1 SAP FIORI HR APPER 15. oktober 2018 SBN Atle Lindberg Hilde Tautra
Agenda 1. SAP Fiori HR Apper 2. Bakgrunnen for prosjektet 3. Hvorfor valgte vi SAP Fiori 4. Noen forhold å tenke på før oppstart 5. Litt om de ulike SAP Fiori Appene 6. Erfaringer 7. Tilbakemeldinger fra organisasjonen
1. FIORI applikasjoner for forenkling! Ansatt selvbetjening - Mine reiser og refusjoner - Mine lønnsslipper - Mine timeregistreringer - Mine fraværssøknader Leder selvbetjening - Godkjenn reise og refusjoner - Godkjenn timeregistrering - Godkjenn fraværssøknad 3
2. Bakgrunnen for prosjektet Ansatte og ledere i Orkla ønsket en mobil løsning for håndtering av reiser og refusjoner Målet var å forenkle prosessen med reiser og refusjoner og redusere ikkeverdiorientert tid for ledere og ansatte 4
3. Hvorfor valgte vi SAP Fiori? Standard løsning (standard SAP Fiori Apper) Ikke lisenser Intern SAP kompetanse i Orkla SAP Fiori kan benyttes både på nettbrett, smart telefoner, laptops, desktops SAP Fiori er tilgjengelig for både ios, Android etc. SAP Fiori er en «front end» løsning og Utgiftstyper, fraværskoder etc. hentes fra «back end»/sap on-prem Integrasjon mot Eurocard 5
4. Noen forhold å tenke gjennom før oppstart 1 SAP HR versjon / intern kompetanse / partner SAP Fiori Apper krever minimum EHP 7 Har selskapet intern SAP kompetanse eller skal det benyttes ekstern partner? Orkla`s løsning Prosjektet ble gjennomført med intern SAP kompetanse, og støtte/qa fra Sariba 2 3 Tilgang Lagring Hvordan skal de ansatte få tilgang til SAP Fiori Appen? Har selskapet MDM verktøy til å «pushe ut» Appen? Skal de ansatte hente/laste ned Appen via App Store eller Google Play? Hvor skal bilag/bilder lagres? Ansatte på hovedkontoret lastet ned Fiori App selv Det ble sendt ut brukernavn og passord til hver ansatt + brukerveiledning med QR kode eller link Content server benyttes til lagring av bilder/bilag 6 4 Sikkerhet Pålogging til SAP Fiori eget passord på applikasjonen eller kun passord ved pålogging på nettverk, mobil etc.? Skal det være tilgang til SAP Fiori utenfor nettverk? Orkla har innført retningslinjer med krav om å legge inn passord på Fiori Applikasjonen i tillegg til passord på mobil etc. Orkla benytter Fiori Appene utenfor nettverk og har gjort en reversering av Proxy
7 5. Litt om de ulike SAP Fiori Appene
8 SAP FIORI reise og refusjoner
SAP Fiori reise og refusjoner Fra semi-manuelt til elektronisk 9 SAP HR Portal: - Semi-manuell administrasjon av reiser og refusjoner og ikke veldig fleksibel - Krever utskrift og fysisk signatur av den ansatte - Krever pålogging via PC ikke lett tilgjengelig - Ledere har ikke tilgang til dokumentasjonen elektronisk (kun skjema og beløp) - Portalen er krevende å harmonisere og forbedre SAP FIORI: - Muliggjør elektronisk administrasjon av reiser og refusjoner, samt er mer fleksibel - Forenkler reise og refusjons administrasjonen for ansatt og leder og - Reduserer tiden til utbetaling - I henhold til kravene til e-signatur - Leder har tilgang til all dokumentasjon - Enklere for Orkla å harmonisere og forbedre prosessene - Reduserer tidsforbruket (kost) og portokostnader
Tidligere prosess for reiser og refusjoner BUSINESS TRAVEL SAP HR PORTAL PAPER RECEIPTS PRINT, SIGN AND ENVELOPE HR Services STORAGE WAIT FOR RECEIPTS (POSTAL SERVICE), CONTROLL OF RECEIPTS (PAPER), PROCESSING AND THEN PAYMENT 3-5 DAYS POSTAL SERVICE MANAGER S CONTROLL OF RECEIPTS (PAPER) AND APPROVAL 3-5 DAYS POSTAL SERVICE INTERNAL MAIL 10
Fiori prosess for reiser og refusjoner HR Services CONTROLL OF RECEIPTS (PICTURES), PROCESSING AND THEN PAYMENT ONCE A WEEK TAKE PICTURES OF RECEIPTS MANAGER S APPROVAL 11
12 SAP Fiori lønnslipp
13 SAP Fiori Fravær
6. Erfaringer Forhold som vi undervurderte A. Bildene/bilagene «la seg ned» når back-office/lønn skulle kontrollere. Bilderoteringsprogram ble utviklet av Sariba (webdynpro applikasjon). B. Standard størrelse per bilde var 2MB. Dette ble for lite så vi måtte øke til 10MB. C. Bildekvaliteten (oppløsningen) varierte på det som ble sendt inn. D. Noen ansatte sendte inn utklipp av bilder. E. Enkelte ansatte slet med å legge inn link i Fiori App Forhold som bidro til suksess A. Pilotgruppe B. Superbrukere lokalt C. Brukerveiledning med dokumentasjon + bruk av QR kode D. Muligheter for å både bruke SAP Fiori og SAP HR Portal 14
15
7. Tilbakemeldinger fra organisasjonen Brukere Ansatte Lav brukerterskel / enkel å bruke Føles mer «moderne» enn Portal Sparer tid på utfylling av reiser Sparer tid på postgang med bilag Flere ser på lønnslippen enn tidligere Flere registrerer fravær Ledere Godkjenner raskere reiser og fravær Stor fordel å se bilagene elektronisk Back-office / Lønn Støtteapparat Slipper å åpne konvolutter med bilag Mindre behov for arkivplass/permer IT-support Få henvendelser De fleste er knyttet til brukeroppsett eller passord 16
17 Spørsmål?