SANDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapssalen, rådhuset Dato: 19.05.2016 Tid: 08.00 09.30 Faste medlemmar som møtte: Funksjon Representerer Olav Myklebust Leiar Linda Solveig Dyrhol Wenche Gjerde Sætre Nestleiar Medlem Aina Strand Medlem Faste medlemmar som ikkje møtte: Asbjørn Støylen Medlem Varamedlemmar som møtte: Kari Ristesund Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Sigrid Torbjørnson Stilling Dagleg leiar Konsulent Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (SSKR IKS): Stilling Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor Frå kommuneadministrasjonen og politisk hald møtte: Stilling Tove Cathrine Kvamme Arkivleiar i sak 14/16
SAKLISTE Saksnr 11/16 12/16 13/16 14/16 15/16 16/16 17/16 18/16 19/16 20/16 Innhald GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 RUTINER ARKIV OG JOURNALFØRING ORIENTERING ARKIVANSVARLEG MELDINGAR REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2015 SANDE NÆRINGSFORUM KF ÅRSMELDING OG REKNESKAP FOR 2015 KOMMUNEREKNESKAPEN OG ÅRSMELDING FOR 2015 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERN UNDERSKRIFT AV MØTEPROTOKOLL
SAK 11/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vart godkjent. Sakene vart behandla i denne rekkefølgje: 11/16-12/16-13/16 15/16-19/16 14/16 16/16 17/16 18/16 20/16. SAK 12/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE Vedlegg Møteprotokoll frå møtet 25.02.2016. Møteprotokollen frå møtet 25.02.2016 vart godkjent. SAK 13/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 Møteprotokollar som var til gjennomgang: Kommunestyret 01.03 05.04 Formannskapet 16.02 29.03 26.04 10.05 Næring, teknisk og miljøutvalet 31.03 28.04 Helse- og oppvekstutvalet 31.03 28.04 Kommunalt råd for likestilling av funksjonshemma 29.02 20.04 02.05 Eldrerådet 30.03 20.04 Ungdomsrådet 05.04 Valstyret 05.04 Sande næringsforum KF 24.02 SSR IKS styret Sendt leiaren i kontrollutvalet SSR IKS representantskapet Sendt leiaren i kontrollutvalet Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. SAK 14/16 RUTINER ARKIV OG JOURNALFØRING ORIENTERING ARKIVANSVARLEG Tove Cathrine Kvamme, arkivleiar i Sande kommune, kom til møtet kl.8.15. Saksutgreiing I sak 10/16 stilte kontrollutvalet spørsmål om korleis kommuneadministrasjonen handterar e-post sendt til «privatkommunal» e-postadresse, i det kommunale systemet. Og då særskilt med omsyn til journalføring og arkivering. Kontrollutvalet har fått den skriftlege rutinen for posthandtering for dei ulike einingane i kommunen, men ynskte ei orientering om rutiner for handtering av e-post til «privatkommunal»- adresse frå arkivansvarleg. Tove Cathrine Kvamme, arkivleiar i Sande kommune, orienterte kontrollutvalet om rutinane for arkiv- og journalføring. Postmottaket (post@sande.mr-kommune.no) er kommunen si e-postadresse, og vert opplyst på brevark og heimeside. Denne er knytt opp mot saksbehandling-/arkivsystemet.
