Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 12/63 Møtedato/tid: , kl. 15:30 Møtested: Fylkeshuset, møterom Thulitt Deltagere: Siri Holm Lønseth (leder) Eivind Stende Sigrid Angen Gunnar Hynne Hans Bøe Forfall: Kopi: Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Sakliste 024/12 025/12 026/12 027/12 028/12 029/12 030/12 031/12 032/12 Godkjenning av møteprotokoll fra Referatsaker UKM Norge FKF - årsregnskap og revisjonsberetning 2011 Årsregnskap og årsberetning for Sør-Trøndelag fylkeskommune 2011 kontrollutvalgets uttalelse Rapport fra forvaltningsrevisjon Gauldal skole og kultursenter Orientering om arbeidet med forvaltningsrevisjon om opplæring til elever i barneverns- og helseinstitusjoner Årsmelding for kontrollutvalget 2011 Plan for selskapskontroll Eventuelt Det vil bli lagt opp til en pause med enkel middagsservering i løpet av møtet. Fra kl arrangeres det seminar om eierskap for Fylkestinget og komiteene, jfr. informasjon utsendt i egen e-post. Kontrollutvalget oppfordres til å delta på dette. Påmelding direkte til fylkestingssekretariatet ved hanne.kongsvik@stfk.no. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Siri Holm Lønseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Sverre B. Midthjell Rådgiver, KonSek

2 Godkjenning av møteprotokoll fra Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 024/12 Sverre B. Midthjell /63-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.

3 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato/tid: kl. 11:00 15:40 Møtested: KonSek, Kongens gt. 9 Møtende medlemmer: Siri Holm Lønseth (leder) Eivind Stende Hans Bøe Gunnar Hynne Sigrid Angen Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Sverre B. Midthjell, KonSek (møtesekretær) Karen Espelund, direktør for kultur og kommunikasjon (sak 15) Inger Christensen, opplæringsdirektør (sak 16-17) Per Lund, regnskapssjef (sak 17) Sveinung Salater, økonomisjef (sak 17) Saker til behandling: 013/12-023/12 Arkivsak: 12/36-8 NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 013/12 014/12 015/12 016/12 017/12 018/12 019/12 020/12 021/12 022/12 023/12 Godkjenning av protokoll fra møte Referatsaker Orientering fra direktør for kultur og kommunikasjon Oppfølging av fylkesmannens tilsyn med elevenes psykososiale læringsmiljø Orientering om oppfølging av enhetsbesøk Forvaltningsrevisjon - tidsplan for prosjekter Forvaltningsrevisjon saksbehandling - henvendelse fra Fylkesrådmannen Forslag til avtaler om revisjon 2012 Eventuelt Bestilling av forvaltningsrevisjon - kulturminnevern Bestilling av forvaltningsreivsjon - Opplæring til elever i barneverns- og helseinstitusjoner Sakene ble behandlet i rekkefølge:

4 Sak 013/12 - Godkjenning av protokoll fra møte Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato Saknr Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 014/12 - Referatsaker Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Protokoll Følgende referatsaker ble muntlig presentert: 1. Fylkestingets behandling av plan for forvaltningsrevisjon Fylkestingets behandling av forvaltningsrevisjon om digital kompetanse. 3. Samling for kontrollutvalgene i STFK, NTFK, MRFK og Trondheim kommune september på Vårsøg Hotell i Surnadal Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering Sak 015/12 - Orientering fra direktør for kultur og kommunikasjon Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering Møtedato Saknr

5 Protokoll Karen Espelund, direktør for kultur og kommunikasjon orienterte om fylkeskommunens arbeid på kulturfeltet. Vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering Sak 016/12 - Oppfølging av fylkesmannens tilsyn med elevenes psykososiale læringsmiljø Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Protokoll Opplæringsdirektør Inger Christensen orienterte om oppfølging av fylkesmannens tilsyn med elevenes psykososiale læringsmiljø. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Sak 017/12 - Orientering om oppfølging av enhetsbesøk Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar fylkesrådmannens redegjørelse til orientering. Protokoll Økonomisjef Sveinung Salater, regnskapssjef Per Lund og Opplæringsdirektør Inger Christensen orienterte. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar fylkesrådmannens redegjørelse til orientering. Sak 018/12 - Forvaltningsrevisjon - tidsplan for prosjekter

