Rapport fra AG Organisasjon

Transkript

1 Rapport fra AG Organisasjon Forslag til organisering av administrasjonen ved det fusjonerte universitetet Tromsø, Harstad og Narvik 2015

2 Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn Organisering og mandat Organisering Mandat Forutsetninger og avgrensninger* Beskrivelse av dagens administrasjoner ved HiH, HiN og UiT Høgskolen i Narvik Fellesadministrasjonen Høgskolen i Harstad Høgskoleadministrasjon Instituttadministrasjon UiT Norges arktiske universitetet Sentraladministrasjon Fakultetsadministrasjon Instituttadministrasjon Organisering av administrasjonen ved det nye universitetet Prinsipiell tilnærming Organisering av administrasjonen Linjemodellen Campusadministrasjonsmodellen Styring og ledelse av campus Campusråd Campusdirektør Viserektors rolle Lokal faglig stedlig ledelse med personalansvar Drøftinger av modellene Gruppens felles tilrådning og dissenser Videre arbeid Vedlegg:... 19

3 1. Bakgrunn Fra 1. januar 2016 organiseres Høgskolen i Narvik (HiN), Høgskolen i Harstad (HiH) og Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet som en institusjon (UiT) Organisering og mandat Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra Det videre arbeidet skal bygge på Melding til Stortinget nr. 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet, samt eventuelle vedtak i regjeringen og Stortinget. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av Arbeidsgruppen er gjort i rektorråd Organisering Arbeidsgruppe for organisering (AG organisasjon) er oppnevnt av rektorrådet med følgende sammensetning: Lise Bang Ericsson, HiN Børre Bang, HiN Turid Eilertsen, HiH Rikke Rindahl Bendiksen, HiH Kjetil Kvalsvik, UiT Wenche Kjæmpenes, UiT Tjenestemannsorganisasjonene har oppnevnt følgende medlemmer: Jan-Arne Pettersen, Tekna, HiN (Vara: Hans Olofsen) Johanne Hagerupsen, Parat, HiH (Vara: Synnøve Vestli) Marit Martinsen Dahle, NTL, UiT (Vara: Torill Nustad) Studentorganisasjonene har utnevnt følgende medlem: Mats Beldo, student, UiT (ikke møtt) Leder for Arbeidsgruppen: Wenche Kjæmpenes, UiT. Sekretær for Arbeidsgruppen: Viggo Johannessen, UiT Arbeidsgruppen rapporterer til rektorrådet via fusjonssekretariatet. AG organisasjon har hatt 4 møter, herav 2 Skype-møter. I tillegg er det gjennomført et bilateralt møte mellom medlemmene fra UiT og HiN Mandat Arbeidsgruppe Organisasjon skal overlevere sitt arbeid til Rektorrådet. Arbeidsgruppen skal foreslå løsninger for hvordan administrasjonene ved campus i Narvik og Harstad på en god måte kan gå inn i administrasjonen ved universitetet. Videre skal gruppen se på behov for styring, ledelse og campusfunksjoner ved de samme campus. Administrasjon:

4 Anbefale en god og hensiktsmessig integrasjon av administrativt ansatte og de oppgaver som har vært utført ved de fusjonerte høgskolene i hele universitetet. Foreslå organisering av de administrative tjenestene ved campus Narvik og Harstad og herunder anbefale administrative enhetlige funksjoner som kan ledes og driftes fra Harstad og Narvik. Styring og ledelse: Beskrive stedlig ledelse ved campus i Narvik og Harstad. Campusfunksjoner: Beskrive hvordan det enkelte campus kan og bør ivareta deler av universitetets rolle i forhold til næringsliv, offentlige aktører og andre i regionen rundt campus. Gruppen skal særlig se på denne rollen i forbindelse med campus Harstad og Narvik. For å sikre og skape et godt arbeidsmiljø både ved og mellom campusene, skal gruppen foreslå tiltak som bidrar til å bygge en felles kultur for det nye universitetet som også inkluderer et fellesskap på de enkelte campusene. Arbeidsgruppen bes om å se til øvrige arbeidsgrupper og koordinere sitt arbeid med disse der hvor det er relevant. Arbeidsgruppen bes benytte erfaringene fra fusjonen mellom UiT og Høgskolen i Finnmark i sitt arbeide Forutsetninger og avgrensninger* Rammene for det videre arbeidet ligger i måldokument for fusjon, Melding til Stortinget nr. 18 ( ) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Det forutsettes at arbeidet koordineres med pågående prosess med Adm2020- prosjektet ved UiT. Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram mot fusjonstidspunktet ( ) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter *herunder også kgl.res

5 2. Beskrivelse av dagens administrasjoner ved HiH, HiN og UiT Beskrivelser av dagens administrasjoner følger nedenfor. 2.1 Høgskolen i Narvik Høgskolen i Narvik er en statlig høgskole med enhetlig ledelse. Rektor har ansvaret for den daglige ledelse av både den faglige og den administrative virksomheten ved høgskolen. Høgskolen i Narvik har tilsatt rektor. Direktør er rektors stedfortreder og leder av fellesadministrasjonen. Høgskolen i Narvik er delt i to avdelinger som er Avdeling for teknologi og Avdeling for helse og samfunnsfag. Avdelingene ledes av dekan med prodekan som stedfortreder. Den faglige virksomheten er lokalisert i Narvik, Alta, Bodø og Mo i Rana.

