Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad Møtested: Fredrikstad rådhus, møterom "Gutzeit" - 4. etg. Tidspunkt: kl Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon , rona@fredrikstad.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Fredrikstad, 7. september 2018 Rune Grundekjøn Leder 1

2 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 18/34 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 18/35 Godkjenning av protokoll fra møte PS 18/36 Informasjon fra Brukerombudet 9 PS 18/37 Informasjonssak angående e-phorte 10 PS 18/38 Informasjon angående svarbrev fra kommunaldepartementet 11 PS 18/39 Informasjonssak angående kommunens bruk av rammeavtaler 21 PS 18/40 Forvaltningsrevisjonsrapport Kontraktsoppfølging 22 PS 18/41 2. gangs behandling av prosjektplan "Refusjoner og tilskudd" 87 PS 18/42 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Internkontroll i 93 byggesaksbehandlingen" PS 18/43 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon 1. halvår PS 18/44 Overordnet revisjonstrategi Regnskapsrevisjon 120 PS 18/45 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet i Fredrikstad 127 kommune 2019 PS 18/46 Henvendelse til kontrollutvalget angående Forsetlundgropa 144 PS 18/47 Referater og meldinger 202 PS 18/48 Eventuelt 205 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/28 Dokumentnr.: 25 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /34 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Legges frem uten forslag til vedtak Fredrikstad,

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/28 Dokumentnr.: 26 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /35 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl til kl. 18:30 Møtested: Rådhuset, møterom Østfold Fra til saksnr.: 18/25 18/33 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Rune Grundekjøn, leder (H) x Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) x Marit Werner Haabeth (Ap) x Jan Frode Hanssen (FrP) x Kristine Høgseth (MDG) x Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Bjørnar Buvig Holmedahl Møtende fra administrasjonen: IT-sjef Ketil Johansen (til sak 18/28 og virksomhetsleder teknisk drift Tarjei Riiser (til sak 18/27) Merknader: ingen..... Rune Grundekjøn, (leder) Terje Moland Pedersen 5

6 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 18/25 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/26 Godkjenning av protokollen fra møtet PS 18/27 Informasjonssak angående kommunens bruk av P85 PS 18/28 Informasjonssak angående utfordringer og løsninger ved e- phortesystemet PS 18/29 PS 18/30 Prosjektplan Refusjoner og tilskudd Prosjektplan Cyberangrep og informasjonssikkerhet PS 18/31 Møteplan 2. halvår 2018 PS 18/32 PS 18/33 Referater og meldinger Eventuelt PS 18/25 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges frem uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kontrollutvalget godkjente innkalling og saksliste. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : Kontrollutvalget godkjente innkalling og saksliste. PS 18/26 Godkjenning av protokollen fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Som innstillingen. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes 6

7 PS 18/27 Informasjonssak angående kommunens bruk av P85 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Som innstillingen. Power Point som ble brukt ved informasjon legges som vedlegg 1 til protokollen. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. PS 18/28 Informasjonssak angående utfordringer og løsninger ved e- phortesystemet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kontrollutvalget tok informasjonen til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ønsker å invitere Itsjefen tilbake til neste møte i september for å gi utvalget en oppdatert status på utfordringer knyttet til oppgradering av saksbehandlingssystemet Ephorte. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til foreløpig orientering og ber IT-sjef komme i kontrollutvalgets møte i september for nærmere informasjon om status E-phorte. PS 18/29 Prosjektplan Refusjoner og tilskudd Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd» godkjennes. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kontrollutvalget ønsket en ytterligere problemstilling i forvaltningsrevisjonsprosjektet. Denne problemstillingen bør inneholde i hvor stor grad kommunens administrasjon tydeliggjør i budsjett de ulike tilskudd, og hvordan dette blir rapportert til folkevalgte. Kontrollutvalget ser det også som interessant å se nærmere på hvorvidt kommunens administrasjon tydeliggjør hvor mye midler(kommunale) som bindes opp mot tilskudd, (innsatsstyrt finansiering fra staten). Kontrollutvalget ønsket derfor å utsette behandlingen av prosjektplanen og ba revisjonen komme med et forslag til neste møte. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : Behandlingen av prosjektplan Refusjoner og tilskudd utsettes til kontrollutvalgets møte 19. september

8 PS 18/30 Prosjektplan Cyberangrep og informasjonssikkerhet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Cyberangrep og informasjonssikkerhet» godkjennes. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kontrollutvalget godkjente prosjektplanen, men kom med enkelte innspill til revisjonen: Det bør i prosjektet sees på hvordan kommunen tester sitt system, det bør også sees på ansattes kjennskap til sikkerhetsrutiner. Revisjonen bør i oppstartsmøte med kommunen avklare om det er andre aktuelle problemstillinger for dette prosjektet. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : Prosjektplan «Cyberangrep og informasjonssikkerhet» godkjennes med de merknader som fremgår av behandling. PS 18/31 Møteplan 2. halvår 2018 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2018: 12. september kl desember kl Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kontrollutvalget flyttet foreslåtte dato 12. september til 19. september, ellers som innstillingen. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2018: 19. september kl desember kl PS 18/32 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 18/33 Eventuelt Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kontrollutvalgsleder tok opp utfordring med vedlikehold av kunstisbanen. Utvalget var enige om at den saken kan følges opp via teknisk utvalg. 8

9 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/28 Dokumentnr.: 74 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /36 Informasjon fra Brukerombudet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjonen tas til orientering. Fredrikstad, Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen. Saksopplysninger Brukerombudet i Fredrikstad kommune er invitert til å gi en informasjon om brukerombudets rolle og oppgaver. Vurdering Sekretariatet vurderer at informasjonen gis som en orientering og at kontrollutvalget derfor kan ta saken til orientering. 9

10 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/28 Dokumentnr.: 76 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /37 Informasjonssak angående e-phorte Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten innstilling. Fredrikstad, Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalgssak 18/28, den Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte den 13. juni 2018, sak 18/28 fikk kontrollutvalget informasjon fra ITsjef vedrørende utfordringer og løsninger ved e-phortesystemet. Kontrollutvalget ønsket å invitere IT-sjefen tilbake til møtet i september for å gi utvalget en oppdatert status på utfordringer knyttet til oppgradering av saksbehandlingssystemet e-phorte. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget tar informasjonen til foreløpig orientering og ber IT-sjef komme i kontrollutvalgets møte i september for nærmere informasjon om status E-phorte.» Rådmann er derfor invitert til møtet for å gi videre informasjon. Rådmann stiller med fungerende rådmann og IT-sjef i møtet. Vurdering Sekretariatet vurderer at informasjonen kan tas til orientering, og legger frem saken uten innstilling. 10

11 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/28 Dokumentnr.: 77 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /38 Informasjon angående svarbrev fra kommunaldepartementet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjonen tas til orientering. Fredrikstad, 5. september 2018 Vedlegg 1. Brev til kommunaldepartementet fra Fredrikstad kommune, datert 1. juni Svarbrev fra kommunaldepartementet, datert 26. juni Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalgssak 18/21, den 15. mai Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet sak angående møteoffentlighet den 15. mai 2018 i sak 18/21. Kontrollutvalget drøftet hvorvidt kommunen overholder kommunelovens 31, punkt 1, publikums rett til å overvære offentlige møter. Dette fordi bygningen er avlåst, og det kan være vanskelig for publikum å komme inn etter de ulike møters oppstart. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget ber kommunen om å rette en forespørsel til kommunaldepartementet. Forespørselen bør gjelde hvorvidt kommunen har et krav om å ha åpne dører ved offentlige møter. Det bes om vurdering av dette sett opp mot sikringen av offentlige bygg, og publikums rett til å overvære offentlige møter i henhold til kommunelovens 31, punkt 1.» Kommunen har rettet forespørsel til kommunaldepartementet i skriv av 1. juni 2018, vedlegg 1. Kommunaldepartementet har svart på henvendelsen om møteoffentlighet i brev av 26. juni 2018, vedlegg 2. Rådmann er invitert til kontrollutvalgets møte for å gi en informasjon om hvordan kommunen følger opp kommunaldepartementets svar. 11

12 Vurdering Sekretariatet vurderer at kommunen har fulgt opp kontrollutvalgets vedtak og sendt forespørsel til kommunaldepartementet. Kommunaldepartementet har svart på forespørselen. Rådmann skal gi informasjon i kontrollutvalgsmøte på hvordan kommunen følger opp svaret fra kommunaldepartementet. Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta informasjonen til orientering. 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 Fredrikstad kommune Postboks FREDRIKSTAD Deres ref 2018/ /2018-INTG Vår ref 18/ Dato 26. juni 2018 Svar på henvendelse om møteoffentlighet Vi viser til henvendelse 1. juni d.å. med spørsmål om møteoffentlighet. I henvendelsen stiller dere spørsmål ved om kravet til møteoffentlighet er oppfylt dersom møter i folkevalgte organer holdes i en låst bygning, som ikke er åpen for publikum. Det vises videre til to ulike ordninger for å sikre at enhver får mulighet til å overvære møtet at det står personer ved hovedinngangen ved møtets begynnelse som slipper inn publikum, eller at det er satt oppslag på byggets inngangsdør med telefonnummer som publikum kan ringe for å bli sluppet inn. Det følger av kommuneloven 31 nr. 1 at enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer, med mindre vilkår for å lukke møtet er oppfylt, jf. kommuneloven 31 nr. 2 til 5. Vi kan ikke se at problemstillingene dere viser til er direkte omtalt i forarbeidene til kommuneloven 31. Vi vurderer at det som er avgjørende for om kravet til møteoffentlighet er oppfylt, er at det er mulig for enhver å være til stede på møte i folkevalgte organer. Muligheten til å overvære møtet må imidlertid være reell og kommunen må legge til rette for at det er praktisk mulig for enhver til å kunne overvære møtene. Samtidig ser vi også at kommunen på grunn av blant annet sikkerhetshensyn, vil kunne ha et rettslig legitimt behov for å sikre bygget hvor møtet holdes. Vi har vurdert begge ordningene som dere konkret viser til, basert på opplysningene i brevet. Ordningen med dørvakt ved møtets begynnelse, vil kun sikre adgang for publikum som møter opp til starten av møtet. Det vil imidlertid ikke være en reell mulighet for enhver til å kunne komme på et senere tidspunkt for å overvære deler av møtet. Av ordlyden i 31 følger ingen vilkår om oppmøte ved møtets begynnelse for å få rett til å overvære møtet. Vi Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Kommunalavdelingen Saksbehandler Kristin Bjarke Pettersen

20 mener dette taler for at ordningen med dørvakt kun ved begynnelsen av møtet, ikke er tilstrekkelig til å oppfylle kravet om møteoffentlighet etter 31 nr. 1. Den andre ordningen er oppslag på byggets inngangsdør med informasjon om møtet og telefonnummer som publikum kan ringe for å bli sluppet inn. At publikum må ringe for å få adgang til møtet er neppe et tiltak som gjør at retten til å overvære møtet ikke er reell. Ordningen sikrer etter vår vurdering en reell mulighet til å overvære møtet, uavhengig av hvilken del av møtet publikum ønsker å overvære. Vi mener dette taler for at ordningen med oppslag med telefonnummer og informasjon om møtet, sikrer at kravet om møteoffentlighet etter 31 nr. 1 er oppfylt. Telefonnummer, som kan knyttes til en enkeltperson, regnes som personopplysninger. Kommunen må dermed sikre at behandlingen av personopplysninger i disse tilfellene, er i tråd med reglene i personopplysningsloven. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Kristin Bjarke Pettersen seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 2 20

21 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/28 Dokumentnr.: 75 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /39 Informasjonssak angående kommunens bruk av rammeavtaler Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalgsleder har ønsket en informasjon fra rådmann angående kommunens bruk av rammeavtaler, samt informasjon angående rutinen i kommunen for å informere den man har rammeavtale med, når andre parter benyttes. Rådmann stiller med kommunalsjef og innkjøpssjef for å gi en informasjon. Ansattes medbestemmelse Ikke relevant. Vurdering Sekretariatet legger frem saken uten forslag til innstilling. 21

22 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/24 Dokumentnr.: 29 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /40 Forvaltningsrevisjonsrapport Kontraktsoppfølging Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som legges frem til behandling for bystyret: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Kontraktsoppfølging», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Kontraktsoppfølging» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de fem anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Kommunen bør vurdere hvorvidt anskaffelsesenheten har tilstrekkelige kapasitet til å håndtere ansvar og oppgaver som tilligger enheten i dag. Tilstrekkelig kapasitet er viktig for å kunne yte den rådgivning seksjonene har behov for ved gjennomføring av anskaffelser etter FOA del I, samt for å kunne ha en tilfredsstillende kontraktsoppfølging. Kommunen skal sørge for tilstrekkelig bestillings- og innkjøpskompetanse i seksjonene, herunder blant annet ved å tydeliggjøre kravene til kurs i ehandelssystemet for kommunens bestillere. Kommunen skal vurdere bruken av systemet for avviksmelding og avvikshåndtering på innkjøpsområdet, herunder hvorvidt det er behov for en rutine for registrering og håndtering av avvik som klargjør roller og ansvar, og som sikrer at avvik registreres og følges opp overfor leverandørene. Kommunen skal vurdere bruk av analyseverktøy eller lignende for å lettere kunne kontrollere at den totale bruken av kommunenes rammeavtaler ikke går vesentlig over avtalens estimerte verdi. 22

23 Kommunen skal i større grad dokumentere oppfølgingen av leverandører, og stikkprøvekontroller som gjennomføres. Dette både av hensyn til etterprøvbarheten og for å ivareta god internkontroll. 2: Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Fredrikstad, 5. september Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Kontraktsoppfølging», datert 28. august Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 16/4, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 16/16, (Prosjektplan) KU-sak 16/46, KU-sak 17/61, (Eventuelt) KU-sak 18/5, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Bystyresak 47/18, den , (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Prosjektets bakgrunn: Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret I planen fremgikk blant annet: «Fredrikstad kommune har en egen anskaffelsesenhet. Avdelingen har ansvar for utvikling og ajourhold av kommunens innkjøpsreglement og rutiner, samt etablering av kommuneovergripende rammeavtaler. I tillegg fungerer avdelingen som rådgivende organ i anskaffelser som foretas av andre virksomheter i kommunen ved behov. Kommunen gjennomfører innkjøp for flere millioner hvert eneste år, via kommuneovergripende rammeavtaler og ved enkeltanskaffelser. Dette medfører i seg selv en sannsynlighet for at feil kan forekomme. Dersom det forekommer feil vil konsekvensene kunne være store. I et brukerperspektiv vil for eksempel økonomisk ineffektivitet eller krav om erstatning fra en leverandør ha en negativ effekt på tjenesteytingsnivået. I et organisasjonsperspektiv vil økonomisk ineffektivitet i seg selv være en konsekvens, men det vil også være belastende på den eller de medarbeiderne som har vært involvert i en anskaffelse i strid med regelverket. Manglende eller feil etterlevelse av anskaffelsesregelverket vil også medføre store konsekvenser i et samfunnsperspektiv. Et eksempel er tap av omdømme for kommunen. En mer alvorlig konsekvens er at det har betydning for leverandører som forbigås, og generelt tilliten til kommunen som oppdragsgiver. Kontrollutvalget vil ha størst fokus på kontraktoppfølging.» 23

24 Bakgrunnen for kontrollutvalgets presisering om fokus på kontraktsoppfølging var ulike notater og rapporter som revisjonen la frem for behandling for kontrollutvalget i 2014 og 2015, og som avdekket ulike grader av svikt knyttet til oppfølging av leverandører. Prosjektplan ble vedtatt i kontrollutvalgets møte 24. mai 2016, sak 16/16. Det ble samtidig vedtatt utsatt oppstart av prosjektet til årsskiftet 2016/2017, etter ønske fra rådmannen. Dette for at administrasjonens igangsatte tiltak for å forbedre internkontrollen skulle få virke noe tid før kontrolldelen ble gjennomført. Prosjektet ble i kontrollutvalgets møte 7. desember 2016 vedtatt ytterligere utsatt i forbindelse med rullering av forvaltningsrevisjonsplanen. Prosjektet ble i kontrollutvalgets møte 6. desember 2017 bedt igangsatt i 2018, og følger derfor Plan for forvaltningsrevisjon Prosjektets problemstillinger: I prosjektplanen ble følgende problemstillinger vedtatt: Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler? Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av avrop på rammeavtaler og kontrakter som inngås i forbindelse med enkeltanskaffelser? Revisjonen skriver i sin rapport at begge problemstillinger i utgangspunktet er tenkt som systemrevisjoner og de to problemstillingene er nært knyttet til hverandre og omhandler i stor grad de samme systemer, rutiner og regelverk. For å gjøre rapporten mer leservennlig, og unngå gjentagelser i revisjonskriterier og fakta, har revisjonen derfor valgt å behandle begge problemstillingene samlet i en felles faktadel. Revisjonskriterier: For å kontrollere og besvare problemstillingene har revisjonen utledet følgende revisjonskriterier (kontrollkriterier): Rådmannen har ansvar for etablering av internkontroll, herunder at: Oppgaver, ansvar og roller må være fastsatt og dokumentert, samt kommunisert til og forstått av de ansatte. Det må være etablert nødvendige rutiner og systemer og lagt til rette for en kultur som bidrar til tilfredsstillende økonomistyring herunder tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler og enkeltanskaffelser. Rutinene må stille krav til hvordan kommunen skal følge opp kontraktene. Systemet må ivareta en oppfølgingsfunksjon slik at det faktisk kontrolleres at praksisen samsvarer med det rutinene foreskriver. Kontraktsoppfølging i praksis: Kontraktene må være utformet på en slik måte at de muliggjør en tilfredsstillende oppfølging, herunder ivaretar krav etter regelverket for offentlige anskaffelser. Det skal føres kontroll med levering av varer og tjenester, herunder også i de tilfellene det ikke er kommunen selv som er bruker av varen eller tjenesten. Det skal føres kontroll med andre kontraktsbestemmelser som fremgår av kontraktene, herunder krav til lønns- og arbeidsvilkår. Det skal føres kontroll med utbetalinger. Særskilt for avrop: Avrop av en viss størrelse og kompleksitet bør være skriftlig og journalført hos kommunen. Avrop må falle inn under de områdene avtalen omfatter (kontraktens gjenstand), og være utført innenfor rammeavtalens løpetid. Verdien på alle foretatte avrop skal ikke vesentlig overskride rammeavtalens totalverdi. 24

25 Revisjonens konklusjon: Forvaltningsrevisjonsrapporten omhandler kommunens oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter, med fokus på inngåtte rammeavtaler. Basert på rapportens problemstillinger finner revisjonen at Fredrikstad kommune i all hovedsak tilfredsstiller kravene i revisjonskriteriene. Revisjonen har likevel avdekket enkelte utfordringer ved kommunens kontraktsoppfølging. Organiseringen av anskaffelsesarbeidet i kommunen medfører at anskaffelsesenheten i liten grad har kontroll på hva som blir gjort ute i seksjonene/etater/virksomhetene (anskaffelser under 1,3 millioner etter FOA del I). Etter revisjonens oppfatning innebærer organiseringen og ressurssituasjonen i anskaffelsesenheten en risiko for at det føres for liten grad av kontroll med at praksisen samsvarer med det reglement/rutiner/prosedyrer foreskriver for anskaffelser etter FOA del I. Revisjonen vurderer det følgelig som positivt at kommunen på sikt planlegger at alle anskaffelser skal gjennomføres i nytt konkurransegjennomføringsverktøy, hvilket vil medføre en større grad av kontroll over de anskaffelsene som gjøres i kommunen. Revisjonen vurderer det som en svakhet at det ikke er utarbeidet skriftlig rutine for kontraktsoppfølging. En skriftlig rutine/mal for oppfølging vil i større grad kunne sikre at kontraktsbestemmelsene blir fulgt opp systematisk, og at oppfølging skjer så likt som mulig overfor de forskjellige leverandørene. Videre er revisjonen av den oppfatning at den kontrollen som faktisk gjennomføres i for liten grad dokumenteres. Dokumentasjon av kontroller er viktig for å kunne evaluere leverandørene ved vurdering av prolongering, samt dersom kommunen kommer i en situasjon hvor det er behov for å avslutte en kontrakt før avtaletiden er utløpt. På samme grunnlag som nevnt ovenfor er det etter revisjonens oppfatning også viktig å etablere en god avvikskultur på innkjøpsområdet. Bruk av KGV systemet for registrering av avvik og informasjon om avvikshåndtering i avtalekatalogen kan bidra positivt til dette. Revisjonen vurderer det slik at et system for registrering og håndtering av avvik, herunder klargjøring av roller og ansvar, i alle tilfeller bør skriftliggjøres og implementeres. Revisjonens anbefalinger: Med bakgrunn i konklusjonen og de vurderinger av fakta den bygger på, finner revisjonen det hensiktsmessig å knytte noen anbefalinger til funnene: Kommunen bør vurdere hvorvidt anskaffelsesenheten har tilstrekkelige kapasitet til å håndtere ansvar og oppgaver som tilligger enheten i dag. Tilstrekkelig kapasitet er viktig for å kunne yte den rådgivning seksjonene har behov for ved gjennomføring av anskaffelser etter FOA del I, samt for å kunne ha en tilfredsstillende kontraktsoppfølging. Kommunen bør sørge for tilstrekkelig bestillings- og innkjøpskompetanse i seksjonene, herunder blant annet ved å tydeliggjøre kravene til kurs i ehandelssystemet for kommunens bestillere. Kommunen bør vurdere bruken av systemet for avviksmelding og avvikshåndtering på innkjøpsområdet, herunder hvorvidt det er behov for en rutine for registrering og håndtering av avvik som klargjør roller og ansvar, og som sikrer at avvik registreres og følges opp overfor leverandørene. 25

26 Kommunen bør vurdere bruk av analyseverktøy eller lignende for å lettere kunne kontrollere at den totale bruken av kommunenes rammeavtaler ikke går vesentlig over avtalens estimerte verdi. Kommunen bør vurdere å i større grad dokumentere oppfølgingen av leverandører, og stikkprøvekontroller som gjennomføres. Dette både av hensyn til etterprøvbarheten og for å ivareta god internkontroll. Rådmannens høringsuttalelse: Rådmannen har gitt sine kommentarer til anbefalingene (s. 53 og 54 i rapporten). Rådmannen skriver blant annet: «Rådmannen er fornøyd med at det har vært en grundig gjennomgang av temaet kontraktsoppfølging av rammeavtaler. Kommunerevisjonen (ØKR) gir i rapporten uttrykk for at kommunen i all hovedsak tilfredsstiller kravene i revisjonskriteriene. Rapporten viser at mye fungerer svært bra i kommunen, men at vi også har flere områder med forbedringspotensial. Rapporten gir oss gode anbefalinger for det videre arbeidet med å se på utfordringer rundt kapasitet og organisering av anskaffelser i kommunen, tilstrekkelig bestillings- og innkjøpskompetanse, avvikshåndtering, bruk av analyseverktøy og øke bevisstheten knyttet til dokumentasjon ved oppfølging av leverandører.» Rådmann viser videre til hvordan kommunen vil følge opp anbefalingene og allerede påbegynt arbeid med dette. Blant annet implementerer kommunen nå et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), dette kan bidra til at flere av anbefalingene blir ivaretatt. Rådmann beskriver også at det er viktige funn som fremkommer av rapporten og at det vil lages en oppfølgingsplan basert på rapportens anbefalinger i kommunens videre kvalitets- og forbedringsarbeid for anskaffelser. Vurdering Det ligger til kontrollutvalget å forsikre seg om at revisors gjennomføring og rapportering skjer i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Rapportens utforming, innhold, vurderinger og konklusjoner faller imidlertid inn under revisors selvstendige, faglige ansvar. Revisjonen oppgir at prosjektet er gjennomført i tråd med «Standard for forvaltningsrevisjon» (RSK 001). Sekretariatet vurderer at rapporten gir svar på problemstillingene og kontrollutvalgets bestilling via prosjektplan. At revisjonen har valgt å besvare begge problemstillingene under ett ligger til revisjonens mandat, det er kun ved vesentlige endringer av prosjektets problemstilling dette må avklares med kontrollutvalget, jamfør RSK001. Sekretariatet vurderer at dette ikke har en vesentlig betydning i forhold til kontrollutvalgets bestilling. Videre vurderer sekretariatet at valg av revisjonskriterier er relevante for å kunne besvare problemstillingen. Vi finner at undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder, herunder dokumentanalyse, intervjuer og gjennomgang av kommunens praksis, samt spørreundersøkelse. Gjennom bruk av ulike metoder sikrer revisjonen rapportens validitet (gyldighet) og reliabilitet (pålitelighet). Samlet sett anser også sekretariatet at dataene som er benyttet er tilstrekkelig som grunnlag for rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Revisors vurderinger er basert på innsamlet materiale, revisjonskriterier og de metodiske avgrensingene. Imidlertid vil sekretariatet bemerke at ikke alle revisjonens anbefalinger tar utgangspunkt i funnene opp mot revisjonskriteriene, (kontrollkriteriene), men andre funn som har fremkommet i prosjektet. Dette begrunner sekretariatet med revisjonens konklusjon på problemstilling hvor revisjonen finner at Fredrikstad kommune i all hovedsak tilfredsstiller kravene i revisjonskriteriene. Sekretariatet vurderer at rådmannen slutter seg til revisjonens anbefalinger og viser til tiltak som skal gjennomføres for å følge opp anbefalingene. 26

27 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten og rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget legger revisjonens vurderinger og anbefalinger til grunn i sitt forslag til vedtak i bystyret, og videre at kontrollutvalget innstiller til bystyret at rapportens anbefalinger skal tas til følge og gjennomføres. 27

28 Kontraktsoppfølging Fredrikstad kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 28. august 2018 østfold kommunerevisjon iks 1 28

29 Innholdsfortegnelse 1 SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn Problemstilling og avgrensing Metode og gjennomføring Revisjonskriterier Litteratur- og dokumentliste REVISJONSKRITERIER FAKTA Internkontroll Delegering Organisering og hovedoppgaver Kommunens reglementer, rutiner og prosedyrer Kommunens systemer Opplæring og veiledning Avvik Kommunens praksis for kontraktsoppfølging Informasjon fra anskaffelsesenheten Informasjon fra seksjonene Særskilt om bygg- og anleggskontrakter (entrepriser) Gjennomgang av utvalgte rammeavtaler REVISJONENS VURDERINGER KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER RÅDMANNENS UTTALELSE VEDLEGG Utledning av revisjonskriterier østfold kommunerevisjon iks 2 29

30 1 SAMMENDRAG Denne forvaltningsrevisjonen omhandler kommunens oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter, med fokus på inngåtte rammeavtaler. Med kontraktsoppfølging forstås alle forhold og situasjoner som oppstår fra kontrakten er signert til den er avsluttet og partene ikke lenger er har rettigheter og plikter etter kontrakten. Problemstillingene har vært: Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler? Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av avrop på rammeavtaler og kontrakter som inngås i forbindelse med enkeltanskaffelser? Gjennomføring Forvaltningsrevisjonen ble opprinnelig startet i mai 2016, men prosjektet har flere ganger blitt utsatt. Bakgrunnen for prosjektet og utsettelsen av prosjektet omtales i kapittel 2.1. Hovedvekten av arbeidet med forvaltningsrevisjonen har funnet sted i perioden januar til juni Revisjonskriteriene eller målestokken er hovedsakelig utarbeidet med utgangspunkt i COSO rammeverket for internkontroll, anskaffelsesloven med forskrifter og veileder i kontraktsoppfølging. En fullstendig utledning av kriteriene er tatt inn som vedlegg i rapporten, samtidig som en oppsummering av kravene er tatt inn i kapittel 8.1. Fakta er samlet inn gjennom dokumentanalyse, intervjuer, spørreundersøkelse og gjennomgang av kommunens praksis. En fullstendig redegjørelse for anvendt metodikk fremgår av kapittel 2.3. Revisjonens vurderinger fremgår av kapittel 5, og konklusjon med anbefalinger følger av kapittel 6. Hovedbudskap Forvaltningsrevisjonsrapporten omhandler kommunens oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter, med fokus på inngåtte rammeavtaler. Basert på rapportens problemstillinger finner revisjonen at Fredrikstad kommune i all hovedsak tilfredsstiller kravene i revisjonskriteriene. Revisjonen har likevel avdekket enkelte utfordringer ved kommunens kontraktsoppfølging. Organiseringen av anskaffelsesarbeidet i kommunen medfører at anskaffelsesenheten i liten grad har kontroll på hva som blir gjort ute i seksjonene/etater/virksomhetene (anskaffelser under 1,3 millioner etter FOA del I). Etter revisjonens oppfatning innebærer organiseringen og ressurssituasjonen i anskaffelsesenheten en risiko for at det føres for liten grad av kontroll med at praksisen samsvarer med det reglement/rutiner/prosedyrer foreskriver for anskaffelser etter FOA del I. Revisjonen vurderer det følgelig som positivt at kommunen på sikt planlegger at alle anskaffelser skal gjennomføres i nytt konkurransegjennomføringsverktøy, hvilket vil medføre en større grad av kontroll over de anskaffelsene som gjøres i kommunen. Revisjonen vurderer det som en svakhet at det ikke er utarbeidet skriftlig rutine for kontraktsoppfølging. En skriftlig rutine/mal for oppfølging vil i større grad kunne sikre at kontraktsbestemmelsene blir fulgt opp systematisk, og at oppfølging skjer så likt som mulig overfor de forskjellige leverandørene. Videre er revisjonen av den oppfatning at den kontrollen som faktisk gjennomføres i for liten grad dokumenteres. Dokumentasjon av kontroller er viktig for å kunne evaluere leverandørene ved vurdering av prolongering, samt dersom kommunen kommer i en situasjon hvor det er behov for å avslutte en kontrakt før avtaletiden er utløpt. østfold kommunerevisjon iks 3 30

31 På samme grunnlag som nevnt ovenfor er det etter revisjonens oppfatning også viktig å etablere en god avvikskultur på innkjøpsområdet. Bruk av KGV systemet for registrering av avvik og informasjon om avvikshåndtering i avtalekatalogen kan bidra positivt til dette. Revisjonen vurderer det slik at et system for registrering og håndtering av avvik, herunder klargjøring av roller og ansvar, i alle tilfeller bør skriftliggjøres og implementeres. Med bakgrunn i konklusjonen og de vurderinger av fakta den bygger på, finner revisjonen det hensiktsmessig å knytte noen anbefalinger til funnene: Kommunen bør vurdere hvorvidt anskaffelsesenheten har tilstrekkelige kapasitet til å håndtere ansvar og oppgaver som tilligger enheten i dag. Tilstrekkelig kapasitet er viktig for å kunne yte den rådgivning seksjonene har behov for ved gjennomføring av anskaffelser etter FOA del I, samt for å kunne ha en tilfredsstillende kontraktsoppfølging. Kommunen bør sørge for tilstrekkelig bestillings- og innkjøpskompetanse i seksjonene, herunder blant annet ved å tydeliggjøre kravene til kurs i ehandelssystemet for kommunens bestillere. Kommunen bør vurdere bruken av systemet for avviksmelding og avvikshåndtering på innkjøpsområdet, herunder hvorvidt det er behov for en rutine for registrering og håndtering av avvik som klargjør roller og ansvar, og som sikrer at avvik registreres og følges opp overfor leverandørene. Kommunen bør vurdere bruk av analyseverktøy eller lignende for å lettere kunne kontrollere at den totale bruken av kommunenes rammeavtaler ikke går vesentlig over avtalens estimerte verdi. Kommunen bør vurdere å i større grad dokumentere oppfølgingen av leverandører, og stikkprøvekontroller som gjennomføres. Dette både av hensyn til etterprøvbarheten og for å ivareta god internkontroll. Revisjonen takker Fredrikstad kommune for godt samarbeid i forbindelse med gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen. østfold kommunerevisjon iks 4 31

32 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Forvaltningsrevisjonsplan ble vedtatt i bystyret 11 februar 2016 (PS 16/4). I vedtatt plan fremkommer det blant annet: «Fredrikstad kommune har en egen anskaffelsesenhet. Avdelingen har ansvar for utvikling og ajourhold av kommunens innkjøpsreglement og rutiner, samt etablering av kommuneovergripende rammeavtaler. I tillegg fungerer avdelingen som rådgivende organ i anskaffelser som foretas av andre virksomheter i kommunen ved behov. Kommunen gjennomfører innkjøp for flere millioner hvert eneste år, via kommuneovergripende rammeavtaler og ved enkeltanskaffelser. Dette medfører i seg selv en sannsynlighet for at feil kan forekomme. Dersom det forekommer feil vil konsekvensene kunne være store. I et brukerperspektiv vil for eksempel økonomisk ineffektivitet eller krav om erstatning fra en leverandør ha en negativ effekt på tjenesteytingsnivået. I et organisasjonsperspektiv vil økonomisk ineffektivitet i seg selv være en konsekvens, men det vil også være belastende på den eller de medarbeiderne som har vært involvert i en anskaffelse i strid med regelverket. Manglende eller feil etterlevelse av anskaffelsesregelverket vil også medføre store konsekvenser i et samfunnsperspektiv. Et eksempel er tap av omdømme for kommunen. En mer alvorlig konsekvens er at det har betydning for leverandører som forbigås, og generelt tilliten til kommunen som oppdragsgiver. Kontrollutvalget vil ha størst fokus på kontraktoppfølging.» Faktaboks 1: Bakgrunn Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalgets presisering baserte seg på ulike notater og rapporter som revisjonen la frem for behandling i 2014 og 2015, og som har avdekket ulike grad av svikt knyttet til oppfølging av leverandører. Prosjektplan ble vedtatt i kontrollutvalgets møte 24. mai 2016, sak 16/16. Det ble samtidig vedtatt utsatt oppstart av prosjektet til årsskiftet 2016/2017, etter ønske fra rådmannen. Dette for at administrasjonens igangsatte tiltak for å forbedre internkontrollen skulle få virke noe tid før kontrolldelen ble gjennomført. Prosjektet ble i kontrollutvalgets møte 7. desember 2016 vedtatt ytterligere utsatt i forbindelse med rullering av forvaltningsrevisjonsplanen. Prosjektet ble i kontrollutvalgets møte 6. desember 2017 bedt igangsatt i Problemstilling og avgrensing Rapporten omhandler følgende problemstillinger: Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler? Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av avrop på rammeavtaler og kontrakter som inngås i forbindelse med enkeltanskaffelser? Formålet med prosjektet er å undersøke om kommunen har tilfredsstillende oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter. Med kontraktsoppfølging forstås alle forhold og situasjoner som oppstår fra kontrakten er signert til den er avsluttet og partene ikke lenger er har rettigheter og plikter etter kontrakten. østfold kommunerevisjon iks 5 32

33 Begge problemstillinger er i utgangspunktet tenkt som systemrevisjoner og de to problemstillingene er nært knyttet til hverandre og omhandler i stor grad de samme systemer, rutiner og regelverk. For å gjøre rapporten mer leservennlig, og unngå gjentagelser i revisjonskriterier og fakta, har vi derfor valgt å behandle begge problemstillingene samlet i en felles faktadel. I tillegg til systemrevisjon vil revisjonen også belyse kommunens praksis. Det var i prosjektplanen datert 10. mai 2016 lagt opp til en gjennomgang av fem rammeavtaler og en til to entreprisekontrakter. Revisjonen har imidlertid avgrenset prosjektets praksisgjennomgang til kun å omhandle kommunens rammeavtaler. Revisjonen har vurdert at en gjennomgang av en til to entreprisekontrakter har begrenset nytteverdi i dette prosjektet sett opp mot de ressurser en slik gjennomgang vil kreve. Det er også lagt vekt på at hovedfokuset for prosjektet er oppfølging av kommunens rammeavtaler. I dette prosjektet vurderer vi deler av kommunens internkontroll hva gjelder kontraktsoppfølging. Revisjonen bemerker imidlertid at det ikke er en fullstendig gjennomgang av internkontrollsystemet. 2.3 Metode og gjennomføring Faktafremstillingen i rapporten bygger på informasjon innhentet av revisjonen ved hjelp av følgende metoder: Dokumentanalyse Intervjuer Gjennomgang av kommunens praksis Spørreundersøkelse Dokumentanalyse Dokumentanalysen bygger delvis på dokumenter som vi har mottatt fra kommunen, og delvis på dokumenter som vi selv har innhentet fra RiskManager kommunens kvalitetssystem. Med dokumenter siktes det til ulike former for styringsdokumenter, rutiner og prosedyrer. Sentrale dokumenter er opplistet i rapportens kapittel 2.5. Faktaboks 2: Metode og gjennomføring Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med «Standard for forvaltningsrevisjon» (RSK 001). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart mellom fakta, og revisjonens vurderinger og konklusjoner. Fakta plasseres under egen overskrift, og er en gjengivelse av informasjon som revisjonen har fått tilgang til gjennom datainnsamlingen. Informasjonen bygger på beskrivelser hentet fra skriftlige dokumenter, mappegjennomgang, spørreundersøkelse og/eller verifiserte intervjuer. Det gjøres oppmerksom på at fakta i noen tilfeller kan gjengi kommunens egen vurdering eller opplevelse av en gitt tilstand. Fakta kan også være enkeltpersoners meninger, erfaringer eller holdninger. Intervjuer Det er gjennomført totalt fem intervjuer: Innkjøpssjef To innkjøpsrådgivere ved anskaffelsesenheten Virksomhetsleder for Prosjektutvikling Innkjøpskonsulent ved Seksjon for Teknisk drift I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som så er verifisert av informanten. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Revisjonen har også intervjuet samtlige kommunalsjefer ved bruk av spørreskjema sendt pr. e-post. Svarene er mottatt skriftlig og er således verifiserte. østfold kommunerevisjon iks 6 33

34 Revisjonen har hatt løpende dialog med innkjøpssjef underveis i prosjektet. I tillegg har revisjonen gjennomført to oppstartsmøter med kommunalsjef for Seksjon for Økonomi og organisasjonsutvikling og innkjøpssjef. Det første oppstartsmøtet ble gjennomført i forbindelse med utarbeidelse av prosjektplanen i 2016, og det andre møtet i forkant av oppstarten av prosjektet i Gjennomgang av kommunens praksis Revisjonen har fått oversendt en liste over kommunens rammeavtaler pr , totalt 182 stk. Utplukk av rammeavtaler til gjennomgang ble diskutert med kommunen i oppstartsmøte. På bakgrunn av informasjon fra kommunen, samt bistand fra seksjonsleder for regnskapsrevisjon, har seks typer rammeavtaler blitt plukket ut. Fire av avtalene er parallelle rammeavtaler, hvor det er inngått rammeavtaler med flere leverandører. Totalt består utvalget av 18 rammeavtaler med ulike leverandører. Følgende rammeavtaler er plukket ut: Profileringsartikler (kontraktsperiode til med opsjon på forlengelse i ett pluss et år) o IDÈ House of Brands Byggeledelse vei og VA-anlegg (kontraktsperiode med opsjon på forlengelse i et pluss et år) o Cowi AS o Ingeniørfirmaet Svendsen & co AS o Multiconsult AS o Pöyry Industry AS o Sweco Norge AS Tolketjenester (kontraktsperiode til med opsjon på forlengelse i et pluss et år) o Salita tolke- og translatørtjeneste AS Konsulentbistand innen ledelse, økonomi og organisasjonsutvikling ( til med opsjon på forlengelse i et pluss et år) o Agenda Kaupang AS o BDO AS o PwC AS1 o Varde Hartmark AS Elektroarbeider (kontraktsperiode til med opsjon på forlengelse i et pluss et år) o ABC Svakstrøm Sarpsborg AS o Lyn Elektro AS o Storm Elektro AS Avlastning- og omsorgstjenester (kontraktsperiode til med opsjon på forlengelse i et pluss et år) o Aleris Ungplan & Boi AS o Oasen Ressurssenter AS o Tiltaksgruppa Fokus AS o Vitalegruppen AS2 Revisjonen har i forbindelse med praksisgjennomgangen sendt ut spørreskjemaer til den enkelte kontraktsforvalter (innkjøpsrådgiver i anskaffelsesenheten) pr. e-post. Vi har også stilt 1 PricewarwehouseCoopers. 2 Tidligere Friskmeldt AS. østfold kommunerevisjon iks 7 34