6 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til skissert tidsplan for forvaltningsrevisjon , og ber sekretariatet fremme saker om bestilling i tråd med denne. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til skissert tidsplan for forvaltningsrevisjon , og ber sekretariatet fremme saker om bestilling i tråd med denne. Sak 019/12 - Forvaltningsrevisjon saksbehandling - henvendelse fra Fylkesrådmannen Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar brevet fra Fylkesrådmannen til orientering. Kontrollutvalget vil vurdere en eventuell oppfølgingsundersøkelse etter at prosjektet er gjennomført. Protokoll Innstilinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar brevet fra Fylkesrådmannen til orientering. Kontrollutvalget vil vurdere en eventuell oppfølgingsundersøkelse etter at prosjektet er gjennomført. Sak 020/12 - Forslag til avtaler om revisjon 2012 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Protokoll Følgende omforente forslag til tillegg ble fremmet:

7 Kontrollutvalget forutsetter at oversikt over faktisk timeforbruk i 2011 legges frem før avtalene signeres. Løpende rapportering av timeforbruk bør innarbeides i avtalene for Innstillinga med enstemmig forslag til tillegg ble vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Kontrollutvalget forutsetter at oversikt over faktisk timeforbruk i 2011 legges frem før avtalene signeres. Løpende rapportering av timeforbruk bør innarbeides i avtalene for Sak 021/12 - Eventuelt Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Ingen saker fremmet. Vedtak: Ingen vedtak fattet. Sak 022/12 - Bestilling av forvaltningsrevisjon - kulturminnevern Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kulturminnevern. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 450 timer, med levering innen 15. november Protokoll Følgende omforente forslag til tillegg ble fremmet: Kontrollutvalget ber revisjonen komme tilbake med et nærmere forslag til innretning på prosjektet. Innstillinga med forslag til tillegg ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kulturminnevern. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 450 timer, med levering innen 15. november 2012.

8 Kontrollutvalget ber revisjonen komme tilbake med et nærmere forslag til innretning på prosjektet. Sak 023/12 - Bestilling av forvaltningsrevisjon - Opplæring til elever i barneverns- og helseinstitusjoner Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber om at det igangsettes et arbeid med forvaltningsrevisjon av opplæring for elever i barneverns- og helseinstitusjoner. Revisjonen bes ta initiativ overfor Fylkesmannen i Sør-Trøndelag for å vurdere muligheter for samarbeid, og komme tilbake til kontrollutvalget med et forslag til innretning på prosjektet. Kontrollutvalget vil ta stilling til ressursramme og leveringsdato når slikt forslag foreligger. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget ber om at det igangsettes et arbeid med forvaltningsrevisjon av opplæring for elever i barneverns- og helseinstitusjoner. Revisjonen bes ta initiativ overfor Fylkesmannen i Sør-Trøndelag for å vurdere muligheter for samarbeid, og komme tilbake til kontrollutvalget med et forslag til innretning på prosjektet. Kontrollutvalget vil ta stilling til ressursramme og leveringsdato når slikt forslag foreligger.

9 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 025/12 Sverre B. Midthjell /63-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Brev fra RMN: Status og bruk av foreløpig rapport av forvaltningsrevisjon på høring FKT invitasjon fagkonferanse 2012 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Brev fra Revisjon Midt-Norge: Status og bruk av foreløpig rapport av forvaltningsrevisjon på høring. 2. Forum for kontroll og tilsyn Invitasjon til fagkonferanse 2012

10

11

12 UKM Norge FKF - årsregnskap og revisjonsberetning 2011 Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 026/12 Sverre B. Midthjell /66-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger regnskapet frem for Fylkestinget med følgende innstilling: Særregnskap for UKM Norge FKF, som viser et mindreforbruk på kr , godkjennes. Vedlegg UKM Norge - årsrapport 2011 UKM Norge FKF - regnskap 2011 Revisjonsberetning UKM Norge FKF 2011 Saksutredning UKM Norge FKF (Registrert i Enhetsregisteret som Ungdommens kulturmønstring Norge Sør-Trøndelag FKF) er et fylkeskommunalt foretak, organisert etter kommuneloven kapittel 11. Dette innebærer at foretaket er en del av fylkeskommunen som juridisk enhet, men ledes av et eget styre som ikke er administrativt underlagt fylkesrådmannen. Foretaket har som oppgave å forestå organisering, utvikling og gjennomføring av Ungdommens kulturmønstring nasjonalt på bakgrunn av avtale mellom Staten og SørTrøndelag fylkeskommune. Dette inkluderer å arrangere UKM-festivalen (tidligere landsmønstringa), som hittil har vært arrangert i Trondheim hvert år. Foretakets administrasjon utarbeider informasjonsmateriell, yter tjenester til fylkeskommuner og kommuner som arrangerer lokale mønstringer, og har kontakt med media, kulturorganisasjoner og andre samarbeidsparter. Kollegiet av fylkeskultursjefer fungerer fra 2009 som fagråd for UKM. Foretakets virksomhet i 2011 UKM Norge har i følge styrets beretning for 2011 hatt fokus på kvalitetsarbeid der hensikten er å trekke fylkes- og kommunenettverket tettere med i utviklingsprosessene. Det er inngått egne samarbeidsavtaler med 5 fylkeskommuner, og egne store utviklingsprosjekter med 4 fylkeskommuner. Det ble gjennomført 372 lokale mønstringer med til sammen deltakere, og 19 fylkesmønstringer. Disse arrangeres av de respektive kommuner og fylkeskommuner. UKM Norge gjennomførte UKM-festivalen over fire dager i Trondheim med 550 deltakere fra alle 19 fylker. Årsrapport (inkludert årsberetning) med utfyllende informasjon om foretakets virksomhet ligger vedlagt.