6 2.1.1 Fellesadministrasjonen Direktøren er leder for fellesadministrasjonen som er delt i seks seksjoner Økonomiseksjon Personalseksjon Studieseksjon It-seksjon Teknisk drift Bibliotek Fellesadministrasjonen utreder og legger fram saker for rektor, og iverksetter og følger opp vedtak som fattes av rektor eller styret. Fellesadministrasjonen har også som oppgave å støtte opp om, og legge til rette for, høgskolens virksomhet innenfor undervisning, forskning og formidling på et gjennomgående plan. Videre jobber man med saksbehandling, rådgivning og utvikling innenfor og på tvers av de ulike administrative seksjonene. Ansatte i fellesadministrasjonen samarbeider nært med fagavdelingene.

7 2.1. Høgskolen i Harstad Høgskolen i Harstad (HIH) er en statlig høgskole med todelt ledelse på institusjonsnivå. Høgskolen har valgt rektor og åremålstilsatt direktør. På instituttnivå er det enhetlig ledelse gjennom instituttleder som er tilsatt på åremål. Den administrative virksomheten ved HIH er i dag organisert på følgende måte: Kunnskapsdepartementet Høgskolestyret Rektor Direktør Institutt for helse- og sosialfag Institutt for økonomiog samfunnsfag Stab Instituttadministrasjon Instituttleder Instituttadministrasjon Studieseksjon Seksjon for vernepleierutdanning Seksjon for ledelse, organisasjon og styring Økonomi- og personalseksjon Seksjon for sykepleierutdanning Seksjon for økonomi- og næringsfag Seksjon for barnevernpedagogutdanning Seksjon for petroleum og logistikk Høgskoleadministrasjon Høgskoledirektøren er leder for fellesadministrasjonen som er delt i to seksjoner og en stabsenhet: Økonomi- og personalseksjonen Studieseksjonen Direktørens stab Instituttadministrasjon Instituttleder er leder for instituttadministrasjonen. HIH har to institutter med hver sin leder og instituttadministrasjon: Institutt for økonomi- og samfunnsfag Institutt for helse- og sosialfag

8 2.3. UiT Norges arktiske universitetet Universitetet (UiT) følger en todelt styring og ledelsesstruktur på institusjonsnivået, med valgt rektor og åremålstilsatt administrerende direktør. Universitetsdirektøren er øverste leder for den samlede administrative virksomheten ved universitetet, jf. lov om universiteter og høgskoler 10-3, men har ikke direkte linjemyndighet ovenfor fakultetsadministrasjonene. UiT har en gjennomgående administrasjonsstruktur med administrative ressurser på institusjons, - fakultet- og instituttnivå Sentraladministrasjon Den sentrale administrasjonen har sju avdelinger, ledet av avdelingsdirektører, direkte underlagt Universitetsdirektøren. Administrative stabsfunksjoner er etablert for rektor og direktør. Universitetsstyret Rektor Universitetsdirektøren Stab Avdeling for bygg og eiendom Avdeling for forsknings- og utviklingsarbeid Avdeling for utdanning Avdeling for IT Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt Avdeling for personal og organisasjon Avdeling for økonomi Fakulteter Institutter Figur 2 Organisering av sentral administrasjon ved UiT Fakultetsadministrasjon Dekanen har det samlede faglige og administrative ansvaret ved fakultetet, men delegerer de administrative ansvarsfeltene til fakultetsdirektør. Administrative ressurser ved fakultetene er i stor grad organisert inn i fakultetsadministrasjonen, men dette varierer noe mellom fakultetene. Hvert fakultet har ansvar for å forvalte sine ressurser, og har innflytelse på den interne organisering og bemanning av støttefunksjoner. Fakultetsadministrasjonen tilbyr tjenester og støttefunksjoner innen forskning, utdanning, formidling, personal- og økonomi. Utover disse funksjonene bistår administrasjonen fakultetsledelsen med utredning og saksforberedelse. Ansatte i fakultetsadministrasjonen samarbeider nært med den sentrale administrasjonen og med instituttadministrasjonene Instituttadministrasjon Instituttleder har daglig ledelse av den samlede faglige og administrative virksomheten ved instituttet. En gjennomgående ordning ved UiT er at institutter har tilsatt kontorsjef med delegerte oppgaver fra instituttleder. De øvrige administrative ressursene på instituttene er ulikt fordelt, ut fra institutters størrelse og prioriteringer. Arbeidsdelingen mellom fakultet og institutt varierer, og behovet for ressurser på instituttnivå er også avhengig av fagområde og type virksomhet.