Alle kommunalt tilsette har eiga e-postadresse. Utfordringa for systemet er når det vert sendt e- post direkte til sakshandsamar utan kopi til postmottaket. Sakshandsamar vurderer kva som er arkivverdig,- både sak som er under handsaming eller skal opprettast som sak. Og har ansvaret for å få både inn- og utgåande e-post inn i saksbehandling- /arkivsystemet. Der er ikkje rutine for at sakshandsamar skal sende kopi av utgåande e-post til postmottaket då der er ein «import»-knapp som legg den direkte til den aktuelle saka. Tilsette som har kommunal mobiltelefon, får e-post på denne. Dei har ansvaret for å journalføre e-postane når dei er attende på sine stasjonære pc ar, då desse går utanom sakarkivet. I saksmapper som er papirbaserte som t.d. byggsak, skal e-postar fysisk ligge ved. Sande kommune fekk frå 01.01.2016 depotavtale for saksarkiv med Interkommunalt Arkiv (IKA) for Møre og Romsdal, som ligg i Ålesund. IKA Møre og Romsdal er eit eige selskap (IKS), danna i 2000 og eigd av alle kommunane i fylket samt fylkeskommunen. Ein har sidan 1. januar 2013 vore i ein omgjeringsprosess for å verte fullelektronisk. Saksarkivet har ei inaktiv-grense på 25 år. Det betyr at oppbevaring inntil 25 år forutsett at der ikkje har vore noko aktivitet i løpet av desse åra. Kontrollutvalet konstaterer at Sande kommune har rutiner for handtering av e-post. Kontrollutvalet vil påpeike viktigheita av å ha eit godt, ajourført arkiv, heri at kvar enkelt sakshandsamar fýl rutinene som ligg der for journalføring óg av e-post som er sendt direkte til sakshandsamar. Kontrollutvalet tek orienteringa frå arkivleiar i Sande kommune til vitende. SAK 15/16 MELDINGAR Vedlegg 1. Kommunerevisoren, 2-2016: «Bevilgingskontroll og budsjettavvik» 2. Kommunal økonomi, februar 2016: «Leder: Javel, herr statsråd» Meldingane vart tekne til orientering. SAK 16/16 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2015 Det var ynskjeleg for kontrollutvalet å få orientering om revisjonsrapporten av revisor. Då dette er eit B-dokument vart møtet lukka under denne orienteringa, jf. kommunelova 31 nr 5. Vedlegg: 1. Rapport frå revisjonen. B- dokument (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24, 1. lekk) Saksopplysning/saksutgreiing: Denne saka er todelt. Det eine er ein del av kontrollutvalet sitt tilsyn med revisjonen, og arbeidet som er gjort. Det andre er at ein ved gjennomgang av arbeidet til revisjonen, vert gjort merksam på tilhøve som det kan vere noko mangel på og/eller kan gjerast betre. I Kommunelova 77 nr. 4 står det: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Kontrollutvalet si oppgave er utdjupa i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalsforskrifta) 6:
«Kontrollutvalet skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instruks, eller avtaler med revisor.» Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin rettleiar for kontrollutvalet sitt «på sjå»-ansvar overfor rekneskapsrevisor, vert lagt til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid med å sjå til at rekneskapet vert revidert på ein trygg nok måte. I tillegg kjem revisor si orientering/gjennomgang av revisjonsarbeidet for året. Under finn ein kva som er/vil bli gjort i høve til anbefalingane i rettleiaren: (RF = Forskrift om revisjon og KF = Forskrift om kontrollutval) 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarleg revisor RF 11. Krava er følgt opp. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarleg RF 12. Revisor har ikkje meldt noko uregelmessig. 3. Dokumentasjon av revisor si uavhengigheit. RF 15. Revisor har levert skriftleg eigenvurdering for året. 4. Generelt om revisor si uavhengigheit og objektivitet. RF 13 og 14. Så langt vi har kjennskap til revisor er ho uavhengig. Det er ikkje grunn til å tru anna enn at revisor vurderer si uavhengigheit fortløpande. 5. Kunnskap om revisjonen sitt innhald Kontrollutvalet sin kunnskap om kva revisjonsarbeidet omfattar er gjennom erfaring med revisjonen og orienteringar i møte, samt samarbeidsavtalen med revisjonen. I tillegg ligg det føre, jf. vedlegg, sakdokument om revisjonen sitt arbeid. Dette dokumentet er eit omfattande og detaljert dokument om revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon i/for året 2015. Dokumentet gir kontrollutvalet ei grei oversikt og innsikt i arbeidet revisjonen har gjort. Dokumentet sitt detaljnivå gjer at det er unnateke offentleg innsyn, og vil berre vere tilgjengeleg for kontrollutvalet i samband med deira «på-sjå»- ansvar overfor revisjonen. 6. Avtale mellom revisor og kontrollutvalet. Kontrollutvalet har inngått samarbeidsavtale med revisjonen. 7. Revisjonsstrategi. Revisor har utarbeida revisjonsplan for 2015. Denne var til behandling/orientering i kontrollutvalssak 39/15. 8. Nummerert brev. RF 4 Kontrollutvalet har ikkje motteke nummerert brev i 2015. 9. Mislegheiter. RF 3 og 4, KF 8. Kontrollutvalet har ikkje fått melding frå revisor om mislegheiter i 2015. 10. Revisjonsmelding. RF 5 Revisjonsmeldingar ligg føre. Revisjonsmelding for kommunen er datert 22.04.2016 og revisjonsmelding for Sande næringsforum KF er datert 15.02.2016 11. Revisor sin møteplikt og møterett. RF 19, KF 19. Revisor har fylgd si møteplikt i kommunestyret i samsvar med lov/forskrift. 12. Revisor si opplysningsplikt. RF 20. Der er ikkje grunn å tru at revisor har halde tilbake opplysningar som kommunestyret og kontrollutvalet burde hatt. : 1. Ut frå dei opplysningane som ligg føre har kontrollutvalet ingen merknader til revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for revisjonsåret 2015 for Sande kommune inkl. Sande Næringsforum KF.