13 Årsregnskapet 2011 Foretakets regnskap føres som et såkalt særregnskap, etter kommunale regnskapsprinsipper, og fremmes overfor kontrollutvalget som legger det fram for Fylkestinget. Regnskapet føres av Sør-Trøndelag fylkeskommunes regnskapsavdeling. Statlige rammetilskudd utgjør hoveddelen av foretakets inntekter. I tillegg kommer bl.a. brukerbetalinger som utgjør 1,1 mill. kr av samlede inntekter på kr 10,5 mill. Selskapets egne lønnsutgifter utgjør kr 2,3 mill. av kostnadene, mens øvrige kostnader først og fremst er knyttet til artene kjøp av varer og tjenester som inngår i foretakets tjenesteproduksjon. Regnskapets netto driftsresultat for 2011, dvs. overskuddet i selskapets drift, er på kr , 1,1 mill. kr bedre enn budsjettert netto driftsunderskudd på kr Driftsresultatet gir en driftsmargin på 5,9 %, som er noe over den anbefalte driftsmarginen på ca. 3 % for kommunal sektor. Bakgrunnen for dette avviket er ikke videre utdypet i årsrapporten. Med bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk er regnskapet oppgjort med et samlet regnskapsmessig mindreforbruk for 2011 på kr Det gjøres oppmerksom på at det er en noe misvisende begrepsbruk i den økonomiske informasjonen i årsberetningen. Informasjonen her er basert på informasjonen i selve driftsregnskapet. Revisjonsberetning Revisjon Midt-Norge IKS er revisor for UKM Norge FKF og avla revisjonsberetning Dette er en såkalt normalberetning, hvilket innebærer at revisor mener særregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og i det alt vesentlige gir en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til foretaket. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget å innstille på at særregnskapet for UKM Norge FKF godkjennes.

14

15

16 Årsregnskap og årsberetning for Sør-Trøndelag fylkeskommune kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 027/12 Sverre B. Midthjell /183-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse angående årsregnskap og årsberetning for SørTrøndelag fylkeskommune Uttalelsen sendes Fylkestinget, med kopi til Fylkesutvalget. Vedlegg Årsregnskap og årsberetning for Sør-Trøndelag fylkeskommune kontrollutvalgets uttalelse Årsberetning med regnskap 2011 STFK Revisjonsberetning STFK 2011 Nummerert revisorbrev nr 1 Forbehold - Avsetning til disposisjonsfond Nummerert revisorbrev nr 2 Presisering - Investeringsbudsjettet og avsetning til fond Saksutredning Kontrollutvalget skal i følge kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg 7 avgi uttalelse om årsregnskapet til Fylkestinget, før dette vedtas. Kopi av uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende før det kan avgi sin innstilling av regnskapet til Fylkestinget. Sør-Trøndelag fylkeskommunes driftsregnskap viser en sum til fordeling til drift på kr , et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Netto driftsresultat (som fremgår av Hovedoversikt driftsregnskap i regnskapsdokumentet s. 5) er det tallet som sammenligner årets utgifter med inntekter og dermed kommer nærmest det som omtales som overskudd i et bedriftsregnskap. Driftsresultatet er 226 mill.kr. over revidert budsjett (153 mill.kr. over opprinnelig budsjett). Dette skyldes i følge årsmeldingen større skatteinngang (46 mill. kr.), økning i andre inntekter (137 mill. kr., herunder mva.-refusjon fra investeringer) og mindreforbruk på enhetene (40 mill.kr.). Fylkeskommunen er inne i en periode med store investeringer i skoler og fylkesveier, i tillegg til allerede høy lånegjeld. Lånerenten er også historisk lav. Det er derfor grunn til å forvente økte finanskostnader i fremtiden, noe som gjør det viktig å ha en positiv balanse på drift. Investeringsregnskapet har et betydelig merforbruk i forhold til budsjett i Investeringene er 140 mill. kr. over revidert budsjett og 539 mill. kr. over opprinnelig budsjett for Disse overskridelsene har sammenheng med budsjetteringer av investeringer, som omtalt i revisors forbehold og i årsmeldingen på side 7-8 i årsberetningen. Disse er likevel i tråd med investeringer vedtatt av Fylkestinget og knytter seg i stor grad til kostnader ved investeringer i skolebruksplanen som er forskjøvet mellom år. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjon for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2011 i samsvar med kommuneloven, Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner,

