Møteprotokoll Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: 09.12.2014, kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Følgende faste medlemmer møtte: Funksjon Representerer Christin Kristoffersen Leder AP Geir Hekne Nestleder H Odd Gunnar Brøto Braathen Medlem AP Karin Mella Medlem AP Arild Olsen Medlem AP Trond Erik Johansen Medlem H Stig Onarheim Medlem H Jens Abild Medlem KL Kristin Furu Grøtting Medlem TF Håvar Fjerdingøy Medlem TF Stine Eidissen Bya Medlem TF Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Sven-Erik Svendsen Medlem AP Elise Strømseng Medlem AP Sølvi Jacobsen Medlem AP Jørn Dybdahl Medlem KL Følgende varamedlemmer møtte: Møtte for Tora Hultgren Sven-Erik Svendsen AP Svein Jonny Albrigtsen Sølvi Jacobsen AP Ottar Svensen Elise Strømseng AP Stefano Poli Jørn Dybdahl KL Andre frammøtte: Lars Ole Saugnes Svein Olav Ween Marianne S. Aasen Unn Martinsen Elin Dolmseth Belinda Brendlien Marit Virkesdal Administrasjonssjef Rådgiver Sektorsjef teknisk Sektorsjef oppvekst og kultur Økonomisjef Rådgiver Rådgiver Merknader: Ungdomsrepresentanten møtte ikke. Ellers ingen merknader Underskrift: Vi bekrefter at det som er ført i møteprotokollen er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet.. Christin Kristoffersen leder. Svein Olav Ween sekretær
Saksliste Utv.saksnr. PS 64/14 Tittel Referatsaker PS 65/14 Godkjenning av protokoll fra møte 14.10.2014 PS 66/14 Budsjettkorrigeringer - drifts- og investeringsbudsjettet PS 67/14 Handlingsprogram og økonomiplan 2015-2018, budsjett 2015 PS 68/14 Gebyr- og fakturasatser 2015 PS 69/14 PS 70/14 PS 71/14 PS 72/14 6091 - HP VANN - Endalselva - Utarbeidet forprosjekt og videre arbeid Søknad om skjenkebevilling i snøhulebar - Radisson Blu Polar Hotel Oppnevning av styremedlemmer til styret i Stiftelsen Svalbardsamlingen Møteplan for 2015 - Lokalstyret og utvalgene - Informasjon fra lokalstyreleder og administrasjonssjef Orientering omkring situasjonen i Store Norske Spitsbergen og konsekvenser for lokalsamfunnet Lokalstyrelederen orienterte om situasjonen, hvilke konsekvenser dette kan få for lokalsamfunnet i Longyearbyen og hva som er og vil bli gjort fra Longyearbyen lokalstyres side i for å møte disse utfordringene. Kommunikasjonsrådgiver Per Arne Totland orienterte om strategi for arbeidet framover. Flg. forslag til uttale fra Longyearbyen lokalstyre ble delt ut: «Longyearbyen lokalstyre ser med bekymring på den alvorlige økonomiske situasjonen som Store Norske er kommet i. De omfattende driftsreduksjonene selskapet nå gjennomfører vil få store konsekvenser for vårt lokalsamfunn i lang tid framover. Situasjonen rammer familier, næringsliv og samfunnet generelt i Longyearbyen. Store Norske er hjørnesteinsbedriften på Svalbard. Selskapet står direkte og indirekte for en tredjedel av sysselsettingen og nær halvparten av verdiskapingen. Til forskjell fra ensidige industrisamfunn på fastlandet, har ikke Longyearbyen nabokommuner og samferdselsmuligheter som gjør det mulig å finne nytt arbeid i nærheten eller dagpendle til nytt arbeidssted. Longyearbyen befinner seg om lag ett tusen kilometer fra resten av Norge. Folketallet i Longyearbyen er økt gjennom de siste årene, sysselsetting og verdiskaping har gått opp og lokalsamfunnet er blitt mer livskraftig. Longyearbyen lokalstyre frykter at dersom det ikke legges til rette for fortsatt virksomhet i Store Norske, vil svalbardsamfunnet bli satt kraftig tilbake. Behovet for et levende lokalsamfunn på Svalbard framstår som viktigere enn kanskje noen gang tidligere. Samtidig er mulighetene for kunnskapsbasert