Samhandlingsreformen Hvaler kommune

Hvaler kommune Samhandlingsreformen Hvaler kommune PROSJEKTPLAN Versjon 1.0 Anders Bekkevold, Ole Kristian Helgesen 23.05.2011 Mal prosjektplan versjon 0.1 2010/OKH

Innhold 1 Innledning... 4 1.1 Hensikt med dokumentet... 4 1.2 Tilknyttede saker... 4 1.3 Refererte dokumenter... 4 2 Bakgrunn og omfang... 5 2.1 Bakgrunn... 5 2.2 Prosjektets omfang... 5 2.3 Avgrensninger... 5 Premisser... 5 2.4... 5 2.5 Avhengigheter til andre prosjekter... 5 3 Mål og visjoner... 6 3.1 Formål/Hensikt... 6 3.2 Visjon... 6 3.3 Hovedmål... 6 3.4 Resultatmål... 6 3.5 Effektmål... 6 4 Organisering og styring... 7 4.1 Prosjektorganisasjon... 7 4.2 Roller og ansvar... 7 5 Tidsplan og leveranser... 10 5.1 Beslutningspunkter og milepæler... 10 5.2 Gjeldende fremdriftsplan... 11 5.3 Beskrivelse av hovedaktiviteter... 12 5.4 Leveransedokumenter for godkjenning... 13 6 Økonomi... 15 6.1 Budsjett... 15 6.2 Finansiering... 15 7 Risiko... 15 8 Kvalitetssikring... 15 9 Administrative rutiner... 16 9.1 Møtestruktur... 16 9.2 Rapportering... 16 9.3 Timeregistrering... 16 9.4 Dokumenthåndtering og arkivrutiner... 17 Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 2 av 17

Endringslogg Versj. Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent 0.1 16.03.2011 Alle Nytt dokument Anders Bekkevold 0.2 30.03.2011 2,3,4,5, 6,7,9 Større omskrivninger etter møte i prosjektgruppe Ole Kr. Helgesen 0.3 04.04.2011 4.1, 4.2, 5.4, 7, 9.1, 9.4.2 0.4 05.04.2011 4.1, 4.2, 5.1, 5.2, 5.4, 6.1, 9.3 0.5 11.05.2011 4.1, 4.2, 5.1, 5.4 1.0 23.05.2011 4.2, 5.1, 5.2, 5.4, 6.1, 7, 9.1 Endret etter gjennomgang med Lars Larsen og Anders Bekkevold 04.04.2011 Endret etter gjennomgang med arbeidsgrupper 04.04.2011 Endret etter gjennomgang med arbeidsgrupper 06.05.2011 Ny arbeidsgruppe Frisklivssenter Endret etter gjennomgang i styringsgruppe Ole Kr. Helgesen Ole Kr. Helgesen Ole Kr. Helgesen Ole Kr. Helgesen 23.05.2011 Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 3 av 17

1 Innledning 1.1 Hensikt med dokumentet Dette dokumentet er prosjektdirektiv og plan for prosjektet Samhandlingsreform i Hvaler kommune. Hensikten med prosjektplanen er å dokumentere og kommunisere en plan for hvilke oppgaver som skal løses av prosjektet i perioden fra 17.03.11 til prosjektet står ferdig. Prosjektplanen skal også sikre produksjon av de leveranser og resultatmål som er definert i prosjektet, og bidra til at disse leveransene er i henhold til avtalt kvalitet. Videre inneholder dokumentet beskrivelse av ansvarsforhold, kjøreregler og arbeidsrutiner som skal benyttes i prosjektets daglige arbeid. Dokumentet vil revideres ved store endringer i prosjektet. 1.2 Tilknyttede saker Tabellen under angir hvilke saker prosjektet er knyttet til og hvilket arkivnummer dette ligger under i Ephorte. Saksnr Beskrivelse Ephorte 2011/109 Prosjekt samhandlingsreform Interkommunalt samarbeid mellom Hvaler kommune og Fredrikstad kommune 2010/2045 Samhandling for barn og unges oppvekstvilkår på tvers av virksomheter og seksjoner 1.3 Refererte dokumenter Tabellen under angir de referanser til andre dokumenter er referert i dette dokumentet. Refnr Saksnr Journal Dokument Ephorte post R1 2011/109 9 Prosjektplan-samhandlingsreformen - endelig utgave 150311 (Fredrikstad kommune) Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 4 av 17