35 oppfølgingsspørsmål til kommunalsjef ved Teknisk drift, samt tjenestetildelingssjef ved Tildelingskontoret. Svarene er mottatt skriftlig og er således verifiserte. Revisjonen har også gjennomført en regnskapsanalyse i tilknytning til de utvalgte rammeavtalene. Fredrikstad kommune fører sitt regnskap i økonomisystemet Visma Enterprise.3 Hovedveileder for KOSTRA rapportering. Fakturaer fra leverandører utgiftsføres etter fastsatt system for utgiftsføring og registreres i tillegg på en reskontro for hver leverandør. Dette gir en systematisk oversikt over alle transaksjoner per leverandør. På bakgrunn av dette er det også mulig å få ut statistikk på hvilke leverandører som er brukt på valgt regnskapsart eller tjenesteområde i kommunen. Det er brukt «Leverandørstatistikk» fra Visma Enterprise til analysen. Rapporten viser kommunens anskaffelser fordelt på ulike leverandører for hvert enkelt regnskapsår. Revisor har tatt ut rapporter over leverandørstatistikk den og statistikk brukt i rapporten inkluderer regnskapsførte data frem til den dagen. Leverandørstatistikk viser hvilken regnskapsart anskaffelser er utgiftsført på. Dataene er brukt som grunnlag for nærmere kartlegging av kommunens eventuelle bruk av andre leverandører for samme type anskaffelse som rammeavtalen gjelder. Anskaffelser som er ført på flere regnskapsarter, med unntak av tolketjenester og håndverkstjenester elektro, har vi ikke undersøke nærmere. En slik undersøkelse ville ha medført en uhensiktsmessig stor bruk av ressurser. For tolketjenester og håndverkstjenester elektro, har vi tatt utgangspunkt i leverandører som har ordet «tolk», «elektro» eller «strøm» i navnet. Kommunen har en regnskapsorganisering med relativt begrenset detaljeringsgrad på bestemte regnskapsarter. Det er derfor vanskelig å kartlegge og kontrollere om anskaffelser er foretatt etter avrop på rammeavtale eller om anskaffelser er foretatt utenfor inngåtte rammeavtaler. Revisjonen har ikke kontrollert avrop på rammeavtalen utover det som fremkommer under regnskapsanalysen. Spørreundersøkelse Spørreundersøkelsen er utarbeidet av revisjonen. Den er testet og kvalitetssikret internt. Undersøkelsen er også sendt til kommunen for innspill. Det ble gjort enkelte korrigeringer etter innspill fra kommunen. Undersøkelsen består av 22 spørsmål, men samtlige spørsmål er ikke relevante for alle respondenter slik at det reelle antall spørsmål pr. respondent er lavere. Revisjonen fikk tilsendt liste over 940 unike bestillere/innkjøpere, attestanter og anvisere (godkjennere). Av disse var det 9 stykk som ikke hadde oppgitt noen e-postadresse. I forbindelse med utsendingen ble det i tillegg oppdaget at 57 e-poster ikke lenger var aktive, og at respondenten dermed sannsynligvis ikke var ansatt i kommunen lenger. De aktuelle respondentene ble følgelig fjernet fra utvalget. 3 Regnskapspostene systematiseres og registreres etter fastsatte retningslinjer (hovedveileder for KOSTRA rapportering) for inndeling i funksjoner (heretter tjenester) og arter. Hver regnskapsart (konto for utgifter og inntekter) har i Fredrikstad kommune fire siffer hvorav tre er bestemte koder fra Kostra veileder. Hvor mange tall som brukes i en slik systematisering av regnskapstall er frivillig, og noen kommuner bruker flere tall for en større detaljeringsgrad. østfold kommunerevisjon iks 8 35

36 Revisjonen holdt undersøkelsen åpen i perioden 9. april til 20. april 2018, med påminnelse til respondenter som ikke hadde besvart etter en uke. Totalt har 476 av 874 besvart undersøkelsen. Svarprosenten er på 54 %. Revisjonen vil imidlertid legge til at 12,2 % (58 stk.) av respondentene har oppgitt i spørsmål 3 at de hverken har fått delegert myndighet som bestiller/innkjøper, attestant eller anviser (godkjenne). Respondenter som har oppgitt at de ikke har noen av de nevnte rollene, har ikke besvart resten av spørsmålene i undersøkelsen. I tillegg har revisjonen mottatt flere henvendelser pr. e-post fra respondenter som melder fra at de ikke har noen av de nevnte rollene. Revisjonen har anmodet samtlige å besvare spørreundersøkelsen ved å krysse av for alternativ «Ingen av disse» på spørsmål 3. Hvorvidt de aktuelle respondentene har besvart undersøkelsen kan vi ikke kontrollere. Sett hen til det overnevnte vil svarprosenten blant ansatte som har fått myndighet som bestiller/innkjøper, attestant eller anviser (godkjenne), reelt sett være høyere. Revisjonen anser svarprosenten som god, og at resultatene er representative for delegert myndighet som bestiller/innkjøper, attestant eller anviser (godkjenner) Fredrikstad kommune. Spørreundersøkelsen åpnet også opp for kommentarer. 48 respondenter valgte å kommentere undersøkelsen eller undersøkelsens tema. Validitet og reliabilitet Revisjonen har benyttet data fra ulike kilder, og brukt ulike innsamlingsmetoder for å sikre et faktagrunnlag med høyest mulig grad av gyldighet og pålitelighet. Utfordringer og begrensninger i rapportens faktagrunnlag er beskrevet ovenfor sammen med beskrivelsen av de ulike metodene som er benyttet. Vi tar også hensyn til metodens begrensninger i vurderingene. På denne bakgrunn mener revisjonen at rapporten fremstiller situasjonen i kommunen på en riktig måte, og at vi har et godt grunnlag for våre konklusjoner og anbefalinger. Undersøkelsen er gjennomført av seksjonsleder Bjørnar Buvig Holmedahl og forvaltningsrevisor Ida Charlotte Stedjeberg i perioden januar til mai Revisjonskriterier I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene: Faktaboks 3: Revisjonskriterier Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes Lov (endringslov) av 8. februar 2013 nr. 7 normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori Lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige på området og/ eller andre sammenlignbare anskaffelser virksomheters løsninger og resultater kan danne Forskrift 12. august 2016 nr. 974 om basis for revisjonskriterier. offentlige anskaffelser Forskrift 8. februar 2002 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forarbeider, veiledere og litteratur. Utledning av revisjonskriteriene følger i vedlegg 8.1. Her fremkommer også nærmere henvisninger til de ulike kildene som er benyttet. Revisjonskriteriene følger også punktvis oppsummert under rapportens punkt. 3. østfold kommunerevisjon iks 9 36

37 Utledning av kriteriene ble oversendt kommunen 23. februar 2018, med mulighet for tilbakemelding dersom kommunen var uenig i utledningen eller hadde innspill til denne. Kommunen hadde ingen kommentarer til kriteriene. 2.5 Litteratur- og dokumentliste Følgende dokumenter ligger til grunn for faktafremstillingen: Virksomhetsplan 2018 Organisasjonskart over Fredrikstad kommune Delegeringsreglementet (elektronisk utgave) Funksjonsbeskrivelse for innkjøpssjef Revidert handlingsplan og Budsjett 2018 for Fredrikstad kommune Årsrapport for Fredrikstad kommune 2016 Fredrikstad kommunes nye etiske retningslinjer Anskaffelsesstrategi for Fredrikstad kommune Anskaffelsesreglementet for Fredrikstad kommune Attestasjon- og anvisningsreglement Attestasjon og anvisning i kommunens systemer Ansvar fra bestilling til mottak av faktura Brukerveiledning web ehandel Fredrikstadmodellen Metodikk for gjennomføring av vare/tjeneste anskaffelser i Fredrikstad kommune, del II og del III anskaffelser Offentliggjøre informasjon i avtalekatalogen Prosesstegning «Prosess- Forenklet forespørsel (FOA del 1)» Diverse prosedyrer for arkivering Hefte for Visma Enterprise ehandel, versjon 2016 Rådmannens oppdragsbrev 2017 Reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter Innkjøp i Teknisk drift Kontroll av faktura Krav til innhold og merking i bygg- og anleggsentrepriser Prosedyre «Motvirke sosial dumping» østfold kommunerevisjon iks 10 37

38 3 REVISJONSKRITERIER Rådmannen har ansvar for etablering av internkontroll, herunder at: Oppgaver, ansvar og roller må være fastsatt og dokumentert, samt kommunisert til og forstått av de ansatte. Det må være etablert nødvendige rutiner og systemer og lagt til rette for en kultur som bidrar til tilfredsstillende økonomistyring herunder tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler og enkeltanskaffelser. Rutinene må stille krav til hvordan kommunen skal følge opp kontraktene. Systemet må ivareta en oppfølgingsfunksjon slik at det faktisk kontrolleres at praksisen samsvarer med det rutinene foreskriver. Kontraktsoppfølging i praksis: Kontraktene må være utformet på en slik måte at de muliggjør en tilfredsstillende oppfølging, herunder ivaretar krav etter regelverket for offentlige anskaffelser. Det skal føres kontroll med levering av varer og tjenester, herunder også i de tilfellene det ikke er kommunen selv som er bruker av varen eller tjenesten. Det skal føres kontroll med andre kontraktsbestemmelser som fremgår av kontraktene, herunder krav til lønns- og arbeidsvilkår. Det skal føres kontroll med utbetalinger. Særskilt for avrop: Avrop av en viss størrelse og kompleksitet bør være skriftlig og journalført hos kommunen. Avrop må falle inn under de områdene avtalen omfatter (kontraktens gjenstand), og være utført innenfor rammeavtalens løpetid. Verdien på alle foretatte avrop skal ikke vesentlig overskride rammeavtalens totalverdi. østfold kommunerevisjon iks 11 38

39 4 FAKTA 4.1 Internkontroll Delegering De formelle rammene for myndighetsutøvelse i Fredrikstad kommune fremgår av «Delegeringsreglement Fredrikstad kommune»4. Alle oppgaver og all myndighet som ikke er tillagt politiske organer og/eller ordfører og som ikke er av prinsipiell art, er delegert rådmannen. Det følger av delegeringsreglementet at videredelegering fra rådmannen går gjennom kommunalsjef og eventuelt etatssjef til den enkelte virksomhetsleder, og at dette skal fremgå av eget reglement. Med mindre annet er uttrykkelig bestemt av overordnet organ har virksomhetsleder rett til å delegere (subdelegering) egen myndighet videre innenfor sin virksomhet. All delegert myndighet må brukes i samsvar med lover og forskrifter, mål og retningslinjer som er gitt av overordnet organ, og innenfor budsjettets rammer og forutsetninger. Delegering skal gjøres skriftlig. Delegeringslinjen for innkjøpsområdet i kommunen går fra bystyret til rådmannen, kommunalsjef for Økonomi og organisasjonsutvikling, til virksomhetsleder for Anskaffelse- og bevillingsavdelingen. Det følger av delegeringsreglementet at virksomhetsleder for Anskaffelse- og bevillingsavdelingen, innenfor sine oppgaver og innen rammen av bestemmelsene i lover, forskrifter, avtaler, sentrale og lokale retningslinjer, har følgende myndighet: Inngå rammeavtaler om leveranser av varer og tjenester til Fredrikstad kommune. Dette gjelder ikke varer og tjenester knyttet til kontrahering av bygg og anlegg, dersom dette ikke er omfattet av rammeavtaler eller etter vedtak i teknisk utvalg/byggekomite. Myndighet etter anskaffelsesreglement. Myndighet etter anskaffelsesstrategi. Myndighet ved gjennomføring av anbudskonkurranser. Myndighet til å oppnevne brukergrupper ved anskaffelser. Teknisk utvalg har fått delegert myndighet fra bystyret til å lede kommunens arbeid innen tjenesteområdet bygge- og anleggsprosjekter. Det følger av delegeringsreglementet at kommunalsjef for Teknisk drift har videredelegert følgende myndighet til virksomhetsleder for Prosjektutvikling: Ivareta kommunens byggherreinteresser ved alle bygge- og anleggsprosjekter. På vegne av kommunen inngå avtaler om planlegging og gjennomføring av bygge- og anleggsprosjekter. Det følger av «Attestasjons- og anvisningsreglementet» at attestasjons- og anvisningsmyndighet for Fredrikstad kommune er tildelt rådmannen, og at myndigheten er videredelegert til seksjonene ved kommunalsjef. Kommunalsjef delegerer myndigheten videre i henhold til myndighet i organisasjonen. Kommunalsjef, etatsjef/fagsjef og virksomhetsleder kan overføre attestasjonsmyndighet til ansatte i egen seksjon eller virksomhet. Anvisningsmyndighet kan overføres til nærmeste underordnede i virksomheten, eller en stabsmedarbeider. Kommunen har egne skjemaer for delegering og opphør av attestasjon- og anvisningsmyndighet. 4 Vedtatt av bystyret (sak 121/15). Fredrikstad kommune benytter en elektronisk løsning for delegeringsreglement, hvilket ligger tilgjengelig i kvalitetssystemet. østfold kommunerevisjon iks 12 39

40 4.1.2 Organisering og hovedoppgaver Avdeling anskaffelse og bevilling er organisert i Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling, som en av åtte avdelinger. Figur 1: Organisasjonskart Avdeling for anskaffelse og bevilling Avdeling for a Seksjon for Økonomi og organisasjonsutvikling Kommunalsjef Avdeling for anskaffelse og bevilling Avdelingssjef Anskaffelsesenheten 5,9 årsverk Bevillingsenheten 3 årsverk ns Anskaffelse og bevilling skal ivareta deler av stabs- og støttefunksjoner for administrativ ledelse og politisk ledelse samtidig som avdelingen omfatter flere funksjoner som skal tilrettelegge for god og effektiv tjenesteproduksjon i Fredrikstad kommune. Anskaffelse og bevilling består av 9,9 årsverk, hvorav 5,9 årsverk er innen anskaffelser. I tillegg er det 1 årsverk som leder for avdelingen. Fra vil bevillingsenheten bli organisert som ett team i avdeling for Kommunikasjon og service i seksjon for Økonomi og organisasjonsutvikling. Det følger av kommunens «Anskaffelsesreglement»5 at anskaffelsesenheten har ansvaret for å utarbeide rutiner for hvordan anskaffelsesarbeidet skal gjennomføres i kommunen. Enheten skal inngå rammeavtaler, avtaler, samordne anskaffelser, utvikle anskaffelses- og logistikkfunksjonen, og bistå organisasjonsledd og virksomheter i anskaffelsessaker. Det fremkommer av virksomhetsplanen for 2018 er anskaffelsesenhetens hovedområde er: Gjennomføre anskaffelser av varer og tjenester, fra kr , med unntak av entrepriser7. Støtte til ledere og ansatte (rådgivning) ehandel8 5 «Anskaffelsesreglement for Fredrikstad kommune» ble vedtatt i bystyret 15. juni 2017 (PS 78/17), og trådte i kraft fra og med denne datoen. Reglementet er nærmere omtalt i rapportens punkt Revisjonen bemerker at det fra og med har funnet sted en justering av terskelverdiene i anskaffelsesregelverket. Nasjonal terskelverdi ble justert opp fra 1,1 til 1,3 millioner, hvilket innebærer at FOA del I kommer til anvendelse for anskaffelser mellom Bygg og anleggskontrakter gjennomføres av virksomhet Prosjektutvikling etter gjeldende delegeringsreglement. 8 Kommunens elektroniske innkjøpssystem. Systemet er nærmere omtalt i rapportens punkt østfold kommunerevisjon iks 13 40

41 Innkjøpsrådgiverne i anskaffelsesenheten arbeider på tvers av alle seksjonene, men innkjøpssjef opplyser at de nylig har opprettet kontaktpersoner opp mot den enkelte seksjon. Det gikk ut et rundskriv som informerte om dette i februar De har to kontaktpersoner inn mot seksjon for Teknisk drift, hvilket er den seksjonen med størst og flest anskaffelser. Anskaffelsesenheten har også egen jurist som i tillegg til å gjennomføre anskaffelser også bistår i juridiske spørsmål i enheten. Juristen har jobbet tett opp mot seksjon for Teknisk drift, og vil fremover ha kontor ved virksomhet Prosjektutvikling 1-2 ganger i måneden for å bistå i forbindelse med gjennomføring av bygg- og anleggskontrakter. Samtlige revisjonen har intervjuet er av den oppfatning at kapasiteten i anskaffelsesenheten ikke er tilstrekkelig. Det opplyses om at det er mange prosesser på anskaffelseslisten9, og det er et høyt arbeidstrykk. Innkjøpsrådgiver er av den oppfatning at kontraktsoppfølgingen nok vil være mest lidende ved høyt arbeidstrykk. Innkjøpssjef viser til at de prøver å finne nye metoder, og at de håper at innføringen av nytt KGV10 vil effektivisere arbeidet slik at hver enkelt kan gjennomføre 2-3 flere anskaffelser i året. Samtidig er større kompleksitet rundt en del sosiale krav, miljøkrav og samfunnsansvar tidkrevende. Organisering i seksjonene Rådmannen besluttet i RLG sak 16/334 at anskaffelser av varer og tjenester i henhold til Forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) Del 1 (mellom kr ) skal utføres av hver enkelt seksjon/etat/virksomhet. Seksjon/etat/virksomhet må fylle ut anbudsbestilling dersom man har behov for bistand til å etablere rammeavtale/avtale i henhold til FOA del II og III. Dokument for anbudsbestilling er tilgjengelig i kommunens kvalitetssystem. Rammeavtaler inngått av anskaffelsesenheten er bindende for alle virksomheter ved anskaffelse av varer og tjenester, og skal avropes etter rammeavtalens bestemmelser. I henhold til anskaffelsesreglementet er alle seksjoner og virksomheter forpliktet til å holde seg oppdatert med de til enhver tid gjeldende rammeavtaler. Kommunalsjefene er øverste ansvarlige for anskaffelsesarbeidet som foregår i den enkelte seksjon, herunder gjennomføring av anskaffelser innenfor overnevnte ansvarsområde og avrop på kommunens rammeavtaler. I dette ligger også oppfølgingsansvar for de anskaffelser og avrop på rammeavtaler som gjøres i seksjonen. Innkjøpssjef har opplyst at de per i dag har ca. 580 ansatte som kan foreta bestillinger. Anskaffelsesenheten jobber med seksjonene på hvordan de skal klare å redusere antallet bestillere. Kommunalsjef i seksjon for Økonomi og organisasjonsutvikling opplyser at seksjonen har 31 innkjøpere/attestanter og 18 godkjennere/anvisere i ehandel. I tillegg har seksjonen 5 sentrale superbrukere som både har tilgang som bestiller og godkjenner i ehandel. Kommunalsjef viser til at lovverket som regulerer området er komplisert, og at det er avgjørende å ha riktig kompetanse i anskaffelsesenheten. Anskaffelsesenheten har også fått økte ressurser over de to siste årene. 9 Seksjon/etat/virksomhet må fylle ut anbudsbestilling dersom man har behov for bistand til å etablere rammeavtale/avtale i henhold til FOA del II og III. Dokument for anbudsbestilling er tilgjengelig i kommunens kvalitetssystem. 10 Kommunens konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) er nærmere omtalt i rapportens punkt østfold kommunerevisjon iks 14 41

42 Samtidig er seksjonen på søken etter hva som er best i forhold til hvilke oppgaver og hvilket ansvar som bør ligge sentralt i anskaffelsesenheten og ute i seksjonene. Kommunalsjef i seksjon for Kultur, miljø og byutvikling opplyser til revisjonen at seksjonen har 30 anvisere og 66 attestanter som kan gjøre innkjøp gjennom kommunens ehandelssystem. Seksjonen har også ansatt en koordinator i kommunalsjefens stab som skal være superbruker i ehandel og rådgiver for innkjøp, samt kunne foreta kontroller av hvordan praksisen er. Kommunalsjefen er samtidig av den oppfatning at anskaffelser er et krevende fagområde som trenger spesialistkompetanse, og at det ikke er naturlig at denne kompetansen bygges opp i alle seksjoner. I lys av dette mener kommunalsjef at kommunen bør ha en sentral enhet som kan støtte seksjonene slik at regelverket blir fulgt. Kommunalsjef i seksjon for Teknisk drift opplyser til revisjonen at de har omtrent 100 bestillere/innkjøpere i seksjonen. Alle ledere i seksjonen med budsjettansvar som etatssjefer og virksomhetsledere (for tiden 12 stk.) anviser på bestillingene. Kommunalsjefen opplyser også at noen få avdelingsledere fremover vil få delegert anvisningsmyndighet. I forbindelse med overgang til nytt KGV vil antall bestillere reduseres og det vil bli utarbeidet egne funksjonsbeskrivelser for bestillere med krav til kompetanse. Seksjonen har for øvrig tilsatt en egen innkjøpskonsulent for å understøtte seksjonens arbeid med anskaffelser i henhold til FOA Del 1 og seksjonens avrop på kommunens rammeavtaler. Det er virksomhet Prosjektutvikling som i hovedsak gjennomfører alle kommunens investeringsprosjekter, og dermed inngår de fleste entreprisekontraktene i kommunen. Etat for Kommunalteknikk og etat for Bygg og eiendom kan også inngå entreprisekontrakten i forbindelse med mindre prosjekter, eksempelvis vedlikeholdsprosjekter. Kommunalsjef i seksjon for Utdanning og oppvekst opplyser at seksjonen har 206 bestillere og 106 som godkjenner/anviser bestillinger i seksjonen, fordelt på 55 virksomheter. Bakgrunnen for det relativt høye antallet bestillere og godkjennere henger sammen med at antallet virksomheter er høyt og at virksomhetene er plassert på ulike lokasjoner. Kommunalsjef i seksjon for Helse og velferd opplyser at seksjonen har 294 ansatte som er gitt myndighet som innkjøpere/bestillere. Helse og velferd er en stor seksjon, med mange bestillere og kommunalsjefen opplyser at det for tiden vurderes om antall bestillere bør og kan reduseres. Kommunalsjefen opplyser at anskaffelser er et stort og viktig område, hvor hun opplever at det pågår et løpende utviklings- og forbedringsarbeid i Fredrikstad kommune. I stab Helse og velferd har hun som kommunalsjef forsøkt å løfte viktigheten av anskaffelses- og kontraktsområdet den siste tiden, og lagt opp til et mer planmessig oversiktsarbeid på dette feltet, med blant annet utpeking av en fast hovedkontakt inn mot anskaffelsesenheten. I seksjonen er oppfølging av private kjøp av helse- og velferdstjenester og BPA-konsesjoner11 lagt til Tildelingskontoret Kommunens reglementer, rutiner og prosedyrer Kommunens kvalitetssystem er tilgjengelig for samtlige ansatte og inneholder overordnede reglementer, rutiner og prosedyrer (gjeldende for hele kommunen). Kvalitetssystemet inneholder også reglementer, rutiner og prosedyrer som er gjeldende for det enkelte kommuneområdet, samt virksomhetsspesifikke reglementer, rutiner og prosedyrer. Samtlige kommunalsjefer har opplyst at de ikke har utarbeidet interne rutiner for kontraktsoppfølging, men følger de kommuneovergripende rutiner og prosedyrer på området. Seksjon for Teknisk drift har imidlertid egen prosedyre for innkjøp, samt reglement og prosedyrer for entrepriseanskaffelser. 11 Kommunen har konsesjonsavtaler med flere firmaer på Brukerstyrt personlig assistanse (BPA). østfold kommunerevisjon iks 15 42

43 Nedenfor redegjøres det for reglement, rutiner og prosedyrer som har betydning for rapportens problemstillinger. Kommunen har utarbeidet en anskaffelsesstrategi12 for perioden Anskaffelsesstrategien er en av kommunens overordnede strategier og bestemmer veivalg og satsninger innen anskaffelsesområdet. Strategien gjelder for alt anskaffelsesarbeid som gjennomføres i kommunen, på tvers av seksjoner og for alle faser i en anskaffelsesprosess: fra initiering av anskaffelsen til kontraktens avslutning. Det fremheves at strategien skal synliggjøre viktigheten av anskaffelsesvirksomheten og øke bevisstheten rundt anskaffelsesarbeidet i hele organisasjonen. Det følger av strategien at hovedmålet er at kommunens anskaffelser skal bidra til verdiskapning for kommunen og brukere, være innovative, ivareta samfunnsansvar og skape tillit til Fredrikstad kommune som innkjøper. For å oppnå hovedmålet er det identifisert syv delmål som beskrives nærmere. Revisjonen viser særskilt til delmål 3.3 om at Fredrikstad kommune skal ha økt fokus på aktiv leverandør- og avtaleoppfølging. Det vises her til at kommunen har et system for kontraktsoppfølging som oppslagssystem, med oversikt over avtaler med avtaleinformasjon. Det fremkommer i beskrivelsen av delmålet at priser og avtalebetingelser skal følges opp. Videre at virksomheten må vite hva de kan kreve av avtalen, slik at avvik kan meldes til anskaffelsesenheten. Nærmeste leder har ansvaret for å sikre at bestiller- og attestasjonsrollen foretas av medarbeidere med nødvendig kompetanse, og etablere interne rutiner som sikrer at rammeavtaler følges. Strategien angir videre at kommunen etterlever overnevnte delmål når de øker fokuset på avtalelojalitet, standardiserer sortiment, sikrer riktige avtalebetingelser og ansvarliggjør at kjøp/bestilling av varer og tjenester ligger i linjeledelsen. Følgende tiltak er beskrevet: Vi skal tilrettelegge for leverandørkonferanser/dialogmøter og markedsundersøkelser der det er hensiktsmessig Vi skal gjennomføre årlige statusmøter med de største leverandørene og de leverandørene som vi anser som svært viktig å ha fokus på, for å følge opp avtalevilkår, - spesielt innen pris, leveranse, miljø, etiske krav etc. Videre har kommunen utarbeidet et anskaffelsesreglement som gjelder for alle anskaffelser av varer, tjenester og bygg og anleggsarbeidet for eller på vegne av Fredrikstad kommune. Formålet med reglementet er å sikre en ensartet praksis for anskaffelser i kommunen. Reglementet deler anskaffelsesprosessen opp i fem delprosesser som beskrives nærmere. Siste delprosess omhandler kontraktsoppfølging. Det fremkommer der at kontraktsoppfølging består av: Statusmøter (årlig), bør gjøres en vurdering om behovet innen hver enkelt rammeavtale som inngås. Driftsmøter- ved behov. Kontraktseier vurderer behovet for driftsmøter. Oppfølging statistikk og fakturaer. Reglementet viser samtidig til Difi s veileder for kontraktsoppfølging13, samt at det påhviler et spesielt ansvar for å følge opp det som står i kontrakten innen miljø, sosial dumping og bruk av lærlinger. 12 «Anskaffelsesstrategi for Fredrikstad kommune» for perioden Anskaffelsestrategien ble vedtatt i bystyret (PS 78/17). 13 Difi, «Veileder for kontraktsoppfølging ved offentlige anskaffelser», Veilederen er tilgjengelig på østfold kommunerevisjon iks 16 43

44 Anskaffelsesenheten har en egen intern metodikk, «Metodikk for gjennomføring av vare/tjeneste anskaffelser i Fredrikstad kommune», hvor den siste av tre delprosesser er kontraktsoppfølging. Formålet med kontraktsoppfølging er å sikre en vellykket anskaffelse gjennom oppfølging av leveransen og ved å ivareta rettigheter og plikter som påhviler partene. Metodikken skiller mellom rollene kontraktsforvalter og kontraktseier. Kontraktsforvalter er den som har gjennomført anskaffelsesprosessen, og det vil hovedsakelig være en innkjøpsrådgiver fra anskaffelsesenheten. Kontraktseier er den seksjon/etat/virksomhet som er største bruker av kontrakten, og som har ansvar for å tilrettelegge interne rutiner for å ta i bruk rammeavtale/avtale. Kontraktsoppfølgingsfasen er inndelt i det følgende: 1. Etablere kontraktsregime 2. Intern implementering 3. Følge opp leveransen 4. Godkjenning og betaling 5. Kontraktsforvaltning Formålet med å etablere et kontraktsregime er å konkretisere og avtale nærmere hvordan avtalen skal gjennomføres og forvaltes, herunder blant annet etablere samhandlingsavtale14 dersom leverandør benytter varekataloger. I forbindelse med implementering av kontrakten er formålet å forankre den inngåtte kontrakten internt, samt å kommunisere ansvar for kontraktsmessig gjennomføring av avtalen. Som et ledd i den interne implementeringen skal kontraksforvalter oppdatere avtalekatalogen i tråd med prosedyre om offentliggjøring av informasjon i avtalekatalogen, publisere en tekst på FREKIT, importere varekatalogen (ved rammeavtaler) og aktivere leverandøren. Krontraktseier skal på sin side etablere rutiner ved behov, bestille produkter/tjenester og følge opp leveransen. Oppfølging av leveransen tilligger den som er tildelt rollen som bestiller. Dette innebærer å følge opp og kontrollere leveransen (varemottak), samt kontroll av faktura i tråd med rutinen «Ansvar fra bestilling til kontroll av faktura». Kontroll av leveransen opp mot det som faktisk blir levert gir grunnlag for å godkjenne eller avvise leveransen, og godkjenning er en forutsetning for betaling av leveransen. Når det gjelder selve kontraktsforvaltningen er det oppgaver som tilligger kontraktsforvalter. Kontraktsforvalter skal gjennomføre statusmøter med leverandøren og følge opp krav som er stilt til leverandøren i den aktuelle avtalen/rammeavtalen. Videre må kontraktsforvalter styre og ha løpende kontroll på endringene som gjøres i kontraktsforholdet, samt håndtere avslutting av kontrakt enten ved utløpt avtaletid, oppsigelse eller heving av kontrakt. Kommunen har en prosedyre om «Offentliggjøring av informasjon i avtalekatalogen» som er gyldig fra 17. juli Prosedyren gir en nærmere beskrivelse av hvilke opplysninger som skal legges på avtalekatalogen. Det fremgår av prosedyren at avtalekatalogen skal inneholde: Kort beskrivelse av hva avtalen dreier seg om Referansenummer Rammeavtalegruppe Avtaleperiode Leverandør Kontaktperson Fredrikstad kommune 14 Samhandlingsavtalen regulerer den elektroniske samhandlingen mellom oppdragsgiver, leverandør og operatør av ehandel.no. Samhandlingsavtalen definerer frekvens for katalogoppdatering og katalogkvalitet østfold kommunerevisjon iks 17 44

45 I tillegg fremgår det at avtalekatalogen skal inneholde informasjon om hvordan bestillinger skal skje (ehandel, minikonkurranser, osv.), priser, betalingsvilkår, hvordan bestiller skal forholde seg til avvik ved avtalen, i tillegg til øvrig informasjon. Som en hovedregel skal også avtalen legges ved som et vedlegg, men her må det foretas en konkret vurdering av om det er forhold som tilsier at den ikke kan legges ut. Det skal også legges ut prisskjema som må oppdateres ved prisjusteringer. Dersom avrop skal skje ved minikonkurranser skal det også legges ut skjema for minikonkurranser og informasjon om hvordan minikonkurranser skal gjennomføres. Rutinen «Ansvar fra bestilling til mottak av faktura» beskriver at alle inngående leverandørfakturaer skal sendes til felles fakturamottak v/regnskapsavdelingen som gjennomfører en mottakskontroll. Faktura vil deretter bli sendt videre til bestillende virksomhet. Virksomheten er ansvarlig for å kontrollere følgende: formkrav til faktura er oppfylt faktura stemmer overens med bestilling faktura er tilstrekkelig dokumentert faktura er godt nok merket Rutinen stiller opp detaljerte formkrav og krav til merking av faktura. Det er krav om å utføre elektronisk varemottak når det er gjennomført en bestilling via ehandel. Da vil ordre bli koblet til faktura og det blir utført automatisk avvikskontroll. Ved avvik/differanse, vil faktura bli sendt ut til innkjøper/konterer - alternativt til attesterer - for behandling av differansen. Det eksisterer en egen rutine for håndtering av differanser. Kommunens «Attestasjons- og anvisningsreglement» gjelder for hele kommunen, og det fremkommer der at attestasjons- og anvisningsmyndighet alltid er gitt for et eller flere bestemte ansvar. Delegert attestasjonsmyndighet skjer under tilsyn av virksomhetsleder. Før et bilag anvises skal det være attestert og kontrollert av den/de personer som til enhver tid har ansvaret for dette. Den attestasjonsberettigede skal påse at følgende betingelser for innkjøp og faktura foreligger: levering er i samsvar med bestilling varemottak er i overensstemmelse med fakturaen, og varene er levert til riktig adresse pris og betalingsbetingelser er i henhold til innkjøpsavtale, og utregninger er kontrollert at budsjettår, kontonummer og andre data er riktig påført Delegert anvisningsmyndighet skjer under tilsyn av kommunalsjef, etatsjef/fagsjef og virksomhetsleder. Anvisning skal foretas før utbetaling finner sted. Den anvisningsberettigede skal påse at følgende betingelser for foreligger: disponeringen av budsjettmidler er formelt, reelt og økonomisk i orden attestasjon og kontroll er foretatt av de personer som er tillagt denne oppgaven anvisning er datert Kommunen har en egen rutine for hvordan attestasjon og anvisning ivaretas i kommunens systemer, «Attestasjon og anvisning i kommunens systemer». Hva gjelder ehandel blir dette nærmere redegjort for under kommunens systemet nedenfor. Kommunen har utarbeidet prosesstegningen «Prosess - Forenklet forespørsel (FOA del 1)» som tar for seg prosessen ved anskaffelser innenfor FOA del I. Den som har behov for vare eller tjeneste tar kontakt med anskaffelsesenheten. Anskaffelsesenheten sjekker om behovet er dekket av eksisterende rammeavtale. Dersom det eksisterer en rammeavtale skal vare/tjeneste kjøpes gjennom innkjøpssystemet. Dersom det ikke eksisterer en rammeavtale som dekker behovet er gjennomføring av enkeltanskaffelse nærmere regulert i prosesstegningen. Varen eller tjenesten skal likevel bestilles gjennom innkjøpssystemet. Dersom ikke valgt leverandør er tilgjengelig i østfold kommunerevisjon iks 18 45

46 innkjøpssystemet skal anskaffelsesenheten oppretter/aktivere leverandør slik at bestilling kan gjennomføres der. Det eksisterer prosedyrer for arkivering av anskaffelser FOA del I, arkivering av anskaffelser FOA Del II-III og for arkivering av minikonkurranser. Revisjonen viser særlig til sistnevnte prosedyre hvor det fremkommer at formålet med prosedyren er å sikre en rett arkivering av minikonkurranser i kommunens arkivsystem. Det er saksbehandler/prosjektleder som er ansvarlig for at alle dokumenter av betydning for minikonkurransen fortløpende arkiveres. Prosedyren beskriver nærmere fremgangsmåten for arkivering i arkivsystemet, herunder blant annet at hver minikonkurranse skal ha et unikt saksnummer, at tittelen skal være «Minikonkurranse av «navn på minikonkurransen»», og hvilke dokumenter som skal arkiveres. Seksjon for Teknisk drift har i tillegg til kommunens øvrige rutiner og prosedyrer på området etablert egne prosedyrer for innkjøp i Teknisk drift, samt prosedyre for kontroll av faktura og krav til innhold og merking i bygg- og anleggsentrepriser. I tillegg har virksomhet Prosjektutvikling utarbeidet prosedyre for motvirkning av sosial dumping som skal bidra til å sikre etterlevelse av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i entreprisekontrakter. Bystyret vedtok et Reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter som skal bidra til å tydeliggjøre hvordan kommunens egne investeringsprosjekter innen bygg og anlegg skal gjennomføres. Reglementet gjelder all planlegging og gjennomføring av kommunens egne byggeprosjekter, rehabiliteringsprosjekter og investeringer som gjelder kommunaltekniske anlegg og uteområder. Reglementet klargjør ansvar og roller i prosessen og skal sikre en mest mulig lik behandling av alle sakstyper innen virkeområdet. Reglementet inneholder bestemmelser om budsjettering, gjennomføring og rapportering og avslutning av prosjekter. Bystyret i Fredrikstad kommune vedtok 15. juni å ta inn «Fredrikstadmodellen» som en del av anskaffelsesreglementet. Fredrikstadmodellen inneholder bestemmelser som blant annet stiller krav til lønns- og arbeidsvilkår, krav om faglærte håndverkere og lærlinger i kommunens bygge- og anleggsprosjekter. Fredrikstadmodellen er basert på seriøsitetsbestemmelsene16, men det er stilt noe strengere krav til lærlinger, krav til underleverandører og innleid personell. Modellen stiller blant annet krav om at det aldri skal være mer enn tre ledd i kontraktskjeden. Videre kreves det at tilbyder og underentreprenører skal være godkjente og aktive lærlingebedrifter, samt at minimum 10 % av arbeidet skal utføres av lærlinger. Det stilles også krav om at kjøp leverandører foretar på vegne av kommunen, skal skje med elektronisk betalingsmiddel. Nedenfor presenteres resultater fra spørreundersøkelsen. I undersøkelsen har revisjonen blant annet spurt respondentene som oppga å inneha rollen «bestiller/innkjøper» om kjennskap til kommunens dokumenter «Anskaffelsesstrategi», «Anskaffelsesreglement», «Brukerveiledning web ehandel» og «Ansvar fra bestilling til faktura». 15 Bystyrets sak PS 78/17 16 Anbefalte seriøsitetskrav i bygg- og anleggskontrakter utarbeidet av Fellesforbundet, Byggenæringens Landsforening, Difi og KS. Bestemmelsene stiller krav til lønns- og arbeidsvilkår, HMS-kort, krav om faglærte håndverkere og lærlinger i prosjektene, sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA), begrensninger i adgangen til bruk av underleverandører mv. østfold kommunerevisjon iks 19 46

47 Prosent Prosent Figur 1 Kjenner du til innholdet i følgende dokumenter? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 22,6% 41,4% 41,5% 36,0% 32,8% 25,8% 52,9% 52,0% 34,7% 12,3% 29,7% 18,3% Ja Delvis Nei Revisors merknader: N = 297, 299, 308 og 306 Figuren viser at 64 % av respondentene har svart ja eller delvis på hvorvidt de kjenner innholdet i kommunens Anskaffelsesstrategi. 36 % av respondentene opplyser at de ikke kjenner innholdet i kommunens Anskaffelsesstrategi. Videre viser figuren at 74,2 % av respondentene helt eller delvis kjenner innholdet i kommunens anskaffelsesreglement mot 25,8 % som oppgir å ikke kjenne til innholdet i anskaffelsesreglementet. 88,7 % av respondentene opplyser at helt eller delvis kjenner til innholdet i «Brukerveiledning web ehandel» og 81,7 % opplyser å helt eller delvis kjenner til innholdet i «Ansvar fra bestilling til faktura». I figuren nedenfor fremkommer resultatet av revisjonens undersøkelse blant respondentene som oppga å inneha rollen(e) «attestant» og/eller «anviser/godkjenner» om kjennskap til kommunens dokumenter «Attestasjon og anvisning», «Attestasjon og anvisning i kommunens systemer» og «Ansvar fra bestilling til faktura». Figur 2 Kjenner du til innholdet i følgende dokumenter? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 57,5% 30,7% 49,8% 38,6% 52,3% 34,8% 11,8% 11,6% 12,9% Attestasjon og anvisningattestasjon og anvisning i kommunens systemer Ansvar fra bestilling til mottak av faktura Ja Delvis Nei Revisors merknader: N = 280, 277 og 279 østfold kommunerevisjon iks 20 47