17 god kommunal regnskapsskikk og egne offentlige revisjonsstandarder. Oppdragsansvarlig revisor har avgitt revisjonsberetning datert Revisjonsberetningen for 2011 er ikke en såkalt normalberetning, men en beretning der revisor har kommet med 2 presiseringer og tatt ett forbehold for sin konklusjon. Dette er et uttrykk for at revisor på enkelte områder mener regnskapet avviker vesentlig fra god kommunal regnskapsskikk. Disse er utdypet i revisors nummererte brev 1 og 2 til kontrollutvalget som ligger vedlagt. Presisering om investeringsbudsjettet Revisor har kommet med presisering knyttet til overskridelsene i investeringsbudsjettet. Som tidligere omtalt viser investeringsbudsjettet et vesentlig overforbruk i Dette skyldes i følge Fylkesrådmannen ikke kostnadsoverskridelser, men forskyving av allerede vedtatte kostnader mellom år. Kommunal- og regionaldepartementet har i brev av 7. april 2010 klargjort at investeringsbudsjettet, og dermed fullmakten til investeringer, kun gjelder for ett år av gangen. Vedtak om investeringer som strekker seg over flere år må derfor stadfestes årlig gjennom investeringsbudsjettet. På tross av påpekning fra revisor i forbindelse med årsrevisjonen 2010 har STFK enda ikke innrettet seg på denne praksisen, noe Fylkesrådmannen også påpeker i årsberetningen, s Fylkesrådmannen presiserer her at dette vil bli tatt til følge for fremtiden. Dette har også ført til et større udekket beløp i investeringsregnskapet, noe som ikke er i tråd med regnskapsforskriften. Revisor går videre så langt som å betegne investeringsbudsjettet som urealistisk, da det budsjetteres med bruk av 891 mill. kroner i lån som ikke har blitt tatt opp, og at det er budsjettert med bruk av ubundet investeringsfond selv om det ikke finnes midler på dette fondet. Presisering om avsetning til disposisjonsfond av rentedifferanse Fylkeskommunen har en praksis med å budsjettere med en rentesats ved investeringer basert på en beregnet langsiktig gjennomsnittlig rente i markedet. I strategiplanen er denne satt til 5 %. Rentenivået er i dag betydelig lavere enn dette, og rentedifferansen avsettes til fond. Dette er omtalt i strategiplanen, som ble vedtatt i FT-sak 89/10, og er dermed vedtatt av Fylkestinget. Budsjettet skal reflektere alle vedtak med økonomiske konsekvenser for budsjettåret. Dette er ikke tilfelle i forhold til dette renteavviket. Budsjettet baserer seg på et rentenivå på 5 %, og får dermed en vesentlig positiv differanse. Dette har blitt satt av til disposisjonsfond. Revisor påpeker at et anslag for dette burde vært tatt inn i budsjettet for at dette skal gi et riktig bilde av de økonomiske forventningene. Dette forholdet har vært tatt opp i revisors tilbakemeldinger til fylkesrådmannen i flere år uten å være tatt til følge, men har nå nådd et nivå som gjør dette til et vesentlig avvik i regnskapet. Forbehold om avsetning av inntekter fra mva.-kompensasjon til disposisjonsfond Revisor har tatt ett forbehold for sin beretning, knyttet til avsetning av mva.-kompensasjon fra investeringer til disposisjonsfond. Fylkeskommunen er inne i en periode med svært høyt investeringsnivå. Offentlige aktører får refundert merverdiavgift fra disse investeringene fra staten, og med høyt investeringsnivå blir denne kompensasjonen tilsvarende høy. Denne refusjonen tas i utgangspunktet inn i driftsregnskapet. Gjennom en overgangsordning for innføring av ny mva.-lov må minimum en pliktig del av dette deretter overføres til investeringsregnskapet. Denne pliktige andelen trappes gradvis opp og er i 2011 på 40 %. Overskytende andel kan fylkeskommunen disponere fritt. Praksis i STFK er å overføre hele det resterende beløpet til disposisjonsfond et ubundet fond som kan brukes til å dekke fremtidige utgifter.

