Innhold Sammendrag... 3 Innledning... 3 Hovedmålsetting... 3 Målbildet... 4 Digitalt fremtidsbilde... 4 Forklaring... 5 D1 Saksbehandling og arkiv... 6 D2 Administrative system... 6 Økonomi og regnskap... 7 Personal og lønn... 7 Innkjøp... 8 D3 Helse og velferd... 8 Pleie og omsorg... 8 NAV... 9 Velferdsteknologi... 9 Helsestasjon... 9 D4 Oppvekst og utdanning:... 10 D5 Plan, bygg og geodata (teknisk):... 10 Plan og byggesak... 11 Teknisk... 11 Målsetting, kvalitet og effektivisering:... 11 D6 Harmonisering... 12 Arkitektur:... 12 Prosjektstruktur og organisering... 13 Organisering... 13 D1 Saksbehandling og arkiv... 13 D2 Administrative system... 14 D3 Helse og velferd... 14 D4 Oppvekst og utdanning... 14 D5 Plan, bygg og geodata (teknisk)... 14 D6 Harmonisering... 14 Fremdriftsplan... 14 Side 2
Sammendrag Hovedmålsettingen er å skape sammenhengende digitale tjenester og robuste IKT-løsninger for den nye kommunen. Følgende prosjekt har en eller flere aktiviteter som må gjennomføres for sikre drift av den nye kommunen fra 1.1.2020: 1. Saksbehandling og arkiv 2. Administrative system 3. Helse og velferd 4. Oppvekst og utdanning 5. Plan, bygg og geodata 6. Harmonisering Innledning Forslag til prosjektplan tar utgangspunkt i anbefalinger fra kartleggingsfasen og KS sin FoU-rapport for digitale konsekvenser av kommunesammenslåing. I FoU-rapporten er hovedoppgavene prioritert og grafisk fremstilt. Figuren under er bygd opp etter FoU-rapporten og er fargekodet med utgangspunkt i funn fra kartleggingsfasen som er gjennomført for nye Drammen. Rødt inneholder en eller flere oppgaver som ligger inne i må-lista over prioriterte oppgaver, mens gult viser oppgaver som bør eller kan prioriteres Figur 1 oversikt over prioriterte områder for nye Drammen Hovedmålsetting Hovedmålsettingen er å skape sammenhengende digitale tjenester og robuste IKT-løsninger for den nye kommunen. Med sammenhengende digitale tjenester så menes en flyt av data fra og til innbyggere og næringsliv via kommunens IKT-system og nasjonale fellesløsninger, samt flyt av data på tvers internt i kommunen og mellom kommunen og andre offentlige instanser. Med robuste IKTløsninger menes løsninger som støtter de forretningsmessige krav til tjenestene og som sørger for at informasjon er pålitelig, tilgjengelig og bidrar til effektivitet, konfidensialitet og integritet. Løsningene må videre være skalerbare og sikre en god dataflyt. Side 3
Prosjektet A4.2 IKT må ses i sammenheng med AP7 Digitalisering og innovasjon. De digitale tjenestene til innbyggere og næringsliv bygger på løsningene som ligger i lagene under og støttes av kommunens IKT-løsninger. IKT omfatter kommunenes digitale innbyggertjenester, data/arkiv, IKT- systemer, fellesløsninger og IKT-infrastruktur. Figur 1 viser hvordan disse «lagene» av digitale løsninger henger sammen. Innbyggere og næringsliv benytter digitale tjenester tilgjengelig på nett og mobil. De digitale tjenestene mottar og lagrer data i kommunens IKT-systemer. IKT-systemene og de digitale tjenestene understøttes av fellesløsninger og kommunens IKT-infrastruktur. Målbildet Kommunesammenslåing gir en mulighet til å samordne prosesser, rydde i systemporteføljen, etablere bedre og mer effektive digitale løsninger og gi innbyggere og næringsliv digitale tjenester de har behov for. Vi digitaliserer for å: Levere bedre tjenester Være en åpen og tilgjengelig kommune Jobbe smartere og mer effektivt Bruke styringsdata på en best mulig måte I digitaliseringsarbeidet ligger det et mulighetsrom for uttak av ulike