Lillehammer kommune Administrasjonsutvalget 2011-2015 MØTEINNKALLING Utvalg: Administrasjonsutvalget 2011-2015 Møtested: Møterom 51 Møtedato: 12.03.2014 Tid: 13:30 Eventuelt forfall meldes til Hilde Åmodt tlf. 610 50514 eller hilde.amodt@lillehammmer.kommune.no SAKLISTE Side Sak nr / Sakstittel 1/14 LILLEHAMMER HELSEHUS - ORIENTERING OG DRØFTING VEDRØRENDE ARBEIDSMILJØET Lillehammer, 06.03.2014 Espen Granberg Johnsen ordfører
Sak 1/14 LILLEHAMMER HELSEHUS - ORIENTERING OG DRØFTING VEDRØRENDE ARBEIDSMILJØET Saksbehandler: Sidsel Brath Arkiv: 440 13/6280-25 Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 1/14 Administrasjonsutvalget 2011-2015 12.03.2014 Vedlegg: Rapport fra Bedriftshelsetjenesten Innlandet AS vedrørende gjennomført arbeidsmiljøkartlegging, datert 20.12.2013 (Unntatt offentlighet ofl 13 jf. fvl 13 og ofl 12, i egen forsendelse) Brev fra Arbeidstilsynet, datert 22.11.2013, 19.12.2013, og 24.1.2014 Brev fra rådmannen til Arbeidstilsynet, datert 13.12.2013 og 20.1.2014 Brev fra Hovedvernombudet, begge datert 10.1.2014 Brev fra Fagforbundet, datert 20.1.2014 og 27.1.2014 (Unntatt offentlighet ofl 13 jf. fvl 13 og ofl 12, i egen forsendelse) Sammendrag: Saken omhandler varsler, rapport og tiltak vedrørende arbeidsmiljøet ved Lillehammer Helsehus, som grunnlag før drøfting av mål, tiltak og samarbeid. Bakgrunn Saken fremmes med bakgrunn i mottatt varsel om arbeidsmiljøutfordringer ved Lillehammer Helsehus, oppfølging av saken fra Arbeidstilsynet, og beslutning i formannskapet den 11.februar 2014. Fakta/Tiltak: I november 2013 mottok rådmannen varsel om arbeidsmiljøutfordringer ved Lillehammer Helsehus (LHH) fra hovedverneombudet (HVO), og hovedtillitsvalgte (HTV) fra Fagforbundet og NSF. Varselet er knyttet til flere forhold; ledelse, kompetanse, fagdekning, sykefravær, avviksoppfølging, konkrete utfordringer på avdelingene F1 og F2, og generelle psykososiale forhold. Det ble også orientert om at Arbeidstilsynet var varslet i saken. Bedriftshelsetjenesen Innlandet AS (BHT) besluttes å knyttes til arbeidet for å bidra til kartlegging. Med bakgrunn i mottatt varsel nedsetter rådmannen en partssammensatt gruppe, med representanter fra arbeidstakerorganisasjonene, hovedverneombudet og arbeidsgiver, ledet av assisterende rådmann. Fra arbeidsgiver deltar i tillegg kommunalsjef for sektor helse og velferd og kommunalsjef for HR. I møtene deltar også BHT. I arbeidsgruppa besluttes det å gjennomføre en arbeidsmiljøkartlegging ved LHH, i regi av BHT som objektiv part. Oppdraget var å ha samtaler med verneombudene, plasstillitsvalgte, avdelingsledere og tjenesteområdeleder. Arbeidet gjennomføres i desember, og det foreligger skriftlig rapport den 20.12.2013. Side 2
Rapporten konkluderer med forslag på tiltak knyttet kartlegging av kompetanse, avviksoppfølging, oppfølging og vurdering av rutiner og retningslinjer for sykefravær og plassering av pasienter, samt formalisering av møter med tillitsvalgte og vernetjeneste (jfr vedlagte rapport). I tillegg orienterer BHT om at de er kjent med en konkret sak, som ikke omtales i rapporten da dette vurderes som en personalsak. Hva skaper trivsel og nærvær på en arbeidsplass? Flere forhold innvirker på jobbprestasjon, nærvær og arbeidsmiljø på en arbeidsplass. Det er en generell oppfatning om at noe av det viktigste er avklarte roller, tydelig definerte arbeidsoppgaver og ansvar, både bruk av de ansattes kompetanse og utvikling av kompetanse, ressurser, og opplevd lederstøtte gjennom gode leder-medarbeider relasjoner. BHTs rapport peker på forhold knyttet til dette i sin rapport, og videre konkretisert gjennom forslag til tiltak. Mål for arbeidet Hovedmålet for gjennomføring av tiltakene ved LHH er å bedre arbeidsmiljøet på LHH. Tiltakene skal bidra til; Økt kompetanse hos ansatte og ledere knyttet til HMS Økt kompetanse i kvalitetsarbeid Styrket kommunikasjonen og relasjoner Redusert sykefravær / økt nærvær Styrket omdømme Omdømmet er nevnt da det oppleves som ekstra belastende for ansatte å jobbe på en arbeidsplass som får mye negativ omtale. Det rapporteres fra LHH at ansatte er blitt engstelige og redde for å gjøre feil. Et svakt omdømme vil også kunne medføre vanskeligheter med rekruttering. Iverksatte og planlagte tiltak BHT skriver i rapporten at det oppleves at det har vært et krevende år for Helsehuset gjennom byggeprosesser, midlertidige løsninger og organisasjonsendringer. For å løse både kortsiktige og langsiktige utfordringer på LHH, har det gjennom 2013 vært iverksatt flere tiltak og prosesser. Dette er tiltak som inngår i helheten for å styrke arbeidsmiljøet. Av tiltak som er igangsatt, og som foreslås igangsatt er det prosesser og aktiviteter knyttet til; kompetanseutvikling på systemnivå kompetanseutvikling knyttet til konkrete ansvars og arbeidsoppgaver administrative støttefunksjoner/-tjenester formaliserte samarbeidsarenaer ressursvurderinger Av tiltak som er igangsatt kan nevnes: Fra medio september har HR-rådgivere vært på LHH ukentlig for å bistå ledere i oppfølging av sykmeldte, generell rådgivning og bistand i konkrete saker. Side 3
