UTVIDE KAPASITET I IDRETTSLAGET ENDRET STILLINGSINSTRUKS DAGLIG LEDER.

Transkript

1 FORSLAGSSTILLER: Arbeidsutvalget UTVIDE KAPASITET I IDRETTSLAGET ENDRET STILLINGSINSTRUKS DAGLIG LEDER. Kløfta Idrettslag vokser, og kommer til å vokse også i årene som kommer. Kløfta Idrettslag erfarer økt aktivitet i gruppene og kapasitet til å ivareta arbeidet med våre fokusområder kontroll på økonomi, medlemsregister og sponsorarbeid. Kløfta er et tilflytningsområde hvor vi løpet av de neste 10 årene nesten skal doble antall beboere på Kløfta. I løpet av de neste to årene skal også Kløfta Idrettsanlegg realisere et 25 år langt prosjekt Bakkedalsprosjektet. Et nytt idrettsanlegg som vil være med å gi Kløftas barn og ungdom et unikt tilbud innenfor idrett. For å møte den nye hverdagen som vi er på tur inn i, og for å utnytte den unike situasjonen Kløfta og Kløfta Idrettslag står ovenfor har idrettslaget et behov for å være mer synlig ut mot både lokalbefolkning, medlemmer, krets, kommune og sponsorer / samarbeidspartnere. Kun på denne måte vil vi klare å utnytte de synergier tilflytningsvekst og nytt idrettsanlegg vil være med på å gi oss. Dette fører til økt behov for mer ressurser. Forslag: For at idrettslaget skal være rigget og klare for disse endringene, foreslår Kløfta Idrettslag ved Arbeidsutvalget å utøke med ressursene på klubbkontoret med 50% i BAKGRUNN; Gjennom nytt anlegg med større kapasitet og flere muligheter vil rollen til daglig leder i fremtiden bli utfordret på flere nye områder som idrettslaget i dag ikke er tilstede på. Daglig leder vil måtte være mer ute i det offentlige rom (sponsorarbeid, medlemmer, nærmiljø, kommune, andre idrettslag, krets etc.). For å få idrettslaget til å vokse i tråd med de muligheter som vil bli tilrettelagt gjennom nytt anlegg, ser vi i AU derfor nødvendigheten av å løfte daglig leders rolle mer ut av det administrative i forhold til hva som er i dag. Det vil også gjennom økt vekst være økt behov for gode administrative prosesser og rutiner som blir ivaretatt på vårt klubbkontor. Gjennom det siste året 2015/2016 har daglig leder gjort en analyse av sin arbeidshverdag, for å kunne belyse hvilke arbeidsoppgaver som tar mye tid og om denne tidsbruken også henger sammen med valgt retning for Kløfta IL og hvordan idrettslaget benytter sine ressurser. Forklaring tabell. Registreringen har foregått i en periode på 4 tilfeldige uker i Tallene må derfor sees på som hva de er et øyeblikksbilde som gir en tydelig indikasjon på hvilke oppgaver tiden brukes på. Enkelte av oppgavene under vil også være sesongavhengig (fotballskole, vask av klubbhus ). I andre deler av året vil det være andre oppgaver som er med å fyller arbeidsuken (julekalender, årsmøte etc ). Oppgaveområde Andel tid Regnskap/bank 21 % Medlemsregister 12 % Drift av kontoret 21 %

