TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Fylkeshuset, møterom 04.324 03.05.07 15.30 18.25 Tilstede på møtet Medlemmer Rolleiv O Lind Bjørnar Østgård Svein Rasmussen Geir Finne Varamedlemmer Andre Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Forvaltningsrevisor Inger Johansen (tilstede under sak 54/07-58/07) Forvaltningsrevisor Silje Refsnes (tilstede under sak 54/07-58/07) Fra K-Sekretariatet: Daglig leder Bjørn-Harald Christensen Rådgiver Elisabeth Riise som fungerte som møtesekretær Behandlede saker Sak nr./år Sak 54/07-65/07 Underskrifter Rolleiv O Lind Svein Rasmussen Bjørnar Østgård Geir Finne Utskrifter
Blad 2 Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 25.04.07 som ble enstemmig godkjent. Saknr Tittel 54/07 Godkjenning av protokoll 11.04.07 55/07 Referater 56/07 Formannskapssaker 57/07 Forvaltningsrevisjonsrapport Økonomistyring i hjemmetjenesten 58/07 Rapportering om resultatet av forvaltningsrevisjon 59/07 Revisjonsbrev nr. 1/2006 Rutiner skanning av inngående faktura Attestasjon 60/07 Pasientregnskap 61/07 Omsorgstjenesten Jadeveien Revisjon av pasientregnskap for 2005 62/07 Kroken sykehjem Revisjon av pasientregnskap for 2006 63/07 Kvaløysletta sykehjem Revisjon av pasientregnskap for 2006 64/07 Mortensnes sykehjem Revisjon av pasientregnskap for 2006 65/07 Henvendelse til kontrollutvalget OFFENTLIGE SAKER 54/07 Godkjenning av protokoll 11.04.07 Protokollen fra møtet 11.04.07 godkjennes. 55/07 Referater
Blad 3 Referert: A. KONTROLLUTVALGSSAK 14/07 REVISJONSBREV NR. 1/2006 RUTINER SCANNING AV INNGÅENDE FAKTURA ATTESTASJON OG ANVISNING a. Brev av 28.03.07 fra K-Sekretariatet til Tromsø kommune v/ rådmannen B. RENOVASJONSGEBYRER OG HENVENDELSER TIL TROMSØ KOMMUNE a. Brev av 30.03.07 fra Tromsø kommune v/ Renovasjonen til Sameiet Dr. Lies gt 2-4 C. OPPGAVE OVER SKATTEINNGANGEN PR. 31.03.07 (KOMMUNENS ANDEL) a. Brev av 10.04.07 fra Tromsø kommune v/ Kemneren til rådmann/ formannskap D. TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVAGSSAK 24/07 RAPPORT FRA ETATSBESØK I BYUTVIKLING a. Brev av 18.04.07 fra Tromsø kommune v/ hovedverneombudet til kontrollutvalget E. SAKER KOMMUNESTYRET 25.04.07 a. Sak 62/07 Oppfølging av kommunestyesaker b. Sak 63/07 Protokoller fra generalforsamlinger 1. Angående referatsak D: Kontrollutvalget tar brevet til etterretning. Hovedverneombud inviteres til møte i kontrollutvalget 13.06.07. 2. Referatsakene for øvrig tas til orientering. Særutskrift av punkt 1 sendt 07.05.07 til hovedverneombudet 56/07 Formannskapssaker Svein Rasmussen redegjorde for utvalgte saker fra formannskapet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.
Blad 4 57/07 Forvaltningsrevisjonsrapport Økonomistyring i hjemmetjenesten Forvaltningsrevisor Inger Johansen og Silje Refsnes møtte og orienterte om saken. Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Kommunestyret viser til konklusjoner i rapporten Økonomistyring i hjemmetjenesten. 2. Tromsø kommunestyre konstaterer at Tromsø kommune har tilfredsstillende økonomistyring i hjemmetjenesten, men bemerker at hjemmetjenesten som enhet kan forbedres på en del områder ved å; etablere skriftlige rutiner for rapportering fra enhetsleder til kommunens øverste ledelse forbedre kvaliteten på enhetsledernes månedsrapporteringer la enhetslederne få muligheten til å tilegne seg den nødvendige kompetanse for å kunne ivareta økonomiarbeidet på en god måte utarbeide en budsjetteringsmodell som gir realistiske og rettferdige rammer til enhetene utarbeide skriftlige rutiner for kommunikasjon mellom øverste kommunale ledelse og enhetslederne kartlegge forholdene for bruk av tid til økonomisk arbeid innenfor hjemmetjenesten og pleie og omsorg for øvrig utarbeide måledata som kan brukes til å fastsette presise nok beregninger for budsjettrammer 3. Kommunestyret ber rådmannen vurdere situasjonen knyttet til økonomistyringen i hjemmetjenesten spesielt, og foreslå tiltak ut fra forbedringspotensialene i ovennevnte punkter. Særutskrift sendt 07.05.07 til ordfører med kopi til rådmannen 58/07 Rapportering om resultatet av forvaltningsrevisjon Saksframlegget fra sekretariatet ble gjennomgått.
Blad 5 Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte følgende vedtak: Kommunestyret tar saken fra kontrollutvalget til orientering. Særutskrift sendt 07.05.07 til ordfører med kopi til rådmannen 59/07 Revisjonsbrev nr. 1/2006 Rutiner skanning av inngående faktura Attestasjon Kontrollutvalget tar saken til orientering. 60/07 Pasientregnskap Kontrollutvalget er kritisk til at det ennå ikke har skjedd en avklaring i forutsetningene for pasientregnskaper for Sør-Tromsøya sykehjem og Seminaret ReHabiliterings- og omsorgssenter til tross for gjentatte henvendelser fra revisjonen og kontrollutvalget. Avklaring forutsettes å foreligge skriftlig til kontrollutvalget innen 22.05.07. Særutskrift sendt 07.05.07 til rådmannen 61/07 Omsorgstjenesten Jadeveien Revisjon av pasientregnskap for 2005
Blad 6 Kontrollutvalget ser alvorlig på at avlagt revisjonsberetning for pasientregnskapet ved Omsorgstjenesen Jadeveien for 2005 er negativ ved at det ennå ikke er fremlagt årsregnskap for 2005 og 2006. Særutskrift sendt 07.05.07 til rådmannen 62/07 Kroken sykehjem Revisjon av pasientregnskap for 2006 Kontrollutvalget tar revisjonsberetning for pasientregnskapet ved Kroken sykehjem for 2006 til orientering. 63/07 Kvaløysletta sykehjem Revisjon av pasientregnskap for 2006 Kontrollutvalget tar revisjonsberetning for pasientregnskapet ved Kvaløysletta sykehjem for 2006 til orientering. 64/07 Mortensnes sykehjem Revisjon av pasientregnskap for 2006 Kontrollutvalget tar revisjonsberetning for pasientregnskapet ved Mortensnes sykehjem for 2006 til orientering.
Blad 7 65/07 Henvendelse til kontrollutvalget Saksoppsett til kontrollutvalgssak 86/06 sendes til informasjon. Rett utskrift: Tromsø, 04.05.07 Elisabeth Riise