48 Figuren viser at 88,2 % av respondentene oppgir å helt eller delvis kjenne til innholdet i «Attestasjon og anvisning». Videre oppgir 88,4 % helt eller delvis kjennskap til «Attestasjon og anvisning i kommunens systemer», men med en litt høyere andel som svarer delvis (38,6%). Når det gjelder kjennskap til innholdet i «Ansvar fra bestilling til mottak av faktura» oppgir 87,1 % av respondentene helt eller delvis kjennskap til innholdet Kommunens systemer Elektronisk innkjøpssystem Fredrikstad kommune benytter elektronisk innkjøpssystem (Visma Enterprise ehandel, heretter ehandel). Det fremgår av kommunens anskaffelsesstrategi at det skal benyttes elektronisk verktøy ved gjennomføring av bestillinger. Videre fremgår det av Handlingsplan for at alle virksomheter skal bruke ehandel. For innkjøp i Teknisk drift er det imidlertid gjort unntak for bruk av ehandel ved entrepriser.17 Det overnevnte innebærer at avrop på inngåtte rammeavtaler skal gjøres ved hjelp av ehandel. Anskaffelsesenheten administrere selve programvaren, og har til enhver tid oversikt over brukere av systemet. Den enkelte brukers tilganger til ansvar gjenbrukes fra økonomi, og med dette som bakgrunn tildeles brukerrolle i ehandel (bestiller/attestant og godkjenner/anviser). Nye brukere får ikke tilgang til systemet før fullmaktsskjema i henhold til delegeringsreglementet er fylt ut. Systemet sikrer følgelig at delegasjonsreglementet følges. Systemet har flere forskjellige måter avrop kan gjøres på. Ved avtaler om varekjøp kan kommunen legge inn leverandørens varekatalog i ehandelsløsningen slik at den enkelte bestiller/innkjøper som har konterings- og attestasjonsmyndighet ute i kommunen kan foreta innkjøp ved å velge de varer og det antall som er ønsket. Når alle de ønskede varene er lagt i handlekurven kontrollerer innkjøper at varelinjene er registrert med riktig art (kontering) og riktig mva-sats. Deretter sendes handlekurven videre til godkjenner/overordnet som har anvisningsmyndighet for godkjenning. I ehandel er godkjenning av bestilling det samme som anvisning. Anvisning ved innkjøp foregår således på forskudd, dvs. før ordre sendes leverandør, til forskjell fra tradisjonell anvisning når faktura foreligger og leveranse har skjedd. Når ordren er godkjent blir ordren sendt elektronisk videre til leverandøren. I noen tilfeller kan det også lenkes direkte fra ehandelsløsningen til leverandørens egen nettbutikk. Dersom det velges en leverandør med en slik løsning sendes brukeren fra innkjøpssystemet til leverandørs nettbutikk, men ordren tas med tilbake i systemet og legges i handlevognen i ehandel. Selve bestillingen foregår følgelig i innkjøpssystemet. Deretter må innkjøper/bestiller kontrollere konteringen og mva-sats. Dersom dette er riktig sendes bestillingen til anviser på godkjenning. Når bestillingen er godkjent blir den sendt til leverandøren. I tillegg har ehandelssystemet en løsning for formularkjøp, såkalt fritekstbestilling. Alle rammeavtaleog kontraktleverandører som ikke leverer katalog eller benytter ekstern nettbutikk, aktiveres med formularkjøp. Ved formularkjøp velger innkjøper/bestiller leverandør fra en nedtrekksliste, og det kan også velges hvilken rammeavtale det gjøres avrop på. Deretter legger innkjøper inn timespris og antall timer, eller informasjon om de ønskede varene/tjenestene som ønskes bestilt og til hvilken pris. Etter at ordren er godkjent av anviser, sender systemet ut en bestilling til leverandør, som må ordrebekreftes via link. Dersom ikke avropet baserer seg på en avtalt timespris eller fastprisavtale, men at det er gjennomført en minikonkurranse eller bestillingen baserer seg på et innhentet tilbud, bør alltid tilbudet fra leverandøren ligge som vedlegg til bestillingen. Det er også mulig for bestiller å knytte tilbudet opp til ordren i etterkant. 17 Prosedyren «Innkjøp i Teknisk drift» beskriver at innkjøpssystemet fortrinnsvis skal brukes. Unntak kan gjelde for eksempel ved entrepriser. Andre unntak skal godkjennes av kommunalsjef/etatsjef. østfold kommunerevisjon iks 21 48

49 Når varene mottas, må elektronisk varemottak utføres av innkjøper/bestiller (varemottak i ehandel er det samme som attestasjon). Bestiller skal bekrefte at varene er mottatt, og må angi pakkseddelnummer. Bestiller attesterer følgelig på egen bestilling. Andre i virksomheten/avdelingen som har tilgang til ehandel kan også gjennomføre varemottak. Dette betinger at det er gjennomført manuell kontroll av leveransen og at pakkseddel er signert av den som har utført kontrollen, og at avvik mellom levert kvantum og det som er angitt på pakkseddel er markert. Ved fakturamottak sjekker systemet at ordre og faktura stemmer overens og at varemottak er utført (attestert). Dersom det er samsvar, vil faktura automatisk overføres regnskap for remittering. Ved avvik vil faktura sendes til bestiller for avviksbehandling og ny anvisning. Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) Det følger av kommunens anskaffelsesregelverk at kommunens rammeavtaler skal legges i kommunens kontraktsadministrasjonsverktøy - avtalekatalogen. Avtalekatalogen er tilgjengelig via kommunens intranett (FREKIT). Det er utarbeidet en egen prosedyre som regulerer hvilken informasjon som skal offentliggjøres i avtalekatalogen.18 Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) I det nye regelverket for offentlige anskaffelser som trådte i kraft 1. januar 2017 stilles det krav om at all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandørene over den nasjonale terskelverdien skal skje skriftlig ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler. Det medfører at Fredrikstad kommune, for anskaffelser omfattet av FOA del II og del III, må ha på plass en elektronisk løsning for utvikling av anskaffelsesdokumenter innen 1. juli Fredrikstad kommune har med bakgrunn i dette nylig gjennomført en anskaffelse av nytt konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Kommunen tildelte i mars 2018 kontrakten til Mercell Norge AS. Selv om det ikke er noe krav om innføring av elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy for FOA del I anskaffelser ser kommunen at det er en fordel å tvinge alle bestillinger gjennom KGV-systemet. Da kan de ta ut rapporter for disse anskaffelsene på overordnet nivå, hvilket vil gi bedre kontroll. Det legges derfor opp til at KGV også skal innføres i kommunen for denne type anskaffelser. Anskaffelsesenheten har estimert at de skal ha 3 superbrukere og 25 brukere på fulltilgang i kommunen i det nye KGV systemet. I tillegg har de valgt å begrense antall lisenser for del I anskaffelsene til maks 70 (brukere/tilganger). Virksomhetsleder opplyser at de legger opp til at alle som skal få tildelt bruker må gjennom opplæring først. Hun regner med at de vil være ferdig med opplæring av de 3 superbrukerne og de 25 brukerne med fulltilgang innen 1. juni 2018, slik at de vil være operative i god tid før fristen 1. juli for del II og III anskaffelser. Når det gjelder del I anskaffelsene så vil det innebære en stor opplæringsjobb og hun antar det vil være klart i løpet av høsten Opplæring og veiledning Det er omtalt som tiltak i anskaffelsesstrategien19 at kommunen skal tilrettelegge for kurs innen bestillerkompetanse i innkjøpssystemet, og for interne kurs innen offentlige anskaffelser. Innkjøpssjef opplyser at kurs står på aktivitetsplanen til anskaffelsesenheten. Anskaffelsesenheten har hatt interne kurs med advokater i forbindelse med innføring av endringene i regelverket. På et av disse kursene deltok også 26 ansatte fra seksjon Teknisk drift, herunder flere fra virksomhet Prosjektutvikling. 18 Det vises til rapportens punkt I anskaffelsesstrategien side 7, under delmål 3.7 «Fredrikstad kommune skal ha høy anskaffelsesfaglig kompetanse». østfold kommunerevisjon iks 22 49

50 Når det gjelder kurs i ehandel gjennomføres dette månedlig i samarbeid med Økonomi- og regnskapsavdelingen. Alle bestillere blir anbefalt å gjennomføre kurset. Det fremkommer av anskaffelsesenhetens interne metodikk at bestillere må gjennomføre e- Handelskurs som ligger tilgjengelig på Frekit (e-læringskurs). Innkjøpssjef presiserer at e- læringskursene hva gjelder ehandel er obligatoriske for kommunens bestillere, men at det ikke er slik at bestiller må ha gjennomført kursene før det gis tilgang til systemet. De aktuelle e-læringskursene er tilgjengelig i kursbasen «Kurs og kompetanse» på Frekit. Både under fanen «For deg som er ny», «Ledelse og administrasjon» og «Dataopplæring» i avtalekatalogen ligger temaene tilgjengelig på emnet «ehandel». Følgende tema kan velges: ehandel ekstern nettbutikk ehandel fritekstbestilling ehandel grunnkurs ehandel handlelister ehandel sortere på søk i katalog ehandel varemottak ehandel vedlegg i bestillingen elæring: Kvalitetssikre taushetsbelagt informasjon Det fremkommer av anskaffelsesenhetens aktivitetsplan at det i 2018 skal utarbeides obligatoriske e- læringskurs som omhandler lov om offentlige anskaffelser. Når det gjelder ehandel blir dette gjennomgått med ledere i kommunen via LUP (ledelsesutviklingsprogrammet). Anskaffelsesenheten arrangerte et kurs høsten 2017 og et kurs i mars Det skal også arrangeres to kurs til innen praktisk bruk av økonomisystemet og innkjøpssystemet. I forbindelse med anskaffelse av nytt konkurransegjennomføringsverktøy har kommunen bedt om en opplæringspakke fra leverandøren. Innkjøpssjef opplyser at hun kommer til å være tydelig på at det ikke tildeles brukerrolle i systemet uten å ha vært igjennom opplæringsprogrammet. Utover det overnevnte opplyser innkjøpssjef at anskaffelsesenheten holdt et kurs i FOA del I anskaffelser før påsken 2018, hvilket også overlappet noe med FOA del II og del III anskaffelser. Dette ble gjort for å styrke kunnskapen ute i enhetene hvor ansvaret for gjennomføring av del I- anskaffelser nå ligger. Kurset ble gjennomført ved at anskaffelsesenheten innkalte til seksjonsvis opplæring med 10 deltakere av gangen. Innkjøpssjef opplyser at påmeldingen varierte fra seksjon til seksjon. Eksempelvis var det ingen som meldte seg på fra seksjon for Utdanning og oppvekst. I tillegg til kursing har anskaffelsesenheten utarbeidet en oppstartsmal som de bruker som en introduksjon til anskaffelser i oppstartsmøtet. Hvor grundig denne introduksjonen er avhenger av deltakernes kunnskapsnivå knyttet til anskaffelser. Noen har vært med i mange brukergrupper og har erfaring, mens andre er det helt nytt for. Kommunalsjefene er samstemte i at kurs og veiledning/rådgivning er viktig for å sørge for tilstrekkelig kompetanse innenfor innkjøp og attestasjon og anvisning. I seksjon for Teknisk drift er det, basert på seksjonens risikoanalyse og gjennomførte internkontrollaktiviteter, definert et forbedringsprosjekt innenfor innkjøpsområdet. For å heve kompetansen er det gjennomført en fagdag for innkjøpere/bestillere i seksjonen. Det vil videre bli gjennomført faste fagdager for innkjøpere/bestillere flere ganger i året. østfold kommunerevisjon iks 23 50

51 Prosent Samtlige kommunalsjefer opplyser også at bistanden fra og samarbeidet med anskaffelsesenheten er god. Kommunalsjef i Teknisk drift viser for øvrig til at seksjonens innkjøpskonsulent er et naturlig bindeledd mellom seksjonen og anskaffelsesenheten, og at samarbeidet mellom innkjøpskonsulenten og anskaffelsesenheten fungerer svært godt. Innkjøpskonsulenten deltar på faste faglige møter med anskaffelsesenheten og er således en del av dette fagmiljøet. Nedenfor presenteres resultater fra spørreundersøkelsen. I undersøkelsen har revisjonen blant annet spurt respondentene, som oppga å ha myndighet som bestiller/innkjøper, om gjennomført opplæring i ehandel. Figur 3 Har du gjennomført opplæring i bruk av e-handel? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 52,2% 47,8% 28,2% 71,8% 50,0% 50,0% Kurs i ehandel? E-læringskurs i ehandel? En-til-en opplæring i ehandel? Ja Nei Revisors merknader: N= 289, 245 og 258. Det var kun respondenter som hadde oppgitt å være bestiller/innkjøper som fikk spørsmålet. Figuren viser at 52,2 % av respondentene svarer ja på spørsmål om de har gjennomført kurs i ehandel. 47,8 % svarer at de ikke har gjennomført kurs i ehandel. Videre svarer 28,2 % av respondentene at de har tatt e-læringskurs i ehandel, mot 71,8 % som svarer at de ikke har gjennomført e-læringskurs. 50 % av respondentene svarer at de har fått en-til-en opplæring i ehandel, og like mange av respondentene oppgir å ikke ha mottatt slik opplæring. Figur 4 og 5 nedenfor tar for seg respondentenes opplevelse av behov for mer opplæring østfold kommunerevisjon iks 24 51

52 Prosent Prosent Figur 4 Har du behov for mer opplæring? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 35,9% 64,1% I ehandelssystemet? 52,5% 47,5% I kommunens anskaffelselses- og innkjøpsreglement og -rutiner? Ja Nei Revisors merknader: N= 306 og 295. Figuren viser at 35,9 % av respondentene som hadde oppgitt å være bestiller/innkjøper opplyser at de har behov for mer opplæring i ehandelssystemet og 52,5 % opplyser at de har behov for mer opplæring i kommunens anskaffelsesreglement og rutiner. Figur 5 Har du behov for mer opplæring i regler og rutiner for anvisning og/eller attestasjon? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Revisors merknader: N= ,4% Ja 65,6% Nei Spørsmålet ble stilt til respondenter som opplyste å ha fått delegert attestasjons- eller anvisningsmyndighet. Figuren over viser at 34,4 % av respondentene opplyser at de har behov for mer opplæring i regler og rutiner for anvisning og/eller attestasjon. 65,6 % av respondentene opplever ikke å ha noe behov for mer opplæring. østfold kommunerevisjon iks 25 52

53 Faktaboks 4: Kommentarer fra spørreundersøkelsen vedrørende opplæring og kurs «Når jeg var ny som avdelingsleder ble flere av kursene jeg hadde meldt meg på avlyst pga få deltagere med det var tema som ehandel og visma som jeg hadde behov for opplæring.» «Skal jeg arbeide med e-handel igjen, så vet jeg å tilegne meg e-læring/-kurs og sette meg inn i avtaler og rutiner.» «Jeg har skrevet nei på behov om mer opplæring. Dette gjør jeg sjelden og spør heller om hjelp dersom jeg står fast. En opplæring jeg deltar på frykter jeg å glemme dersom jeg ikke bruker kunnskapen ofte nok.» «Opplæring gjennom LUP er ikke god nok, ei heller de innledende kursene på Hanco når du er nyansatt i Fredrikstad kommune. Disse kursene preges veldig av hvilken avdeling/seksjon det er flest kurselever fra og «hvem som snakker høyest». Ønsker gjerne en 1-1 gjennomgang på dette sett fra mitt ståsted og mine behov.» «Alltid greit med oppfriskningskurs/samlinger, kanskje en økt en gang pr år.» «Det sier seg selv med mine svar, at det er stort behov hos meg for å «kunne mer» om særlig e-handel» Avvik Innkjøpssjef opplyser at det ikke eksisterer en egen rutine for registrering og håndtering av avvik på innkjøpsområdet, og at de ikke har et system for avvikshåndtering utover det kommuneovergripende avvikssystemet. Avvikshåndtering er imidlertid beskrevet i anskaffelsesenhetens interne metodikk, jf. punkt i rapporten. Her fremkommer det at bestiller i første omgang følger opp avviket, mens gjentakende avvik skal meldes kontraktsforvalter. Det opplyses videre at det meldes avvik på kommunens rammeavtaler, men at innkjøpssjef synes de får for få tilbakemeldinger. Anskaffelsesenheten vil gjerne ha tilbakemeldinger, og det prøver de å formidle. Avvikene kommer som oftest inn på telefon eller e-post til kontraktsforvalter. Det blir meldt svært få avvik gjennom kommunens avvikssystem. Avvik som eventuelt meldes gjennom kommunens avvikssystem kommer direkte til innkjøpssjef. Innkjøpsrådgiver presiserer at det viktigste er at det tas kontakt omgående slik at de får korrigert avviket mens det er ferskt. Konsekvensene vil styres ut fra alvorlighetsgraden på avvikene. Ved melding om gjentatte avvik vil de normalt innkalle til et møte med leverandør. Innkjøpssjef viser til at de ikke kan håndheve så mye i en kontrakt før de har hatt et møte og gitt leverandøren en frist for å forbedre seg. Dersom det ikke skjer en forbedring hos leverandør kan de gi et varsel. Innkjøpssjef opplyser for øvrig at i det nye konkurransegjennomføringsverktøyet vil være mulig å gi tilbakemeldinger direkte til kontraktsforvalter. Alle kommunalsjefene har på spørsmål fra revisjonen opplyst at avvik som oppdages i forbindelse med oppfølging av anskaffelser/rammeavtaler tas opp med anskaffelsesenheten. Kommunalsjef for Utdanning og oppvekst opplyser at avvik også tas direkte opp med aktuell leverandør. Kommunalsjefene for henholdsvis seksjon for Kultur, miljø og byutvikling, seksjon for Helse og velferd og seksjon for Økonomi og organisasjonsutvikling opplyser at avvik også i noen tilfeller meldes via kommunens kvalitetssystem/avvikssystem. I spørreundersøkelsen har vi stilt respondentene spørsmål knyttet til hvordan respondentene håndterer eventuelle avvik i forbindelse med leveranse på bestillinger. Det var mulig å velge flere alternativer. østfold kommunerevisjon iks 26 53

54 Prosent Prosent Figur 6 Hva gjør du dersom du oppdager avvik i forbindelse med en leveranse? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 89,7% 15,6% 18,9% 5,0% 0,0% 3,4% Revisors merknader: N = 417 Figuren over viser at 89,7 % av respondentene oppgir at de tar direkte kontakt med leverandøren dersom de oppdager avvik i forbindelse med en leveranse. 15,6 % opplyser at de kontakter avtaleansvarlig og 18,9 % opplyser om at de kontakter anskaffelsesenheten. Ettersom avtaleansvarlige er innkjøpsrådgivere i anskaffelsesenheten må disse to alternativene sees i sammenheng. Det var mulig å velge flere alternativer og 25 av respondentene (6 %) har svart både «Kontakter avtaleansvarlig» og «Kontakter innkjøpsavdelingen». 5 % opplyser at de melder avvik i kvalitetssystemet (Riskmanager), mens 3,4 % av respondentene opplyser at de ikke vet hva de gjør om de oppdager avvik. Figur 7 Hva gjør du om du oppdager gjentakende avvik fra samme leverandør? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 50,6% 32,2% 61,7% 18,6% 0,0% 6,3% Revisors merknader: N = 413 Figuren viser at 50,6 % opplyser at de tar direkte kontakt med leverandøren dersom de oppdager gjentakende avvik fra en leverandør. 32,2 % opplyser at de ved gjentakende avvik kontakter avtaleansvarlig og 61,7 % kontakter anskaffelsesenheten. Ettersom avtaleansvarlig er østfold kommunerevisjon iks 27 54

55 innkjøpsrådgivere i anskaffelsesenheten må disse to alternativene sees i sammenheng. Det var mulig å velge flere alternativer og 83 av respondentene (20 %) har svart både «Kontakter avtaleansvarlig» og «Kontakter innkjøpsavdelingen». 18,6 % opplyser at de melder gjentakende avvik i kvalitetssystemet (Riskmanager). 6,3 % av respondentene opplyser at de ikke vet hva de skal gjøre dersom de oppdager gjentakende avvik fra samme leverandør. Faktaboks 6: Kommentarer fra spørreundersøkelsen vedrørende avvik «Har så langt hatt lite praksis på å bruke avvikssystemet i forbindelse med e-handel. Ser at det må benyttes. Presiserer godt samarbeid med innkjøpsavdelingen. Har løpende kontakt om det er utfordringer rundt innkjøp.» «Innkjøpsavdelingen kunne ha vært flinkere til å sette leverandører til veggs om disse ikke leverer etter avtale, flere avvik er meldt uten konsekvens» 4.2 Kommunens praksis for kontraktsoppfølging Informasjon fra anskaffelsesenheten Oppfølging av rammeavtaler Innkjøpssjef opplyser at den daglige driften av rammeavtalene foregår ute i den eller de virksomhetene som eier kontraktene. Den største brukeren av rammeavtalen omtales som kontraktseier. Anskaffelsesenheten er kontraktsforvaltere for alle rammeavtalene i kommunen. Kontraktsforvalter har blant annet ansvaret for utløsning av opsjoner, prisregulering, statusmøter, legger inn og oppdaterer varekatalogene i ehandel. I tillegg blir kontraktsforvalter koblet inn hvis det skjer noe undervis i rammeavtaleperioden som krever at de må innkalle leverandør til et møte. Håndheving av kontrakten tilligger alltid kontraktsforvalter. Såfremt det ikke oppstår noe særskilt underveis i rammeavtaleperioden består oppfølgingsarbeidet hovedsakelig i gjennomføring av statusmøter. Kommunen har 182 rammeavtaler pr. 7. februar Antallet avtaler medfører at kommunen må prioritere oppfølging basert på en risikovurdering av hvor faren for avvik er størst. Innkjøpssjef viser til at de i hvert fall skal gjennomføre årlige statusmøter med leverandører som ligger innenfor risikoområdet og med de store leverandørene. I tillegg vil de som nevnt over innkalle leverandører til møte dersom det kommer signaler på at det er noe som ikke fungerer. Oppfølging av kontraktsbestemmelser i rammeavtaler om lønns- og arbeidsforhold blir gjort av kontraktsforvalter. De har ikke en skriftlig rutine eller mal på denne typen kontroll. Innkjøpssjef mener at dette er en rutine som burde vært på plass, men som pr. i dag ikke er det. De har imidlertid en muntlig enighet om at denne oppfølgingen skal tas i statusmøtene, hvilket også er bekreftet i avdelingens fredagsmøter. Anskaffelsesenheten tar ut tall på hva som er fakturert og ubetalt under rammeavtalen i forbindelse med statusmøtene. Videre opplyses det at de skal gjøre stikkprøver av fakturaer innen seks måneder etter inngått rammeavtale. Det varierer hvorvidt resultatene fra stikkprøvene dokumenteres. De tar også ut tall fra reskontroene når det skal starte opp nye anskaffelsesprosesser. I tillegg ber de gjerne om tall fra virksomhetene da de kanskje ikke alltid fanger opp hvis det har forekommet feil i konteringer eller bruk av annen leverandør fordi eksisterende leverandør ikke kunne levere. Hva gjelder oversikt over totalbruken av en rammeavtale opplyser innkjøpssjef at de nå har mer fokus på riktig estimering av rammeavtalens samlede verdi. Tidligere har det i stor grad blitt sett hen østfold kommunerevisjon iks 28 55

56 til historiske tall i forbindelse med estimeringen. Anskaffelsesenheten har nå tvunget igjennom at det også må ses hen til hvilke investeringsplaner som ligger for avtaleperioden. Innkjøpssjef mener det er urealistisk å se på historiske tall i forbindelse med estimeringen når det i investeringsplanene ligger en økning i mange år fremover. Innkjøpssjef viser også til at de har tatt høyde for andre kontroller i kontrakten, men at de pr. i dag ikke har ressurser til å gjennomføre kontroller utover det overnevnte. Oppfølging av enkeltanskaffelser I lys av at enkeltanskaffelser under FOA del I er lagt ut i seksjonene/virksomhetene, er det den enkelte seksjon/virksomhet som har ansvaret for oppfølgingen av disse anskaffelsene. For enkeltanskaffelser under FOA del II og III er ansvaret for anskaffelsesprosessen og oppfølging av anskaffelsen lagt til anskaffelsesenheten. Hva gjelder anskaffelsesenhetens oppfølging av enkeltanskaffelser vises det til det som fremkommer under «Oppfølging av rammeavtaler» ovenfor. For enkeltanskaffelser vil imidlertid oppfølgingsarbeidet ha et kortere perspektiv. Innkjøpssjef viser til at anskaffelsesenheten har liten grad av kontroll på hva som blir gjort ute i seksjonene/virksomhetene i forbindelse med anskaffelsene under FOA del I. Samtidig er det en utfordring at anskaffelsesenheten får et ansvar når flere enheter hver for seg anskaffer det samme, og anskaffelsene samlet sett for kommunen er over terskelverdien for anskaffelser etter FOA del I. Innkjøpssjef presiserer at for å få fullstendig kontroll må det etableres en sentral enhet også for anskaffelser etter FOA del I. Innen skal alle anskaffelser som gjennomføres etter forskrift om offentlige anskaffelser over nasjonal terskelverdi ( ,- ekskl. mva.) gjennomføres elektronisk. Det er også vedtatt i kommunen at alle FOA del I anskaffelser også skal gjennomføres i det nye konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV)20. Innkjøpssjef opplyser at det vil gi en større grad av kontroll over enkeltanskaffelsene som gjennomføres ute i seksjonene/virksomhetene. Innkjøpsrådgiver opplyser at det er vanskelig å vite om de i tilstrekkelig grad blir involvert i kvalitetssikringen av anskaffelsene etter FOA del I. Dette da de ikke har en god nok oversikt over hvor mange enkeltanskaffelser som gjennomføres i kommunen. I de tilfellene innkjøpsrådgiver har blitt koblet inn har de ofte måttet rette opp grunnleggende feil som blant annet går på bruken av maler. De har også fanget opp at ulike anskaffelser har blitt estimert med en lavere verdi enn det som var tilfellet, og at anskaffelsen egentlig skulle vært utlyst nasjonalt i tråd med reglene i FOA del II. I enkelte tilfeller kommer anskaffelsesenheten for sent inn i prosessen til å få endret slike feil, og i andre tilfeller må prosessen startes på nytt innenfor korrekt del av FOA. Innkjøpsrådgiver er av den oppfatning at dette er et resultat av at kommunen har plassert anskaffelsen etter FOA del I ut i seksjonene/virksomhetene uten å sette tilstrekkelig krav til kompetansen hos de som gjennomfører anskaffelsene. Det vises samtidig til at nytt konkurransegjennomføringsverktøy vil hjelpe noe, men at kommunens bestillere fortsatt vil måtte kunne en del om anskaffelsesfaget. Det er som tidligere nevnt vedtatt at alle kommunens anskaffelser, foruten bygg- og anleggskontrakter, skal gjennomføres i ehandel. Mye av oppfølgingen av enkeltanskaffelser ligger i det faktum at anskaffelsen skal gjennomføres i ehandel. På tilsvarende måte som ved bestilling (avrop) på rammeavtale i ehandel skal bestiller/innkjøper kontrollere om varen er mottatt og at den står i forventing sett hen til hva som er avtalt i kontrakten. 20 Bruk av KGV for alle anskaffelser over ,- er beskrevet som et tiltak i anskaffelsesstrategien for å nå delmålet om at kommunen skal gjennomføre anskaffelser raskere, enklere og elektronisk. østfold kommunerevisjon iks 29 56

57 Det er anskaffelsesenheten som oppretter og aktiviserer leverandører i formularkjøp (fritekstsøk) i ehandel. Alle leverandører som ikke leverer katalog eller benyttes med ekstern nettbutikk, aktiviseres med formularkjøp. Dersom ikke leverandøren allerede ligger i ehandel vil bestiller/innkjøper måtte henvende seg til anskaffelsesenheten få lagt inn leverandøren slik at bestillingen kan gjennomføres. Innkjøpsrådgiver i anskaffelsesenheten opplyser at det alltid gjennomføres en vurdering av aktiveringen for å sikre at det ikke aktiviseres leverandører innen områder som allerede er dekket av en rammeavtale Informasjon fra seksjonene Seksjon for Økonomi og organisasjonsutvikling benytter ehandel ved innkjøp og kommunalsjefen opplyser om at det i seksjonens ledermøte er blitt poengtert at anskaffelser skal gjøres i ehandel. Det er også besluttet at eventuelle innkjøp utenfor ehandel skal godkjennes av kommunalsjef. Kommunalsjefen kjenner ikke til at det pr. dags dato gjøres innkjøp utenfor ehandel. Den største utfordringen kommunalsjefen ser på området er å ha oversikt over den totale bruken slik at kommunen ikke overskrider kostnadsgrensen i den enkelte rammeavtale. Foreløpig har ikke kommunen et elektronisk verktøy som kan gi denne oversikten ut over det som kan tas ut i ehandel. Kommunalsjef mener også at de kan bli tydeligere på skillet mellom oppgaver og ansvar tillagt kontraktsforvalter og kontraktseier i oppfølgingsfasen, og at det bør arbeides med i I seksjon for Kultur, miljø og byutvikling foregår innkjøp i stor grad gjennom ehandelssystemet, men at det også gjennomføres kjøp utenfor systemet. Det vises til at kjøp knyttet til kino, kulturhus og kulturarrangementer er områder hvor det ikke alltid passer å bruke ehandel. Kommunalsjef opplyser at det oppleves som en utfordring å ha oversikt over når estimert verdi på rammeavtalen er nådd der det er flere virksomheter som gjør avrop på samme avtale. Kommunalsjef tror ikke det eksisterer et godt nok system for dette foreløpig. Kommunalsjef i seksjon for Teknisk drift opplyser at innkjøp er et særskilt forbedringsområde for seksjonen. Basert på seksjonens risikovurderinger og tidligere revisjonsrapporter er det gjennomført internkontrollaktiviteter innenfor innkjøp, bruk av rammeavtaler og fakturahåndtering. Seksjonen har gjennom egne internkontroller avdekket at det foretas kjøp på rammeavtaler utenfor ehandelssystemet. Det jobbes derfor aktivt med bruk av ehandelssystemet i seksjonen, og det er god dialog med anskaffelsesenheten for å sørge for at ehandelsløsningen fungerer tilfredsstillende innenfor de respektive områdene. Kommunalsjefen mener det er en utfordring at det mangler rammeavtaler på noen områder. Han opplever at det er et tydelig skille når det gjelder oppgaver og ansvar for henholdsvis kontraktsforvalter og kontraktseier, men at seksjonen kan ha et forbedringspotensial i forhold til å melde tilbake til anskaffelsesenheten hvor gode rammeavtalene er. Innkjøpskonsulenten i seksjonen arbeider først og fremst med FOA del I anskaffelser i virksomhetene, men bistår også ved enkle avrop på rammeavtaler og ved gjennomføring av minikonkurranser. Selv om innkjøpskonsulenten bistår i forbindelse med anskaffelsesprosessen er det bestiller som følger opp og kontrollerer leveranse og faktura. Innkjøpskonsulenten opplyser at dersom ikke bestiller vet hvordan mislighold i henhold til kontrakten skal håndteres, tar de kontakt med ham slik at han kan håndtere det videre eller kontakte anskaffelsesenheten. Det er i hovedsak virksomhet Prosjektutvikling som gjennomfører entrepriseanskaffelser, og at oppfølgingen i de enkelte prosjektene gjøres av dedikerte prosjektledere. Revisjonen bemerker at bygg- og anleggskontrakter omtales særskilt i rapportens kapittel østfold kommunerevisjon iks 30 57

58 Prosent Kommunalsjef i seksjon for Utdanning og oppvekst opplyser at han ikke ser noen utfordringer når det kommer til oppfølging av inngåtte kontrakter eller rammeavtaler, og at kommunens ehandelssystem blir bedre og bedre. Han opplyser imidlertid at seksjonen gjør innkjøp utenfor ehandel i den grad varesortimentet i ehandelssystemet ikke dekker seksjonens behov. Kommunalsjef i seksjon for Helse og velferd har formidlet skriftlig til seksjonens ledere pålegget om å benytte ehandelssystemet for alle innkjøp der dette er mulig, og hun opplyser at pålegget for en tid tilbake ble løftet høyt på dagsordenen i seksjonen. Kommunalsjefen opplyser om at det unntaksvis forekommer noen avvik, men at hennes forståelse er at praksis på området hovedsakelig er i tråd med instruks. Kommunalsjefen mener det med fordel kan tydeliggjøres hvilke oppgaver og ansvar kontraktseier har i kontraktsoppfølgingsfasen. Det samme gjelder ansvarsforholdet mellom kontraktseier og kontraktsforvalter. Kommunalsjef opplever det som greit å forholde seg til gjeldende rammeavtaler, men kommunalsjefen opplyser at noen av kontraktene har et språk som kan være vanskelige å forstå. Som nevnt i rapportens punkt er oppfølging av private kjøp av helse- og velferdstjenester og BPA-konsesjoner tillagt Tildelingskontoret. Kommunalsjef opplyser at Tildelingskontoret har nedlagt et betydelig arbeid med systematisk kontraktsoppfølging de siste årene, herunder tilsyn med leverandører, forberedelser i forkant av nye rammeavtaler og gjennomføring av minikonkurranser. Resultater fra spørreundersøkelsen I spørreundersøkelsen ba vi respondentene som har oppgitt å ha rollen som bestiller/innkjøper om å ta stilling til tre påstander knyttet til deres lojalitet til kommunens inngåtte rammeavtaler i forbindelse med innkjøp av varer. Figur 8 Velg den påstanden som passer best 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 76,4% Jeg forholder meg alltid til kommunens inngåtte rammeavtaler 21,0% 2,6% Selv om kommunen har Jeg forsøker alltid å se om rammeavtale for en jeg kan oppnå bedre priser bestemt vare, hender det at eller vilkår ved å henvende jeg bestiller varen hos meg til andre leverandører andre leverandører Revisors merknader: N = 309 Figuren viser at 76,4% av respondentene opplyser at de alltid forholder seg til kommunens inngåtte rammeavtaler. 21 % av respondentene har oppgitt at det hender de handler varer kommunen har rammeavtale på, hos andre leverandører. 2,6 % av respondentene opplyser at de alltid undersøker om de kan oppnå bedre priser eller vilkår hos andre leverandører enn de kommunen har rammeavtale med. østfold kommunerevisjon iks 31 58

59 Prosent Faktaboks 5: Kommentarer fra spørreundersøkelsen vedrørende kommunens rammeavtaler «Når det foretas innkjøp utenfor rammeavtalepartner i utadretta virksomheter så tror jeg dette ofte skyldes at den enkelte bestiller ønsker den beste varen for det publikummet varen skal komme til nytte. Det er et så stort fokus i samfunnet på det å anskaffe best mulig vare til best mulig pris og da blir det ofte litt rart å måtte anskaffe en dyrere vare hos en rammeavtalepartner en å kjøpe varen der den er billigst og lettest tilgjengelig. Forståelse for at det må være slik, men føles noen ganger vanskelig å akseptere da vi på den ene siden blir pålagt å bruke rammaavtalepartnere og på den andre siden blir pålagt å kutte kostnader. Det er også en alt for lang og om stendig prosess det å få nye leverandører inn på avtalekatalogen når det dreier seg om enkeltinnkjøp eller gjentatte småinnkjøp.» «Kontraktene har ikke alltid dekket behovet ute på virksomhetene og i de tilfeller er det behov for å kjøpe utenom kontrakt. Hva kan gjøres for å dekke ""hullene»?» «Jeg skulle ønske at det var mulig å handle utenom rammeavtale. Jeg opplever at mye av det som ligger i rammeavtalen er mye dyrere enn det vi kan kjøpe utenom slike avtaler.» «Selve rammeavtalene er ofte ikke spesielt gode for verken leverandører eller kommunen» I spørreundersøkelsen stilte vi også respondentene spørsmål om hvem som har ansvaret for å gjennomføre fakturakontroll. Det var her mulig å velge flere alternativer. Figur 9 Hvem har ansvaret for å kontrollere om det som faktureres er i henhold til kontrakt? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 58,7% 57,2% 42,5% 6,3% 10,8% Revisors merknader: N = 416 Som vi har vist til tidligere i forbindelse med gjennomgangen av kommunens ehandelssystem vil det i praksis ofte være samme person som både er bestiller/innkjøper og attestant i systemet. Dette gjenspeiles også i svarene hvor omtrent like mange har oppgitt bestiller/innkjøper (58,7 %) som attestant (57,2 %). Det var mulig å velge flere alternativer og 161 respondenter (39 %) har svart både «Bestiller/innkjøper» og «Attestant». Dette innebærer at 77,4 % av respondentene har svart at ansvaret for å kontrollere om det som faktureres er i henhold til kontrakt ligger hos enten «Bestiller/innkjøper», «Attestant» eller begge deler. For øvrig viser figuren at 42,5 % har svart «Anviser», 6,3 % «Innkjøpsavdelingen», mens 10,8 % av respondentene ikke vet hvem som skal gjennomføre fakturakontroll. I spørreundersøkelsen stilte vi også spørsmål til respondentene som har oppgitt å ha rollen bestiller/innkjøper om de gjennomfører varemottak på sine bestillinger. østfold kommunerevisjon iks 32 59

60 Prosent Figur 10 Gjennomfører du varemottak på dine bestillinger? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 66,2% 24,8% 6,4% 2,6% Ja, alltid Som regel Sjelden Aldri Revisors merknader: N = 311 Figuren over viser at 66,2 % av respondentene oppgir at de alltid gjennomfører varemottak, og 24,8 % opplyser at de som regel gjennomfører varemottak. 9 % svarer at de sjelden eller aldri gjennomfører varemottak på sine bestillinger Særskilt om bygg- og anleggskontrakter (entrepriser) Virksomhet Prosjektutvikling i seksjon for Teknisk drift har det største volumet av entreprisekontrakter i kommunen. Virksomhetsleder opplyser at de har en prosjektportefølje på omlag 3 milliarder, og at de har ca. 115 prosjekter pr. april Tidligere var dette ansvaret fordelt på to virksomhetsområder som nå er sammenslått.21 Virksomhetsleder opplyser at kommunen skiller mellom enkeltbevilgning og samlebevilgning i kommunens investeringsplan. Enkeltbevilgning innebærer at det er en bevilget budsjettramme, investeringsbudsjett og prosjektbudsjett som gjelder et spesifisert bygg eller anlegg disse har bystyret plukket ut og gitt et navn. Samlebevilgning innebærer at det foreligger en investeringsramme som er avsatt til investeringer ved flere bygg eller flere enkelt-anlegg, for eksempel rehabiliteringsmidler for tiltak ved ulike bygg. Samlebevilgningene har rådmannen (delegert til kommunalsjef, og i en del tilfeller videredelegert) fullmakt til å bevilge innenfor budsjettet. Enkeltbevilgningene, som bystyret har plukket ut, skal behandles av teknisk utvalg før inngåelse av entreprisekontrakt. Investeringsbudsjett og prosjektbudsjett for investeringer fastsettes av Bystyret. Bystyret fatter vedtak om prosjekter og gir teknisk utvalg ansvar for å følge opp gjennomføringen for enkeltbevilgninger. Etter utlysning, mottak av tilbud, evaluering etc. går virksomheten til teknisk utvalg og beskriver det de har mottatt og hvilken leverandør det innstilles på. Prosjektutvikling ber da om tillatelse til å inngå kontrakten. Metode for utlysning av entreprisekontrakter avhenger av kontraktsstrategien, hvilket varierer fra prosjekt til prosjekt. Ofte lyses det ut totalentrepriser22 (spesielt på bygg). Ved totalentreprise inngås 21 Virksomhetene Utbygging og Prosjektadministrasjon ble slått sammen til en virksomhet fra og med Totalentreprise: Bygge- eller anleggsarbeid der entreprenøren i sin avtale med byggherren påtar seg både prosjektering og utførelse østfold kommunerevisjon iks 33 60