2 Søknader / rapportering 3 % Overganger 3 % Lisenser Håndball og Fotball/Fiks/Tine 4 % Arbeid mot Kommune, krets og forbund 2 % Utleie Klubbhus 10 % Sekretær AU / HS møter 2 % Politiattester 2 % Bakkedalsprosjektet 0 % Vask klubbhus 12 % Besøk m forespørsler/ute hos andre. 5 % Tine fotballskole 24/25 og 26.juni 15 3 % Sum timer pr. dag 0 % 0 % 0 % Sum timer pr. dag 100 % De to største arbeidsområdene er pr. i dag drift i av kontoret (telefon, mail, besøk av medlemmer/grupper ) og regnskap/bank. De tre neste store områdene som daglig leder bruker tid på er medlemsregister, leie klubbhus og vask av klubbhus. Disse tre utgjør ca. en tredjedel av en arbeidsuke på vårt klubbkontor. To viktige områder som står igjen med minst brukt tid på, er arbeid mot kommune, krets og forbund og besøk med forespørsler ut mot andre (dette er sponsormuligheter og andre samarbeidspartnere, grupperinger og personer i lokalområdet). På disse to områdene så brukes det i snitt bare 7% uken på. Med bakgrunn i at vi går inn i et nytt, moderne og mye større anlegg som krever en annen oppfølging og jobbing med enn hva vi gjør i dag, ser vi derfor at vårt klubbkontor er avhengig av å organiseres på en annen måte i fremtiden. Vi ser også ut fra regnskapene de siste tre årene at omsetningen til Kløfta Idrettslag øker betraktelig. Dette sammen med den økte tilflyttingen vi kommer til å se de neste 5-10 årene gjør at vi er helt avhengig av å være rustet for å kunne ta imot den veksten vi allerede ser har startet. Konsekvensen av å løfte daglig leders rolle mer ut av det administrative til fordel for å jobbe ut mot det offentlige rom (sponsorarbeid, medlemmer, nærmiljø, kommune, andre idrettslag, krets etc.) er et behov for å etterfylle kapasitet til å ivareta de administrative oppgavene. ALTERNATIVER Kløfta IL Arbeidsutvalget har vurdert 4 aktuelle alternativer for hvordan vi kan løse dette. Bakgrunnen for alle disse alternativene er de tre oppgaveområdene som nevnt ovenfor som utgjør over 40% av tidsbruken - dvs. regnskap/bank (fakturaer, oppfølging budsjetter og kontoføringer, avstemminger etc.), medlemsregister (oppfølging inn- /utmeldinger, fakturering medlemsavgifter, oppdatering mot grupper etc.) og drift av kontoret (mail, telefon, korrespondanse mot lag/foreninger, klubber, kommune, idrettsråd, besøk på kontoret etc.). 1. Ansettelse av en person i en 40% - 50% stilling som administrativ ansvarlig på klubbkontoret.

3 Det vil da tilfalle også sosiale kostnader samt en del andre personaloppgaver til daglig leder og Arbeidsutvalget. Kostnad for en stilling i 50% utgjør pr. d.d. med ønsket kompetanse ca ,-. Dette er inklusive sosiale kostnader. Lønnskostnaden er basert på offisielle tall fra Akershus på denne type stillinger. Man skal likevel være obs på at det vil være avhengig av bakgrunn, kompetanse, alder og dermed vil være et intervall her. En beholder kompetansen i idrettslaget og også at en kan ha en fleksibilitet som gjør at samspillet mellom denne personen og daglig leder kan optimaliseres på en bedre måte. Dette vil blant annet være økt tilgjengelighet for våre medlemmer (mail, telefon etc.) og ikke minst kortere svartid/responstid inn mot gruppene og det arbeidet som de gjør. Fast ansettelse som gjør at en er mer låst hvis forutsetningene endrer seg. 2. Leie inn en person på løpende kontrakt, men som ikke er ansatt i Kløfta Idrettslag (fungerer som en deltidsansatt). Kostnad for Kløfta idrettslag gjennom innleie vil ligge på et nivået rundt kr ,-. Dette er basert på avtalepriser gjennom bemanningsbyråd og er gjeldende priser på personer med riktig kompetanse for vårt behov i idrettslaget. Ingen fast ansettelse å forholde seg til. Lettere å justere stillingsbrøk hvis nødvendig. Sparte sosiale kostnader. Vi vil også for dette alternativet finne fordelene med økt tilgjengelighet for våre medlemmer (mail, telefon etc.) og ikke minst kortere svartid/responstid inn mot gruppene og det arbeidet som de gjør. Ikke samme forankring som en som er fast ansatt. Kan være vanskeligere å finne en person som er interessert i denne type stilling basert på timeleie/timelønn. 3. Leie inn tjenester fra eksterne tjenesteytere. Vi har her innhentet prissetting på noen av de tjenestene som tilgjengelig i markedet. Kostnadsmessig så utgjør disse utgiftene tilsvarende kostnadene med alternativ I eller alternativ II. Kostnad for disse tjenestene er vanskelig å anslå helt nøyaktig. Dette skyldes at det ikke er alle oppgavene som det finnes tjenesteytere til. Men vi har gjort en kalkulasjon basert på innhentede priser fra lokale tjenesteytere. Regnskap mellom ,- til ,- pr. år. (avhengig av antall fakturaer og rapportering). Drift av kontor et sted mellom , ,- pr. år (avhengig av mengde oppgaver som legges til her). Medlemsregister her finnes det ingen tjenesteyter pr. i dag som tilbyr å ta dette. Alternativ her er å leie inn noen på timebasis som kan jobbe med registeret. Dette vil da basert på tiden daglig leder bruker, ligge på rundt ,- pr. år (basert på %-vis andel av en fast ansettelse dvs. 12% av lønn). o Ingen opplæring internt.

