ecampus Investeringsveikart for universiteter og høgskoler

ecampus Investeringsveikart for universiteter og høgskoler Versjon: 1.0 (5.november 2013) Postadresse/Postal address UNINETT AS NO- 7465 Trondheim Besøksadresse/Visiting address Abels gate 5 Trondheim, Norway Foretaksnr./Company reg. no.: 968 100 211 Bankgiro/Bank account: 4200 40 67953 Epost/E- mail: postmottak@uninett.no Tel.: +47 73 55 79 00 Fax: +47 73 55 79 01

Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 1 Innledning... 1 2 Digitalisering i UH-sektoren og ecampusprogrammet formål... 2 2.1 Universiteter og høyskolers utfordringer og behov... 2 2.2 ecampus IKT-infrastruktur og løsninger for å møte den digitale utviklingen... 3 3 Beskrivelse av løsninger og kostnader... 4 3.1 Løsninger for opptak og tilgjengeliggjøring av forelesninger... 4 3.1.1 Oversikt over løsninger... 4 3.1.2 Mediasite... 5 3.1.3 Matterhorn... 5 3.1.4 Camtasia Relay... 6 3.2 Løsninger for kommunikasjon og samarbeid... 7 3.2.1 Oversikt over løsninger... 7 3.2.2 Personlige kommunikasjonsplattformer Microsoft Lync og Cisco Jabber... 8 3.2.2.1 Microsoft Lync... 8 3.2.2.2 Cisco Jabber... 8 3.2.3 Adobe Connect... 9 3.2.4 Videomøte MCU... 9 3.2.5 Telefonmøte conference.uninett.no... 10 3.2.6 Fildeling Box og FileSender... 10 3.2.6.1 FileSender... 10 3.2.6.2 Box... 10 3.3 Løsninger under utvikling... 11 3.3.1 Digital eksamen... 11 3.3.2 MOOC... 11 3.3.3 Tilgjengeliggjøring av videoopptak av forelesninger... 11 3.3.3.1 Wowza... 11 3.3.3.2 Mina/LOR... 11 3.3.4 Katalogtjeneste for videokonferanse... 12 4 Innføringsprosessen og organisatoriske forhold... 13 4.1.1 Generelt om innføring av nye teknologiske løsninger... 14 4.1.2 Endringsledelse tilknyttet innføring av ecampusløsningene... 14 5 ecampus-teamet tilbyr støtte ved innføring og bruk... 16 5.1 Support for både superbrukere og sluttbrukere... 16 5.2 ecampus-teamet... 16

1 Innledning Dette investeringsveikartet er utviklet av UNINETT ecampus for å støtte interesserte universiteter og høyskoler i beslutningsprosessen for å innføre digitale løsninger for fremtidens undervisning, forskning og formidling. Investeringsveikartet består av tre hoveddeler: om digitalisering i UH-sektoren og hvordan ecampusprogrammet bidrar til digitalisering beskrivelse av de aktuelle løsningene med investering og driftskostnader innføringsprosessen og organisatoriske forhold I tillegg er det utarbeidet et verktøy for å sette opp en økonomisk plan for innføring. Dette er et Microsoft Excel-basert verktøy som er utarbeidet av UNINETT ecampus. Side 1

2 Digitalisering i UH-sektoren og ecampusprogrammet formål 2.1 Universiteter og høyskolers utfordringer og behov Hverdagen blir stadig mer digital og vi begynner å ta kravene om fleksibilitet og mobilitet i vår bruk av IT-systemer og tilgang til data for gitt. Universitets- og høyskolesektoren opplever også denne utviklingen, da særlig gjennom forventninger fra studenter om at det er tilrettelagt for fleksibilitet i undervisningen. Institusjonene ønsker å heve kvaliteten på forskning og undervisning innenfor begrensede rammer Fra universitetenes og høyskolenes perspektiv er det viktig at utdanningstilbudet ved institusjonen er anerkjent både nasjonalt og internasjonalt. Dette oppnås blant annet gjennom høy kvalitet på undervisningen og at studenttene fullfører på normert tid, men også gjennom at forskningen holder et høyt, internasjonalt nivå. Studiekvalitet var et hovedformål i Kvalitetsreformen. Som en kompliserende faktor til disse nye ambisjonene vokser bevilgningene til høyere utdanning saktere enn både antallet ansatte og studenter. Dette medfører økte krav til effektivisering flere produserte studiepoeng og flere kandidater uteksaminert for samme budsjett. Studentene ønsker å lære uavhengig av tid og sted Sett fra studentenes perspektiv er deres viktigste interesse læring. Dagens studenter er "digitalt innfødte" og tar fleksibilitet i form av tids- og stedsuavhengighet nærmest for gitt når det gjelder veiledning og innleveringer, og at det tilrettelegges for samarbeid med andre studenter eller tilgang til forelesningsmateriell digitalt. Ny teknologi gjør det mulig å møte kravene fra studentene og ansatte Flere læresteder har i en årrekke tilbudt ulike former for fjernundervisning til voksne studenter og andre som bor langt unna, og de står nå overfor ny teknologi som kan løse de samme utfordringene på en enklere og mer effektiv måte. I tillegg har denne type undervisning blitt mer aktuelt for de store breddeuniversitetene. De internasjonale universitetene har allerede tatt steget Ledende internasjonale universitet som MIT, Harvard, Stanford og mange flere har tatt aktivt tak i den pågående trenden for digitalisering av høyere utdanning, og gjør stadig mer materiell tilgjengelig på internett. Dette gjør de for å markedsføre både sitt universitet og sin posisjon i et globalt marked for utdanning, men også som respons til en studentmasse med nye forventninger. Oppsummert har hele sektoren behov for løsninger som muliggjør at man kan heve kvaliteten på undervisningen uten å bruke mer ressurser, men kan investere i IT- løsninger som både tilrettelegger for en enklere og bedre hverdag for både studenter og undervisningspersonell, og som samtidig understøtter forskningsarbeidet, spesielt kommunikasjon og samhandling. Side 2

