Risikoanalyse for ansatte og elever ved Vågen læringssenter, avdelingene Holmen og Tårnet Innhold 1. Bakgrunn... 1 2. Mandat... 2 3. Sammensetning av risikoutvalget... 3 4. Risikoanalyse for ansatte... 3 4.1. Metode for risikoanalyse... 4 4.2. Resultat av risikoanalyse... 5 4.3. Risikoutvalgets vurdering av risikoanalysen fra bedriftshelsetjenesten... 5 5. Risikoanalyse for elever... 5 5.1. Risikoanalyse PPT... 5 5.2. Risikoanalyse KOST... 5 6. Risikoutvalgets konklusjon/ anbefaling... 6 1. Bakgrunn Høsten 2015 tok administrasjonen i Karmøy kommune initiativ til en omorganisering av Vågen læringssenter som er kommunens alternative opplæringsarena. Vågen læringssenter består av tre avdelinger; Holmen, Tårnet og Bøtoppen. Det er Holmen og Tårnet som blir berørt av en eventuell omorganisering og som er gjenstand for denne risikoanalysen. For nærmere beskrivelse av Vågen læringssenter og informasjon om bruk av alternative opplæringsarenaer vises det til den politiske saken. Saken har hatt følgende politiske behandling: Sak 7/16 i administrasjonsutvalget 6. april 2016 der det ble gjort følgende vedtak: Det er viktig for Karmøy kommune at driften ved alternative opplæringsarenaer oppfyller lovens krav og sikrer at elevenes rettigheter og behov ivaretas. o Ordningen med egen rektor ved Vågen læringssenter utgår. Stillingen som rektor utgår og endres til avdelingsleder. o Holmen og Tårnet slås sammen til en avdeling og får en kapasitet på ca 10 elevplasser knyttet til behov. Hovedbasen blir Holmen. Ved nyrekruttering vektlegges formell kompetanse knyttet til de nye utfordringene som denne elevgruppen har. Organiseringen trer i kraft fra oppstart av skoleåret 2017/18. o Ettersom endringene utsettes 1 år gir en de ansatte muligheten til videreutdanning for å øke sin kompetanse. o Det skal umiddelbart startes arbeid med en risikoanalyse der man ser på hvordan samlokaliseringen skal gjennomføres og hvilke alternative arenaer som skal tas i bruk, og hvilke behov skolen vil ha for de ulike lokasjonene. De ansatte skal involveres i dette arbeidet. Videre skal utredningen beskrive hvordan arbeidet med å vareta de utsatte elevene på «hjemskolen» er tenkt gjennomført. Hovedutvalg oppvekst og kultur ønsker risikoanalysen presentert i første utvalgsmøte i 2017. 1
Sak 17/16 i hovedutvalg oppvekst og kultur 6. april 2016 der det ble gjort følgende vedtak: Det er viktig for Karmøy kommune at driften ved alternative opplæringsarenaer oppfyller lovens krav og sikrer at elevenes rettigheter og behov ivaretas. Ordningen med egen rektor ved Vågen læringssenter utgår og endres til en avdelingslederstilling som blir underlagt avdelingssjef skole. Nåværende rektor bekler stillingen med samme lønn som i dag. Holmen og Tårnet slås sammen til en avdeling og får en kapasitet på ca 10 elevplasser knyttet til behov. Hovedbasen blir Holmen. Ved nyrekruttering vektlegges formell kompetanse knyttet til de nye utfordringene som denne elevgruppen har. Organiseringen trer i kraft fra oppstart av skoleåret 2017/18. Ettersom endringene utsettes 1 år gir en de ansatte muligheten til videreutdanning for å øke sin kompetanse. Det skal umiddelbart startes arbeid med en risikoanalyse der man ser på hvordan samlokaliseringen skal gjennomføres og hvilke alternative arenaer som skal tas i bruk, og hvilke behov skolen vil ha for de ulike lokasjonene. De ansatte skal involveres i dette arbeidet. Videre skal utredningen beskrive hvordan arbeidet med å vareta de utsatte elevene på «hjemskolen» er tenkt gjennomført, herunder hvordan ressursen på 3,5 