Personal og arbeidsgiverutvalget Kommunestyresalen, Lyngseidet

Transkript

1 1 Lyngen kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Fredag Tidspunkt: 09:00 Personal og arbeidsgiverutvalget Kommunestyresalen, Lyngseidet Medlemmene innkalles med dette til møtet. Medlemmer som måtte ha gyldig forfall og/eller mulig inhabilitet, må muntlig melde fra om dette snarest, slik at varamedlem kan bli innkalt. De varamedlemmene som får tilsendt innkallingen, møter altså bare dersom de får særskilt innkalling. Egenmeldingsskjema finnes på vår hjemmeside under politikk/sakspapirer. De sakene som ikke er unntatt offentlighet er i tida fram til møtet utlagt med alle dokumenter til alminnelig ettersyn på servicekontoret, kommunehuset. De medlemmene og eventuelle innkalte varamedlemmer som skal delta i behandlingen av saker som er unntatt offentlighet, kan få nærmere innsyn i disse (dersom de ikke følger denne innkallingen) ved henvendelse til Lisbeth Årsand. Saksnr PS 001/08 PS 002/08 Innhold REVIDERING AV RETNINGSLINJER VED TILDELING AV ERKJENTLIGHETSGAVER NYTT REGELVERK - DEKNING AV UTGIFTER TIL TERMINALBRILLE Lyngen kommune, den Hans Karlsen leder Lisbeth Årsand personalkonsulent

2 2 VEDLEGG: Saksutredningene (unntatt enkelte som er unntatt offentlighet). Kopi av innkallingen vedlagt saksutredningene sendes til orientering til: 1. og 2. vararepresentant for hver liste Administrasjonssjef, her. Ordfører, her Sendes på til: Kontrollutvalgets leder Rolf Magne Hansen, 9060 Lyngseidet Kontrollutvalgsmedlem Aud Iversen, 9064 Svensby Kontrollutvalgsmedlem Ola O. K. Giæver, 9060 Lyngseidet Eldrerådets leder Albrigt Albrigtsen, 9068 Nord-Lenangen (Ikke saker unntatt offentlighet). Ungdomsrådet: Kommunestyret: Marthe Karlsen, Stasjonsbakken 10, 9060 Lyngseidet og Marte Ludvigsen, 9068 Nord-Lenangen Formannskapet: Raade Willassen, Solheim fritidsgård, 9064 Svensby Levekår: Driftsutvalget: Hanne Rodahl Johansen, Hovedveien 26, 9062 Furuflaten Ann-Hilde Teigen, Lattervik, 9064 Svensby (Ikke saker unntatt off. til noen av disse) Fagforbundet, 9060 Lyngseidet (Ikke saker unntatt offentlighet) Utdanningsforbundet v/tone Magelsen, Kvartsveien 183, 9022 Krokelvdalen (Ikke saker unnt.off) Gruppeleder for flertallsgrupperinga, Irene Sørensen (kun til formannskapet) Pressen - legges ut på internett: Bladet Nordlys, postboks 2515, 9272 Tromsø. (Ikke saker unntatt offentlighet.) Framtid i Nord, postboks 102, 9069 Lyngseidet. (Ikke saker unntatt offentlighet.) NRK Troms, 9291 Tromsø. (Ikke saker unntatt offentlighet.) Biblioteket for utlegging til alminnelig innsyn. (Ikke saker unntatt offentlighet.) Kopi av innkallingen uten vedlegg: Distriktsrevisjonen v/rolf Kristoffersen, her. Kommunekassereren, her. NB! De som mottar kopi av innkallingen (evt. m/vedlegg) møter kun etter eget ønske dersom de ikke blir innkalt særskilt. Evt. talerett er i hht. formannskapets/utvalgets arbeidsreglement (pkt. A, 4).