2.2 ecampus IKT-infrastruktur og løsninger for å møte den digitale utviklingen ecampusprogrammet er et initiativ fra Kunnskapsdepartementet for å gjøre universitetene og høyskolene bedre i stand til å møte de utfordringene som er beskrevet over. ecampusprogrammet skal drive utvikling av tjenester som er skreddersydd til sektoren, og programmet har fire hovedmål. 1. Gjøre tilgjengelig enkle og gode IKT-løsninger som støtter læring og gir mulighet for undervisning tilgjengelig på internett i nasjonal skala. 2. Bidra til å allmenngjøre IKT i læring og sette dette i kontekst i samspill med organisatoriske og pedagogiske prosesser. 3. Bidra til å utvikle digital kompetanse hos fagmiljø og ledelse, 4. Ta klare nasjonale grep som bidrar til kvalitet og samspill for IKT-bruk. ecampusprogrammet har gjort arbeidet med vurdering, valg, anskaffelse av tekniske løsninger for de enkelte tjenestene, samt etablering av et nasjonalt supportapparat, og dermed er det enkelt for institusjonene å komme i gang med digitale lærings-, samarbeids- og formidlingsverktøy. ecampus har utviklet tjenester for videoopptak av forelesninger og kommunikasjon/samarbeid, og alle tjenestene som ecampus tilbyr er tilpasset og klare til å bli tatt i bruk av institusjonene. Mer informasjon om disse er presentert i neste kapittel sammen med detaljert beskrivelse av hvilke investeringer og kostnader som er forbundet med innføring. Vurdering, valg og implementering av løsninger De vanlige stegene i en vurdering-, valg- og implementeringsprosess er illustrert i figuren under. ecampusprogrammet har gjort et omfattende forarbeid på vegne av sektoren (skraverte steg) og det som gjenstår for den enkelte institusjon er å gjøre en vurdering av egne behov for løsninger og ta tjenestene i bruk. tillegg til besparelser i anskaffelses- og innføringsprosessen har ecampus stordriftsfordeler på driften av tjenestene, en fordel som direkte gis videre til institusjonene som betaler sin forholdsmessige andel av driftskostnadene. Institusjonen kan også velge å delta aktivt i ecampus sine arbeidsgrupper gjennom hele prosessen. Dette vil gi både medvirkning og påvirkningsmulighet til hvordan ecampus sine fremtidige løsninger skal bli. Deltakerne i arbeidsgruppene vil i fremtiden ha mulighet til å synliggjøre sine behov gjennom dette arbeidet. *- Noen institusjoner får/har fått tilbud om å være med i pilot i disse fasene Side 3

3 Beskrivelse av løsninger og kostnader 3.1 Løsninger for opptak og tilgjengeliggjøring av forelesninger Opptak og tilgjengeliggjøring av forelesninger gir studentene mulighet til å repetere innholdet i forelesningene, og de kan se forelesningene hvor og når de vil. De løsningene ecampus tilbyr innenfor videoopptak varierer både iht. bruksområde, kvalitet og kostnadsnivå: Felles serverløsning for høykvalitetsopptak: MediaSite. Lavkostløsning for medium kvalitet: Matterhorn. Lavkostløsning for opptak av lyd og powerpoint: Camtasia Relay. Universitetet i Tromsø er en av institusjonene som har tatt i bruk løsningene Mediasite og Camtasia Relay, og de opplever flere positive effekter etter å ha innført videoopptak av forelesninger. For det første ser de en endring i måten studentene jobber på; de møter opp på forelesninger, men bruker mer tid på å følge med og er mer selektive med å ta notater. Etter forelesningen, og særlig når eksamen nærmer seg, bruker studentene aktivt videoopptakene til å repetere. For det andre blir bruk av videoopptak blant studentene sett på som et kvalitetshevende tiltak, og ved Universitetet i Tromsø opplever de at stadig flere studenter ber om at det tilrettelegges for videoopptak av også deres forelesninger. Videoopptaksløsningene blir beskrevet under. I tillegg er det to løsninger som er under utvikling og som trolig blir tilgjengeliggjort som en del av ecampusprogrammet i framtiden; Mina og Wovza. Disse er beskrevet kort i kapittel 3.3. Som et ledd i GigaCampus-programmet tok UNINETT i 2006 initiativ til å utarbeide beste praksis fagspesifikasjoner (UFSer). Disse ble utarbeidet i samarbeid med universitets- og høgskolesektoren. 1 Ved beskrivelsen av løsningene under er det forutsatt at institusjonene har fulgt UNINETTs fagspesifikasjoner for både fysisk utforming av rom, men også spesifikasjonene for hhv. trådløst nett (UFS112) og Infrastruktur (UFS102) er sentrale 2. I tilfelle rom ikke er utformet innenfor standarden, eller at infrastruktur og trådløst nett ikke er dimensjonert iht. standardene, kan det medføre et investeringsbehov for å møte de kravene tjenestene innen videoopptak stiller. 3.1.1 Oversikt over løsninger Tabellen under oppsummerer den mest sentrale funksjonaliteten for hhv. Mediasite, Camtasia Relay, Matterhorn og Wovza, slik at det blir enklere å velge den tekniske løsningen som i størst mulig grad tilfredsstiller behovene til den enkelte institusjon. Mediasite Camtasia Matterhorn Wovza Mulighet til å ta opp video X X Mulighet for å ta opp video med slides X X Mulighet for kun å ta opp lyd X X X Mulighet for automatiske opptak X X Mulighet for timeplanbasert start av opptak X X Mulighet til skjermopptak med lyd X X Støtte for live-strømming X X Støtte for video on demand X X X X Kan spille av video på mobile enheter X X X X Kan begrense tilgang til innhold X X X 1 For mer informasjon om GigaCampus, se https://ow.feide.no/gigacampus:gchjem 2 For mer informasjon UNINETTs fagspesifikasjoner, se https://www.uninett.no/ufs. Side 4

