Nye Lindesnes Leveransemal/-skjema delprosjekt (Oppdatert prosjektledersamling10.10.18) Arbeidsgruppe internkontroll og informasjonssikkerhet [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: [dato] [navn] [navn] Beslutning: [Avsluttes/starte gjennomføring/ øvrige vurderinger må gjøres,] Bemanning av neste fase: Signatur (prosjekteier): Neste fase ferdig: [Dato]
1 INNLEDNING Det pågår 27 delprosjekter i kommunereformprosjektet nye Lindesnes pr september 2018. De fleste av disse er har vært gjennom - eller er i konseptfasen. I konseptfasen klarlegges delprosjektets hensikt og mandat, og da gjennomføres en kartlegging av dagens oppgaver, rutiner, ressurser mv. for det tjenesteområdet/ arbeidsområdet delprosjektet gjelder. De fleste delprosjektene er nå klare for planleggingsfasen, og prosjektleder ønsker med dette dokumentet/skjemaet å bidra til en enkel og god gjennomføring av denne fasen. Behov Prosjektidé Problem De 27 delprosjektene kan grupperes i 2 hovedtyper: Delprosjekter som har en egen (politisk) styringsgruppe eller som er tverrgående (sektorovergripende) (8 stk.). Disse delprosjektene er nå stort sett allerede i gjennomføringsfasen. Delprosjekter som koordineres av ett av de 4 prosjektstyrene (19 stk.). Disse er stort sett i eller klare for planleggingsfasen. Dette dokumentet/skjemaet gjelder i hovedsak disse delprosjektene. Dokumentet/skjemaet er utarbeidet for å angi hva planleggingsfasen må drøfte og beskrive som en forberedelse til gjennomføringsfasen. For enkelte delprosjekter er det allerede utarbeidet god dokumentasjon som er tilstrekkelig for å gå i gang med gjennomføringsfasen. For andre delprosjekter kan dette dokumentet/skjemaet ses på som en «bestilling» til delprosjektets planleggingsfase, og som en forutsetning for å kunne gå inn i gjennomføringsfasen. Planleggingsfasen skal for de fleste delprosjektene være gjennomført i løpet av 2018, slik at gjennomføringsfasen kan startes på nyåret 2019. Side 2 av 11
2 TEMAER SOM BØR VÆRE OMFATTET AV PROSJEKTFORSLAGET FRA KONSEPTFASEN, OG SOM MÅ BEARBEIDES OG BESVARES GJENNOM PLANLEGGINGSFASEN Fyll ut de feltene som er relevante for delprosjektets ansvarsområde. Spørsmålene/tema gjelder for hvordan den nye kommune planlegges. Spørsmålene besvares kortfattet og enkelt. 2.1 Tjenesteområde/oppgaver i delprosjektet 2.1.1 Beskrive hvilke oppgaver/produkter/tjenester delprosjektet omfatter Arbeidsgruppen for internkontroll og informasjonssikkerhet skal komme med: Forslag til system og verktøy for kvalitets/internkontroll-system, inkludert behov for verktøy. Forslag til system for risiko- og sårbarhetsanalyse (inkludert verktøy) Forslag til system for årshjul (inkludert verktøy) Videre skal arbeidsgruppen: Samordne anbefalinger med arbeidsgruppen for økonomi som skal utarbeide forslag til system og verktøy for virksomhetsstyring. Gi innspill til organisering av administrative ressurser som er nødvendig for god internkontroll. Koordinere arbeidet med prosedyrer og reglementer som gjøres innen de ulike fagområdene frem til ny ledelse tar over. Løfte nødvendige avgjørelser til prosjektledelse. Arbeidet med informasjonssikkerhet ivaretas av en egen arbeidsgruppe som jobber parallelt. Informasjonssikkerhet og personvern henger sammen og endelige anbefalinger bør samordnes. Foreløpig ser det ut til at anbefalingene knyttet til personvern og generell informasjonssikkerhet vil være sammenfallende. 2.1.2 Oversikt brukergrupper (internt/eksternt) Primært vil brukergruppene være interne. Alle medarbeidere i nye Lindesnes må ha kjennskap/tilgang til kvalitetssystemet og ha mulighet for å melde avvik. I tillegg vil det kunne være eksterne brukere/interessenter. Fylkesmannen, tilsynsorganer og revisjon vil være aktører som har interesse av kommunens kvalitets- og internkontrollsystem. Innbyggere og politikere vil ikke være direkte brukere av systemet, men det kan være aktuelt å rapportere f.eks. nøkkeltall til politisk nivå. God internkontroll er et lovkrav og en forutsetning for tillit mellom politikk og administrasjon og mellom innbyggere og kommunen. 2.1.3 Mulige framtidige scenarier (se litt i krystallkula) Ny kommunelov tydeliggjør kravene til internkontroll. Utviklingen vil trolig fortsette i retning av strammere krav, generell rettsliggjøring av samfunnet, økte krav til standard, mer åpenhet og innsyn og økt tilsyn og kontroll. Dette gir økt behov for at kommunen har et godt og betryggende internkontroll, kvalitets- og styringssystem. Side 3 av 11