3 3 LYNGEN KOMMUNE MØTEBOK BEHANDLINGSORGAN MØTE DATO SAKNR. personal og arbeidsgiverutvalget /08 DATO: ARKIV NR. SAKSMAPPENR. SAKSBEHANDLER : / Lisbeth Årsand OVERSKRIFT PÅ SAKEN: JUSTERING AV BELØPSGRENSER I FORBINDELSE MED TILDELING AV ERKJENTLIGHETSGAVER SÆRLOVSHJEMMEL : Sakens dokumenter: S Justering av beløpsgrenser i forbindelse med tildeling av erkjentlighetsgaver U Justering av beløpsgrenser ved tildeling av Flere registrerte mottakere erkjentlighetsgaver I Justering av beløpsgrenser ved tildeling av Fagforbundet avd. 294 lyngen erkjennelighetsgaver I Retningslinjer for tildeling av erkjentlighetsgaver Lyngen kommune til arbeidstakere i Lyngen kommune - U Justering av satser i erkjentlighetsreglementet Flere registrerte mottakere I Uttalelse fra NSF Htv Norsk Sykepleierforbund v/eva Berglund I Uttalelse fra Skolenes Landforbund Lyngen Skolenes Landsforbund Vedlegg: Erkjentlighetsreglement vedtatt av PAU den Saksopplysninger: Lyngen kommune har siden 2001 hatt retningslinjer i forbindelse med tildeling av erkjentlighetsgaver. Retningslinjene ble vedtatt av Personal- og arbeidsgiverutvalget den og omfatter alle arbeidstakere i et fast og forpliktende arbeidsforhold i Lyngen kommune, inkl. lærere i grunnskolen. I henhold til vedtatte retningslinjer skal det foretas følgende markering: Etter 25 års tjenestetid skal den tilsatte gis en gave tilsvarende en verdi på kr ,-. Ved fratreden etter 10, 20 og 30 års tjeneste skal det markeres med en oppmerksom til en verdi på henholdsvis kr ,-, kr , og kr ,-. Fratredelse ved pensjonsalder før 10 års tjenestetid er oppnådd, skal honoreres med en blomsterhilsen til en verdi av inntil kr. 500,-.

4 Ved disse markeringene kan arbeidsgiver dekke kostnadene ved en enkel servering. 4 Ved fylte 50 og 60 år får arbeidstakere i kommunen en blomsterhilsen til en verdi av inntil kr. 500,-. I forbindelse med en arbeidstakers begravelse vises oppmerksomhet ved krans/blomst eller bidrag til fond. Oppmerksomhet ved andre særskilte anledninger - administrasjonssjefen har myndighet til å kunne gi en oppmerksomhet til arbeidstakere, så som bryllup, alvorlig sykdom etc., begrenset oppad til kr. 500,-. Ved tildeling av andre utmerkelser som for eksempel KS hedersmerke og medalje, dekker kommunen kostnadene med dette og utgiftene til en enkelt bespisning. Kommunen har etter hvert fått mange arbeidstakere med lang tjenestetid i kommunen. Med trange budsjettrammer har driftsansvarlige ledere signalisert at kostnadene i forbindelse med dagens erkjentlighetsreglement kan bli betydelig for den enkelte avdeling. Administrasjonssjefen er innstilt på at vi skal beholde dagens erkjentlighetsreglement, men vil foreslå at satsene justeres ut fra at den økonomiske situasjonen for tiden er svakere enn på det tidspunktet reglementet ble vedtatt. Følgende satser foreslås: Tilfelle Dagens satser Forslag Tilleggskostnad 25 års sammenh. tjenestetid 5.000, ,- Enkel servering Fratreden etter 10 års tjeneste ,- Enkel servering Fratreden etter 20 års tjeneste 3.000, ,. Enkel servering Fratreden etter 30 års tjeneste 5.000, ,- Enkel servering Ved fylte 50- og 60 år 500,- 500,- Arbeidstakers begravelse Krans/blomst/fond Krans/bl./fond Bryllup/sykdom etc. 500,- 500,- Andre utmerkelser Kostnader med dette samt enkel servering Forslag til nye retningslinjer har vært sendt samtlige fagforeningsorganisasjoner til uttalelse. (Revidert forslag ble første gang sendt organisasjonene i 2004, samtlige ble igjen tilskrevet i januar 2008.) Fagforbundet har gitt slik tilråding, jfr brev av : Etter 25 års tjeneste skal den tilsatt gis en gave tilsvarende en verdi på kr ,- + enkel servering. Ved fratreden etter 10, 20 og 30 års tjeneste gis en gave tilsvarende en verdi på kr enkel servering. Ved fylte 50 år gis den tilsatte en gave tilsvarende en verdi på kr. 500,-. Ved bryllup/sykdom etc. en gave på verdi av kr. 500,-. Arbeidstakers begravelse krans/blomst/fond.