61 det kontrakt med en entreprenør som er stor og kompetent nok til å håndtere prosjektet. For kommunaltekniske prosjekter er det vanligst med hovedentrepriser23 som er detaljert prosjektert og mengdebeskrevet. Prosjektutvikling bruker innleide rådgivere som hjelper til med utforming av de tekniske kravene i kontraktene, men det avhenger av kontraktstrategien hvor mye som beskrives. Rådgivere anskaffes på rammeavtaler eller gjennom enkeltanskaffelser. Ved bruk av enkeltanskaffelser brukes det gruppekontrakt på rådgivere i et og samme prosjekt. Rådgiverne hjelper prosjektleder å beskrive prosjektet og her brukes maldokumenter utarbeidet av Prosjektutvikling. Prosjektutviklings kontraktsmaler ligger tilgjengelig i kvalitetssystemet. De eksisterende malene er basert på «Seriøsitetsbestemmelser for bygg- og anleggskontrakter», utviklet av Difi, Byggenæringens Landsforening, Fellesforbundet og KS. Som det fremgår tidligere i rapporten har kommunen vedtatt å innføre «Fredrikstadmodellen» som stiller noe strengere krav. Prosjektutvikling har derfor sett behov for å revidere malene. Anskaffelsesenheten har bistått virksomheten med revideringen. De reviderte malene er pr. april 2018 ennå ikke publisert, men skal ligge klar til publisering sammen med revidert prosedyre. Prosjektutvikling bruker både interne og eksterne prosjektledere. Virksomhetsleder opplyser at de nylig har inngått fire nye rammeavtaler på prosjektledelse. Dette vil gi økte muligheter for å hente inn flere eksterne prosjektledere. Virksomhetsleder opplyser at de imidlertid ser behov for å få på plass avdelingsledere før det kan tas inn flere eksterne prosjektledere. Per i dag har prosjektutvikling ingen avdelingsledere, men virksomhetsleder opplyser at de er i ferd med å rekruttere to avdelingsledere, en for byggeprosjekter og en for kommunaltekniske prosjekter. Hva gjelder kapasitet på virksomhet Prosjektutvikling er virksomhetsleder av den oppfatning at kapasiteten ikke er tilstrekkelig dersom det ses hen til hvor mange prosjekter kommunen vedtar. Til det er kommunens kapasitet innen prosjektledelse for lav. Virksomhet Prosjektutvikling kan følgelig ikke starte opp flere prosjekter enn kommunen har kapasitet til å gjennomføre på en god måte. For prosjektene som startes opp, er kapasiteten imidlertid stort sett tilfredsstillende. Rådmannen har besluttet å foreta endringer som innebærer at det innføres en produksjonsplanprosess. Dette går blant annet ut på at det fra og med budsjettplanen til høsten utarbeides en produksjonsplan parallelt med budsjettprosessen for å avdekke om kommunen har kapasitet til å gjennomføre de foreslåtte prosjektene innenfor den foreslåtte tidsrammen. Kontraktsoppfølgingen i de enkelte prosjektene gjøres av dedikerte prosjektledere som følger opp prosjektene og gir statusrapporter på dette. Leveransene følges opp av prosjektlederne sett i forhold til inngåtte entreprisekontrakter. Oppfølgingen består i å vurdere produksjon opp mot kontraktsfestet fremdrift og de priser som er avtalefestet. Kvaliteten kontrolleres både ved hjelp av visuelle kontroller, men også gjennom dokumentasjon utarbeidet av leverandør i form av sjekklister, samsvarserklæringer samt ulike former for funksjonstester. Prisen sjekkes i form av faktura og fremdriftskontroll i forhold til kontrakt. For totalentrepriser kontrolleres det typisk opp mot fremdrift i forhold til betalingsplan. For hovedentrepriser kontrolleres det mot mottatte detaljerte oppsett over hva som er utført i perioden fakturaen omhandler, tiden kontrolleres opp mot avtalt fremdrift i kontrakt. 23 Hovedentreprise: Byggherren samler de bygningsmessige entreprisene i èn kontrakt med hovedentreprenøren og har egne kontrakter for de øvrige (tekniske) fagene. Hovedentreprenøren får ansvar for rigg og for koordinering av arbeidene mellom alle (side)entreprenørene. østfold kommunerevisjon iks 34 61

62 Prosjektlederne følger blant annet opp kravene i Seriøsitetsbestemmelsene/Fredrikstadmodellen og byggherreforskriften24. Videre er endringsoppfølging en vesentlig del av kontraktsoppfølging hva gjelder entreprisekontrakter. Dette tilligger også ansvarsområdet til prosjektleder. Virksomhetsleder opplever at det er en generell utfordring å få det de har bestilt/avtalt, og at de produktene som kjøpes har så god kvalitet som det er inngått kontrakt på. Et annet problemområde opplyses å være hvorvidt forholdene på byggeområdene er som de skal være. Det gjelder blant annet lønn- og arbeidsvilkår, men også sikkerhet på arbeidsplassene. Det ble gjennomført en risikovurdering i mars 2018 som avdekket at overtakelse av kontraktsarbeid anses å være et område med høy risiko. Risikoanalysen vil føre til endrede/flere prosedyrer, herunder blant annet en prosedyre for overtakelse av bygg. Mye av kontrollregimet ligger i kontraktstandardene. I henhold til kontraktene skal det avholdes ulike møter, blant annet prosjekteringsmøter og byggherremøter. Det føres referat fra disse. Det foreligger en instruks om journalføring av referatene i kommunens arkivsystem - ephorte. Virksomhetsleder opplyser at det allikevel kan hende at det ikke alltid skjer. Virksomhetsleder mener at noe av utfordringene er at det brukes mange forskjellige systemer, både interne og eksterne. I kommunens systemer ligger de styrende dokumentene på Kvalitetssystemet, mens prosjektene har egne arkivsystemer, prosjekthoteller, e-postsystemer og eksterne lagringsløsninger. Det er derfor vanskelig å få alle komponentene til å henge sammen på en god måte. Virksomhetsleder opplyser at det undersøkes/arbeides med mulige løsninger som han håper skal løse dette. Virksomhetsleder opplyser at de har en prosedyre på oppfølging av den vedtatte Fredrikstadmodellen og hvordan kravene skal håndteres i kontraktene. Som en offentlig instans har kommunen en plikt til å risikovurdere kontraktene dersom kontraktsverdien overstiger 1,7525 mill. I dag utfører kommunen risikovurderinger ved bruk av et system utarbeidet av DIFI. Prosjektleder sender et spørreskjema til leverandør hvor leverandør blir bedt om å gi tilbakemelding på en rekke spørsmål. Resultatet fra spørreundersøkelsen, samt øvrig kunnskap virksomhet Prosjektutvikling har om den aktuelle leverandøren, brukes til å foreta en risikovurdering knyttet til sosial dumping. Risikovurderingen resulterer i en kategorisering av leverandørene i grønn, gul eller rød kategori. Avhengig av dette etterspørres ytterligere dokumentasjon, som for eksempel lønnsslipper, arbeidskontrakter osv. Dersom virksomhet Prosjektutvikling, etter vurdering av mottatt dokumentasjon fremdeles ikke er overbevist om reglene etterleves, bes det om oppfølging eller det tas kontakt med arbeidstilsynet. Virksomhetsleder opplyser at det kan forekomme at firmaer blir utestengt. Virksomhetsleder erfarer imidlertid at problemet ofte ligger hos underleverandørene, ikke hos leverandørene i første ledd. I forbindelse med vedtakelse av Fredrikstadmodellen kommer det som nevnt nye prosedyrer. Virksomhetsleder opplyser at de kommer til å fortsette å bruke Difis system, men at de må legge til noen tilleggsspørsmål for å tilfredsstille kravene i Fredrikstadmodellen Gjennomgang av utvalgte rammeavtaler Profileringsartikler Kommunen inngikk i 1. juli 2016, sammen med Hvaler kommune, en rammeavtale med IDÉ House of Brands for kjøp av profileringsartikler som gjelder fra til med opsjon på 24 Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplasser av 3. august Etter siste endring av beløpsgrensene i Forskrift om arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 4 er beløpsgrensen for kommuner justert til 2 millioner østfold kommunerevisjon iks 35 62

63 forlengelse i et pluss et år. Kommunen har benyttet seg av opsjonen og forlenget avtalen til Konkurransegrunnlaget for rammeavtalen viser at den ble lyst ut etter regelverket i FOA del I og III, med andre ord var rammeavtalen vurdert å ha en verdi over EØS terskelverdi. Estimert verdi på kontrakten er oppgitt å være fra kr til til sammen over fire år. Avtalekatalogen inneholder beskrivelse av hva kontrakten gjelder for, kontraktsperiode, leverandørinfo, rutiner for tilbudsforespørsel og bestilling, samt betingelser og priser. I tillegg er rammeavtalen og prisskjema lagt inn i katalogen som vedlegg. Kommunen kan gjøre avrop fra leverandørens totale sortiment, slik at produktspekteret i rammeavtalen er bredt. Beskrivelsen i avtalekatalogen av hva rammeavtalen gjelder er overordnet sett hen til produktspekteret. Kontraktsforvalter opplyser at prisskjema kan bidra til å vise hva rammeavtalen gjelder dersom bestiller er i tvil. Kontrakten Kommunen har benyttet en kontraktsmal for Fredrikstad kommune ved utforming av kontrakten med leverandøren. Kontrakten inneholder blant annet en beskrivelse av ytelsen og pris, samt regulering knyttet til betaling, varighet, levering, mislighold og oppsigelse. Kontrakten inneholder også kontraktsbestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår. Det fremkommer av kontraktens punkt 1.6 at «dersom avtalen inneholder opsjoner, skal disse være spesifisert i bilag 4». Opsjoner er ikke omtalt i kontraktens bilag 4. På kontraktens forside fremkommer det imidlertid at kontrakten har en opsjon for oppdragsgiver med forlengelse i et pluss et år. Kontraktsforvalter opplyser at det er bilag 6 «Endringer etter avtaleinngåelse» som benyttes i forbindelse med forlengelse av kontraktsperioden. I bilaget vises det til kontraktens forside om opsjon på forlengelse, og det inntas hvor lenge kontrakten forlenges for. Endringsbilaget signeres leverandør og innkjøpssjef, og arkiveres deretter i ephorte. Kontraktsforvalter får varsel om utløsning av opsjon av avtalekatalogen 3 måneder før kontrakten går ut. Avrop Avrop skal i henhold til kontrakten skje ved bruk av fritekstbestilling i kommunens ehandelssystem, og det fremgår av avtalekatalogen at det anbefales at tilbud vedlegges bestillingen. Kontraktsoppfølging Det følger av avtalen at det skal holdes årlige statusmøter med leverandøren. Gjennomgangen viser at det på tidspunktet for revisjonen har blitt avholdt et statusmøte den 27. september Avtalens punkt 5.4 inneholder kontraktsbestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren og i forbindelse med produksjon av de artikler avtalen omfatter. Avtalen åpner for at kommunen kan kreve å få dokumentert etterlevelse av kravene. Kontraktsforvalter har på spørsmål fra revisjonen opplyst at det ikke er krevd slik dokumentasjon eller foretatt noen øvrig kontroll av lønns- og arbeidsvilkår. Avtalens punkt 5.5 inneholder et krav om at leverandøren årlig skal rapportere på salgsstatistikk. Kontraktsforvalter har opplyst til revisjonen at det ikke er mottatt noen slike rapporter. Imidlertid opplyser kontraktsforvalter at vedkommende har tatt ut statistikk den 26. september 2017 og at leverandøren i forbindelse med statusmøtet presenterte alle produktene kommunen hadde kjøpt. Revisjonen ser også at det i arkivsystemet ephorte den er dokumentert at det er tatt ut statistikk på kjøp fra leverandøren. Regnskapsanalyse østfold kommunerevisjon iks 36 63

64 Leverandørstatistikk for IDÉ house of brands (reskontro ) på alle tjenester og regnskapsarter i perioden 2016 frem til viser at det er kjøpt for kr I driftsregnskapet er slike type anskaffelser ført på mange ulike regnskapsarter. Revisjonen har derfor ikke foretatt en nærmere kartlegging av kommunens eventuelle bruk av andre leverandører for samme type anskaffelse som rammeavtalen gjelder. Håndverkertjenester Elektro Kommunen inngikk 6. februar 2017, sammen med Hvaler kommune, en rammeavtale for kjøp av håndverkertjenester knyttet til elektroarbeider med 3 leverandører26 for perioden med opsjon på forlengelse i et pluss et år. Konkurransegrunnlaget for rammeavtalen viser at den ble lyst ut etter regelverket i FOA del I og III, med andre ord var rammeavtalen vurdert å ha en verdi over EØS terskelverdi. Estimert verdi på avtalen er oppgitt å være fra 8 9,5 mill. kroner eksl. mva. for Fredrikstad kommune. Avtalekatalogen inneholder informasjon om avtaleperiode, leverandørinfo, fordeling av områder, rutiner for avrop, unntak for bruk av rammeavtalen og informasjon om estimat for avtaleområdet totalt. Det er lagt inn 13 vedlegg i avtalekatalogen, blant annet signerte rammeavtaler, sammendrag av rammeavtalene og ulike relevante maler og rutiner. Kontrakten Kommunen har benyttet en kontraktsmal for Fredrikstad kommune ved utforming av kontraktene med leverandørene. Kontrakten inneholder blant annet en beskrivelse av ytelsen og pris, samt regulering knyttet til betaling, varighet, levering, mislighold og oppsigelse. Kontrakten inneholder også kontraktsbestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår. Det fremgår av avtalens punkt 1.7 at «dersom avtalen inneholder opsjoner, skal disse være spesifisert i bilag 4». Etter hva revisjonen kan se er opsjoner imidlertid ikke nevnt i bilaget selv om avtalen inneholder en opsjon på forlengelse. Kontraktsforvalter opplyser at opsjonen er fastsatt på første side i avtalen, og at bestemmelsen i punkt 1.7 nok er ment å gjelde opsjoner tilknyttet blant annet rammeavtalens omfang og sortiment. Kontraktsforvalter ser imidlertid dette kan være noe uklart og mener dette er noe anskaffelsesenheten må drøfte og sørge for en presisering og tydeliggjøring i avdelingens maler. Avrop Det følger av avtalen at det kan gjennomføres direkte avrop hos leverandørene eller avrop etter gjennomført minikonkurranse. For oppdrag med et omfang opp til kr eks. mva. kan oppdragene plasseres direkte, mens det skal vurderes direkte plassering eller minikonkurranse for oppdrag med et omfang på mellom kr og eks. mva. Minikonkurranse skal gjennomføres for oppdrag opp til kr eks. mva., og kommunen kan velge å gjennomføre separate konkurranser dersom oppdraget overstiger denne summen. Relevant dokumentasjon fra gjennomføringen av minikonkurransene arkiveres på egne saksnummer i ephorte. Kontraktsoppfølging Det fremgår av avtalen at det skal holdes årlige statusmøter mellom kommunen og leverandørene. Revisjonen har funnet dokumentasjon på at det er avholdt et statusmøte med leverandørene i september Det fremgår av møtereferatet at kontraktbestemmelser om lønn og arbeidsvilkår 26 Storm Elektro AS, ABC Svakstrøm AS og Lyn Elektro AS. østfold kommunerevisjon iks 37 64

65 var tema i møtet. Kontraktsforvalter har videre opplyst at det i forkant av statusmøte i 2018 vil bli bedt om utskrifter fra leverandørenes lønnslister for de personer som har vært involvert i oppdrag. Det har videre vært avholdt flere møter med leverandørene, henholdsvis i mars, april og mai Temaet på disse møtene var avklaring av uklarheter knyttet til praktisering av faste enhetspriser. I tillegg ble det avhold et møte i august 2017 om praktisering av rammeavtalen. Avtalens punkt 5.5 inneholder et krav om at leverandøren årlig skal rapportere på salgsstatistikk på forespørsel fra oppdragsgiver. Kontraktsforvalter opplyser at det ikke er etterspurt slik statistikk. Vedkommende opplyser videre at kravet nok er mer egnet for avtaler om leveranse av varer og der avtalen omfatter definerte standardiserte produkter. Kontraktsforvalter mener allikevel det kan være av interesse å be om statistikk over de artikler som er levert innenfor en definert varegruppe for å se hvilke variasjoner i sortiment som gjelder, samt hvilken levetid de forskjellige produktene har. En slik prosess vil imidlertid kreve ressurser, og så langt er det ikke kommet noen antydninger fra eier av kommunale bygg om å benytte slik informasjon aktivt inn mot drift av bygg. Kontraktsforvalter opplyser imidlertid at det kjøres ut rapport fra økonomi som viser all omsetning kommunen har hatt mot leverandør, med opplysning om interne arter, ansvarsnummer, tjenester og eventuelle prosjektnummer. Kontraktsforvalter mener at all nødvendig statistikkbehov for oppfølging av rammeavtalen vil være dekket gjennom denne rapporten. Regnskapsanalyse Statistikk for rammeavtaleleverandørene ABC Svakstrøm Sarpsborg AS (reskontro ), Lyn Elektro AS (reskontro ) og Storm Elektro AS (reskontro ) i perioden 2017 frem til viser at anskaffelser er utgiftsført både i drift- og investeringsregnskapet. Anskaffelser fra rammeavtaleleverandører som er utgiftsført i investeringsregnskapet er gjennomgått av kommunen. Revisjonen har mottatt en liste over de anskaffelser som er foretatt ved avrop på rammeavtale. Statistikken for aktuelle rammeavtaleleverandører, korrigert for kun avrop på rammeavtaler, viser anskaffelser for kr i aktuell periode. Statistikken for rammeavtaleleverandørene viser at anskaffelser utgiftsføres på mange regnskapsarter både i drift- og investeringsregnskapet. Kartlegging av eventuelt bruk av andre leverandører for samme type anskaffelse som rammeavtalen gjelder er derfor foretatt med utgangspunkt i leverandører med «elektro» og «strøm» i navnet og utgiftsføring i driftsregnskapet. Sammenstillingen viser anskaffelser på kr der 77 % er foretatt ved avrop fra rammeavtaleleverandører og resterende i hovedsak er kjøpt fra Bravida Norge AS og Installatøren AS. Konsulenttjenester RTD Byggeledelse vei og VA Kommunen inngikk 12. januar 2015 en rammeavtale for kjøp av byggeledelse vei og VA med 5 leverandører27 for perioden til med opsjon på forlengelse i et pluss et år. Kommunen har benyttet seg av opsjonen og forlenget avtalen to ganger slik at avtalen nå løper til Konkurransegrunnlaget for rammeavtalen viser at den ble lyst ut etter regelverket i FOA del I og III, med andre ord var rammeavtalen vurdert å ha en verdi over EØS terskelverdi. Kommunen har stipulert at kjøpsvolum for både byggeledelse og for prosjektering (egen avtale) for avtaleområdet til å være ca % av kommunens planlagte totalinvestering: «ca kr 130 millioner pr. år i vann- og 27 Ingeniørfirmaet Svendsen & co AS, Sweco Norge AS, Cowi AS, Multiconsult AS og Pöyry Industry AS østfold kommunerevisjon iks 38 65

66 avløpsanlegg, for ca 8-10 millioner i veianlegg de neste fire årene». Det fremgår av avtalen at estimatet forutsetter politisk godkjenning av årsbudsjettene. Når det gjelder fordeling av volumet mellom prosjektering og byggeledelse fremgår det av avtalen at «Fordelingen av volumet mellom prosjektering og byggeledelse er vanskelig å anslå, og vil være avhengig av prosjektenes art.» Dette innebærer at totalt estimat for både byggeledelse og prosjektering antas å ligge på mellom 13,8 mill. til 21 mill. for en fireårsperiode. Det er imidlertid ikke definert noe eget estimat for byggeledelse. På spørsmål fra revisjonen opplyser kontraktsforvalter at estimatet er basert på kommunens handlingsplan og at omsetning er påvirket av organisasjonsendringer i Teknisk drift og politiske vedtak. Det er derfor vanskelig å følge opp dette nøyaktig. Avtalekatalogen inneholder informasjon om kontraktsperioden, leverandøren og hvordan avrop skal gjennomføres. I tillegg er rammeavtalen og prisskjema er lagt inn i katalogen som vedlegg Kontrakten Kommunen har inngått en kontrakt med utgangspunkt i standardkontrakten NS 8402:2010, med tilføyelser og tilpasninger. I følge kontraktsforvalter ble kontrakten utformet med utgangspunkt i Oslo kommunes kontrakt for lignende tjenester, men med tilpasninger og endringer etter innspill fra seksjon for Teknisk drift. Kontrakten inneholder blant annet en beskrivelse av ytelsen og pris, samt regulering knyttet til betaling, varighet, levering, mislighold og oppsigelse. Kontrakten inneholder også kontraktsbestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår. På kontraktens forside fremkommer det at kontrakten har en opsjon for oppdragsgiver med forlengelse i et pluss et år. Kontrakten inneholder ingen øvrig regulering av opsjonen. Avrop Det fremgår av avtalen at kommunen for hvert enkelt oppdrag vil måtte ta stilling til om det skal gjennomføres minikonkurranse, eller om oppdrag skal plasseres direkte til en leverandør. Det vil være oppdragets kompleksitet, størrelse og tidsaspekt som legges til grunn i denne vurderingen. I følge kontraktsforvalter var intensjonen at minikonkurranser skulle være hovedregelen, men praksis har vist at det har vært gjennomført få minikonkurranser og at de fleste oppdrag har blitt direkte plassert hos leverandører. Kontraktsforvalter opplyser videre at mange oppdrag har blitt plassert hos de samme leverandørene. Som en følge av dette ble det i februar 2018, sammen med virksomhetsleder for Prosjektutvikling, bestemt at teksten knyttet til avrop i avtalekatalogen skulle endres slik det ble tydeliggjort at minikonkurranse er hovedregelen. I avtalekatalogen fremgår det derfor nå at «Hovedregelen er at det gjennomføres minikonkurranse.». I avtalens punkt 2.2 fremgår det at «Kriteriet i minikonkurranser vil være fastpris for oppdraget, basert på tilbyders timeforbruk og timepris i avtalen». I korrespondansen mellom anskaffelsesenheten og Teknisk drift, i forbindelse med presiseringen knyttet til når minikonkurranser skal gjennomføres, fremgår det også at det er sett som hensiktsmessig å justere kriteriene for minikonkurranser. I en e-post datert 22. februar 2018 fremgår det at minikonkurranser skal gjennomføres med en av to kriterier ved valg av leverandør: Fastpris for oppdraget 100%, eller Fastpris for oppdraget og Kvalitet Kontraktsoppfølging Det fremgår av avtalen at det skal holdes årlige statusmøter med leverandørene. Revisjonen har funnet dokumentasjon på at det er avholdt et statusmøte 7. juni På statusmøtet ble det blant annet lagt frem kjøpsstatistikk for 2015 og halve Kontraktsforvalter bekrefter at det kun er gjennomført et statusmøte, og opplyser at de planlegger nye statusmøter til høsten. østfold kommunerevisjon iks 39 66

67 Revisjonen har ikke funnet noen dokumentasjon på øvrig oppfølging. Kontraktsforvalter opplyser at prosjektledere som benytter avtalen har kontakt med leverandør gjennom enkeltoppdrag. Regnskapsanalyse Statistikk er tatt ut for rammeavtaleleverandørene Cowi AS (reskontro ), Ingeniørfirmaet Svendsen & co AS (reskontro 99769), Multiconsult AS (reskontro og ), Pöyry Industry AS (reskontro ) og Sweco Norge AS (reskontro ) i perioden 2015 frem til Rammeavtalen gjelder kommunens anskaffelser innen vei, vann og avløp28. Leverandørstatistikken ble i analysen avgrenset til aktuelle områder og viser at det er anskaffet for kr i perioden, samt at anskaffelsene utgiftsføres på regnskapsart 3272 i investeringsregnskapet (bygge/prosjektledelse). Det er ikke gjort funn i forbindelse med regnskapsanalysen som tyder på at kommunen har brukt andre leverandører på den type anskaffelser som rammeavtalen gjelder. Tolketjenester Kommunen inngikk 14. september 2016, sammen med Hvaler kommune og Østfold fylkeskommune, en rammeavtale for kjøp av tolketjenester med Salita tolke- og translatørtjeneste AS for perioden til med opsjon på forlengelse i et pluss et år. Konkurransegrunnlaget for rammeavtalen viser at den ble lyst ut etter regelverket i FOA del I og III, med andre ord var rammeavtalen vurdert å ha en verdi over EØS terskelverdi. Estimert verdi på avtalen er oppgitt å være fra 15 mill. til 22 mill. over fire år hvorav Fredrikstad kommune vil stå for ca. 90 % av verdien. Estimert kontraktsverdi for Fredrikstad kommunens del utgjør således mellom 13,5 mill. og 19,8 mill. i løpet av kontraktsperioden. Avtalekatalogen inneholder beskrivelse av hva kontrakten gjelder for, kontraktsperiode, leverandørinfo, rutiner for bestilling, informasjon om betingelser og priser, samt hvordan det meldes avvik på et oppdrag. I tillegg er rammeavtalen, prisskjema og veiledning for bestilling er lagt inn i katalogen som vedlegg. Kontrakten Kommunen har benyttet en kontraktsmal for Fredrikstad kommune ved utforming av kontrakt med leverandøren. Kontrakten inneholder blant annet en beskrivelse av ytelsen og pris, samt regulering knyttet til betaling, varighet, levering, mislighold og oppsigelse. Kontrakten inneholder også kontraktsbestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår. Det fremkommer av kontraktens punkt 1.6 at «dersom avtalen inneholder opsjoner, skal disse være spesifisert i bilag 4». Revisjonen har ikke funnet at funnet at opsjoner er omtalt i kontraktens bilag 4. Kontraktsforvalter opplyser at en forlengelse av kontrakten gjennomføres på samme måte som beskrevet under rammeavtale profileringsartikler. Avrop Avrop på rammeavtalen skal i henhold til kontrakten i hovedsak skje gjennom ehandel. Bestilling av tolketjenester foregår imidlertid igjennom leverandørens bestillingsløsning. Kontraktsforvalter opplyser at det ble vurdert som lite hensiktsmessig og for ressurskrevende for bestillere å benytte ehandel ved bestilling av tolketjenester. Det vises blant annet til at godkjenningsrutinen ble vurdert som en utfordring ved hasteoppdrag, og at endringer på oppdragene ville vært vanskelig å håndtere i ehandel. Leverandøren har et system der bestiller har oversikt over sine bestillinger status på oppdrag, historikk og fakturainformasjon. 28 Ut fra regnskapsart 3272 Bygge/prosjektledelse er tjenestene 6040 (vannforsyning), 6041 (avløp) og 7053 (annen vei) bruk i analysen. østfold kommunerevisjon iks 40 67

68 Kontraktsoppfølging Revisjonen har funnet dokumentert at det er gjennomført flere statusmøter mellom leverandøren og kommunen i Referatene fra møtene viser at det har vært tatt opp forhold knyttet til avvik og mislighold av kontrakten. Kontraktsforvalter har opplyst at tolketjenester er et utfordrende område og avtalen har vært fulgt opp med flere møter siden oppstart. Innføring av nytt bestillingssystem høsten 2017 har vært et skille, og det har vært mye problemer i en periode. Det ble derfor mottatt mange henvendelser fra misfornøyde bestillere høsten Kontraktforvalter opplyser at systemet, etter hva vedkommende har kunnskap om, nå er stabilisert og at det ikke er mottatt flere henvendelser fra bestillere om at systemet ikke fungerer. Videre opplyses det at alle bestillere ble tilbudt opplæring og besøk fra leverandøren i forbindelse med innføring av det nye systemet, men at få meldte interesse for det. Det opplyses videre at det foretas en fakturakontroll før hvert statusmøte, og at bestillere skal foreta kontroll ved bestilling. Kontraktsforvalter har også tatt ut statistikk på totalt bestilt for Fredrikstad og Hvaler kommune som viser at totalsummen ligger innenfor rammeavtalens estimat. I tillegg til det overnevnte har leverandør oversendt månedlige rapporter over avvik, hvilket har blitt gjennomgått på møter. Leverandøren er forsinket med oversendelse av statistikk over avvik på oppdrag for de siste månedene, og kontraktsforvalter har purret på dette. Avtalens punkt 5.4 inneholder bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren. Kontraktsforvalter opplyser at det ikke er foretatt noen kontroll på lønns- og arbeidsvilkår. Avtalens punkt 5.5 inneholder et krav om at leverandøren årlig skal rapportere på salgsstatistikk på forespørsel fra oppdragsgiver. Kontraktsforvalter opplyser at leverandøren på forespørsel leverte slik statistikk for 2016 og at statistikk også er etterspurt for Statistikken er ikke arkivert i ephorte. Regnskapsanalyse Leverandørstatistikk for Salita tolke- og translatørtjenester AS (reskontro og ) på alle tjenester og regnskapsarter i perioden 2017 frem til viser at det er kjøpt for kr Anskaffelsene er ført på mange ulike regnskapsarter i driftsregnskapet. Kartlegging av eventuelt bruk av andre leverandører for samme type anskaffelse som rammeavtalen gjelder er foretatt med utgangspunkt i alle leverandører med navn som inneholder «tolk», og leverandører som var med i anbudskonkurransen men som ikke ble valgt som rammeavtaleleverandør. Av totalt anskaffet fra leverandører av tolketjenester i perioden på kr er 89 % anskaffet fra rammeavtaleleverandøren Salita tolke- og translatørtjenester AS og resterende er anskaffet fra leverandørene Tolkenett AS, Amesto Tolk AS og Tolk-En. Avlastnings- og omsorgstjenester Kommunen inngikk 15. desember 2015, sammen med Hvaler kommune og Råde kommune, en parallell rammeavtale for kjøp av avlastning- og omsorgstjenester med fire leverandører for perioden til med opsjon på forlengelse i et pluss et år. Kommunen benyttet 22. september 2017 sin opsjon og forlenget avtalene med alle leverandørene for ytterligere et år, slik at ny avtaleperiode nå er frem til østfold kommunerevisjon iks 41 68

69 Konkurransegrunnlaget for rammeavtalen viser at den ble lyst ut etter regelverket i FOA del I og II29. Estimert verdi på avtalen er oppgitt å være kr. 36,62 millioner eks. mva pr. år, herav ca. kr. 34 millioner pr. år for Fredrikstad kommune. Avtalekatalogen inneholder beskrivelse av kontraktens formål, kontraktsperiode, leverandørinfo og hvordan avrop skal gjennomføres. Det er ikke lagt inn vedlegg i avtalekatalogen. Kontraktsforvalter opplyser at det kun er Tildelingskontoret som benytter denne rammeavtalen, og at de har fått oversendt et sammendrag med nødvendig informasjon fra kontraktene. Kontrakten Kommunen har benyttet en kontraktsmal ved utforming av kontraktene med leverandørene. Kontrakten inneholder blant annet en beskrivelse av ytelsen og pris, samt regulering knyttet til betaling, varighet, levering, mislighold og oppsigelse. Kontrakten inneholder også kontraktsbestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår. Avrop Det følger av kontrakten at nye oppdrag blir fordelt ved gjennomføring av minikonkurranse mellom leverandørene. Kriteriene for tildeling er opplistet i kontrakten. Det følger videre av kontrakten at kommunen benytter elektronisk innkjøpssystem, og at alle bestillingene blir sendt elektronisk. Kontraktsforvalter opplyser imidlertid at ehandel ikke benyttes ved avrop på rammeavtalen. Tildelingskontoret gjennomfører minikonkurranser, og minikonkurransen med begrunnelse for tildeling blir arkivert på den enkelte sak i ephorte. Kontraktsoppfølging Det fremgår av kontraktene at det minimum skal holdes et statusmøte hvert år. Revisjonens gjennomgang viser at det er dokumentert en runde med statusmøter med leverandørene (april og juni 2017) i avtaleperioden. Kontraktsforvalter har opplyst overfor revisjonen at det også vil bli avtalt møter med leverandørene i løpet av våren/høsten I forbindelse med statusmøtene ble det hentet ut rapporter fra økonomisystemet som viser beløpet kommunen har kjøpt tjenester for fra den enkelte leverandør. For en av leverandørene ble det i statusmøte i april 2017 tatt opp en del bekymringer knyttet til den aktuelle leverandøren. Det fremgår avslutningsvis av referatet at «Både Fredrikstad og Hvaler ønsker en redegjørelse på hva som blir gjort for å sikre riktige lønns- og arbeidsvilkår, rutiner for å sikre at fakturering etc. blir korrekt, at det er benyttet riktig kompetanse i vedtakene. Redegjørelsen bør si noe om hendelsesforløpet, hvilke tiltak som er gjort, og hva som vil skje framover.» På spørsmål fra revisjonen om slik redegjørelse er mottatt opplyser kontraktsforvalter at de ikke har mottatt slik redegjørelse fra leverandøren. Kontrakten med leverandøren ble forlenget med et år i september Kontraktsforvalter opplyser i tilknytning til dette at hendelsene møtet handlet om hadde skjedd ved en annen avdeling hos leverandøren og at det ikke var avdekket lignende forhold i avtalen Fredrikstad kommune har med leverandøren. Anskaffelsesenheten oppfatter at leverandøren har tatt grep for å avdekke mislighold og rydde opp. Kontraktsforvalter opplyser at avtalene kun benyttes av Tildelingskontoret. Tildelingskontoret har deltatt på samtlige statusmøter med leverandørene. Tildelingskontoret gjennomfører årlige tilsyn hos alle tjenesteleverandører hvor kommunen har brukere. I 2017 ble det følgelig gjennomført tilsyn hos alle leverandørene, mens det pr. 26. april Revisjonens kommentar: Helse- og sosialtjenesteanskaffelser var på anskaffelsestidspunktet regulert i del I og del II. Ved lov- og forskriftsendringene som trådte i kraft ble innført en ny del IV som fastsetter helt nye regler om tildeling av kontrakter om helse- og sosialtjenester. østfold kommunerevisjon iks 42 69

70 er utført tilsyn hos to av leverandørene som kommunen kjøper avlastnings eller bo og omsorgstjenester av. For de to øvrige leverandørene er det per dags dato ikke kjøpt noen avlastnings eller bo og omsorgstjenester, og tilsyn hos disse blir derfor ikke prioritert. Dersom Fredrikstad kommune kjøper private omsorgstjenester av disse leverandørene senere i 2018, opplyser tjenestetildelingssjef at det vil bli utført tilsyn. Tema for tilsyn i 2018 har ifølge virksomhetsleder vært: Gjennomgang av brukerne, samt gjennomgang av fakturaer og dokumentasjon i brukers journal. Kontraktsforvalter gjøres kjent med resultatene av tilsynene muntlig. Virksomhetsleder kontakter dessuten kontraktsforvalter i anskaffelsesenheten dersom det oppstår spørsmål om fakturaer, prisreguleringer, kontraktsbestemmelser, ved eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha osv. I henhold til kontraktens vedlegg C skal leverandørene hvert år, ved behov, utarbeide statistikk som viser oversikt over tjenesten spesifisert per bruker og type avlastning. Kontraktsforvalter opplyser at det ikke er sendt inn årlige statistikker. Regnskapsanalyse Statistikk for rammeavtaleleverandørene Aleris Ungplan & Boi AS (reskontro ), Vitalegruppen AS30 (reskontro ), Oasen ressurssenter AS (reskontro ) og Tiltaksgruppa Fokus AS (reskontro ) i perioden 2016 frem til viser anskaffelser for kr Anskaffelsene utgiftsføres utelukkende på regnskapsart 1370 i driftsregnskapet (Kjøp av tjenester fra private) som er en regnskapsart som brukes av hele kommunen for anskaffelser fra private. Dette tilsvarer et omfattende antall transaksjoner og leverandører i aktuell periode. Konsulentbistand innen ledelse, økonomi og organisasjonsutvikling Kommunen inngikk 16. januar 2015 en parallell rammeavtale om konsulentbistand innen ledelse, økonomi og organisasjonsutvikling med fire leverandører32 for perioden til med opsjon på forlengelse i et pluss et år. Kommunen har benyttet seg av sin opsjon og forlenget senest med siste opsjonsår med alle leverandørene. Ny avtaleperiode er etter dette frem til Konkurransegrunnlaget for rammeavtalen viser at den ble lyst ut etter regelverket i FOA del I og III, med andre ord var rammeavtalen vurdert å ha en verdi over EØS terskelverdi. Estimert verdi på kontrakten er oppgitt å være ca. kr pr. år ekskl. mva. Det er videre tatt forbehold om at kommunereform og en eventuell innføring av parlamentarisme i Fredrikstad kommune kan øke volumet betydelig. Avtalekatalogen inneholder informasjon om kontraktsperiode, leverandør og hvordan avrop skal gjennomføres. Hovedtyngden av informasjon om rammeavtalen i avtalekatalogen er gitt i et vedlegg. Vedlegget definerer nærmere hva slags tjenester kontrakten omfatter, hvordan minikonkurransene skal gjennomføres og tildelingskriteriene. Kontrakten 30 Tidligere Friskmeldt AS 31 Revisjonen har fått opplyst at kommunen har konsesjonsavtale med flere firmaer på Brukerstyrt personlig assistanse (BPA), herunder også med Vitalegruppen AS. Det er ikke mulig for revisjonen å skille kjøp på rammeavtale og kjøp på konsesjonsavtale. Statistikken viser imidlertid at konsesjonsavtalen med Vitalegruppen AS i liten grad er utslagsgivende for det totale omfanget. Dette sett hen til den totale bruken av leverandøren. 32 BDO AS, PricewaterhouseCoopers AS, Varde Hartmark AS og Agenda Kaupang AS østfold kommunerevisjon iks 43 70

71 Kommunen har benyttet en standardavtale utarbeidet av Difi33. Avrop Det følger av kontrakten at nye oppdrag blir fordelt ved gjennomføring av minikonkurranse mellom leverandørene. Kontrakten åpner også for at oppdraget kan plasseres direkte hos en av rammeavtaleleverandørene basert på en vurdering av oppdragets art, størrelse og tidsaspekt. Kontraktsforvalter opplyser at det i all hovedsak gjennomføres minikonkurranser mellom leverandørene. I et tilfelle har oppdraget, hvilket var en videreføring av et løpende oppdag, blitt plassert direkte hos en leverandør. Kontraktsforvalter er for øvrig involvert i oppstarten av alle minikonkurranser. Det er arkivert dokumenter knyttet til gjennomføringen av flere minikonkurranser på rammeavtalens saksnummer i ephorte. Kontraktsoppfølging Revisjonen har ikke funnet noen dokumentasjon på at det er gjennomført statusmøter med leverandørene i avtaleperioden. Kontraktsforvalter har bekreftet overfor revisjonen at det ikke er gjennomført statusmøter. Det opplyses videre at det i liten grad har vært noen annen form for oppfølging av leverandørene bortsett fra oppfølging i forbindelse med de enkelte oppdrag fra den bestillende seksjon. Avtalens punkt 3.2 inneholder bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren. Det fremgår her at konsulentens forpliktelser skal dokumenteres i bilag 3 i kontrakten. Leverandørens forpliktelser hva gjelder lønns- og arbeidsvilkår er imidlertid ikke inntatt i bilag 3. Kontraktsforvalter opplyser at på det tidspunktet avtalen ble signert praktiserte de ikke å be om egenerklæring eller annen dokumentasjon, men at konsulenten er forpliktet av den generelle avtaleteksten (punkt 3.2). Kontraktsforvalter opplyser også at det i liten grad har vært gjennomført kontroller av hvor mye som er kjøpt på den aktuelle rammen i forhold til avtalens estimerte verdi. Imidlertid kontrollerer kontraktsforvalter tilbudt totalpris opp mot avtalt timespris i forbindelse med gjennomføring av minikonkurransene. Regnskapsanalyse Statistikk for rammeavtaleleverandørene BDO AS (reskontro ), PwC34 AS (reskontro og ), Varde Hartmark AS (reskontro ) og Agenda Kaupang AS (reskontro ) i perioden 2015 frem til viser anskaffelser for kr Anskaffelsene fra aktuelle leverandører er regnskapsført av kommunens tjenester som omfatter ledelse, økonomi og organisasjon. Analysen viser at også denne type anskaffelse utgiftsføres på flere arter i driftsregnskapet. Som tidligere nevnt begrenser dette mulighet for kartlegging av eventuelt bruk av andre leverandører for samme type anskaffelse som rammeavtalen gjelder. Revisjonen har undersøkt om kommunen har kjøpt fra leverandører som var med i anbudskonkurransen men ikke ble valgt som rammeavtaleleverandør. Gjennomgangen viste ingen anskaffelser fra aktuelle leverandører i perioden for rammeavtalen. 33 Bistandsavtalen. Avtale om bistand fra konsulent. Statens standardavtale om konsulenttjenester SSA-B. 34 PricewaterhouseCoopers østfold kommunerevisjon iks 44 71

