Overordnet rutine for systematisk HMS forvaltning Kapnr.01 Formål Sikre at alle kommunale bygg (forvaltet av Etat for eiendom) er bygget, utstyrt, driftet og vedlikeholdt i tråd med gjeldende lover og forskrifter samt øvrige krav satt av Bergen kommune som virksomhet. Dette skal gjennomføres ved at målsetninger og strategier blir fulgt opp i form av at handlingsplaner for Drift, Vedlikehold og Utvikling av byggene blir utarbeidet og systematisk gjennomgått slik at nødvendige tiltak blir ivaretatt i forhold til Helse, Miljø og Sikkerhet. Kapnr.02 Ansvar og myndighet Eier (Strategisk): 1. Bystyre 2. Byråd for Finans, Eiendom og Eierskap 3. Byrådsavdeling for Finans, Eiendom og Eierskap Eier har det overordnete ansvar for å sikre at alle kommunale bygg er bygget, utstyrt, driftet og vedlikeholdt i tråd med gjeldende lover og forskrifter. Eiers rolle er å sørge for at rammebetingelser er tilstede for å sikre etterlevelse av systematisk HMS-forvaltning. Forvalter (Taktisk):, som opptrer på vegne av Eier, skal sørge for at nødvendige rutiner og prosedyrer etableres og følges opp i den daglige drift, herav samspill og koordinering med våre Leietakere og Eier for å sikre etterlevelse og revisjon av denne prosedyre. Driftspersonell (Operativt): Utfører regelmessig tilsyn, kontroll og ettersyn i h.t. fastlagte prosedyrer og sjekklister. Bruker/ Leietaker (Operativt): Brukere/ Leietaker av kommunale bygg ved enhetsleder/ etatsleder skal sørge for at nødvendige rutiner og prosedyrer etableres og følges opp i den daglige drift innenfor sitt ansvarsområde for å sikre etterlevelse av denne rutine, samt følge Eiers/ Forvalters retningslinjer for bruk av byggene. Bruker/ Leietaker plikter å ivareta et tett samspill og koordinering med Forvalter for å sikre etterlevelse av denne prosedyre. Side 1 av 7
Kapnr.03 Beskrivelse Internkontroll av kommunale bygg 1. Rutiner for tilsyn, kontroll og ettersyn gjennomføres i h.t. fastlagte prosedyrer og sjekklister i FDV-systemet BKBygg. Frekvensen vil variere utifra kartlagt risiko og behov for kontroll, alt fra daglige til ukentlige, månedlige, årlige kontroller osv. 2. Det ulike ansvar for tilsyn, kontroller og ettersyn mellom Eier, Forvalter og Leietaker er regulert gjennom samarbeidsavtaler for bruk, drift og vedlikehold av kommunale bygg. Fig.1 Prinsipp for systematisk HMSforvaltning av kommunale bygg Side 2 av 7
Årlig gjennomgang av byggene - Vedlikeholdsplaner Forvalter skal hvert år ha en årlig gjennomgang av byggene i samspill med Leietakerne og Driftspersonell for å sikre at de mål og handlingsplaner som er lagt til grunn for drift og vedlikehold blir systematisk ivaretatt. Årlig gjennomgang av byggene anses som et HMS-Leietakermøte hvor følgende emner gjennomgås: Oppnåelse av målsetning for HMS og Drift og vedlikehold (delmål-hovedmål) Etterlevelse og status av handlingsplaner Uønskede hendelser Status for gjennomførte tilsyn, kontroller og ettersyn i h.t. BKBygg. Prioriteringer. Status registrerte avvik (åpne og lukkede saker). Prioriteringer. Status etter HMS-vernerunder i regi av Leietaker som vedrører HMS i byggene Gjennomgang av utførte kartlegginger Vurdering av behov for nye kartlegginger Medvirkning. Forvalter skal gjennomgå byggene sammen med Driftspersonell og Bruker/ Leietaker for nærmere drøftelser om nødvendige tiltak og prioriteringer innenfor de ordinære vedlikeholdsbudsjetter. Ordinært vedlikehold og behov for kartlegging planlegges og utføres ut ifra et 4-års perspektiv for det enkelte bygg Tiltak som ikke kan prioriteres innenfor 4 års perioden registreres i BKBygg sin tilstandsmodul og medtas neste gang bygget blir tilstandsvurdert i sin helhet. (Se Risiko- og tilstandsbasert vedlikehold) Side 3 av 7