5 5 Markering ved 60 års dag utgår i stedet fremmer Fagforbundet forslag på at den enkelte arbeidstaker godskrives et lønnstrinn ekstra etter fylte 60 år eller senest 2 år før fratredelse fra sin stilling. Norsk Sykepleierforbund forslår i e-post 4.januar 2008 at ordningen legges ned. Om justeringen skyldes den økonomiske situasjonen, hjelper det lite med ostehøvelprinsippet. Skolenes Landsforbund har ingen kommentarer til forslaget, jfr e-post av Administrasjonssjefen mente å legge denne saka fram for PAU i 2004, men har så langt ikke foretatt alle markeringer i tråd med gjeldende regelverk. Administrasjonssjefen har ikke hatt kapasitet til å ajourføre tjenestetida til aktuelle arbeidstakere og dermed har det ikke vært avviklet jubileumstilstelning med overrekkelse av erkjentlighetsgaver til alle de som har krav på dette. Dette arbeidet skal nå prioriteres. Administrasjonssjefen vil foreslå at de nye satsene skal gjøres gjeldene fra Arbeidstakere som har tjent opp rettigheter til og med skal få utbetalt erkjentlighetsgaver i henhold til det gamle reglementet. Administrasjonens vurderinger: Dagens reglement ble vedtatt i mars Kommunen har en arbeidsstokk med forholdsvis høy gjennomsnittsalder hvor mange har lang tjenestetid i kommunen. Erkjentlighetsreglementet har medført mange markeringer etter at reglementet ble vedtatt. Ut fra dagens satser har dette krevd en god del uttellinger. Med lave økonomiske rammer har driftslederne signalisert at erkjentlighetsreglementets satser bør justeres ned. Fagforbundet har i denne saka tilrådd at arbeidstakere etter fylte 60 år skal få en lønnskompensasjon tilsvarende et lønnstrinn. Lønnskompensasjon og erkjentlighetsgaver bør behandles adskilt og administrasjonssjefen vil tilrå at Personal- og arbeidsgiverutvalget i behandling av erkjentlighetsreglementet ikke tar inn lønnskompensasjon som et eget punkt. Administrasjonssjefens innstilling til vedtak: Personal- og arbeidsgiverutvalget vedtar følgende satser for tildeling av erkjentlighetsgaver til arbeidstakere i Lyngen kommune. De nye satsene trer i kraft fra : Tilfelle Sats fra Tilleggskostnad års sammenh. tjenestetid 2.000,- Enkel servering Fratreden etter 10 års tjeneste 1.000,- Enkel servering Fratreden etter 20 års tjeneste 2.000,- Enkel servering Fratreden etter 30 års tjeneste 3.000,- Enkel servering Ved fylte 50- og 60 år 500,- Arbeidstakers begravelse Bryllup/sykdom etc. 500,- Andre utmerkelser Krans/bl./fond For øvrig slik reglementet ble vedtatt den Kostnader med dette og enkel servering

