Nytt sak-/arkivsystem

Transkript

1 Nytt sak-/arkivsystem Aktuelt SUHS-konferansen 5. nov

2 ? 2

3 26 av 40 i produksjon 3

4 40+ = krise? Utrullingsprosjektet i produksjon 1. mars 2015 Nye virksomheter, ny farm, ingen konsekvenser Positivt for alle parter 4

5 Integrasjoner Outlook Feide En feil v/utlogging identifisert FS Studentkontakter overføres i dag; endringer om få dager Neste fokusområde: Godkjennings- og innpassingssaker Workshop 12. november skal sette opp pilot. Rekrutteringssystem Jobbnorge vant anbudskonkurransen Naturlig prioritet for integrasjon 5

6 Konvertering Konvertering til historiske databaser Langvarig prosess (iallfall ut 2015) Logguttrekk gjøres separat Brev med informasjon 28. august og 17. oktober 6

7 Økonomisk aktuelt To prisjusteringer å være klar over: Etter 6 måneder i produksjon øker timekostnaden (mellom 200,- og 250,-) En generell justering ved årsskiftet iht. konsumprisindeks Ny utgave av bilag 7 på vei Mer oversiktlig struktur Endring av virksomhetsstørrelse og ved sammenslåing av virksomheter 40+ Oversikt over relevante opsjoner med pris og tjenesteestimat 7

8 Databehandleravtale Avtale utarbeidet og signert av Software Innovation og UNINETT Tjenesteansvarlige kvitterer for lest avtale på Agora 8

9 ROS En generell ROS for arkivsystemer ble gjennomført En spesifikk ROS for vår løsning av P360 kjøres nå Invitasjon til sektoren for å foreslå kandidater til å delta i brukeransvarligutvalg Ferdigstillelse 1. kvartal 2015 Les mer her (side under 9

10 Kommunikasjon Bot og bedring En plan er laget 10

11 Innhold Målgruppe Kanal Ansvarlig Konfigurasjon av løsning Virksomhetene Agora (dokumenter/wiki) SI Refereres til i oppstartsmøter, på arkiv-og administratorkurs og i konkrete saker i Livetime. Fremdriftsplaner inkl. avvik for implementasjon og konvertering Enkeltvirksomheter Prosjektledere hos UNINETT og SI Planer deles mellom SI og UNINETT per mail, telefon og på møter etter behov. Prosjektledere SI og UNINETT Løsningsforslag og diskusjoner Alle Agora (forum/wiki) UNINETT Nyheter og driftsmeldinger Alle Agora (nyheter) UNINETT og SI. Aktuelle innkallinger med tilhørende referater Alle Agora (dokumenter) UNINETT Planlagt nedetid Berørte virksomheter og UNINETT Direkte e-post ved > 1 dag til hendelse, direkte e-post og telefon ved < 1 dag til hendelse. Bruk [email protected] i tillegg dersom det gjelder alle. SI Ikke-planlagt nedetid/ feilsituasjoner Berørte virksomheter og UNINETT E-post (aktuelle på kontaktliste for virksomheter og UNINETT) Bruk [email protected] i tillegg dersom det gjelder alle. SI Generelle forespørsler Virksomhetene Direkte til prosjektleder hos UNINETT per e-post eller telefon. UNINETT Tillegg: (1) Forvaltningsmodell og (2) varslingsrutine

12 Forvaltningsmodellen Deler av den er allerede innført Full effekt fra 2. kvartal 2015, når vi er over i forvaltning 12

13 Kontaktpunkter Funksjon Navn Epost Tlf Prioriteringsråd (opprettes Q1-2015) Arbeidsutvalg (opprettes Q1-2015) Kundeansvarlig hos Software Innovation Leif Kristiansen Leif Kristiansen Se over Se over Jorunn Næss Utarbeide endringsordre UNINETT Utarbeide endringsordre Software Innovation Leif Kristiansen Se over Se over Jorunn Næss Se over Se over Feil ifm. Feide og FS Brukerstøtte UNINETT - 13

14 Bestilling av opsjoner/moduler 14

15 Ønske om endring av løsning, endring av standardløsning 15

16 Tjenestebestilling, rådgivning, bistand, workshop osv. 16

17 Feilsituasjon, funksjonelle feil, teknisk, ytelsesutfordringer, brukerstøtte osv. 17

18 Uttrekk til Riksarkivet: Saksflyt Når det er klart for uttrekk så sendes det en bestilling til USIT via brukerstøtten hos UNINETT Denne bestillingen merkes «uttrekk til riksarkivet «navn på virksomhet»» i emnefeltet Info.txt-fila sendes ved bestillingen ferdig utfylt. Punkt nr. 4, 5,6,14 og 21 fylles ut av USIT. USIT sender beskjed når uttrekket er gjort, og uttrekket sendes til Riksarkivet Riksarkivet sender kvittering til arkivskaper når uttrekket er mottatt 18

19 Status for rekonverteringen til PDF Vi holder på med å rekonvertere de siste store basene nå (UIO og UIB) Det viser seg at det fortsatt er noen PDF-er som ikke lar seg konvertere. Sannsynlig årsak til dette er at Ephorte fortsatt tror at PDF er et gyldig arkivformat. Dette er noe som må kontrolleres/endres av hver enkelt virksomhet. Evry utvikler et skript som vil bli kjørt etter at dette er endret. Mindre omfattende rekonvertering enn det vi har vært gjennom 19

20 Hvordan endre arkivformat i Ephorte? Logg på som systemadministrator i Ephorte. Velg «Administrative verktøy/elektronisk Arkiv/Lagringsformat». Her får man mulighet til å hente ut en opplisting over alle formatene som er tilgjengelig, og ved å klikke på spesifikke formater i listen vil du se detaljinformasjon om det aktuelle formatet. Teksten "Arkivformat: (Ja eller Nei)" vil da fortelle om dette er et godkjent format eller ikke. Man vil også se et felt "konverter til pdf fra dato" som er grenseverdien for det aktuelle formatet mellom perioden hvor det er godkjent og fra når det ikke lenger aksepteres som arkivformat og dermed må konverteres 20

21 Konverter til PDF dato skal være utfylt med Det er kun RA-TEKST som har dato etter «Konverter til PDF dato:» 21