MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 21. juni 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 1430. Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Truls Wadd (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Haakon Andreas Alm (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Økonomisjef Torill Hoel (sak 31), økonomirådgiver Frode Bråthen (sak 31), kommunalsjef Oppvekst Liv Ingrid Vasaasen (sak 34) og skolekonsulent Kristin Schjetne (sak 34). Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 30/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 24.05.2018 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 24.05.2018 godkjennes. SAK NR. 31/2018 KOMMUNENS TJENESTEBILER: OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS FORUTSETNING OM INNSPARINGER Økonomisjef Torill Hoel og økonomirådgiver Frode Bråthen orienterte og svarte på spørsmål. Følgende hovedtema ble gjennomgått/presentert: Bakgrunn Status Videre drift og fokus Vurdering av ordningen / økonomi 1
Miljøregnskap utslipp Retningslinjer for bruk av kommunale tjenestebiler (utdelt i møtet) Bilpool 1. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet mener kontrollutvalget at kommunestyrets vedtak fra 2015 om forutsatt innsparingseffekt på samlet 1,5 million i 2016 og 2017 er oppfylt. Vedtatt plan om avslutning av leasingkontrakter og kjøp av biler (avsatt 7 millioner i 2016 og 7 millioner i 2017) er gjennomført som forutsatt. 53 biler ble kjøpt. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunestyret i sitt møte den 14. desember 2017 (sak årsbudsjett 2018 økonomiplan 2018-2021) vedtok at alle kommunens tjenestebiler skulle overføres til felles biladministrasjon. Kontrollutvalget er orientert om at dette er gjennomført, og at ordningen pr. 1. juni 2018 omfatter 94 kommunale tjenestebiler (36 personbiler og 58 varebiler). 3. Kontrollutvalget tar til orientering at det er utarbeidet og godkjent retningslinjer for bruk av kommunens tjenestebiler. SAK NR. 32/2018 RISIKOVURDERINGER: MISBRUK/TYVERI AV BRUKERE SINE MIDLER Utvalgsleder orienterte om bakgrunnen for saken. 1. Flere ansatte i Stange kommune er ansvarlig for å forvalte brukere sine midler/klient- og beboermidler. En eventuell svikt på dette området er alvorlig, og vil bl.a. føre til tillitsbrudd og negativt omdømme. Kontrollutvalget mener det derfor er viktig at man har oversikt over de ulike områdene, slik at det kan gjøres nødvendige risikovurderinger og iverksette nødvendige tiltak. 2. Rådmannen inviteres til å presentere hvilke områder i kommunen der ansatte forvalter brukere sine midler, hvilke risikovurderinger som er gjort, og hvilke risikoreduserende tiltak som er iverksatt. SAK NR. 33/2018 OPPFØLGING AV REVISJONSRAPPORTER FRA 2014 VEDR. INNKJØP / ANSKAFFELSER Følgende forvaltningsrevisjonsrapporter ble drøftet mht. oppfølging: 2
1. «Kjøp av konsulenttjenester mellom 100 000 og 500 000». 2. «Oppfølging av rammeavtaler i Stange kommune» Mottatte opplysninger fra Hedmark Revisjon IKS v/regnskapsrevisor ble referert. Her fremgår bl.a. at det årlig blir utført en forenklet kontroll på stikkprøvebasis når det gjelder etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser. Det ble opplyst om resultatene fra denne kontrollen de siste årene: 2015: Driftsregnskapet funnet feil uten avtale på 0,4 % av total innkjøp. Investeringer ingen avvik 2016: Driftsregnskapet funnet feil uten avtale 0,08 % av totale innkjøp. Investeringer funnet feil på 0,64 % feil på totale innkjøp 2017: Driftsregnskapet ingen feil funnet. Investeringer ingen avvik. De to revisjonsrapportene fra 2014 følges opp slik: 1. Rapporten «Kjøp av konsulenttjenester mellom 100 000 og 500 000»: Med bakgrunn i at terskelverdien for anskaffelse av varer og tjenester er økt fra 500 000 til 1,3 millioner i 2018 (regelendring etter 2014), er det i dag flere innkjøp som gjøres uten offentlig utlysning enn i 2014. Dette kan gi økt behov for kontroll. Kontrollutvalget tar med seg dette inn i den løpende diskusjonen om prioritering av forvaltningsrevisjoner i Stange kommune. Som et alternativ til en omfattende forvaltningsrevisjon vil kontrollutvalget vurdere å be om en utvidet stikkprøvetaking i f.m. revisjonen av årsregnskapet. Spørsmålet drøftes med revisjonen i forbindelse med presentasjon av revisjonsstrategi for 2018 (høsten 2019). 