VISMA Contracting NYHETER OG FORBEDRINGER VERSJON 5.01 Oslo, desember 2011. Velkommen til versjonsbrevet til Visma Contracting. Denne versjonen inneholder hovedsakelig nødvendige endringer for lønns- og trekkoppgaver og skattetabeller, samt korreksjoner av noen innmeldte feil og ønskede utvidelser. Vi anbefaler at du leser versjonsbrevet nøye før du tar systemet i bruk, da kan du raskt komme i gang med å ta i bruk de nye mulighetene denne versjonen gir. Installasjon: NB! Installasjonen må kun foretas med en bruker inne i systemet, alle andre må logge seg ut. Tips: Hvis dere kjører i et nettverk og Visma Contracting kan kjøres fra deres server, vil konverteringen gå mye raskere. Visma Document Center Kjøres Visma Document Center må Visma Workflowserver som går som en tjeneste på serveren stoppes før installasjon av Contracting. Viktige punkter som må gjennomgås etter installasjon: Hvis dere får feil etter installasjonen kan det skyldes at deres server har låst noen datafiler. (Dette kan skje ved at Visma Contracting ikke er avsluttet på normal måte et sted.) Før dere ringer til support: Lukk alle programmer, start server på nytt og installer på nytt. I stedet for å starte server på nytt kan en kjøre administrative rutiner på server og sjekk åpne filer. Lukk alle åpne filer på område Contracting. Visma Document Center Kjøres Visma Document Center må Visma Workflowserver som går som en tjeneste på serveren startes etter installasjon av Contracting. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.20 1
Nyheter og forbedringer Visma Contracting 5.01 Lønn Lønns- og trekkoppgave Det er i år ingen endringer på årsoppgave, men det er lagt ut ny blankett med nytt årstall. Imidlertid er to L&T-koder borte fra Lønns- og trekkoppgavene, og nye blanketter for Lønns- og Trekk-oppgaver legges ut. Disse importeres også automatisk. L&T-kodene som er fjernet er 313 og 316. De som har lønnsarter som er styrt mot disse, bør gå inn og fjerne koblingen på vedlikehold lønnsarter. Dersom man skulle glemme det, så skjer det ikke noe feil. Det er allikevel anbefalt. Vi varslet ifjor at man kom til å fase ut L&T-oppgaver for pressefals / matrise (RF-1026). Dette er gjennomført i år, og alternativet er fjernet. Lønns- og trekkoppgave - Altinn Ved bilgodtgjørelse hvor det er registrert kilometer med desimaler, rundes antall kilometer nå alltid oppover til nærmeste hele kilometer for å unngå avvisninger fra Altinn begrunnet med at satsen er for høy. Eksempel: Hvis det er registrert 67,4 km á 3,65 kr blir det 246,01 kr. Rapportert in uten desimaler blir det 67 km til 246 kr. Men deles 246 på 67 gir det en km-sats på 3,67 kr. Siden det er over grensen vil Altinn avvise oppgaven. Forhøyer vi antall km til 68 bil snittsatsen 3,61 kr og godtas av Altinn. Skattetabeller Det er lagt inn skattetabeller og -programmer for år 2012. Avdelingsnøkkel på lønnstaker Nytt felt for å legge inn avdelingsnøkkel på lønnstaker. I vedlikehold avdelingsnøkler er det en ny knapp for å vise lønnstakere med avd.nøkkel. Ved sletting av avd.nøkkel sjekkes det om denne finnes på noen lønnstakere. Ved lønnsberegning blir det avdelingsfordelt på konti (kontofordeling) utfra den avdelingsnøkkelen som ligger på lønnstakeren. Regnskap OCR-innlesing Ved oppdatering av OCR-fil til regnskap sjekkes det nå på avsluttet regnskapsperiode og perioden endres automatisk til neste og det gis en melding. Hvis Avtale-NR ikke finnes på hovedklient, så denne mot de andre klientene og hvis den ikke finnes så kommer melding og rutinen avsluttes. Bilagsregistrering Ved registrering av inng.faktura beholdes fortegn i beløpsfeltet hvis man går tilbake eller gjør endring. Hvis man i bilagsregistreringen registrer over 995 linjer, så vil det komme en melding som sier at denne bunten bør avsluttes og oppdateres. Dette er gjort fordi regnskapsoppdateringen i noen tilfeller har hatt problemer med at enkelte bilag IKKE er blitt oppdatert når bunten har innholdt over 1000 linjer (poster). Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.20 2
Avstemmingslister Summerer alle åpne poster på reskontro for sjekk mot saldo på konto, ikke bare åpne poster i rapportperioden. Sammenligner også med saldo hovedbok under kunder, leverandører og ansatte. Avskrivningsrutine Det ble gitt en feilmelding om at det ikke var kjørt avskrivning for hele foregående år når man hadde driftsmidler som var ferdig avskrevet og med siste avskrivningsdato eldre enn foregående år. Dette er rettet. Fakturering Registrering kontant Hvis man i kontantrutinen registrer kredittsalg på en kunde som har matrialavtale, så vi behandlingsregelen som ligger på avtalen nå virke som den gjør i faktura og pakkseddel registrering. Hvis behandlingsregel = 0 (Sats vises IKKE), så vil systemet automatisk regne ut rabatt/påslag og IKKE vise satsen. Eks. er kostpris = 60,- og påslag = 10%, så vil prisen vise 82,50 som er inkl.mva. Hvis regel = 1 (Sats vises), så vil den samme prisen 60,- vise 75,- i pris og 10% i rabatt og beløpet = 