TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Fylkeshuset i Troms, møterom 08.313 1.12.2008 15.30 18:15 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Rolleiv O Lind Britt Sofie Illguth Åshild Fause Tor Zachariassen Andre Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andre Hanssen (tilstede under sak 118) Revisor Doris Gressmyr Revisor Sissel Rasmussen Behandlede saker Sak nr./år Sak 118-128/08 Underskrifter Fra K-Sekretariatet: Daglig leder Bjørn-Harald Christensen Rådgiver Odd Kr. Solberg Rådgiver Martin Krane Bjørn-Gunnar Jørgensen sign. Åshild Fause sign. Rolleiv O Lind sign. Tor Zachariassen Sign Britt Sofie Illguth sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 24.11.2008 som ble enstemmig godkjent. Sakene 124/08 og 125/08 ble behandlet etter sak 128/08. Saknr Tittel U.off. 118/08 Godkjenning av protokollen fra møte 12.11.2008 119/08 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2008 Tromsø kommune 120/08 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser orientering 121/08 Felles regnskapsfunksjon i kommunen 122/08 Retningslinjer og rutiner for tildeling av kommunale driftstilskudd til fysioterapeuter i Tromsø kommune 123/08 Plan for selskapskontroll i Tromsø kommune 2009-2011 124/08 Referat fra etatsbesøk Remiks Tromsø KF 2.10.2008 125/08 Referat fra etatsbesøk RE Bydrift 3.10.2008 126/08 Gjennomgang av formannskapssaker 127/08 Kontrollutvalgets møteplan for 2009 128/08 Referatsaker
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 118/08 Godkjenning av protokollen fra møtet 12.11.2008 Protokollen fra møtet 12.11.2008 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 12.11.2008 godkjennes. 119/08 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2008 Tromsø kommune Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann redegjorde for revisjonsstrategien for Tromsø kommune i 2008. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors redegjørelse til orientering. 120/08 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser Kontrollutvalget tar revisjonens notat av 24.11.2008 til orientering.
Blad 4 Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar revisjonens notat av 24.11.2008 til orientering. 121/08 Felles regnskapsfunksjon i kommunen 1. Kontrollutvalget viser til kommunestyrets vedtak i sak 107/07 pkt. 6. 2. Kontrollutvalget anser saken som viktig med hensyn på økt sikkerhet for tilfredsstillende kvalitet og kontinuitet ved regnskapsførselen til KF ene. Utvalget anmoder at saken gis prioritet og utredes i større grad enn det som utvalget er orientert om. 3. Saken oversendes kommunestyret til orientering. 1. Kontrollutvalget viser til kommunestyrets vedtak i sak 107/07 pkt. 6. 2. Kontrollutvalget anser saken som viktig, både av hensyn til ressursmessig besparelse, kostnadseffektiv drift og økt sikkerhet i forhold til tilfredsstillende kvalitet og kontinuitet ved regnskapsførselen til KF ene. Utvalget anmoder at saken gis prioritet og utredes i større grad enn det som utvalget er orientert om. 3. Saken oversendes kommunestyret til orientering. 1. Kontrollutvalget viser til kommunestyrets vedtak i sak 107/07 pkt. 6. 2. Kontrollutvalget anser saken som viktig, både av hensyn til ressursmessig besparelse, kostnadseffektiv drift og økt sikkerhet i forhold til tilfredsstillende kvalitet og kontinuitet ved regnskapsførselen til KF ene. Utvalget anmoder at saken gis prioritet og utredes i større grad enn det som utvalget er orientert om. 3. Saken oversendes kommunestyret til orientering.
Blad 5 Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 10.12.2008 til (frist 7.1.2009): - Tromsø kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt x.x.2008 til: - Tromsø kommune v/ordfører 122/08 Retningslinjer og rutiner for tildeling av kommunale driftstilskudd til fysioterapeuter i Tromsø kommune Rådmannen inviteres til neste møte i kontrollutvalget for å redegjøre for kommunens retningslinjer og rutiner for tildeling av kommunale driftstilskudd til fysioterapeuter. Rådmannen inviteres til neste møte i kontrollutvalget for å redegjøre for kommunens retningslinjer og rutiner for tildeling av kommunale driftstilskudd til fysioterapeuter. Utskrift av saksprotokoll sendt 10.12.2008 til: - Tromsø kommune v/rådmannen 123/08 Plan for selskapskontroll i Tromsø kommune 2009-2011 Felles forslag til prioritering i plan for selskapskontroll 2009-2011: Billetten AS Troms Kraft AS
Blad 6 Kontrollutvalget rår kommunestyret fatte slikt vedtak: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll i Tromsø kommune 2009-2011. Kontrollutvalget rår kommunestyret fatte slikt vedtak: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll i Tromsø kommune 2009-2011. Utskrift av saksprotokoll sendt 10.12.2008 til: - Tromsø kommune v/ordfører 124/08 Referat fra etatsbesøk Remiks Tromsø KF 2.10.2008 Referatet innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2008. Besøket innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2008. Besøket innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2008. 125/08 Referat fra etatsbesøk RE Bydrift 3.10.2008 Referatet innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2008.
Blad 7 Besøket innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2008. Besøket innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2008. 126/08 Gjennomgang av formannskapssaker Saken utsettes til neste møte. K-Sekretariatet retter henvendelse til rådmannen angående oversendelse av sakspapirene fra formannskapsmøtene til Britt Sofie Illguth. Saken utsettes til neste møte. K-Sekretariatet retter henvendelse til rådmannen angående oversendelse av sakspapirene fra formannskapsmøtene til Britt Sofie Illguth. 127/08 Kontrollutvalgets møteplan for 2009 Neste møte settes til 14.1.2009. De resterende møtedatoene for 2009 fastsettes i møte 14.1.2009.
Blad 8 Neste møte settes til 14.1.2009. De resterende møtedatoene for 2009 fastsettes i møte 14.1.2009. 128/08 Referatsaker Tor Zachariassen ba om å bli erklært inhabil under behandling av referatsak C. Kontrollutvalget godkjente enstemmig dette. Referert: A. REMIKS TROMSØ KF ERFARING FRA REVISJON 2007 TIL OPPFØLGING 2008 - Brev av 10.11.2008 fra KomRev NORD B. TROMSØ KOMMUNE ERFARINGER FRA ÅRSREGNSKAPET 2007 SOM HAR BETYDNING FOR 2008 - Brev av 6.11.2008 fra KomRev NORD C. GRANSKING/KONTROLL AV TROMSØ ROMSA 2018 AS - Brev av 13.11.2008 fra Jens Ingvald Olsen D. NKRF s KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2009 - Invitasjon og foreløpig program for Kontrollutvalgskonferansen 4.-5. februar 2009 1. Referatsak D NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2009 Kontrollutvalgets medlemmer får anledning til å melde seg på konferansen. Tilbakemelding til K-Sekretariatet innen 11. desember. 2. For øvrig tas referatsakene A-C til orientering. 1. Referatsak D NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2009 Kontrollutvalgets medlemmer får anledning til å melde seg på konferansen. Tilbakemelding til K-Sekretariatet innen 11. desember.
Blad 9 2. For øvrig tas referatsakene A-C til orientering. Informasjon om vedtak i referatsak C sendt 10.12.2008 til: - Jens Ingvald Olsen Rett utskrift: Tromsø, den 2. desember 2008 Martin S. Krane