2 Bakgrunn og omfang 2.1 Bakgrunn Stortinget har sluttet seg til stortingsmelding 47 - samhandlingsreformen. Kommunene får gjennom reformen og nye lover et betydelig ansvar for å øke livskvaliteten til innbyggerne og redusere presset på helsevesenet gjennom forebyggende arbeid. Stortinget vil med reformen øke kvaliteten på kommunehelsetjenestene, dempe veksten av sykehustjenester og samtidig kostnadseffektivisere. Kommunene skal forplikte seg til samarbeid med samarbeidspartnerne, i første rekke sykehusene, gjennom avtaler. Prosjektet skal beskrive hvordan rådmannen ser på samhandlingsreformen og hvilke utfordringer dette kan gi Hvaler kommune. Prosjektet skal omhandle behovet for samhandling i hele kommunen og samarbeid med andre kommuner. Samtidig gi en oversikt over de økonomiske organisatoriske konsekvensene kommunen står ovenfor. 2.2 Prosjektets omfang Prosjektet skal sørge for at de målsetninger som er beskrevet under i kapittel 3 i dette dokumentet skal realiseres innenfor oppgitte kostnads- og tidsrammer. 2.3 Avgrensninger Prosjektet vil kun sørge for leveranser av utredninger for å ta nødvendige beslutninger for handling. Initiering av handlingene prosjektet kommer frem til initieres gjennom nye prosjekter eller i drift. 2.4 Premisser Rådmannen er av den oppfatning av at Stortingsmelding 47 Samhandlingsreformen er av en så stor betydning for kommunens videre utvikling at deltakelse i prosjekt og arbeidsgrupper skal prioriteres. Foreløpig er det ingen økonomiske ressurser i prosjektet, og hver enkelt seksjon må finansiere sin deltakelse. Fredrikstad kommune vil stille krav til at Hvaler kommune tar beslutninger om de ønsker samarbeide innenfor det enkelte område til gitte tidsfrister. Fredrikstad opererer med følgende tidsfrister som har relevans for Hvaler kommune (Se ellers [R1] kapittel D): Tillitsvalgte skal involveres i prosessen. 2.5 Avhengigheter til andre prosjekter Hvaler kommune har inngått en intensjonsavtale med Fredrikstad kommune om deltakelse i prosjektarbeid vedrørende samhandlingsreformen. Samarbeidsprosjektet vil legge føringer for Hvaler kommunes videre arbeid med samhandlingsreformens utfordringer. Hvaler kommune deltar i et effektiviseringsnettverk i regi av KS som omhandler samhandling for utsatte barn og unge. På bakgrunn av dette nettverket har Hvaler kommune, her representert ved seksjon Helse og Sosial og seksjon Opplæring og Kultur, startet prosjektet Samhandling for barn og unges oppvekstvilkår på tvers av virksomheter og seksjoner. Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 5 av 17