18 Å sette av penger til ubundne fond er en myndighet som ligger til fylkestinget alene enten gjennom budsjettvedtak eller gjennom vedtak om avsetning ved årsoppgjøret. Denne avsetningen er imidlertid gjennomført av Fylkesrådmannen uten forutgående godkjenning av Fylkestinget, noe som representerer en overskridelse av dennes myndighet. Dette fører til at det regnskapsmessige mindreforbruket blir lavere enn det ellers ville blitt. Revisor har gitt Fylkesrådmannen anledning til å korrigere dette etter å ha påpekt feilen, men Fylkesrådmannen har valgt å la være å benytte seg av denne muligheten. Revisor finner derfor å måtte ta forbehold for dette. Revisor mener altså at regnskapet, med unntak av dette punktet, er i samsvar med budsjettvedtak og stemmer over ens med regulert budsjett. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Det krever utgangspunktet avvik som er av en viss størrelsesorden før revisor kommer med presiseringer eller forbehold til årsregnskapet. Når dette skjer er det med andre ord grunn for Fylkestinget å tydelig merke seg de påpekninger revisor kommer med. Sekretariatet ser ingen grunn til å anta at de forhold revisor påpeker utgjør prioriteringer som går på tvers av Fylkestingets intensjoner, men det er likevel viktig at Fylkestinget har fokus på at både regnskap og budsjett skal være så korrekte som mulig. At disse dokumentene forholder seg til felles standarder er en viktig forutsetning for gjennomsiktighet i forvaltningen. Presiseringen angående investeringsbudsjettet ble fremført allerede i 2010, og det er kritikkverdig at dette ikke har blitt korrigert ved korrigeringer av 2011-budsjettet. Det er likevel positivt at Fylkesrådmannen tydelig har presisert at det heretter vil bli brakt i orden. Presiseringen angående budsjettering av rentedifferanse er et forhold som har vært påpekt av revisor i flere år. Det er grunn til å stille spørsmål ved hvorfor dette ikke har blitt etterlevd. At revisor tar forbehold i sin beretning er særlig alvorlig. Revisor mener de disposisjoner som er gjort er direkte i strid med reglene for avsetning. Her har Fylkesrådmannen tillagt seg selv en myndighet som kun ligger til Fylkestinget. Det er også et forhold som enkelt kunne vært korrigert, noe Fylkesrådmannen har valgt å avstå fra. Da dette ikke er en gjennomgående feil, men et forhold det er mulig å isolere fra resten av regnskapet, er det likevel mulig å godkjenne regnskapet. Det er heller ikke grunn til å tro at Fylkestinget ville disponert disse midlene på annen måte dersom det hadde fått spørsmålet forelagt seg. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener Fylkestinget bør oppfordres til å vedta regnskapet, men at det bør oppfordres til å ta inn en presisering av at revisors bemerkninger bør tas til følge i fremtidig utarbeidelse av budsjett og regnskap.

