BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 Saksframlegg til US via Outlook (og til andre styrer, utvalg og nemnder ved NMBU) Versjon/dato for revisjon: 02.03.2015 P360-klient: Outlook og noe Web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 02.03.2015 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet til veiledningen: Målgruppe: Innhold: Arbeidsflyt: Andre relevante brukerveiledninger: Utdypende opplysninger: Hjelpe brukerne av P360 å få registrert saksframlegg til US (og andre styrer, utvalg eller nemnder) i påvente av Utvalgsmodulen Alle brukere som fremmer saker for US (og andre styrer, utvalg eller nemnder ved NMBU) Viser hvordan man registrerer saksframlegg via notat og hvilke opplysninger som skal registreres for at det skal komme fram til riktig mottaker Ingen se evt. brukerveiledning for Arbeidsflyt Ny sak Nytt internt notat/epost med oppfølging Disse brukerveiledningene forutsetter at du har lest de grunnleggende brukerveiledningene (grønne merket med 1). Samtidig vil det være behov for å lene seg på produksjonsveiledningene (blå merket med 2).
3 Saksframlegg til US via Outlook (og til andre styrer, utvalg og nemnder ved NMBU) US-saker skal registreres på saken det hele handler om. Gjelder det budsjett 2015, så skal USsaksframlegget registreres på saken som gjelder budsjett 2015. US-saker er korrespondanse og ikke saker, og skal derfor ikke ha egne saksmapper, men følge saken det naturlig tilhører i en prosess. Det hele starter med at skal du opprette notat med oppfølging ikke velg saksframlegg-malen da denne avhenger av at utvalgsmodulen er tatt i bruk av møtesekretær (NMBU venter litt med å ta i bruk utvalgsmodulen). Siden vi bruker egen mal for US-saksframlegg, må den importeres til P360 da den ikke ligger inne blant malene riktig ennå. Søk fram saken du skal registrere i og åpne saken slik at du står på saksnivå med oversikt over tidligere korrespondanse i saken nedenfor. Klikk på det røde tittelfeltet og velg «Nytt dokument» Her må du velge «Importer fil/registrer» da US-malen ligger på Y-området under US-mappa. Klikk på «Browse», finn filen/saksframlegget på din datamaskin, dobbeltklikk på filen, og klikk til slutt på «Legg til» når filteksten synes i feltet. Den legger seg nå i linjen under. Dersom du skal ha inn flere påbegynte/ferdige vedlegg, kan du følge samme prosedyre med det samme! Klikk så på «Internt notat/e-post med oppfølging» og «OK» nederst.
Du får nå opp registreringsbildet. Klikk nederst i ruten «Vis alle felter» så ser du alle feltene som her. Husk å skjerme med tilgangskode og tilgangsgruppe dersom saksframlegget skal unntas offentlighet eller skjermes internt ved NMBU. Tittelfeltet fylles ut ved å bruke frasebibliotektet klikk på ikonet og du finner denne tittelen langt nede på listen du får opp. Erstatt klammene og teksten med riktig tekst, og legg merke til skrivemåten før du erstatter! Det er Lise Gorseth som er møtesekretær for US og hun som i realiteten skal motta disse saksframleggene, men legg saksframleggene også på Y slik Aasbø har sendt ut rutine på slik at prosessene går knirkefritt også utenfor P360. Når du er ferdig med din registrering, klikker du nederst i vinduet på «Fullfør». Dobbeltklikk på saksdokumentet ditt som du vil fortsette med
og det ser slik ut til slutt Saksdokumentet har status R for Reservert - ingenting er sendt eller ferdig (tydeliggjøres ved at du har valget «Ekspeder» aktivt). Det er bare du som kan se og får åpnet fila (utenom din leder og arkivet). I outlook har vi ikke anledning til å redigere filtittel (det kan ikke hete «mal_us-saker.docx»!), så det bør du gå innom web en for å redigere. Det samme gjelder dersom du ønsker å opprette flere nye vedlegg du må via web en (nytt dokument er ikke det samme som ny fil i P360!). Se egen brukerveiledning for registrering av US-saker i web. Klikk på teksten i det røde feltet, og du får opp følgende meny. Ved å velge «Åpne i 360» så ledes du til saken i web en! Du kan selv velge om du ønsker å jobbe videre fra web en eller om du fortsetter her i Outlook det er samme systemet med to forskjellige visningsprogrammer bare, men med flere funksjoner i web en. For å redigere innholdet i selve filen/saksframlegget, dobbeltklikker du på teksten ved siden av word-ikonet. Nå kommer du inn i wordfilen og kan skrive i saksframlegget. Velg «Rediger» når du er innom egne filer det er fort gjort å ønske og redigere noe! Det skaper ofte vansker om du forsøker å redigere i filen når du har åpnet den i «Skrivebeskyttet» modus i P360 da blir det mis-match mellom hva du sa til P360 du skulle og hva du faktisk gjør! I word - når du har skrevet det du skal lagrer du best ved å klikke på krysset øverst til høyre og svare bekreftende/positivt i alle de 3 boksene som popper opp du skal alltid lagre og sjekke inn! Du er kanskje ferdig med filen, men saksdokumentet er fremdeles i status «Reservert» og ikke sendt!
Når du er helt ferdig og klar til å sende avgårde saksframlegget til US (med evt. vedlegg), klikker du «Ekspeder». Nå har mottakere og kopimottakere fått henvendelsen i P360 (samt epost om at de har fått den dersom de har slått på ansvarsvarslingen sin). Lykke til! Ring Monica på 952 68 652 om du står fast.