årsverk skal organiseres og fordeles. Hovedutvalg oppvekst og kultur ønsker risikoanalysen presentert i første utvalgsmøte i 2017. Sak 48/16 i formannskapet 18. april 2016, vedtaket som ble gjort her er gjengitt nedenfor. Saken ble anket til formannskapet i både administrasjonsutvalget og i hovedutvalg oppvekst og kultur 2. Mandat Formannskapet i Karmøy kommune gjorde følgende vedtak: Det vises til vedlagte saksutredning samt vedtak i administrasjonsutvalget og hovedutvalg oppvekst og kultur med anke fra begge utvalgene. Karmøy formannskap vedtar: 1. Ordningen med egen rektor ved Vågen læringssenter utgår. Det opprettes stilling som avdelingsleder underlagt avdelingssjef skole i samsvar med at Vågen læringssenter ikke er en spesialskole men en alternativ opplæringsarena. Det vises for øvrig til avklaringer fra fylkesmannen. 2. Holmen og Tårnet slås sammen til én avdeling og får en kapasitet på ca 10 elevplasser tilpasset behov. Hovedbasen blir Holmen. Både formell kompetanse og realkompetanse tilpasses de utfordringer elevgruppen til enhver tid har. Bemanningen skal til enhver tid tilpasses elevgruppen. 2
3. Det gjennomføres en ROS-analyse/konsekvensvurdering for å belyse hvilke eventuelle konsekvenser en endring vil medføre for nåværende ansatte og elever. Denne analysen forutsettes framlagt for administrasjonsutvalget og hovedutvalg oppvekst og kultur før omorganiseringen iverksettes. Risikoutvalget ble satt sammen på bakgrunn av punkt tre i vedtaket med mandat om å gjøre en konsekvensutredning i forhold til hva endringer kan medføre for to grupper: 1. Nåværende elever 2. De ansatte 3. Sammensetning av risikoutvalget Medlemmene i risikoutvalget har vært: Wendy Kværnøy Nilsen, hovedtillitsvalgt Delta Jorunn Engedal, hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet Geir Allan Stava, hovedtillitsvalgt Skolenes landsforbund Trond Olav Lønning, hovedverneombud Kjetil Andreas Hansen, leder PPT Bjørn Nøttum, rådgiver oppvekst og kultur, leder av risikoutvalget I tillegg har Signy Wiksnes, rådgiver oppvekst og kultur, fungert som møtereferent 4. Risikoanalyse for ansatte Risikoanalyse av psykososiale arbeidsmiljøfaktorer for de ansatte ble gjennomført av bedriftshelsetjenesten i Karmøy kommune på oppdrag fra risikoutvalget. Rapporten forelå 10.6.2016. Det ble foretatt risikovurdering av to alternativer: 1. Samle personal og elver fra Holmen og Tårnet under ett tak 2. Fortsatt fysisk adskillelse av elever ved Holmen og Tårnet, sammenslåing til en avdeling og rotasjon av lærerressurser Videre i denne rapporten vil disse alternativene bli omtalt som henholdsvis alternativ 1 og alternativ 2. Risikoanalysen fra bedriftshelsetjenesten ligger vedlagt denne rapporten. Risikoanalysen fra bedriftshelsetjenesten har følgende konklusjon: Risikoanalysen viser at det er flere situasjoner som vil innebære potensiell høy helserisiko for ansatte ved Holmen/Tårnet. BHT anbefaler at man før en eventuell omorganisering iverksetter tiltak som får risikoen ned på et akseptabelt nivå (gult/grønt). Ved implementering av tiltak vil det være nødvendig å gjennomføre en ny risikoanalyse for å vurdere effekten tiltakene har hatt på arbeidsmiljøet. Når tiltakene blir risikovurdert og man får risikoen ned på et akseptabelt nivå, vil neste steg være å utarbeide HMS rutiner som beskriver hvordan man skal sikre et akseptabelt psykososialt arbeidsmiljø. Beskrivelse av når avvik skal registreres vil være nødvendig for å sikre at man får informasjon om hva som kan jobbes videre med for å forbedre det psykososiale arbeidsmiljøet. Dette vil sikre internkontroll og kvalitetssikring av egne rutiner. 3