19 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap og årsberetning 2011 for Sør-Trøndelag fylkeskommune Kontrollutvalget skal i følge kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg 7 avgi uttalelse om årsregnskapet til Fylkestinget, før dette vedtas. Kopi av uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende før det kan avgi sin innstilling av regnskapet til Fylkestinget. Sør-Trøndelag fylkeskommunes driftsregnskap viser en sum til fordeling til drift på kr , et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Med et høyt investeringsnivå, og et historisk lavt rentenivå, samt et betydelig vedlikeholdsetterslep på fylkesveiene er det betryggende at fylkeskommunen har et solid driftsresultat. Investeringsregnskapet viser et finansieringsbehov på kr , noe som er 239, 8 millioner kr over budsjett, og gir et udekket finansieringsbehov på kr Mangelfull budsjettpraksis for investeringer kan forklare dette. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjon for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2011 i samsvar med kommuneloven, Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner, god kommunal regnskapsskikk og egne offentlige revisjonsstandarder. Oppdragsansvarlig revisor har avgitt revisjonsberetning datert Det er for regnskapsåret 2011 ikke avgitt normalberetning, men en beretning med to presiseringer og ett forbehold. For investeringsregnskapet har revisor presisert at budsjettfullmakten, i tråd med presisering fra Kommunal- og regionaldepartementet 7. april 2010 kun gjelder for ett år av gangen, og at det derfor er nødvendig at investeringsbudsjettet gjenspeiler hele investeringsaktiviteten i budsjettåret. Revisor omtaler budsjettet som urealistisk all den tid at det er budsjettert med høyere bruk av midler fra investeringsfond enn de som er tilgjengelige, og at det ikke er tatt opp tilstrekkelig lån i forhold til det som er budsjettert. Dette gir et for høyt udekket finansieringsbehov. Revisor har videre avgitt en presisering knyttet til avsetning av rentedifferanse til disposisjonsfond. Slik avsetning er hjemlet i vedtatt strategiplan, men dette skulle vært gjenspeilet i budsjettet. Revisor har tatt opp forholdet med Fylkesrådmannen gjentatte ganger i forbindelse med avleggelse av tidligere års årsregnskap uten at dette har blitt tatt til følge. Revisor har tatt forbehold for konklusjonen på beretningen på punktet om avsetning av inntekter fra merverdiavgiftskompensasjon til disposisjonsfond. Slik avsetning kan bare gjøres på bakgrunn av vedtak i Fylkestinget, for eksempel gjennom budsjettrevidering. Dette er ikke tilfelle for avsetningene i 2011-regnskapet, og Fylkesrådmannen har her gått ut over sin myndighet. Revisor har gitt Fylkesrådmannen anledning til å korrigere regnskapet, men Fylkesrådmannen har valgt å avstå fra dette. Konklusjon På tross av sin størrelsesorden er ikke forholdene revisor påpeker av en slik art at det ikke er mulig å godkjenne regnskapet. Kontrollutvalget er likevel av den oppfatning at Fylkestinget bør sette som forutsetning at Fylkesrådmannen tar revisors bemerkninger til følge i fremtidig utarbeidelse av budsjett og regnskap. Vedlegg 1. Nummerert revisorbrev nr 1 Forbehold Avsetning til disposisjonsfond 2. Nummerert revisorbrev nr 2 Presisering Investeringsbudsjettet og avsetning til fond

20

21

22

23

24

25 Rapport fra forvaltningsrevisjon Gauldal skole og kultursenter Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 028/12 Jan-Åge Sneve Gundersen 216, &58 11/259-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Gauldal skole- og kultursenter til etterretning. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Gauldal skole og kultursenter til etterretning. Fylkestinget ber samarbeidsstyret om å sørge for; 1. at avtaleverket for Gauldal skole- og kultursenter interkommunalt samarbeid (GSKS) blir utarbeidet, oversendt og behandlet av fylkesutvalget innen utgangen av å utarbeide en organisasjonsplan for samarbeidet og at denne oversendes og behandles av fylkesutvalget innen utgangen av at avtaleverk og organisasjonsplan gjøres kjent overfor alle primærbrukerne av Gauldal skole- og kultursenter når disse er ferdig utarbeidet. Fylkestinget ber sin representant i samarbeidsstyret påse at dette arbeidet gjennomføres. Vedlegg Endelig rapport Gauldal skole- og kultursenter (GSK) Saksutredning Bakgrunn Gauldal skole- og kultursenter (GSK) ble åpnet høsten 2010, fem år etter at kommunestyret i Midtre Gauldal fattet vedtak om samarbeid med fylkeskommunen om bygging av et flerbrukshus. Det var flere hensyn som lå bak å sette i gang et arbeid med samlokalisering av grunnskole, videregående skole og et kulturhus. Det var behov for oppgraderinger, sprekt bygningsstruktur og behovet for en arena for større arrangement. Sør-Trøndelag fylkeskommune gikk inn og støttet et kulturhus på Støren. Dette førte til at fylkeskommunen og Midtre Gauldal kommune gikk sammen om en intensjonsavtale i februar 2007 om bygging av et felles skole- og kultursenter på Støren. Samlokalisering av ungdomsskole, videregående skole og kulturhus gjorde at det var forventet utstrakte