Konstituering/ansettelse av ledere ved avd F1 og F2. Organisatoriske tiltak på avdeling F1 og F2; kompetanseheving gjennom ansettelse av fagsykepleier i 50 % stilling, og gjennomgang av kvalitetsarbeid Ansettelsesprosess i gang for å ansatte fagsykepleier i 100% fast stilling på hele LHH Kompetansedager for ansatte ved LHH. 8.1, 15.1 og 22.1. Program: TO-leders time, Musikk som miljøbehandling, NAV Arbeidslivssenter og HR-enheten innlegg om sykefraværsrutiner og oppfølging, og kommunens helsefremmende rådgiver har i tillegg innlegg om helsefremmende arbeid. Innført formalisering av møter mellom ledelsen, tillitsvalgte og verneombud. Lederoppfølging og veiledning: Kommunalsjef deltar i tjenesteområdelers ledergruppemøter (LHH). Planlagte tiltak kan nevnes: Generell gjennomgang og styrking av kvalitets- og internkontrollarbei Prosess for etablering av helhetlig sykefraværsoppfølging og nærværsarbeid Gjennomgang og evaluering av retningslinjer for plassering av pasienter Bemanning på natt mv, evaluering av dagens modell/struktur (jfr sak i formannskapet 4.mars) Ut over dette vil den partssammensatte arbeidsgruppa drøfte og beslutte eventuelle flere undersøkelser og tiltak i møte 11.mars. Vurdering: Rådmannen tar varselet om arbeidsmiljøutfordringer på Helsehuset alvorlig. I en slik sak er det derfor viktig å få kartlagt situasjonen, og gjennom dette få klarhet i de faktiske forhold og hvilke tiltak som skal iverksettes. Bedriftshelsetjenesten undersøkelse før årsskiftet er en del av en slik kartlegging. Av de tiltak som er foreslått er dette forhold som er knyttet til kompetanse, samarbeidsforhold og systemnivå. Det betyr at det er behov for å iverksette tiltak på flere områder, og som må arbeides med kontinuerlig og over tid. I den partssammensatte arbeidsgruppa er det viktig å etablere enighet om tiltakene, og finne de mest hensiktsmessige prosesser og hvem som skal være med i gjennomføring. Gjennomføringen er både ressurs og tidkrevende, og det finnes ikke ett «universalmiddel». I rapporten fra BHT påpekes både arbeidsgivers -og arbeidstakers plikter i slike saker. Kompleksiteten i saken -samt det faktum at tilsvarende diskusjoner har vært reist tidligere ved LHH, gjør at rådmannen vurderer det som uheldig ikke å bruke tilstrekkelig tid på tiltak og handlinger. Samtidig må dette balanserers med å gjøre raske grep for og synliggjøre handling som delmål i en større kjede. Ordningen med toppsykepleier som er fremmet til politisk behandling er et eksempel på dette. Rådmannen er forberedt på at det vil være misnøye med tiltak og vurderinger av disse. Dette da det vurdereres som å være relativt stor avstand i enkelte parters oppfatning av situasjonen. Dette vil i sin tur gjøre det utfordrende å finne fram til felles tiltak. LHH representerer en del av en sektor som møter store utfordringer også i årene framover. Det stiller krav til arbeidsgiver i å involvere ansatte i endringsprosesser for å sikre best mulig resultat og for å skape forståelse for nødvendige endringer. Og det stiller krav til de ansatte i å involvere seg. Godt arbeidsmiljø er forutsetninger for gode prosesser, og gode prosesser bidrar Side 4
til etablering av gode arbeidsforhold. Den enkelte medarbeider og den enkelte leder må være sin rolle bevisst, og det må også arbeidsgiver og arbeidstakerrepresentantene være i sine roller på systemnivå. Tiltakene som er iverksatt og planlegges iverksatt skal bidra til bygge kompetanse og god kommunikasjon på flere områder og nivå. De beste målene og tiltakene etableres gjerne gjennom gode diskusjoner og drøftinger basert på respekt og tillit. Partenes rolle i det videre arbeidet står også sentralt for å kunne bidra til en utvikling i riktig retning. Konklusjon: Lillehammer kommune har god erfaring med å jobbe partssammensatt i saker knyttet til både organisering og arbeidsmiljø. For å bedre arbeidsmiljøet ved Lillehammer Helsehus mener rådmannen det er helt sentralt å bygge videre på de gode erfaringene fra tidligere prosesser samt å avsette tilstrekkelig tid til dette arbeidet. Administrasjonsutvalgets rolle i denne saken kan derfor være å drøfte mål og tiltak, samt arbeidsgiverrollen og arbeidstakerrollen for å bidra til at tiltak som iverksettes gir resultater. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G : Med bakgrunn i arbeidsmiljøutfordringer ved Lillehammer Helsehus 1. Orienterer rådmannen om iverksatte og planlagte tiltak 2. Drøfter administrasjonsutvalget; mål og tiltak arbeidsgiverrollen og arbeidstakerrollen i det videre arbeidet Lillehammer, 06.03.2014 Christian Fotland Rådmann Sidsel Brath Kommunalsjef Side 5