verdiskaping i Arktis sterkt økende. Både Store Norske og lokalsamfunnet for øvrig har i lengre tid arbeidet målbevisst for å skape verdier innen industriell virksomhet, havnevirksomhet, forskning og utdanning og reiseliv. Det er derfor av stor betydning for Longyearbyen lokalsamfunn at Regjeringen legger til rette for at Store Norske fortsatt kan ivareta sin rolle som industriell motor på Svalbard.» Lokalstyret sluttet seg enstemmig til uttalelsen. Deltakelse i forsøksordning med nedsatt stemmerettsalder ved lokalstyrevalget i 2015 Lusie Frostvoll Kuraas og Amalie Henriksen fra ungdomsrådet ga en orientering fra et seminar de har deltatt på i KMD vedrørende deltakelse i forsøksordningen med nedsatt stemmerettsalder. Orientering fra administrasjonssjefen: - Status for arbeidet med SNU1 Tjenestegjennomgang
PS 64/14 Referatsaker RS 24/14 Høringsuttalelse - eventuell sertifiseringsordning for guider på Svalbard og forslag endring turistforskriften RS 25/14 Protokoll fra møte i Oppvekst- og kulturutvalget den 18.11.2014 RS 26/14 Protokoll fra møte i Teknisk utvalg den 18.11.2014 RS 27/14 Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget den 18.11.2014 Ingen merknader. RS 24/14 27/14 tas til orientering. PS 65/14 Godkjenning av protokoll fra møte 14.10.2014 Protokollen ble enstemmig godkjent. Protokoll fra lokalstyrets møte den 14.10.2014 godkjennes. PS 66/14 Budsjettkorrigeringer - drifts- og investeringsbudsjettet Tiltak i investeringsbudsjettet korrigeres i hht vedlagte dokument. Investeringsbudsjettet korrigeres for tilbakebetaling av tilknytningsgebyr vei. Kr. 2.230.000 av ubundet investeringsfond brukes til delvis finansiering av tilbakebetalingsbeløpet. Energiverkets budsjett korrigeres for innbetaling av 1 mill kr. fra Gjensidige. LL sitt bidra til finansiering av driften ved energiverket reduseres tilsvarende, og redusert bidrag tilføres disposisjonsfond. Kjøp av lagerbygg i sjøområdet skjer sommeren 2015. Budsjett 2014 korrigeres for dette.
PS 67/14 Handlingsprogram og økonomiplan 2015-2018, budsjett 2015 Handlingsprogram og økonomiplan 2015 2018 og Budsjett 2015 med kommentarer og premisser vedtas. Bevilgningene til drift (jfr. budsjettskjema 1 b) er nettobevilgninger som administrasjonssjefen har fullmakt til å disponere. Administrasjonssjefen skal senest 2 måneder etter utløpet av hvert tertial utarbeide økonomisk rapport for Longyearbyen lokalstyre. Rapporten fremmes for AU og lokalstyret. Rapporteres større avvik, skal rapporten foreslå nødvendige tiltak for å bringe regnskapet i balanse. Lokalstyret vedtar følgende låneopptak i 2015, jfr budsjettskjema 2 B - Investeringsbudsjettet for 2015: Låneopptak til følgende prosjekt: Lånebeløp i 2015 Avdragstid 6005 - HP Avfall - Restavfallscontainere 300 000 10 år 6006 - Kaidekke og kulvert Bykaia 2 250 000 20 år 6013 - Havnebygg: Prosjektering 500 000 20 år 6014 - Havnelager: Prosjektering 500 000 20 år 6015 - Forlengelse av turistkaia 1 700 000 20 år 6081 - Slagg- og askedeponi 500 000 20 år 6028 - Tiltak i hht trafikksikkerhetsplan 684 000 20 år 6032 - Nærmiljøanlegg: belysning sentrum 1 200 000 20 år 6071 - Utbedring rørkasse U261 - Blåmyra 800 000 20 år 6074 - SD-anlegg fjernvarme 150 000 20 år 6076 - Utbedringer fjernvarme ihht tilstandsvurdering 6 500 000 20 år 6073 -Nytt fyrhus H320 3 800 000 20 år 6077 - Skolen - Nye rørkasser under gamle skolen 2 000 000 20 år 6079 - Energiverket - ny heis 2 000 000 20 år 6085 - Utbedring fundamenter 212, 214 og spisshus 1 000 000 20 år 6091 - HP Vann - Dosing elveløp mv 1 900 000 40 år 6092 - HP Vann Manganfilter 250 