72 5 REVISJONENS VURDERINGER Som det fremkommer av fakta er den sentrale anskaffelsesenheten ansvarlig for å gjennomføre alle anskaffelser av varer og tjenester over terskelverdien for anskaffelser etter FOA del I på 1,3 millioner. Det er imidlertid gjort unntak fra dette for entrepriseavtaler, ansvaret for dette ligger til seksjon Teknisk drift. Organiseringen innebærer at ansvaret for alle anskaffelser under terskelverdien på 1,3 millioner (FOA del I) er desentralisert og lagt til den seksjon/etat/virksomhet som har behovet for varen/tjenesten som omfattes av anskaffelsen. Det er kommunens anskaffelsesenhet som er ansvarlig for å inngå samtlige rammeavtaler, mens avrop på avtalen gjøres av seksjoner/etater/virksomheter i kommunen. Innkjøpsrådgiver i anskaffelsesenheten vil være kontraktsforvalter, og den seksjon/etat/virksomhet som er størst bruker av avtalen vil være kontraktseier. Ansvaret for kontraktsoppfølging av rammeavtalene er lagt til den sentrale anskaffelsesenheten. Som det fremgår av fakta medfører kommunens organisering at anskaffelsesenheten har liten kontroll på de enkeltanskaffelser som gjøres ute i seksjonene/etatene/virksomhetene, og at det derfor er vanskelig for anskaffelsesenheten å vite om de i tilstrekkelig grad blir involvert i kvalitetssikringen av anskaffelser etter FOA del I. En desentralisering krever at kommunen sikrer at de enkelte seksjoner/etater/virksomheter har den nødvendige kompetansen på anskaffelsesregelverket, og en sterk sentral rådgivende enhet med tilstrekkelig kapasitet til å kunne bistå ved anskaffelser. Som det fremgår av fakta har imidlertid alle revisjonen har intervjuet opplyst at kapasiteten i anskaffelsesenheten på nåværende tidspunkt ikke er tilstrekkelig. Revisjonen vurderer at dagens organisering og ressurssituasjonen i anskaffelsesenheten, både kan innebære en risiko for at kommunen bryter anskaffelsesregelverket, men også en risiko for manglende kontraktsoppfølging. Videre oppfatter revisjonen det som en svakhet at det ikke føres noen systematisk kontroll av om seksjoner/etater/virksomheter etterlever anskaffelsesregelverket eller kommunens anskaffelsesstrategi/-reglement. Revisjonen ser det imidlertid som positivt at noen av seksjonene har valgt å ansette egne innkjøpskonsulenter eller -koordinatorer. Revisjonen har merket seg at kommunen per i dag har et stort antall ansatte som har fått delegert myndighet til å foreta innkjøp/bestillinger i ehandelssystemet. Etter revisjonens vurdering vil et såpass høyt antall ansatte med delegert myndighet kunne gjøre det vanskelig å sikre at samtlige bestillere har tilstrekkelig bestillerkompetanse og innebære en økt risiko for at det gjøres feil. Revisjonen ser imidlertid positivt på at kommunen har inngått avtale om kjøp av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og på sikt planlegger at alle anskaffelser skal gjennomføres gjennom dette systemet. Kommunen ser for seg at det maksimalt vil bli gitt 70 tilganger for innkjøpere fordelt på alle seksjonene. Etter revisjonens vurdering vil et krav om at alle anskaffelser skal gjøres via KGV, samt begrensningen hva gjelder antall tilganger, kunne bidra til å øke anskaffelsesenhetens oversikt, samt bidra til å minske risikoen for brudd på anskaffelsesregelverket. Som det fremgår av fakta har kommunen flere rutiner og reglement knyttet til anskaffelser, fakturahåndtering, attestering og anvisning, i tillegg til eget reglement knyttet til entreprise. Rutinene/reglementet er i all hovedsak tilgjengelig for de ansatte gjennom kommunens kvalitetssystem Riskmanager. Unntaket er anskaffelsesenhetens interne metodikk. østfold kommunerevisjon iks 45 72

73 Det fremkommer av fakta at kommunen, på revisjonens tidspunkt, ikke har utarbeidet egne prosedyrer for kontraktsoppfølging. Kontraktsoppfølging omtales imidlertid både i anskaffelsesstrategien og anskaffelsesreglementet. Her fremkommer det at det skal gjennomføres årlige statusmøter med de største leverandørene/leverandører det anses som viktig å ha fokus på, driftsmøter ved behov og oppfølging av statistikk og fakturaer. Kontraktsoppfølging er nærmere beskrevet i «Metodikk for gjennomføring av vare/tjeneste anskaffelser i Fredrikstad kommune», hvilket er en intern metodikk for anskaffelsesenheten. Metodikken introduserer og beskriver rollene kontraktsforvalter og «kontraktseier»35, innholdet i de ulike fasene av kontraktsoppfølgingen og ansvarsfordelingen mellom kontraktsforvalter og kontraktseier. Revisjonen er av den oppfatning at de etablerte dokumentene samlet sett i stor grad bidrar til å sikre tilfredsstillende kontraktsoppfølging. Det er spesielt positivt at kommunen i sin anskaffelsesstrategi har økt fokus på aktiv leverandør- og avtaleoppfølging som ett av syv delmål. Etter revisjonens vurdering er det imidlertid en svakhet at sentrale begreper som kontraktsforvalter og kontraktseier, ansvarsdelingen mellom disse og innholdet i de ulike fasene i kontraktsoppfølgingen kun fremkommer i anskaffelsesenhetens interne metodikk. Revisjonen vil i denne sammenheng vise til at enkelte kommunalsjefer har gitt tilbakemeldinger om at det kan være utfordringer knyttet til hvilket ansvar som tilligger kontraktsforvalter (i anskaffelsesenheten) og hvilket ansvar som ligger hos kontraktseier. Skal reglementer og prosedyrer fungere etter sin hensikt, må de være kjent for de som omfattes. I denne revisjonen har vi benyttet spørreundersøkelse mot alle i kommunen som har fått delegert myndighet til å bestille fra rammeavtaler (attestanter) og godkjennere (anvisere). Revisjonen vil innledningsvis bemerke at 57 av de 940 ansatte som sto oppført på kommunens liste med bestillere og godkjennere, ikke lenger hadde en aktiv e-postadresse i kommunen. I tillegg besvarte 58 ansatte at de hverken hadde fått delegert myndighet til å bestille eller godkjenne. Etter revisjonens vurdering kan dette indikere at kommunen ikke har fullstendig kontroll med hvilke ansatte som innehar denne myndigheten. Det er vanskelig å utlede nøyaktige revisjonskriterier for hvilke prosentvise resultat som vil være gode eller dårlige for spørreundersøkelsens ulike spørsmål/påstander. Vi har likevel forsøkt å knytte noen bemerkninger til resultatene. Spørreundersøkelsen viser at de ansatte i all hovedsak har kjennskap til kommunens reglementer, rutiner og prosedyrer på området. Samtidig opplyser 36 % av respondentene å ikke ha kjennskap til innholdet i anskaffelsesstrategien og 25,8 % opplyser å ikke kjenne til innholdet i kommunens anskaffelsesreglement. Viktigheten av kjennskap til anskaffelsesstrategi og -reglement vil avhenge noe av den enkeltes rolle. Revisjonen har merket seg at 52,5 % av respondentene oppgir å ha behov for ytterligere opplæring i kommunens anskaffelses- og innkjøpsreglementet og rutiner, hvilket kan indikere at de selv anser det som relevant å ha kjennskap til dokumentene i lys av sin rolle. Etter revisjonens oppfatning bør kommunen ta resultatet fra spørreundersøkelsen til etterretning. På spørsmålet om ansatte har kjennskap til kommunens reglement og rutiner for attestasjons- og anvisning, svarer 87 til 88 % av respondentene ja eller delvis. Imidlertid svarer mellom 11,6 til 12,9 35 Revisjonen presiserer for ordens skyld at begrepet «kontraktseier» brukes ved to anledninger i anskaffelsesreglementet, men begrepet defineres ikke. østfold kommunerevisjon iks 46 73

74 %36 av respondentene at de ikke har kjennskap til reglementet og rutinene. Sett hen til at respondentene har fått delegert myndighet til å attestere og anvise, er revisjonen av den oppfatning at samtlige respondenter burde kjent til reglementet. Revisjonen vurderer derfor at dette resultatet ikke er tilfredsstillende. Revisjonen har også merket seg at 34,4 % av respondentene har oppgitt at de har behov for mer opplæring, noe som styrker revisjonens vurdering. For å sikre god etterlevelse av kommunens reglementer og rutiner er det viktig å sikre at de med delegert myndighet til å foreta bestillinger, attestering og/eller anvisning har tilstrekkelig kunnskap. Revisjonen finner det tilfredsstillende at kommunen i sin anskaffelsesstrategi har omtalt tilrettelegging for kurs innen bestillerkompetanse i innkjøpssystemet, og interne kurs innen offentlig forvaltning, som tiltak. Fakta viser også at det både er gjennomført flere kurs og at det planlegges ytterligere kursing fremover. Dette mener revisjonen er positivt. Som vist i fakta, fremgår det av anskaffelsesenhetens interne metodikk at bestillere skal gjennomføre e-læringskurs i ehandel som ligger tilgjengelig på Frekit. Innkjøpssjefen har også presisert at e- læringskursene hva gjelder ehandel er obligatoriske for kommunens bestillere. Samtidig fremkommer det av spørreundersøkelsen at så lite som 28,2 % av bestillerne har gjennomført e- læringskurs i ehandel, noe revisjonen finner lite tilfredsstillende. Sett hen til resultatene fra spørreundersøkelsen stiller revisjonen spørsmål ved om det i tilstrekkelig grad er tydeliggjort for kommunens bestillere at e-læringskursene er obligatoriske. Det følger videre av spørreundersøkelsen at 52,2 % av de med delegert myndighet til å foreta bestillinger har deltatt på kurs i ehandelssystemet og at 50 % har mottatt en-til-en opplæring i ehandelssystemet. Samtidig svarer 35,9 % av respondentene at de har behov for mer opplæring i ehandelssystemet. Etter revisjonens vurdering indikerer resultatet at kommunen fortsatt har en vei å gå når det gjelder opplæring i ehandelssystemet. Kommunen har et kommuneovergripende kvalitetssystem RiskManager som benyttes for registrering og oppfølging av avvik. Det elektroniske kvalitetssystemet har, som fakta viser, imidlertid kun i liten grad blitt benyttet til melding av avvik på innkjøpsområdet. Dette underbygges av resultatet fra spørreundersøkelsen hvor kun en liten andel av respondentene37 opplyser at de melder avvik i kommunens kvalitetssystem. Avvikene kommer som regel inn på telefon eller e-post til kontraktsforvalter. Revisjonen har merket seg at innkjøpssjefen opplyser at hun mener anskaffelsesenheten får for få tilbakemeldinger. Revisjonen vurderer det dithen at avviksmelding og behandling i kvalitetssystemet vil kunne virke positivt inn på kommunens innkjøpsarbeid, samt oppfølging av rammeavtalene. Avvikshåndteringen vil da i større grad bli satt i et system, og oversikten over eventuelle avvik vil kunne bli bedre. Registrerte avvik kan være viktige i vurderinger av om en kontrakt skal prolongeres i tråd med inngått avtale, eller dersom kommunen kommer i en situasjon der den finner å måtte avslutte en kontrakt før avtaletiden er utløpt. Revisjonen har merket seg at det er et fremtidig mål for kommunen å kunne benytte det nylig innkjøpte KGV systemet for oppfølging av leverandører, noe revisjonen finner positivt. 36 Attestasjons- og anvisningsreglement: 33 av 280 respondenter svarer nei, hvilket tilsvarer 11,8 %. Rutinen for attestasjon og anvisning i kommunens systemer: 32 av 277 respondenter svarer nei, hvilket tilsvarer 11,6 %. Rutinen om ansvar fra bestilling til mottak av faktura: 36 av 279 respondenter svarer nei, hvilket tilsvarer 12,9 %. 37 Der det gjelder avvik oppdaget i forbindelse med en enkelt leveranse oppgir 5 % av respondentene at avviket meldes i avvikssystemet, mens 18,6 % oppgir at de melder det i avvikssystemet dersom det er snakk om gjentakende avvik fra samme leverandør østfold kommunerevisjon iks 47 74

75 Kommunen har ingen kommuneovergripende rutine for registrering og håndtering av avvik på innkjøpsområdet ut over at det i anskaffelsesstrategien fremgår at virksomhetene må vite hva de kan kreve av avtalen, slik at avvik kan meldes til anskaffelsesenheten. Anskaffelsesenhetens interne metodikk beskriver imidlertid avvikshåndtering, hvor det heter at bestiller i første omgang skal følge opp avviket mot leverandøren, men at gjentatte avvik skal meldes kontraktsforvalter. Resultatet fra spørreundersøkelsen viser at de aller fleste respondentene (89,7 %) opplyser at de tar direkte kontakt med leverandøren dersom det oppdages avvik i forbindelse med en leveranse. 28,538 % oppgir at de tar kontakt med anskaffelsesenheten og/eller kontraktsforvalter. 5 % oppga at de registrerer avviket i kvalitetssystemet Riskmanager, mens 3,4 % vet ikke hva de skal gjøre om de opplever avvik. Revisjonen vurderer resultatet i spørreundersøkelsen som tilfredsstillende. Etter revisjonens vurdering er det imidlertid en svakhet at rutinene knyttet til avvikshåndtering kun fremgår av den interne metodikken for anskaffelsesenheten og ikke er tilgjengelig i de kommuneovergripende rutinene som er publisert i kommunens kvalitetssystem. Samtidig har revisjonen merket seg at den forholdsvis nye prosedyren om «Offentliggjøring av informasjon i avtalekatalogen» presiserer at det skal legges inn informasjon om hvordan bestiller skal forholde seg til avvik ved avtalen.39 På spørsmål om hva respondentene gjør dersom de oppdager gjentakende avvik fra samme leverandør, svarer 50,6 % at de tar direkte kontakt med leverandøren. 73,8 %40 oppgir at de tar kontakt med anskaffelsesenheten og/eller kontraktsforvalter. 18,6 % som opplever gjentakende avvik opplyser at de melder avviket i kvalitetssystemet, mens 6,3 % vet ikke hva de ville gjort. Det er viktig at anskaffelsesenheten gjøres kjent med gjentakende avvik slik at dette kan tas opp med leverandøren i statusmøter, og gi anskaffelsesenheten mulighet til å vurdere behovet for ytterligere tiltak overfor leverandøren. Sett i lys av dette, vurderer revisjonen at kommunen har et forbedringspotensiale på dette området. Som det følger av revisjonskriteriene har revisjonen tatt utgangspunkt i beste praksis ved vurderinger av kommunens praksis for kontraktsoppfølging. Vurderingene nedenfor knytter seg til kommunens praksis for oppfølging av rammeavtaler, hvilket har vært revisjonens fokusområde. Revisjonen er av den oppfatning at innholdet i kontrakten er sentralt i forbindelse med kontraktsoppfølgingen. For å kunne gjennomføre tilfredsstillende oppfølging av kontrakter er det avgjørende at kontraktene utformes på en måte som muliggjør slik oppfølging. Revisjonens kontroll av kontrakter inngått i forbindelse med rammeavtaler har vist at det er variasjon i hvorvidt det brukes standardkontrakter eller kontrakter basert på egne maler utviklet av anskaffelsesenheten. Med unntak av to gjennomgåtte rammeavtaler har samtlige kontrakter vært basert på kontraktsmaler utformet av kommunen. De øvrige er avtaler inngått i 2015 og hvor den ene kontrakten er basert på Difis standardkontrakt. I all hovedsak er de kontraktene revisjonen har kontrollert utformet på en måte som muliggjør oppfølging, noe revisjonen mener er tilfredsstillende. 38 Av totalt 417 respondenter har 65 (15,6 %) opplyst at de kontakter avtaleansvarlig og 79 (18,9 %) kontakter innkjøpsavdelingen. 25 (6 %) av respondentene har valgt begge alternativene. Totalt innebærer det at 119 (28,5 %) har oppgitt et av disse alternativene eller begge. 39 Ettersom prosedyren trådte i kraft i etterkant av inngåelsen av de rammeavtaler revisjonen har gjennomgått, har revisjonen ikke vurdert innholdet i avtalekatalogen for de aktuelle rammeavtalene opp mot prosedyren. 40 Av totalt 413 respondenter har 133 (32,2 %) opplyst at de kontakter avtaleansvarlig og 255 (61,7 %) kontakter innkjøpsavdelingen. 83 (20 %) av respondentene har valgt begge alternativene. Totalt innebærer det at 305 (73,8 %) har oppgitt et av disse alternativene eller begge. østfold kommunerevisjon iks 48 75

76 Gjennomgangen viser imidlertid til at manglende tilpasning av kontraktsmalene kan få den konsekvens at kontrakter inneholder krav som ikke blir fulgt opp, eller reguleringer som ikke blir fulgt. For eksempel inneholder kontraktene uten unntak kontraktsbestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, men dette blir, etter hva revisjonen har fått opplyst av kontraktsforvalter, ikke alltid fulgt opp. Videre inneholder en av kontraktene en henvisning til at bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår skal reguleres nærmere i et vedlegg uten at dette er gjort. Flere kontrakter inneholder dessuten henvisninger til at regulering av opsjoner skal fremgå av vedlegg uten at dette er fulgt opp i vedlegget det vises til. Revisjonen vurderer dette som uheldig. Spørreundersøkelsen inneholdt også påstander om respondentenes lojalitet til kommunens inngåtte rammeavtaler. Resultatet viser at 76,4 % av respondentene alltid forholder seg til kommunens inngåtte rammeavtaler, mens 21 % oppgir at det hender de bestiller varen hos andre leverandører selv om kommunen har rammeavtale for den bestemte varen. Etter revisjonens vurdering burde en større andel av respondentene valgt den førstnevnte påstanden. Samtidig kan det være tilfeller hvor det er riktig å bestille varen av andre leverandører, eksempelvis der rammeavtaleleverandør på det aktuelle tidspunktet ikke kan levere den bestemte varen. Selv om andelen ikke kan sies å være stor, vurderer revisjonen det som lite tilfredsstillende at 2,6 % av respondentene oppgir at de alltid forsøker å se om de kan oppnå bedre priser eller vilkår hos andre leverandører. Samlet sett er revisjonen av den oppfatning at resultatene viser rom for forbedring hva gjelder avtalelojalitet. Det følger av anskaffelsesstrategien at ansvaret for kjøp/bestilling av varer og tjenester fra kommunens rammeavtaler, herunder etablering av interne rutiner som sikrer at rammeavtaler følges, er tillagt linjeledelsen i kommunen. Som det fremgår av fakta har kommunen i sine rutiner og reglement klare retningslinjer for gjennomføring av kontroll med levering av varer og tjenester (varemottak). Dette finner revisjonen tilfredsstillende. Etter revisjonens vurdering er det positivt at det også er lagt inn begrensninger i kommunens elektroniske innkjøpssystem som krever at det er registrert at varemottak er gjennomført for at faktura skal kunne utbetales. Ved å legge inn slike føringer i systemene bidrar kommunen til å øke bevisstheten rundt kravet og sikre at reglementet overholdes. Det positive inntrykket styrkes av resultatet i spørreundersøkelsen hvor det fremgår at 91 %41 av respondentene som har myndighet å bestille varer, alltid eller som regel gjennomfører varemottak på sine bestillinger. Når det gjelder kommunens kontroll med utbetalinger på rammeavtaler har anskaffelsesenheten, som det fremgår av fakta, en praksis knyttet til å ta ut tall på hva som er fakturert og utbetalt i forbindelse med de årlige statusmøtene. I tillegg er det opplyst at det skal gjøres stikkprøver av fakturaer innen seks måneder etter inngåelse av rammeavtalen, men at ressurssituasjonen i anskaffelsesenheten begrenser mulighetene for ytterligere kontroller. Kontrollene som er gjennomført av utvalgte rammeavtaler viser at kommunen i de fleste avtalene har behandlet kjøpsstatistikk i forbindelse med statusmøter, men at det kun for to av avtalene er dokumentert at det er foretatt fakturakontroll. Gjennomgangen indikerer også at det i all hovedsak er avtalene som gjelder kjøp av varer hvor kjøpsstatistikk og fakturakontroll blir prioritert. Revisjonen har imidlertid merket seg at resultatene fra spørreundersøkelsen kan indikere at det er behov for klargjøring knyttet til ansvaret for kontroll med faktura. Av respondentene svarte 77,2 % ,2 % svarte at de alltid gjennomfører varemottak og 24,8 % svarte at de som regel gjør det. 42 Av totalt 416 respondenter har 244 (58,7 %) oppgitt at ansvaret for å kontrollere om det som faktureres er i henhold til kontrakt tilligger bestiller/innkjøper og 238 (57,2 %) at ansvaret tilligger attestant. 161 (39 %) av østfold kommunerevisjon iks 49 76

77 at ansvaret for å kontrollere om det som faktureres er i henhold til kontrakt tilligger bestiller/innkjøper og/eller attestant. Imidlertid svarte 42,5 % at ansvaret ligger hos anviser, 6,3 % at ansvaret ligger i anskaffelsesenheten (innkjøpsavdelingen) og en relativt stor andel (10,8 %) oppgir at de ikke vet hvem som har dette ansvaret. Revisjonen vurderer resultatet som lite tilfredsstillende. Som nevnt ovenfor foreligger det per i dag ingen skriftlig rutine eller mal for kontraktsforvalters oppfølging av kontraktsbestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsforhold. Revisjonen har imidlertid fått opplyst at det er muntlig enighet i anskaffelsesenheten om at dette skal tas i forbindelse med statusmøter med leverandøren. Ettersom en rammeavtale ikke evner å regulerer alle faktiske forhold ved anskaffelsen bør det, etter revisjonens vurdering, stilles et krav om at alle avrop som ikke er av bagatellmessig art bør inngås skriftlig. Dette vil i større grad sikre at kommunen kan følge opp det enkelte avrop, herunder kontrollere at leveransen er i tråd med det som er avtalt for det enkelte avropet. Skriftliggjøring av avrop vil også være i tråd med kravet til etterprøvbarhet i anskaffelsessaker. Etter det revisjonen har funnet foreligger det ikke noen retningslinje/policy i kommunen som krever at avrop skal skje skriftlig. Derimot har kommunen retningslinjer som innebærer at alle avrop på inngåtte rammeavtaler som hovedregel skal gjøres gjennom det elektroniske innkjøpssystem - ehandel. Det er den enkelte seksjon/etat/virksomhet som har ansvaret for å sikre at avrop skjer i henhold til anskaffelsesregelverket. Revisjonen har merket seg at det, både i spørreundersøkelsen og i intervju med kommunalsjefene, fremkommer at det gjøres avrop på rammeavtaler utenfor ehandelssystemet. Dette kan, etter revisjonens vurdering, tyde på at det kan være behov for en ytterligere presisering av kravet om bruk av ehandel og, som tidligere påpekt, eventuelt et behov for ytterligere opplæring. For å kunne følge opp hvorvidt omfanget av kjøp på rammeavtalene ligger innenfor avtalenes estimerte verdi, er det viktig å ha et konkret estimat å vurdere opp mot. Etter revisjonens vurdering er rammeavtalens verdi tilfredsstillende estimert for fem av de seks kontrollerte rammeavtalene. Rammeavtalen Byggeledelse vei og VA har etter revisjonens oppfatning ikke noe klart estimat. Etterprøvbarhet er et grunnleggende prinsipp i Lov om offentlig anskaffelser og revisjonen vurderer det som uheldig at kommunen har avtaler som vanskelig lar seg følge opp. Et uklart verdiestimat vanskeliggjør en oppfølging av estimat sett opp imot avtalens omfang. Revisjonen har også merket seg at flere kommunalsjefer har trukket frem at en av de største utfordringene knyttet til anskaffelser er å ha oversikt over den totale bruken av rammeavtalene og sikre at bruken ikke overskrider estimatet for den enkelte rammeavtalen. Det er blant annet etterlyst et elektronisk verktøy som kan bidra til å gi kommuneområdene denne oversikten. Regnskapsanalysen revisjonen har foretatt viser at omfanget av avrop (kjøp) knyttet til noen av rammeavtalene kan se ut til å ligge en del høyere enn estimatet. Spesielt kan det se ut til at avrop knyttet til avtalen om elektro og Konsulentbistand er vesentlig høyere enn estimert. Det er, som det fremgår av metodekapittelet, imidlertid en del usikkerhet knyttet til regnskapsanalysen som gjør at det ikke kan konkluderes klart på dette området. Revisjonen vurderer det imidlertid som en svakhet at kommunen ikke har et analyseverktøy som kan bidra til å gi kommunen en oversikt over bruk av rammeavtaler i forhold til estimert verdi. respondentene har valgt begge alternativene. Totalt innebærer det at 321 (77,2 %) har oppgitt et av disse alternativene eller begge. østfold kommunerevisjon iks 50 77

78 6 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Forvaltningsrevisjonsrapporten omhandler kommunens oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter, med fokus på inngåtte rammeavtaler. Basert på rapportens problemstillinger finner revisjonen at Fredrikstad kommune i all hovedsak tilfredsstiller kravene i revisjonskriteriene. Revisjonen har likevel avdekket enkelte utfordringer ved kommunens kontraktsoppfølging. Organiseringen av anskaffelsesarbeidet i kommunen medfører at anskaffelsesenheten i liten grad har kontroll på hva som blir gjort ute i seksjonene/etater/virksomhetene (anskaffelser under 1,3 millioner etter FOA del I). Etter revisjonens oppfatning innebærer organiseringen og ressurssituasjonen i anskaffelsesenheten en risiko for at det føres for liten grad av kontroll med at praksisen samsvarer med det reglement/rutiner/prosedyrer foreskriver for anskaffelser etter FOA del I. Revisjonen vurderer det følgelig som positivt at kommunen på sikt planlegger at alle anskaffelser skal gjennomføres i nytt konkurransegjennomføringsverktøy, hvilket vil medføre en større grad av kontroll over de anskaffelsene som gjøres i kommunen. Revisjonen vurderer det som en svakhet at det ikke er utarbeidet skriftlig rutine for kontraktsoppfølging. En skriftlig rutine/mal for oppfølging vil i større grad kunne sikre at kontraktsbestemmelsene blir fulgt opp systematisk, og at oppfølging skjer så likt som mulig overfor de forskjellige leverandørene. Videre er revisjonen av den oppfatning at den kontrollen som faktisk gjennomføres i for liten grad dokumenteres. Dokumentasjon av kontroller er viktig for å kunne evaluere leverandørene ved vurdering av prolongering, samt dersom kommunen kommer i en situasjon hvor det er behov for å avslutte en kontrakt før avtaletiden er utløpt. På samme grunnlag som nevnt ovenfor er det etter revisjonens oppfatning også viktig å etablere en god avvikskultur på innkjøpsområdet. Bruk av KGV systemet for registrering av avvik og informasjon om avvikshåndtering i avtalekatalogen kan bidra positivt til dette. Revisjonen vurderer det slik at et system for registrering og håndtering av avvik, herunder klargjøring av roller og ansvar, i alle tilfeller bør skriftliggjøres og implementeres. Med bakgrunn i konklusjonen og de vurderinger av fakta den bygger på, finner revisjonen det hensiktsmessig å knytte noen anbefalinger til funnene: Kommunen bør vurdere hvorvidt anskaffelsesenheten har tilstrekkelige kapasitet til å håndtere ansvar og oppgaver som tilligger enheten i dag. Tilstrekkelig kapasitet er viktig for å kunne yte den rådgivning seksjonene har behov for ved gjennomføring av anskaffelser etter FOA del I, samt for å kunne ha en tilfredsstillende kontraktsoppfølging. Kommunen bør sørge for tilstrekkelig bestillings- og innkjøpskompetanse i seksjonene, herunder blant annet ved å tydeliggjøre kravene til kurs i ehandelssystemet for kommunens bestillere. Kommunen bør vurdere bruken av systemet for avviksmelding og avvikshåndtering på innkjøpsområdet, herunder hvorvidt det er behov for en rutine for registrering og håndtering av avvik som klargjør roller og ansvar, og som sikrer at avvik registreres og følges opp overfor leverandørene. Kommunen bør vurdere bruk av analyseverktøy eller lignende for å lettere kunne kontrollere at den totale bruken av kommunenes rammeavtaler ikke går vesentlig over avtalens estimerte verdi. østfold kommunerevisjon iks 51 78

79 Kommunen bør vurdere å i større grad dokumentere oppfølgingen av leverandører, og stikkprøvekontroller som gjennomføres. Dette både av hensyn til etterprøvbarheten og for å ivareta god internkontroll. Rolvsøy, 28. august 2018 Ida Charlotte Stedjeberg (sign.) Forvaltningsrevisor Bjørnar Buvig Holmedahl (sign.) oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks 52 79

80 7 RÅDMANNENS UTTALELSE Rådmannens tilsvar av høringsutkast - forvaltningsrevisjon "Kontraktsoppfølging" Generelt om rapporten Det vises til høringsutkastet av forvaltningsrapport om kontraktsoppfølging, datert 08.august Rådmannen er fornøyd med at det har vært en grundig gjennomgang av temaet kontraktsoppfølging av rammeavtaler. Kommunerevisjonen (ØKR) gir i rapporten uttrykk for at kommunen i all hovedsak tilfredsstiller kravene i revisjonskriteriene. Rapporten viser at mye fungerer svært bra i kommunen, men at vi også har flere områder med forbedringspotensial. Rapporten gir oss gode anbefalinger for det videre arbeidet med å se på utfordringer rundt kapasitet og organisering av anskaffelser i kommunen, tilstrekkelig bestillings- og innkjøpskompetanse, avvikshåndtering, bruk av analyseverktøy og øke bevisstheten knyttet til dokumentasjon ved oppfølging av leverandører. Kapasitet og organisering Revisjonen påpeker at det er kapasitetsutfordringer i avdeling for anskaffelser, og at kapasitetsutfordringene kommer klart frem i intervjuene. Avdelingen for anskaffelser har de to siste årene blitt styrket med to årsverk, samt at man har delegert anskaffelser etter anskaffelsesforskriften del 1 ut i seksjonene. Det innebærer at anskaffelser opptil kroner gjøres i den enkelte seksjon. Samtidig ser vi at det er krevende for seksjonene å gjennomføre anskaffelser, siden anskaffelser bygger på ett svært krevende lovverk. Kommunen implementerer nå et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), og håper at systemet på sikt vil gi en gevinst ved at det frigjør tid til å kunne følge opp leverandører tettere. Kommunen vil også starte ett arbeid med å se på hva som er best i forhold til hvilke oppgaver og hvilket ansvar som skal ligge sentralt og desentralt i organisasjonen. Tilstrekkelig bestillings- og innkjøpskompetanse Revisjonen påpeker at det er behov for ytterligere opplæring og krav til bestiller og innkjøper. Avdeling for anskaffelser har økt kompetanse som ett delmål i sin anskaffelsesstrategi, og det er allerede startet opp et arbeid med opplæring innen både anskaffelser og e-handel. Vi vil bruke spørreundersøkelsen til å se nærmere på hvilke seksjoner som har behov for opplæring og samtidig se på om vi skal endre opplæringen som gjennomføres i dag for å imøtekomme behovene enda bedre. Opplæring er ferskvare og må repeteres. Avdeling for anskaffelser vil vurdere om kurs som arrangeres månedlig og e-læringskurs, skal gjøres obligatoriske for de som får tildelt rolle som bestiller og innkjøper. Avdeling for anskaffelser vil også se på hvordan de kan tilby tilpasset opplæring til bestemte målgrupper. Et viktig satsingsområde framover vil bli å øke kompetansen og tilby tilpasset opplæring til bestiller og innkjøper. Avvikshåndtering Revisjonen påpeker at det er manglende forståelse av roller og ansvar som skal sikre at avvik registreres og følges opp ovenfor leverandørene. Avdeling for anskaffelser vil se hvilke rutiner som bør implementeres i organisasjonen. Samtidig vil vi sette fokus på hvor viktig det er at avvik meldes skriftlig i avvikssystem slik at kommunen kan fremlegge dokumentasjon ovenfor leverandørene ved eventuelle sanksjoner eller oppsigelser. østfold kommunerevisjon iks 53 80

81 Analyseverktøy Det påpekes at det bør benyttes ett analyseverktøy for lettere å kontrollere kommunens totale bruk av rammeavtaler, slik at vi ikke overskrider avtalens estimerte verdi. Avdeling for anskaffelser har i forbindelse med anskaffelsen av KGV en opsjonsmulighet for integrasjon mot økonomisystemet. Samtidig har innkjøpsrådgiverne økt fokus på estimering av verdi når de arbeider med en anskaffelse i det tverrfaglige teamet. I budsjettet for 2019 er det avsatt midler for å anskaffe analyseverktøy, og vi vil starte opp arbeidet med kartlegging av behovene i slutten av år Et analyseverktøy vil gi oss bedre styringstall, kontroll og rapporteringsmuligheter i fremtiden. Dokumentasjon Revisjonen påpeker at vi i større grad bør dokumentere oppfølging av leverandører. Rådmannen er enig at dokumentasjonen er svært viktig for å ivareta god intern kontroll. I forbindelse med anskaffelsen av KGV har vi hatt fokus på å anskaffe ett system som ivaretar dokumentasjon og arkivering på en enklere måte. Vi tror at dette vil bedre grad av dokumentasjon når integrasjonen mellom KGV og arkivsystemet er på plass, samt at all korrespondanse og oppfølging fra og mellom kommunen og leverandør vil foregå i KGV-systemet. Vi vil samtidig gå igjennom dagens rutiner og sørge for å revidere/opprette nye rutiner når integrasjonen til arkivet er på plass, slik at vi sikrer god dokumentasjon. Sluttkommentar Rådmannen mener det er viktige funn som fremkommer i rapporten og vil lage en oppfølgingsplan basert på rapportens anbefalinger i vårt videre kvalitets- og forbedringsarbeid for anskaffelser. Med hilsen Kari Sørum fungerende rådmann østfold kommunerevisjon iks 54 81

82 8 VEDLEGG 8.1 Utledning av revisjonskriterier Internkontroll Ifølge kommuneloven43 23 nr. 2 skal rådmannen: ( ) sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Særlovgivningen inneholder en rekke bestemmelser som skal sikre forsvarlig internkontroll innen eksempelvis helse, miljø og sikkerhet eller for tjenesteutøvelsen innenfor helse, omsorg og velferd, men internkontroll i det perspektivet som følger av 23 er ikke nærmere definert i lov eller forskrift. Det følger imidlertid av forarbeidene til bestemmelsen at: Siktemålet er å tydeliggjøre at administrasjonssjefen har et ansvar for å føre kontroll med virksomheten. Selv om administrasjonssjefen etter kommuneloven ( ) ikke eksplisitt er pålagt å etablere internkontroll, må ansvaret for slik kontroll regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som blant annet skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt, og at formuesforvaltningen er ordnet på forsvarlig måte. 44 Rådmannens ansvar er ytterligere tydeliggjort ved en endring av kommuneloven i 2013, hvor det ble tatt inn krav om at kommunens årsberetning skal redegjøre for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten, jfr. kommuneloven 48, pkt Dette innebærer at rådmannen i sin styring av virksomheten må etablere rammebetingelser og organisatoriske løsninger som gir god kvalitet, sikrer ulike former for måloppnåelse og reduserer risikoen for svikt. Ifølge en utredning fra Kommunal og regionaldepartementet46 finnes det ulike metodiske rammeverk som kan brukes som grunnlag for organisering og strukturering av internkontroll i norske kommuner. De ulike modellene er imidlertid i varierende grad tilpasset kommunale organisasjoner. I etterkant av KRDs utredning har det også kommet ytterligere et rammeverk som er utarbeidet av KS47. KS bygger i stor grad på COSO48 rammeverket, men har forsøkt å tilpasse rammeverket til en kommunal virkelighet. Her defineres internkontroll i praksis som: «Formaliseringer, dokumenter, rutiner (arbeidsformer, kontrolltiltak, prosedyrer og rapporteringer) som utarbeides, vedlikeholdes, kontrolleres og følges opp, for å sikre at kommunen har den ønskede utviklingen, at lover og regler overholdes, at det er kvalitet og effektivitet i tjenestene, og at omdømme og legitimitet ikke svekkes.» 43 Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner. 44 Ot.prp. nr. 70 ( ). Om lov om endringer i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon), side Lov (endringslov) av 8. februar 2013 nr «Internkontroll i norske kommuner. Status og utviklingsbehov», Agenda utredning og utvikling på oppdrag fra Kommunal- og regionaldepartementet, Rammeverket er publisert som et arbeidshefte: «Rådmannens internkontroll hvordan få orden i eget hus?». 48 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission (COSO). Et rammeverk for vurdering av internkontroll. Rammeverket foreligger også i norsk oversettelse. østfold kommunerevisjon iks 55 82

83 Av det overnevnte følger det naturlig at kommunen må ha etablert nødvendige rutiner og systemer og lagt til rette for en kultur, som bidrar til tilfredsstillende økonomistyring herunder tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler og enkeltanskaffelser. Slike rutiner må oppstille krav til hvordan kommunen skal følge opp kontraktene. Systemet må, enten det fremgår av rutinene eller andre dokumenter som fordeler ansvar og myndighet, ivareta en oppfølgingsfunksjon slik at det faktisk kontrolleres at praksisen samsvarer med det rutinene foreskriver. Beskrivelse av oppgaver, ansvar og roller er viktig i internkontrollen. Ansvaret må være fastsatt og dokumentert, og kommunisert til og forstått av de ansatte. Dette gjelder både for ansvar generelt og for kontrollansvar. Kontraktsoppfølging Kommunen må følge lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift når det gjøres innkjøp. Anskaffelsesregelverket regulerer hvordan kommunen skal gå frem i anskaffelsesprosessen. Selve anskaffelsesprosessen avsluttes med at kontrakt signeres med valgt leverandør. Anskaffelsesregelverket har derimot ingen anvisning på hvordan kommunen skal forholde seg i kontraktsoppfølgingsfasen. Med kontraktsoppfølging forstås alle forhold og situasjoner som oppstår fra kontrakt er signert til kontrakt er avsluttet og partene ikke lenger har rettigheter og plikter etter kontrakten.49 Dette innebærer særlig å kontrollere og sørge for at leverandøren leverer det han skal, når han skal, og ellers oppfyller alle sine plikter. Men det innebærer også å implementere kontrakten i kommunen, slik at kommunen også etterlever sine forpliktelser ovenfor leverandøren. Kontraktsoppfølging vil også favne om håndtering av uventede og endrede situasjoner underveis. Revisjonen har i det videre tatt utgangspunkt i hva som er anerkjent praksis/beste praksis for kontraktsoppfølging. Revisjonen har her lagt til grunn «Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser» utarbeidet av Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Innholdet i kontrakten Nøkkelen til å forebygge problemer og uenigheter i kontraktsperioden er å utarbeide og inngå en god kontrakt på forhånd. Dersom det brukes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder, vil som regel de fleste relevante forhold ved kontraktsforholdet være regulert.50 I stedet for en kontraktsmal kan det utarbeides en egen kontrakt for den enkelte anskaffelsen. Det følger av Difis veileder for kontraktsoppfølging at: «Som et minimum bør følgende være regulert i en kontrakt om varer eller tjenester: Beskrivelse av ytelsen Hva skal leverandøren levere? Dette kan gjerne gjøres ved å vise til leverandørens tilbud og konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon. Pris Hvilken pris skal betales, eventuelt hvordan skal prisen beregnes? Det bør være spesifisert hvorvidt merverdiavgift er inkludert i prisen. Betaling Når og hvordan skal oppdragsgiver betale for ytelsen? Kan for eksempel leverandøren fakturere løpende under oppdraget, eller skal alt betales først når ytelsen er levert og godkjent av oppdragsgiveren? Varighet For kontrakter som skal gjelde over tid, bør det reguleres når kontrakten begynner å løpe og når den opphører. 49 Difi, «Veileder for kontraktsoppfølging ved offentlige anskaffelser», 2016, side Det følger av forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (FOA) 8-12 (1), anskaffelser etter FOA del II, og 19-1 (1), anskaffelser etter FOA del III, at dersom det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktstandarder, skal oppdragsgiveren som hovedregel bruke disse. østfold kommunerevisjon iks 56 83

