PROSJEKTDIREKTIV Mobil videokonferanse Grønn samhandling Prosjektansvarlig: Einar Bjørn, Avdelingsdirektør, NAV Hjelpemiddelsentral Troms Prosjektleder/ kontaktperson: Sissel Hansen, Førstekonsulent, NAV Hjelpemiddelsentral Troms Prosjektperiode: fra januar til desember 2010 KORT PRESENTASJON AV PROSJEKTET Inkorporere bruk av MVK som verktøy ved veiledning og rådgivning mellom førstelinje og HMS. Samhandle og finne gode metoder. Finne områder og problemstillinger som egner seg og evaluere dette. Ha fokus på kompetansespredning, etterstrebe miljøvennlighet og effektivitet til det beste for brukerne. Presentere erfaringene for andre enheter. Det installeres mobilt videokonferanseutstyr ute i kommunene som brukes som verktøy mellom førstelinje og HMS. Terapeuter og vaktmestere skal bruke dette som verktøy og ta problemstillingene over videokonferanse med rådgivere og teknikere på hjelpemiddelsentralen ad hoc. Erfaringer dokumenteres underveis. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET NAV Hjelpemiddelsentral Troms (heretter HMS) opplever at ressurssituasjonen hos HMS og førstelinjen kan være til hinder for optimalt samarbeid om gode brukerløsninger. Det er stor avstand mellom HMS og kommunene den dekker. HMS ser derfor en nytteverdi i et verktøy som kan brukes uavhengig av avstand, infrastruktur/digital infrastruktur. Dette for å sikre brukere et effektivt og kvalitativ godt tilbud i formidlingen av hjelpemidler. Førstelinjen trenger veiledning av HMS på behov/muligheter, når det gjelder kartlegging, etterarbeid og teknisk bistand. Ved bruk av mobilt videokonferanseutstyr (heretter MVK) kan det jobbes mer der og da. Eventuelle avklaringer om hva som faktisk er mulig kan gjøres på et tidlig stadium. MVK kan brukes i planleggingen av utreise til kommunene. HMS kan ta med seg utstyr og hjelpemidler på bakgrunn av en visuell kommunikasjon i forkant av besøket. Utstyret kan også brukes når en rådgiver/tekniker er ute og trenger en annen rådgivers og teknikers synspunkt der og da. Demonstrasjon av utstyr og avklaring av eventuelle misforståelser gir en kvalitetssikring av hjelpemiddelutstyret ved bruk og justering. Hyppig mobil samhandling kan forhindre at hjelpemidler i verste tilfeller blir stående ubrukt på grunn av manglende kunnskap om hjelpemidlet hos førstelinjen. Bruk av MVK ved reparasjoner og vedlikehold bidrar til kompetansespredning og reparasjonen kan skje der og da. Vurderinger kan skje mer nøyaktig på bakgrunn av visuell kommunikasjon. Ved teknisk bistand kan små justeringer gjøres ute i kommunene og HMS kan bestille og sende ut deler i stedet for at hjelpemiddelet sendes inn til reparasjon. Slik unngår man at bruker må være uten hjelpemiddelet i en lengre periode.
MÅLGRUPPE Hjelpemiddelbrukere. Førstelinje og Hjelpemiddelsentralen. MÅL Hovedmål: Finne en god metode for bruk av mobilt videokonferanseutstyr i samhandling mellom førstelinje og HMS. Effektmål: Kvalitativt bedre, tidseffektiv, miljøvennlig rådgivning/veiledning mellom HMS og førstelinjen. Kompetansespredning og samarbeid mellom HMS og førstelinjen. Resultatmål: Lage metodikk og rutiner for bruk av mobilt videokonferanseutstyr i veiledning og rådgivning som skal presenteres for de andre hjelpemiddelsentralene. Inkorporere mobil videokonferanse i arbeidsmetoden til førstelinje og HMS. Delmål: 1) Teste ut og finne aktuelt MVK. 2) Gjennomføre opplæring i bruk av MVK. 3) Ta MVK i bruk. 4) Evaluere bruk av MVK ved ulike typer problemstillinger. 5) Utvikle fruktbare arbeidsmetoder ved kartlegging, etterarbeid og teknisk bistand. 6) Sluttevaluere bruk av MVK. 7) Lage rutineskriv for bruk av MVK. 8) Lage et medium som formidler MVK som verktøy i veiledning og rådgivning
