Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: 19.09.2018, Tidspunkt: fra kl. 16.30 til kl. 18.45 Møtested: Fredrikstad rådhus, møterom "Gutzeit" - 4. etg. Fra til saksnr.: 18/34 18/48 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Rune Grundekjøn, leder (H) Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) Marit Werner Haabeth (Ap) Jan Frode Hanssen (FrP) Kristine Høgseth (MDG) Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Adm. direktør Laila Nagelhus, Seksjonsleder Jolanta Betker og revisor Ida Charlotte Stedjeberg Møtende fra administrasjonen: Brukerombud Barbra Wærnes (til sak 18/36), IT-sjef Ketil Johansen (til sak 18/37), kommunalsjef Arne Holten, og prosjektsjef Tarjei Riiser (til sak 18/39) innkjøpssjef Karin Nordal (til sak 18/39) fungerende rådmann Kari Sørum o g kommunalsjef Bente Meinert (alle saker) Ordfører Jon Ivar Nygård var til stede alle saker...... Rune Grundekjøn, (leder) Terje Moland Pedersen
Kontrollutvalget Fredrikstads møte 19.09.2018 Sakliste PS 18/34 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/35 Godkjenning av protokoll fra møte 13.06 2018 PS 18/36 PS 18/37 PS 18/38 PS 18/39 PS 18/40 PS 18/41 Informasjon fra Brukerombudet Informasjonssak angående e-phorte Informasjon angående svarbrev fra kommunaldepartementet Informasjonssak angående kommunens bruk av rammeavtaler Forvaltningsrevisjonsrapport Kontraktsoppfølging 2. gangs behandling av prosjektplan "Refusjoner og tilskudd" PS 18/42 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Internkontroll i byggesaksbehandlingen" PS 18/43 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018 PS 18/44 PS 18/45 PS 18/46 PS 18/47 PS 18/48 Overordnet revisjonstrategi 2018 - Regnskapsrevisjon Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet i Fredrikstad kommune 2019 Henvendelse til kontrollutvalget angående Forsetlundgropa Referater og meldinger Eventuelt PS 18/34 Godkjenning av innkalling og saksliste 1. Legges frem uten forslag til vedtak Det fremkom ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Innkallingen og sakslisten godkjennes. PS 18/35 Godkjenning av protokoll fra møte 13.06 2018 1. Protokoll fra møtet 13.06 2018, godkjennes
1. Protokoll fra møtet 13.06 2018, godkjennes PS 18/36 Informasjon fra Brukerombudet Brukerombud orienterte utvalget om ombudets arbeidsomfang og utfordringer. Brukerombudets PowerPoint presentasjonen blir vedlagt protokollen. Vedtaket som innstillingen. PS 18/37 Informasjonssak angående e-phorte 1. Saken legges frem uten innstilling. IT-sjef orienterte om utvikling om løsning av de problemer som har vært med e-phorte siden april/mai måned. Enkelte spørsmål ble stil og besvart. Kontrollutvalget tok redegjørelsen til orientering. It-sjefens redegjørelse tas til orientering. PS 18/38 Informasjon angående svarbrev fra kommunaldepartementet Fungerende rådmann orienterte utvalget om departementets svar vedr. møteoffentlighet. Hvordan kommunen sikrer at behandlingen av personopplysninger i disse tilfellene det her er snakk om er i tråd med reglene i personopplysningsloven ble ikke besvart i møtet. Fungerende rådmann vil komme tilbake i neste møte å avklare kommunens behandling på dette område. PS 18/39 Informasjonssak angående kommunens bruk av rammeavtaler Saken legges frem uten forslag til innstilling.