SAK 17/16 SANDE NÆRINGSFORUM ÅRSMELDING OG REKNESKAP 2015 Vedlegg: - Revisjonsmelding 2015. Datert 15.02.2016. - Styret si behandling av årsrekneskap og årsmelding 2015. Sak 4/16 av 24.02.2016. - Rekneskap og årsmelding for 2015. Saksopplysning/saksutgreiing: Viser til vedlegga til saka: Revisjonsmelding, styresak i Sande Næringsforum sak 4/16 av 24.02.2016, årsmeldinga og rekneskapen, samt kontrollutvalssak 16/16 Revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon 2015 og gjennomgangen i kontrollutvalsmøtet. Styret i Sande Næringsforum KF har gjort slikt vedtak: «Sande Næringsforum godkjenner årsmelding og rekneskap for 2015. Underskotet vert dekt over disposisjonsfondet, der det er avsett kr 144.000. Åge Sandvik og Ivar Slettevoll signerer årsmelding og rekneskap.» Årsrekneskapen viser eit negativt netto driftsresultat på kr 54.705,806 og eit rekneskapsmessig meirforbruk på kr 54.705,80. Revisjonsmeldinga Eit viktig dokument for kontrollutvalet si vurdering av sin uttale. Uttale om årsrekneskapen: Styret og dagleg leiar sitt ansvar for årsrekneskapen.: o Å utarbeide årsrekneskap i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk. o At det er ein intern kontroll som gjer det mulig å utarbeide eit årsrekneskap som ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon, verken som følgje mislegheiter eller feil. Revisor sine oppgåver og plikter: o Skal seie si meining om årsrekneskapen på grunnlag av den revisjonen som er gjennomført. o Rekneskapen er revidert i samsvar med god kommunal revisjonsskikk, i dette International Standards on Auditing, som bl.a. krev at han lever opp til etiske krav samt planlegg og gjennomfører revisjonen for å sikre seg at den ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon. o For meir informasjon viser eg til punktet Revisors oppgåver og plikter i revisjonsmeldinga. Konklusjon o Rekneskapen er gitt i samsvar med lov og forskrift og gir ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga og resultatet for rekneskapsåret, som er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk. Uttale om andre tilhøve: Konklusjon om budsjettet: o Regulert budsjett i rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak. Rekneskapen viser rimeleg samsvar med budsjett. Konklusjon om årsmeldinga o Opplysningane i årsmeldinga er konsistente med årsrekneskapen og er i samsvar med lov og forskrift Konklusjon om registrering og dokumentasjon o Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av Sande Næringsforum KF sine rekneskapsopplysningar er i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk
Rekneskapen Viser til dokumentet som er vedlagt. Ingen kommentar. Årsmeldinga Viser til dokument som er vedlagt. Ingen kommentar. Samrøystes uttale: 1. Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2015 datert 15.februar 2016. 2. Kontrollutvalet meiner den framlagde årsrekneskapen for 2015, som består av årsmelding, driftsrekneskap og balanse pr. 31.12.2015 med notar, som viser eit negativt netto driftsresultat på kr 54.705,80 og eit rekneskapsmessig meirforbruk på kr 54.705,80 kan godkjennast. SAK 18/16 KOMMUNEREKNESKAPEN OG ÅRSMELDING FOR 2015 Vedlegg: - Revisjonsmelding 2015. Datert 22.04.2016. - Rekneskap 2015. Utsendt frå kommuneadministrasjonen til nettbrett. - Årsmelding 2015. Utsendt frå kommuneadministrasjonen til nettbrett. Saksopplysningar Det vert vist til dei vedlagde dokumenta: Revisjonsmelding, rekneskap og årsmelding for 2015. Driftsrekneskapen viser kr 160.988.193 til fordeling drift. Det kjem fram at rekneskapen av avslutta med eit rekneskapsmessig meirforbruk på kr 3.353.164. Revisjonsmeldinga Revisjonsmeldinga er eit viktig dokument for kontrollutvalet i samband med uttalen til rekneskapen. Utale om årsrekneskapen Rådmannen sitt ansvar for årsrekneskapen: o Å utarbeide rekneskap i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk. o Nødvendig intern kontroll for at rekneskapen ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon korkje av misleghald eller annan feil. Revisor sine oppgåver og plikter: o Skal uttale seg om årsrekneskapen på grunnlag av den revisjonen som er gjennomført. o Rekneskapen er revidert i samsvar med god kommunal revisjonsskikk i Noreg, i dette International Standards on Auditing, som bl.a. krev at han lever opp til etiske krav samt planlegg og gjennomfører revisjonen for å sikre seg at den ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon. o For meir informasjon viser sjå punktet Revisor sine oppgåver og plikter i revisjonsmeldinga. Konklusjon: o Etter revisor si meining er årsrekneskapen, med unntak av at pensjonskostnad som viser eit avvik (rekneskapsteknisk anordning av betalte pensjonskostnader og inga reell fordring), er gitt i samsvar med lov og forskrift og gir i det alt vesentlege ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen pr 31.12.2015, og av resultat for rekneskapsåret per denne datoen som er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk.