Ferdigstillelse av prosjektet på Sandbakken, boliger for vanskeligstilte, vil ha betydning for løsningen man finner innenfor rus/psykriatri. 3 Mål og visjoner 3.1 Formål/Hensikt Utrede konsekvensen ved innføring av samhandlingsreformens intensjoner i Hvaler kommune. Fremskaffe grunnlag og utarbeide saker for politiske beslutninger i forbindelse med dette. 3.2 Visjon Vi forstår samhandlingsreformens intensjoner og utfordringer og vi er forberedt. 3.3 Hovedmål Gjøre nødvendige avklaringer og utarbeide beslutningsgrunnlag for å kunne fatte politiske vedtak i forhold til hva Hvaler kommune må gjøre for og kunne gjennomføre forventningene som ligger i samhandlingsreformen. Sikre at Hvaler kommune kan treffe beslutninger i forhold til fremdriftsplanen til Fredrikstad kommunes prosjekt. 3.4 Resultatmål Ved prosjektets slutt skal følgende foreligge Alle nødvendige beslutninger knyttet til realisering av samhandlingsreformen er tatt. Beslutningene tatt av administrasjonen er forankret politisk gjennom vedtak i kommunestyret. Det foreligger anbefalinger knyttet til organisering og realisering av tiltakene man har kommet frem til. 3.5 Effektmål 1. Økt forståelse av samhandlingsreformens intensjoner og utfordringer. 2. Vi klarer å foreta beslutninger i forhold til kravene fra Fredrikstad kommune. 3. Vi kjenner omfang og kostnader knyttet til tiltak for realiseringen av våre ambisjoner. 4. Tiltakene er forankret både administrativt og politisk. Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 6 av 17

4 Organisering og styring 4.1 Prosjektorganisasjon Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektleder Delprosjekt 1 Helse og sosial Delprosjekt 2 Forebyggende folkehelse Delprosjekt 1 Helse og sosial Arbeidsgruppe 1 Koordinerende enhet Arbeidsgruppe 2 USK/ beh.senger Arbeidsgruppe 3 rehabilitering Arbeidsgruppe 4 Legevakt Arbeidsgruppe 5 Rus og psykriatri Arbeidsgruppe 6 IT Arbeidsgruppe 7 Frisklivssentral Arbeidsgruppe 8 Læring- og mestringssenter Delprosjekt 2 Forebyggende folkehelse Arbeidsgruppe 9 Folkehelse - Helsetilstand 4.2 Roller og ansvar Prosjekteier: Torleif Gjellebæk - Rådmann Styringsgruppe: Torleif Gjellebæk - Rådmann (leder av styringsgruppen) Lars H. Larsen - Seksjonssjef Helse og Sosial Astri Engblad - Seksjonssjef Opplæring og Kultur Heidi Vildskog - Seksjonssjef Miljø og Teknikk Ole Kristian Helgesen - Prosjektleder Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 7 av 17

4.2.1 Delprosjekt 1 Helse og Sosial Anders Bekkevold - Delprosjektleder Arbeidsgruppe 1 Koordinerende enhet Gruppeleder: Anders Bekkevold Deltakere: Ikke bestemt hvilke som eventuelt skal bidra i arbeidet. Arbeidsgruppe 2 USK og behandlingssenger Gruppeleder: Kirsten Piil Deltakere: Ledergruppen i omsorgstjenesten (2 avd. ledere fra hj.tjenesten og 2 avd. ledere fra sykehjemmet) Seksjonssjef seksjon Helse og Sosial Tillitsvalgte (2 fra sykepleierforbundet, 2 fra fagforbundet) Arbeidsgruppe 3 Rehabilitering Gruppeleder: Kirsten Piil Deltakere: Ledergruppen i omsorgstjenesten (2 avd. ledere fra hj.tjenesten og 2 avd. ledere fra sykehjemmet) Seksjonssjef seksjon Helse og Sosial Tillitsvalgte (2 fra sykepleierforbundet, 2 fra fagforbundet) Arbeidsgruppe 4 Legevakt Gruppeleder: Lars H. Larsen Deltakere: Gruppeleder utarbeider utredningen på bakgrunn av rapporten som er utarbeidet i prosjekt samhandling mellom Fredrikstad og Hvaler kommune Arbeidsgruppe 5 Rus og psykiatri Gruppeleder: Bente Svennes Deltakere: Reidar Andersen (avd. leder NAV - psykiatri) Arbeidsgruppen har deltatt i arbeidsgruppe gjennom prosjekt samhandling mellom Fredrikstad og Hvaler kommune. Arbeidsgruppe 6 - IT Gruppeleder: Anders Bekkevold Deltakere: Ikke bestemt hvilke som eventuelt skal bidra i arbeidet. Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 8 av 17