9 3. Organisering av administrasjonen ved det nye universitetet I UiTs strategi Drivkraft i Nord fremgår det at man skal ha et godt arbeidsmiljø og en effektiv, robust og fleksibel organisasjon som bidrar til at UiT når sine mål. Prinsipper og avgrensninger for Arbeidsgruppens tilrådinger følger av kapittel 1. Arbeidsgruppen presenterer her forslag til administrativ organisering for de to nye campusene ved UiT. Arbeidsgruppen har i sitt arbeid sett hen til erfaringene fra fusjonen mellom UiT og Høgskolen i Finnmark. Ut over dette har gruppen også kommet med løsninger som kan være relevant for ADM2020. På bakgrunn av dette vil arbeidsgruppen i sitt forslag argumentere for en administrativ organisering for de to nye campusene som avviker noe fra den løsningen som ble valgt i forbindelse med fusjonen med Høgskolen i Finnmark. Det er særlig tre forhold som understøtter dette: Utfordringer knyttet til fjernledelse, behovet for å opprettholde felles arbeidsmiljø og styrken ved å samle administrative kapasiteter. I tillegg veier hensynet til å at det etableres styring- og ledelsesfunksjoner ved campusene i Harstad og Narvik som bidrar til faglig utvikling, styrking av den regionale rollen og som gir strategisk innflytelse i den nye organisasjonen, jf. det som fremgår av kongelig resolusjon av 19. juni Arbeidsgruppen er også bedt om å komme med en anbefaling i forhold til helhetlige administrative funksjoner som kan ledes og driftes fra Harstad og Narvik. Disse er ikke diskutert i møtene og innspill fra høgskolene legges derfor med rapporten som vedlegg. Avdeling for bygg og eiendom (BEA), avdeling for IT (ITA) og Universitetsbiblioteket (UB) er gjennomgående organisert ved UiT. Dette anbefales opprettholdt ved begge de nye campusene. Ansatte innenfor disse funksjonsområdene ved høgskolene i dag vil inngå inn i disse. Når vi nedenfor omtaler innplassering av administrativt ansatte innbefatter dette følgelig ikke de som foreslås innplassert i de nevnte enhetene. Gruppen anser det også som naturlig at det er koblet administrative ressurser til den faglige virksomheten, som sørger for nødvendig rådgivning og lederstøtte. Fordelingen av disse ressursene avhenger av den faglige organiseringen Prinsipiell tilnærming Organisering av administrasjonen Gruppen har valgt å ta utgangspunkt i to prinsipielle modeller for organisering av administrasjon som vi drøfter opp mot mandatet: Linjemodellen og campusadministrasjonsmodellen. Gruppen tar, jf. mandatet ikke stilling til fakultetsstrukturen ved UiT, men drøfter administrativ organisering og ledelse ved campus utenfor Tromsø. Begge modellene vil drøftes med og uten fakultet ved campus Linjemodellen Linjemodellen innebærer at dagens faglige og administrative organisering ved UiT videreføres for de nye campusene.

10 Det betyr at administrasjonene ved HiN og HiH integreres i alle nivåer ved UiT, og følgelig fordeles mellom representerte fakultet på campusene og sentraladministrasjonen etter en nærmere vurdering. Nye fakultet vil evt. rigges administrativt jf. beskrivelsen i pkt /2.3.3 ovenfor. Dette er modellen som ble benyttet ved fusjonen med Høgskolen i Finnmark. Linjemodellen innebærer at campus hvor stedlig fakultet eksisterer får en dekan og en fakultetsdirektør, mens campus som ikke har et stedlig fakultet ikke vil ha disse funksjonene representert. Med fakultet: I denne modellen fordeles de administrative ansatte i sentraladministrasjonen i de forskjellige avdelingene på nivå 1 ut i fra hvilket arbeidsfelt de arbeider innenfor i dag. En andel av administrasjonen plasseres henholdsvis på fakultet og instituttnivået. Dette dimensjoneres i henhold til den bemanningen som er ved øvrige fakulteter/institutt i dag. De stiplede linjene synliggjør at den overordnede ledelsen befinner seg på en annen campus. Ut i fra denne modellen vil de ansatte ved studieseksjonene etter nærmere vurdering plasseres enten på fakultetet eller i Avdeling for utdanning (UTA), de som jobber innenfor økonomi ved fakultetet eller ved Avdeling for økonomi (ØA) osv.