4.1. Metode for risikoanalyse I risikoanalysen som er gjennomført har personalet ved Holmen og Tårnet identifisert i alt 19 uønskede hendelser. Hendelsenes sannsynlighet (hvor ofte de oppstår) og konsekvens (personskade) er vurdert enkeltvis etter tabellen nedenfor. De uønskede hendelsene har blitt vurdert med hensyn til iboende risikoer, som om tiltak ikke er etablert. Vurderingene baseres på kunnskap, ansattes erfaring og skjønn. Sannsynlighet Skader på mennesker 1 Svært lite sannsynlig En gang pr. år 2 Lite sannsynlig En gang i året 3 Sannsynlig En gang i måneden 4 Svært sannsynlig En gang om dagen 5 Svært stor sannsynlighet Flere ganger om dagen Konsekvens Helseutfall 1 Svært liten Ingen personskader 2 Liten Psykisk/ fysisk personskade, uten fravær 3 Moderat Psykisk/ fysisk personskade, med fravær 4 Alvorlig Psykisk/ fysisk personskade, med fravær over 2 uker 5 Svært alvorlig Dødsfall Forholdene multipliseres med hverandre og angir risikoverdien. Verdien ses opp mot en tabell som angir akseptkriterier for risiko. Akseptkriterier for risiko ble avklart før gjennomføring av risikoanalysen. Skalaen er delt inn i følgende kategorier: Grønt = risikoverdi 0-3. Lav risiko, men risikotiltak kan vurderes Gult = risikoverdi 4-9. Tiltak må vurderes Rødt = risikoverdi 10-25. I utgangspunktet ikke akseptabel risiko Sannsynlighet 5 Svært stor sannsynlighet 4 Svært sannsynlig 3 Sannsynlig Konsekvens 1 Svært liten 2 Liten 3 Moderat 4 Kritisk 5 Katastrofalt 5 10 15 20 25 4 8 12 16 20 3 6 9 12 15 2 Lite sannsynlig 2 4 6 8 10 1 Svært lite 1 2 3 4 5 sannsynlig Denne risikoanalysen er basert på iboende risiko, det vil si at ingen tiltak er vurdert iverksatt. Akseptkriterier for risiko kan endres ved implementering av tiltak. 4
4.2. Resultat av risikoanalyse For å vurdere risiko for de enkelte hendelsene blir, som tidligere nevnt, verdien for sannsynlighet multiplisert med verdien for konsekvens. Resultatet av dette plasseres i tabellen ovenfor og viser da om risiko knyttet til den enkelte hendelsen er i grønn, gul eller rød sone. Knyttet til alternativ 1 ble det identifisert 12 uønskede hendelser. Av disse ble ni vurdert til å være i rød sone, mens 3 hendelser ble vurdert til å være i gul sone. Til alternativ 2 ble det identifisert 7 uønskede hendelser. Alle disse ble vurdert til å ligge i rød sone. 4.3. Risikoutvalgets vurdering av risikoanalysen fra bedriftshelsetjenesten Risikoutvalget har gjennomgått alle hendelser som er beskrevet og ser at det som et minimum er behov for å få fagkyndige til å vurdere forslag til tiltak på alle hendelser med en risikoverdi over 9. 5. Risikoanalyse for elever Risikoutvalget ba PPT (Pedagogisk psykologisk tjeneste) og KOST (Kontaktutvalg for spesialpedagogiske tiltak) om å foreta en risikoanalyse av en sammenslåing for nåværende elever ved Tårnet/ Holmen. 5.1. Risikoanalyse PPT PPT har gjort en helhetlig vurdering av alternativ 1: Samle alle nåværende elever på Holmen og Tårnet under ett tak og gi undervisning samlet. Vurderingen er gjort med utgangspunkt i PPT sin kjennskap til hva som må ligge til grunn for at den enkelte elev skal få et tilfredsstillende utbytte av undervisningen de mottar. Et viktig element i denne analysen har vært innholdet og anbefalingene som foreligger i de sakkyndige vurderingene av behov for spesialundervisning som er utarbeidet individuelt for hver elev. Elevene som får sin undervisning på Holmen og Tårnet inneværende skoleår har en ulik faglig og sosial fungering. Dette medfører at en sammenslåing på nåværende tidspunkt kan få uheldige konsekvenser for elevenes psykososiale miljø. Den nåværende elevgruppen på Holmen og Tårnet består per. oktober 2016 av 8 elever på 10. trinn og en elev på 9. trinn. Dersom det skulle bli iverksatt en omorganisering inneværende skoleår, vil dette komme på et uheldig tidspunkt for elevene som går i 10. klasse og dette kan derfor ikke anbefales. 