Arbeidsgruppe 7 Frisklivssentral Gruppeleder: Per Åge Pettersen Deltakere: Virksomhetsleder omsorgstjenesten Ledergruppen i omsorgstjenesten (2 avd. ledere fra hj.tjenesten og 2 avd. ledere fra sykehjemmet) Seksjonssjef seksjon Helse og Sosial Tillitsvalgte (2 fra sykepleierforbundet, 2 fra fagforbundet) Arbeidsgruppe 8 Lærings- og mestringssenter Gruppeleder: Per Åge Pettersen Deltakere: Virksomhetsleder omsorgstjenesten Ledergruppen i omsorgstjenesten (2 avd. ledere fra hj.tjenesten og 2 avd. ledere fra sykehjemmet) Seksjonssjef seksjon Helse og Sosial Tillitsvalgte (2 fra sykepleierforbundet, 2 fra fagforbundet) 4.2.2 Delprosjekt 2 Forebyggende folkehelse Delprosjektleder er Ikke avklart. Trolig er dette en aktuell oppgave for en ny Folkehelsekoordinator i kommunen. Arbeidsgruppe 9, Folkehelse - Helsetilstand Sammensetning er ikke avklart 4.2.3 Prosjekteier (PE) Prosjekteier er ansvarlig for at de politiske vedtak som omfattes av prosjektet gjennomføres i henhold til de gitte rammer. Prosjekteier skal orientere politiske organer om prosjektet Prosjekteier deltar i styringsgruppen til prosjekt Samhandlingsreformen i Fredrikstad kommune. 4.2.4 Styringsgruppe (SG) s oppgave er å overvåke prosjektet med hensyn på fremdrift, kvalitet, prosjektets økonomi, foreta nødvendige prioriteringer og beslutninger ved prosjektets milepæler, samt å sikre utvekslingen av informasjon mellom de involverte partene. I tillegg skal styringsgruppen ivareta følgende oppgaver: Premissgiver for fremdrift, ressursbruk og økonomi Sørge for at prosjektet på forespørsel får alle nødvendige faglige avklaringer det selv ikke har myndighet til å ta Sikre forankring i linjeorganisasjonen Godkjenne leveranser fra prosjektet Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 9 av 17