11 Uten fakultet: Fordelingen i denne modellen blir som i modellen over, bortsett fra at ansatte ikke organiseres i stedlig fakultet. På samme måte som med fakultet, organiseres de administrative funksjonene stedlig på nivå 1 og i fakulteter/institutter som ledes fra annet sted. Selv om instituttnivået her er stiplet, vil det naturligvis være mulig å ha et eget institutt med øverste ledelse på campus. Fordelen med en slik modell er at faglige og administrative linjer vil være klare og entydige. Dette vil sikre god sammenheng organisatorisk sett, mellom faglig og administrativ ledelse. Begge høgskolene har i dag i hovedsak sentraliserte administrasjoner, med noen ressurser koblet til den faglige virksomheten på avdeling-/instituttnivå. Gruppen anser linjemodellen som den svakeste av de to alternativene. Gruppen mener blant annet at valg av en slik modell vil bidra til å splitte de administrative miljøene ved høgskolene, noe som vil ha konsekvenser for arbeidsmiljøet og fleksibiliteten i forhold til utførelsen av arbeidsoppgaver. Man vil også kunne oppleve at de negative konsekvensene ved fjernledelse forsterkes som en følge av at man i ny organisasjonsstruktur vil se en ytterligere geografisk spredning av de ansatte, ved valg av en slik modell. Et annet argument er at denne modellen, uavhengig av fakultet eller ikke, vil splitte de administrative ressursene på en slik måte at det vil være vanskeligere å kunne flytte hele administrative funksjoner til campus Harstad eller Narvik Campusadministrasjonsmodellen Campusmodellen skiller seg prinsipielt fra linjemodellen ved at administrasjonen ved campus organiseres i en egen enhet med egen leder. Modellen innebærer at administrative funksjoner innenfor studie, personal, økonomi og forskning løses etter avtale med stedlige fakulteter og sentraladministrasjon.

12 Campusadministrasjonen blir da enten organisert i en ny budsjettenhet med et mandat om å drive stedlig forvaltning, tilrettelegging og service for stedlig faglig aktivitet, eller alternativt at campusfunksjonene (fellesfunksjonene) legges til fakultet med sin administrasjon lokalisert på campus. Campusadministrasjonsmodellen kan også tenkes i en mer moderat form enn beskrevet ovenfor. F.eks. kan instituttspesifikke oppgaver eller spesialistfunksjoner knyttet til sentraladministrasjonen tenkes organisert i ordinær linje, slik at campusadministrasjonen omhandler funksjoner som normalt sett gjelder fakultetsnivået ellers ved universitetet. Representanten for tjenestemannsorganisasjonene ved UiT har i forbindelse med sluttføringen av rapporten ønsket å presisere at det er mulig å plassere de ansatte i den ordinære linja, men i forbindelse med oppgaveløsningen "samles i en matriseorganisasjon knyttet til campusfunksjoner". Med fakultet: Med fakultet (av en viss størrelse) innplasseres hoveddelen av de administrativt ansatte ved høgskolene i fakultetsadministrasjonen. De øvrige administrative enhetene ved UiT, utover BEA, ITA og UB, kan utføre administrative oppgaver f.eks. lønnskjøring for de ansatte ved campus, men vil ikke nødvendigvis ha stedlige representanter. Fakultetsadministrasjonen vil ha administrative oppgaver for hele campus, evt. også oppgaver på vegne av nivå 1, jf. omtale av helhetlige administrative funksjoner. I figuren nedenfor viser stiplede linjene at den overordnede ledelsen befinner seg på en annen campus. Noen administrative ressurser kan knyttes til instituttnivået for å understøtte nødvendig lederstøtte og driftsmessige spesialfunksjoner. Denne løsningen forutsetter at fakultetet utgjør en forholdsvis stor del at totalen på campus.

13 Uten fakultet: Uten fakultet, eller med et lite fakultet på campus vil hoveddelen av de administrativt ansatte ved høgskolene innplasseres i til campusadministrasjonen. De øvrige administrative enhetene ved UiT, utover BEA, ITA og UB, utføre administrative oppgaver f.eks. lønnskjøring for de ansatte ved campus, men vil ikke nødvendigvis ha stedlige representanter. Campusadministrasjonen vil ha administrative oppgaver for hele campus i tillegg til eventuelle oppgaver på vegne av nivå 1, jf. omtale av helhetlige administrative funksjoner. I figuren nedenfor viser de stiplede linjene at den overordnede ledelsen befinner seg på en annen campus. Noen administrative ressurser kan knyttes til instituttnivået for å understøtte nødvendig lederstøtte og driftsmessige spesialistfunksjoner. Selv om instituttnivået i denne illustrasjonen er stiplet, vil det naturligvis være mulig å ha et eget institutt med instituttledelse på campus. Ulempen ved en slik modell er at de administrative linjene får et nytt ledd i en campusledelse, og vil ikke gå direkte ned til den faglige virksomheten som linjemodellen. Dette kan gi mer kompliserte beslutningsveier, og forutsetter klare avtaler om tjenesteleveranser mellom fakultet og campusadministrasjon. Fordelen med modellen er at det administrative miljøet i stor grad fortsatt vil være samlet. Det medfører til større fleksibilitet lokalt og dermed mulighet til å utnytte de samlede ressurser på campus bedre. Ved evt. sentralisering/spesialisering av arbeidsoppgaver og arbeidsområder på institusjonsnivå, jfr. ADM2020 vil en samlet administrasjon på campus kunne gjøre det enklere å legge disse på campusene utenfor Tromsø. Modellen ivaretar etter gruppens oppfatning horisontal integrering av de administrativt ansatte bedre enn linjemodellen.