84 Levering Man bør presisere sted og tidspunkt for ytelsen. Klausul om lønns- og arbeidsvilkår Dette skal være med i henhold til forskrift om arbeidsvilkår om offentlige kontrakter 5. Mislighold Hva skjer dersom leverandøren ikke leverer i henhold til kontrakten? Dette gjelder både om ytelsen er forsinket, og om den holder den avtalte kvalitet/omfang. Oppsigelse Har noen av partene adgang til å si opp kontrakten, og i så fall på hvilke vilkår?».51 Revisjonen er av den oppfatning at innholdet i kontrakten er sentralt i forbindelse med kontraktsoppfølgingen, og legger opp til å undersøke hvorvidt kontrakten er utformet på en slik måte at de muliggjør en tilfredsstillende oppfølging. Oppfølging av leveransen Kontrakten beskriver hvilke varer eller tjenester som skal leveres, krav og spesifikasjoner, hva som inngår i hovedleveransen og eventuelle tilleggstjenester, opsjoner, leveringstider og priser. Kontrakten inneholder som regel kvalitetsmessige krav til leveransen. Slike krav kan være gitt i form av funksjonelle krav og tekniske krav, eller de kan være en kombinasjon av disse. Samtlige krav til leveransen omtales gjerne som en kravspesifikasjon. Det er viktig at kommunen har gode rutiner for å kontrollere at den leverte ytelsen er i tråd med det som er beskrevet i kontrakten. I de tilfellene det ikke er kommunen selv som er bruker av varen/tjenesten, er det viktig å etablere kommunikasjon med brukerne eller på andre måter føre kontroll med leveransen. Andre kontraktsbestemmelser Utover at ytelsen skal være i henhold til kontrakten, kan det også være andre kontraktsbestemmelser som må kontrolleres og følges opp. Dette gjelder blant annet kontraktsbestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår for leverandøren og underleverandørens ansatte. I forskrift om arbeidsvilkår i offentlige kontrakter52 er det nedfelt en plikt til å ta inn en klausul om de ansattes lønns- og arbeidsforhold i offentlige tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter som overstiger 1,75 mill. kr. eks. mva53. Etter forskriften skal det tas inn i kontrakten at leverandøren på forespørsel skal dokumentere lønnsog arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten, og et sanksjonsregime som skal påvirke til å oppfylle klausulen. Kontroll med fakturering På samme måte som kontroll med at leverandøren leverer ytelsen etter kontrakten, er det viktig å ha kontroll med at leverandøren fakturerer i samsvar med kontrakten. Kommunen bør ha rutiner for kontroll av fakturaer mot kontraktsvilkår, bestilling og faktisk levering. For anskaffelser med fastpris vil det være forholdsvis enkelt å følge opp at faktureringen er korrekt. I andre tilfeller bør det kontrolleres at leverandøren har benyttet avtalt enhetspris (timepris, stykkpris osv.), og at omfanget samsvarer med det som er avtalt og levert. Oppfølging av rammeavtaler Rammeavtaler defineres i FOA 4-1 bokstav i som en: «avtale som en eller flere oppdragsgivere inngår med en eller flere leverandører, og som har til formål å fastsette kontraktsvilkårene for de kontrakter som oppdragsgiveren skal inngå i løpet av en bestemt periode, særlig om pris og mengde.» 51 Det presiseres i veilederen at dette ikke er en uttømmende sjekkliste, men punkter som bør være inntatt i enhver kontrakt om offentlige innkjøp. 52 Forskrift 8. februar 2002 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 53 Revisjonen bemerker at beløpsgrensen gjelder for andre oppdragsgivere enn statlige myndigheter. For statlige myndigheter er grensen satt ved 1,1 mill. kr. eks. mva. østfold kommunerevisjon iks 57 84

85 FOA har særbestemmelser om rammeavtaler i 11-1 og kapittel 26. Ved inngåelse av rammeavtaler skal kommunen følge de alminnelige prosedyrereglene for offentlige anskaffelser, som regel etter anbudskonkurranse eller forhandlet prosedyre. Rammeavtale brukes gjerne når oppdragsgiver har løpende behov for å foreta mindre og raske innkjøp av varer eller ytelser av samme art. I rammeavtalens løpetid kan oppdragsgiveren tildele kontrakter etter behov ved å foreta såkalte avrop, det vil si bestille ytelsen som omfattes av rammeavtalen.54 Dersom det er inngått parallelle rammeavtaler kan kontraktene enten tildeles etter faste vilkår eller etter minikonkurranser.55 Avropsmekanismen må fremgå klart av anskaffelsesdokumentene. Avropene må være gjort innenfor det tidsrommet rammeavtalen gjelder for, og falle inn under de områdene avtalen omfatter (kontraktens gjenstand). I lys av at en rammeavtale ikke er en selvstendig og fullstendig kontrakt, krever oppfølging av rammeavtaler en annen type tilnærming enn vanlige kontrakter. I Difis veileder for kontraktsoppfølging nevnes flere forhold som bør vurderes i forbindelse med fullføring av rammeavtaler. Nedenfor følger en liste over momenter som ligger til grunn for revisjonens detaljkontroll. Skriftlighet En vesentlig forskjell mellom enkeltkjøp og rammeavtaler er at alle vilkår for den enkelte anskaffelse i en rammeavtale (avrop) ikke nødvendigvis er fastsatt i selve rammeavtalen. Rammeavtaler er som nevnt ovenfor ikke en selvstendig kontrakt, men heller et sett forhåndsavtalte vilkår som skal gjelde for avropene. Ved gjennomføring av avropene gjenstår da bare å bli enige om de vilkårene som ikke er fastsatt i rammeavtalen, for eksempel pris, mengde eller leveringstidspunkt. Sett hen til at rammeavtalen ikke evner å regulerer alle faktiske forhold ved anskaffelsen, er revisjonen av den oppfatning at det kan stilles et krav om at alle avrop som ikke er av bagatellmessig art bør inngås skriftlig. Dette vil i større grad sikre at kommunen kan følge opp det enkelte avrop, herunder kontrollere at leveransen er i tråd med det som er avtalt for det enkelte avropet. Skriftliggjøring av avrop vil også være i tråd med kravet til etterprøvbarhet i anskaffelsessaker.56 Leveransen Kommunen kan ikke foreta et hvilket som helst avrop under en rammeavtale. Vilkårene for at avrop uten ny kunngjøring er lovlig, er at uttakene er fastsatt i rammeavtalen, at den konkrete anskaffelsen etter sin art er omfattet av avtalen og at avrop foretas innenfor den tidsperioden rammeavtalen fastsetter.57 Dersom arten på leveransen avviker vesentlig fra det som er avtalt i rammeavtalen, kan dette medføre at anskaffelsen blir å betrakte som en ulovlig direkte anskaffelse. I kontrakten bør det derfor gis klare og presise beskrivelser av ytelsen, slik at det ikke oppstår unødvendige uenigheter om hva avtalen omfatter (kontraktens gjenstand). 54 Morten Goller mfl.: «Anskaffelsesrett i et nøtteskall», 2. utgave, Gyldendal Norsk Forlag, 2017, side Formålet med minikonkurranser er å fastsette nærmere innkjøpsvilkår for å finne den beste leverandøren til det enkelte avrop. Minikonkurranser brukes gjerne når det er vanskelig å fastlegge alle forhold i leverandørens tilbud på forhånd, eller der man i et bestemt marked ønsker å tilrettelegge for konkurranse. 56 I lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (LOA) 4 er det fastlagt flere grunnleggende krav/grunnleggende prinsipper som gjelder for alle anskaffelser, herunder blant annet krav til etterprøvbarhet. 57 Det vises til KOFA-sakene 2004/310 premiss (32) og 2010/328 premiss (22). østfold kommunerevisjon iks 58 85

86 Videre må avropet gjøres innenfor det tidsrommet avtalen er inngått for. Avrop er imidlertid uavhengig av leveringstidspunktet, slik at avropet er gyldig såfremt det er foretatt under avtalens løpetid. Det er ikke uvanlig at offentlige kontrakter også omfatter opsjoner på forlengelse av kontraktens varighet. Vanligvis innebærer dette at oppdragsgiveren (kommunen) ensidig kan velge å forlenge avtalen for et bestemt tidsrom, på de samme vilkårene som følger av avtalen. En opsjon må utløses innenfor den avtalte fristen for dette. I motsatt tilfelle kan det være tale om en vesentlig endring av kontrakten og dermed en ulovlig direkte anskaffelse. En opsjon innebærer at oppdragsgiver (kommunen) og oppdragstaker påtar seg forpliktelser utover den perioden som i utgangspunktet var avtalt. Revisjonen er av den oppfatning at utløsning av opsjoner, på lik linje med avrop, bør skriftliggjøres.58 Verdi Når man kunngjør konkurranse om en ny rammeavtale, må det blant annet oppgis en anslått verdi på rammeavtalen.59 Dersom det gjøres avrop på rammeavtale som i sum er vesentlig høyere enn anslått i kunngjøringen, kan det bli regnet som en vesentlig endring av rammeavtalen. Hva som anses som vesentlig i denne sammenheng vil bero på en konkret vurdering i det enkelte tilfelle.60 Dersom det foretas vesentlige endringer av rammeavtalen, kan endringene bli betraktet som en ulovlig direkteanskaffelse. Det bærende hensynet bak forbudet mot å foreta vesentlige endringer er kravene til likebehandling, forutberegnelighet og gjennomsiktighet. I lys av det overnevnte vil det være viktig at kommunen har etablert et rutiner for å ha oversikt over hvor mye som samlet er fakturert og utbetalt. 58 Enkelte avtaler kan imidlertid inneholde en negativ utløsningsrett, hvilket går ut på at avtalen automatisk forlenges i henhold til opsjonen med mindre oppdragsgiveren gir beskjed om det motsatte. 59Det følger av FOA 5-4 (5) om beregning av anskaffelsens anslått verdi at «Ved rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger skal oppdragsgiveren legge til grunn den maksimale verdien av alle kontraktene som han forventer å inngå i løpet av avtalens eller ordningens varighet». 60FOA 28-2 regulerer hvilke endringer som er tillatt og 28-2 regulerer hvilke endringer som ikke er tillatt for kontrakter over EØS-terskelverdi. Det følger blant annet av 28-2 (1) c) at en endring er alltid vesentlig dersom den utvider kontraktens omfang betydelig. For anskaffelser under EØS-terskelverdifølger det av FOA 11-1 at oppdragsgiver kan foreta endringer som ikke er vesentlige. Forskriftens del II inneholder imidlertid ingen bestemmelse over typetilfeller på endringer som er tillatt. østfold kommunerevisjon iks 59 86

87 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/24 Dokumentnr.: 35 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /41 2. gangs behandling av prosjektplan "Refusjoner og tilskudd" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd», godkjennes. Fredrikstad, 5. september 2018 Vedlegg Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd», 30. august 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalgssak 18/29 den Bystyresak 47/18, den (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 18/5, den (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet prosjektplan «Refusjoner og tilskudd» i sitt møte den Under behandlingen ønsket kontrollutvalget å legge til en problemstilling i forvaltningsrevisjonsprosjektet, i tillegg til de problemstillingene som var foreslått av forvaltningsrevisjonen. Denne problemstillingen burde inneholde i hvor stor grad kommunens administrasjon tydeliggjør i budsjett de ulike tilskudd, og hvordan dette blir rapportert til folkevalgte. Kontrollutvalget ser det også som interessant å se nærmere på hvorvidt kommunens administrasjon tydeliggjør hvor mye midler(kommunale) som bindes opp mot tilskudd, (innsatsstyrt finansiering fra staten). Kontrollutvalget ønsket derfor å utsette behandlingen av prosjektplanen og ba revisjonen komme med et forslag til neste møte. Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen fire hovedproblemstillinger: Hvilke rutiner og praksis har kommunen for dokumentasjon knyttet til refusjoner? 87

88 I hvilken grad har kommunen rutiner som sikrer at de orienterer seg, og søker om, eksterne tilskudd? Hvordan sikrer kommunen god kvalitet på rapportering og oppfølging når det gjelder tilskudd? Hvordan blir tilskudd budsjettert og rapportert (politisk), herunder hvordan viser administrasjonen hvor mye av kommunens midler som er bundet opp av tilskudd? Revisjonen antar at det vil gå med 400 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i vinteren Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Planlagt ressursbruk er høyere enn et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt, og 100 timer mer enn hva som var utgangspunktet. Sekretariatet vurderer dette som naturlig siden det er lagt til en ekstra problemstilling. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 88

89 REFUSJONER OG TILSKUDD FREDRIKSTAD kommune Prosjektplan Rolvsøy 30. august

90 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt i bystyret , Sak. nr PS 47/18. I vedtatt plan fremkommer det blant annet: «En forvaltningsrevisjon som undersøker kommunens refusjons- og tilskuddsordninger kan rettes mot utvalgte enkelt-tildelinger eller enkelt-enheter innad i kommunen, gjerne med fokus på spesielle risikoområder, og kan inkludere et eller flere temaer: Undersøke hvilket fokus kommunen har på å orientere seg i og søke eksterne finansieringsmuligheter, herunder hvilke konkrete rutiner, prosedyrer de har og handlinger som i praksis gjøres i denne sammenheng. Undersøke bokføringen og rapporteringen av utvalgte innvilgede tilskudd eller refusjoner, herunder hvordan kommunen har sikret avgrenset regnskapsførsel slik at det tydelig fremkommer hva slags kommunale utgifter innvilgede tilskudd/refusjoner faktisk har finansiert. Dette kan så sammenlignes med vilkår og forutsetninger som ligger til grunn for å oppnå tilskudd/refusjon. Undersøke hvordan kommunen sikrer at innvilgede tilskudd/refusjoner faktisk blir utbetalt til kommunen, herunder at man har en betryggende internkontroll over hva som faktisk mottas i hvert enkelt utbetalingstilfelle. Tilsagnsbrev og avtaler inneholder ofte viktige forutsetninger og vilkår for hvordan tildelte midler skal brukes. Den som yter tilskudd eller refusjon vil gjerne sikre at midlene de yter benyttes slik vedkommende har forutsatt. Manglende, eller mangelfull, rapportering av slik bruk, eller mangler ved bokføringen kan medføre at innvilgede tilskudd eller refusjoner trekkes tilbake av tilsagnsyter. Dersom tilskudd er utbetalt på forhånd, kan dette medføre at kommunene blir erstatningspliktig ovenfor tilsagnsyter for det de urettmessig har fått utbetalt. Det samme vil gjelde i de tilfeller det kan bevises at innvilgede midler er brukt på feil måte, i forhold til vilkår og forutsetninger.» Prosjektplan for prosjektet ble i utgangspunktet behandlet i kontrollutvalgets møte , sak 18/29. I forbindelse med behandlingen fremmet kontrollutvalget ønske om at ytterligere en problemstilling skulle inntas i prosjektet. Av behandlingen fremgår følgende: «Kontrollutvalget ønsket en ytterligere problemstilling i forvaltningsrevisjonsprosjektet. Denne problemstillingen bør inneholde i hvor stor grad kommunens administrasjon tydeliggjør i budsjett de ulike tilskudd, og hvordan dette blir rapportert til folkevalgte. Kontrollutvalget ser det også som interessant å se nærmere på hvorvidt kommunens administrasjon tydeliggjør hvor mye midler(kommunale) som bindes opp mot tilskudd, (innsatsstyrt finansiering fra staten). Kontrollutvalget ønsket derfor å utsette behandlingen av prosjektplanen og ba revisjonen komme med et forslag til neste møte.» Revisjonen har på denne bakgrunn utarbeidet et nytt forslag til prosjektplan, hvor dette er ivaretatt. 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. østfold kommunerevisjon iks 2 90

91 3. PROBLEMSTILLINGER Hvilke rutiner og praksis har kommunen for dokumentasjon knyttet til refusjoner? I hvilken grad har kommunen rutiner som sikrer at de orienterer seg, og søker om, eksterne tilskudd? Hvordan sikrer kommunen god kvalitet på rapportering og oppfølging når det gjelder tilskudd? Hvordan blir tilskudd budsjettert og rapportert (politisk), herunder hvordan viser administrasjonen hvor mye av kommunens midler som er bundet opp av tilskudd? Det er viktig at kommunen har gode rutiner når det gjelder registrering og videre oppfølgning av refusjonskrav. Dersom denne dokumentasjonen ikke er på plass kan kommunen risikere å tape kravet. Hvilke refusjonsordninger som vil være egnet for gjennomgang vil drøftes med kommunen. Vi finner det også hensiktsmessig å velge en vinkling på prosjektet som kartlegger kommunens fokus når det gjelder å øke sin inntekter i form av tilskudd. Det finnes flere tilskuddsordninger som vil være tilgjengelig for kommunen, og disse gis på en rekke forskjellige grunnlag, til flere ulike formål. Det knyttes vilkår til bruk av tilskuddsmidler, og disse kan gå tapt dersom de ikke benyttes i samsvar med forutsetningene for tildelingen. God kvalitet på rapportering og oppfølging innebærer blant annet at kommunen skiller ut hvilke kostander som er tilskuddberettiget. Hvilke tilskuddsordninger som vil være gjenstand for gjennomgang vil drøftes med kommunen. I tillegg til å foreta en systemrevisjon, både knyttet til refusjoner og tilskudd, vil dette prosjektet også redegjøre for kommunens praksis på begge områdene. Som det fremgår av problemstillingene vil praksis i denne forbindelse være knyttet til dokumentasjon. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet 1. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Lov om bokføring (Bokføringsloven) av , nr. 73 Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven) av , nr. 107 Forskrift om bokføring av , nr Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) av , nr Forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner), av , nr Tilsagnsbrev knyttet til utvalgte tilskuddordninger Kommunens interne rutiner og retninglinjer 1 Trinnhøydeprinsippet (også kalt Lex Superior) er et rettslig prinsipp som innebærer at rettsregler av høyere rang går foran regler av lavere rang dersom det er motstrid mellom reglene. østfold kommunerevisjon iks 3 91

92 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings- /analyse metode Problemstilling 1 Hvilke rutiner og praksis har kommunen for dokumentasjon knyttet til refusjoner? Problemstilling 2 I hvilken grad har kommunen rutiner som sikrer at de orienterer seg, og søker om, eksterne tilskudd? Problemstilling 3 Hvordan sikrer kommunen god kvalitet på rapportering og regnskap når det gjelder bruk av tilskudd? Problemstilling 4 Hvordan blir tilskudd budsjettert og rapportert (politisk), herunder hvordan viser administrasjonen hvor mye av kommunens midler som er bundet opp av tilskudd? Bokføringsloven Kommunens interne rutiner og retningslinjer Bokføringsforskriften, tilsagnsbrev knyttet til de utvalgte tilskuddsordningene samt kommunens interne rutiner og retningslinjer Kommuneloven Forskrift om årsregnskap og årsberetning Forskrift om årsbudsjett Kommunens interne rutiner og retningslinjer Kommunens interne rutiner og retningslinjer Kommunens interne rutiner og retningslinjer Kommunens interne rutiner og retningslinjer Dokumentanalyse og intervjuer Dokumentanalyse og intervjuer Detaljkontroll knyttet til bilag og rutiner Dokumentanalyse og intervjuer 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Lena Longva-Stavem forvaltningsrevisor Jostein Ek regnskapsrevisor Lene Brudal oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Høst 2018 Vinter 2019 Antall timer 400 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU Når rapport er sendt til rådmannen Vinter 2019 Når rapport er sendt til ØKUS Vinter 2019 Prosjektets timeantall er drøftet med regnskapsseksjonen og vi er av den oppfatning at dette er et rimelig estimat for å besvare problemstillingene. østfold kommunerevisjon iks 4 92

93 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/24 Dokumentnr.: 34 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /42 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Internkontroll i byggesaksbehandlingen" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmann til foreløpig orientering og vurderer som positivt at flere tiltak er igangsatt. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen gi nærmere informasjon våren 2019, da samtlige tiltak er ferdigstilt. Fredrikstad, 4. september Vedlegg 1. Brev fra Fredrikstad kommune, til Østfold kontrollutvalgssekretariat, datert Vedlegg til brev Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll i byggesaksbehandlingen. 3. Vedlegg til brev Prosjektdirektiv byggesaksbehandling KMB Fredrikstad kommune godkjent Vedlegg til brev Referat plikt til å skrive møtereferat fra møter med eksterne aktører. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalgssak 18/4 Bystyrevedtak, sak 46/18 Saksopplysninger Kontrollutvalget fattet i sak 18/4, den følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll i byggesaksbehandlingen», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 93

94 A: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll i byggesaksbehandlingen» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp fem anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Kommunen skal revidere delegeringsreglementet slik at det stemmer overens med dagens organisering. Kommunen skal vurdere å systematisere gjennomføringen av risikovurderingene, samt vurdere bruken av kommunes avviksmeldings/-håndterings system. Kommunen skal risikovurdere bruken av faggruppens saksbehandlingssystem. Kommunen skal risikovurdere praksis rundt mottakskontroll og saksbehandlingstid, slik at avvik på feltet kan minimeres. Kommunen skal vurdere praksis for dokumentering av opplysninger gitt muntlig i møter, telefonsamtaler o.l. Opplysninger av betydning for avgjørelse av saken skal journalføres og arkiveres. B: Kommunen skal vurdere en årlig rapporteringsplikt for alle ansatte, via questback eller tilsvarende system, hvor den ansatte oppgir bierverv/biarbeid og inntekt. C: Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget høsten 2018, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Bystyret sluttet seg til kontrollutvalgets innstilling i bystyresak 46/18, og vedtok punktene. Jamfør punkt C har rådmann gitt en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget på sin oppfølging av rapportens anbefalinger og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten, i skriv datert 31. august 2018, (Oversendelsesbrev datert 3. september 2018). Dette ligger i sin helhet i vedlegg 2 til saken. Vurdering I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, 12, skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Sekretariatet vurderer at rådmann har gitt en fyldig redegjørelse for tiltak som er igangsatt etter bystyrets vedtak i saken. Noen av tiltakene er ikke ferdigstilt, det er pågående prosjekter og prosesser. Sekretariatets vurdering er at kontrollutvalget kan ta informasjonen til foreløpig orientering og be om at rådmann kommer tilbake våren 2019 når alle tiltakene er ferdigstilt og implementert. Kontrollutvalgets plikt til å avgi rapport til kommunestyret om hvordan en forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp, blir i Fredrikstad kommune behandlet ved kontrollutvalgets årsmelding til bystyret. 94

95 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Postboks FREDRIKSTAD Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2015/ /2018-KARSOR Svar til kontrollutvalget - oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Internkontroll i byggesaksbehandlingen" - ønske om skriftlig redegjørelse Viser til e-post fra Østfold kontrollutvalgssekretariat av angående oppfølging av anbefalinger etter forvaltningsrevisjonsrapporten «Internkontroll i byggesaksbehandlingen». Det bes om en skriftlig redegjørelse i henhold til vedtak i kontrollutvalgssak 18/4 og bystyrevedtak sak 46/18 innen 3. september 2018, og vedlagt er notat om status per august 2018 med vedlegg. Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur Kari Sørum kommunalsjef Vedlegg: 1 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Internkontroll i byggesaksbehandlingen - status august Prosjektdirektiv byggesaksbehandling KMB - Fredrikstad kommune - Godkjent Referat - Plikt til å skrive møtereferat fra møter med eksterne aktører Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling Besøksadresse: Nygaardsgt. 16, 1606 Fredrikstad Postadresse: Postboks 1405, 1602 FREDRIKSTAD E-postadresse: postmottak@fredrikstad.kommune.no Webadresse: Telefon: Org.nr: Tlf. saksbeh.: Bankkonto:

96 FREDRIKSTAD KOMMUNE KMB NOTAT Saksnr.: 2015/11862 Dokumentnr.: 34 Løpenr.: /2018 Dato: Gradering: Klassering: 210 Til: Kontrollutvalget Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Internkontroll i byggesaksbehandlingen - status august 2018 I Østfold kommunerevisjon sin forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll i byggesaksbehandlingen Fredrikstad kommune» av fremkommer det flere anbefalinger som Bystyret i vedtak av har bedt rådmannen følge opp. Dette notatet beskriver status per august 2018 på de ulike områdene fra Bystyrets vedtak. Prosjekt byggesaksbehandling KMB Seksjon for kultur, miljø og byutvikling (KMB) har de siste årene hatt fokus på prosessforbedringer for både overordnede planer, reguleringsplaner og av byggesaksbehandling. På bakgrunn av dette og av funnene i forvaltningsrevisjonsrapporten ble det våren 2018 igangsatt et eget prosjekt i KMB. Prosjekt byggesaksbehandling KMB har som mål å bidra til at anbefalingene fra forvaltningsrevisjonsrapporten følges opp, spesielt med fokus på saksbehandling og saksbehandlingssystem. Prosjektet vil på denne måten bidra til å svare ut punktene 1b-e under, og godkjent prosjektdirektiv er lagt ved som vedlegg til dette notatet. Prosjektet første fase forventes avsluttet desember 2018 med en sluttrapport med anbefalinger om veien videre. Prosjektets effektmål er som følger: Effektive og hensiktsmessige saksbehandlings- og planprosesser Enklere og mer brukervennlig byggesaksbehandling, både for brukere og medarbeidere Økt bruk av digitalisering, robotisering og integrasjon mellom systemer Prosjektets resultatmål, som i henhold til prosjektplanen skal gjennomføres innen utgangen av 2018 er: Kartlegge dagens arbeidsprosesser og identifisere forbedringsområder Identifisere og vurdere nytten av å ta i bruk eksisterende verktøy og systemer, herunder vurdere implementering av ebyggesak Beskrive ønskede fremtidige prosesser og utarbeide fremdriftsplan for implementering Milepælsplan/framdriftsplan for prosjektet er som følger: Nr Beskrivelse av milepæl Dato M1 Når prosjektdirektivet er utarbeidet og godkjent av styringsgruppa M2 Når dagens status er kartlagt og beskrevet M3 Når studieturer er gjennomført, informasjon om tilgjengelig verktøy/systemer er innhentet og analysert M4 Når ønskede fremtidige prosesser er beskrevet M5 Når fremdriftsplan for neste fase i prosjektet er utarbeidet M6 Når sluttrapport med anbefaling om veien videre er utarbeidet og levert styringsgruppa

97 For flere detaljer rundt prosjektets organisering, mål og grunnlagsdokumenter henvises det til vedlagte prosjektdirektiv. Gjennomføringen av prosjektet og fristilling av ressurser til dette er høyt prioritert, og vil bidra til å svare ut mange av funnene i forvaltningsrevisjonsrapporten. Status på funn fra forvaltningsrevisjonsrapporten Punkt 1a): Kommunen skal revidere delegeringsreglement slik at det stemmer overens med dagens organisering. Rådmannens kommentarer før vedtak i bystyret: Delegeringsreglementet er fra lagt over på digital løsning i kvalitetssystemet. Dette er et dynamisk system hvor organisatoriske endringer enkelt kan legges inn. Anbefalingen synes å være ivaretatt. Status per august 2018 Fra delegeringsreglementet i kvalitetssystemet går det frem at myndighet er delegert slik: Virksomhetsleder for Regulering og byggesak gis myndighet til å: Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) av 27. juni 2008 nr. 71: Saksbehandle og fatte vedtak i henhold til 12-8, 12-9 annet ledd, 12-10, og fjerde og femte ledd og annet ledd når endringene er mindre vesentlige sett planen som helhet. Saksbehandle og fatte vedtak i henhold til 16-6 nr. 2 om vilkår for byggetillatelse. Gi dispensasjon fra lov, forskrift eller vedtekt i henhold til kap. 19 i saker av kurant art. Gi dispensasjon i henhold til kap. 19 fra arealdelen i kommuneplan, kystsoneplan, kommunedelplan for Fredrikstad byområde, reguleringsplan og bebyggelsesplan i saker av kurant art. Gi dispensasjon i henhold til kap. 19 fra bestemmelsene om tiltak i 100-metersbeltet langs sjøen etter 1-8 i saker av kurant art. Saksbehandle og fatte vedtak i henhold til plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter for kap , med unntak av saker der vedtaksmyndighet framgår av plan- og bygningsloven og delegasjonsreglementet. Lov om vegar (veglova) av 21. juni 1963 nr. 23: Håndheve 29, jf. 30. Saksbehandle og fatte vedtak i henhold til 40, og håndheve 42. Lov om sivilforsvaret (sivilforsvarsloven) av 17. juni 1953 nr. 9: Gi uttalelse til søknad om dispensasjon fra krav om bygging av tilfluktsrom, etter forskriftene om tilfluktsrom kap Lov om forvaltning av naturens mangfold (naturmangfoldloven): Saksbehandle i henhold til prinsipper for offentlig beslutningstaking i 8 til 12 1 Punkt 1b): Kommunen skal vurdere å systematisere gjennomføringen av risikovurderingene, samt vurdere bruken av kommunens avviksmeldingshåndterings system. Rådmannens kommentarer før vedtak i bystyret: KMB har fra tilsatt koordinator for kvalitet og sikkerhet, og virksomhet Regulering og byggesak vil i samarbeid med koordinatoren vurdere behovet for mer systematisk risikovurderinger, og bruken av avvikssystemet. Status per august 2018 I forbindelse med det igangsatte prosjekt byggesaksbehandling KMB vil det bli gjennomført risikovurdering i tråd med godkjent prosjektdirektiv. Risikovurderingen vil bli gjennomført i Fredrikstad kommunes kvalitetssystem, som er bygget på Norsk Standard 5814 for risikovurderinger. Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling (ØKORG) vil følge opp og støtte KMB i dette arbeidet. 1 Hentet fra delegeringsreglementet i Fredrikstad kommunes kvalitetssystem , mer informasjon og lenker til de enkelte lovverk er tilgjengelig der. 97

98 Punkt 1c): Kommunen skal risikovurdere bruken av faggruppens saksbehandlingssystem. Rådmannens kommentarer før vedtak i bystyret: Saksbehandlingssystemet skal ikke bare kunne frambringe tidsriktig og styringsadekvat styringsinformasjon for å følge opp internkontrollen, det skal også gi saksbehandlere oversikt og styringsmulighet. Rådmannen er enig i at faggruppen må risikovurdere bruken av saksbehandlingssystemet, og eventuelle nødvendige tiltak må gjennomføres. Saksbehandlingssystemet ephorte planlegges oppgraderes med nye servere og nytt grensesnitt i løpet av første halvår Grensesnittet Elements kommer i denne sammenheng med nytt verktøy for byggesaksbehandling, hvor Elements ebyggesak er utviklet i henhold til KS' standard kravspesifikasjon til støtteverktøy for digital byggesaksbehandling. Risikovurdering blir spesielt viktig å gjennomføre ved implementering av nye løsninger. Status per august 2018 Prosjekt byggesaksbehandling KMB er igangsatt og vil ha en gjennomgang av prosedyrer og rutiner for byggesaksbehandlingen i kommunen. Målet er å se på mulige forbedringer, samt vurdere innføring av verktøy basert på KS sin kravspesifikasjon ebyggesak. Risikovurdering av faggruppens saksbehandlingssystem- og rutiner blir sentralt i dette arbeidet. Prosjektet vil levere sluttrapport med anbefalinger innen utgangen av desember ØKORG har parallelt med dette startet en prosess for å vurdere dagens arkiv/saksbehandlingssystem opp mot eventuelt nytt arkiv/saksbehandlingssystem. Representanter fra prosjekt byggesaksbehandling KMB er også meldt inn for å delta i dette arbeidet, slik at man sikrer koordinering og integrasjonsmuligheter mellom et eventuelt nytt byggesaksbehandlingssystem og det generelle arkiv/saksbehandlingssystemet. Punkt 1d): Kommunen skal risikovurdere praksis rundt mottakskontroll og saksbehandlingstid, slik at avvik på feltet kan minimeres. Rådmannens kommentarer før vedtak i bystyret: Rådmannen ser at misforhold mellom styringsinformasjon fra saksbehandlingssystemet og tall som kommer fra manuell telling, er et viktig funn fra revisjonens side. Det vil bli gjennomført risikovurdering av praksis rundt mottakskontroll og saksbehandlingstid, men et vesentlig tiltak som kan beskrives allerede nå, er at kommunen må få på plass et bedre system for å innhente relevant styringssystem i byggesaker. Dette kan sees i sammenheng med kommentaren til forrige punkt. Status per august 2018 Risikovurdering knyttet til mottakskontroll og saksbehandlingstid vil bli gjort i forbindelse med prosjekt byggesaksbehandling KMB. Målet er å etablere et bedre system som reduserer antall avvik, og som gjør det enklere å ha oversikt over kritisk styringsinformasjon på en bedre måte enn i dagens systemer. Samtidig er allerede etablerte rutiner rundt mottakskontroll og saksbehandlingstid temaer som blir repetert jevnlig i virksomhet regulering og byggesak. Punkt 1e): Kommunen skal vurdere praksis for dokumentering av opplysninger gitt muntlig i møter, telefonsamtaler o.l. Opplysninger av betydning for avgjørelse av saken skal journalføres og arkiveres. Rådmannens kommentarer før vedtak i bystyret: Kommunen har en sentral rutine for referat fra møter med eksterne aktører (se vedlegg 2). Rutinen er behandlet i RLG der kommunalsjefene fikk i oppdrag fra rådmannen å gjøre denne kjent i sine virksomheter/for sine saksbehandlere. Byarkivaren viser også til denne rutinen når hun holder kurs i journalføring og arkivering. Rutinen finnes i kvalitetssystemet og i ephorte. Virksomhet regulering og byggesak vurderer å utarbeide en lokal, tilpasset rutine plan- og byggesaker. Status per august 2018 Praksis og rutiner blir gjennomgått i forbindelse med nevnte prosjekt byggesaksbehandling KMB. Nye rutiner blir etablert i den nye kvalitetssystemsmodulen som blir implementert denne høsten, samtidig som allerede etablerte rutiner blir repetert jevnlig i virksomheten. Virksomhet regulering og byggesak har gode rutiner for å legge inn og oppdatere sine prosedyrer i dokumentmodulen i kvalitetssystemet, og det vil i tillegg bli en ny gjennomgang av disse i forbindelse med overgang til ny dokumentmodul i løpet av høsten

99 Punkt 2: Kommunen skal vurdere en årlig rapporteringsplikt for ansatte, via questback eller tilsvarende system, hvor den ansatte oppgir bierverv/biarbeid og inntekt Rådmannens kommentarer før vedtak i bystyret: Rådmannen er tvilende til at pkt. 2 i innstillingen vil gi de nødvendige oversikter i forhold til ansatte som har bierverv. En årlig spørreundersøkelse til over 6000 ansatte med spørsmål om de har bierverv, hvilke bierverv de evt har og hva disse gir av inntekt krever relativt store ressurser i forhold til nytteverdien slik rådmannen ser det. For kommunen er det først og fremst to forhold man ønsker å ivareta ved en oversikt over ansattes bierverv. Det ene er om biervervet er av et slikt omfang at det kan gå utover vedkomnes arbeidsytelse i kommunen og det andre er biervervet kan medføre konflikt mellom kommunens- og personlige interesser i forhold til jobben i kommunen. Rådmannen kan ikke se at dette er opplysninger man kan få ut av en enkel årlig undersøkelse. Da må undersøkelsen gjøres ganske omfangsrik. Undersøkelsen vil også kreve analyse av de forhold man er opptatt av å ivareta, noe som krever ganske god oversikt over den enkeltes arbeidsområde og bierverv for å vurdere evt habilitetskonflikter. Medarbeiderundersøkelsen som gjennomføres årlig har en deltagelse på rundt 77%. I denne undersøkelsen blir ansatte purret opp flere ganger i prosessen. Rådmannen frykter at en årlig undersøkelse om ansattes bierverv og inntekt i dette vil gi en langt lavere svarprosent slik at verdien av undersøkelsen blir mindre og dermed usikkerhet om man har fanget opp de tilfeller man ønsker. Helsepersonell med autorisasjon eller lisens er av helsepersonelloven pålagt på å informere arbeidsgiver om bierverv, engasjement og eierinteresser i annen virksomhet som vil kunne komme i konflikt med kommunen som arbeidsgiver. Dette gjelder stillinger som bl.a sykepleier, vernepleier, lege, fysioterapeut og ergoterapeut. Disse vil føle det rart at de årlig må oppgi evt bierverv som de etter loven er pålagt å informere arbeidsgiver om. Personalavdelingen utarbeider i disse dager et notat til rådmannen om hvordan man bedre kan sikre ivaretakelse av de interesser man ønsker å ivareta. Kommunen har pr. nå ikke et elektronisk system som enkelt skaffer de oversikter man ønsker og som kan gi rapporter på kommunenivå. Rådmannen tror fortsatt det er virksomhetene som best kan vurdere om biervervet har et slikt omfang at det kan gå utover arbeidsytelse og evt medføre konflikt mellom kommunens- og personlige interesser. Rådmannen vil arbeide videre med hvordan man enklest og best kan rapportere om ansattes bierverv fra virksomhetsnivået til seksjons- og kommunenivå. Status per august 2018 I vurdering om medarbeidere skal ha en årlig rapporteringsplikt må hensikten være å oppfylle kommunens behov for å ha en oversikt over medarbeidernes bierverv/biarbeid. Hensikten med å vite medarbeideres bierverv er å vurdere om det foreligger en habilitetskonflikt eller annen konflikt med utførelse av arbeidet i kommunen. Det må legges til grunn at medarbeidere som utgangspunkt har rett til å benytte sin fritid etter eget ønske, og at medarbeidere derfor kan påta seg bierverv/biarbeid i sin fritid. Samtidig har arbeidsgiver rett og behov for at det stilles begrensinger i medarbeiders rett til bierverv/biarbeid, hvis det kommer i habilitetskonflikt med virksomhetens tjenester eller annen konflikt i forhold til utførelse av arbeidet. Medarbeidere som jobber deltid, vil i mange tilfeller ha større interesse i og behov for å ha flere arbeidsforhold enn medarbeidere som arbeider fulltid. I mange tilfeller vil det være helt avgjørende for medarbeiderens mulighet til å forsørge seg selv. Deltidsansatte vil også som utgangspunkt ha større kapasitet og mulighet til å ha bierverv. Dette må det tas hensyn til i en samlet vurdering, slik at terskelen for å akseptere bierverv legges noe lavere for deltidsansatte enn for fulltidsansatte. Bystyrevedtaket sier at en årlig rapporteringsplikt skal inneholde at den ansatte oppgir bierverv/biarbeid og inntekt. Det er i den sammenheng viktig å påpeke at størrelse på inntekt fra bierverv/biarbeid, om den er stor eller liten, har ingenting å si i forhold til om biervervet/biarbeidet er i konflikt med arbeidet i Fredrikstad kommune. Størrelse på inntekt er ikke et kriterium for vurdering av habilitet eller konflikt, men kan i noen tilfeller si noe om omfang av bierverv/biarbeid. Håndtering av bierverv/biarbeid er i Fredrikstad kommune regulert gjennom arbeidsreglementet og dokumentet retningslinjer for bierverv/biarbeid i Fredrikstad kommune. Det er delegert til virksomhetsleder å ha oversikt over medarbeidere med bierverv/biarbeid. Virksomhetsleder skal 99

100 vurdere habilitet og eventuelle konfliktsituasjoner ved bierverv/biarbeid. Retningslinjer for bierverv/biarbeid i Fredrikstad kommune gir virksomheter, som på grunn av sin egenart trenger det, mulighet til å utarbeide særlige regler for virksomhetens håndtering av bierverv/biarbeid. Dette gjelder også hvis det for enkelt medarbeidere er behov for en særskilt avtale om regulerer bierverv/biarbeid. HR-avdelingen kan i den forbindelse kontaktes for råd og veiledning. Rådmannen ved HR-avdelingen konkluderte ovenfor Østfold kontrollutvalg at kommunens regelverk knyttet til bierverv var godt og tilstrekkelig, jfr. sak 2016/ Det ble til Østfold kontrollutvalg konkludert med at hvis uheldige dobbeltroller likevel oppstår, handler det om to mulige årsaker: 1. At medarbeideren er klar over regelverket, men likevel velger å ha bierverv/biarbeid i strid med kommunens interesser og ikke opplyser nærmeste leder om dette. 2. At det ikke er tilstrekkelig opplyst blant kommunens medarbeidere om regelverket vedrørende bierverv/biarbeid og kravet til lojalitetsplikt og habilitet. Dette vil i så fall være er et kompetansespørsmål som må rettes opp. Fredrikstad kommunes arbeidsreglement, punkt om bierverv/biarbeid: «14. ENGASJEMENT ELLER LØNNET ARBEID I OG UTENOM KOMMUNEN Kommunal arbeidstaker skal orientere nærmeste overordnede om annet lønnet arbeid i eller utenfor Fredrikstad kommune. Det samme gjelder ekstraarbeid som kan medføre inhabilitet etter Forvaltningsloven Kap. 2. Fredrikstad kommune er primært ikke biarbeidsgiver uten at dette avklares ved tilsettingen. Kommunens ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av Forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller forøvrig deltar i behandlingen av, skal en ta dette opp med nærmeste overordnede. Eksempler på slike mulige interessekonflikter kan være: - Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. - Lønnet bierverv som kan påvirke ens arbeid i kommunen. - Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med i kommunen. - Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. - Familiære og andre nære sosiale forbindelser. Listen er ikke uttømmende.» Helsepersonell med autorisasjon eller lisens er av helsepersonelloven 19 pålagt på eget initiativ å informere arbeidsgiver om bierverv/biarbeid, engasjement, eierinteresser og lignende i annen virksomhet som vil kunne komme i konflikt med arbeidet. Det er gjort undersøkelser med Sarpsborg og Halden kommune. Begge kommunene har dette regulert i sitt arbeidsreglement, på samme måte som Fredrikstad kommune har. Ingen av kommunene har et overordnet registreringssystem. Endret rutine for håndtering av bierverv/biarbeid må vurderes opp mot hvordan oppfølging av dagens retningslinje fungerer på virksomhetene og ressursbruk sentralt i personalavdelingen. Virksomhetsleder må i hvert tilfelle vurdere om det foreligger en habilitetskonflikt eller om biervervet/biarbeidet på annet vis vil komme i konflikt med arbeidet i virksomheten. Kommunen er for kompleks i spennet på sine virksomheter til at vurderingen av habilitetskonflikt kan ligge på HRavdelingen. Utarbeidelse av ny retningslinje og endring av arbeidsreglementet må drøftes med organisasjonene. Questback: 100