2.2 Forslag til organisering av ny sektor/enhet/fagområde 2.2.1 Forslag til ny struktur med begrunnelse (ut fra dagens økonomiske rammer) I dokumentet om administrativ organisering er det forutsatt at utvalgte stabsressurser skal organiseres etter et matriseprinsipp. Vi tenker at dette også bør gjelde for arbeidet med kvalitet- og internkontrollsystem, samt virksomhetsstyring. Internkontroll må etter vår vurdering være et linjeansvar der hver leder har ansvar for egen virksomhet. Stabsressursene må organiseres på en måte som sikrer nødvendig støtte og koordinering. Dette blir tilsvarende som for økonomi og personalansvar der ansvar og myndighet ligger ute, mens «controller»- funksjon og veiledning ligger sentralt. Organisering av ulike stabsressurser bør ses i en sammenheng. Virksomhetsstyring, internkontroll, controller-funksjon økonomi, regnskap, lønn, HR osv. er alle fagområder der det bør vurderes samlet hva som legges ut i linjen og hva som samles sentralt. Vi støtter tanken om en matriseorganisering av disse funksjonene der sentrale ressurser og ressurser ute ses i en sammenheng. Internkontroll bør i størst mulig grad integreres med daglig drift og med daglig virksomhetsstyring. I ny kommune anbefaler vi at medarbeidere ute i organisasjonen gis et konkret ansvar for internkontroll, kvalitetsarbeid og virksomhetsstyring og at disse både rapporterer til linjeleder i enheten/området og til en eller fagansvarlige i stab/støtte. De som jobber med disse oppgavene bør danne et team som samarbeider innenfor formelle rammer og møtes jevnlig. I tillegg til ressurser som jobber med internkontroll, kvalitetsarbeid og virksomhetsstyring som fag bør det i nye Lindesnes være dedikerte ressurser med kompetanse på forvaltning av IKT-verktøy. Mye av dette ligger i dag i DDV, men Compilo er et eksempel på et system vi må ha en viss kompetanse på i eget hus. Tilsvarende vil gjelde andre fagsystem og tilstrekkelig med kapasitet og kompetanse på forvaltning av disse er viktig både i forhold til generell internkontroll og ikke minst informasjonssikkerhet. Ressursene som skal jobbe med kvalitetsarbeid, internkontroll og virksomhetsstyring kan gjerne ses i sammenheng med andre oppgaver, eksempelvis: - Beredskap - Hms - HR - Økonomi - Innovasjon, LEAN - Informasjonssikkerhet - Informasjon og kommunikasjon - Eiendomsskatt Vi mener også det er viktig å unngå at enkeltpersoner alene sitter på ansvaret for oppgavene. For å redusere sårbarhet og skape et fagmiljø kan det tenkes en løsning der en medarbeider har et hovedansvar/fagansvar mens andre bidrar og kan overlappe. 2.2.2 Svar på relevante føringer fra intensjonsavtalen Effektivitet: Lokal identitet: Side 4 av 11
Framtidsansvar: Andre føringer fra intensjonsavtalen: Intensjonsavtalen inneholder ambisiøse mål om tjenestekvalitet og forsvarlig kommuneøkonomi. Dette vil stille krav til gode systemer for kvalitet, virksomhetsstyring og internkontroll. 2.2.3 Endringer fra tidl. strukturer / hvordan skal dette håndteres? Mandal Mandal kommune har jobbet formalisert med virksomhetsstyring, kvalitetsutvikling og internkontroll i flere år. Erfaringene tilsier at et formalisert system er helt nødvendig og at det må settes av tilstrekkelig med ressurser til arbeidet. Samtidig har det vært utfordrende å binde disse prosessene sammen med daglig drift og integrere det med virksomhetsstyringen. I Mandal skal ROS-analyser være en del av enhetenes internkontroll. Det varierer hvordan dette gjøres og dokumenteres. Erfaring fra Mandal tilsier at man bør bruke et standardisert verktøy til å gjennomføre og dokumentere ROS- analyser. Modul for planlegging av årshjul er anskaffet av Mandal kommune men ikke tatt i bruk. Flere ledere har ønsket et slikt verktøy. Marnardal: Marnardal kommune har over tid implementert og utviklet Kvalitetslosen senere Compilo som det