gevinster, kvantitative og kvalitative. Det er en klar forventning om en rasjonalisering av administrative oppgaver som frigjør ressurser. Summen av gevinstuttak i delprosjektene i A4.2 IKT vil kvantifisere det overordna målbildet for prosjektet. På kort sikt er målet at alle tjenester definert i prosjektet som kritisk, er i drift til 1.1.2020. Digitalt fremtidsbilde Hentet direkte fra KS sin FoU-rapport 1 : Samfunnsutviklingen, krav fra innbyggere, næringsliv og nasjonale føringer tegner opp et digitalt fremtidsbilde for kommunene: Innbyggere og næringsliv vil forholde seg til kommunen gjennom mange kanaler: fysiske møter, e-post, chat, telefon, videomøter og selvbetjeningsløsninger. Bruk av sensorteknologi innen eksempelvis helse og omsorg, vil gjøre at innbyggerne genererer store mengder data som kan gi status om helsetilstand. Bruk av data kan sette kommunen i stand til å gi innbyggere og næringsliv proaktive tjenester, og bremse fremtidige kostnader. Kommunene vil gjenbruke data på tvers av tjenester, og dermed skape en sømløs brukeropplevelse for innbyggerne. Innbyggertjenester vil bygges i nett- og mobilløsninger. Innbyggertjenestene vil hente og lagre informasjon i de kommunale fagsystemene, registre og fellesløsninger. Den kommunale arbeidsplassen blir heldigital. Automatisering av arbeidsprosesser vil føre til en vesentlig reduksjon av behov for manuelt arbeid innenfor områder som 1 Side 26 i rapporten Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing Side 4
saksbehandling, økonomi, regnskap og lønn. Samtidig vil det oppstå et økende behov for dataforskere til å analysere data og omdanne den til styringsinformasjon. Mobile løsninger vil gi ansatte mulighet til å gjennomføre jobben ute i felten eller hjemmefra. Brukervennlige arbeidsflater vil være tilpasset den ansattes behov, og gi tilgang til det som er relevant for arbeidsoppgavene. Film om KS sin visjon for Kommune 2020 Hvordan kommunene kan være «Skodd for framtida» Forklaring Hvert av delprosjektene har en kortfattet innledning med de viktigste leveransene i prosjektet, inkludert hva som er kritisk å få levert. Det enkelte delprosjekt er videre beskrevet på et overordna nivå og med fokus på hva som er viktigst. Alle delprosjekt må planlegges videre i detalj. Overordna prosjektgjennomføringen er beskrevet under prosjektstyring og organisering. I de prosjekt der ett eller flere system skal videreføres, brukes ordbetegnelsen «etablere system». Dette fordi arbeidsprosesser på tvers av kommunene må sammenstilles og vurderes opp mot hvordan tjenesten skal leveres i Nye Drammen, noe som kan få konsekvenser for oppsett av de enkelte system. Det er arbeidsprosessene som bestemmer flyt av data i systemet, ikke motsatt. I enkelte prosjekt er det behov for anskaffelser av ett eller flere system. Dette gjelder der hvor det ikke er juridisk grunnlag for å videreføre en kontrakt. Side 5
D1 Saksbehandling og arkiv (støttefunksjoner) Det er kritisk å ta godt vare på dokumentasjon med tanke på tjenesteproduksjonen i den nye kommunen og langtidsbevaring. Dokumentasjon skal lagres i arkivløsninger for den nye kommunen innebygd arkivfunksjonalitet i digitale løsninger per tjenesteområde eller i det sentrale arkivsystemet. All fremtidig dokumentasjon skal arkiveres digitalt. Saksbehandling og arkiv er allerede etablert som et eget prosjekt og arbeidet med definering av arkivplan er planlagt. Arkivplan beskriver kommunens strategiske valg på arkivområdet og definerer blant annet: Skille mellom saksbehandling og arkiv Antall arkivkjerner (elektronisk arkiv) i fagsystemene og arkivsystemet Behov for integrasjon mot de ulike arkivkjernene Sammenslåingsprosessen gir en unik mulighet til å utarbeide felles arbeidsprosesser for saksflyt og til å ta kontroll over egne data som lagres i arkivet. Det etableres en ny standard for datastruktur og metadata 2. Videre defineres kilder og eiere til viktige grunndata og en god prosess for dataforvaltning. Må: Etablere prosesser for saksbehandling og et nytt arkiv for den nye kommunen Definere og etablere arkivplan Definere og etablere hovedprosesser Periodisere arkiv Sikre tilgang til avsluttet arkiv Videreføre pågående saker Hvorfor: Lovpålagt å ha et arkiv og sørge for korrekt arkivering og innsyn D2 Administrative system (støttefunksjoner) Det er flere system som er kritiske for daglig drift. Fagsystem for økonomi, regnskap, personal og lønn er alle sentrale og må etableres før 1.1.2020. Må: Etablere Unit4s systemportefølje (Agresso) for økonomi, regnskap, personal og lønn. Avklare hvilke andre støttesystem som timeregistrering, kompetansekartlegging og rekruttering som skal etableres. Hvorfor: Det er ikke tilstrekkelig med tid til å få gjennomført en god anskaffelsesprosess. Prosjektkostnadene antas å være høyere ved en anskaffelse da selve prosjektperioden vil bli lengre. Ved en anskaffelse vil andre prosjekt som har en avhengighet av dataflyt til og fra økonomi, regnskap, personal og lønn måtte settes på vent med tanke på integrasjoner, noe som utgjør en betydelig risiko for å få gjennomført prosjektene 2 Metadata er en beskrivelse av ulike dataelementer, data om data. Typiske metadata er emneord, tittel og tidspunkt for opprettelse og endring av et dokument. Et sett med metadata ordnes i en søkbar database som gjør at det er enklere å søke frem informasjon. Side 6
til rett tid og med god nok kvalitet. For å sikre nødvendig datakvalitet, må prosjektet nullstille dagens arbeidsprosesser og bygge opp systemene fra bunn av. En oppgradering av systemporteføljen til siste versjon er en forutsetning for at systemene skal kunne skalere og bidra til god flyt av data. Det er viktig at det etableres felles arbeidsprosesser og integrasjoner mot arkiv, andre fagsystem og nasjonale fellesløsninger. Datakvaliteten må sikres, fordi dataene i systemet er grunnlaget for blant annet: o Korrekt lønnsutbetaling o Data om ansettelsesforhold ut mot andre system o Transaksjoner mot innbyggere, næringslivet og andre offentlige instanser Digitale løsninger innen økonomi og regnskap er nødvendige for å gjennomføre budsjettprosesser i den nye kommunen og håndtere pengestrømmer. Fagsystemene inneholder grunndata om de ansatte, tjenestemottakere og leverandører som mange andre systemer benytter, og er derfor særdeles viktig for de andre fagsystemene ute i organisasjonen som er mottakere av data. Systemet bør etableres ca. ett år før sammenslåingstidspunktet for å kunne utføre budsjettprosessen for den nye kommunen. Økonomi- og regnskapssystemet må ha integrasjoner mot bank-, innfordring- og fakturaløsninger og personal- og lønnssystemet. Det er en fordel å etablere gode integrasjoner mot andre kjernesystemer og nasjonale grunndataregistre. System for skatteregnskap må også være operativt fra første dag den nye kommunen trår i kraft. Alle kommuner benytter den nettbaserte løsningen SOFIE. Økonomi og regnskap Det er viktig å etablere et økonomi- og regnskapssystem for den nye kommunen og at systemet integreres med andre fagsystemer og fellesløsninger. Det er videre viktig å ta vare på budsjett- og regnskapsdata, og gjøre disse tilgjengelige i den nye kommunen. Ved sammenslåing skal kommunene utføre rutinemessig avslutning av regnskapet og budsjettperioden. Avsluttede regnskaps- og budsjettall må gjøres tilgjengelige for de ansatte i den nye kommunen. Det må videre utarbeides og arkiveres budsjett for den nye kommunen. Det må vurderes hvor langt tilbake i tid ansatte trenger tilgang til data. Data kan konverteres til det nye økonomi- og regnskapssystemet eller gjøres tilgjengelig gjennom oppslagsløsninger. Konvertering er krevende og kostbart, og det må derfor avveies nøye hvilke data som strengt tatt må konverteres. Personal og lønn Det er viktig å etablere et system for personal og lønn for den nye kommunen, slik at ansettelsesforhold er ivaretatt og riktig lønnsutbetaling skjer til rett tid til alle ansatte. Systemet inneholder også grunndata om ansatte som benyttes av mange systemer. Det er kritisk å sikre riktig ansattdata i den nye kommunen, slik at ansatte får riktige roller, funksjon og lønn. Alle ansatte må også få etablert personalmapper med relevant ansattdokumentasjon fra dagens kommuner. Grunndata om ansatte må konverteres og det må gjøres ajourføring av data med tanke på Side 7
endringer i arbeidsforhold og roller. For å sikre riktig lønn til alle ansatte, må det registreres oppdaterte lønnsarter og lønnsnivåer. Opplysninger knyttet til refusjon av sykepenger som ikke er utbetalt av NAV, må konverteres til det nye personal- og lønnssystemet. Sammenslåing av digitale løsninger innen personal og lønn krever en rekke organisatoriske avklaringer som må tas med i prosjektet for å sikre en god implementering. Innkjøp Det er ikke kritisk å slå sammen innkjøpssystemene før sammenslåingstidspunktet. Det er mulig å operere med parallelle innkjøpssystemer eller manuelle løsninger i overgangsfasen. Det er likevel nødvendig å møte kravet om elektronisk kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver innen 1. juli 2018. D3 Helse og velferd Digitale løsninger innen helse og velferd er svært kritiske, og har stor påvirkning på innbyggernes liv og helse. Digitale løsninger på dette området må prioriteres høyt og være driftssikre fra første dag i den nye kommunen. Må: Etablere Gerica som fagsystem innen pleie og omsorg Etablere Socio som fagsystem for NAV Anskaffe teknologisk plattform for velferdsteknologi Anskaffe enheter for velferdsteknologi Etablere HS Pro som fagsystem for helsestasjon Hvorfor: Det er ikke tilstrekkelig med tid til å få gjennomført en anskaffelse av nytt fagsystem innen pleie og omsorg Det kommer store endringer fra nasjonalt nivå med «en innbygger, en journal» som vil påvirke og endre fagsystemene. Direktoratet for ehelse anbefaler ikke å gå ut i en anskaffelse på nåværende tidspunkt. Enhetene (for eksempel multidosedispenser) er i dag installert som enkeltstående enheter og snakker i liten grad med fagsystemene. Det er derfor nødvendig å anskaffe en teknologisk plattform for velferdsteknologi. Ikke mulig å videreføre avtaler for digitale trygghetsalarmer System for helsestasjon er kritisk for liv og helse Pleie og omsorg Det er kritisk å etablere Gerica som fagsystem for pleie- og omsorg for den nye kommunen og koble det til Helsenettet. Det er videre viktig å ta vare på brukerdata og pasientjournaler, og gjøre dem tilgjengelige i den nye kommunen. Systemet må være i drift fra den første dag den nye kommunen trår i kraft for å kunne ha tilgang til riktige helse- og personopplysninger. Sammenslåing av digitale løsninger innen pleie og omsorg krever en rekke organisatoriske avklaringer som må tas i prosjektet for å sikre en god implementering. Side 8
NAV Det er kritisk å etablere Socio som fagsystem for NAV for den nye kommunen, mens det er mulig å benytte overgangsløsninger for flyktningtjenesten. NAV sine systemer kan forholde seg kun til ett sosialsystem per kommune. Dersom den nye kommunen har flere parallelle sosialsystemer, vil det ikke være mulig for NAV å hente inn opplysninger om den sosiale støtten innbyggerne mottar fra kommunen. Dette vil medføre redusert tjenestekvalitet og betydelig økning i antall henvendelser fra innbyggerne til kommunen. Sosialsystemet bør være integrert med økonomi- og regnskapssystemet. Manuell overføring av grunnlaget for utbetalinger vil medføre betydelig merarbeid. Andre system Bør: Felles bruk av turnussystemet er ikke kritisk, men bør helst etableres før sammenslåingstidspunktet. Manuell håndtering av turnus vil medføre betydelig merarbeid. Fastlegekontorer har egne arkiver, pasientjournalsystemer og integrasjoner mot Helsenettet. Per i dag brukes to forskjellige system og det bør vurderes overgang til et system. Velferdsteknologi Det er et nasjonalt mål om at velferdsteknologi skal være en integrert del av kommunale helseog omsorgstjenester innen 2020. Implementering av velferdsteknologi i drift krever en solid teknisk plattform. Det vil være behov for å: Tilpasse fagsystemer og andre digitale løsninger etter anbefalingene fra arkitektur- og infrastrukturarbeidet i Nasjonalt Program for Velferdsteknologi. Integrere pleie- og omsorgssystemet med velferdsteknologi for å forenkle journalføring av medisinske målinger og hendelser hos bruker. Etablere digital løsning for mottak av alarmer fra velferdsteknologi og eventuelt integrere det med pleie- og omsorgssystem og legevaktsystem. Ta i bruk nasjonale infrastrukturløsninger for velferdsteknologi Styrke IKT-infrastruktur for å kunne sikre 24/7 drift av velferdsteknologi Helsestasjon Det er kritisk å etablere HS Pro som fagsystem for helsestasjon for den nye kommunen og koble det til Helsenettet. Det er videre viktig å ta vare på brukerdata og pasientjournaler og gjøre dem tilgjengelige i den nye kommunen. Manglende tilgang til oppdaterte pasientopplysninger vil gi alvorlige konsekvenser for helsetjenester og i ytterste fall innbyggernes liv og helse. Systemet må være i drift fra første dag den nye kommunen trår i kraft for å kunne ha tilgang til riktige helse- og personopplysninger. Det er videre kritisk at systemet er integrert med kommunikasjonsløsning for elektronisk meldingsutveksling og registrert i Adresseregisteret for å kunne utveksle elektroniske meldinger med fastleger og helseforetak og automatisere Side 9
innsendelse av refusjonskrav til HELFO. D4 Oppvekst og utdanning: Drammen og Svelvik har i dag et fagsystem for skole, barnehage og SFO som skal utfases av leverandør. Kontrakten kan ikke videreføres. Det er ikke mulig å videreutvikle systemet og det er mange manuelle operasjoner. Systemet ser ikke ut til å tilfredsstille krav i ny personvernforordning. Må: Anskaffe og implementere nytt administrativt fagsystem for skole, SFO og barnehage Etablere felles elev- og barnemapper for å ta vare på dokumentasjon og gjøre den tilgjengelig i nye Drammen Konvertere grunnlag for utestående fakturaer Oppdatering av Feide 3 -identiteter Hvorfor: Det er ingen kontrakt på administrativt fagsystem som kan videreføres, da Drammen og Svelvik har et fagsystem som ikke oppgraderes og skal fases ut av leverandøren. Det er kritisk at skoleinnmelding kan gjennomføres i oktober 2019 for nye Drammen og at barn kan søke om barnehageplass fra 1.1.2020. Skolefritidsordningen plasstyper, søknadsfrister og priser må bestemmes før det legges inn i et felles system som må være på plass til 1.1.2020 Det er kritisk å videreføre elev- og barnemapper og gjøre brukerdata knyttet til Feideidentiteter tilgjengelig for brukere i nye Drammen. Elev- og tjenestekort inneholder grunndata for skoleadministrasjon, og må derfor konverteres til det nye skoleadministrative systemet. Det er behov for å rydde opp i data før konvertering gjennom vask mot Folkeregisteret og manuell kvalitetssikring av opplysningene. Bør: Kartlegge utstyr til elever og i barnehagene Kan: Vurdere dagens og eventuelt anskaffe digitale læremidler for skole og barnehage Vurdere analyse- og statistikkverktøy D5 Plan, bygg og geodata (teknisk): Mange av systemene innen plan, bygg og geodata må være i drift 1.1.2020. Dette er nødvendig for å ivareta en løpende saksbehandling av plan-, bygge- og delesaker i henhold til regelverket (plan- og bygningsloven og matrikkelloven) og sikre riktig data i lokale og nasjonale registre. Data fra Grunnboken, Matrikkelen, Det offentlige kartgrunnlaget og andre nasjonale registre innen plan, bygg og geodata brukes på tvers av kommune, stat og private aktører. Feil i disse registrene vil gi alvorlige konsekvenser for en rekke offentlige og private tjenester, som for eksempel sosiale tjenester, plansaker, byggesaker og delesaker eiendomsmålinger. Forvaltning av data vil derfor være et kritisk fokusområde ved sammenslåing av digitale løsninger innen plan, bygg og geodata. 3 Feide - Felles Elektronisk IDEntitet - er Kunnskapsdepartementets valgte løsning for sikker identifisering i utdanningssektoren. En bruker er registrert kun en gang og har et brukernavn og passord for å få tilgang til digitale tjenester. Side 10
Plan og byggesak Sentrale digitale løsninger på dette området er systemer/moduler for arealplanlegging, byggesaksbehandling og kart/oppmåling. Byggesaksbehandling er tatt inn i prosjektet for saksbehandling og arkiv. Må: Etablere systemer for arealplanlegging og integrere dem med lokale og nasjonale grunndataregistre, samt integrasjon mot økonomi- og regnskapssystem. Konvertere grunnlaget for utestående fakturaer. Hvorfor: Systemer for arealplanlegging og byggesaksbehandling er kritiske for å muliggjøre løpende saksbehandling i samsvar med lovkravene samt sikre riktige data i Matrikkelen, Grunnboken og kart- og geodata. Det må sikres at systemene har arkivfunksjonalitet eller er integrert med arkivsystem. Det er også viktig at systemene er integrert med økonomi- og regnskapssystem, fordi manuell overføring av fakturagrunnlaget skaper betydelig merarbeid. Integrasjonen vil også muliggjøre kontinuerlig fakturering og sikrer dermed løpende inntekter for kommunen. Det er i dag flere system som kan etableres for den nye kommunen og forprosjektet må komme med forslag på hvilke system som skal etableres. Teknisk Digitale løsninger på dette området er nødvendige for å sikre stabil drift av vann, avløp og renovasjon samt ivareta miljø- og brannsikkerhet. Må: Etablere tekniske systemer før 1.1.2020 Ta vare på teknisk dokumentasjon Hvorfor: De tekniske systemene er nødvendige for å sikre stabil drift av tjenester innen vann/avløp, renovasjon, branntilsyn og miljøvern. Systemene må integreres med Matrikkelen og kartregistre. Det er også viktig å opprette integrasjon mot økonomi- og regnskapssystemet, fordi manuell overføring av grunnlaget