6 6 LYNGEN KOMMUNE MØTEBOK BEHANDLINGSORGAN MØTE DATO SAKNR. personal og arbeidsgiverutvalget /08 DATO: ARKIV NR. SAKSMAPPENR. SAKSBEHANDLER : / Lisbeth Årsand OVERSKRIFT PÅ SAKEN: NYTT REGELVERK DEKNING AV UTGIFTER TIL TERMINALBRILLER SÆRLOVSHJEMMEL : Sakens dokumenter: Forskrift fra arbeid med dataskjerm, kap. 5 Særlige vernetiltak Vedtak fra Personal- og arbeidsgiverutvalget (PAU) i møte Justering av beløpsgrenser dekning av utgifter til terminalbrille Forespørsel til arbeidstakerorganisasjonene dat om endring av regelverket. Fagforbundets uttalelse dat Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: I Arbeidstilsynets Kap Særlige vernetiltak - forskrift om arbeid med dataskjerm, kan vi bl.a. lese følgende: Oppfølging av arbeidstakers syn 1. Arbeidstakerne skal få tilbud om øyeundersøkelse og synsprøve foretatt av en person med nødvendige kvalifikasjoner: - før de begynner arbeid ved dataskjermen, - om nødvendig med jevne mellomrom i tiden deretter og - dersom de får synsproblemer som kan skyldes arbeidet ved dataskjermen. 2. Arbeidstakerne skal ha rett til undersøkelse hos øyespesialist dersom utfallet av undersøkelsen og prøvene nevnt i nr. 1 gjør det nødvendig. 3. Dersom utfallet av undersøkelsen og prøven nevnt i nr. 1 eller av undersøkelsen nevnt i nr. 2 gjør det nødvendig, og dersom vanlige synskorrigerende hjelpemidler ikke kan benyttes, skal arbeidstakerne få spesielle synskorrigerende hjelpemidler som egner seg for den type arbeid. 4. Utgifter knyttet til syns- og øyeundersøkelser samt til spesielle synskorrigerende hjelpemidler som følge av denne paragraf, skal dekkes av arbeidsgiver."

7 7 I 2003 behandlet PAU beløpsgrensene i forbindelse med at kommunen er pliktig til å dekke utgifter for arbeidstakere som i sin jobb er avhengig av terminalbriller. Vedtaket har følgende ordlyd: 1. Ved første gangs anskaffelse av terminalbrille gis det tilskudd på inntil kr ,-. Refusjon skal dekke kr ,- til brilleglass, kr. 800,- til innfatning og kr. 200,- til synsprøve. Vedtatte retningslinjer med å fylle ut standardisert skjema sammen med primært øyelege eller optiker, må følges slik som tidligere. Dokumentasjon i form av kvittering må foreligge. 2. Ved synsendringer som medfører skifte av brilleglass, settes den øvre beløpsgrensen til kr ,- som skal dekke glass og synsprøve. Dokumentasjon i form av kvittering må foreligge. 3. Utgiftene dekkes over den enkelte arbeidstakers tjenestested. Administrasjonssjefen er blitt gjort oppmerksom på Arbeidstilsynets forskrift om arbeid ved dataskjerm som trådte i kraft 1. januar Her kommer det fram i kap. 5 under særlige vernetiltak at utgifter til syns- og øyeundersøkelse samt til spesielle synskorrigerende hjelpemidler skal dekkes av arbeidsgiver i sin helhet. Lyngen kommune har dekt utgiftene til de aktuelle arbeidstakerne i henhold til vedtatte retningslinjer fra PAU. Det har medført at arbeidstakere som har hatt behov for terminalbriller sjøl har dekt deler av utgiftene, dvs. fra ca. kr.1.000,- til kr 1.500,-. Vi har mottatt krav fra en av våre arbeidstakere om å få dekt mellomlegget mellom de faktiske kostnadene til terminalbriller og beløpet på inntil kr ,- som kommunen har refundert. Administrasjonssjefen vil forholde seg til gjeldende regelverk som trådte i kraft Når ingen tidligere har stilt krav om full utgiftsdekning, skyldes det med stor sannsynlighet uvitenhet om gjeldende regelverk. Administrasjonssjefen har heller ikke vært klar over denne forskriften. Lyngen kommune bør ta hensyn til foreldelsesregelen på 3 år når krav om full utgiftsdekning skal behandles. Mange arbeidstakere som har anskaffet seg terminalbriller, benytter dem også i privat sammenheng etter arbeidstid. I de tilfeller Lyngen kommune dekker utgiftene i sin helhet, kan arbeidsgiver stille krav om at brillene blir igjen på jobb etter arbeidsdagens slutt, det vil si at brillen er å anse som kommunens eiendom. Dersom arbeidstakeren ønsker å benytte terminalbrillen til private formål etter arbeidsdagens slutt, opprettholdes utgiftsdekningen vedtatt av PAU den Innfatning inntil kr. 800,-. 2. Synsundersøkelse kr. 200,-. 3. Glass (med herding, refleks) inntil kr ,-. 4. For øvrig velges glass i samråd med optiker ut fra bruksområde og behov. 5. Arbeidstakeren har med seg en rekvisisjon undertegnet av arbeidsgiver. Rekvisisjonen utfylt av optiker skal følge kvitteringen. 6. Kostnadsdekning av arbeidsbrille er begrenset til en gang hver 3. år. Behov utover dette må dokumenteres særskilt.