14 4. Styring og ledelse av campus Arbeidsgruppen vurderer at det finnes 2 prinsipielle tilnærminger til styring og ledelse av campus. Det legges da til grunn at campus har koordinerings- og ledelsesbehov ut over hva den faglige organiseringen ivaretar. Dette er en klar erfaring fra fusjonen med Høgskolen i Finnmark og etableringen av campus Alta. Dekanmodellen: Dekan har utvidet mandat til å være UiTs stedlige representant i regionen og ivareta faglig og administrativ koordinering av virksomheten på campus. Dekanen inngår i utvidet ledermøte og andre nettverk som omhandler dekannivået ved UiT. Viserektormodellen: Det etableres en viserektor på hvert campus med mandat til å være UiTs stedlige representant i regionen, og har et mandat til å ivareta faglig utvikling og faglig- og administrativ koordinering av campus. Viserektor vil være en del av rektoratet, og følgelig være en del av myndighetsutøvelsen ovenfor representerte fakulteter på campus. Begge modellene bør etablere formelle samhandlingsarenaer som campusråd, hvor både faglige og praktisk- administrativ koordinering og utvikling er tema. 4.1 Campusråd UiT er en flercampusinstitusjon, noe som også bør fremgå klarere i hvordan man organiserer arbeidet ved institusjonen generelt og ved campus spesielt. AG organisasjon mener erfaringene fra campus Alta i etterkant av fusjonen med HiF synliggjør behovet for en mer formalisert koordinering av aktiviteten på campus. AG organisasjon foreslår at dette løses gjennom at det etableres et campusråd. Campusrådet bør ledes av viserektoren, og bestå av dekanene som er representert ved campus, campusdirektør eller fakultetsdirektør med campusansvar og den faglige stedlige ledelsen ved campus. I tillegg til faglig stedlig ledelse bør også andre aktører på campus f.eks. ITA, UB og BEA, samt tillitsvalgte fra student- og tjenestemannsorganisasjoner inngå i campusrådet. Campusrådet er koordinerende og rådgivende. Det innehar ikke eget budsjett og har ingen beslutningsmyndighet på tvers av linjeorganiseringen ved UiT. Campusrådet vil behandle saker av faglig, administrativ og strategisk karakter. Campusrådet bør ha ansvar for å følge opp det regionale utdanningsbehovet Campusrådet bør ha et ansvar for utviklingen av campus. Campusrådet bør tilrettelegg for forskningsaktivitet ved campus ved å være et bindeledd mellom ulike enheter på nivå 1 og nivå 2 ved universitetet. Campusrådet bør ha et særskilt ansvar for å ha fokus på formidling av forskning relevant for regionen. Campusrådet bør følge opp og gi systematisk bistand til studentdemokratiet. Campusrådet bør ha ansvar for profilering av campus og følge opp oppgave og ansvarsdeling mellom KSA, fakulteter på campus og øvrige fakulteter. Campusrådet bør ha ansvar for at informasjonsflyt internt på campus fungerer godt Campusrådet bør ha et ansvar for å bidra til å bygge en felles kultur for det nye universitetet som også inkluderer fellesskap og arbeidsmiljø på campus