Kommunalsjef Teknisk redegjorde for kontrollutvalget om bruk av rammeavtale(r) og om hvilke tiltak som ble gjort når andre parter ble benyttet. Kontrollutvalget tok redegjørelsen til orientering. Redegjørelsen tas til orientering. PS 18/40 Forvaltningsrevisjonsrapport Kontraktsoppfølging Revisjonen orienterte kort om rapporten funn og om anbefalinger som er gitt. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Kontraktsoppfølging», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Kontraktsoppfølging» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de fem anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Kommunen bør vurdere hvorvidt anskaffelsesenheten har tilstrekkelige kapasitet til å håndtere ansvar og oppgaver som tilligger enheten i dag. Tilstrekkelig kapasitet er viktig for å kunne yte den rådgivning seksjonene har behov for ved gjennomføring av anskaffelser etter FOA del I, samt for å kunne ha en tilfredsstillende kontraktsoppfølging. Kommunen skal sørge for tilstrekkelig bestillings- og innkjøpskompetanse i seksjonene, herunder blant annet ved å tydeliggjøre kravene til kurs i ehandelssystemet for kommunens bestillere. Kommunen skal vurdere bruken av systemet for avviksmelding og avvikshåndtering på innkjøpsområdet, herunder hvorvidt det er behov for en rutine for registrering og håndtering av avvik som klargjør roller og ansvar, og som sikrer at avvik registreres og følges opp overfor leverandørene. Kommunen skal vurdere bruk av analyseverktøy eller lignende for å lettere kunne kontrollere at den totale bruken av kommunenes rammeavtaler ikke går vesentlig over avtalens estimerte verdi. Kommunen skal i større grad dokumentere oppfølgingen av leverandører, og stikkprøvekontroller som gjennomføres. Dette både av hensyn til etterprøvbarheten og for å ivareta god internkontroll.
2: Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. PS 18/41 2. gangs behandling av prosjektplan "Refusjoner og tilskudd" 1. Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd», godkjennes. 1. Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd», godkjennes. PS 18/42 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Internkontroll i byggesaksbehandlingen" 1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmann til foreløpig orientering og vurderer som positivt at flere tiltak er igangsatt. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen gi nærmere informasjon våren 2019, da samtlige tiltak er ferdigstilt. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmann til foreløpig orientering og vurderer som positivt at flere tiltak er igangsatt. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen gi nærmere informasjon våren 2019, da samtlige tiltak er ferdigstilt. PS 18/43 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon i 2018 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018, tas til orientering Revisor orienterte om statusrapporten generelt, og om hvilke tiltak som er igangsatt for å oppnå ønsket leveringsgrad. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018, tas til orientering
PS 18/44 Overordnet revisjonstrategi 2018 - Regnskapsrevisjon 1. Overordnet revisjonstrategi for 2018, tas til orientering 1. Overordnet revisjonstrategi for 2018, tas til orientering PS 18/45 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet i Fredrikstad kommune 2019 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2019 med en kostnadsramme på kr. 5 542 594.-, vedtas 2. Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2019 med en kostnadsramme på kr. 5 542 594.-, vedtas 2. Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» PS 18/46 Henvendelse til kontrollutvalget angående Forsetlundgropa 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Kontrollutvalget drøftet saken og kom frem til at denne saken er basert på enkeltvedtak. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, klager på enkeltvedtak bør sendes fylkesmann. Kontrollutvalget valgte derfor å ikke gå videre med henvendelsen. Kontrollutvalget velger å ikke gå videre med henvendelsen. PS 18/47 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering.
Som innstillingen 1. Referater og meldinger tas til orientering. PS 18/48 Eventuelt 1. Revisjonen informerte om en risikobasert avgrensning for problemstilling 2 i forvaltningsrevisjonsprosjekt antikorrupsjon. Dette med bakgrunn av innspill fra kommunen ved oppstartsmøte. Problemstillingen vil primært rette seg mot følgene etater og virksomheter: Avdeling for anskaffelse og bevilling Regulering og byggesak Boligforvaltning og utvikling Prosjektutvikling Etat for bygg og eiendom Etat for kommunalteknikk 2. Kontrollutvalget ønsker en informasjonssak angående arbeidsmiljøutfordringer i barnevernet, i sitt møte den 5. desember. 3. Kontrollutvalget ønsker en informasjonssak som skal omhandle hvordan kommunen følger opp sin aktivitetsplikt ved mobbesaker i grunnskolen, i sitt møte den 5 desember.