Godkjenne endringer innenfor gitte rammer, påse at forsvarlig utredning blir foretatt 4.2.5 Prosjektleder (PL) Prosjektleder har ansvar for følgende oppgaver i prosjektet: Operativ ledelse av prosjektet Rapporter status til styringsgruppen (SG) Delta i styringsgruppemøter, og påse at nødvendige beslutninger blir tatt Innkalle styringsgruppen (SG) ved behov Utarbeide beslutningsgrunnlag til styringsgruppen Ansvar for økonomi, framdrift og resultat. Ansvar for utarbeidelse av aktivitets- og fremdriftsplan og kostnads/inntektsoverslag Ansvarlig for ajourhold av prosjektplan (dette dokumentet) 4.2.6 Delprosjektleder (DPL) Delprosjektledere har følgende ansvar i prosjektet: Selvstendig ansvar for at arbeidsgruppenes oppgaver blir løst innenfor gitte tidsfrister og med rett kvalitet. Rapportere status på oppgaver innenfor delprosjektet til prosjektleder (PL) i henhold til gjeldende rutiner. Bistå prosjektleder (PL) i planlegging og oppfølging av prosjektet. 5 Tidsplan og leveranser 5.1 Beslutningspunkter og milepæler 5.1.1 Milepæler Tabellen under angir de kontraktsmessige milepælene prosjektet jobber ut i fra. Kolonnen Opprinnelig dato angir kontraktens opprinnelige dato, kolonnen Dato angir de datoer som finnes i gjeldende plan for tidspunktet for denne versjonen av rapporten. Milepæl-nr Beskrivelse Opprinnelig dato MP-01 Utredning - USK/beh.senger (arb.gruppe 2) foreligger MP-02 Utredning - Rehabilitering (arb.gruppe 3) foreligger MP-03 Utredning - Legevakt (arb.gruppe 4) foreligger MP-04 Utredning - Rus og psykriatri (arb.gruppe 5) foreligger MP-05 Utredning - Frisklivssentral (arb.gruppe 7) foreligger MP-06 Utredning - Lærings- og mestringssenter (arb.gruppe 8) foreligger MP-07 Sak klar til politisk behandling i KS 22.06.2011 (Fase 1) MP-08 Utredning - IT (arb.gruppe 6) foreligger MP-09 Sak klar til politisk behandling i KS (Fase 2) MP-10 Utredning - Koordinerende enhet (arb.gruppe 1) foreligger MP-11 Utredning - Folkehelse - Helsetilstand (arb.gruppe 9) foreligger MP-12 Sak klar til politisk behandling i KS (Fase 3) MP-13 Sluttrapport foreligger Gjeldende dato 31.05.2011 12.10.2011 27.10.2011 15.05.2012 15.05.2012 30.05.2012 27.06.2012 Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 10 av 17

5.1.2 Beslutningspunkt Ved alle beslutningspunkter skal styringsgruppen bestemme om prosjektet skal videreføres, kursen endres eller avsluttes. Det er prosjektleders ansvar å presentere det formelle beslutningsunderlaget, dokumentere de beslutninger som tas og iverksette nødvendige aktiviteter. Prosjektplanen skal oppdateres til ny versjon hvor beslutninger medfører større kursendringer. Et beslutningspunkt innebærer en vurdering av følgende forhold: Grad av måloppnåelse i forhold til plan, tid og ressurser. Er prosjektet tilfredsstillende organisert og under kontroll. Kritiske suksessfaktorer Har forutsetningene endret seg? Blir prosjektets hovedmål oppnådd? Tabellen under angir prosjektets beslutningspunkt og knytning mot milepæler. Beslutningspunkt Utredning - USK/beh.senger (arb.gruppe 2) Utredning - Rehabilitering (arb.gruppe 3) Utredning - Legevakt (arb.gruppe 4) Utredning - Rus og psykriatri (arb.gruppe 5) Utredning - Frisklivssentral (arb.gruppe 7) Utredning - Lærings- og mestringssenter (arb.gruppe 8) USK/beh.senger (arb.gruppe 2) Rehabilitering (arb.gruppe 3) Legevakt (arb.gruppe 4) Rus og psykriatri (arb.gruppe 5) Frisklivssentral (arb.gruppe 7) Lærings- og mestringssenter (arb.gruppe 8) Utredning - IT (arb.gruppe 6) IT (arb.gruppe 6) Utredning - Koordinerende enhet (arb.gruppe 1) Utredning - Folkehelse - Helsetilstand (arb.gruppe 9) Koordinerende enhet (arb.gruppe 1) Folkehelse - Helsetilstand (arb.gruppe 9) Prosjekt avsluttes Knyttet til milepæl MP-01 MP-02 MP-03 MP-04 MP-05 MP-06 MP-07 MP-07 MP-07 MP-07 MP-07 MP-07 MP-08 MP-09 MP-10 MP-11 MP-12 MP-12 MP-13 Behandles I mai 2011 I mai 2011 I mai 2011 I mai 2011 I mai 2011 I mai 2011 I Kommunestyre jun 2011 I Kommunestyre jun 2011 I Kommunestyre jun 2011 I Kommunestyre jun 2011 I Kommunestyre jun 2011 I Kommunestyre jun 2011 I okt 2011 I Kommunestyre nov 2011 I mai 2012 I mai 2012 I Kommunestyre jun 2012 I Kommunestyre jun 2012 I jun 2012 5.2 Gjeldende fremdriftsplan Fremdriftsplanen under bygger på gjeldende plan for tidspunktet for denne versjonen av rapporten. Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 11 av 17

