning. HANDSAMING I MØTE Else Holst-Larsen presenterte erklæring om uavhengighet. Kontrollutvalet tok uavhengighetserklæringa til etterretning, og forslag til vedtak vart vedteke samrøystes. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Kvinnherad kommune, til etterretning. 41/12 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON, GODKJENNING AV PROSJEKPLAN FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon innan internkontroll i Kvinnherad kommune 2. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan slik den ligg føre. 2 (Alternativt): Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan med dei endringar som kom fram i møtet. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan 3 Arbeidet skal setjast i gong i tråd med framdriftsplan. 4 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd. HANDSAMING I MØTE Ida Nerbø frå Deloitte gjennomgjekk prosjektplanen og forslag til føremål og spørsmålstillingar som er lagt til grunn for kva ein skal sjå på. Kontrollutvalet drøfta innhaldet i prosjektplanen, og ressursomfang vart og gjennomgått og vurdert. Kontrollutvalet meiner at det som er sett fokus på i forvaltningsrevisjonsprosjektet er i tråd med det utvalet meiner er viktig. Utvalet ønskte ikkje å gjera endringar i den framlagde prosjektplanen. Det vart fatta samrøystes vedtak i saka. 4
1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon innan internkontroll i Kvinnherad kommune 2. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan slik den ligg føre. 3. Prosjektet skal starte opp straks og ressursbruken skal fordelast på 2012 og 2013. Arbeidet skal utførast i tråd med framdriftsplan. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan 01.04.2013, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd. 42/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR.. får særleg ansvar for å sjå på protokollar frå komitè for helse, omsorg og miljø. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Protokollar og innkallingar med sakliste vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet vil på neste møte ha ei orientering om psykiatritenester organisering. Sekretariatet førebur slik orientering. Eigarskapsmelding for Kvinnherad kommune skal og opp til handsaming på kommunestyremøte. Kontrollutvalet vil ha ein gjennomgang av denne på eit møte i løpet av våren 2013. Kontrollutvalet vil og be om å få framlagt informasjon om rutinar / retningslinjer for bruk av kommunal tenestebil. Sekretariatet syter for oppfølging av desse sakene. Annemor Ekeland får ansvar for å sjå på protokollar frå komitè for helse, omsorg og miljø. Vedtaket i saka var samrøystes. Annemor Ekeland får særleg ansvar for å sjå på protokollar frå komitè for helse, omsorg og miljø. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Sølvi Ulvenes Leiar Kari Nygard Sekretær 5