2. Rapporten «Oppfølging av rammeavtaler i Stange kommune»: Med bakgrunn i resultatene fra forvaltningsrevisjonen (lite feil ble avdekket) prioriteres ikke en oppfølgingskontroll på dette området. SAK NR. 34/2018 TILSTANDSRAPPORT FOR GRUNNSKOLEN 2017-2018. KOMMUNENS ARBEID MED Å FORHINDRE MOBBING I SKOLEN. Kommunalsjef Oppvekst Liv Ingrid Vasaasen og skolekonsulent Kristin Schjetne orienterte og svarte på spørsmål. Følgende hovedtema ble gjennomgått/presentert: Elevundersøkelsen 2017 barnetrinn Elevundersøkelsen 2017 ungdomstrinn Oppfølging av resultatene overfor skolene Diverse statistikk Opplæringslovens 9A (elevene sitt skolemiljø) 3
Hvordan jobber kommunen for å forhindre mobbing Satsingsområdene fremover: - Inkluderende lek- og læringsfelleskap - «Well beeing & well becoming» (tilhørighet og mestring er avgjørende virkemiddel for levekår) Utfordringer: - Ivaretakelse av tilhørighet og trivsel hos alle barn og unge - Språkutvikling - Faglig progresjon fra 5.- 8. trinn Endringer og utviklingstrekk innenfor skoleområdet 1. Tilstandsrapport for grunnskolen i Stange kommune for 2017-2018 tas til orientering. 2. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen har etablert rutiner for å følge opp mobbing, og at det jobbes kontinuerlig med å sikre alle barn i Stangeskolen et godt skolemiljø. 3. Kontrollutvalget tar presentasjon av ny 9A i opplæringsloven om elevene sitt skolemiljø, til orientering. Kontrollutvalget har merket seg at nytt lovverk skjerper aktivitetsplikten for alle voksne som jobber i skolen. 4. Kontrollutvalget har merket seg variasjonene når det gjelder antall barn som opplever at de blir mobbet ved de ulike skolene i Stange. 5. Kontrollutvalget ønsker å følge kommunens arbeid på området, og ber om en ny presentasjon i 2019 med utgangspunkt i tilstandsrapport for grunnskolen for 2018-2019. I tillegg til en generell presentasjon av tilstandsrapporten bes det særskilt om informasjon om: a) Aktivitetsplikten, jf. (jf. ny 9A i opplæringsloven): Hvordan praktiseres dette i Stangeskolen? b) Utviklingen innenfor 5-8 trinn mht. fag: Mellomtrinnet viser en nedgang i resultatene. Hvordan har man jobbet med å snu denne trenden? c) Utviklingen i antall elever som føler seg mobbet og skolenes oppfølging av dette: Hvordan er utviklingen på de ulike skolene? Hvordan er utviklingen innenfor de ulike årskullene ved de ulike skolene? Med bakgrunn i tallene for 2017-2018 bes det særlig om tilbakemelding om hvordan man jobber ved Espa barneskole, Stange barneskole og Stange ungdomsskole. d) Overganger: Hvilke rutiner har kommunen for å sikre gode overganger mellom barnehage barneskole, mellom barneskole ungdomsskole, og mellom ungdomsskole - videregående? 4