Aktivitetsnavn Startdato Sluttdato Utarbeide prosjektplan Etablere arbeidsgrupper Fase 1 Etablere arbeidsgrupper Fase 2 Etablere arbeidsgrupper Fase 3 FASE 1 Utredning - USK/beh.senger (arb.gruppe 2) Utredning - Rehabilitering (arb.gruppe 3) Utredning - Legevakt (arb.gruppe 4) Utredning - Rus og psykriatri (arb.gruppe 5) Utredning - Frisklivssentral (arb.gruppe 7) Utredning - Lærings- og mestringssenter (arb.gruppe 8) Saksforberedelser KS - Fase 1 FASE 2 Utredning - IT (arb.gruppe 6) Saksforberedelser KS - Fase 2 FASE 3 Avklare organisering og ansvar - Forebyggende folkehelse Ansette/utnevne Folkehelsekoordinator Utredning - Koordinerende enhet (arb.gruppe 1) Utredning - Folkehelse - Helsetilstand (arb.gruppe 9) Saksforberedelser KS - Fase 3 Utarbeide sluttrapport 17.03.2011 01.06.2011 23.11.2011 24.05.2011 23.06.2011 23.06.2011 21.10.2011 23.06.2011 23.06.2011 23.08.2011 07.12.2011 07.12.2011 22.05.2012 23.06.2011 04.04.2011 01.04.2011 22.06.2011 06.12.2011 31.05.2011 31.05.2011 27.10.2011 12.10.2011 27.10.2011 30.05.2012 22.08.2011 22.11.2011 15.05.2012 15.05.2012 30.05.2012 27.06.2012 Prosjektet er tenkt gjennomført i som to delprosjekter med til sammen tre faser. Fase 1: Utredninger fra arbeidsgruppe 2, 3, 4, 5, 7 og 8 Fase 2: Utredninger fra arbeidsgruppe 6 Fase 3: Utredninger fra arbeidsgruppe 1 og 9 5.3 Beskrivelse av hovedaktiviteter Aktivitet Hensikt Viktige oppgaver Resultat Utarbeide prosjektplan Avklare organisering Sammenstille dokument Dette dokumentet Utarbeide fremdriftsplan Utarbeide fremdriftsplan Fremdriftsplan Definere rammer for økonomi og tid Gjennomgå økonomi og rammer Spesifisere leveranser Identifisere usikkerhet Etablere organisasjon kontakte medlemmer og sørge for deres involvering Definere rutiner for kvalitetssikting Definere administrative rutiner Definere beslutningspunkt. Etablere rutiner for oppfølging og rapportering. Utredning Utarbeide grunnlag for saksforberedelser Komme frem til ulike alternativer for hvordan forventninger og krav kan ivaretas. Rapporter som beskrevet i kapittel xx Skrive rapport som oppsummer resultatene innenfor hvert område Få rapporter verifisert og godkjent av Saksforberedelser Utarbeide beslutningsgrunnlag for beslutningspunkter Skrive saker forut for politisk behandling. Saksgrunnlag i Ephorte Gjennomgang av saken med rådmannen for utarbeidelse av endelig innstilling Etablere arbeidsgrupper Oppstart av gruppearbeid Sette sammen Operative arbeidsgrupper Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 12 av 17