3.1.2 Mediasite Mediasite er et system for opptak av foreleser og en presentasjon (f.eks PowerPoint). Systemet er enkelt å bruke: Foreleser starter forelesningen når timen begynner, og da er timeplanen lastet inn i Mediasite slik at opptak skjer automatisk. Studenten kan enkelt vise videoen både i sanntid (live) eller i opptak (on demand) fra portalen 'MyMediasite'. I tillegg har Mediasite en opptakskomponent som komprimerer opptaket før det sendes til tjeneren over nettverket, hvilket reduserer belastningen på infrastrukturen. Mediasite er et komplett økosystem slik at alt som kreves for å komme i gang er innkjøp og oppsett av opptakskomponenter til de enkelte auditorium/undervisningsrom. I tillegg må institusjonen opprette et lokalt apparat for brukerstøtte og support. Driftskostnaden for Mediasite består av komponentene service på utstyr, sentral drift av løsning og lagring av opptak. I tillegg kan det kjøpes tilgang til portalen MyMediasite (opsjon). Kostnadskomponent, Mediasite Investering Mediasite recorder Serverlisens Brukerstøtte og opplæring for foreleserne Kostnad/Driver Ca. 115 000-155 000,- per recorder (en per auditorium) Inkludert i anskaffelse Ca. 50 timer per recorder (per auditorium) Årlige kostnader i drift Serviceavtale Ca. 15 000,- per recorder per år Lagring av opptak Ca. 10 000 per år per institusjon 3 Driftskostnad Lisensavtale, opptaksportalenmy Mediasite (Opsjon) Ca. 20 000 per år Ca 35 000,- per år 3.1.3 Matterhorn Matterhorn er, som Mediasite, et system for opptak av forelesninger, men der Mediasite selges som et komplett proprietært system, er Matterhorn basert på åpen kildekode. Det betyr at muligheten for å få skreddersydd egen løsning er større, men på den andre siden vil Matterhorn kreve en større investering i tid til oppsett og tilpasning av løsning. Investering i Matterhorn krever i utgangspunktet kun kjøp av fysiske opptaksenheter til auditoriene og tilpasning av løsningen. I tillegg må det etableres et lokalt apparat for brukerstøtte og support. I drift vil det tilkomme årlige kostnader forbundet med service på fysisk utstyr, drift og videreutvikling av opptaksløsning, og avgift for lagring av opptak. 3 Lagringskostnaden er ca. 19 000,- per TB per år, og i snitt genererer hver institusjon ca. 0,5 TB per institusjon per år for opptak, men i ecampus estimeringsmodell kan hver institusjon gjøre et mer presist estimat (For opptak i Mediasite genereres i snitt ca. 2 gb data per time opptak, for Matterhorn ca. 8 gb per time og for Camtasia Relay ca. 0,4 gb per time). Side 5

Kostnadskomponent, Matterhorn Investering Matterhorn Recorder Oppsett Brukerstøtte og opplæring for foreleserne Årlige kostnader i drift Kostnad/Driver Ca. 35 000 50 000,- per opptaksenhet (en per auditorium) Ca. 100 timer første opptaksenhet; 10 timer per opptaksenhet utover det. Ca. 75 timer per opptaksenhet (per auditorium) Lagring av opptak Ca. 10 000 per år per institusjon 3 Drift av løsning Ca. 20 000 per år. 3.1.4 Camtasia Relay Camtasia Relay gjør videoopptak av det som skjer på skjermen på en PC sammen med lyd fra en mikrofon. Camtasia Relay er godt egnet i de tilfellene det finnes enten presentasjons- eller videomateriale som skal gjengis. Camtasia Relay er enkel i bruk og alt foreleser trenger å gjøre er å installere en klient (gjøres kun første gang), og deretter trykke på en knapp når opptaket skal starte, og en annen knapp når opptaket er ferdig. Når opptaket er ferdig kan opptaket tilgjengeliggjøres for visning, og det kan også integreres mot Mediasite om en ønsker å redigere opptakene. I tillegg er det mulig å investere i SmartBoards hvor foreleser kan bruke tavle og ta opp undervisningen, en egnet løsning til fag som f.eks. matematikk og kjemi. Dette vil kreve ytterligere investeringer utover de som er nevnt under. For å ta i bruk Camtasia Relay kreves ingen investering i fysiske komponenter (utover PC med mikrofon, som de fleste har), kun oppretting av et lokalt apparat for brukerstøtte og support. Lydkvaliteten kan dog bedres gjennom bruk av dedikerte mikrofoner. I drift betaler den enkelte institusjon en andel av den nasjonale driftskostnaden, og i tillegg til en avgift for lagring av egne opptak. Kostnadskomponent, Camtasia Relay Investering Opplæring og brukerstøtte Kostnad/Driver Ca. 1 time per 3 brukere Årlige kostnader i drift Driftskostnader Ca. 20 000,- per år per institusjon 4 Lagring av opptak Ca. 10 000 per år per institusjon 3 4 Fordelingsmodellen for Camtasia Relay tar bl.a. hensyn til hvor mange opptak som er gjort, men erfaringsmessig vil kostnaden ligge på ca. 20 000,- per år. Side 6