overordnede kvalitetssystemet i kommunen. Det er etablert strukturer og definert brukere med forskjellige tilganger alt etter funksjon og administratorer. Systemet skal videreføres i ny versjon og dette vil lette håndteringen av endringer. Primært vil endringen ref anbefalingen bety at enkelte medarbeidere få definert et større ansvar for internkontroll. Ansvar og roller vil bli mer formalisert og tydelig noe som vil være nødvendig i en ny og større organisasjon Lindesnes: Lindesnes kommune utviklet i 2013 et felles intranett for alle ansatte, som også er portalen for kommunens Internkontroll og kvalitetssystem IKKS, som ble formalisert i samme periode. Dette er et ledelsesverktøy, arbeidsverktøy for bruk av relevante og oppdaterte dokumenter, lovverk og nettsider, system for avviksmeldinger etc. samt en informasjonskanal. Organiseringsformen gjør kvalitetssystemet kjent og enkelt tilgjengelig for alle ansatte. Den enkelte har ansvar for å sette seg inn i systemet og avviksdelen. Roller og ansvar er forøvrig fordelt. 2.2.4 Risikovurdering (Scenarier/konsekvens/sannsynlighet/forebyggende tiltak) Når tre kommuner skal bli til en innebærer dette også at tre tradisjoner, kulturer og måter å gjøre ting på skal samkjøres. Dette gir en risiko i seg selv og øker behovet for gode rutiner og styring av virksomheten. Side 5 av 11
2.2.5 Vurdering av alternative forslag til ny struktur (økonomiske konsekvenser og fordeler og ulemper ved de ulike modellene) Vi har foreslått en matriseorganisering med noen ressurser i stab og noen ressurser ute i linjen. Alternativt kan det tenkes modeller der alt internkontrollarbeid skjer ute i linjen eller sentralisert i stab. Vi mener dette ikke er realistisk og har ikke utredet dette nærmere. Vår anbefaling samsvarer med føringen som er gitt om å tenke matriseorganisering. 2.3 Gevinstoversikt for ny sektor/enhet/fagområde 2.3.1 Beskrivelse av gevinster Stikkord / aktuelle gevinster: Fravær av uønskede hendelser og økt grad av måloppnåelse. Rådmannen sover godt om natta Økonomisk kontroll Økt kvalitet og færre feil Opprettholde godt omdømme Innbyggere har tillit til nye Lindesnes Bidrar til kompetanseheving og utvikling (lære av feil, avdekke utfordringer som bør gjøres noe med mm) 2.3.2 Forutsetninger inkl. behov for samhandling/bistand fra andre utenfor egen sektor/enhet/fagområde Vi mener virksomhetsstyring, internkontroll og kvalitetsarbeid må integreres med daglig virksomhet. Matriseorganisering bidrar til dette. Bør også gjenspeiles i f.eks. lederavtaler hva som forventes av en leder. 2.3.3 Gevinstansvarlig 2.3.4 Måleindikator(er) Antall avvik, eventuelt alvorlige avvik. Omdømme, målt gjennom f.eks. innbyggerundersøkelse og brukerundersøkelse Medarbeiderundersøkelse Sykefravær Budsjettavvik Fravær av avvik påvist gjennom tilsyn (lovbrudd) Oppfølging av avvik. 2.3.5 Risikovurdering (risiko for at gevinster ikke kan tas ut). Fravær av god ledelse Forankring hos toppledelse Manglende kulturbygging Side 6 av 11
Kapasitet og kompetanse Verktøy som ikke fungerer Side 7 av 11
2.4 Bemanningsplan for ny sektor/enhet/fagområde 2.4.1 Forslag til ny organisering Årsverk Turnus Kompetansefordeling og -behov mm. Vi mener antall årsverk bør drøftes i en sammenheng med andre fagområder. Generelt mener vi en person alene ikke bør ha ansvar for viktige oppgaver i kommunens virksomhetsstyring enten dette er i en enhet eller sentralt. 2.4.2 Begrunnelse 2.4.3 Endringer fra tidl. organisering / hvordan skal dette håndteres? Mange av oppgavene som vil måtte gjøres i ny kommune gjøres allerede i dag uten at det er formalisert. Vi tror derfor ikke det nødvendigvis må opprettes mange nye stillinger for å oppnå et godt internkontrollsystem og god virksomhetsstyring. Arbeidet som i dag gjøres bør derimot formaliseres og noen formelle roller bør besettes. Side 8 av 11
