1 Boligsameiet Gregers Grams Vei Protokoll fra ordinært sameiermøte i Boligsameiet Gregers Grams Vei ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 08.03.2016 Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Lysejordet Skole Til stede: 31 seksjonseiere, 14 representert ved fullmakt, totalt 45 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Kenneth Halvorsen. Møtet ble åpnet av Ketil Manum. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Ketil Manum foreslått. Vedtak: Ketil Manum ble valgt som møteleder. B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne Som referent ble Kenneth Halvorsen foreslått, og som protokollvitne ble Arne Petter Holli og Britt Amundsen Hoel foreslått. Vedtak: Som referent ble Kenneth Halvorsen valgt. Til å signere protokollen ble Arne Petter Holli og Britt Amundsen Hoel valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Innkallingen ble godkjent og møtet erklært lovlig satt.
2 Boligsameiet Gregers Grams Vei 2. Vedlikehold/rehabilitering av Boligsameiet Gregers Grams vei For fullstendig saksfremstilling; se innkallingen/årsberetningen Styreleder Ketil Manum og representanter fra Selvaag Prosjekt redegjorde for styrets forslag til rehabilitering av betong i fasader og balkonger. Et eventuelt vedtak krever 2/3 flertall i henhold til vedtektene. Styret anbefaler at sameiermøtet fatter følgende vedtak: «Sameiet slutter seg til styrets forslag til rehabilitering av bygningsmassen under de forutsetninger og med den usikkerhet rundt omfang og kostnader som fremkommer i saksfremstillingen. Dette innebærer at Alle betongfasader skal rehabiliteres ved mekanisk utbedring og/eller katodisk beskyttelse. Trepaneler på fasader skiftes kun der det er nødvendig av hensyn til betongrehabiliteringen eller der panelbord er direkte råteskadet. Alle balkonggulv med påviste skader, feil og evt. manglende membran skal rehabiliteres. Sameiere som har lagt ny membran og nye fliser etter tidligere pålegg fra styret, får dekket Kebony belegg på sameiets regning, eller får tilsvarende kompensasjon til legging av ønsket belegg. Sluk og avløpsrør skiftes på alle balkonger. Det etableres avløp fra blomsterkassene til sluk på alle balkonger. Sameiet velger Selvaag Prosjekt som totalentreprenør for rehabiliteringsarbeidet, ansvarlig for prosjektering og gjennomføring av arbeidet på oppdrag styret. Prosjektet finansieres gjennom innkalling av midler fra sameierne.» Det kom innvendinger til at Selvaag Prosjekt var til stede. Etter en omfattende diskusjon og prøvevotering gikk sameiermøtet til avstemming over styrets forslag. Vedtak: Styrets forslag ble vedtatt med 31 stemmer for og 14 stemmer mot.
3. Innkomne forslag 3 Boligsameiet Gregers Grams Vei Saken er i sin helhet tatt med i innkallingen. Forslaget gjelder saken om rehabilitering, og innsenderne anbefaler sameiermøtet å fatte følgende vedtak: Når det gjelder oppussing/vedlikehold/rehabilitering av fasadene i sameiet skal styret innhente og legge frem for sameierne - anbud/tilbud også fra andre enn Selvaag Prosjekt. Styrets kommentarer: Styret mener at forslaget må basere seg på en misforståelse av Selvaag Prosjekts rolle i rehabiliteringsprosjektet, og viser til den saksfremstilling som følger sak 2. Her fremgår at Boligsameiet Gregers Grams vei eier prosjektet og har rollen som byggherre. Sameiet bestemmer hvilke tiltak som skal gjennomføres. Selvaag Prosjekt skal kun ha et overordnet ansvar for den praktiske gjennomføringen av prosjektet og garantiansvar overfor Sameiet. Selve betongrehabiliteringen skal settes ut på anbud til minst tre anerkjente tilbydere av slike tjenester. Styret har i informasjonsskriv til alle sameiere av 12.november 2015 forsøkt å oppklare noen av de misforståelser som fremgikk av brev fra tre