SAK NR. 35/2018 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Revisjonsuttalelser: Beboerregnskap ved Stange Helse- og omsorgssenter, avdeling 5 Forvaltning av private økonomiske midler ved Stange Helse- og omsorgssenter (ved avdeling 3). 2. Kobler folkevalgte tettere på barnevernstjenesten (KS-artikkel 26.04.2018) 3. Informasjon fra Hedmark Revisjon IKS om utpekte regnskapsrevisorer i Stange kommune 2018-2019 4. HR-utfordringer (presentasjon på budsjettkonferanse Stange kommune) 5. Oppfølging av vedtak i kontrollutvalget 03.05.2018 (sak 22 Eventuelt): Sekretær bes om å undersøke muligheten for at kontrollutvalget kan leggs inn sammen med øvrige politiske utvalg i kommunens møteplan på kommunens hjemmeside. 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste: Fellesmøte kontrollutvalg 21.08.2018 ekstra møte Følgende ble lagt frem direkte i møtet: Haakon A. Alm orienterte om kommunestyrets møte den 20.06.2018 og behandling av sak k.sak 52/18 (sak: Søknad om fritak fra politiske verv - Nina Jendal, Høyre). Det ble informert om at det ble vedtatt endring i sammensetningen av kontrollutvalget i tilknytning til saken. Følgende ble vedtatt: På bakgrunn av at Håkon Alm velges som medlem i planutvalget, velges Tom Fjæstad inn som nytt medlem i kontrollutvalget. 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at det i k.sak 52/18 (kommunestyrets møte 20.06.2018) ble foretatt endringer i sammensetningen i kontrollutvalget. Utvalgssekretær følger opp dette. 3. Det tas til orientering at fellesmøte for kontrollutvalgene i Hamarregionen er fastsatt til tirsdag 21.08.2018 kl. 0900 i Hamar rådhus. Stange, 21. juni 2018. Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 21. juni 2018. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5
NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 21. AUGUST 2018 (fellesmøte kontrollutvalg, Hamar rådhus) Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Hias IKS: Presentasjon av selskapet v/daglig leder Hias IKS: Presentasjon av forundersøkelse v/hedmark Revisjon IKS Kontrollutvalget som tipsmottak Hvordan oppnå økt fokus på evaluering av kvalitet, produktivitet og måloppnåelse i forvaltningsrevisjoner? Forvaltningsrevisjoner i regionen oversikt, resultater og erfaringer Vurdering av felles revisjonsprosjekter i Hamarregionen Møte 6/9-18: Risikovurderinger: Misbruk/tyveri av brukere sine midler (KU-sak 32/18) Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) - 1. halvår 2018 Regnskapsrevisjon: Revisjonsstrategi 2018 + vurdering av økt stikkprøvetaking vedr. innkjøp/lov om offentlige anskaffelser (KU-sak 33/18) Gjennomføring av vedtatte investeringsprosjekter (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017) Kontrollutvalgets budsjett 2019 Oppdragsavtale 2019 med Hedmark Revisjon IKS Saker til senere oppfølging: Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til 2018) Sykefraværsarbeidet i Stange kommune (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017) Reviderte varslingsrutiner, årsaker til lavt antall varslingssaker, behov for tipsmottak for innbyggere (KU-sak 11/18 og 13/18 høsten 2018). Presentasjon av intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) 2019: Tilstandsrapport skole 2018-2019 og arbeidet mot mobbing (KU-sak 34/18) Implementering av ny personopplysningslov (KU-sak 25/18, oppf. i 2019) Årlige saker: Årsrapport virksomhetenes egenbeskrivelse Presentasjon av kommunens KOSTRA-hefte (høsten) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). 6
Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Tidlig innsats og spesialundervisning (KUsak 56/17) avsluttes høsten 2018 Forundersøkelse HIAS IKS (betinget av enighet mellom 4 kontrollutvalg) Dialog med revisor om forundersøkelser og fokus på tjenestekvalitet, produktivitet og måloppnåelse (KU-sak 06/18) Møteplan kontrollutvalget 2018: Torsdag 25.01. 2018 kl. 0830 Torsdag 15.03. 2018 kl. 0830 Tirsdag 10.04.2018 kl. 0830 (møtet avlyst) Torsdag 03.05. 2018 kl. 0830 Torsdag 24.05.2018 kl. 0830 (ekstra møte, i tillegg til opprinnelig møteplan) Torsdag 21.06. 2018 kl. 0830 Tirsdag 21.08.2018 kl. 0900 (ekstra møte, fellesmøte kontrollutvalgene i Hamarregionen) Torsdag 06.09. 2018 kl. 0830 Tirsdag 16.10. 2018 kl. 0830 Torsdag 15.11. 2018 kl. 0830 Mandag 17.12. 2018 kl. 0830 7