5.2. Risikoanalyse KOST Risikoanalysen ble gjennomført 7.9.16. Deltakere i analysen var rektor ved Vågen læringssenter, en lærer fra hver av de to avdelingene Tårnet/ Holmen, nestleder i PPT samt rådgiver ved oppvekst og kultur. De enkelte områdene som ble avdekket ble ikke vurdert i forhold til sannsynlighet og konsekvens. 5
Hendelsene som ble avdekket ble delt inn to hovedområder. Det første området gjaldt risiko knyttet til elevenes psykososiale miljø/ relasjoner. Dette gjelder i hovedsak rettigheter elevene har etter opplæringsloven 9a. Det andre området dreide seg om risiko knyttet til kvalitet på undervisningen og elevenes læringsutbytte. En rapport fra denne risikoanalysen ligger vedlagt. 6. Risikoutvalgets konklusjon/ anbefaling Bemanningssituasjonen ved Holmen/ Tårnet har endret seg siden utvalget fikk sitt oppdrag. Tre lærere ved Holmen har sluttet. Per i dag tar to lærere ved Tårnet og en lærer ved Holmen videreutdanning gjennom «Kompetanse for kvalitet». Dette medfører at de har permisjon i 37,5 % av stillingen. Det er lyst ut to heltidsstillinger ved Vågen, men ingen er i skrivende stund ansatt. Samlokalisering av elever fra Holmen og Tårnet bør ikke gjennomføres slik elevgruppen ved Holmen/ Tårnet er sammensatt inneværende skoleår. Dette går frem av risikoanalysen som er utført for elevene av henholdsvis PPT og KOST. Alternativ 1 blir dermed ikke anbefalt gjennomført på det nåværende tidspunkt av risikoutvalget. Alternativ 2 er i risikoanalysen fra bedriftshelsetjenesten beskrevet som fortsatt fysisk adskillelse av elever ved Holmen og Tårnet, sammenslåing til en avdeling og rotasjon på lærerressurser. Risikoutvalget anbefaler at Vågen læringssenter tar utgangspunkt i hendelsen utfordringer med ulike kulturer mellom læringsinstitusjonene. Dette mener utvalget peker seg ut som en sentral utfordring for senteret. Arbeidet med dette vil etter medlemmene i risikoutvalgets mening ha effekt på flere av hendelsene som er beskrevet under alternativ 2. Risikoutvalget konstaterer at det er risikoer også ved alternativ 2. Fordelene ved en sammenslåing til en avdeling og rotasjon på lærerressurser må veies opp mot risikoen. Sammenslåing til en avdeling bør ikke by på store problemer, men rotasjon av lærerressurser kan medføre utfordringer. Hvis en velger å gå videre med rotasjon på lærerressurser vil risikoutvalget anbefale at skoleeier i samarbeid med Vågen læringssenter setter i gang en prosess for å iverksette nødvendige tiltak for å redusere risiko. Risikoutvalget foreslår følgende arbeidsgang, forutsatt at man velger å gå videre med rotasjon av lærerressurser: 1. Når bemanningen er mer stabil, settes det umiddelbart i gang arbeidet med å få risiko ned på et akseptabelt nivå. Det anbefales at arbeidet gjøres i samarbeid med Karmøy kommunes bedriftshelsetjeneste eller andre eksterne parter med kompetanse innenfor HMS-arbeid. 2. Etter at tiltakene for å få ned risikoen ved de uønskede hendelsene har fått virke tilstrekkelig lenge foretas det en ny risikoanalyse av bedriftshelsetjenesten. Resultatet legges frem for administrasjonsutvalget. Kopervik, 12.10.2016 6
Bjørn Nøttum rådgiver 7