Uttale om andre forhold Konklusjon om budsjett: o Regulert budsjettet i rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak. Beløpa i årsrekneskapen viser avvik i høve til regulert budsjett. Det er forklaring i årsmeldinga. Konklusjon om årsmelding: o Opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrifter. Revisor har ikkje vurdert økonomiske opplysningar å detaljnivå, då dei har ei anna inndeling enn rekneskapen. Konklusjon om registrering og dokumentasjon: o Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk i Noreg Økonomisk og annan informasjon Her vert det vist til rekneskapen og årsmeldinga for 2015, som fylgjer som vedlegg. For rekneskapen viser vi til oversiktene for: Økonomisk oversikt Drift (Rekneskap regulert budsjett oppr. budsjett og rekneskap 2014) Økonomisk oversikt Investering (Samla ikkje kvart prosjekt, sjå då skjema 2B) Anskaffelse og anvendelse av midler Avsetningar og bruk av avsetningar Skjema 1A og 1B Driftsrekneskapet fordelt på område og netto driftsutg. fordelt på område Rekneskapsskjema 2A Investeringsregneskapet Rekneskapsskjema 2B Investeringsrekneskapet fordelt på dei ulike investeringsobjekta Balanserekneskapet Spesifikasjon fond notar til balansen Kapitalkonto Lånegarantiar Detaljar for investeringsrekneskapen Detaljar for drift Detaljar for balanse Notar (viktig å lese, gir god informasjon For årsmeldinga del 1 viser vi til: Rådmannen sine kommentarar frå side 2 som har lite tilbakeblikk. Fakta 5 Organisasjon, side 6 Økonomisk driftsresultat, side 7 Netto driftsresultat, side 8 Disposisjonsfond, side 9 Lånegjeld, side 10 Driftsoversikt 2015, side 10 og 11 Sektorvis fordeling, side 12 16 Personal/HMS-arbeid, side 17-22 Politisk styring frå side 18. Frå side 22 er det oversikt over saker som kommunestyret har behandla og status for oppfølginga.
I årsmelding del 11 finn ei fleire detaljar for dei ulike einingane. Oppsummering Viser til saka og vedlagde dokument. Ein bør merke seg at revisor har gjort merksam på at beløpa i årsrekneskapen viser avvik i høve til regulert budsjett. Dette var tilfelle også for 2014 rekneskapen og gjort merksam på uttalen då. Samrøystes uttale 1. Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2015 datert 22. april 2016. 2. Kontrollutvalet meiner at årsrekneskapen for Sande kommune for rekneskapsåret 2015, som består av balanse pr. 31.12.2015, driftsrekneskap som viser kr 160.988.193 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig meirforbruk på kr 3.353.164, investeringsrekneskap og økonomiske oversikter for rekneskapsåret avslutta pr. 31.12.2015, og ein beskrivelse av vesentlege anvendte rekneskapsprinsipp og andre noteopplysningar, kan godkjennast. 3. Kontrollutvalet gjer merksam på at årsrekneskapen viser avvik i høve til regulert budsjett. SAK 19/16 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERN Vedlegg Prosjektplan barnevern dat. 12.05.2016 Saksopplysningar Viser til prosjektplanen for prosjektet som er utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet vedtek prosjektplan for forvaltningsprosjektet barnevern, dat. 12.05.2016. SAK 20/16 UNDERSKRIFT AV MØTEPROTOKOLLEN Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vart vald Linda Solveig Dyrhol Møtet slutt. Olav Myklebust Linda Solveig Dyrhol Utskrift til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte Rådmann til orientering Ordførar til orientering Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS