Sammendrag av tilstandsrapporten for kommunal sektor

Transkript

1 Skatteetaten Tilstandsrapport - kommunenes bruk av folkeregisteropplysninger Vedlegg 1 Sammendrag av tilstandsrapporten for kommunal sektor Innledning Et av hovedmålene for moderniseringen av Folkeregisteret er å skape et godt grunnlag for offentlige og private tjenester. Kommunene er Folkeregisterets største konsumentgruppe, og er en viktig interessent for moderniseringsprosjektet. For å kunne utvikle moderniserte tjenester som dekker konsumentenes behov, har prosjektet gjort en kartlegging av kommunenes bruk av Folkeregisteret. Kartleggingen belyser kommunenes bruk av dagens tjenester, samt hvilke tjenesteområder i kommunen som blir berørt av endringene som kommer med nytt folkeregister. Rapporten tar utgangspunkt i statistikk for bruk av Folkeregisteret fra 2016, levert av Skatteetatens distributør av folkeregistertjenester, Evry, samt intervjuer med fire kommuner og én fylkeskommune. Kartleggingen er basert på et lite utvalg kommuner, og går ikke i detaljene på den enkelte tjeneste eller arbeidsprosess. Kommunenes produsentrolle, som omhandler innsending av opplysninger til Folkeregisteret, er ikke behandlet i rapporten. Bruk av dagens folkeregistertjenester Den mest brukte folkeregistertjenesten blant kommunene er oppslag. Denne tjenesten brukes av så å si hele kommunemarkedet, og er den viktigste måten kommunene får tilgang til folkeregisterdata på. Oppslag brukes i hovedsak til å finne adresseopplysninger, navn og fødselsnummer. Andre opplysninger kommunene slår mest opp på er familie og relasjoner, særlig foreldre-barn relasjoner. Kommunene er den største konsumenten av historiske data, som navne- og adressehistorikk. Oppslag er den ene av de to viktigste tjenestene kommunene bruker for å hente folkeregisterdata. Den andre er uttrekk. Uttrekk brukes av i underkant 90 % av alle kommunekundene. Tjenesten brukes sjeldnere enn oppslag, og rundt 50 % av kommunene mottar uttrekk mindre enn én gang i måneden. Kommunene bruker i hovedsak uttrekk til å ajourholde personopplysninger, og til å opprette nye sakspopulasjoner. Kommuner har ofte behov for å utvide sine sakspopulasjoner med personer som har flyttet inn i, eller har blitt født inn i, kommunen. Uttrekk brukes til dette formålet. Det er kun 16 kommuner som bruker dagens ajourholdstjenester, som vask og porteføljeovervåkning. Ajourholdstjenestene er basert på entydig identifisering (med fødselsnummer) av de personene man ønsker opplysninger om. Det passer ikke med kommunenes behov for å hente opplysninger om alle kommunens innbyggere, også nye innbyggere. Kommunene er de største konsumentene av tilpasningstjenester. De vanligste tilpasningene kommunene bruker er uttrekk levert på spesialformat, tilpasset skolesystemer eller andre fagsystemer, og uttrekk levert med analoge utleveringsmetoder. Rundt 75 % av kommunekundene får uttrekk levert på et tilpasset format, dvs. med egendefinert oppstilling av data. 65 % av kommunekundene mottar uttrekk levert på papirformat. 15 % av disse 65 % mottar uttrekk levert

2 Side 2 av 6 på adresselapper. Adresselapper brukes til brevutsendelser til kommunens innbyggere, og eldresentrene den største brukeren av denne tjenesten. Folkeregisteret tilbyr webservice for system-til-system integrasjon med registeret, som gjør det mulig å gjøre oppslag direkte fra fagsystemer. I underkant av 70 % av kommunekundene benytter denne tjenesten, og 65 % av de som har integrasjon har mer enn ett integrasjonspunkt. Det er veldig vanlig blant kommunene å bruke oppslag via websiden, infotorg.no, i parallell med oppslag fra fagsystemet. Det er mange kommuner som har flere kundeforhold hos Folkeregisteret. Ofte er kundeforholdene delt opp etter tjenesteområder, som kan være et tegn på at det er lite samhandling rundt folkeregistertilganger på tvers i kommunen. De forskjellige tjenesteområdene i kommunen har også ulikt behov for informasjon, og dagens regler om begrunnet behov gjør at det er mer hensiktsmessig for kommunene å styre tilgang til Folkeregisteret gjennom flere kundeforhold. Mange kommuner opplever at de ikke får tilgang til de folkeregisteropplysningene de har behov for, og at søknader om tilgang blir ulikt behandlet. De etterlyser større tilgang til Folkeregisteret, og enklere regler for utlevering av data. Mange kommuner mener de ikke har sett effektene av ny prismodell for folkeregistertjenester, som ble innført fra 1. februar Med ny modell ble standardtjenester gratis, men kommunene opplever at de fortsatt betaler mye for tilgang til Folkeregisteret. Kommunenes tjenesteområder og deres bruk av folkeregisteropplysninger Kartleggingen er gjort basert på en oppdeling av kommunens tjenesteområder i ti overordnede kategorier: Oppvekst og utdanning Helse og omsorg Sosial Fritid, idrett og kultur Plan og bygg Tekniske tjenester Samferdsel; trafikk, vei og kollektiv Natur og miljø Næringsutvikling Interne tjenester; administrasjon og støttefunksjoner

3 Side 3 av 6 Tjenesteområdene som blir mest berørt av endringene i Folkeregisteret er oppvekst og utdanning, helse og omsorg, sosial, tekniske tjenester og interne tjenester. Men nesten alle tjenesteområdene vil bli berørt av moderniseringen, i den grad kommunen har innført pre-utfylte, elektroniske søknadsskjema eller andre publikumsløsninger, hvor løsningene gjør oppslag mot Folkeregisteret. På oppveksts- og utdanningsområdet bruker kommunene opplysninger om foreldre og barn til oppgavebehandlingen for barnehage- og skoletjenestene. Opplysningene blir brukt til utsendelse av brev og meldinger, fakturering for barnehage, skolefritidsordning osv., og til å gi tilgang til å søke om plass på barnets vegne. IT-systemene på oppvekstområdet har i hovedsak ikke integrert oppslag mot Folkeregisteret, og kommunene mottar uttrekk levert på tilpasset format, eller på papirlister, til ajourhold av opplysninger. Innenfor disse tjenestene opplyser kommunene om utfordringer knyttet til barn med delt bosted, hvor foreldre med ulik adresse skal ha lik tilgang til informasjon om barnet og lik tilgang til elektroniske tjenester for barnet. Helse- og omsorgstjenestene i kommunen bruker folkeregisteropplysninger i utstrakt grad. Fødselsnummer er avgjørende for identifisering av pasienter, men også navn, adresse og familierelasjoner er viktig i oppgaveløsingen på området. Alle helsetjenestene er tilknyttet Norsk Helsenett, og får opplysninger om sine pasienter derfra. Norsk Helsenett har en beriket kopi av Folkeregisteret som tilgjengelig for helsesektoren. Likevel er helsestasjoner en stor konsument av uttrekk levert som papirlister, og legevakten i enkelte kommuner har egne kundeforhold til Folkeregisteret.

4 Side 4 av 6 For kommunens sosialtjenester er folkeregisteropplysninger sentrale i oppgaveløsingen. Identifisering med fødselsnummer/d-nummer er viktig for bl.a. beregning av ytelser, og for oppfølging av flyktninger. Familierelasjoner er også viktige opplysninger for flere av tjenestene på området, som barnevernet og velferdstjenestene. Mange av fagsystemene disse tjenestene benytter har mulighet for integrert oppslag mot Folkeregisteret. Kommunene har også tilgang til personopplysninger via andre nasjonale løsninger, som NIR/IMDinett fra IMDi for flyktningetjenester og NAV sine fagsystemer for ytelser og trygd. Kommunenes tekniske tjenester, som vann- og avløp og renovasjon, bruker folkeregisteropplysninger i utførelsen av sine oppgaver. Opplysninger om navn og adresse brukes til blant annet fakturering av kommunale avgifter. Systemleverandører på området sammenstiller informasjon fra Folkeregisteret og Matrikkelen, som gir kommuner oversikt over alle husstander i kommunen. Folkeregisteropplysninger ajourholdes i systemet. Kommunale varslingstjenester blir mer og mer populært. De er benytter andre personopplysninger enn det som står i Folkeregisteret, som mobilnummer for sms-varsling, og antas ikke å være like avhengige av Folkeregisteret. Kommunens interne tjenester har behov for folkeregisteropplysninger til oppgaver som fakturering for kommunale tjenester og innrapportering av lønnsopplysninger til Skatteetaten. Regnskapskontorene som fakturerer for kommunens tjenester trenger opplysninger om adresse og foreldre-barn relasjonen for å utføre denne oppgaven. De trenger ofte også opplysninger om personer som bor utenfor kommunen, men opplever at det kan være vanskelig å få tilgang til disse opplysningene i dag. For de kommunene som bruker Folkeregisteret til administrasjon av tilganger til sine elektroniske tjenester, fører denne situasjonen til begrensninger i hvem som kan benytte selvbetjeningsløsningene. På de resterende tjenesteområdene i kommunen, som er fritid, plan og bygg, samferdsel, natur og miljø, og næringsutvikling, er det ikke like stor bruk av folkeregisteropplysninger i oppgaveutførelsen. Personopplysninger brukes blant annet i søknadsskjemaer for de ulike tjenestene, men innbyggerne må som regel fylle ut opplysningen selv. Kun de kommunene som har utviklet pre-utfylte, elektroniske søknadsskjemaer vil eventuelt berøres av moderniseringen av Folkeregisteret. For de over 300 kommunene som benytter KS/FIKS løsningen Svar ut vil eventuelle system-til-system oppslag på adresse i Folkeregisteret som erlagt inn før oversendelse av brev til Svar ut løsningen bli berørt av overgangen til nytt folkeregister. Kommunenes systemleverandører Det er mange leverandører av IT-systemer til kommunene, men de mest sentrale er Visma, Tieto, Evry, HK Data, ACOS og Norkart. Mange av disse selskapene leverer flere IT-systemer til kommunene, som dekker de ulike tjenesteområdene i kommunen. På helse- og omsorgsområdet er det mange tilbydere av elektroniske pasientjournalsystemer, og Infodoc og CompuGroup Medical må inkluderes på listen over sentrale leverandører. I tillegg forholder kommunene seg til en håndfull offentlige leverandører av nasjonale løsninger hvor personopplysninger utveksles;

5 Side 5 av 6 Helsenettet fra Norsk Helsenett for helse- og omsorgstjenestene, NIR eller IMDInett fra IMDi for tjenester for flyktninger, NAV sine fagsystemer for nasjonale velferdsordninger, Matrikkelen fra Kartverket for eiendomstjenester, og Svar ut fra KS/FIKS for brevutsendelse for alle tjenesteområdene. Kommunenes vurdering av fremtidig bruk av Folkeregisteret Mange kommuner er i gang med å utarbeide fremtidsbilde og digitaliseringsstrategi for sine tjenester, og har startet på en vurdering av hvordan de ønsker å forholde seg til Folkeregisteret i fremtiden. Det er to konsepter som har utpekt seg i dialogen med kommunene, i hver sin ende av skalaen; én modell basert på opprettelse av egen innbyggerdatabase/kunderegister og én modell baserer seg på oppslag direkte mot Folkeregisteret (se illustrasjon nedenfor). Fordelene ved et sentralt kunderegister over innbyggere (modell A) er at kommunen selv har kontroll over tilgangsstyring og bruk av data. De er ikke avhengig av at Folkeregisteret er tilgjengelig for å hente nødvendige opplysninger, og de har kun ett integrasjonspunkt mot Folkeregisteret å vedlikeholde. De har også muligheten til å berike databasen med opplysninger som er relevante for seg. Hvis det implementeres endringer i Folkeregisteret kan kommunen selv bestemme tempoet de ønsker å implementere endringen videre i de ulike fagsystemene. Mange kommuner ønsker å bruke Folkeregisteret som en integrert komponent i sine IT-løsninger, og knytte de ulike fagsystemene direkte til Folkeregisteret (modell B). Kommunen får da tilgang til oppdaterte opplysninger om sine innbyggere, uten å måtte lagre og vedlikeholde personopplysninger i én eller flere databaser. Oppslag reduserer behovet for å utvikle egne komponenter, men gjør samtidig kommunen sårbar for endringer i Folkeregisteret og skaper en avhengighet til at Folkeregisteret alltid er tilgjengelig for at tjenestene skal få utført oppgavene sine. Det vil også være vanskeligere for kommunene å lage proaktive tjenester som agerer på hendelser i Folkeregisteret, hvis man kun henter opplysninger når man selv har behov for dem.

6 Side 6 av 6 Anbefalinger for videre arbeid Rapporten har kun gjort vurderinger av dagens situasjon. For å forberede seg på endringene som kommer med nytt folkeregister er det viktig at kommunene, og kommunal sektor, tar stilling til hvordan de ønsker å forholde seg til endringene, på kort og på lang sikt. Problemstillingene det anbefales at det jobbes videre med er: overgangen til nye løsninger, særlig omleggingen fra analoge formater og manuelle prosesser til elektronisk bruk av Folkeregisteret evaluering av nye muligheter nytt folkeregister bringer med seg, både i form av tilgang til opplysninger og av mulighetene for forbedrede innbyggertjenester vurdering av ulike arkitekturkonsepter, samt vurdering av hvilke folkeregistertjenester som passer best for kommunens ulike tjenesteområder og behov muligheten for sammenfallende kartleggings- og endringsprosesser i forbindelse med kommunesammenslåing, for de kommunene som er berørt av sammenslåing