for gebyrer skaper betydelig merarbeid. Målsetting, kvalitet og effektivisering: Gjøre informasjon fra Matrikkelen, nasjonalt planregister, DOK og felles kartdatabase lett tilgjengelig for ansatte o Enkel tilgang til nasjonal plan-, kart- og eiendomsdata vil redusere tid forbrukt på gjenfinning av informasjon og øke kvalitet i tjenesteproduksjon. Tilby flere digitale tjenester til innbyggere og næringsliv o Digitale tjenester for innmelding av feil og mangler samt tilgang til tjenesteinformasjon (eksempelvis tømmingskalender) kan skape betydelige gevinster for kommunens kunder. Ta i bruk digitale systemer for overvåkning av vann og avløpssystemer Side 11
o Driften av kommunens vann- og avløpssystemer kan forenkles ved å ta i bruk digitale systemer for overvåking av kloakkpumper, pumpestasjoner, renseanlegg og justering av høydebasseng. Automatisk uttrekk fra KOSTRA o Bedre kvalitet og spart tid Gjøre mer informasjon tilgjengelig via innsynsløsning o Bedre tjeneste og spart tid D6 Harmonisering Basert på innspill fra nye Asker, anbefales det å opprette et eget delprosjekt for harmonisering. Asker startet med alle aktiviteter under sitt hovedprosjekt, men innså at det var nødvendig å opprette et eget prosjekt for å kunne rapportere og ha kontroll. Prosjektet skal ivareta alle andre aktiviteter utover det som ligger definert i delprosjekt D1-D5 der det må gjøres valg av system og/eller der arbeidsprosesser med systemstøtte skal sammenstilles. Prosjektet håndterer alle henvendelser om ny funksjonalitet til eksisterende system og nye behov. Dette for å ha kontroll på videre utvikling av digitale tjenester og behov. Prosjektet skal følge med på hva som skjer med utvikling av nasjonale fellesløsninger og skal varsle dersom det får konsekvenser for pågående aktiviteter eller prosjekt. Kartlegging og etablering av IKT-infrastruktur inngår i prosjektet. Det samme gjelder utarbeidelse av IKT-strategi og felles prinsipper for arkitektur. I tillegg vil alle mindre aktiviteter som må gjennomføres, men som ikke hører inn under et av de andre delprosjektene, legges inn i prosjektet. Det kan for eksempel være migrering av data fra et system til et annet. Videre arbeid med gjennomgang av eksisterende kontrakter og avslutning av kontrakter/system legges også til prosjektet. Informasjonssikkerhet er et område som skal ivaretas i daglig drift. Samtidig vil det være en viktig del av alt arbeid med digitalisering og IKT, spesielt med tanke på kompetanseheving og anskaffelser. Prosjektet sørger for at dette blir ivaretatt for nye Drammen. Må: Utarbeidelse av en IKT-strategi, inkludert felles prinsipper for arkitektur Utarbeide plan for kontrakter Utarbeide en plan for resterende aktiviteter som må, bør eller kan gjennomføres, men som ikke er så store at de defineres som egne prosjekt Følge den videre utviklingen av nasjonale fellesløsninger Arkitektur: Arkitektur handler om å utvikle helhetlige løsninger som henger godt sammen på tvers av kommunen. Arkitektur kan anses som en reguleringsplan for det digitale landskapet med tydelige rammer og regler for etablering av digitale løsninger. I prosessen frem mot 1.1.2020, må det utarbeides felles arkitekturprinsipper, det vil si prinsipper for hvordan digitale løsninger utformes. Det skal foreligge en overordnet tegning over ønsket digitalt landskap. På denne måten vil det sikres at alle digitale løsninger i den nye kommunen passer godt inn i helheten. Side 12