Risiko-og tilstandsbasert vedlikehold Forvalter skal hvert 4. år sørge for en fullstendig tilstandsvurdering av det enkelte bygg i h.t. «Norsk Standard 3424 Tilstandsanalyse av byggverk» og på BK sine maler. Regelmessig tilstandsvurdering vil sikre at alle forhold rundt vedlikehold/ omfang, risiko og evt nye forskriftskrav og moderniseringsbehov/ leietakerbehov blir fanget opp på en helhetlig og samordnet måte slik at skikkelig planlegging kan skje for at nødvendige økonomiske midler kan bevilges. Herunder når tiltak bør inntreffe og på hvilket nivå (omfang) Gjennomføres som følger: 1. Tilstandsregistering med rapport/ anbefalinger gjennomføres Forvalter. 2. Høring- Leietaker, Byrådsavdeling, AMU-bygg 3. 2. gangs behandling- Forvalter 4. Høring- Leietaker/ Byrådsavd, AMU-bygg 5. 3. gangs behandling. Planlegging- Forvalter 6. Bevilgningssak 7. Igangsetting prosjekt Vil bidra til god eiendomsforvaltning og fornuftig utvikling og ressursbruk av bygget. Effektmål: Forutsigbarhet skaper ro i Eiendomsforvaltningen og bedre lønnsomhet i byggeprosjektene, gir økt produksjon og fokus på primæroppgaver, mer fornøyde Leietakere/ Brukere, vil redusere skjulte tapskostnader som mindre sykefravær, unødig møtevirksomhet, negativ presseomtale etc Avvikssystem bygningsmessige avvik, enten tilfeldige eller registret i f.m. med Internkontroll skal rapporteres inn i BkBygg for behandling. Vil sikre enhetlig/ standardisert behandling av avvik og som gir rom for gode rapporteringsmuligheter/ statistikk. Ansvar: Kapnr.04 Referanser 1. HMS-forskriften 2. LOV-2005-06-17-62 Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). 3. LOV 1929-05-24 nr 04: Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (eltilsynsloven). 4. LOV-2010-06-25-45 Sivilbeskyttelsesloven. Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) (2010-06-25) 5. (erstatter 6. sivilforsvarsloven av 17.07.1953 ) 7. LOV 1976-06-11 nr 79: Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester (produktkontrolloven) 8. LOV 1981-03-13 nr 06: Lov om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensningsloven). Side 4 av 7
9. LOV 2002-06-14 nr 20: Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven). 10. LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene [kommunehelsetjenesteloven]. 11. LOV 2008-06-20 nr 42: Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne (diskriminerings- og tilgjengelighetsloven) 12. LOV 2003-12-19 nr 124: Lov om matproduksjon og mattrygghet mv. (matloven) 13. LOV 2000-05-12 nr 36: Lov om strålevern og bruk av stråling [strålevernloven]. 14. LOV 2008-06-27 nr 71: Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) 15. LOV 1978-06-09 nr 50: Lov om kulturminner [kulturminneloven]. Kapnr.05 Vedlegg Vedlegg 1 PUSH-hjul BKBygg Side 5 av 7
Vedlegg 1 PUSH-hjul BKBygg For å dokumentere og følge opp prosessen (PUSH-hjulet) brukes FDVU-systemet BKBygg, som inneholder informasjon om alle bygg som driftes og forvaltes av BKB. For å sikre kvalitet i prosessen er det en forutsetning at grunndata i eiendomsregisteret, tegninger, dokumentasjon og leieavtaler holdes oppdatert av byggforvalter (BKB). Leietakere har via BKBygg tilgang til å melde avvik, følge status på innmeldte saker, se egne leieavtaler og tegninger. Det vil også bli lagt ut HMS-modul for leietaker (høst 2012). Planlegg: kontroller som skal gjennomføres registreres i BKBygg med tilhørende prosedyrer og sjekklister. BKB har ansvar for å utarbeide og vedlikeholde disse. For alle bygg/eiendommer settes det opp en årsplan som viser kontroller som er planlagt, gjennomført og status. Utfør: Den som skal utføre kontrollen (byggvedlikehold, ekstern, leietaker) får automatisk melding og informasjon om hva som skal utføres (sjekkliste og prosedyrer). Når kontroll er gjennomført registreres status og funn i BKBygg. Sjekk: Meldinger om avvik registreres i BKBygg, vurderes og fordeles. Et avvik kan enten bli utført internt eller sendt som bestilling til ekstern leverandør, saken blir da utført og lukket. Handle: Saker som ikke kan tas over løpende drift blir registrert som behov. Saksbehandler hos BKB gjør en vurdering av tilstand og prioritet, og saken blir lagt til behovsliste. Planlegging: Vedlikeholdsplan lages ut fra behovsliste, sett opp mot budsjett og prioriteringer, og evt. gjennomført "IK tilstandsoversikt". Vedlikeholdsplan må ha midler og tidsplan. Oppdrag og prosjekter registres i BKBygg og fordeles til utfører. Oversikt over etterslep (tilstand, prioritet og kostnad) må fremgå i vedlikeholdsplan. Side 6 av 7
Side 7 av 7