26 synergieffekter. I hovedsak på områder som arealeffektivisering, sambruk, FDV-kostnader1, et mer helhetlig utdanningsløp, nytenking og samarbeid mellom skole og kultur. Samlokaliseringen gjaldt en rekke virksomheter, som; den videregående skolen, ungdomsskolen, kulturskolen, konsert- og kultursal, kino, bibliotek, voksenopplæring, frivillighetssentral, forsamlingsrom, utstillingsareal, ressurssenter, idrettshall og svømmehall. Samarbeidet mellom fylkeskommunen og Midtre Gauldal kommune er et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven, som omhandler selve oppføringen og driften. I den typen interkommunalt samarbeid fylkeskommunen og Midtre Gauldal kommune har valgt er det avgjørende å ha på plass et avtaleverk som regulerer samarbeidet samt hvem som er gitt myndighet, ansvar og oppgaver. Det er også viktig at dette avtaleverket er kjent for partene og brukere. Behandling Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune bestilte en forvaltningsrevisjon med fokus på Gauldal skole- og kultursenter (GSK) i sak 49/11 i møte den I den aktuelle saken fattet kontrollutvalget følgende vedtak: Kontrollutvalget vedtar oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekter på følgende områder høsten 2011: - Midtre Gauldal Skole- og kultursenter organisering av eierskap - Saksbehandlingssystem Kontrollutvalgets sekretariat bes om å bestille og følge opp de to forvaltningsrevisjonene. Informasjon om rammer og innhold legges fram for nytt kontrollutvalg. Første møte i nytt kontrollutvalg ble avholdt Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor informerte om og drøftet ulike innfallsvinkler for prosjektet med utvalgets medlemmer i sak 59/2011. I møtet var kontrollutvalget enige om at de ønsket å belyse forhold knyttet til driftsfasen av Gauldal Skole og Kultursenter, og ikke selve utbyggingen. Revisor påpekte på at Gauldal Skole- og Kultursenter per dato ikke hadde fullført et fullt regnskapsår ved oppstart av revisjonen. Det ville få betydning for rapportering og bruk av flere typer tallmateriale. Kontrollutvalget mente dette burde tas hensyn til ved valg av problemstillinger. I kontrollutvalgets møte den i sak 59/ Orientering om forvaltningsrevisjon samspillsmodellen ved Midtre Gauldal skole og kultursenter ble leveringsdato satt til 1.februar Revisjon Midt-Norge tok i etterkant av møtet kontakt med sekretariatet og antydet ny leveringsdato for rapporten til å være medio mars. I kontrollutvalgets møte den i sak 74/11, ble prosjektplanen lagt fram og leveringsdato satt til 15.mars Revisor har etter dialog med kontrollutvalget kommet til og formulert følgende hovedproblemstillinger: Er eierskaps- og driftsmodell forankret og forstått hos primærbrukerne av GSK? Har samlokalisering av grunnopplæringen i GSK medført et mer helhetlig utdanningsløp? Rapportens funn og anbefalinger Det er tre underliggende avtaler for samarbeidet. Det er; brukeravtaler, leveranseavtaler og leieavtaler. Dette avtaleverket er beskrevet i sak 2/2010 til Fylkestinget. Revisor har i 1 Forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader.