15 4.2 Campusdirektør Campusdirektør vil være leder for campusadministrasjonen. Campusdirektøren skal ha ansvar for den administrative virksomheten ved campus, der hvor ikke de administrative funksjonene er knyttet til den faglige virksomheten. Campusdirektør har det overordnede ansvaret for å levere administrative tjenester til de enhetene som er representert på campus etter avtale. Inngår i fakultetsdirektørmøtet Tilby tjenester til all faglig virksomhet Koordinere seg opp mot avdelingsdirektørnivået Koordineringsansvar i forhold til nødvendige campusfunksjoner Evt. levere tjenester på nivå 1 Sekretær for campusråd Ansvar for å informere og drøfte saker etter Hovedavtalen med lokale representanter for tjenestemannsorganisasjoner Campusdirektør innplasseres på nivå 1 under universitetsdirektøren hvis det ikke er stedlig fakultet ved campus. Der hvor det er campus med fakultet, kan funksjonene beskrevet her legges til fakultetsdirektør. 4.3 Viserektors rolle AG organisasjon er ikke eksplisitt blitt bedt om å omtale viserektorfunksjonen som en del av sitt arbeid. Det har i fusjonsprosessen med HiN og HiH vært kommunisert fra UiTs side at man vil etablere viserektorstillinger med tilknytning til Harstad og Narvik. Siden gruppen har fått i oppgave å se på styring og ledelse og campusfunksjoner, har man funnet det nødvendig å komme med forslag rundt hvilken funksjon viserektor kan ha i den nye organisasjonen, og da særlig i forhold til de nye campusene i Harstad og Narvik. UiT har i dag en viserektor for regional utvikling, med arbeidssted Alta. Dagens viserektor inngår i universitetets toppledergruppe. AG Organisasjon ser et behov for en viserektor som er lokalisert på hver av campusene i Harstad og Narvik med et regionalt ansvar og et særlig ansvar for campus. Dette begrunnes i at campusene må ha en samlende leder på campus som blant annet ivaretar behovet for det horisontale samarbeidet. Det foreslås at viserektorene får tillagt en strategisk og koordinerende funksjon for sitt campus og er en synlig representant for universitetets virksomhet i regionen. Hun/han inngår videre i de faglige prosessene som angår campus og har spesielt ansvar for at fakultetene ved universitetet bidrar til utvikling av campus og regionen. Viserektor vil være en del av universitets rektorat og således ha sin administrative støtte i nivå 1. De nye viserektorstillingene anbefales utlyst på åremål. Anbefalte funksjoner for de nye viserektorene: Viserektor inngår i rektoratet på nivå 1 Viserektor deltar i utvidet ledermøte Viserektor skal inneha en strategisk og koordinerende funksjon for sin campus. Ansvar for faglig koordinering ovenfor dekanene som er representert ved campus Viserektor skal både være universitetets og campus' ansikt utad og ivareta det regionale ansvaret, samt være campus sitt felles kontaktpunkt.

16 Viserektor leder et campusråd som er rådgivende organ overfor de til enhver tid tilstedeværende fakulteter, institutter, seksjoner og administrative enheter på campus 4.4 Lokal faglig stedlig ledelse med personalansvar AG organisasjon er enige i et prinsipielt utgangspunkt om at det skal etableres lokal faglig stedlig ledelse med personalansvar på instituttnivå. Utgangspunktet kan fravikes dersom det lokale fagmiljøet er lite. Som hovedregel bør en funksjon for lokal faglig stedlig ledelse ivaretas av en assisterende instituttleder. Gruppen ser at det kan være grunnlag for å vurdere den totale ledelsesstrukturen på institutter representert på mange campus, f.eks. ved å slå sammen funksjoner som ass.instituttleder studieleder/programkoordinator. Lokal leder bør være en del av instituttets ledergruppe og delta i de interne budsjettprosessene. Prinsippet om lokal stedlig ledelse med personalansvar bør også gjelde for teknisk- og administrative grupper i Harstad og Narvik som ledes fra nivå 1 i Tromsø. 5. Drøftinger av modellene Arbeidsgruppen er enig om at det må etableres en tydelig stedlig ledelse ved campus uansett om det er etablert et stedlig fakultet eller ikke. UiT må ta inn over seg at man nå blir en reel multicampusorganisasjon hvor stedene/campus blir en størrelse i universitetsorganisasjon som både må håndteres og utvikles. Der fagliggeografiske diskusjoner tidligere har gått mellom institusjoner, vil disse nå foregå innenfor universitetet. Geografien må følgelig få en ryddig plass i universitetsorganisasjonen. Arbeidsgruppen anbefaler ut fra dette at det etableres en viserektor per campus jf. beskrivelsen ovenfor. Viserektorene bør gis mandat ift. campus og region ikke fagfelt slik som i dag. Viserektoren skal ivareta universitetet i sin helhet på et overordet nivå i organisasjonen, og bidra til koordinering av etablerte aktiviteter og utvikling av disse i dialog med sin region. Arbeidsgruppen anbefaler at det legges til grunn en horisontal administrativ organisering av campus. Dette er en erfaring fra fusjonen med HiF som Arbeidsgruppen tar med seg. Dette kan gjøres i form av en campusadministrasjon eller som utvidede fullmakter til stedlig fakultetsadministrasjon. Arbeidsgruppen er enig i at når et større fakultet er stedlig organisert vil det være ryddig at denne gis et utvidet mandat til å ivareta hele campus innenfor nærmere definerte områder. Arbeidsgruppen er også enig i at det bør etableres en campusadministrasjon ledet av en campusdirektør hvis det ikke er etablert et stedlig fakultet av en viss størrelse. Det er ikke ønskelig med både fakultetsdirektør og campusdirektør ved samme campus. Det er ikke enighet i Arbeidsgruppen hva som menes med et fakultet av en viss størrelse som da kan utgjøre grunnlaget for en fakultetsadministrasjon med utvidede fullmakter. Både fakultetsmodellen og campusmodellen (fellesdelen) kan ha ulik skalering fra at alle stedlige administrative funksjoner organiseres under en linje, til at noen få er organisert slik. Arbeidsgruppen har ikke hatt tid eller kapasitet til å vurdere dette i detalj, men er enige om at