2.5 Interkommunale samarbeid og løsninger for ny kommune 2.5.1 Oversikt tidligere samarbeid (i én eller flere av kommunene) Nettverk med andre lokale kommuner om bruk og utvikling av Kvalitetslosen/Compilo. 2.5.2 Begrunnet forslag til ny løsning i egen kommunal regi eller gjennom interkommunalt samarbeid. Vi anbefaler at eksisterende nettverk videreføres. Når det anskaffes felles verktøy for DDV-kommunene bør det tilstrebes samarbeid og nettverk om drift og utvikling med disse kommunene. 2.6 Digitale løsninger for ny sektor/enhet/fagområde koordinert med overordnet digital strategi 2.6.1 Aktuelle områder for digitalisering Det er besluttet å bruke Compilo kvalitets- og avvikssystem de første årene i ny kommune. Vi anbefaler at også modulen for ROS-analyser prøves ut som verktøy for hele kommunen. DDV gjennomfører høsten 2018 en anskaffelse for nytt system for virksomhetsstyring. Dette vil også ha en sentral plass i forhold til internkontroll. Dersom det også skal anskaffes et verktøy for årshjul anbefaler vi at dette avventes noe og at Compilos modul vurderes. Den er nå under endring. Behovet må vurderes opp mot funksjonaliteten som ligger i verktøyet for virksomhetsstyring og behovet i organisasjonen. 2.6.2 Ideer for hvordan digitaliseringen (2.6.1) kan gjennomføres. 2.6.3 Forutsetninger (bistand fra andre, tekniske endringer, mv.) Side 9 av 11
2.7 Plan for samordning og iverksetting av reglement og/eller rutiner for ny sektor 2.7.1 Plan for innføring Forslag til milepælsplan: 1.1.2019: Compilo er klargjort slik at dokumenter fra delprosjektene / ny organisasjon kan legges inn. Arbeidsgruppen gir føringer for arbeidet. 2019: alle delprosjektledere og nye linjeledere som ansettes har ansvar for at egne rutiner og prosedyrer blir utarbeidet, dokumentert i Compilo og kommunisert til aktuelle ansatte. Ressurspersoner i internkontrollarbeidet ute i linjen pekes ut og starter arbeidet med sine oppgaver. 1.1.2020: Nye Lindesnes har et tilfredsstillende system for internkontroll på plass. Alle ansatte har tilgang til Compilo og har fått informasjon om hva de finner der og hvordan man melder avvik. Videre fra 1.1.2020: Kontinuerlig videreutvikling og forbedring av system og verktøy. Arbeide for at internkontroll og kvalitetsarbeid blir en integrert del av virksomhetsstyringen. Opplæring av ansatte og ledere, arbeid med avvikskultur. 2.7.2 Begrunnelse Fremdrift for arbeidet med internkontroll må tilpasses fremdrift i ulike delprosjekt og organisering av den nye kommunen. Fremdriften vil kunne variere innen ulike delprosjekt og delprosjektene har ulike behov. Det som er avgjørende er at det fra 1.1.2020 finnes et «godt nok» internkontrollsystem for den nye kommunen og at alle ansatte er kjent med Compilo. 2.7.3 Beskrivelse av nødvendige tilpasninger fra dagens reglementer / hvordan gjennomføres endringene? Vil variere innenfor ulike delprosjekt og fagområder. Lederne i ny organisering må ha ansvaret for egen internkontroll, herunder hvilke rutiner, reglementer og prosedyrer som trengs og nivået på disse. 2.7.4 Risikovurdering Risiko for at forventingene til nye ledere innen internkontrollområdet ikke kommuniseres godt nok ut. 2.7.5 Plan for innføring Side 10 av 11
2.8 Plan for samordning av planverk for sektoren 2.8.1 Begrunnet forslag til løsning Mandal har i dag i noen grad formalisert sitt internkontrollsystem og knyttet dette mot virksomhetsstyring. Vår anbefaling er at det utarbeides en skriftlig dokumentasjon om hvordan man i nye Lindesnes jobber med kvalitetsarbeid, internkontroll og virksomhetsstyring. Dette knyttet opp mot lederavtaler slik at det blir en sammenheng. Arbeidsgruppen kan utarbeide et utkast, som så vurderes i sammenheng med rutiner for blant annet virksomhetsstyring. 2.8.2 Begrunnelse Vi mener det er viktig at internkontrollsystemet formaliseres. 2.8.3 Implikasjoner / hvordan skal dette håndteres 2.8.4 Risiko 2.9 Iverksetting av planene for delprosjektets ansvarsområder 2.9.1 Hva må iverksettes og i hvilken rekkefølge? (Tidsplan) 2.9.2 Milepæler 2.9.3 Hvilke aktiviteter har avhengigheter til andre delprosjekter? 2.10 Samarbeid/samspill med andre sektorer/enheter/ fagområder 2.10.1 Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som får tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «leveranser» er avstemt med disse. 2.10.2 Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som lever tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «behov» er avstemt med disse. Side 11 av 11