Ditt ansvar for egen arbeidsplass i regnskapsbransjen
Ditt ansvar for egen arbeidsplass Kurset tar sikte på å drøfte og gi en god innføring i; Kontorets og den ansattes utvikling Ansvar for egen arbeidsplass Hvordan kan du bidra som rådgiver for dine kunder
Innhold Den enkeltes ansvar for egen arbeidsplass Automatiseringskappløpet Et problem eller en mulighet? Hvordan er kontoret «skrudd sammen» Hvordan skape klima for rådgivning? Den enkeltes ansvar for egen arbeidsplass og utvikling
Er regnskapskontoret rigget for dagens og morgendagens leveranse? Er vårt kontor pr. i dag tilpasset kundenes behov? Har vi brukt en lik mal for samarbeidet for alle? Har vi forstått at kundens ståsted og behov kan være svært forskjellig? Har vi fulgt tilstrekkelig med i den automatiseringsprosessen vi er midt oppe i? Kan vi tilby de som ønsker det tilstrekkelige tjenester på hensiktsmessig plattform? Har vi forstått at automatiseringen vil føre til et prispress på grunnproduksjonen?
Teknologi og regnskapsbransjen Teknologien er vår bransjes beste venn, største trussel og gir samtidig store muligheter for levering av nye tjenester Automatisering av regnskapstjenester er i dag et faktum! Mange har kommet langt med automatiseringen Mye av grunnproduksjonen er det nå mulig å automatisere Det reduserer tidsforbruket til disse arbeidsoppgavene radikalt! Vurder de plattformer kontoret i dag disponerer? Er dere proaktive nok til å overleve? Får kunder som forventer moderne løsninger fortsatt tradisjonelle tjenester?
De viktige medarbeiderne Hvordan er arbeidsstokken skrudd sammen? Kan vi tilby et variert nok tilbud gjennom våre ansatte Bransjen er i rivende utvikling; Vi trenger de yngre/»dataflinke» Samtidig er det behov for «seniorkompetanse» på en rekke områder En god mix i alder og bakgrunn er ofte en god medisin Er du en leder som er sliten og ønsker å «beholde det gamle»? Muligens er det best både for deg og de andre å slippe nye krefter til
Ny teknologi påvirker regnskapsbransjen Bilags - mottak Registrering Avstemming - kontroll Avslutning - Årsoppgjør Kan automatiseres i stor grad! Rådgivning - kundebehandling
Hvordan bli en bedre rådgiver?
Hva legger vi i ordet rådgivning? Rådgivning trenger ikke være noe vanskelig eller skremmende! Alle som har saksbehandleransvar bør kunne gi enkle lønnsomhetsorienterte råd; Telefonkostnadene har steget med 27% sammenlignet med i fjor. Har du kontroll på bruken av mobiltelefoner på huset? Be om samlefaktura fra hovedleverandøren din slik at vi unngår så mange transaksjoner Bruttofortjenesten er redusert med 7%. Er det noen fornuftig forklaring til dette?. Dette utgjør pr. 31.08 kr. 123.000 i dårligere resultat for selskapet sammenlignet med i fjor
Trygghetssonen Trygghetssonen Vår trygghetssone utsettes stadig for press; Det kan være forskjellige områder og spesielt mye fra ett område
Hvordan øke din trygghetssone 1. Kunnskap (Skaffe oss kunnskap) 2. Støtte 3. Evne/føle å ha kontroll 4. Ville gjøre det for egen del 5. Ha egne mål som ligger litt utenfor trygghetssonen Du må ta litt ansvar for egen utvikling for å få til dette; Være nysgjerrig på noe nytt våge å prøve
Er du en torneroseansatt? Forventer du at andre skal passe på at din kunnskap øker? Tar du selv initiativ til å øke egen kunnskap?
Din jobb ditt ansvar! Er du kvalifisert til å ha ansvaret for en egen portefølje i dag? Kan du ta en dialog med kunden på beholdningsendringer og bruttofortjeneste? Skal du ha ansvar for egen portefølje må du tilegne deg selvfølgelighetene! Hva oppfattes som selvfølgeligheter på din arbeidsplass?
Krav til saksbehandler Ut fra bilagene; Hvilke lønnsomhetsorienterte råd kan du gi? Hvordan fungerer du som saksbehandler i dag? Saksbehandleren er i alt for stor grad opptatt av regnskapet; Saldobalansen riktig avstemt og periodisert Her er saksbehandler trygg dette beherskes og er lett å fokusere på! DETTE ER IKKE PÅ KUNDENS BANEHALVDEL!
Opplevelsen Kunden tiltrekkes i stor grad av opplevelsen, og i mindre grad av produktet Produktet må være der, og det forventes at produktet er der! For å bygge en virkelig god relasjon må kunden oppleve av vi gir noe unikt. Hvor kan du være unik for kunden? Første gangs kontakt; Kunden følte seg meget viktig og velkommen!
Opplevelsen forts. Opplevelse-relasjonsbygging Service Produkt Lite fokus hos mange Forventes, og må være der Alle har det, må være der Materielle
Samarbeid med kunden Husk at kanskje 80 % av de oppgaver du utfører for en kunde, verken ser eller interesserer kunden seg for. Innpakningen og samarbeidet blir visualisert gjennom hvordan du presenterer de siste 20% Kundekontakten og gjennomgangen er helt sentral Kunden er ikke interessert i saldobalansen Han/henne ønsker en trygg leveranse og rapporter som viser hvordan økonomien i virksomheten er og kan forbedres.