Aktivitet Hensikt Viktige oppgaver Resultat innenfor delprosjekt Helse og sosial arbeidsgruppa er definert Starte arbeidet med gruppens oppgaver (se definerte oppgaver) Avklare organisering og ansvar innenfor delprosjekt Forebyggende folkehelse Bemanne delprosjektet med ressurser og få startet leveranser av utredninger Forberede forslag til RÅLE. Sette sammen grupper og innkalle til arbeidsmøter. Avklare rollen som Folkehelsekoordinator Operative arbeidsgrupper er definert Folkehelsekoordinator er utpekt Delprosjektleder er utpekt Utarbeide sluttrapport Avgjøre om prosjektet kan avsluttes eller om det skal forlenges. Evaluering av prosjektet for fremtidig læring Utarbeide sluttrapport. Sluttrapport Prosjektet avsluttes eller videreføres 5.4 Leveransedokumenter for godkjenning Tabellen under angir de dokumenter prosjektet skal levere for godkjenning. Det er angitt dato for leveranse, frist for godkjenning og ansvarlig for godkjenning. Dokument Prosjektplan Leveranse dato 04.04.2011 Godkjennings dato 23.05.2011 Godkjennes av Utredning - USK/beh.senger 23.05.2011 Utredning - Rehabilitering 23.05.2011 Utredning Legevakt 23.05.2011 Utredning - Rus og psykriatri 23.05.2011 Utredning - Frisklivssentral 23.05.2011 Utredning - Lærings- og mestringssenter 23.05.2011 Utredning IT 12.10.2011 21.10.2011 Utredning - Koordinerende enhet 15.05.2012 21.05.2012 Utredning - Folkehelse Helsetilstand 15.05.2012 21.05.2012 Sluttrapport 27.06.2012 29.06.2012 Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 13 av 17

5.4.1 Utredninger Arbeidsgruppene skal gjennomføre utredninger som beskrevet i kapittel 0. Rapportene skal ha følgende disposisjon: 1 Innledning <Kort om bakgrunn for dokumentet og i hvilken (hvorfor) sammenheng det er produsert> 2 Oppsummering <Kort oppsummering av resultater i rapporten> 3 Problemstilling <Beskrivelse/presisering av hva rapporten skal gi svar på> 4 Resultat I dette kapittelet beskrives de mulige løsninger som arbeidsgruppen er kommet frem til for å møte den utfordringen som er spesifisert i kapittel 3. 4.1 Den optimale løsningen <Beskrivelse av den ideelle løsningen faglig sett> 4.2 Den sannsynlige løsningen <Beskrivelse av den løsningen man tror er mest realistisk. Her må det også beskrives hvilke premisser (eller forutsetninger) som ligger til grunn for valg av denne løsningen> 4.3 Minimumsløsningen <Beskrivelse av løsning vi minimum kan gjennomføre innenfor de rammer vi har>. <En minimumsløsning kan i sin ytterste konsekvent være å ikke gjøre noe, da rammene eller andre forutsetninger gjør en realisering umulig> 5 Metode <Beskrivelse av hvordan man har kommet frem til resultatet> 5.4.2 Sluttrapport Prosjektleder skal i sluttrapporten samle og dokumentere de erfaringer som er gjort i prosjektarbeidet med vekt på grad av måloppnåelse i henhold til prosjektplanen. Sluttrapporten skal kun omhandle de administrative forholdene i prosjektet og ikke være en del av den faglige rapporteringen. Hvaler kommunes standard mal for sluttrapporten skal benyttes med følgende mal: Forord 1. Sammendrag 2. Gjennomføring i henhold til prosjketplan 3. Målrealisering 4. Prosjektorganisering og ressursdimensjonering 5. Kostnader og finansiering 6. Viktige erfaringer 7. Avslutning 8. Vedlegg Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 14 av 17