Prosjektstruktur og organisering Organisering Digitaliseringssjef og rådgivere i digitaliseringsenheten i Drammen, dstab, har kompetanse til å lede digitaliseringsprosesser, gjennomføre ROS-analyser, foreta kvantitative og kvalitative undersøkelser og bistå organisasjon i ulike deler av prosjekt- og utviklingsarbeid. De kjenner det nasjonale bildet gjennom tett dialog med KS og samarbeid med andre kommuner. Det er også etablert et samarbeid med de som leder de digitale prosjektene i Asker og Kristiansand for å utveksle erfaringer. Ressurser hos D-IKT har god teknologisk forståelse og kompetanse til å bidra inn i de enkelte delprosjektene. De kjenner systemporteføljen meget godt. Fagressursene i kommunene kjenner godt til egen virksomhet og gjeldende arbeidsprosesser. De blir viktige bidragsytere i prosjektene. Det søkes etter en overordnet prosjektleder og en delprosjektleder for D2, Administrative system. De andre delprosjektlederne søkes å finne internt. Alle delprosjekt har en prosjektleder og et prosjektstyre, med representanter med faglig kompetanse. Dette for å sikre nødvendig fremdrift og avklaringer fortløpende i prosjektet. Alle delprosjekt rapporterer til prosjektleder ukentlig. Prosjektleder rapporterer samlet status til prosjektrådmann hver 14.dag. Det vil være helt nødvendig å ha tilgang på tilstrekkelig med ressurser i hvert av delprosjektene. Fagressursene må hentes ut fra linje- og driftsorganisasjon for å delta i prosjektet. Alle avtaler skal gå via prosjektrådmann og avklares med de respektive rådmenn. Alle prosjekt deler følgende risiko for å levere på tid og med god nok kvalitet: Ikke tilgang på tilstrekkelig fagressurser Ikke tilgang på rett kompetanse og ressurser hos innkjøp Ikke tilgang på konsulentbistand fra leverandører Flere prosjekt treffer organisasjon på samme tid Risikostyring for å håndtere risiko og usikkerhet blir særdeles viktig. D1 Saksbehandling og arkiv Prosjektet er etablert og går over i gjennomføringsfasen fra april 2018. Side 13
D2 Administrative system Det anbefales at det gjennomføres et forprosjekt for å detaljere aktivitetene i prosjektet. Videre anbefales det å innhente ekstern prosjektledelse til dette prosjektet, da det er komplekse prosesser som skal etableres, som igjen krever solid erfaring med tilsvarende prosjekt. D3 Helse og velferd Det anbefales at det gjennomføres et forprosjekt for å detaljere aktivitetene i prosjektet. Prosjektleder rekrutteres internt. D4 Oppvekst og utdanning Det anbefales at det gjennomføres et forprosjekt for å detaljere aktivitetene i prosjektet. Prosjektleder rekrutteres internt. D5 Plan, bygg og geodata (teknisk) Det anbefales å etablere et forprosjekt for å utarbeide videre beslutningsgrunnlag til prosjektet. Grunnlaget skal, basert på eksisterende systemportefølje, fremme forslag til hvilke system som skal etableres og hva som eventuelt må anskaffes. I tillegg skal det utarbeides et forslag til konkret målbildet per 1.1.2020. Prosjektleder til forprosjektet rekrutteres internt. Videre prosjektledelse avklares ut fra omfang og behov for kompetanse. D6 Harmonisering Det anbefales at det gjennomføres et forprosjekt for å detaljere aktivitetene i prosjektet. Prosjektleder rekrutteres internt. Fremdriftsplan Prosjektnavn Apr Mai Juni Juli Aug Sept D1 Saksbehandling og arkiv P G G G G G D2 Administrative system FP FP P P?? D3 Helse og velferd FP FP P P A/G A/G D4 Oppvekst og utdanning FP P A A A A D5 Plan, bygg og geodata FP FP P P?? D6 Harmonisering FP FP P A/G A/G A/G Fremdriftsplanen viser at prosjektet er noe forsinket. FP = Forprosjekt P = Planlegging A = Anskaffelse G = Gjennomføring Side 14