3.2 Løsninger for kommunikasjon og samarbeid For å dekke behovene beskrevet i kapittel 1, tilbyr ecampus flere løsninger for kommunikasjon og samarbeid, som varierer både med hensyn til bruksområde, kvalitet og kostnadsnivå. Tjenestene innenfor dette hovedområdet er for å møte de stadig økende kravene til kommunikasjon og tilgjengelighet på tvers av tid og sted. Eksempler på relasjoner som har behov for samarbeid og kommunikasjon er bl.a. Studenter seg imellom. Forelesere seg imellom. Forskere seg imellom. Studenter, forelesere og forskere i samarbeid. Studenter, foreleseres og forskeres samarbeid med administrativt personale. Studenters, foreleseres, og forskeres og administrativt personales kontakt innad i sektoren og med næringsliv og samfunnet for øvrig. For å møte behovene tilbyr ecampus p.t. følgende sett tjenester: Sanntidskommunikasjon og møter Microsoft Lync / Cisco Jabber Webmøte Adobe Connect Videomøte MCU Telefonmøte conference.uninett.no Fildeling Box / FileSender 3.2.1 Oversikt over løsninger Tabellen under oppsummerer hvordan de løsningene som tilbys innenfor dette hovedområdet dekker behovene. Lync Cisco Jabber Adobe Connect Box Videokonferanse Telefonkonferanse File- Sender Mulighet for privat chat (lynmelding) X X X Mulighet for telefonmøte Mulighet for videomøte Kan bruke nettbrett og mobil Mulighet for å lese og editere dokumenter Mulighet for opptak av møte Mulighet for egen hjelpetjeneste på ecampus support Mulighet for å dele skjerm X X X X X X X X X (X) X X X X X X X X (opsjon) X X X X X X X X X Mulighet for å dele store filer X X Side 7

Videre, for å ta i bruk tjenestene Lync, Jabber og Adobe Connect anbefales det at det investeres i en personlig komponentpakke med mikrofon og hodetelefoner. Denne kan kjøpes inn til ansatte for kroner 1000 og studenter kroner 400, og det er opp til den enkelte institusjon om de skal kjøpe den til studentene eller ikke. Prisforskjellen skyldes anbefalt høyere kvalitet på komponentpakken for ansatte. 3.2.2 Personlige kommunikasjonsplattformer Microsoft Lync og Cisco Jabber Under presenteres to ulike løsninger for kommunikasjon, Microsoft Lync og Cisco Jabber. Begge sammhandlingsplatformene tilbyr sammenlignbar funksjonalitet for brukerene, men løsningene kommer fra to forskjellige utgangspunkt og filosofier. Microsoft Lync startet som en desktop sammhandlingsløsning som er blitt utvidet med funksjonalitet for flerparts video og telefoni. Cisco Jabber startet som en sammenknytting av en telefoni-platform og en videokonferanse-platform og er blitt utvidet med integrasjon i desktop applikasjoner. Cisco Jabber er basert på industristandard protokoller og er enklere å integrere med eksisterende telefoni- og videokonferanse-løsninger fra andre leverandører, både internt i egne organisasjon og mot eksterne organisasjoner utenfor Norsk UH-sektor. Microsoft Lync er en mer properitær løsning, og krever per i dag mere spesialtilpassning for integrasjon mot eksisterende telefoni- og videokonferanse-løsninger fra andre leverandører. Men per i dag ser det ut til at Micorsoft Lync er i ferd med å bli defacto standard sammhandlingsplatform i Norsk UH-sektor. 3.2.2.1 Microsoft Lync Microsoft Lync er en kommunikasjonsplattform for alle typer kommunikasjon på telefon, video og chat (instant messaging), på et og samme grensesnitt. Ypperlig for kommunikasjon internt i egen organisasjon, men kan også brukes på tvers av organisasjoner (med Lync) uten ekstra lisenskost. I tillegg kan Lync integreres mot kontakter og kalender i Microsoft Outlook, og det er mulighet for sending av små filer, integrasjon mot eget mobiltelefonabbonement, og mulighet til å delta på videokonferanse. For å ta i bruk Lync må det investeres i en serverpark (typisk 6 tjenere) med lisenser, også må det bygges opp et lokalt apparat til brukerstøtte og support. I drift er det ingen årlige kostnader (utenom oppgradering av serverpark, ved behov). Kostnadskomponent, Microsoft Lync Investering Kostnad/Driver Fysiske tjenere Ca. 30 000,- per tjener, typisk må hver institusjon Investere i 6 tjenere Lisenspakke Personlig komponentpakke Ca. 25 000,- per år for tjenerpark på 6 tjenere Ca. 1000,- per ansatt. Årlige kostnader i drift Brukerstøtte Ca. 1 time brukerstøtte per 2 brukere det første året, ca. 1 time brukerstøtte per 3 brukere påfølgende år. 3.2.2.2 Cisco Jabber Cisco Jabber er, i likhet med Microsoft Lync, en plattform for kommunikasjon der bruker har styrer personlig kommunikasjon fra et grensesnitt; både telefon, video og chat. I likhet med Lync kreves investering i en tjenerpark og det må etableres et lokalt supportapparat. I drift må det påregnes en årlig kostnad tilsvarende ca. 10% av anskaffelseskost i vedlikehold av tjenerpark m.v. Side 8