000 20 år 6099 - HP Vann - ledning Energiverket 2 400 000 40 år 6100 - HP Vann - ledning Haugen 500 000 40 år 6150 - Oppgraderinger ledninger vann Sjøskrenten 700 000 40 år 6151 - Oppgraderinger ledninger avløp Sjøskrenten 700 000 40 år 6301 - IKT-investeringer skolen 300 000 5 år Totalt låneopptak 2015 30 634 000 Administrasjonssjefen får fullmakt til å godkjenne avdragsvilkår og rentebetingelser og evt. rentebindingsperiode, i hele lånets løpetid. Lokalstyret er klar over at gjennomføring av tiltak i hht vedlikeholdsplanen og tilstandsanalysen for energiverket krever effektuering av bestilling til leverandører i lang tid før tiltaket skal iverksettes grunnet lang leveringstid og planlegging. Lokalstyret godkjenner at administrasjonssjefen inngår bindende avtaler innenfor økonomiplanperioden 2015-2018 og innenfor beskrevne økonomiske rammer for gjennomføring av tiltak i vedlikeholdsplanen og tilstandsanalysen for energiverket. Tjenestene vann, energi og fjernvarme behandles etter reglene om selvkost ved avslutning av regnskapet for 2015.
Renter på korkpengefondet godskrives korkpengefondet. PS 68/14 Gebyr- og fakturasatser 2015 Lokalstyret vedtar vedlagte forslag til gebyrregulativ og fakturasatser for 2015. PS 69/14 6091 - HP VANN - Endalselva - Utarbeidet forprosjekt og videre arbeid Teknisk utvalgs innstilling ble enstemmig vedtatt. Lokalstyret er klar over at vurderinger i forhold til prosjekt Endalselva, definert i HP Vann, tas i forbindelse med budsjettforhandlinger for 2016. Prosjektet kan utgå i sin helhet hvis det viser seg å være overflødig. Tiltaket innarbeides i investeringsbudsjett for 2015. PS 70/14 Søknad om skjenkebevilling i snøhulebar - Radisson Blu Polar Hotel Stine Eidissen Bya (TF) ba om å få vurdert sin habilitet som ansatt i Spitsbergen Travel. Siden hun som ansatt i selskapet likevel ikke er direkte berørt av vedtaket, og heller ikke har noen personlig eller økonomisk interesse i saken, ble hun ikke erklært for inhabil. Administrasjonsutvalgets innstiling ble enstemmig vedtatt. Radisson Blu Polar Hotel Spitsbergen gis tillatelse til å skjenke øl, vin og brennevin i snøhulebar på parkeringsplassen utenfor Radisson Blu Polar Hotel i perioden 18/12-2014 4/1-2015. Skjenketiden fastsettes til kl. 13.00 24.00 Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Trude Helen Brenden Stein Ove S. Johannessen Alkoholholdig drikkevare skal ikke medbringes inn eller ut av snøhulebaren. Det forutsettes at det er tilstrekkelig vakthold i området.
Bevillingen må for øvrig utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. PS 71/14 Oppnevning av styremedlemmer til styret i Stiftelsen Svalbardsamlingen Oppvekst- og kulturutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Medlemmene i oppvekst- og kulturutvalget oppnevnes som medlemmer i styret for Stiftelsen Svalbardsamlingen. PS 72/14 Møteplan for 2015 - Lokalstyret og utvalgene For 2015 fastsettes følgende møtedatoer: Administrasjonsutvalget Lokalstyret 1. halvår 27. januar 10. februar 24. februar 10. mars 17. mars - 21. april 5. mai 19. mai (Regnskap og årsberetning) 2. juni (Regnskap og årsberetning) 9. juni 16. juni (Strategikonferanse) 2. halvår 25. august 8. september 29. september 27. oktober Konstituerende møte nytt LS 3. november (Arbeidsmøte budsjett) 3. november (Inkl. folkevalgtopplæring) 10. november (Arbeidsmøte budsjett) - 24. november (Budsjett) 15. desember (Budsjett) Møtene i Oppvekst- og kulturutvalget og Teknisk utvalg holdes i utgangpunktet på samme datoer som AU-møtene, med møtestart kl. 13.00. Lokalstyrets møter starter kl. 19.00.