101 Bystyret har bedt kommunen vurdere en årlig questbackundersøkelse hvor medarbeidere skal oppgi bierverv/biarbeid og inntekt fra bierverv/biarbeid. Skal gjennomføring av en questback være hensiktsmessig og gi resultater som er av nytteverdi, må det brukes ressurser for å sikre at et så stort antall som mulig av medarbeiderne svarer på undersøkelsen. Kommunen har erfaring med hvilke ressurser som kreves for å sikre høy deltagelse til 10-faktorundersøkelsen. Det antas at gjennomføring av en slik questback vil være tilsvarende ressurskrevende. En questbackundersøkelse blant medarbeiderne vil i seg selv ikke gi oversikt over om biervervet/biarbeidet kommer i konflikt med arbeidsforholdet i Fredrikstad kommune. For å sikre dette, må det legges opp til en prosess i etterkant av undersøkelsen. Den enkelte virksomhetsleder må gå gjennom svarene fra sine medarbeidere og bekrefte at habilitetsspørsmålet og konfliktutfordringer er vurdert ved bierverv/biarbeid. Det er HR-avdelingens vurdering på vegne av rådmannen at en questback-undersøkelse vil være en ressurskrevende og tungvint løsning på ønsket om oversikt over bierverv. Kommunen kan ikke pålegge ansatte å oppgi inntekt fra bierverv/biarbeid. Skal kommunen etterspørre en slik opplysning må det være valgfritt for medarbeiderne om de ønsker å oppgi dette eller ikke. Tiltak for oppfølging av Bystyrets vedtak HR-avdelingen skal revidere kommunens arbeidsreglement og endre punktet om bierverv slik at medarbeideres ansvar for å melde fra om bierverv/biarbeid kommer tydeligere frem. Revideringen vil starte høsten 2018 og avsluttes høsten 2018/vinteren Revidering av arbeidsreglementet skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene, jfr. Fredrikstad kommunes Rutine for medbestemmelse og medvirkning; «Etter aml ledd skal arbeidsgiver og tillitsvalgte fastsette arbeidsreglement ved en skriftlig avtale. Utarbeidelse av Arbeidsreglement ligger til rådmannen ved personalavdelingen.» I sammenheng med revidering av arbeidsreglementet vil det også være naturlig å gjennomgå dokumentet «Retningslinjer for bierverv/biarbeid i Fredrikstad kommune». Det vil også være aktuelt å se på hvilket system og metodikk som best kan sikre en til enhver tid best oppdatert oversikt over bierverv/biarbeid. Det bør jobbes for å finne en løsning som kan integreres i de personalsystemene kommunen allerede benytter. Fredrikstad kommune har utarbeidet nye etiske prinsipper som også omfattes av arbeidsreglementet. Det jobbes med implementering av dette i virksomhetene. De etiske prinsippene skal bidra til økt fokus og bevissthet på forhold ved å være ansatt i kommunen. Spesielt vil arbeidet med det tredje etiske prinsippet være aktuelt i denne sammenhengen; «Vi vurderer egen inhabilitet og ber rett instans å vurdere habilitet». Spørsmål om bierverv/biarbeid innarbeides som en del av den årlige utviklingssamtalen (medarbeidersamtalen). HR-avdelingen skal fortløpende se på en revidering av mal for utviklingssamtale for ledere og medarbeidere hvor punkt om bierverv innarbeides. Å innarbeide punkt om bierverv/biarbeid i utviklingssamtalen vil sikre en bevissthet i organisasjonen, både for medarbeidere og ledere. Det vil gjennom dette jevnlig bli satt på dagorden og sikrer at medarbeider og leder prater sammen om eventuelle bierverv/biarbeid og mulige konfliktsituasjoner eller inhabilitet. Wisma/HRM: Kommunens personalsystem er i dag Wisma/HRM. I modulen Personalia er det lagt opp til at medarbeidere selv kan registrere sin kompetanse og CV. Det finnes per i dag ingen mulighet i systemet til å registrere bierverv. Mulighet for å registrere opplysninger om bierverv/biarbeid i systemet kommunen allerede bruker til personalopplysninger vil gi kommunen en ryddig og enkel oversikt over antall bierverv/biarbeid i kommunen. En slik løsning vil gi god mulighet til å hente ut rapporter som viser oversikt over registrerte bierverv. Mulighet for å lage en slik løsning må undersøkes med leverandøren av Wisma/HRM. Punkt 3: Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget høsten 2018, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten Status per august 2018 Status per august 2018 er redegjort for i dette notatet. 101

102 Med vennlig hilsen Fungerende rådmann Vedlegg: 1 Prosjektdirektiv byggesaksbehandling KMB - Fredrikstad kommune - Godkjent Referat - Plikt til å skrive møtereferat fra møter med eksterne aktører 102

103 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side: 1 / 9 Prosjektdirektiv Prosjektnr/-id: 2018/14949 Smart Fredrikstad Prosjekt byggesaksbehandling Seksjon kultur, miljø og byutvikling (KMB) Prosjektdirektiv GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato Bente Meinert Prosjekteier Kommunalsjef KMB Styringsgruppa

104 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side: 2 / 9 Prosjektdirektiv Prosjektnr/-id: 2018/14949 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PROSJEKTETS NAVN PROSJEKTEIER START OG SLUTT BAKGRUNN FOR, HENSIKT MED OG KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET AVGRENSNINGER EFFEKTMÅL OG RESULTATMÅL EFFEKTMÅL RESULTATMÅL HOVEDMILEPÆLER (OVERORDNET) PROSJEKTORGANISERING OG STYRING ORGANISERING STYRINGSGRUPPENS ANSVAR PROSJEKTLEDERS ANSVAR PROSJEKTDELTAKERES ANSVAR REFERANSEGRUPPE ELLER ANDRE ROLLERS ANSVAR AVVIKSHÅNDTERING INTERESSENTER KRITISKE SUKSESSFAKTORER BUDSJETT (OVERORDNET) RISIKOVURDERING PROSJEKTAVSLUTNING

105 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side: 3 / 9 Prosjektdirektiv Prosjektnr/-id: 2018/14949 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av Utkast Marius A. Belstad Revidert for utsending til styringsgruppa Marius A. Belstad Revidert etter innspill fra styringsgruppa Marius A. Belstad Styringsgruppa REFERANSER TIL GRUNNLAGSDOKUMENTER OG ANDRE DOKUMENTER Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato Arbeidsgiverstrategi fram mot Innovasjonsstrategi Smart Fredrikstad-strategi Digitaliseringsrundskrivet H-7/17 17/ Digitalisering i kommunal sektor 15/ Rådmannens oppdragsbrev 2018 Internkontroll i byggesaksbehandlingen Fredrikstad kommune (østfold kommunerevisjon IKS forvaltningsrevisjonsrapport) KS sin kravspek ebyggesak, tilgjengelig på 105

106 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side: 4 / 9 Prosjektdirektiv Prosjektnr/-id: 2018/ PROSJEKTETS NAVN Prosjekt byggesaksbehandling KMB 2 PROSJEKTEIER Kommunalsjef KMB, Bente Meinert 3 START OG SLUTT Forprosjektet har oppstart mai 2018 og forventes avsluttet desember 2018 med anbefalinger om veien videre. 4 BAKGRUNN FOR, HENSIKT MED OG KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET Prosjektet etableres på bakgrunn av forbedrings- og effektiviseringsbehov i Etat for miljø- og byutvikling. I tråd med Fredrikstad kommunes arbeidsgiverstrategi, innovasjonsstrategi og SMART Fredrikstad-strategi og overordnede styringssignaler ønsker man å ha økt fokus på digitalisering, robotisering, tjenestedesign med brukeren i sentrum, tydelig ledelse og klart språk. Hensikten med prosjektet er å se om vi kan finne en gevinstlinje gjennom forbedring og effektivisering i ulike ledd. Målet er å utvikle mer effektive, grundige og hensiktsmessige saksbehandlings- og planprosesser som oppleves som mer brukervennlige både for medarbeidere og befolkningen. Noen av behovene som er definert og som prosjektet vil se nærmere på er knyttet til: Tjenestedesign/brukerreiser (saksbehandling planprosesser mm.) Digitalisering og robotisering (saksbehandlingsprosesser mm.) ebyggesak Klart språk (sikre tydelig, saklig og faglig god kommunikasjon - skriftlig og muntlig) Anbefalinger fra forvaltningsrevisjonsrapport I forvaltningsrevisjonsrapporten «Internkontroll i byggesaksbehandlingen Fredrikstad kommune» av fremkommer følgende fra sammendraget i rapporten: Med bakgrunn i konklusjonen og de vurderinger av fakta den bygger på, vil revisjonen anbefale at: Kommunen bør revidere delegeringsreglementet slik at det stemmer overens med dagens organisering. Kommunen bør vurdere å systematisere gjennomføringen av risikovurderingene, samt vurdere bruken av kommunes avviksmeldings/-håndterings system. Kommunen bør vurdere å utarbeide register over ansattes bierverv/biarbeid. Kommunen bør risikovurdere bruken av faggruppens saksbehandlingssystem. Kommunen bør risikovurdere praksis rundt mottakskontroll og saksbehandlingstid, slik at avvik på feltet kan minimeres. Kommunen bør vurdere praksis for dokumentering av opplysninger gitt muntlig i møter, telefonsamtaler o.l. Opplysninger av betydning for avgjørelse av saken skal journalføres og arkiveres. 1 Bystyret vedtok å følge opp disse anbefalingene, og prosjektet ønsker å bidra til dette, spesielt med fokus på saksbehandling og saksbehandlingssystem. Om dagens saksbehandlingssystem fremgår det i samme rapport at dette oppleves å ha mangler og være lite brukervennlig: ephorte har ikke gode nok funksjoner for å holde orden på en stor saksportefølje, tidsfrister for behandling osv. Ephorte er et dårlig verktøy for å generere rapporter over produksjon (f.eks. statistikk over saksbehandlingstid). I ephorte ligger dokumentene sortert kronologisk, viktige og uviktige dokumenter plasseres om hverandre uten at det er mulighet for å gi de en struktur. Elektronisk godkjenning hos flere enn en person fungerer ikke. 1 Internkontroll i byggesaksbehandlingen Fredrikstad kommune (østfold kommunerevisjon IKS forvaltningsrevisjonsrapport) side

107 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side: 5 / 9 Prosjektdirektiv Prosjektnr/-id: 2018/14949 Brukergrensesnittet er lite funksjonelt, og brukervennlighet oppleves generelt som lav. Det er teoretisk mulig at vedtak kan sendes ut fra saksbehandler uten at det er blitt kontrollert av leder. Systemet i seg selv, samt alle feilene som oppstår (f.eks. nedetid) medfører at saksbehandlingen blir mindre effektiv. Dette kan føre til kostnader for kommunen gjennom at saksbehandlingsfrister overskrides. 2 Videre kommer det fram i rapporten: Samtidig fremstår det for revisjonen som en stor svakhet, både for faggruppens kontroll og oppfølging av internkontrollen, at det er vanskelig, om ikke umulig, å frembringe tidsriktig og adekvat styringsinformasjon som kan synliggjøre ulike forhold knyttet til faggruppens saksbehandling. Ifølge de ansattes uttalelser skyldes dette i stor grad et lite funksjonelt saksbehandlingssystem. For å kunne følge opp internkontrollen på en hensiktsmessig måte, er det ifølge revisjonens vurdering, avgjørende å til enhver tid besitte god styringsinformasjon. Videre fremstår det for revisjonen som om saksbehandlingssystemet inneholder flere iboende risikomomenter. En av disse er at det er teoretisk mulig at saksbehandlere kan sende ut vedtak uten at de går gjennom leders kontroll. 3 I utgangspunktet er ephorte et generelt arkiv/saksbehandlingssystem og ikke konkret tilpasset byggesaksbehandling. Hovedhensikten med prosjektet er således å finne systemer og løsninger som bidrar til bedre funksjonalitet og mer effektive og oversiktlige prosesser innenfor byggesaksbehandling, samtidig som koblingen til generelt saksbehandlingssystem og arkivsystem blir ivaretatt og integrasjoner opp mot andre relevante fagsystemer er ønskelig. Fredrikstad kommunes strategidokumenter Prosjektet støtter opp under Fredrikstad kommunes sentrale overordnede strategidokumenter, som arbeidsgiverstrategien, innovasjonsstrategien og Smart Fredrikstad-strategien. Under er utdrag fra disse som er retningsgivende for prosjektet. Fra Rådmannens oppdragsbrev 2018: Interne prosesser: Ledere skal legge til rette for at innovasjon og nytenkning er en naturlig del av kulturen innad i organisasjonen og utad mot innbyggere og samfunn. Det skal legges vekt på samarbeid mellom seksjoner og videreformidling av egne gode eksempler for å lære av hverandre. Drift og prosjekter som faller inn under Smart Fredrikstad skal synliggjøres. Oppfølging av arbeidsgiverstrategien: Verdiskapende samspill - Virksomhetene skal sikre god kommunikasjon og brukermedvirkning i utviklingen av tjenestene, spesielt når det gjelder nytenkning og innovasjon. Smidig organisasjon - Ledere skal gjøre seg kjent med og ta i bruk ulike verktøy og metoder i arbeidet med å utvikle en innovasjonskultur, og bidra til mer innovativt arbeid i kommuneorganisasjonen og tjenesteytingen. Virksomhetene skal ha fokus på innovativ tjenesteyting og effektivisering ved hjelp av elektroniske arbeidsredskap. Ledere må legge til rette for og bidra til at ansatte har kompetanse til å ta i bruk digitale verktøy. Innovasjon: Innovasjonsstrategien peker på fem hovedområder som legges til grunn for oppfølgingen smidig organisasjon - samskapende kommune smart kommune grønt skifte helse i alt. Sammen skal vi utvikle en innovasjonskultur som skal finne nye løsninger innen disse områdene gjennom omstilling, teknologi, digital transformasjon, tilrettelegge for og bidra til det grønne skiftet og samhandling med andre aktører innenfor og utenfor kommunen. Alle virksomheter bør finne frem minst ett eller flere forbedringsforslag. 2 Internkontroll i byggesaksbehandlingen side Internkontroll i byggesaksbehandlingen side

108 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side: 6 / 9 Prosjektdirektiv Prosjektnr/-id: 2018/14949 Innovasjonsstrategien: Vi må evne og jobbe smartere for i størst mulig grad å bevare standard og kvalitet på tjenestene våre. Innovasjon kan handle om organisering av tjenestene og om hvordan det legges til rette for at vi kan løse oppgavene på nye måter. Det kan være gjennom bruk av ny teknologi eller nye måter å samhandle på både internt i organisasjonen og i samspill med omgivelsene. Smart-Fredrikstad-strategien: Et Smart Fredrikstad prosjekt utpeker seg ved at (1) prosjektet er bærekraftig både på kort og lang sikt, (2) det utføres i samarbeid med flere ulike samfunnsaktører og (3) det tar i bruk ny teknologi på en innovativ måte. Big Data, BIM, sensorikk, robotisering, nanoteknologi, AI og Maskinlæring. Papirløse byggeprosesser og byggeplasser. Motivere smarte brukere; tilrettelegge for god brukerdialog/brukerstyring som tilfredsstiller behov og ønsker til beboeren/brukeren. Det er tradisjonelt tre hovedpunkter i definisjonen av en Smart By: 1. Bærekraft at naturressursene forvaltes på en slik måte at (fotavtrykket av) vår ressursbruk har minimale konsekvenser i et globalt perspektiv at løsninger og tjenester er markedsmessige og i stand til å drive og videreutvikle seg selv at menneskene i byen har muligheter for deltakelse, helse og trivsel 2. Menneskene som lever og jobber i byen opplever den som enkel, effektiv, fleksibel og innovativ 3. Byen må kunne tiltrekke seg relevant arbeidskraft, utdanne riktig kompetanse og kapital 4 Nasjonale styringssignaler Digitaliseringsrundskrivet er et av flere dokumenter som gir overordnede føringer for hva som forventes av digitalisering i kommunal sektor: Fremover må stat og kommune samarbeide mer og bedre for å tilby innbyggere og næringsliv gode, brukervennlige og helhetlige digitale tjenester. Digitalisering handler om å tilby nye og bedre tjenester, som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor. Digitalisering er et viktig verktøy for forenkling av kompliserte regelverk, og fornying av gammel og tungvint forvaltningspraksis. 5 Virksomheten skal sette brukeren i sentrum. Brukere kan være innbyggere, egne ansatte, andre offentlige og private virksomheter, etc. Virksomhetene anbefales å bruke tjenestedesign og andre metoder for brukerinvolvering og brukertesting for å sikre at tjenestene oppfyller brukernes behov. 6 Prosjektet vil jobbe i tråd med disse nasjonale styringssignalene. KS sitt prosjekt og produktspesifikasjon «ebyggesak» KS har over flere år hatt et prosjekt, ebyggesak, hvor de har utviklet en standard kravspesifikasjon til støtteverktøy for digital byggesaksbehandling som kommunene kan tilpasse og utnytte i en lokal anskaffelse. Anbudsgrunnlaget er utformet slik at kommunene kan anskaffe saksstøtte for byggesaksbehandlingen uten å gå veien om en omfattende anskaffelse av en ny sak/arkivløsning. En bredt sammensatt arbeidsgruppe med deltagere fra DiBK, Kartverket, SSB, KS og 6 kommuner (Bergen, Trondheim, Sandnes, Oslo, Kongsberg og Ski) har bidratt i arbeidet Se mer på og 108

109 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side: 7 / 9 Prosjektdirektiv Prosjektnr/-id: 2018/14949 Prosjekt byggesaksbehandling KMB vil vurdere om det er hensiktsmessig å bruke KS sin kravspesifikasjon til å anskaffe et digitalt støtteverktøy for byggesaksbehandling i Fredrikstad kommune, eventuelt hva denne kravspesifikasjonen trenger av tilpasninger, og dette blir en av hovedoppgavene i prosjektet. Det presiseres at prosjektet vil ha fokus på byggesaksbehandling generelt og i sin helhet, og at et digitalt støtteverktøy som beskrevet i KS sin kravspesifikasjon er begrenset til kun deler av prosessen, og spesielt da den interne saksbehandlingen i kommunen. Det eksisterer allerede systemer som er utviklet i henhold til KS sin kravspek og andre kommuner har begynt å ta disse i bruk, slik at vi kan høste andres erfaringer før vi vurderer å ta i bruk tilsvarende verktøy i Fredrikstad kommune. Samtidig vil vi være åpne for at det finnes andre systemer/løsninger enn de som eksisterer per i dag som vil kunne møte våre behov på en bedre måte eller som supplement til/videreutvikling av allerede eksisterende løsninger. Det bør derfor vurderes å gjøre en innovativ anskaffelse 8 for de deler av arbeidsprosessene der dette kan være hensiktsmessig. Det er også aktuelt å samarbeide med andre kommuner om en eventuell anskaffelse, og Hvaler kommune har allerede signalisert at de er interessert i å følge prosjektet tett. 5 AVGRENSNINGER Prosjektet er en del av Fredrikstad kommunes SMART Fredrikstad-strategi, og ønsker således å bidra til bedre og mer effektive prosesser og arbeidsverktøy for kommunen som helhet, både for brukerne av kommunens tjenester og medarbeiderne. Det er også ønskelig å se nærmere på om prosjektet kan bidra til å fremskaffe mer «åpne data» som kan deles med og gjøres tilgjengelig for omverdenen. Prosjektet vil likevel ha hovedfokus på saksbehandlingsprosessen i byggesaker, og kan naturlig nok ikke utrede og ta stilling til alle andre prosesser og virksomheters behov og ønsker for bedre verktøy og systemer. Man vil naturligvis forsøke å ha et overordnet blikk og imøtekomme flere behov i prosjektet der dette er mulig, men kan ikke la dette gå utover fremdriften og leveransene fra prosjektet innen byggesaksbehandling. Prosjektet vil også forsøke å koordinere opp mot andre pågående prosesser, slik som planlagt nytt brukergrensesnitt for dagens arkivsystem, prosess for å se på alternative sak/arkivløsninger, digitalisering av eiendomsarkivet, nye nettsider, nytt kvalitetssystem osv. 6 EFFEKTMÅL OG RESULTATMÅL 6.1 Effektmål Effektive og hensiktsmessige saksbehandlings- og planprosesser Enklere og mer brukervennlig byggesaksbehandling, både for brukere og medarbeidere Økt bruk av digitalisering, robotisering og integrasjon mellom systemer 6.2 Resultatmål Kartlegge dagens arbeidsprosesser og identifisere forbedringsområder Identifisere og vurdere nytten av å ta i bruk eksisterende verktøy og systemer, herunder vurdere implementering av ebyggesak Beskrive ønskede fremtidige prosesser og utarbeide fremdriftsplan for implementering 7 HOVEDMILEPÆLER (OVERORDNET) I første fase skal prosjektet kartlegge dagens prosesser og se på alternative løsninger og nye systemer. På bakgrunn av dette vil man identifisere forbedringsområder og komme med forslag til nye arbeidsprosesser og verktøy. I en eventuell fase to vil man implementere nye arbeidsprosesser og arbeidsverktøy etter beslutning i styringsgruppa og forankring på overordnet nivå i kommunen. Nr Beskrivelse av milepæl Dato M1 Når prosjektdirektivet er utarbeidet og godkjent av styringsgruppa M2 Når dagens status er kartlagt og beskrevet En innovativ anskaffelse går i korte trekk ut på at vi beskriver behovet vårt og utfordringene våre til markedet, og ber leverandørene utvikle løsninger som vil dekke våre behov. Dette i motsetning til å kjøpe «hyllevare» eller definere på forhånd hva vi ønsker å kjøpe. Se 109

110 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side: 8 / 9 Prosjektdirektiv Prosjektnr/-id: 2018/14949 M3 Når studieturer er gjennomført, informasjon om tilgjengelig verktøy/systemer er innhentet og analysert M4 Når ønskede fremtidige prosesser er beskrevet M5 Når fremdriftsplan for neste fase i prosjektet er utarbeidet M6 Når sluttrapport med anbefaling om veien videre er utarbeidet og levert styringsgruppa PROSJEKTORGANISERING OG STYRING 8.1 Organisering Styringsgruppe Roller Navn Tilhørighet Styringsgruppeleder Gunhild Bøgseth Etatssjef miljø- og byutvikling Prosjektleder (sekretær) Marius A. Belstad Koordinator KMB-lederstøtte Styringsgruppemedlem Anna Auganes Bygnings- og reguleringssjef Styringsgruppemedlem Ketil Johansen IT-sjef Styringsgruppemedlem Diana J. Hansen Tillitsvalgt Prosjektgruppe Roller Ansvar Tilhørighet Prosjektleder Marius A. Belstad Koordinator KMB-ledersøtte Prosjektdeltaker Tone Aas Virksomhetsleder KMB fellestjenester Prosjektdeltaker Hans Christian Sander IT-avdelingen Prosjektdeltaker Snorre Huseby Fagleder byggesak Referansegruppe Roller Ansvar Tilhørighet Referansegruppe deltager Stine Elisabeth Markussen Regulering og byggesak Referansegruppe deltager Johnnie Brok Regulering og byggesak Referansegruppe deltager Rolf Abelson Regulering og byggesak Referansegruppe deltager Adrian Stjern Regulering og byggesak Referansegruppe deltager Elisabeth Bergstrøm Geomatikk Referansegruppe deltager Magne Danielsen Servicetorget Referansegruppe deltager Karin Nordahl (avklares) Innkjøp Referansegruppe deltager Mona Stene Byarkivet Referansegruppe deltager Jeanette Johansen Byarkivet SA koordinator Referansegruppe deltager Turid E. Johansen Kommunikasjon/web Referansegruppe deltager Bjørn Terje Bakken/Siw Bankerud Hvaler kommune 8.2 Styringsgruppens ansvar Styringsgruppa er prosjektleders overordnede organ og skal styre prosjektet på det overordnede nivå. Styringsgruppa skal: Tilrettelegge for prosjektet med tanke på rammevilkår og at det gjennomføres i tråd med Fredrikstad kommunes mål og strategier Godkjenne prosjektdirektiv, milepælsplan og andre viktige beslutninger i prosjektet Bidra til å finne løsninger på problemstillinger som oppstår Sikre forankring på ledelsesnivå Prosjektleder innkaller til styringsgruppemøter etter fastsatt møteplan, og eventuelt ved behov. Intervallene kan justeres underveis i prosjektperioden i samråd med styringsgruppeleder. 110

111 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side: 9 / 9 Prosjektdirektiv Prosjektnr/-id: 2018/ Prosjektleders ansvar Prosjektleder er ansvarlig for å styre prosjektet mot dets mål slik at prosjektets aktiviteter blir utført, og følge opp i forhold til fremdrift, kvalitet og ressursbruk. Prosjektleder er ansvarlig for å innhente den informasjonen som skal til for å styre prosjektet. Prosjektleder er ansvarlig for rapportering og fremme endringsbehov til styringsgruppa i henhold til de avtaler som er gjort i dette prosjektet og de generelle retningslinjer som gjelder. 8.4 Prosjektdeltakeres ansvar Prosjektdeltakere er ansvarlig for å utføre de oppgaver som er avtalt med prosjektleder innen de rammer som er avtalt og rapportere fortløpende aktivitet og avvik på det formatet som gjelder i prosjektet. 8.5 Referansegruppe eller andre rollers ansvar Referansegruppe/personer skal gi prosjektet faglig støtte, aksept eller impulser. De skal gi råd, ikke ta beslutninger. De involveres i prosjektet ved behov, enkeltvis eller som gruppe. 8.6 Avvikshåndtering Den som blir klar over et avvik, rapporterer dette til prosjektleder som er ansvarlig for å finne korrigerende tiltak og følge opp avviket. 9 INTERESSENTER Det er foretatt en interessentanalyse som grunnlag for involvering i prosjektet, denne vil oppdateres av prosjektgruppa underveis i prosjektet. 10 KRITISKE SUKSESSFAKTORER Forankring og oppfølging i ledelsen. Forpliktende bidrag i prosjektgruppen gjennom samarbeid, oppfølging, ansvar og produktivitet. Nødvendig deltagelse og bidrag fra ressursgruppene. Informasjonsflyt til de ansatte om prosjektet og prosjektets gang. Forståelse og engasjement fra kommunens ansatte samt fra eksterne berørte grupper. Tilrettelagt tilstrekkelige ressurser til prosjektarbeidet, samtidig som driften skal opprettholdes som planlagt. 11 BUDSJETT (OVERORDNET) Prosjektet vil i første rekke benytte interne ressurser i utredningsfasen. Prosjektet vil kunne ha direkte kostnader i forbindelse med studieturer for å se på løsninger hos andre. Utvikling, innkjøp og implementering av nye systemer vil være større investeringer som må kostnadberegnes når forslag til løsninger foreligger. Prosjektet vil vurdere å søke midler fra Innovasjonsfondet og Smart Fredrikstad-fondet internt, samt Innovasjon Norge, Utviklingsmidler KS, Smart Innovation Norway eller andre eksternt. 12 RISIKOVURDERING Risikovurdering vil bli gjennomført i Fredrikstad kommunes kvalitetssystem, som er bygget på Norsk Standard 5814 for risikovurderinger. 13 PROSJEKTAVSLUTNING Sluttrapport utarbeides og overleveres styringsgruppa til beslutning innen fastsatt avslutningsdato. 111

112 Referat - Plikt til å skrive møtereferat fra møter med eksterne aktører Plikt til å skrive møtereferat fra møter med eksterne aktører Når skal vi skrive møtereferat? Møtereferat skal skrives når vi har møter med eksterne aktører: - Opplysninger av betydning for en saks avgjørelse bør nedtegnes for å sikre kontroll og etterprøvbarhet. - Dette kan bidra til å sikre åpenhet og å motvirke eventuelle mistanker om irregulær opptreden eller inhabilitet. Nedtegningsplikten Forvaltningsloven 11 d: Dersom det «ved muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler av en part» blir gitt «nye opplysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen av saken, skal de såvidt mulig nedtegnes eller protokolleres». Når det ikke foreligger/er opprettet sak på forhånd når møtet er første treffpunkt i en sak God forvaltningsskikk - Treffpunkter forut for en eventuell søknad vil i praksis ofte ha preg av veiledning/orientering. Dersom det i møtet utveksles opplysninger av betydning for en saks avgjørelse vil det imidlertid være god forvaltningsskikk å skrive referat. Referat fra et treffpunkt kan derfor være første dokument i en sak. - Det er ikke noe krav at det må ha kommet inn en søknad ev. annet dokument på forhånd. Sikrer allmennhetens tillit til både upartisk og forsvarlig saksbehandling i forvaltningen. Utskriftsdato: Dokumentansvarlig: Revideres av: Gyldig fra: Versjon: Gjølstad Ingerid Johansen Bente Jeanette

113 Dokumenttyper - Møtereferat som sendes eksterne aktører: U. - Møtereferat som kun sendes interne saksbehandlere: X. o NB! Gis et internt notat til en ekstern aktør er det ikke lenger et internt notat. Arkiveringsplikt Offentlige organ har uttrykkelig plikt til å arkivere alle dokumenter som det produserer selv (utgående, notater, saksfremlegg, logger m.m.). Eksempel: Møtereferat Journalføringsplikt Møtereferat skal journalføres selv om de kun er interne. Dokumenter som skal arkiveres, må journalføres når vi har elektronisk arkiv. Hvem skal være referent? En medarbeider fra administrasjonen skal være møtereferent. Mal for møtereferatet ligger i ephorte dokumenttype Utgående (U) Malen heter: «Referatmal for møter mellom eksterne aktører og FK» Referat - Plikt til å skrive møtereferat fra møter med eksterne aktører Side 2 av 2 113

114 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/24 Dokumentnr.: 28 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /43 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i Fredrikstad kommune 1. halvår 2018, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 47/18, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 18/5, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger I henhold til kommunelovens 77 pkt. 4 har kontrollutvalget et påse-ansvar overfor revisjonen. Tilsvarende inneholder kommunelovens 78 pkt. 5 bestemmelser om revisors plikt til å rapportere. I tråd med dette rapporterer revisjonen to ganger i året til kontrollutvalget om ressursbruk og gjennomføring av bestilt forvaltningsrevisjon. Vedlagte statusrapport viser at leveransegraden for Fredrikstad kommune isolert sett er 28 %, og godt under gjennomsnittet (42 %) for samtlige kommuner sett under ett. Revisjonen har levert 456 timer per 30. juni 2018, i tillegg er det levert 170 timer til Internkontroll byggesak. Dette innebærer at kommunen i henhold til budsjett har 1169 timer tilgjengelig for forvaltningsrevisjon 2. halvår I henhold til vedtatt plan for forvaltningsrevisjon er følgende prosjekter igangsatt; «Antikorrupsjon», «Refusjoner og tilskudd» og «Cyperangrep og informasjonssikkerhet». Østfold kommunerevisjon IKS melder i sin statusrapport om ressursutfordringer i tiden fremover. Revisjonen melder at de har igangsatt tiltak for å møte disse ressursutfordringene. Det arbeides med å få på plass en rammeavtale med eksterne med kompetanse innen forvaltningsrevisjon, som kommunerevisjon håper har kapasitet til å gjennomføre forvaltningsrevisjoner fra høsten

115 Vi viser i helhet til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Vurdering Leverte og igangsatte prosjekter er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan, og i henhold vedtatte bestillinger i kontrollutvalget. Vedrørende ressursutfordringene bør administrerende direktør i kommunerevisjonen redegjøre for kontrollutvalget om igangsatte tiltak i kontrollutvalgets møte. Sekretariatet har ingen ytterlige kommentarer til rapporten. Vi anbefaler at revisjonens statusrapport tas til orientering. 115

116 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar juni 2018 Fredrikstad kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 30. juni 2017: Rapp 2017 Rapp. 1. halvår Prosjekt totalt Totalt 2018 Estimat Eventuelt merforbruk Administrasjon Kontraktsoppfølging Antikorrupsjon Cyberangrep og Informasjonssikkerhet Refusjoner og tilskudd Overordnet analyse Sum Internkontroll Byggesak Merknader: Kolonnen «Rapp. 2017» viser hva som er rapportert i 2017 på prosjekter som ble påbegynt det året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Prosjekt totalt» inkluderer timer som er levert så langt i 2018, og eventuelt i 2017 der dette er aktuelt. «Totalt 2018» summerer bare timer som er levert så langt i Kolonnen «Estimat» angir timeantall som ble estimert 1 i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt avvik» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike ferdigstilte prosjektene. Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i 1 Feilmargin på +/- 10 % er ikke med i estimatet østfold kommunerevisjon iks 1 116

117 vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. Kontraktsoppfølging Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 24. mai 2016 (sak 16/16). Revisjonens forslag til gjennomføring ble godkjent, men det ble besluttet at det også skulle innarbeides et punkt om oppfølging av tidligere kontroller herunder kontroll av rådmannens igangsatte tiltak. Det ble imidlertid vedtatt utsatt oppstart til slutten av 2016, eventuelt begynnelsen av I kontrollutvalgets møte 7. desember 2016 (sak 16/46) ble det vedtatt ytterligere utsetting etter anmodning fra rådmannen. I møte 6. desember 2017 (sak 17/61) besluttet kontrollutvalget at revisjonen skulle igangsette arbeidet med prosjektet i Rapport skal behandles i kontrollutvalget 19. september Det har per 30. juni 2018 medgått totalt 377 timer til oppdraget, hvorav 19 timer har medgått i forbindelse med oppstart i Det ligger således an til et merforbruk i forhold til estimat over feilmarginen på +/- 10 %. Merforbruket skyldes i all hovedsak at oppstart 1,5 år etter fremlagt prosjektplan innebar behov for en fornyet gjennomgang av planen og revisjonskriterier. På grunn av utskiftning av seksjonsleder og permisjon for ansatt var det også behov for bytte av oppdragsansvarlig og forvaltningsrevisor sammenlignet med ved utarbeidelse av plan i Antikorrupsjon Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 15. mai 2018 (sak 18/20). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten forventes ferdigstilt vinter Det har per 30. juni 2018 medgått 11 timer til oppdraget. Cyberangrep og informasjonssikkerhet Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 13. juni 2018 (sak 18/30). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten forventes ferdigstilt vinter Det har per 30. juni 2018 medgått 7 timer til oppdraget. Refusjoner og tilskudd Prosjektplan ble behandlet av kontrollutvalget 13. juni 2018 (sak 18/29). KU ønsket å utvide prosjektet i forhold til revisjonens forslag. Ny prosjektplan skal derfor opp til behandling i møtet 19. september Internkontroll i byggesaksbehandlingen Revisjonen ble i møte 19. april 2017 (sak 17/19) bedt om å utarbeide en plan for gjennomføring av en forvaltningsrevisjon av kommunens byggesaksbehandling. Prosjektplanen ble behandlet av kontrollutvalget 21. juni 2017 (sak 17/36). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag, men kontrollutvalget vedtok noen tilleggspunkter som de ønsket at revisjonen skulle undersøke. Bystyret behandlet prosjektplanen (PS 100/17) den 7. september 2017 og vedtok en tilleggsbevilgning på til prosjektet. Rapport ble behandlet i kontrollutvalget 28. februar 2018 (18/4). Total leveranse Gjennom budsjett vedtok kommunestyret 1625 timer til forvaltningsrevisjon i Budsjettet skal dekke alle forbrukte timer til administrative- og revisjonsmessige handlinger knyttet til forvaltningsrevisjon. Tabellen nedenfor viser antall leverte timer til forvaltningsrevisjon i samtlige av våre eierkommuner. østfold kommunerevisjon iks 2 117

118 Kommune Budsjett Produksjon 2018 Leveranse-grad Fredrikstad % Hvaler % Moss % Rygge % Råde % Sarpsborg % Sum % I Fredrikstad har revisjonen levert 456 timer per 30. juni 2018, eller 28 % av budsjett. I tillegg har revisjonen levert 170 timer knyttet til revisjonsrapporten om «internkontroll Byggesak». Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 42 % så langt i Produksjonen er noe lavere enn forventet, og det er en risiko for at enkelte kommuner ikke vil få leveranse i tråd med budsjett. Vi jobber imidlertid for å sette inn tiltak. Dette omtales nærmere nedenfor. Andre oppdrag Østfold kommunerevisjon IKS utfører også oppdrag på vegne av våre eierkommuner som bestilles særskilt utenom budsjett. Disse kommer i tillegg til ovennevnte produksjon, og har utgjort ca. 345 timer per 30. juni Disse oppdragene har omhandlet/ omhandler: Forvaltningsrevisjon «Forebyggende psykisk helse» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt våren 2018 og er i ferd med å ferdigstilles. Forvaltningsrevisjon «Refusjoner og tilskudd» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt våren 2018 og skal etter planen ferdigstilles høsten/vinteren 2018/19. Forvaltningsrevisjon «Internkontroll i byggesaksbehandlingen» - Fredrikstad kommune. Prosjektplan ble påbegynt høsten 2017 og ble ferdigstilt våren Vi deltok på en ny konkurranse om levering av forvaltningsrevisjon til Halden kommune på tampen av 2016, gjeldende for , med mulighet for opsjon på et år til, hvor konkurransekriteriet var laveste pris. Vi leverte det laveste anbudet i konkurranse med flere andre store aktører. Dette viser at vi er konkurransedyktige på pris på forvaltningsrevisjon. Forøvrig deltar vi for tiden i liten grad i konkurranser om oppdrag i andre kommuner, som følge av egenregimodellen og forholdet til statsstøtteregelverket. Alle oppdrag vi får utover de som er bestemt gjennom budsjett medfører i utgangspunktet positive effekter for eierne våre, da det samlet sett gir lavere revisjonshonorar og/eller gir oss større spillerom hva gjelder å hente inn ekstern kompetanse ved behov. Andre forhold Seksjonen er bemannet med god breddekompetanse, herunder samfunnskunnskap, sosiologi, økonomi og jus. Fagområdene, i kombinasjon med inngående kjennskap til kommunal sektor og offentlig revisjon, utgjør et solid grunnlag for å løse de oppdragene vi får. Ekstern kompetanse leies inn ved behov, i tillegg til at vi forsøker å utnytte eksterne fagmiljøer i de prosjektene det er mulig. østfold kommunerevisjon iks 3 118

119 Som nevnt ovenfor er den samlede produksjonen noe lavere enn forventet per første halvår. Dette skyldes flere forhold. En av årsakene er at arbeidet med overordnet analyse ble noe forsinket og at behandling av overordnet analyse ble utsatt til første kontrollutvalgsmøte i 2018 for kommunene Fredrikstad, Moss og Halden. Selv om vi hadde pågående prosjekter fra 2017 i de største kommunene og prioriterte oppstart av nye prosjekter i de øvrige kommunene, førte utsettelsene til en forsinket oppstart som påvirket leveringsgraden, i spesielt Moss og Fredrikstad, negativt. Forvaltningsrevisjoner er på flere måter komplekse oppgaver, og krevende innenfor flere fagdimensjoner. Økr har forvaltningsrevisorer som arbeider selvstendig med tildelte undersøkelser, men det faktum at ØKR i fjor rekrutterte ny leder for seksjonen har også i noe grad påvirket leveringsevnen. Sykefraværet i seksjonen per juni er 7,6% hvilket er en halvering fra samme tidspunkt i fjor. I tillegg til sykefraværet har seksjonen i år hatt flere helserelatert permisjoner. For å møte ressursutfordringene arbeider selskapet med å få på plass en rammeavtale med eksterne med kompetanse innen forvaltningsrevisjon, som vi håper har kapasitet til å gjennomføre forvaltningsrevisjoner fra høsten Tre leverandører ble før sommeren invitert til å levere tilbud. Alle tre leverte og vi er i prosess med å gjennomgå tilbudene. Arbeidet med forvaltningsrevisjoner vil bli gjennomført under veiledning av forvaltningsrevisor i ØKR. Oppdragsansvaret vil også tilligge ØKR. Rolvsøy, 28. august 2018 Laila Nagelhus (sign.) Adm. dir. Bjørnar Buvig Holmedahl (sign.) Seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 4 119