6 Økonomi 6.1 Budsjett Kostnader Kostnader MVA eks. MVA inkl. MVA Interne lønnskostnader (1 500 timer a 620) 930 000 Diverse reise- og møtekostnader 35 000 Totale kostnader 965 000 Andre refusjoner Andre tilskudd -965 000 Sum tilskudd og refusjoner -965 000 Dekkes innen gitte budsjettrammer (lønn) Bruk av bevilgning i budsjett 2011 (250.000,-) Dekkes av fond Dekkes ved låneopptak Budsjettet forutsetter et tilskudd på 965.000,- til forberedende arbeider. 6.2 Finansiering Seksjonsjef Helse og sosial har søkt Helsedepartementet om tilskudd på inntil 1.900.000,- til forberedelser og etablering av nye tiltak/organisering knyttet til realisering av Samhandlingsreformen i Hvaler kommune. Om man velger å opprette en stilling som Folkehelsekoordinator, yter Østfoldhelsa 100.000,- årlig til denne stillingen. 7 Risiko Det gjennomføres ingen risikovurdering i dette prosjektet, da det kun er snakk om å produsere utredninger. 8 Kvalitetssikring Kvalitet ivaretas gjennom: Alle dokumenter som produseres av prosjektet skal være en gjenstand for godkjenning. Statusrapporter utarbeides til hvert styringsgruppemøte. Alle administrative rutiner er definert og følges. Det innføres beslutningspunkter i planen. vil da gis anledning til å vurdere kvalitet på prosjektet gjennom o Grad av måloppnåelse i forhold til plan, tid og ressurser. o Er prosjektet tilfredsstillende organisert og under kontroll. o Kritiske suksessfaktorer Har forutsetningene endret seg? o Blir prosjektets hovedmål oppnådd? Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 15 av 17

9 Administrative rutiner 9.1 Møtestruktur Navn Formål Frekvens Styringsgruppemøte Statusrapportering Ved behov Beslutningsforum Statusmøte i prosjektgruppen Statusrapportering/ Avklaringer Ved behov Statusmøte delprosjektleder og gruppeleder arbeidsgrupper Det skal skrives referat fra samtlige møter. Statusrapportering og avklaringer Ved behov 9.2 Rapportering Rapporteringsstruktur i prosjektet skal skje som vist i underliggende matrise: Rapportering fra Rapportering til Hyppighet Prosjektleder (PL) Styringsgruppe (SG) Skriftlig - ved hvert styringsgruppemøte Delprosjektleder (DPL) Prosjektleder (PL) Skriftlig - ved hvert styringsgruppemøte Gruppeleder arbeidsgrupper Delprosjektleder (DPL) Statusrapporter skal være korte og konsise. Muntlig ved hvert statusmøte 9.2.1 Rapportering til (SG) Rapporten skal inneholde følgende: Kort beskrivelse av status på prosjektet De viktigste aktiviteter i perioden siden forrige statusrapport Fremdrift i forhold til milepæler Timeverksforbruk egne ressurser Økonomi Risikobildet Evt. avvik og problemområder Andre saker til orientering Eventuelle underlag for saker til beslutning 9.2.2 Rapportering til Prosjektleder Rapporten skal inneholde følgende Kort beskrivelse av status i delprosjektet De viktigste aktiviteter i perioden siden forrige statusrapport Fremdrift i forhold til milepæler Timeverksforbruk egne ressurser Evt. avvik og problemområder 9.3 Timeregistrering Alle prosjektdeltagerne rapporter timer forbrukt på prosjektet hver måned. Timverkene rapporteres til delprosjektleder. Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 16 av 17

9.4 Dokumenthåndtering og arkivrutiner 9.4.1 Maler Benyttes i henhold til gjeldende regelverk for Hvaler kommune for all utgående korrespondanse. For statusrapport benyttes standard mal: Statusrapport prosjekt 9.4.2 Arkivrutiner Benyttes i henhold til gjeldende regelverk for Hvaler kommune. Alle dokumenter som produseres i prosjektet skal registreres i Ephorte under sak 2011/109. Kommunens arkivrutiner for all korrespondanse og øvrige notater er gjeldende. Utskriftsdato: 25.05.2011 Samhandlingsreformen - Prosjektplan - versjon 1.0 Side 17 av 17