Kostnadskomponent, Cisco Jabber Investering Fysiske tjenere Brukerlisenser Personlig komponentpakke Kostnad/Driver Ca. 70 000,- per institusjon 700,- per bruker per år. Ca. 1000,- per ansatt. Årlige kostnader i drift Brukerstøtte Vedlikehold av tjenere Ca. 1 time brukerstøtte per 2 brukere det første året, ca. 1 time brukerstøtte per 3 brukere påfølgende år. Ca. 10% av anskaffelseskost 3.2.3 Adobe Connect Med Adobe Connect kan man gjennomføre møter med deltakere over hele verden, vise presentasjon, gi mulighet for deltakerne til å snakke sammen uten å forstyrre de andre. Alt man trenger for å være med på møtet er en PC med mikrofon og høyttaler, en mobiltelefon eller et nettbrett. I tillegg kan møteleder ta opp hele eller deler av møtet (alt blir tatt opp, ikke bare stemmene), dele skjerm og dele filer. For å ta i bruk Adobe Connect kreves ingen investering (utover å etablere et lokalt apparat for brukerstøtte og opplæring), men det må tilkommer en en lisenskostnad og en fellesavgift per år. Denne fellesavgiften er nasjonal, og som institusjonene betaler sin forholdsmessige andel av i henhold til trappetrinnsmodellen beskrevet under. For å bruke tjenesten kreves at institusjonen bruker Feide-innlogging, som beskrevet over. Kostnadskomponent, Adobe Connect Investering Personlig komponentpakke Kostnad/Driver Ca. 1000,- per ansatt. Årlige kostnader i drift Lisens for institusjon Fellesavgift 35 000,- per år per institusjon Beregnet ut fra antall studenter i DBH, etter følgende tabell: 0-1250: kr. 0 1.251-2.500: kr. 5.000 2.501-5.000: kr. 10.000 5.001-10.000: kr. 20.000 10.001-20.000: kr. 40.000 20.001+: kr. 65.000 Brukerstøtte Ca. 1 time brukerstøtte per 2 brukere det enkelte år. Universitetet i Nordland er en av institusjonene som har tatt i bruk Adobe Connect. For eksempel har barnehage- og grunnskolelærerne som er i praksis reflekssjonsseminarer på webmøter. Helsepersonell i videreutdanningsprogrammet "Omsorgsforløp på tvers" bruker det til å gjennomføre ukentlige undervisningssesjoner (som også tas opp). Erfaringen er at webmøter er enkelt, godt og kjapt å ta i bruk, og det gir mange nye muligheter. F.eks er det mulig med tettere oppfølging av studenter i praksis, og videreutdanningsløp er mer fleksible mtp. tid og geografi; man kan nå være på jobb og videreutdanne seg fra kontoret. Og kan man ikke være med, går man likevel ikke glipp av noe. 3.2.4 Videomøte MCU Videokonferanse muliggjør at man kan gjennomføre møter uten å være fysisk i samme møterom, og på den måten spares både tid, penger og miljøet. I tillegg til å se og høre hverandre, kan deltakerne dele skjerm (f.eks en presentasjon) som vises i alle videorommene. Side 9

ecampus tilbyr også et grensesnitt for booking av møterom, men det fordrer at institusjonen er tilknyttet Feide. For å ta i bruk videokonferanse må det investeres i fysiske enheter som skal installeres i de respektive møterommene (kamera, skjerm, mikrofoner m.v.) og institusjonen kan selv velge kvalitet på utstyret (Veiledende priser presentert i "øvre sjiktet", men inkluderer også en serviceavtale på 5 år). I tillegg til investeringene må det bygges et lokalt apparat for brukerstøtte og opplæring, også er det en årlig driftskostnad for service- og vedlikehold på programvare. ecampus tilbyr løsninger for små kontor, møterom og store auditorium. I drift påløper en årlig driftskostnad på det fysiske møterommet. Kostnadskomponent, ecampus videokonferanse Investering Kontor / Lite møterom Møterom Auditorium Kostnad/Driver Ca. 50 000,- per kontor Ca. 100 000,- per møterom Ca. 200 000,- per auditorium Årlige kostnader i drift Brukerstøtte Service- og vedlikehold av programvare Ca. 1 time brukerstøtte per 2 møter Ca. 5 000 per år. 3.2.5 Telefonmøte conference.uninett.no UNINETT Telefonmøte tilbyr et brukervennlig grensesnitt for å bestille og gjennomføre telefonmøter. Den ansvarlige for et møte angir starttidspunkt og varighet for sitt telefonmøte. Deretter får vedkommende tildelt et konferanserom og en pin-kode som sikrer konfidensialitet. Dette sender han eller hun så til sine møtedeltakere. Man kan invitere så mange møtedeltakere man ønsker. For å ta i bruk telefonmøte kreves ingen investering, da årsavgiften er dekket gjennom institusjonens tjenesteavgift til UNINETT, men bruk av tjenesten fordrer at institusjonen er tilkoblet Feide. 3.2.6 Fildeling Box og FileSender 3.2.6.1 FileSender FileSender gir en mulighet for overføring av store filer som ikke kan legges ved epost eller lignende. Alt som trengs er en nettleser, og filer gjøres tilgjengelig for nedlastning av en mottaker som får en direktelink per epost. FileSender er et sikkert alternativ, og kan håndtere filer på inntil 1 terabyte. FileSender er tilgjengelig for studenter, forelesere, forskere, ansatte ved universiteter og høgskoler som bruker UNINETT som internettleverandør, det vil si er tilknyttet forskningsnettet. Det er ingen kostnad forbundet med å ta i bruk Filesender da driftskostnaden er dekket av institusjonens tjenesteavgift til UNINETT. 3.2.6.2 Box Box er en skytjeneste for lagring, deling og bearbeiding av filer, og du kan enkelt få tilgang til egne filer fra både PC og mobile enheter, forutsatt tilgang på internett. For å ta i bruk Box kreves ingen investering, men det er en månedlig kostnad per måned per registrerte bruker, og tjenesten kan tas i bruk av både ansatte og studenter. Total kapasitet er ca. 50 gigabyte per registrerte bruker. Side 10