120 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/21 Dokumentnr.: 13 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /44 Overordnet revisjonstrategi Regnskapsrevisjon Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Overordnet revisjonstrategi for 2018, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Overordnet revisjonstrategi 2018 for Fredrikstad kommune PowerPoint presentasjon Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Den overordnede revisjonsstrategien omfatter regnskapsrevisjon av årsregnskapet for Formålet med en overordnet revisjonstrategi, er å vise kontrollutvalget hvordan revisjonen vurderer revisjonsoppgavene knyttet til kommunen. Strategien tar utgangspunkt i revisjonens erfaring, og eventuelle endringer i risikobilde for de enkelte oppdragene/revisjonsområdene. Revisor vil i sin presentasjon redegjør for hvilke fokusområder som legges til grunn i Det legges til grunn at arbeidet skal gjennomføres i henhold til forskrift om revisjon, revisjonsstandarder og revisjonsmetodikk. Funn som er av vesentlig betydning for risikovurderingen rapporteres fortløpende slik revisjonsforskriften tilsier. 120

121 Vurdering Kontrollutvalget skal etter forskrift om kontrollutvalg ( 6) påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte. Det betyr at revisjonen skal planlegge, gjennomføre og rapportere slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. I tråd med dette vil oppdragsansvarlig revisor presentere revisjonstrategi for Fredrikstad kommunes årsregnskap for 2018, er tenkt løst. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta presentasjonen av overordnet revisjonstrategi for 2018 til orientering. 121

122 Revisjonsstrategi 2018 Kontrollutvalget i Fredrikstad kommune

123 Overordnet revisjonsstrategi Formål Kommuneloven 78 Oppdragsvurdering Revisjonsområder 123

124 Kommunens virksomhet innbyggere årsverk Kommunens organisering Budsjettstyrt fastsettes av bystyret Økonomiske rammer statlig Omfattende lovverk 124

125 Økonomisk utvikling Tekst Regnskap 2015 Regnskap 2016 Regnskap 2017 Vedtatt Budsjett 2018 Driftsinntekter Driftsutgifter Brutto driftsresultat Finanstransaksjoner Netto driftsresultat Mer-/mindreforbruk Sum investeringer Netto egenkapital UB Ekskl kapitalkonto og årets res Budsjetteres ikke Langsiktig gjeld Budsjetteres ikke 125

126 Planlegging 2018 Risikovurdering Vesentlighetsgrense Kontrollmiljø Kartlegging av kommunens internkontroll Angrepsvinkel Fokusområder i forhold til risikovurdering Test av kommunens internkontroll Test av detaljer 126

127 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/29 Dokumentnr.: 90 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /45 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet i Fredrikstad kommune 2019 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2019 med en kostnadsramme på kr , vedtas 2. Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Fredrikstad, Vedlegg 1. Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for talloppstilling 2. Østfold kontrollutvalgssekretariat: Oppsett av timer og fordelte kostnader etter vedtatt nøkkel for Fredrikstad kommune for Østfold kommunerevisjon IKS: Budsjett 2019 Fredrikstad kommune, datert Østfold kommunerevisjon IKS: Budsjett 2019 ØKR samlet, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 18 budsjettbehandlingen, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I kontrollutvalgets forslag til budsjettramme skal kontrollutvalgets egen drift, kjøp av sekretariats- og revisjonstjenesten innarbeides. 127

128 Vurdering Kontrollutvalget Til kontrollutvalgets egen drift er det innarbeidet godtgjørelse til leder og møtegodtgjørelse til øvrige medlemmer i tråd med reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Fredrikstad kommune. Bystyret har tidligere vedtatt at godtgjørelse til leder av kontrollutvalget utøkes fra 20 % til 50 %. En stillingsprosent på over 40 % vil i tillegg utløse avsetning til pensjon (KLP). Samlet vil møtegodtgjørelse inkludert pensjon og arbeidsgiveravgift utgjør kr Budsjettforslaget til kontrollutvalgets egen drift bygger på møteaktivitet på i alt fem til seks møter i I forslaget er det foreslått kr til kurs/opplæring, kr til medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn, kr til skyss/kostgodtgjørelse og kr til enkel matservering ved avholdelse av møtene. Det legges inn som tidligere år et forslag om kr som reserver i budsjettforslaget til oppdukkende saker i Budsjettforslaget til kontrollutvalgets egen drift vil medføre en samlet kostnad på kr , som tilsvarer en kostnadsøkning på 9,2 % sammenlignet med budsjettet for Østfold kontrollutvalgssekretariat Styret for Østfold kontrollutvalgssekretariat behandlet og vedtok budsjettet for 2019 i møte den 24. august I henhold til budsjettvedtaket og selskapets vedtekter (fordelingsnøkkelen) vil Fredrikstad kommune sin andel for 2018 utgjøre kr Budsjettet for sekretariatet innebærer en kostnadsøkning på 3,1 % sammenlignet med budsjettet for 2018 (se vedlegg 2). Østfold kommunerevisjon IKS Styret og representantskapet i Østfold kommunerevisjon IKS har avholdt sitt budsjettmøte i august For interkommunale selskaper (IKS) som Østfold kommunerevisjon er organisert som, er det selskapets representantskap som endelig vedtar budsjettet (jfr. lov om interkommunale selskaper 18). Av revisjonens totale budsjett innebærer Fredrikstad kommunes andel for 2019 kr Dette utgjør en budsjettøkning på 5,8 % i honorarsatsene fra 2018 til Sekretariatet viser for øvrig til revisjonens kommentarer til budsjettforutsetningene i vedlegg 3. Administrerende direktør for selskapet vil i møte redegjøre nærmere for budsjettet Samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid 2019 Kontrollutvalget: kr Østfold kontrollutvalgssekretariat: kr Østfold kommunerevisjon IKS kr Samlet Sum: kr Budsjettforslag for et samlet kontroll- og tilsynsarbeid for 2019 innebærer en økning på 6 % i forhold til budsjettet for 2018 (se nærmere detaljering i vedlegg 1). Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget godkjenner forslaget til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Budsjettforslaget oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 128

129 Fredrikstad kommune Vedlegg 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 Kontotekst Forslag 2019 Budsjett 2018 Endring i % Regnskap 2017 Merknader Godtgjørelelse leder kr ,00 kr ,00 kr ,00 50 / 30 % av godtgj. av kr Møtegodtgjørelse medlemmer kr ,00 kr ,00 kr ,00 Sats: kr per møte KLP - pensjon kr ,00 kr ,00 kr ,00 Arbeidsgiveravgift kr ,00 kr ,00 kr ,00 Sum lønn kr ,00 kr ,00 kr ,00 Representasjon/servering kr 5 000,00 kr 5 000,00 kr 5 547,00 Servering i forbindelse med møter Kurs og opplæring kr ,00 kr ,00 kr ,00 Kontrollutvalgskonferanser Forum for kontroll og tilsyn kr ,00 kr 9 000,00 kr 8 200,00 Kontingent Skyssgodtjørele og andre oppgaveplitige ytelser kr ,00 kr 4 000,00 kr 3 091,00 Inventar kr ,00 Avsetning til Adhoc - oppgaver kr ,00 kr ,00 kr ,00 Sum driftsutgifter kr ,00 kr ,00 kr ,00 Samlet sum Kontrollutvalget (folkevalgte) kr ,00 kr ,00 9,2 kr ,00 Kjøp av sekretariattjenester (ØKUS) kr ,00 kr ,00 3,1 kr ,00 Kommunens andel av ØKUS budsjett Kjøp av revisjonstjenester (ØKR IKS) kr ,00 kr ,00 5,8 kr ,00 Sum for hele kontroll- og tilsynsfunksjonen kr ,00 kr ,00 6,0 kr ,00 129

130 Vedlegg 2 Østfold kontrollutvalgssekretariat - budsjett /3 per kommune Anslag timer (fast beløp) Stipulert forbruk Sum per kommune Fredrikstad kr ,00 kr ,00 kr , Sarpsborg kr ,00 kr ,00 kr , Moss kr ,00 kr ,00 kr , Rygge kr ,00 kr ,00 kr , Råde kr ,00 kr ,00 kr , Hvaler kr ,00 kr ,00 kr , Halden kr ,00 kr ,00 kr , SUM kr ,00 kr ,00 kr ,00 Budsjett bygger på de erfaringer gjennom de driftsårene samarbeidet har eksistert. Samlet utgiftsside for 2019 er kr Samlet inntektside er kr Budsjettet for 2019 skal gå i balanse og kostnadene fordeles på eierkommunene etter en fastsatt fordelingsnøkkel. Tilskudd fra kommunene fremkommer slik at kostnadene fordeles som følger: - 1/3 av kostnadene fordeles likt kommunene imellom (fast beløp) - 2/3 av kostnadene fordeles etter medgått tid. Vedrørende fordelingsprinsippet vises det til kommunestyrenes behandling av samarbeidets opprettelse, og til samarbeidets vedtekter ( 5). 130

131 Budsjett 2019 Fredrikstad kommune - Basert på vedlagte, samlede budsjett for selskapet - Vedtatt i Økrs representantskap, Laila Nagelhus 131

132 BUDSJETT 2019 FREDRIKSTAD KOMMUNE Administrasjonen har utarbeidet forslag til budsjett for Østfold Kommunerevisjon IKS (Økr). Budsjettet ble behandlet i styremøte og vedtatt i representantskapet : 11/18 Godkjenne budsjett 2019 med langtidsplan Forslag til vedtak i samsvar med innstilling fra styret, sak 42/18: Styret anbefaler representantskapet å vedta det fremlagte budsjettet. Vedtak: Styrets anbefaling ble enstemmig vedtatt. Etter selskapsavtalen skal Økr utføre eierkommunenes lovpålagte revisjonsoppgaver. Kostnadene til dette fordeles i det vesentligste etter medgått tid, en mindre andel også for 2019 ift antall innbyggere i kommunen. Dette innebærer en selvkostmodell der selskapets samlede kostnader, fratrukket kjente «andre inntekter», fordeles på eierkommunene. For budsjett 2019 er andre inntekter lave fordi Økr ikke har informasjon om hvorvidt opsjon på rammeavtale gjøres gjeldende. Lønn og sosiale kostnader, fratrukket budsjetterte kjente lønnsrelaterte refusjoner, fordeles i forhold til planlagt timeforbruk. Historisk har kostnad til «kjøp av varer og tjenester» vært fordelt i forhold til antall innbyggere i hver kommune. Det har vært et ønske fra eierne om, frem til 2020, å kalkulere inn hele denne kostnaden i timekostnaden. I budsjett 2019 er 66% av denne kostnaden kalkulert inn timeforbruket. Grunnleggende forutsetninger for budsjetteringen er: Revisjonen skal ha nødvendig størrelse og faglig kompetanse til å dekke eiernes normale behov for revisjonstjenester. Kompetansen skal vedlikeholdes i samsvar med lov og avtaler og spesialiseres i forhold til de særlige krav som stilles til kommunal sektor. Virksomheten skal drives sparsommelig og til selvkost. På bakgrunn av interkommunale revisjonsselskapers konkurranse fra privat sektor velger Økr å spesifisere kostnadene på forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon, herunder kostnader til nødvendig revisjon for å godkjenne kommuneregnskapet og i tillegg øvrige regnskapsrevisjonstjenester. Øvrige regnskapsrevisjonstjenester er i det vesentligste attestasjoner/ særregnskaper og kirker/ menigheter. Utvidede kontroller er også en betydelig andel. Utvidede kontroller kan være oppgaver som burde vært utført fra kommunen selv før årsoppgjørsrevisjonen påbegynnes. Årets kostnadsbudsjett på selskapsnivå er ift fjorårets budsjett endret med: En økning i lønn og sosiale kostnader, fratrukket refusjoner: 0,4 mnok (+ 3,7%) En økning i kjøp av varer og tjenester på 0,3 mnok gjelder forbedrings- og miljøtiltak, samt uforutsette driftskostnader Årets inntektsbudsjett på selskapsnivå fra «andre oppdrag» er budsjettert med 0,1 mnok og gjelder flere små legater o.l. østfold kommunerevisjon iks 2 132

133 For deltakerkommunene som helhet er det en økning fra budsjett 2018 i overføring fra kommuner med 1,4 mnok. Av dette er, som spesifisert foran, en kostnadsøkning på 0,7 mnok og 0,7 mnok er en reduksjon i andre inntekter uten at det kan nedbemannes. Det ikke budsjettert med bruk av fond. Planlagt timeforbruk: For forvaltningsrevisjon er planlagt timeforbruk uendret fra tidligere år For regnskapsrevisjon vurderes timeforbruket årlig og er tilpasset kommunens behov og en betryggende revisjon Kommunens andel av samlet overføring fra kommuner: Kommunens økning fra budsjett 2018 til budsjett 2019 er 6%. Revisjon av kommuneregnskapet utgjør 15% av den totale revisjonskostnaden og er på nivå med budsjett Det som påvirker er Endring B19 mot Budsjett 2017 Omfordeling av en større andel av kostnader fra innbyggerfordelt til planlagte timer i hver enkelt kommune. At Økr ikke har budsjettert med rammeavtale på forvaltningsrevisjon gjør at det blir langt færre timer å fordele de samlede forvaltningsrevisjonskostnadene på, og fremstår da som en økning i forvaltningsrevisjonskostnaden for øvrige kommuner 1. Endring B19 mot B17 Fredrikstad Budsjett 2019 Budsjett 2018 B18 Samlet overføring fra kommunen % % % Herav: Innbyggerfordelte kostnader % % % Forvaltningsrevisjon % % % Regnskapsrevisjon - Kommunregnskap % % % Øvrige regnskapsrevisjonstjenester % % % Økr minner om at dersom Økr får andre inntekter i løpet av året, uten å måtte øke bemanningen, så vil inntekten fremkomme som et positivt resultat ved årets slutt. Årets resultat er det representantskapet (ordførere) som vedtar hvordan skal disponeres. østfold kommunerevisjon iks 3 133

134 Behandlet i Økrs styre, sak 42/18, Vedtatt i Økrs representantskap, sak 11/18, Budsjett 2019 Økonomi langtidsplan Deltakerkommuner: Fredrikstad Sarpsborg Halden Hvaler Rygge Moss Råde / Laila Nagelhus 134

135 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG GENERELT OM BUDSJETT PROSESSEN BUDSJETT FORUTSETNINGER Finansielt Revisjonsfaglig BUDSJETT OVERFØRING FRA DELTAKERKOMMUNENE ØKONOMI LANGTIDSPLAN østfold kommunerevisjon iks 2 135

136 1 SAMMENDRAG Iht 18 i Forskrift om kontrollutvalg, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Iht Lov om interkommunale selskaper 18. Årsbudsjettet, så er det representantskapet som vedtar selskapets budsjett, etter innstilling fra styret. Økr drives etter selvkostprinsippet og har ikke som formål å gå med overskudd. Forutsetningen for budsjettet er normal drift og budsjettet har ingen sikkerhetsmarginer. Det er ikke budsjettert med bruk av fond. Medarbeiderne i Økr har alle relevant høyere utdanning, gjennomfører årlig lovpålagt faglig etterutdanning og har bred revisjonserfaring. Økr deltar aktivt i digitaliseringsforum og gjennomfører i blant organisasjons- og HMS utviklingsaktiviteter. Resultatprognose 2018 Resultatprognosen for 2018 samsvarer i det vesentligste med budsjett 2018, og viser verken mer- eller mindreforbruk. Budsjett 2019 Overføringer fra deltakerkommuner øker i 2019 med 1,4 mnok (10%) i forhold til prognosen for En reduksjon i lavere inntekter fra andre oppdrag utgjør 7%. Lønn øker med 0,5 mnok, hvorav 0,2 mnok er en reduksjon i lønnsrelaterte refusjoner. Økning i lønn og sosiale kostnader 0,3 mnok utgjør 3% av samlet økning på 10%. Planlagte timer til forvaltningsrevisjon tilsvarer forbruk tidligere år. Planlagte timer til regnskapsrevisjon varierer fra år til år og er basert på revisors skjønn i forhold til betryggende revisjon. Planlagte timer til kommunens hovedregnskap er nedadgående. «Andre revisjonstjenester» innenfor regnskapsrevisjon utgjør 55% av samlet regnskapsrevisjonstimer. Attestasjoner/ særregnskaper er en betydelig andel av dette. Det er noe slakk mellom tilgjengelige timer og planlagte timer. En andel av dette må være tilgjengelig dersom Halden kommune enten benytter opsjon på forvaltningsrevisjon i 2019 eller at Økr igjen vinner rammeavtale. Utover dette er ledig kapasitet tilgjengelig, primært for deltagerkommunene, for ekstra tjenester. Økr arbeider nå også med fleksible løsninger dersom det skulle oppstå en ikke planlagt underkapasitet. Økonomi langtidsplan Det blir to betydelige endringer som påvirker Økrs langtidsplan. Begge er omfangsmessig for revisjonen forbundet med stor usikkerhet. Endringene er: Rygge og Moss bygger Nye Moss, med sammenslåing fra 2020 Ny kommunelov er vedtatt og trer i kraft fra Loven skisserer spesielt to nye oppgaver: Etterlevelsesrevisjon og eierskapskontroll. Etterlevelsesrevisjon blir allerede utført i utstrakt grad, både av regnskaps- og forvaltningsrevisjonen i Økr, men det blir flere oppgaver. Forutsetningen for planen er at Økr leverer revisjon til alle deltakerkommunene som i dag. Det er ikke planlagt med bruk av fond. Økonomiplanen balanserer. østfold kommunerevisjon iks 3 136

137 2 GENERELT OM BUDSJETT PROSESSEN Kontrollutvalgets budsjett Iht 18 i Forskrift om kontrollutvalg, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/ kommunerådets innstilling til kommunestyret. Østfold kontrollutvalgssekretariat utarbeider forslag til budsjett for kontrollutvalgene som inkluderer revisjonens, sekretariatets og kontrollutvalgets kostnader. Disse blir behandlet i de respektive kontrollutvalgene i første møte over sommeren. Østfold Kommunerevisjons (Økr) budsjett Iht Lov om interkommunale selskaper 18. Årsbudsjettet, så er det representantskapet som vedtar selskapets budsjett, etter innstilling fra styret. Det samsvarer med 2 i Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper der representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift og investering for kommende kalenderår. Årsbudsjettet skal gi et realistisk bilde av virksomheten. Budsjettet viser både det samlede tilskuddet og en spesifikasjon for den enkelte kommune. Tilskuddet er forankret i den enkelte deltakerkommunes revisjonsavtale. Tilpasninger i budsjetteringsmodellen Fra og med budsjettet for 2018 skal alle kostnader inkludert kjøp av varer og tjenester, over en 3-års periode, fordeles i henhold til planlagte timer i den enkelte kommune. Revisjon av selve kommuneregnskapet synliggjøres slik at omfanget blir tydligere, sett i forhold til øvrige regnskapsrevisjonsoppgaver. Bakgrunn for tilpasningene er samtaler i eiermøter i Eierne støttet en utvikling der finansieringsmodellen beveger seg mot at hver kommune betaler for de timene som det planlegges med i den enkelte kommune. I budsjettet for 2019 er 66% av kjøp av varer og tjenester fordelt ift planlagt timeforbruk. Resterende 33% er som tidligere fordelt på hver enkelt kommune ift antall innbyggere. Behovet for spesifikasjon av timeforbruket på revisjon av kommuneregnskapet eksklusiv andre regnskapsrevisjonstjenester, har sammenheng med fokuset på kostnadsnivået på samlet regnskapsrevisjonstjenester. Planlagte timer til regnskapsrevisjon fastsettes som tidligere år ut fra revisors skjønn, ut fra et betryggende revisjonsarbeid perspektiv. Planlagte timer til forvaltningsrevisjon er uendret fra tidligere år. Økonomiplan Det er to betydelige endringer som, omfangsmessig og revisjonsfaglig, er forbundet med stor usikkerhet: Rygge/Moss som bygger Nye Moss og den nye Kommuneloven som pålegger revisjonen langt flere oppgaver. Kommuneloven spesifiserer blant annet flere konkrete etterlevelsesrevisjonshandlinger og eierskapskontroll som nye oppgaver for revisjonen. Hvorvidt Økr fortsetter å vinne forvaltningsrevisjon, eller får tildelt regnskapsrevisjonsoppgaver hos deltakerkommunen, Halden, eventuelt får andre oppdrag, er også av betydning for langtidsplanen. østfold kommunerevisjon iks 4 137

138 3 BUDSJETT FORUTSETNINGER 3.1 Finansielt Selvkost Økr drives etter selvkostprinsippet. Det betyr at kostnader i samsvar med budsjett skal dekkes inn av deltakerkommunene. Det er to hovedposter på kostnadssiden: Lønn og sosiale kostnader (85%) og kjøp av varer og tjenester (15%). Lønn og sosiale kostnader dekkes av hver deltakerkommune iht planlagt timeforbruk i den enkelte kommune. Det meste av kjøp av varer og tjenester er for budsjett 2019 dekket på samme måte. For budsjett 2020 blir alle kostnader dekket av hver deltakerkommune iht planlagt timeforbruk i den enkelte kommune. Økr har ikke som formål å gå med overskudd. Dersom Økr i løpet av året har ledige ressurser og får mulighet til å påta seg tilleggsoppdrag kan det gi et positivt regnskapsmessig resultat. Det er representantskapet som ved godkjenning av årsregnskapet, bestemmer om et positivt resultat enten skal tilbakeføres til deltakerkommunene eller om det skal disponeres mot Økrs frie fond. Normal drift Forutsetningen for budsjettet er normal drift. Budsjettet har ingen sikkerhetsmarginer. Erfaringsmessig med et minimumsbudsjett ser vi at ordinære driftsorienterte, ikke planlagte, hendelser gir negative avvik mot budsjett. Slik ønsker vi ikke å ha det. Det tærer på medarbeidere, arbeidsmiljø og ledelse. Fra 2017 er det derfor budsjettert med uforutsette driftsorienterte kostnader og forbedrings- og miljøaktiviteter. Rammeavtale med deltakerkommunen, Halden Økr vant igjen konkurransen om rammeavtale på forvaltningsrevisjon i Halden kommune, gjeldende for 2017 og 2018, med opsjon på 1-1 år. Avtalen ble inngått i januar 2017 og åpnet for avrop inntil 700 timer per år. Økr har på budsjetteringstidspunktet ikke fått indikasjoner på om 2019 skal løses med opsjon eller ny konkurranse. Overføringer fra deltakerkommuner Tilskuddet omfatter revisjon av kommunen, kommunale foretak, særregnskap (attestasjoner), kirkelig fellesråd og menighetsråd, samt de legater og stiftelser der hovedsakelig kommunen har styringsretten. Planlagt tidsforbruk er med på å danne grunnlaget for tilskudd fra den enkelte kommune. Økr budsjetterer kun med rimelig sikre inntekter. Rammeavtaleoppdraget for Halden budsjetteres derfor ikke i Økr har en detaljert oppfølging av påløpte timer. Tilleggsoppgaver utover ordinære revisjonshandlinger som kommunen er varslet om, kan bli tilleggsfakturert. Andre finansielle budsjettforutsetninger herunder bruk av frie fond I styremøtet 4. juni 2018 drøftet styret de fremlagte budsjettforutsetningene og tok disse til orientering. På grunn av usikkerheten i den foran nevnte rammeavtale inntekten og tilsvarende økning av tilskudd fra øvrige kommuner, var budsjettering med bruk av fond en del av diskusjonen. Å budsjettere med bruk av fond betyr at budsjettet ville vise et merforbruk/ negativt resultat. Det var enighet i styret om ikke å budsjettere med bruk av fond. 1 Tilsvarende gjaldt for budsjettåret Inntekten ble ikke budsjettert, men personalkostnaden måtte beholdes inntil vi med sikkerhet visste at ny rammeavtale ikke ville bli inngått. Det innebar i 2017 at forskuddsbetalt tilskudd fra øvrige kommuner økte med 0,7 mnok. Økr vant igjen rammeavtalen. Derved økte inntekten med 0,7 mnok og er en del av forklaringen på mindreforbruket (positivt resultat) på 1,9 mnok i østfold kommunerevisjon iks 5 138

139 3.2 Revisjonsfaglig Kontinuerlig forbedringsarbeid Ledelse og medarbeidere arbeider kontinuerlig med forbedringer og videreutvikling av tjenestespekteret, både for forvaltnings- og regnskapsrevisjon, og i egen administrasjon. Medarbeiderne i Økr har alle relevant høyere utdanning, gjennomfører årlig lovpålagt faglig etterutdanning og har bred revisjonserfaring. Også i 2019 vil vi ha fokus på flere samarbeidsprosjekter mellom forvaltnings- og regnskapsseksjonen. Kompetansen i seksjonene utfyller hverandre og samarbeidet vil ytterligere heve kvaliteten på de samlede tjenestene. I 2017 begynte vi å bruke analyseverktøyet Idea, innenfor både regnskaps- og forvaltningsrevisjon. Forventningene til verktøyet har innfridd både ift presisjon og datamengder som kan analyseres automatisert og effektivt. Konsulentmarkedet tilbyr tilsvarende tjenester til kommunene. I 2019 har Økr budsjettert med en økning i bruk av denne type verktøy i kommunene. Økr deltar også i en NKRF (Norges kommunerevisorforbund) nettverksgruppe som har fokus på konkrete digitaliseringsoppgaver. NKRF har på vegne av medlemmene også et arbeid gående med digitalisering av revisjonstjenestene. Sikre et stabilt fagmiljø En betryggende og effektiv revisjon fordrer både kompetanse og et stabilt fagmiljø. For å redusere risiko for at medarbeidere med kritisk kompetanse søker seg til andre oppgaver har ledelsen fokus på et konkurransedyktig lønnsnivå. De senere år har det i samarbeid med eksterne vært gjennomført flere organisasjons- og HMS aktiviteter: Rolleavklaringsseminar, stressmestringskurs, lederutvikling og helseog miljøaktiviteter. Denne type aktiviteter videreføres i Betryggende revisjon for kommunene gir trygge arbeidsplasser For deltakerkommunene sikrer forannevnte en betryggende revisjon, gjennom et interkommunalt revisjonsselskap, som har revisjon av kommuner som sitt spesialfelt. At deltakerkommunene opprettholder Østfold Kommunerevisjon IKS som førstevalget for revisjonstjenestene er en sterk bidragsyter til et trygt og forutsigbart arbeidsmiljø - noe alle ansatte verdsetter høyt. østfold kommunerevisjon iks 6 139

140 4 BUDSJETT Samlet budsjett Det er ikke budsjettert med bruk av disposisjonsfond. Mindreforbruk/ positivt resultat fra 2017 tilføres fondet med 1,8 mnok i Saldo per 2018 vil være 2,6 mnok. Budsjett 2019 Prognose 2018 Forskjell B19-P18 Budsjett 2018 Forskjell P18 - B18 Regnskap 2017 Regnskap 2016 Overføringer fra eierkommuner Inntekter fra andre oppdrag SUM INNTEKTER Lønn og sosiale kostnader Lønnsrelaterte refusjoner Netto lønn og sosiale kostnader Kjøp av varer og tjenester, ordinært Forbedrings- og miljøaktiviteter Uforutsett driftsorientert Kjøp av varer og tjenester SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Netto finansposter RESULTAT ETTER FINANSPOSTER Overføring til investeringsregnskapet RESULTAT FØR DISPONERING Prognose 2018 i forhold til budsjett 2018 Resultatprognosen for 2018 samsvarer i det vesentligste med budsjett 2018, og viser verken mer- eller mindreforbruk. Inntekter fra andre oppdrag øker med 0,2, mnok i forhold til budsjett En reduksjon i avsetning til pensjoner, men fortsatt 2% høyere enn hva kostnaden faktisk ble i 2017, bidrar til å dekke merkostnader på 0,2 mnok. Inntekter Inntekter fra andre oppdrag er fra prognosen for 2018 redusert med 0,9 mnok. I det vesentlige er forklaringen at det for 2019 ikke er gjeldende rammeavtale på forvaltningsrevisjon. Lønn og sosiale kostnader Lønn og sosiale kostnader utgjør 85% av det samlede kostnadsbudsjettet. En betydelig andel av sosiale kostnader gjelder avsetning til pensjonsforpliktelser til passive medarbeidere, dvs at de enten har sluttet eller har gått av med pensjon. 2 Fra 2015 til 2018 er antall årsverk redusert fra 15,5 til 13,7. I budsjettet for 2019 er det budsjettert med 14,2 årsverk. Endring i lønn inkludert feriepenger gjelder årets lønnsjusteringer, samt en økning i overtidskostnader. Lønnsrelaterte refusjoner er budsjettert med forutsigbare refusjoner. 2 KLP tilbyr hybrid pensjonsordning. Flere konkurranseutsatte selskaper har eller er i ferd med å gå over til denne ordningen. Hybrid løsning kan være fordelaktig både for arbeidsgiver og arbeidstakere. I de tilfeller det ikke er fordelaktig for arbeidstaker har de enkelte selskaper laget kompensasjonsordninger. En overgang til hybrid løsning vil ikke gi umiddelbar reduksjon i pensjonskostnaden. Eksisterende ordning vil fortsatt løpe med årlige endringer inntil medlemmene og deres ektefeller er gått bort. østfold kommunerevisjon iks 7 140

141 Kjøp av varer og tjenester Budsjettpostene for kjøp av ordinære varer og tjenester er vurdert ift forventet påløpt i inneværende år. Alle poster er budsjettert på et minimumsnivå og budsjett for ordinære kjøp av varer og tjenester er samlet noe lavere enn prognose Forbedring- og miljøtiltak og uforutsette driftsorienterte kostnader Som nevnt under budsjett forutsetninger har vi erfart at med minimumsbudsjettering så vil selv ordinære, men uforutsette, driftsorienterte hendelser gi negative avvik ift budsjett. For å redusere muligheten for at det skjer har vi derfor også i 2019 budsjettert med et beløp til forbedrings- og miljøtiltak og et beløp for uforutsette driftsorienterte hendelser. Tjenesteproduksjon Revisjonen har i 2019 samlet timer tilgjengelig for tjenesteproduksjon. Forutsetningen for tilgjengelige produksjonstimer er at interntid holdes innenfor det planlagte. Sykefraværet er for 2019 estimert til 6%. Sykefraværet er vesentlig redusert de siste årene, fra 2015 med 12% til 7% i OVERFØRING FRA DELTAKERKOMMUNENE Produksjonstimer Forvaltningsrevisjon planlegges på nivå med tidligere år. Det er et omfang som deltagerkommunene er fornøyd med. Regnskapsrevisjon er som tidligere år planlagt med et timeforbruk som sikrer en betryggende revisjon. Revisjon av kommuneregnskaper er på nivå med 2018 prognosen og utgjør 35% av samlet regnskapsrevisjonstimer. «Andre regnskapsrevisjonstjenester» utgjør 55%. Dette er også på nivå med prognosen for 2018, men det er endringer mellom de ulike revisjonskategoriene. Attestasjoner/ særregnskaper utgjør 31% av «andre tjenester». Antall særregnskaper varierer fra år til år, de kan være komplekse og krever varierende ressursbehov fra regnskapsrevisjonen. «Nye revisjonshandlinger» øker. Denne revisjonskategorien gjelder revisjon og oppfølging av fellesnemnd for Nye Moss, men også Idea-tjenester og administrasjon av regnskapsfaglige kurs for kommunenes medarbeidere. Også andre kommuner i regionen, enn Økrs deltakerkommuner, deltar på Økrs fagkurs. Overføring samlet Selvkostbudsjettet viser en samlet overføring fra deltakerkommunene på 14,9 mnok. Fra budsjett 2018 er det en økning på 1,4 mnok (10%). Fra 2017 til 2018 var det en reduksjon på 5%. Av økningen på 1,4 mnok (10%) fra prognosen 2018 forklares 0,9 mnok (7%) med lavere budsjetterte inntekter. I tillegg øker lønn med 0,5 mnok, hvorav 0,2 mnok er en reduksjon i lønnsrelaterte refusjoner. Økning i lønn og sosiale kostnader 0,3 mnok utgjør 3% av samlet økning på 10%. østfold kommunerevisjon iks 8 141

142 Overføring fra hver deltakerkommune Tabellen under inkluderer alle revisjonstjenester, forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon dvs inkludert utvidede kontroller, rådgivning/henvendelser, nye revisjonshandlinger, særregnskaper (attestasjoner), kirker/menigheter, enkelte legater og kommunale foretak. Overføring per kommune Budsjett 2019 Budsjett 2018 B2019 ift B2018 Budsjett 2017 B2018 ift B2017 Fredrikstad % Hvaler % Moss % Rygge % Råde % Sarpsborg % Halden % Sum revisjonsoppdrag % % -5 % Budsjett for Halden kommune gjelder kun andel av pensjonsforpliktelsene. Avrop fra rammeavtale kommer eventuelt i tillegg. østfold kommunerevisjon iks 9 142

143 6 ØKONOMI LANGTIDSPLAN Det blir to betydelige endringer som påvirker Økrs langtidsplan. Begge er omfangsmessig for revisjonen forbundet med stor usikkerhet. Endringene er: Rygge og Moss bygger Nye Moss, med sammenslåing fra 2020 Ny kommunelov er vedtatt og trer i kraft fra 2020 Forutsetningen for planen er at Økr leverer revisjon til alle deltakerkommunene som i dag. For Nye Moss fra 2020 har vi antatt at det vil være behov for timene som Moss har i budsjett 2019 og de fleste timene som Rygge har i Forvaltningsrevisjon er redusert med 25% av Rygges timer. Den nye kommuneloven gir flere endringer for revisjonen, og skisserer spesielt to nye oppgaver: Etterlevelsesrevisjon og eierskapskontroll. Etterlevelsesrevisjon blir allerede utført i utstrakt grad, både av regnskaps- og forvaltningsrevisjonen i Økr. Lovutvalget foreslår ytterligere etterlevelsesrevisjon på to konkrete områder. I tillegg til nye etterlevelsesrevisjoner, får revisjonen også andre nye oppgaver: Eksempelvis revisjon av konsernregnskap, regionråd mm. Eierskapskontrollen gjøres i dag hovedsakelig av sekretariatet. Fra 2020 tillegges revisjonen denne oppgaven. Økr har lagt sekretariatets erfaringstall til grunn for timeestimatet. 85% av kostnadene i selskapet er lønn og sosiale tillegg. Lønnsutvikling og utvikling av revisjonsoppgavenes omfang er derfor av stor betydning for langtidsplanen. Timeforbruk på kommuneregnskapet er estimert med 20% reduksjon fra 2019 til Det forventes forbedringer både i kommunene og i Økr. Budsjett 2019 Plan 2020 Plan 2021 Plan 2022 ESTIMERTE REVISJONSTIMER REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON EIERSKAPSKONTROLL SUM REVISJONSTIMER Årsverk revisjon 11,7 12,4 12,1 12,0 Lønnsvekst 3,0 % 3,0 % 3,0 % Inflasjon 2,5 % 2,5 % 2,5 % DRIFTSRESULTAT Overføringer fra eierkommuner 14,9 16,4 16,6 16,9 Inntekter fra andre oppdrag 0,1 0,1 0,1 0,1 SUM INNTEKTER 14,9 16,5 16,7 17,0 Lønn og sosiale kostnader 12,7 13,8 13,9 14,2 Lønnsrelaterte refusjoner 0,3 0,0 0,0 0,0 Netto lønn og sosiale kostnader 12,4 13,8 13,9 14,2 Kjøp av varer og tjenester, ordinært 1,8 1,8 1,9 1,9 Forbedrings- og miljøaktiviteter 0,3 0,3 0,3 0,3 Uforutsett driftsorientert 0,4 0,4 0,4 0,4 Kjøp av varer og tjenester 2,5 2,6 2,6 2,7 SUM DRIFTSKOSTNADER 14,9 16,4 16,6 16,9 DRIFTSRESULTAT 0,1 0,1 0,1 0,1 Driftsresultat vist i millioner kroner. østfold kommunerevisjon iks

144 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/29 Dokumentnr.: 91 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /46 Henvendelse til kontrollutvalget angående Forsetlundgropa Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Fredrikstad, 31. august Vedlegg 1. E-post fra Hans Ek, datert 23. august Rapport til kontrollutvalget utarbeidet ved Hans Ek, Senterpartiet, Leder av teknisk Utvalg. Datert 23. august Delegert vedtak, «Kollbergveien 3, Forsetlundgropa Godkjent søknad om ferdigstillelse av gjenfylling av sandtak Tilth: Råde Graveservice», datert , Fredrikstad kommune. E-post fra Hans Ek til sekretariat, datert 23. august 2018, med 11 bilder av Forsetlundgropa. Topografisk kartblad. Tidligere korrespondanse med Fredrikstad kommune, diverse brev og e-post. Delegert vedtak. «Godkjent søknad om tiltak for terrengarbeider, gjenfylling av sandtak. Forsetlundgropa.» Datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen. Saksopplysninger Kontrollutvalget mottok via sitt sekretariat en e-post, datert 23. august Henvendelsen er fra Hans Ek leder for teknisk utvalg i Fredrikstad kommune og gjelder gjenfylling av Forsetlundgropa i Onsøy. Til e-posten ligger en rapport, utarbeidet av Hans Ek, som omhandler saken og det han mener er en ulovlig gjenfylling av Forsetlundgropa. 144

145 Det er fattet flere administrative vedtak i saken, (enkeltvedtak), siste , hvor det ble gitt en godkjenning om ferdigstillelse av gjenfylling av sandtak, se vedlegg. I sin rapport beskriver Ek at han anser at formålet med denne godkjenningen var å gi Råde graveservice tillatelse til å fortsatt å kunne bruke deponiet uten godkjent reguleringsplan, (det er et LNFområde). Ek beskriver også at gjenfyllingen kan sees som miljøkriminalitet. Ek ønsker at kontrollutvalget ser nærmere på saken. Vurdering Generelt må kontrollutvalget vurdere hvorvidt de ønsker å behandle en sak, eller avvise den. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4 Tilsyn og kontroll fremgår kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. I departementets merknader til 4 går det frem følgende: Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner». Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, og skal generelt ikke behandle klager på vedtak som har vært til administrativ eller politisk behandling. Klager eller krav om å få omgjort vedtak må behandles i kommunens klageinstanser i tråd med forvaltningsloven. For klager på enkeltvedtak er det klagenemder, kommunestyret, formannskapet eller fylkesmannen som er klageinnstans, og klagen skal fremsettes for det organet som fattet vedtaket. Denne saken er ikke forelagt politisk behandling tidligere. I dette tilfellet er det derfor fylkesmannen som er rette instans for å motta klage på vedtak. Imidlertid kan kontrollutvalget be fylkesmann om en lovlighetskontroll av et administrativt vedtak. Kontrollutvalget kan også, på generelt grunnlag og med fokus på systemkontroll, undersøke henvendelser som kan tyde på svikt i den kommunale saksbehandlingen, eller at kommunen ikke følger de lover og retningslinjer den er underlagt. Dette kan gjøres enten via informasjon fra rådmann til kontrollutvalget, eller ved bestilling av revisjon. Sekretariatet registrerer at ordet miljøkriminalitet blir benyttet i henvendelsen. Ved mistanke om miljøkriminalitet bør dette eventuelt politianmeldes. Kontrollutvalget må avgjøre om saken skal undersøkes nærmere basert på den dokumentasjonen som foreligger, eventuelt om kontrollutvalget ikke ønsker å gå videre med saken. Sekretariatet legger frem saken uten innstilling. 145

146 146

147 147

148 148

149 149

150 150

151 151

152 152

153 153

154 154

155 155

156 156

157 157

158 158

159 159

160 160

161 161

162 162

163 163

164 164

165 165

166 166

167 167

168 168

169 169

170 170

171 171

172 172

173 173

174 174

175 175

176 176

177 177

178 178

179 179

180 180

181 181

182 182

183 183

184 184

185 185

186 186

187 187

188 188

189 189

190 190

191 191

192 192

193 193

194 194

195 195

196 196

197 197