Prosedyre for terminalbriller mv.

Transkript

1 Prosedyre for terminalbriller mv. Rev. Dato Status Laget av Kontrollert av Godkjent av LGA Avdeling Fagområde ISO Ref. Dok. Type Løpenr. Personal Personal PR 000 XX-PR-NNN Rev.: xx Side 1 av 8

2 INNHOLD PROSEDYRE FOR TERMINALBRILLER MV HENSIKT... 3 OMFANG OG GYLDIGHETSOMRÅDE OMFANG OMFATTER AVGRENSNING... 3 DEFINISJON AV TERMINALBRILLE... 3 ANSVAR OG MYNDIGHETSFORHOLD... 3 OPPFØLGNING AV ARBEIDSTAKERENS SYN ØYEUNDERSØKELSER OG SYNSPRØVE TILRETTELEGGING AV ARBEIDSPLASSEN KJØP AV TERMINALBRILLER REFUSJON AV UTGIFTER ANNET... 5 REFERANSER... 5 VEDLEGG VEDLEGG 1 BEHOVSSKJEMA VEDLEGG 2 REKVISISJONSLAPP... 6 XX-PR-NNN Rev.: xx Side 2 av 8

3 HENSIKT Prosedyren har til hensikt å sikre at ansatte i Sjøfartsdirektoratet får oppfølgning av synet i forbindelse med arbeid ved dataskjerm og herunder får dekket nødvendige utgifter til synsundersøkelser og terminalbriller, ved behov. Prosedyren skal også sikre en enhetlig behandling av de ansatte i denne forbindelse, og være et hjelpemiddel for arbeidstakere og et verktøy for alle ledere og underavdeling Personal. OMFANG OG GYLDIGHETSOMRÅDE.1 Omfang Prosedyren inkluderer retningslinjer for følgende aktiviteter i forbindelse med oppfølgning av ansattes syn: - Øyeundersøkelse og synsprøve - Tilrettelegging av arbeidsplassen - Kjøp av terminalbriller - Refusjon av utgifter.2 Omfatter Prosedyren gjelder for alle ansatte i Sjøfartsdirektoratet som jevnlig og under en betydelig del av sitt arbeid utfører arbeid ved en dataskjerm. Sjøfartsdirektoratet omfatter både hovedkontoret og alle stasjonene i Norge. Prosedyren vil gjelde selv om den ansatte ikke benytter dataskjermen daglig, men i gjennomsnitt arbeider minst 2 timer daglig ved en dataskjerm..3 Avgrensning Prosedyren og rettighetene beskrevet her gjelder ikke for arbeid av tilfeldig og kortvarig karakter, jf. forskrift av 15. desember 1994 nr om arbeid ved dataskjerm 1 annet ledd. Dette innebærer følgende begrensninger: - Arbeidstakere som ikke er fast ansatt, må inneha minst 1-års vikariat/engasjement for å omfattes av prosedyren. - Prosedyren gjelder ikke for ansatte som er i oppsigelsestid. DEFINISJON AV TERMINALBRILLE Terminalbrille er et samlebegrep for brillekorreksjoner som er ordinert for å optimalisere synsprosessen for ansatte som arbeider ved dataskjerm. Såkalte standard progressive briller (som egner seg til daglig bruk), faller utenfor definisjonen av terminalbriller. ANSVAR OG MYNDIGHETSFORHOLD Arbeidstakeren må selv følge opp sine rettigheter i henhold til denne prosedyren. XX-PR-NNN Rev.: xx Side 3 av 8

4 Nærmeste leder skal bidra til at den ansatte får utøvd sine rettigheter, i tråd med retningslinjene i prosedyren. Underavdeling Personal skal; utstede rekvisisjoner i forbindelse med øyeundersøkelse, synstest og kjøp av terminalbriller, sørge for at tilrettelegging av arbeidsplassen vurderes, i forbindelse med synsproblemer som kan skyldes arbeidet ved dataskjerm, og behandle refusjonskrav i henhold til denne prosedyren. OPPFØLGNING AV ARBEIDSTAKERENS SYN.1 Øyeundersøkelser og synsprøve Ansatte i Sjøfartsdirektoratet har rett til øyeundersøkelse og synsprøve foretatt av en person med nødvendige kvalifikasjoner. Dette kan enten være før den ansatte begynner i arbeid ved dataskjerm, om nødvendig med jevne mellomrom i tiden deretter, og dersom ansatte får synsproblemer som kan skyldes arbeidet ved dataskjerm. Dersom utfallet av undersøkelsen og prøven gjør det nødvendig, sett ut i fra arbeidet ved dataskjerm, har den ansatte videre rett til videre undersøkelser hos øyespesialist. Ved behov for øyeundersøkelser og synsprøver, må den ansatte selv fylle ut behovsskjema (vedlegg 1) og få signatur fra nærmeste leder. For undersøkelser hos øyespesialist må henvisning for dette vedlegges behovsskjemaet. Signert behovsskjema leveres / sendes deretter til underavdeling Personal. Med utgangspunkt i behovsskjemaet, skal underavdeling Personal utstede en rekvisisjon til den ansatte for å få tatt øyeundersøkelse / synsprøve og eventuelt kjøp av terminalbrille dersom dette er påkrevd, se punkt 5.3. Rekvisisjonen vil bli tilsendt på e-post. Den ansatte må selv bestille de nødvendige undersøkelser og prøver som det er gitt rekvisisjon til. Ordinære øyeundersøkelser og synsprøve skal gjennomføres hos den leverandør Sjøfartsdirektoratet har inngått avtale med..2 Tilrettelegging av arbeidsplassen Dersom den ansatte får synsproblemer som kan skyldes arbeidet ved dataskjerm, kan vedkommende ta kontakt med underavdeling personal, som vil sette i gang prosessen med å vurdere tilrettelegging av arbeidsplassen. Denne vurderingen gjøres sammen med den ansatte selv og i samråd med dennes nærmeste leder,- samt bedriftshelsetjenesten og optiker ved behov..3 Kjøp av terminalbriller Dersom det er påkrevd sett ut i fra den ansattes arbeid ved dataskjerm, skal den ansatte få terminalbriller som egner seg for vedkommendes arbeid. Såfremt det er gitt rekvisisjon i henhold til punkt 5.1, behøver den ansatte ikke fylle ut et nytt behovsskjema for kjøp av terminalbriller. XX-PR-NNN Rev.: xx Side 4 av 8