17 fokus for felles organisering av de administrative funksjonene (for både campusmodell og fakultetsmodell) fokuseres rund det som normalt er fakultetsfunksjoner. Gruppen ser at det kan være sentraladministrative og instituttspesifikke funksjoner som organiseres direkte i gjeldende linjer, i likhet med ITA, BEA og UB. Av hensyn til arbeidsmiljø og prinsippet om stedlig ledelse, bør det bestrebes å unngå at enkeltmedarbeidere ikke har en stedlig leder. Det bør tas i betraktning at begge høgskoler i dag har sentraliserte administrasjoner. Dette gir et godt utgangspunkt for å videreutvikle gode fellesfunksjoner på tvers av stedlig fakultetsstruktur. 6. Gruppens felles tilrådning og dissenser Arbeidsgruppen vil ut fra dette tilråde følgende: Viserektorstillingene tillegges ansvar for campus og region Det etableres campusråd med mandat. Ledes av viserektor med fakultetsdirektør/campusdirektør som sekretær. Horisontal organisering av administrasjonen Narvik: Gjennom fakultet i Narvik Harstad: - Ikke fakultet eller lite fakultet: Gjennom campusadministrasjon - Fakultet av en viss størrelse: Vurderes campusadministrasjonen lagt til fakultetet Skalering mellom nivåene utredes nærmere. Måldokumentet angir at det skal etableres styrings- og ledelsesfunksjoner i Harstad og Narvik som bidrar til faglig utvikling, styrking av den regionale rollen og som gir strategisk innflytelse i den nye organisasjonen. AG organisasjon mener at gruppens forslag til organisering, styring og ledelse vil tilfredsstille disse hensynene uavhengig av om det er lokalisert fakultet på campus eller ikke. Medlemmene fra HiH mener at den foreslåtte ordningen er nødvendig, men likevel ikke nok; En tilfredsstillende løsning ved Campus Harstad må i tillegg bl.a. inkludere eget fakultet i Harstad. Dissensen er formulert slik: "For å sikre innflytelse og ledelse på alle nivå og lik mulighet til strategisk utvikling og autonomi i universitetet må det etableres et fakultet i Harstad. Fakultetet må sikres et godt faglig fundament og må gis rom for utvikling over tid. Ledelse på campus må ha direkte linjer til alle nivåene ved UiT/NAU, dette gjelder både faglig og administrativ ledelse for å få til dette. Administrasjonen ved HiH må således organiseres i en fakultetsadministrasjon hvor fakultetsdirektøren gis utvidede fullmakter for å kunne ivareta campusfunksjoner. Viserektormodellen er ikke tilstrekkelig for like muligheter inn i UiT/NAUs organisasjon".

18 7. Videre arbeid Tidsaspektet og øvrige rammebetingelser for AG organisasjons arbeid, har resultert i at man ikke har fått anledning til å utarbeide en anbefaling i forhold til administrative enhetlige funksjoner som kan ledes og driftes fra Harstad og Narvik. HiN og HIH har levert bidrag i sakens anledning som er vedlagt rapporten. Gruppen anser det derfor som relevant å foreta en gjennomgang av de administrative funksjonsområdene ved UiT med sikte på å identifisere hele administrative områder som kan legges til de to nye campusene. Det bør parallelt med dette gjennomføres en kompetansekartlegging ved campusene som gir et bilde av hvilke administrative områder som kan være aktuelle for campusene å få ansvar for. Organisering og dimensjonering av særlig administrative ressurser bør evalueres etter en tid, for eksempel ett år.