4 En beholder ikke kompetansen i idrettslaget. Ikke like enkelt å være «hands-on» på ting som dukker opp eller skjer innenfor de områdene som en setter ut. Ikke alle områdene som vi trenger hjelp til kan sette ut. Selv om en del av de store oppgavene blir lagt ut til eksterne leverandører innebærer dette likevel noe arbeid internt i forhold til jevnlig gjennomgang både av regnskap og medlemsregister for å være kjent med status etc. Alle innhentede priser er basert på en standard løsning. Dette innebærer at andre oppgaver som ikke er tatt med her vil enten kreve høyere kostnader for å dekke, eller fortsatt arbeidsoppgaver på daglig leder. Bruk av eksterne leverandører bidrar heller ikke til å øke tilgjengeligheten til medlemmer og grupper eller gjøre denne kommunikasjonen lettere eller mer effektiv enn hva den er i dag. 4. Gruppene bidrar med kapasitet til å ivareta de administrative oppgavene Gruppene utfører flere oppgaver enn hva de har i dag for å dekke opp estimert behov opp mot 50%. Historisk sett så har dette vært diskutert og prøvd flere ganger opp gjennom de siste 10 årene. Da det er variasjon fra år til år på tilgang til personer som bidrar til å dekke alle behov for frivillige verv i Idrettslagetaget, så er erfaringen fra tidligere forsøk på dette at slike tiltak ofte blir av kortsiktig varighet, da mange av disse oppgavene krever en viss grad av kontinuitet kompetansemessig. o Ingen kostnad ved ansettelse eller innleie til å dekke oppgavene Tilgjengelighet for våre medlemmer (mail, telefon etc.) og henvendelser til Idrettslaget på dagtid må forventes å bli dårligere. Svartid/responstid inn mot gruppene og det arbeidet som de gjøres må også antas å bli mer variabelt. Det må forventes tidvis stor variasjon i kapasitet og kontinuitet i utførelse av oppgaver som skal utføres på frivillig basis. Avhengighet til den enkeltes kalender og tilgjengelighet. ANBEFALING FRA AU; Kløfta Idrettslag skal vokse om det er det ingen tvil. Hvordan dette skal løses og hvem som skal være ansvarlig for hva vil være en kontinuerlig prosess også i fremtiden. Men med bakgrunn i den vekst i både anlegg, medlemmer og omsetning vi har sett de siste 2-3 årene må vi i idrettslaget legge til rette for at ikke de administrative oppgavene blir et hinder i stedet for bidrag til vekst. Målsettingen med dette forslaget er heller ikke å flytte dagens oppgaver fra gruppen, men heller sørge for at gruppene gis mulighet til også i fremtiden til å jobbe med rekruttering, trening og utvikling av de enkelte områdene som idrettslaget har i dag. Arbeidsutvalget har, etter å ha vurdert fordeler og ulemper for de tre forskjellige alternativene, valgt å anbefale for Kløfta Idrettslags Årsmøte å gå for alternativ II leie inn 50% ressurs til administrative oppgaver på klubbhuset. Dette er basert på kostnaden (den rimeligste av de tre alternativene) og fordelene dette gir oss veid mot de to andre (fleksibilitet i forhold til gjennomføring av oppgaver, god forankring på klubbkontoret og ikke minst god tilgjengelighet for våre medlemmer

5 og grupper. Det gir oss også den friheten i forhold til endrete rammevilkår å kunne tilpasse oss disse uten for store problemer. Finansiering av anbefalt løsning: Økning i sponsorinntekter (daglig leder) Kr Ny traktor reduserer snøryddingskost rundt Klubbhuset Kr Ny traktor gir besparelser ved å kjøpe storsekker til vedlikehold i stedet for Kr små sekker Totalt Kr Kløfta Idrettslag v/arbeidsutvalget