8 8 Administrasjonssjefen vil foreslå at arbeidstakere som i løpet av de siste tre år har mottatt refusjon for utlegg til terminalbriller tilskrives og gjøres kjent med gjeldende regelverk. Det gjøres oppmerksom på muligheta til å få utbetalt mellomlegget som utgjør differansen av faktiske utgifter og det som er utbetalt i henhold til kommunens retningslinjer. Videre vil det bli orientert om at i de tilfeller kommunen dekker hele utgiften til terminalbrille, er brillen å anse som kommunens eiendom og skal bli igjen på jobb etter endt arbeidsdag. Fagforbundet har gitt sin tilråding til at regelverket endres i tråd med forslaget fra administrasjonen. Administrasjonens vurderinger: Lyngen kommune forholder seg til regelverket fra Arbeidstilsynet om å dekke utgifter til terminalbrille som et vernetiltak overfor arbeidstakere som i sin jobb er avhengig av slik type utstyr. Administrasjonssjefen vil foreslå at regelverket som ble vedtatt i 2003 opprettholdes og gjøres gjeldende overfor arbeidstakere som benytter brillen til private formål. Arbeidstilsynet sitt regelverk omfatter følgende: Ansatte får dekket kostnader til øyeundersøkelse og synsprøve hos optiker (evt. øyelege etter henvisning fra optiker) i forbindelse med arbeid ved dataskjerm. Ansatte som har behov for briller spesielt beregnet for arbeid ved dataskjerm, får dekket kostnader til brille (inkl. synsprøve). Administrasjonssjefens innstilling til vedtak: Lyngen kommune følger forskriften fra januar 1995 om dekning av utgifter til terminalbrille for de arbeidstakere som i sin jobb har behov for slik type vernetiltak. Utgiftene skal dekke følgende: 1. Synsundersøkelse. 2. Glass (med herding, refleks) 3. For øvrig velges glass i samråd med optiker ut fra bruksområde og behov. 4. Innfatning for inntil kr ,- 5. Dersom noen ønsker dyrere innfatning, kan mellomlegget dekkes av arbeidstakeren selv. 6. Arbeidstakeren har med seg en rekvisisjon undertegnet av arbeidsgiver. Rekvisisjonen utfylt av optiker skal følge kvitteringen tilbake til arbeidsgiver. 7. Kostnadsdekning av arbeidsbrille er begrenset til en gang hver 3. år. Behov utover dette må dokumenteres særskilt. 8. Terminalbrillene er kommunens eiendom og arbeidsgiver kan kreve at brillene ligger igjen på kontoret ved arbeidsdagens slutt. 9. I de situasjoner arbeidstakerne ønsker å benytte brillen til private formål, dekkes utgiftene i henhold til vedtaket fra Personal- og arbeidsgiverutvalget

9 9