19 Vedlegg: Innspill til administrative fellestjenester som kan legges til campus Harstad eller Narvik: a) Høgskolen i Harstad har fremmet følgende innspill: AG Organisasjon har ikke diskutert budsjett/økonomi, funksjoner eller dimensjonering. Dette må på plass når overordnet struktur er vedtatt. Arbeidsgruppen har heller ikke fått tid til å utrede administrative enhetlige funksjoner. Det er imidlertid enighet om at dette arbeidet må videreføres og utvikles i Høgskolen i Harstad har gitt eksempler på områder som kan løses ved campus for hele universitetet: Lokale opptak Deler av internasjonaliseringsarbeidet f. eks Erasmus Regionalt ansvar knyttet til Senter for karriere og arbeidsliv Lønn b) Høgskolen i Narvik har fremmet følgende innspill til administrative fellestjenester for hele UiT som kan ledes fra Campus Narvik: Økonomi Internrevisjon Finansdepartementets rundskriv R-117 datert 20. mai 2015 pålegger alle statlige virksomheter med samlede utgifter eller samlede inntekter over 300 mill. kroner å vurdere om de bør bruke internrevisjon. I praksis forventer eieren vår innføring av internrevisjon. Undersøkelser og utredninger gjort i regi av staten underbygger for behovet og nytten ved internrevisjon. Det grunnleggende er at det er et betydelig og omforent behov for internrevisjon. En slik organisatorisk etablering finner en i et økende antall større bedrifter, og ikke bare et behov som statlig sektor har erkjent. Ingen av de fusjonerte institusjoner har i dag egne ansatte som ivaretar denne funksjonen. Ansatte i Narvik har kunnskap og erfaring innenfor dette området. Ivaretakelse av funksjonen vil kunne medføre en oppbemanning for å sikre en tilstrekkelig og god internrevisjon for alle institusjonene. Reiseadministrasjon Reiseadministrasjon ved UiT utføres i dag av Personalavdelingen, og kontrakter knyttet til reiseadministrasjon (f.eks. hotell) utføres av Økonomiavdelingen. Ved Høgskolen i Narvik er det kompetanse og erfaring på begge delene, og ikke minst i å ha en aktiv prosess med å tilpasse avtalene en har til reisemønsteret, og at priser/rabatter/reisebetingelser sørger for en mest mulig effektiv reiserutine for ansatte og kostnadseffektivitet for arbeidsgiver. Sentraladministrasjonen ved UiT i dag vil sannsynligvis få økt arbeidspress etter fusjonen (med behov for å omfordele en del arbeidsoppgaver). Forslaget er at Campus Narvik kan overta ansvaret for reiseadministrasjon. Dette er diskutert og positivt mottatt. Budsjettering Campus Narvik har gode kunnskaper og erfaring med budsjettering, ikke minst basert på den tverrfaglige måten det er budsjettert på.

20 Ved at nye UiT blir en vesentlig større institusjon, vil behovet for økt personell og kompetanse på området være nødvendig, hvilket også bekreftes ved UiT. Campus Narvik ønsker å ta delansvar for budsjettering i det nye UiT. Ansvarsområde må avklares nærmere. Bibliotek Teknologibiblioteket Biblioteket ved Campus Narvik har over år bygd seg opp en spesialkompetanse og har et bredt utvalg av faglitteratur, tidsskrifter, forskningslitteratur og elektroniske kilder innenfor teknologiområdet med spesialisering på ingeniørfagene. Med bakgrunn i dette foreslår vi at biblioteket i Narvik får fagansvar for teknologi med spesiell vekt på ingeniørfagene for hele UiT. For å tilpasse seg Universitetsstrukturen foreslås det videre at biblioteket ved Campus Narvik får det offisielle navnet Teknologibiblioteket. Videre er det et ønske at biblioteket skal ha ansvaret for CristiN-registering / - godkjenning av forskningspublikasjoner ved fakultetet for ingeniørfag / teknologi (superbrukerfunksjon i CristiN). Studieseksjonen SUMA Senter for utvikling og modernisering av markeds- og administrative oppgaver (SUMA) skal samle en dynamisk gruppe med mennesker, noen fast ansatte (analytikere) som knytter til seg ulike team, som gjennom tverrfaglig fokus og analyse skal avdekke tidstyver, ineffektive rutiner og oppgaver. Dette vil danne grunnlag for utvikling og spesifikasjoner av moderne arbeidsformer og løsninger. SUMA skal kartlegge, spesifisere, foreslå og utvikle (systemere): o effektive rutiner og arbeidsformer o tverrfaglig arbeidsflyt og rollefordeling o støttesystem for kvalitetssikring o enkle oppgaver => enkle system (unngå gamle system med tunge o brukergrensesnitt) o web baserte støttesystem for enkle oppgaver Suma kan være et fyrtårnsprosjekt som videreutvikles og ledes fra Narvik i forbindelse med effektivisering og ADM2020. Personalseksjonen Lønnskjøring for alle eksterne campus I forbindelse med arbeidet i sikkerdriftsgruppene har det fremkommet signaler på at man kanskje må ansette flere i sentraladministrasjonen ved UiT for å ha kapasitet til å kjøre lønn for de nye fusjonerte høgskolene. Vi ønsker at det blir sett på muligheten for at Narvik kan få ansvaret for å kjøre lønn for de eksterne campusene eller overta en del av porteføljen til UiT hvis mulig. Dette ønsker vi å gjøre i tillegg til lønnsforberedelser for fakultetet i Narvik. Rekruttering av ansatte Utarbeide en helhetlig rekrutteringsstrategi for UiT. Jobbe med rekruttering av ansatte for hele universitetet. Bistå med opplæring, rekrutterings og intervjukompetanse. Teknisk drift

21 Materialforvaltning for hele UiT