Kostnadskomponent, Box Årlige kostnader i drift Brukerlisens Brukerstøtte Kostnad/Driver 10,- per måned per bruker Ca. 1 time brukerstøtte per 10 brukere 3.3 Løsninger under utvikling ecampus-programmet jobber kontinuerlig med å vurdere nye løsninger i tillegg til de beskrevet over. ecampus kommer tilbake til mer informasjon om disse når løsningene er på plass. 3.3.1 Digital eksamen I dag gjennomføres eksamensprosessen på de fleste universiteter og høyskoler på papir og med betydelig manuelt arbeid. Det er ytret sterke ønsker fra studentene om å kunne gjennomføre eksamen digitalt. En digitalisert prosess for eksamensgjennomføring vil også kunne redusere manuelt arbeid knyttet til administrasjon. ecampus har derfor opprettet en arbeidsgruppe som ser på teknologiske løsninger for digital eksamen som skal omfatte hele arbeidsflyten for eksamen, og målet er å få på plass løsninger som kan brukes av store studentgrupper. 3.3.2 MOOC MOOC (massive open online course) er et undervisningskurs som følges på nett. Studenter deltar gjennom strømming av forelesninger, aktivitet i gruppediskusjoner, lese pensum og levere oppgaver på nett. Kursene kan tilbys et høyt antall samtidige studenter uten å være begrenset av tilgangen på lærekrefter. Kursene kan ofte tas gratis og uten formelle opptakskrav, selv om mange læresteder tar betalt for å gi studiepoeng eller kursbevis for fullføring. MOOC skiller seg fra tradisjonell fjernundervisning ved at det legges til rette for toveiskommunikasjon mellom studentene og mellom studenter og undervisningspersonell, i motsetning til den rene distribusjonen gjennom enveiskommunikasjon fra kursholder til student. MOOC er læring på studentenes premisser som blant annet inkluderer tilrettelegging for samarbeid og samskriving, vurdering av hverandres arbeid muligheter til å gi karakterer til hverandres studentarbeid slik at studieplasser ikke begrenses av antall undervisere eller antall auditorium. Amerikanske eliteuniversiteter som Harvard, UC Berkeley, Stanford, MIT, Princeton, California institute of Technology, Massachusetts Institute of Technology og University of Chicago leder an i utviklingen av MOOC. I Norge er NTNU i en pilot med kurset Teknologiutvikling og samfunnsendring, utviklet av professor Arne Krokan. Sett fra et teknologisk perspektiv består MOOC av fire komponenter; opptak og tilgjengeliggjøring, distribusjon, kommunikasjon og evaluering. ecampus tilbyr per i dag både løsninger for opptak og tilgjengeliggjøring av forelesninger, og en plattform for kommunikasjon, men jobber videre med blant annet løsning for massedistribusjon. Evaluering har ikke funnet sin form for MOOC. 3.3.3 Tilgjengeliggjøring av videoopptak av forelesninger 3.3.3.1 Wowza Wovza er en tilleggstjeneste som kan brukes for å tilgjengeliggjøre opptak, både live og on demand, på en rekke enheter alt fra datamaskiner, iphone, ipad, Android, smarttelefoner, tabletter, smart TV-er og mer. Opptakene kan med andre ord spilles av hvor som helst og med hvilken som helst enhet. Denne løsningen er p.t. i pilot. 3.3.3.2 Mina/LOR UNINETT ecampus leverer tre forskjellige systemer for å gjøre forelesningsopptak, og man ser at de forskjellige institusjonene i UH-sektoren gjerne benytter flere av disse. For å tilby en enhetlig Side 11