5 Dersom det imidlertid ikke er gitt rekvisisjon til øyeundersøkelse og synsprøve i henhold til punkt 5.1, skal den ansatte fylle ut eget behovsskjema og motta rekvisisjon, i tråd med retningslinjene i punkt 5.1, for kjøp av terminalbriller. Det må under enhver omstendighet være dokumentert fra den leverandør Sjøfartsdirektoratet har inngått avtale med eller annen offentlig godkjent optiker, at terminalbriller er påkrevd sett ut i fra den ansattes arbeid ved dataskjerm. -Terminalbriller skal kjøpes hos den leverandør som Sjøfartsdirektoratet har inngått avtale med. Det understrekes at det skal kjøpes briller som er ordinert utelukkende for å optimalisere synsprosessen for ansatte som arbeider ved dataskjerm. Kjøp av eksempelvis progressive briller (som egner seg til daglig bruk), se punkt 3 i denne prosedyre, vil ikke bli dekket av Sjøfartsdirektoratet. Den leverandør Sjøfartsdirektoratet har inngått avtale med, vil ha en oversikt over hvilke produkter Sjøfartsdirektoratets ansatte kan kjøpe..4 Refusjon av utgifter Utgifter knyttet til øyeundersøkelser og synsprøver samt til terminalbriller, i tråd med denne prosedyre, vil bli dekket av Sjøfartsdirektoratet. Den ansatte betaler selv alle utgifter til terminalbrillene. Utgiftene til terminalbriller, herunder til synsundersøkelser, brilleinnfatning,glass og tilpasning av brillene i tråd med retningslinjene i denne prosedyren vil deretter bli refundert av Sjøfartsdirektoratet. Den ansatte kan velge å kjøpe en dyrere innfatning og eventuelt en progressiv brille, men den ansatte vil i så fall kun få refundert et beløp tilsvarende det en ordinær terminalbrille ville kostet i henhold til Sjøfartsdirektoratets avtale med leverandøren.. Den ansatte skal levere refusjonskrav til underavdeling Personal ved å fylle ut skjemaet - Refusjon av utlegg - som ligger på Navinett/ skjema og maler - /arbeidsforhold.. Følgende dokumentasjon skal vedlegges refusjonskravet: - kvitteringer for utgiftene - ved refusjon av utgifter knyttet til kjøp av terminalbriller, skal tilråding fra den leverandør Sjøfartsdirektoratet har inngått avtale med / offentlig godkjent optiker om at terminalbriller er påkrevd sett ut i fra den ansattes arbeid ved dataskjerm, alltid medfølge - rekvisisjonslappen fra underavdeling Personal om at den ansatte kan ta øyeundersøkelse og synsprøve og/eller kjøpe terminalbriller. Såfremt refusjonskravet er dokumentert i tråd med ovennevnte og er i henhold til retningslinjene i denne prosedyre, vil underavdeling Personal sørge for at utgiftene blir refundert fortløpende av underavdeling plan og økonomi..5 Annet Hvis synsproblemet vedvarer etter at en terminalbrille er kjøpt og tatt i bruk, bør den ansatte selv ta kontakt med underavdeling Personal. Undervadeling Personal skal deretter følge dette opp overfor bedriftshelsetjenesten. REFERANSER Det vises til forskrift av 15. desember 1994 nr om arbeid ved dataskjerm 11 og Arbeidstilsynets veiledning om arbeid ved datamaskin. XX-PR-NNN Rev.: xx Side 5 av 8

6 VEDLEGG.1 Vedlegg 1 Behovsskjema.2 Vedlegg 2 Rekvisisjonslapp Vedlegg 1. Behovsanalyseskjema BEHOV FOR TERMINALBRILLE? ( Jfr. Statens personalhåndbok pkt ) Navn: Fødselsdato: Driftsenhet /Seksjon: Sjøfartsdirektoratet Arbeidsoppgave: Krever skarpt syn på : Skjerm Tastatur Konsept Ut i rom Er arbeidet forsøkt tilrettelagt på annen måte for å få slutt på plagen? Sted Dato Underskrift drifts- /seksjonsleder XX-PR-NNN Rev.: xx Side 6 av 8

7 Vedlegg 2 REKVISISJON TERMINALBRILLE: Sjøfartsdirektoratet rekvirerer herved synsundersøkelse for å konstatere eventuelt behov for terminalbrille til arbeid ved dataskjerm. Dersom optiker konkluderer med at vedkommende bør ha spesiell brille for arbeid ved dataskjerm, kan brillen bestilles og betales av den undersøkte, som vil få refundert utlegg i henhold til interne retningslinjer. Optiker må utstede skriftlig bekreftelse på behov for slik brille. Haugesund, den Underskrift underavdeling Personal- Stempel XX-PR-NNN Rev.: xx Side 7 av 8

8 XX-PR-NNN Rev.: xx Side 8 av 8