SUKSESS- OG RISIKOFAKTORER HVA Utdyping av den identifiserte risikoen Risikovurdering S K R Beskrivelse / eventuelle tiltak Brukere Begrensninger i forhold til å bli filmet/streamet. Ivareta etikk. 2 2 4 Liten sannsynlighet og konsekvens, men viktig at prosjektet har brukerfokus. Lite brukervennlige løsninger Teknologi Lite brukervennlige løsninger som skaper frustrasjon, eller tar opp mye tid. Ikke tilgang til nett (3G WLAN) Ikke tilgang til NAV sin VK-server 2 4 8 2 2 4 3 5 15 Prosjektet informerer tilstrekkelig til at bruker blir trygg i situasjonen. Liten sannsynlighet for at løsningene ikke skal bli brukervennlige. Moderat konsekvens. Utfordringen vil være å finne en løsning med lav brukerterskel, som oppleves som tidsbesparende for 1.linja, samt god opplæring i bruk av løsningen. Liten sannsynlighet og konsekvens. Ved manglende dekning kan alternative tilkoblingsmuligheter benyttes, for eksempel installasjon av WLAN hos bruker evt. kommunikasjon via satellitt. Moderat sannsynlighet for at prosjektet ikke får tilgang til NAV sin VK-server. Konsekvensen vil være høy, da alternativer ikke vil være tilgjengelig (problematikk i forhold til kryptering og sikkerhet). Økonomi Personell Kunne se at det sparer økonomi og tid. Jobbe effektivt. Fokus på økonomi for 1.linja og HMS etter prosjektperioden 2 3 6 Beslutning ligger utenfor prosjektets myndighetsområde, men prosjektets gevinst må synliggjøres for NDU. Liten sannsynlighet og moderat konsekvens. Prosjektets utfordring vil være å synliggjøre gevinst i forhold til reisekostnader og tid, sett i forhold til investeringskostnader på utstyr. Moderat sannsynlighet for at dette skjer, konsekvensen ansees som liten. Personell må være tilgjengelig, ha kompetanse, videreføre kompetanse og kunne sette av tid 3 2 6 Nøkkelpersoner kan slutte. Kritisk dersom det kun er en person en er avhengig av. Tiltak vil være å ha minst to personer ved hver enhet som bør kunne anvende løsningen i det daglige, og være i stand til rask kompetanseoppbygging av nye personer. Sannsynlighet 1. Meget lite sannsynlig 2. Lite sannsynlig 3. Moderat 4. Sannsynlig 5. Nesten sikkert Konsekvens: 1. Ubetydelig 2. Lav 3. Moderat 4. Alvorlig 5. Svært alvorlig
PROSJEKTORGANISERING Styringsgruppe: Herbjørg Fagertun, Enhetsleder Helse og Sosial, Nordreisa kommune Ragnar Olsen, Konsulent, Harstad kommune Laila Edvardsen, Samarbeidsforumet av funksjonshemmedes organisasjoner (SAFO) Einar Bjørn, Avdelingsdirektør NAV Hjelpemiddelsantral Troms Siv Einan, NAV NONITE Prosjektgruppe: Prosjektleder Sissel Hansen, HMS Ragnar Olsen og Gisle Forsaa, Harstad kommune Sven Hansen og Helene Hansen, Nordreisa kommune Elisabeth Kollnes og Åse Seljebu, HMS AKTIVITETER Opplisting av Milepælene: MP1: Opplæring av utstyr i kommunene MP2: Justere prosjektets aktiviteter MP3: Få utstyr, linjer og abonnement på plass i kommunene. MP4: Dokumentere erfaringene MP5: Presentere prosjektet MP6: Prosjektrapport Aktivitetsplan med milepæler Måned 2010 Ansvarlig MP / Aktivitet J F M A M J J A S O N D Prosjekteier Avtalemøte mellom HMS og NONITE Prosjekteier Inngå kontrakt Prosjektleder MP 1 // Opplæring av utstyr i kommunene Prosjekteier MP 2 // Justere prosjektets aktiviteter Prosjekteier Prosjektstyremøte Prosjektleder MP 3 // Få utstyr, linjer og abonnement på plass i kommunene Prosjektleder Lage informasjonsskriv til brukere og evalueringsskjema. Prosjektleder Opplæring av HMS-rådgivere på videokonferanse Prosjektleder Bruke utstyret Prosjektleder Prosjektgruppemøte Prosjektleder MP 4 // Dokumentere erfaringene Prosjektleder Lage presentasjoner av prosjektet Prosjektleder Prosjektgruppemøte Prosjekteier Prosjektstyremøte Prosjektleder MP 5 // Presentere prosjektet Prosjektleder Skrive prosjektrapport Prosjekteier Prosjektstyremøte Prosjektleder MP 6 // Prosjektrapport
INFORMASJONSPLAN Presenteres på NONITE konferanse 16. og 17. nov 2010, HMS og prosjektkommunene. Presenteres i styringslinjen: Hjelpemidler og tilrettelegging. Nett Kontakten, HMS informasjonsblad. Brosjyre BUDSJETT Søknad Egeninnsats 1. Reisekostnader 31 000 (2 prosjektgruppemøte, 1 styringsgruppemøte) 2. Opplæring 3 500 (bruk av utstyr i kommunene) 3. Linjer, abonnement og spesialutstyr 60 000 (blant annet 3 måneder satellitt leie, 3 x mobilt bredband, to fast installasjoner og lisenser) 5. Presentasjon 5 500 (brosjyre produksjon) 6. Arbeidstid HMS og KOMMUNENE (50 timer x 6 personer) 135 000 (møter, kommunikasjon, evaluering) 7. Styringsgruppe (møte 4 personer) 9 450 8. Prosjektleder (100 timer) 45 000 Sum NONITE HMS/KOMM Beregning av egeninnsats nedenfor. Totalsum 100 000 189 450 Egeninnsats beregning Nordreisa kommune Harstad kommune HMS-Troms Prosjektleder 100 timer Styringsgruppen Nordreisa kommune 1 person 450 kr pr time 7,5 3375 Harstad kommune 1 person 450 kr pr time 7,5 3375 SAFO 1 person 450 kr pr time 3 1350 HMS-Troms 1 person 450 kr pr time 3 1350 Totalt for 189450