tilgang til opptak gjort med disse systemene utvikler ecampus i samarbeid med BIBSYS løsningen MINA. MINA henter metadata fra de forskjellige systemene og tilbyr disse i et felles grensesnitt. I tillegg til metadata som tilhører de forskjellige kildesystemene benytter MINA seg av andre data (bl.a. Felles Studentsystem) for å kunne tilby relevant innhold til hver enkelt bruker. I praksis vil det si de forelesningene som er knyttet knyttet til de emnene studenten følger). MINA er konstruert slik at om institusjonen har løsninger for opptak av forelesninger i tillegg til de som UNINETT ecampus tilbyr, eller om andre systemer kommer til, så vil disse enkelt kunne innlemmes i MINA slik at innholdet fra disse vil kunne presenteres på lik linje med innhold fra eksisterende systemer. 3.3.4 Katalogtjeneste for videokonferanse Erfaringsmessig er en av de store show stopperne for videokonferanse bruksterskelen. Løsningen er for vanskelig å bruke for vanlige brukere, og en del av denne bruksterskelen er mangelen på en katalog med oversikt over motpartens addresser og mulig funksjonalitet. Som et forsøk på å bedre denne situasjonen har ecampus inngått avtale med de to største leverandørene av videokonferansekatalog i Norge (Seevia og Avikom). De to leverandørene har noe forskjellig tjenestetilbud, og vi opplever at kunder i Norsk UH-sektor registrerer videokonferanseutstyret sitt i begge katalogene slik at de kan benytte seg av tjenester fra begge leverandørene. Per i dag dekker ecampus sentralt eventuelle kostnader med registrering i katalogene, hvis kundene hvelger å bruke tilleggstjenester fra katalogleverandørene må de bestille og betale dette selv. Side 12

4 Innføringsprosessen og organisatoriske forhold Som nevnt i kapittel 2.2 har ecampus gjort en vesentlig del av anskaffelsesjobben ved innføring av ecampusløsningene, men det skal gjennomføres en implementeringsprosess ved hver institusjon. Både praksis og forskning viser at de endringsprosjektene som ikke lykkes med å realisere alle gevinstene som regel har mislyktes i implementeringsfasen. Det er med andre ord som regel ikke den tekniske løsningen som er feil når endringer ikke lykkes, men måten løsningen innføres i organisasjonen på. Figur 1 - Hvorfor omstillingsprosjekter mislykkes (Kilde: PwC, Gartner, McKinsey, Harvard Business Review) Tabellen nedenfor oppsummerer sentrale utfordringer ved endringsprosjekter og konsekvensen av å mislykkes på de enkelte utfordringene. Figur 2 -Suksessfaktorer i endringsprosesser (Kilde: PwC) Side 13

4.1.1 Generelt om innføring av nye teknologiske løsninger Når man skal innføre en eller flere ecampus-løsninger er det ikke bare for å kunne ta i bruk de konkrete funksjonene, men det er også for å støtte opp under behovene til ansatte og studenter. Dette medfører blant annet at arbeidsmåter og undervisning kan måtte endres for nå målet, og for at det skal lykkes er det noen fundamentale elementer som må på plass i endringsprosessen. Figuren til høyre oppsummerer disse: Valg av endringstilnærming for organisasjonen og dette prosjektet. Fokus på definering, måling og realisering av gevinster. Sikre involvering av personellet som i praksis utfører eller skal leve med endringen. F.eks bør undervisningspersonell ha muligheten til å komme med innspill og ønsker om tilpasninger ifm. endring av undervisningsmåter. Bygge bærekraftig endring gjennom å forankre nye måter å jobbe på. Involvering Gevinstrealisering Bærekraft Sikre varig endring Figur 3 - Hvordan oppnå varig endring (Kilde: PwC) 4.1.2 Endringsledelse tilknyttet innføring av ecampusløsningene Løsningene som er presentert i kapittel 3 påvirker i ulik grad arbeidshverdagen til ansatte og studenter og har ulike prinsipielle sider og krever derfor ulik endringstilnærming og grad av involvering. De bør derfor ses på fra litt forskjellige perspektiv når innføringen skal planlegges og i hovedsak ligger løsningene innenfor tre kategorier som drøftes kort under. Innføring av enkle, behovsdrevne løsninger De løsningene fra ecampus som trolig er enklest i innføring, er FileSender, Box, Telefonmøte og Videomøte. Dette er løsninger som vil bli tatt i bruk når eksisterende løsninger ikke strekker til, for eksempel når filvedlegget i en epost er for stort, eller når det for eksempel skal gjennomføres et kort statusmøte i en forskningsgruppe på tvers av institusjoner. Anbefalt endringstilnærming for denne gruppen er fokus på kommunikasjon og opplæring. Det som primært skal kommuniseres er at disse løsningene er tilgjengelig og hvilket behov de dekker. I tillegg må det opprettes et lokalt opplæringsapparat som kan gi brukeropplæring ved første gangs bruk. Innføring av personlige kommunikasjonsløsninger De løsningene som trolig medfører høyest opplevd endring, særlig blant de ansatte, er Lync, Jabber og Adobe Connect, og det er fordi det vil legge til rette for kommunikasjon på en ny måte. Ikke bare kan man styre kommunikasjon via både telefon, video og chat, og man kan gjennomføre møter fra sin egen pult, men man øker også sin tilgjengelighet. For eksempel kan man i et klassisk kontormiljø nå slippe å gå mellom kontorer for å snakke sammen, man kan i stedet sende lynmeldinger. Og skal man gjennomgå en forskningsartikkel per telefon med papirutskrift kan man dele skjerm og snakke sammen på video. Et stor norsk oljeselskp satte av så mye som 8 timer per ansatt i opplæring og kommunikasjon over en periode på ca. 12 måneder ved innføring av Microsoft Lync. Ved innføring visste alle ansatte hvilke muligheter og fordeler løsningen ga og resultatet var at alle tok løsningen i bruk. Effektene Side 14

