Lillesand kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Lillesand kommune - kontrollutvalget Møtedato: 23.02.2015 Møtested: Møteleder: Forfall: Til stede: Leder: Varamedlem Sekretær Rådhuset, møterom ved kantina Bjørn Melbye Alexander Iversen Bjørn Melbye Signe Ann Jørgensen Kari Lise Svaleng Ivar Fahsing Ole Morten Kjendlie Alexander Etsy Jensen Forvaltningsrevisor Camilla N. Eriksrud Ordfører Enhetsleder plan, byggesak og oppmåling Enhetsleder vann og avløp (VAR) Arne Thomassen Hadle Hallingstad Roger Edvardsen Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 1/15-8/14. Lillesand, 23.02.15 Bjørn Melbye Leder Alexander Etsy Jensen Sekretær Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 91 82 75 45 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 1/15 15/165 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 24.11.14 2/15 15/170 PÅSTANDER OM UHJEMLEDE INNGREP I VERNEVERDIG MUR PÅ MØGLESTU 3/15 14/433 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - "TILPASSET OPPLÆRING OG SPESIALUNDERVISNING" 4/15 15/27 REVISORS EGENVURDERING AV UAVHENGIGHET 2015 LILLESAND 5/15 15/166 ÅRSMELDING 2014 - KONTROLLUTVALGET I LILLESAND KOMMUNE 6/15 15/167 ANDRE ORIENTERINGER I MØTE 23.02.2015 7/15 15/168 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE 23.02.2015 8/15 15/217 SELSKAPSKONTROLL - BIVA AS Side 2 av 7
Sak nr. 1/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 24.11.14 Protokollen fra møte 24.11.2014 godkjennes. Protokollen fra møte 24.11.2014 ble enstemmig godkjent. Protokollen fra møte 24.11.2014 godkjennes. Sak nr. 2/15 PÅSTANDER OM UHJEMLEDE INNGREP I VERNEVERDIG MUR PÅ MØGLESTU Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra administrasjonen til orientering. Etter ønske fra kontrollutvalget var rådmann invitert til utvalgets møte 23.02.15 for å orientere om administrasjonens håndtering av saken. I hans fravær møtte Enhetsleder for plan, byggesak og oppmåling Hadle Hallingstad og Enhetsleder for vann og avløp (VAR) Roger Edvardsen. De to enhetslederne redegjorde for administrasjonens håndtering av saken. De kunne også opplyse om at de har gitt en skriftlig tilbakemelding til bystyret knyttet til forholdene i saken. I tillegg møtte ordfører som har møte- og talerett i kontrollutvalget jf. Kommuneloven 9 nr. 4. Ordførerens tilstedeværelse bidro til å få klarhet i bystyrets intensjon i saken, og bystyrets intensjon i saken er å få åpnet veien. Videre gjorde ordføreren kontrollutvalget oppmerksom på at saken ikke er avsluttet og at administrasjonen arbeider med å finne en løsning på saken. Sekretæren satte frem slikt forslag til vedtak i møte med bakgrunn i administrasjonens redegjørelse: Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra administrasjonen til orientering. fremsatt av sekretæren ble enstemmig vedtatt. Saken legges frem uten innstilling. Sak nr. 3/15 Side 3 av 7
FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - "TILPASSET OPPLÆRING OG SPESIALUNDERVISNING" Kontrollutvalget tar tilleggsnotat fra revisjonen vedr. forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring og spesialundervisning» til etterretning. Kontrollutvalget oversender forvaltningsrevisjonsrapporten og tilleggsnotatet fra revisjonen til uttalelse i tjenesteutvalget, før saken oversendes til bystyret for endelig behandling. Innledningsvis minnet sekretæren om saksgangen mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Det ble presisert at kontrollutvalgets saker normalt skal fremmes direkte til kommunestyret for behandling jf. Kommuneloven 77 nr. 6. I saker der kontrollutvalget har innstillingsrett, har hverken administrasjonssjef eller folkevalgte organer anledning til å avgi innstilling. Kontrollutvalgets innstillingsrett er knyttet til saker hvor kontrollutvalget rapporterer resultater av sitt arbeid. Dette gjelder blant annet rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner, slik som i dette tilfellet. Videre la forvaltningsrevisor Camilla N. Eriksrud frem tilleggsnotat vedr. forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring og spesialundervisning» datert 09.02.15 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Med det oversender kontrollutvalget forvaltningsrevisjonsrapporten og tilleggsnotatet fra revisjonen til uttalelse i tjenesteutvalget, før saken oversendes til bystyret for endelig behandling. ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar tilleggsnotat fra revisjonen vedr. forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring og spesialundervisning» til etterretning. Kontrollutvalget oversender forvaltningsrevisjonsrapporten og tilleggsnotatet fra revisjonen til uttalelse i tjenesteutvalget, før saken oversendes til bystyret for endelig behandling. Sak nr. 4/15 REVISORS EGENVURDERING AV UAVHENGIGHET 2015 LILLESAND Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til etterretning. Til møtet forelå undertegnede uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og forvaltningsrevisor. Side 4 av 7
Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til etterretning. Sak nr. 5/15 ÅRSMELDING 2014 - KONTROLLUTVALGET I LILLESAND KOMMUNE Forslag til «Årsmelding 2014 - kontrollutvalget i Lillesand kommune» godkjennes som den Innstilling til bystyret: Bystyret godkjenner «Årsmelding 2014 - kontrollutvalget i Lillesand kommune» som den Sekretariatet gjennomgikk forslag til «Årsmelding 2014 kontrollutvalget i Lillesand kommune». Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Forslag til «Årsmelding 2014 - kontrollutvalget i Lillesand kommune» godkjennes som den Innstilling til bystyret: Bystyret godkjenner «Årsmelding 2014 - kontrollutvalget i Lillesand kommune» som den Sak nr. 6/15 ANDRE ORIENTERINGER I MØTE 23.02.2015 Behandlinga i Lillesand kommune kontrollutvalet 1. Orienteringer fra revisjonen Løpende revisjon Ingen ting å melde, bortsett fra at revisjonen er godt i gang med årsoppgjøret. Side 5 av 7
Status i konsolideringsprosessen mellom de tre revisjonsenhetene i Aust-Agder Ingen ting å melde. 2. Orienteringer fra sekretariatet Referat fra kontrollutvalgskonferansen Sekretæren orienterte kort fra kontrollutvalgskonferansen. Status Kloakksak på Fjelldal Saken ble behandlet i bystyrets møte 11.2.2015 sak nr. 017/15. Bystyret fattet slikt vedtak som kontrollutvalget innstilte. I tillegg er det kommet en henvendelse til bystyret fra Aage Ellila datert 01.02.15, med kopi til kontrollutvalget. Kontrollutvalget ble gjort kjent med henvendelsen. Status Avrenning i Studedalen fra dagens depot og planlagte pukkverk Saken ble behandlet i kontrollutvalget i Kristiansand kommune 10.02.15 sak nr. 2/15. Kontrollutvalget ble gjort kjent med vedtaket. Sak nr. 7/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE 23.02.2015 Neste møte 27.04.15 kl. 13:00 Neste møte avholdes i henhold til planen 27.04.15 kl. 13:00. Eventuelt a) Følgende saker ble behandlet i møtet under eventuelt: b) Leder orienterte om hvilke saker som det arbeides med frem mot neste møte. c) Bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Revisjonen orienterte om at de er klare til å igangsette ett nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt, og de foreslo for utvalget å rette fokus mot saksbehandling i teknisk sektor. Dette temaet er ett av de prioriterte områdene i den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon, i tillegg til at det er ett område som kontrollutvalget får mange henvendelser på. Utvalget kom med følgende innspill til mulige problemstillinger: Rolledeling mellom administrasjon og politikk i saksbehandlingen Gjennomsiktighet/tillit Lojalitet til politisk fattede vedtak og føringer Side 6 av 7
Administrasjonens kapasitet og belastning Revisjonen igangsetter arbeidet med forslag til prosjektplan slik at den skal legges frem for drøfting i kontrollutvalget i neste møte. Sak nr. 8/15 SELSKAPSKONTROLL - BIVA AS Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll 2013-2015 og godkjenner at Arendal Revisjonsdistrikt IKS gjennomfører selskapskontroll i selskapet Biva AS. Kontrollutvalget valgte å behandle tilleggssak nr. 7/15 «Selskapskontroll BIVA AS», slik at revisjonen kan komme i gang med arbeidet så snart som mulig. Under behandlingen i kontrollutvalget kom det frem at utvalget ønsker at det skal rettes fokus mot hvordan kommunene kan få flere VTA-plasser, sett i lys av selskapsavtalen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll 2013-2015 og godkjenner at Arendal Revisjonsdistrikt IKS gjennomfører selskapskontroll i selskapet Biva AS. Side 7 av 7