Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: Navn på initiativ: Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap A3.3 Kontoplan Ressursgruppe tilknyttet A3.3 Kontoplan Arne Henrik Lukashaugen, leder for A3.3 Kontoplan Nina Hauge, prosjektleder Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap 29.11.2018 Ressursgruppe tilknyttet leveranse A3.3 Kontoplan Bakgrunnen for initiativet: På grunnlag av organiseringen skal det innen 31.1.19 utarbeides detaljert struktur for ansvarskontoplanen for hvert kommunalområde/sektor/direktørområde. Alle nivåer i organiseringen skal defineres og gis nummer og presise navn. Mange delprosjekt og leveranser er avhengig av en ferdig kontoplan tidlig i 2019 og en ferdig ansvarskontoplan til 31.1.19 Kontoplangruppa har behov for å knytte til seg en ressursgruppe som består av en person pr. direktørområde som kan bistå og ivareta en del oppgaver i forbindelse med å utarbeide ansvarskontoplan og tjenesteoversikt. Ressursgruppa må være i drift fra 1.12.18 og ut 2019. Når ansvarskontoplanen er på plass vil ressursgruppas ansvar og oppgave være å kommunisere og melde fra om evt. endringer i forhold til både organisasjonskartet og navn gjennom 2019. Ressursgruppa vil være bindeleddet mellom direktørområde og kontoplangruppa.
1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Viser til mandat for A3.3 Kontoplan 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Viser til mandat for A3.3 Kontoplan 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? På grunnlag av organiseringen skal det innen 31.01.19 utarbeides detaljert struktur for ansvarskontoplan og tjeneste for hvert kommunalområde/sektor. Alle nivåer i organiseringen skal defineres og gis nummer og presise navn. Alle ansvar der det skal være ansatte skal i egen regnearkmodell (kommer fra kontoplangruppa) merkes med gul bakgrunnsfarge. Oppbygging av rapporteringsstruktur (ressursgruppa lager dette): Rapporteringsnivå 1«sektor» kobles fra rapp nivå 2 Rapporteringsnivå 2«virksomhetsområde» angis med 2 siffer. Kobles fra rappnivå 3 Rapporteringsnivå 3 «enhet» angis med 4 siffer. Kobles fra «Ansvar» Ansvar skal ha 6 siffer. 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda 30.01.2018. 2 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda 30.01.2018.
2.2 Tidsrammer Senest dato for oppstart: Senest dato for avslutning: Viktige datoer 1.12.18 Begrunnelse: Ferdig ansvarskontoplan innen 31.1.19 31.12.19 Begrunnelse: Må bistå kontoplangruppe ved evt. endringer inntil ny kommune er i drift Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Orientering i programledelsen v/prosjekteier Ferdig forslag til mandat for ressursgruppe fra A3.3 Kontoplan og A3.7 ERP Presentasjon av mandat og opplegg for økonomigruppa i v/arne Henrik Lukashaugen Mandat til orientering i prosjektrådet 23.11.2018 23.11.2018 30.11.2018 7.12.2018 Programledelsen orienteres om mandatet 14.12.2018 Prosjekteier godkjenner mandat 14.12.2018 Beskrivelse: Ferdig detaljert struktur for ansvarskontoplan og tjeneste for hvert kommunalområde/sektor. Alle nivåer skal defineres og gis nummer og ha presise navn. Bistå og være kontaktpunkt mellom direktør og kontoplangruppa frem mot 1.1.20 i forhold til endringer og justeringer som har innvirkning på kontoplan. 31.1.2019 Periode: 31.1.2019 31.12.2019
2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: Ikke kostnader utover intern tidsbruk Finansiering: Kommentar: 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja Kommentar til svaret: Nei X ROS-analyse vurderes i A3.3 Kontoplan
4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? Organisering Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og dets leveranser? A3.3 Kontoplan A3.7 ERP Deretter føler en rekke avhengigheter videre av disse to delprosjektene/leveransene.
5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. Programledelsen Økonomigruppa, A3.3 Kontoplan A3.7 ERP 6) Organisering og roller 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap Organisasjon, personal og stab Helse og Mestring Samhandling og innovasjon Miljø, byutvikling og teknisk Kultur, frivillighet og innbyggerdialog Oppvekst og læring 6.2 Tillitsvalgte HS-stab, 10 timer Randi Bentsen 10 timer Søren Sverdrup Lund 50 timer Kristin Skjelbred 10 timer Randi Bentsen 35 timer Marit Borgenvik 20 timer Øyvind Stenvik Andersen 30 timer Ole Petter Ingvaldsen Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Kommentar til svaret: Ja Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Nei x Dette er en ressursgruppe knytta opp mot eksisterende leveranse A3.3, ikke eget delprosjekt/leveranse der det er aktuelt å sette inn tillitsvalgte.
6.2 Brukere Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Skal det involveres brukere i arbeidet? Ja Nei x Kommentar til svaret: Ikke aktuelt