av de seks sameierne datert 30.oktober 2015. Sameiermøtet 2015 ga klare signaler om at styret i det videre arbeidet med rehabiliteringsplanene «bør fokusere på betong og balkonger» og at sameierne ønsket et mindre omfattende og mindre kostnadskrevende alternativ enn det som ble presentert i 2015. Budsjettposten Konsulenttjenester ble økt med kr.100.000 for å gi styret rom til å innhente nødvendig kompetanse i det videre arbeid. Styret valgte å hente denne kompetansen hos Selvaag Prosjekt, og legger nå frem resultatet av dette forprosjektet som beslutningsgrunnlag for sameiet. Den kunnskapen om sameiets bygningsmasse som Selvaag Prosjekt har tilegnet seg i forprosjektet, samt SP s generelle prosjektkompetanse, byggekompetanse og gjennomføringskompetanse ønsker styret å bruke også i gjennomføringsfasen. Foreslåtte innhenting av nytt anbud på denne jobben, betyr at vi er tilbake til utgangspunktet etter sameiermøtet 2015 og at forprosjektet må gjennomføres på nytt, med de merkostnader og det tidstap det innebærer. Styret anbefaler derfor at sameiermøtet avviser forslaget fra de seks sameierne. Etter at styrets forslag i sak 2 ble vedtatt med nødvendig flertall, valgte forslagsstillerne å trekke sitt forslag.
4 Boligsameiet Gregers Grams Vei 4. Behandling av årsberetning for 2015 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Årsberetningen for 2015 ble godkjent ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5. Behandling av årsregnskap for 2015 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Regnskapet for 2015 ble godkjent ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6. Budsjett for 2016 Vedtak: Budsjett 2016 ble tatt til etterretning ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret/styreleder ble foreslått satt til kr 40.000,-. Vedtak: Godtgjørelse til styreleder på kr. 40.000,- ble godkjent ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
5 Boligsameiet Gregers Grams Vei 8. Valg av tillitsvalgte Styremedlemmer: Valgkomiteen presenterte følgende representanter til styrevervet: A Som styreleder for 2 år, ble Ketil Manum, Gregers Grams vei 33 foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon B Som styremedlem for 2 år, ble Tor Jebens, Gregers grams vei 33 foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Sissel M Saastad Gregers grams vei 29 foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Hans Petter Hoel Gregers grams vei 27 foreslått. Vedtak: Tor Jebens, Sissel M. Saastad og Hans Petter Hoel ble valgt ved akklamasjon som styremedlemmer for 2 år. C Som varamedlem for 2 år, ble Britt-Heidi Brox, Gregers Grams vei 29 foreslått. Vedtak: Britt-Heidi Brox ble valgt ved akklamasjon som varamedlem for 2 år. D Som representanter i valgkomitéen for 1 år, ble følgende foreslått av valgkomitéen: Torill Bjørnetun, Inger Prebensen Paul Martens Røthe Som representanter i valgkomitéen for 1 år, ble følgende foreslått av styret: Dag Tørvold Bjørn O. Vik. Inger Prebensen Vedtak: Som valgkomite for 1 år ble Dag Tørvold, Bjørn O. Vik og Inger Prebensen valgt ved akklamasjon. Møtet ble hevet kl.: 21:05. Protokollen signeres av Ketil Manum /s/ Møteleder Kenneth Halvorsen /s/ Referent Arne Petter Holli /s/ Protokollvitne Britt Amundsen Hoel /s/ Protokollvitne
6 Boligsameiet Gregers Grams Vei Ved valgene på sameiermøtet har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Ketil Manum Gregers Grams vei 33 2016-2018 Styremedlem Vibeke Lem Nordahl Gregers Grams vei 22 2015-2017 Styremedlem Arild Olaussen Gregers Grams vei 20 2015-2017 Styremedlem Sissel M. Saastad Gregers Grams vei 29 2016-2018 Styremedlem Tor Jebens Gregers Grams vei 33 2016-2018 Styremedlem Hans Petter Hoel Gregers Grams vei 27 2016-2018 Varamedlem Britt-Heidi Brox Gregers Grams vei 29 2016-2018