82,50 som er inkl.mva. Punktfakturering Fakturatekst kan nå hentes fra ordre. Ordre/Anlegg Behovsliste - leveringsadresse Det har vært ett sterkt ønske om å kunne velge eller endre leveringsadresse ved bestilling fra behovsliste. Dette er nå gjennomført, ved at ett felt vises med adressen for leveringsadresse. En ny knapp <Leveringsadresse> åpner ett nytt skjermbilde for å endre leveringsadresse. Endringene beholdes så lenge programmet for behovsliste er åpent. Dvs. at man kun endrer denne like før man skal sende bestillingen. Behovsliste Oppdatering av lagerdetaljer ved plukkliste Ved mottak av plukkliste dannet fra behovsliste, ble ikke lagerdetaljer oppdatert. Dette er korrigert. Utskrift jobbsedler Nytt felt for kundens e-postadresse er tilgjengelig for blanketten. Spørring Til fakturering Feil fortegn er korrigert. Utskrift pakkseddel Nye felter for saksbehandlernr og navn, samt Deres referanse er tilgjengelig for blanketten. Sammendragsrapport anlegg Ved utskrift av anleggsgupper eller typer blir nå overskrift og totaler skrevet ut. Rapport Fakturareserve Endret overføring til Excel slik at flere opplysninger vises pr linje. Noen headinger og sumlinjer er fjernet. Ordrerapport arbeid til fakturering Endret overføring til Excel slik at flere opplysninger vises pr linje. Noen headinger og sumlinjer er fjernet. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.20 3
Materialavtaler Tekst på rabattgruppe blir nå vist i vedlikehold materialavtaler. NELFO Digitalpenn Nå blir alle dokumenter slettet etter at de er skrevet til ordre, slik at de ikke blir liggende flere ganger på ordren. Autofakt Ved oppdatering av autofakt med øredifferanser på fakturaen, ble det differanse i bunten i stedenfor en postering på øreavrundingskontoen. Dette er rettet. Når man går til ordrebehandling fra hovedbildet for å opprette en ordre, endre el.l., tas ordrenummer med tilbake. Håndterminal Ved bruk av håndterminal blir det nå logget hvilke hendelser som finner sted. Ved å sette på kode for detaljert logging i Vedlikehold Systemopplysninger og arfane Håndterminal, loggføres det ned på varenummernivå. Funksjonen gjelder også for automatisk overføring fra håndterminal (HtermLi). Nye knapper er lagt inn i hovedbildet for håndterminal: <Vis logg> og <Nullstill logg>. Arbeid til fakturering Når man går fra spørring ordre til Arbeid til fakturering vises nå dato. Prisbehandling Bestilling Spørring på varer etter prisoppdatering Dato for siste prisinnlesning vises på grossisten i skjermbildet. Prisfilformat Synergo Det er et nytt fomat for prisfiler tilgjengelig på grossisten: Synergo. Se forøvrig egen dokumentasjon for beskrivelse av denne. Innkjøpsavtale Det bestilles nå med riktig innkjøpsavtale i henhold til avtale på ordre eller standard på grossist. Timeregistrering Vedlikehold timeavtaler Endret overføring til Excel. Alle opplysninger er lagt i kolonner Ny rutine for å importere timeavtaler (ny knapp). Filen som importeres, må være samme formatet som blir dannet under Til fil -rutinen i utskrift av timeavtaler (semikolonseparert fil). Når man overfører timeavtaler til Excel, dannes de samme kolonnene og man kan videre eksportere til en csv-fil for så å importere denne igjen i importrutinen. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.20 4
Varelager Snittpris Contracting er gjennomgått for å få riktig beregning av snittpris og bruk av denne på lagerbeholdning og som kostrpris. Bruk av snittpris må slås på i systemopplysninger. NB! Har snittpris vært i bruk og det eksisterer feil priser, er dret ikke sikkert at disse umiddelbart vil bli korrekte. Merking lagervare I merking lagervare og max/min-beholdning kan man nå taste inn varenr som er mindre enn 10000, men må være på 5 siffer med evt. null foran. Innkjøpsavtale på lager-behovsliste-bestilling Ved bestilling til lager via behovsliste, så ble ikke grossistens innkjøpsavtale hentet. Det er korrigert, og standard innkjøpsavtale på grossisten hentes da bestillingen dannes. Sletting lagervare Lagervarer kan nå slettes på en spesifik lokasjon. Lagerbevegelse Bokføring av lagerbevegelse overføres nå til Visma Business, Handyman Stillingsdato Stillingsperiode på 3 siffer takles nå ved import fra Handyman. Tidligere kom det feilmelding om overskridelse av stillingsdato hiv perioden var på over 2 siffer. Status på lønnskjøring Ved import endres nå status på lønnskjøring til registrering foretatt. Felter til Handyman Feltene Telefon, Kontakt og Tlf arbeid overføres nå korrekt til Handyman. SpeedyCraft Ny rutine for varetelling, nye ikoner, eksport av dokumenter til SpeedyCraft, definere gyldige lønnsarter og sjekklister for SC-kategorier og utvidet datautveksling. Se SpedyCraft v5.01.docx Ny versjon av Speedycraft må installeres. Det kommer advarsel i contracting SpeedyCraft ikke har korrekt versjon. System Systemopplysninger Ny kode for detaljert logging for Håndterminal se også Håndterminal under Ordre/Anlegg. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.20 5