var blant blant annet en vesentlig reduksjon i reisevirksomhet og den enkelte ansatte ble mer effektiv og fikk mer tilgjengelig tid. Og hadde ikke selskapet investert så mye i innføringen hadde det trolig ikke effektene blitt de samme. Anbefalt endringstilnærming for disse løsningene er motiverede informasjon og opplæring. Innføring av opptak og tilgjengeliggjøring av forelesninger Løsningene Mediasite, Matterhorn og Camtasia Relay medfører, basert på erfaringer fra bl.a. Universitet i Nordland og Universitetet i Tromsø, en moderat grad av endring i måten det jobbes på, men løsningene har samtidig en noe høyere terskel for å bli tatt i bruk, da det kan være forbundet med en viss skepsis å bli filmet eller spilt inn på jobb. Anbefalt endringstilnærming for disse løsningene er å få undervisningspersonalet til å selv ta initiativet til å ta i bruk disse løsningene. Blant de institusjonene som har tatt dette i bruk har for eksempel Universitetet i Tromsø lyktes godt gjennom bruk av både teknisk, pedagogisk og faglig kompetanse i innføringsprosjektene. Kommunikasjon og involvering av undervisningspersonellet har vært sentrale komponenter i tilnærmingen for å lykkes med innføring av forelesningsopptak. De ulike fasene av et innføringsprosjekt Endring er med andre ord noe som ikke bør tas lett på, og det anbefales derfor å organisere innføringen av en eller flere ecampus-løsninger som et prosjekt. Det bør etableres en prosjektorganisasjon, det bør etableres en prosjektplan og det bør settes av tilstrekkelig med ressurser til å gjennomføre endringen. Omfanget av prosjektet vil variere ut fra hvilke løsninger som velges, men det er likevel noen fellestrekk for innføringsprosjekter. Disse er beskrevet på et overordnet nivå nedenfor. Endringsledelse er en prosess som går på tvers av disse fem fasene. Fase 1: Forprosjekt - Analyse av behov Målet med å innføre nye løsninger, er at det skal tilrettelegges for at studenter og ansatte skal arbeide på nye og mer effektive måter, og det bør derfor brukespå å analysere behov, slik at den enkelte institusjon oppnår en hensiktsmessig og god måte å jobbe på. Institusjonene bør derforstarte med å analysere hvordan man jobber i dag og ønsker å jobbe i fremtiden og så se på hvordan disse ønskene og behovene best kan løses og realiseres ved hjelp av de løsningene ecampus tilbyr. Fase 2: Teknisk avklaring og installasjon Som nevnt i kapittel 2 fordrer enkelte av løsningene, særlig løsningene for opptak og tilgjengeliggjøring av data, at eksisterende maskinvare og infrastruktur er iht. UNINETTs beste praksis/ufs. Disse tingene bør sjekkes og avklares tidlig og i god tid før installasjon og test.! Endringsledelse! Fase 3: Konfigurering Noen av løsningene krever at det opprettes grunndata som f.eks brukere, organisasjonsog avdelingskoder før installasjon og test, eventuelt at det etableres en kobling mot Feide eller lignende Fase 4: Opplæring ecampus gir superbrukeropplæring til superbrukernee ved det enkelte universitet eller høyskole, og som er ansvarlige for å gi videre opplæring til andre på sin institusjon. Hensikten med opplæringen er å sette institusjonen i stand til å bruke, administrere og forvalte de implementerte løsningene, følgelig også for å realisere planlagte gevinster. Fase 5: Installasjon og test Før utrulling og installasjon bør hver løsning testes lokalt og deretter installasjon. Side 15

5 ecampus-teamet tilbyr støtte ved innføring og bruk ecampus-programmer tilbyr et supportapparat for både superbrukere og sluttbrukere.i tillegg er UNINETT og programmet en støttespiller for hele sektoren ved innføringen av løsningene, og det oppfordres til å ta kontakt dersom man ønsker mer detaljert informasjon om løsningene og programmet enn det som er presentert i dette dokumentet. 5.1 Support for både superbrukere og sluttbrukere ecampus ønsker å knytte til seg en eller flere superbrukere per tjeneste ved hver institusjon, og disse vil tidlig i innføringen få tilbud om opplæring. Disse superbrukerne er tenkt som førstelinje sluttbrukerstøtte ved institusjonen. Sluttbrukere kan også henvende seg til support.ecampus.no, som er en sentral arena for selvhjelp og kunnskapsutveksling. Blant annet tilbys instruksjonsvideoer, brukerveiledninger og ofte stilte spørsmål (OSS/FAQ). I tillegg tilbys det et forum for både sluttbrukere og superbrukere for å utveksle erfaringer og gjensidig problemløsning. For mer informasjon, se http://support.ecampus.no 5.2 ecampus-teamet For løsningstekniske spørsmål (ikke support) kan man ta kontakt med de løsningsansvarlige i ecampus-programmet. Tema Kontakt Videoopptaksløsninger Tel: +47 735 57 929 Mobil: +47 918 97 794 e-post: thorleif.hallen@uninett.no Thorleif Hallén Samarbeids- og kommunikasjons-løsninger Tel: +47 735 57 922 Mobil: +47 920 63 538 e-post: magnus.stromdal@uninett.no Magnus Strømdal Generelt om ecampusprogrammet Tel: +47 735 57 907 Mobil: +47 928 12 093 e-post: ingrid.melve@uninett.no Ingrid Melve, programleder Side 16