Har du lært deg å bli elsket? Det er ikke så vanskelig å bli elsket i regnskapsbransjen Stikkordene er: Omsorg Vis at du bryr deg og er opptatt av kunden Ta en telefon og spør hvordan det går Sett deg inn i hva kunden jobber med og dennes hverdag Vis at kunden er viktig for deg Gi noen enkle råd som gjør økonomiadministrasjonen enklere Gi noen enkle lønnsomhetsorienterte råd DA BLIR DU ELSKET!
Krav til en autorisert ansatt Hva er pr. i dag forskjellen i arbeidsdagen til en uautorisert og en autorisert saksbehandler. Disse dagene er pr. i dag for mange svært like! Den autoriserte saksbehandler er pr. i dag i alt for stor grad produserende Autorisasjonsansvaret og kundeoppfølgingen blir det for liten tid til Tidsforbruket på grunnproduksjonen må vris over i mer rådgivende produkter Hvorfor ikke ut fra tidsregistreringssystemet måle hva omsetningen til den enkelte består av og sette mål for ønsket endring
Eksempel på selvfølgeligheter i regnskapsbransjen Beherske Excel, Word Beherske e-mail med vedlegg Bruke Outlook, eller andre verktøy i planlegging av arbeidsoppgaver/avtaler Kunne periodisere et perioderegnskap; Beholdningsvurderinger, periodisering av inntekter og kostnader Uttrykke seg skriftlig overfor kunden Ha en dialog med kunden på for eksempel korrekt beholdning pr. periodeslutt Hvor mye skal varelageret være for å opprettholde forventet bruttofortjeneste?
Selvfølgeligheter forts. Kunne skrive utkast til skriftlige kommentarer til perioderegnskapet Klarer du å gi kunden enkle praktiske lønnsomhetsorienterte råd? Klarer du å skape en god relasjon til kunden? Behersker du teknikken rundt byråets rapporteringsrutiner Behersker du teknikken med de datatekniske løsninger byrået i dag benytter? (Rapportsenter, Windowsmapper med arkivering, Autopay, Autoinvoice, elektroniske kasser og reiseregningssystemer Riktig bruk av kundebehandlingssystem etc.
Hvordan er du rustet til å møte en stadig mer databasert bransje? Dette spørsmålet lar jeg henge litt i luften? Vurder litt i etterkant av kurset!
Ansiennitet? I de fleste organisasjoner er dette i dag et ikketema Det vil også svært ofte være et ikketema i vår bransje Hvorfor? Fordi behovet for ny kunnskap økende kompetansebehov vil overskygge hensynet til ansiennitet
Ønsk de nye velkommen! Innser vi at nyansettelse er nødvendig for å trygge vår arbeidsplass? Finn din plass på laget! Ønsker du å beherske mer er det glimrende! DU må ta initiativet til å forbedre deg, og følge med i utviklingen!
Vær realistisk til egen stilling Dette kan være en brutal øvelse; Hvordan er oppgavene dine i dag? Hvordan behersker du disse oppgaver pr. i dag? Hva blir dine oppgaver i morgen? Har noen fortalt deg hva du er god på, og hva du bør forbedre deg på?
Vær realistisk til egen stilling Innser du at dine basisoppgaver kan krympe vesentlig i de nærmeste år? I så fall; Hva ønsker du å gjøre med det? Hvilken plass ser du for deg i denne organisasjonen videre? Er du sikker på at målene er i samsvar med hva du er villig til å legge ned for å sikre din posisjon/arbeidsplass?
Kartlegg dine egne mangler! Hvilke områder må du bli bedre på i forhold til selvfølgelighetene? Ta tak i situasjonen og gjør noe med det Kopier de som er gode rundt deg! Våg å spørre Press deg til å ta initiativ!
Kunden i fokus ditt ansvar Klarer du å få kunden til å oppleve deg som viktig, omsorgsfull, virkelig interessert? Vil kunden føle at det er deg han skal ringe til for å få løst sine problemer? Rollemodellene er som oftest dine kollegaer Be om læring og vår å be om hjelp til egen utvikling
UNIK Hvor kan vi være unike? Hva kan vi gjøre for at kunden får en god opplevelse med nettopp å bruke oss? Vi må velge oss noen sentrale punkter som vi skal være spesielt gode på og som gir kunden denne gode opplevelsen ved å bruke oss Hva er spesielt viktig akkurat for denne kunden? Hvordan kan jeg serve han/henne på dette og gi kunden positive opplevelser
Får du for liten oppfølging i egen organisasjon? Våg å si fra! Gi klar beskjed om hvilke områder du ønsker å bli bedre på og hva du ikke behersker! Bidra til at du får kunnskap gjennom andre ansatte Det er hovedsakelig ditt ansvar å sørge for at det finnes relevante arbeidsoppgaver som du behersker også om 3-5 år Tar du ikke dette ansvaret kan du lett bli blant de som fases ut!
Avslutning Hvordan få økt fokus på rapportering og rådgivning? Sett opp en liste over tiltak/arbeidsoppgaver i prioritert rekkefølge Sett av tid til gjennomgang på kontoret Avtale og planlegg faste rapporteringsperioder til kunden (Jfr. oppdragsavtalen) Gi støtte til de som skal endre sine omsetningssøyler Vær konkrete og detaljerte Dette skal ikke være noe hokus pokus! Og så kanskje det viktigste; Sørg for å få aksept for å sette av NØDVENDIG TID til dette arbeidet
Spørsmål? Helge Mass Andersen Autorisert RF/Seniorkonsulent Telefon: 95769788 E-post: helge.mass.andersen@accountor.no