27 rapporten bemerket at det er funnet store mangler i forhold til det avtaleverk som er beskrevet i denne saken. Ingen av disse avtalene er blitt forelagt revisor, slik at revisor har kommet til at disse avtalene ikke er kommet i orden. Revisor påpeker at han har fått kopi av styrevedtektene, men har ikke klart ut fra tilgjengelig informasjon å fastslå om vedtektene har gått igjennom politisk behandling i Fylkesutvalget, som skissert i sak FT-66/2010. Noen organisasjonsplan har heller ikke kommet på plass fra samarbeidsstyret ut fra den informasjonen revisor har fått tilgjengelig. I rapporten på side 24 gir revisor sin vurdering rundt avtalene og de formmangler han har funnet: Det er etter revisors vurdering viktig at alle avtalene som regulerer samarbeidet mellom STFK og MGK kommer på plass. Avtalene, sammen med en organisasjonsplan, er viktige for å bevare og styrke samarbeidet mellom aktørene. Det er viktig at spørsmål rundt myndighet, ansvar og økonomiske forpliktelser blir tydelig for primærbrukerne av GSK og for de samarbeidende parter. Det er ut i fra revisors vurdering en vesentlig mangel ved samarbeidet at avtaleverk og organisasjonsplan ikke er på plass. Det er også viktig å få stadfestet at styrevedtektene har gjennomgått korrekt politisk behandling. Rapporten beskriver hvilke tiltak som er gjennomført og som går på tvers av skoleslagene. Det inkluderer elever, pedagogiske personale og administrasjon og støttetjenester. Omfanget av disse tiltakene er varierer noe, og det kommer tydeligst fram det samarbeidet som fungerer, er på de områdene hvor enheter faktisk er samlokalisert i bygget. Revisors konklusjon at de formelle kravene oppfylles i forhold til samarbeid på tvers av skoleslagene. Fra ledelsen sin side ved skolene er det framhevet at det er ønskelig med et tettere samarbeid på det pedagogiske plan. Det er også en enighet i skolene om at det har gått for kort tid fra man faktisk samlokaliserte, i forhold til det å forvente og kunne se de store synergieffektene. Ut fra de funn revisor har gjort i sine undersøkelser og synliggjort i rapporten, har revisor kommet med følgende anbefaling: Revisor anbefaler at avtaleverket for Gauldal skole- og kultursenter interkommunalt samarbeid (GSKS) blir utarbeidet raskt og at det settes en frist for sluttføring av dette arbeidet. Revisor anbefaler at samarbeidsstyret utarbeider en organisasjonsplan for samarbeidet og at det settes en frist for ferdigstillelse av denne. Revisor anbefaler at avtaleverk og organisasjonsplan gjøres kjent overfor alle primærbrukerne av Gauldal skole- og kultursenter når disse er ferdig utarbeidet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener det er viktig å ta revisors anbefalinger videre og synliggjøre de mangler som er funnet ovenfor Fylkestinget. Sekretariatet anbefaler at samarbeidsstyret anmodes om å få ryddet opp i manglene rundt avtaleverk og organisasjonsplan. Sekretariatet er av den oppfattning at de mangler som er påpekt fra revisor er grunnleggende for driften av samarbeidet og at en absolutt siste frist for å få dette på plass bør være innen utgangen av året.

28 Orientering om arbeidet med forvaltningsrevisjon om opplæring til elever in barneverns- og helseinstitusjoner Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 029/12 Sverre B. Midthjell 216, &58 12/58-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i sak 23/12 bestilling av arbeid med forvaltningsrevisjon av opplæring for elever i barneverns- og helseinstitusjoner. Som ledd i bestillingen ble revisjonen bedt om å ta kontakt med Fylkesmannen i Sør-Trøndelag for å vurdere muligheter for samarbeid. Revisor vil i møtet orientere om dette arbeidet så langt, og invitere kontrollutvalget til dialog om prosjektet videre.

29 Årsmelding for kontrollutvalget 2011 Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 030/12 Jan-Åge Sneve Gundersen 033, &14 11/122-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar fremlagt forslag til årsmelding for Årsmelding oversendes Fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar årsmelding fra kontrollutvalget 2011 til orientering. Vedlegg Årsmelding for kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune 2011 Saksutredning Kontrollutvalget skal etter kommuneloven 77, punkt 6, rapportere om sin virksomhet til Fylkestinget. Kontrollutvalgets årsmelding er et ledd i dette. Utkast til årsmelding legges med dette fram i kontrollutvalgets møte. Eventuelle endringer vil bli tatt inn i dokumentet før fremlegging til Fylkestinget.

30 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET I SØRTRØNDELAG FYLKESKOMMUNE 2011 (UTKT)

31 1 Kontrollutvalget Kontrollutvalget velges av fylkestinget og skal på vegne av fylkestinget føre det løpende tilsynet med den fylkeskommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg og lovgiver har i de siste årene uttrykt ønske om styrke kontrollutvalgets stilling. Kontrollutvalget hadde i 2011 følgende sammensetning før valget: Leder: Nestleder: Medlemmer: Hanne Dyveke Søttar (FrP) ** Eivind Stende (DnA) Kirsten Olava Hofstad (SV) Ivar Kværnø Hans Bøe (V) ** Varamedlemmer: Rannei Mesloe (DnA) Berit S. Nygaard (SV) Knut Hårstad (Sp) **) Felles varaliste: Petter A. Hosen (FrP) Nils Prestmo (V) Siri Holm Lønseth (H) Sivert Løvseth (KrF) Lars Gjedebo (FrP) Kontrollutvalget hadde i 2011 følgende sammensetning etter valget: Leder: Nestleder: Medlemmer: Siri Holm Lønset (H) Eivind Stende (Ap) Gunnar Hynne (Sp) Sigrid Angen (R) Hans Bøe (V) Varamedlemmer for Lønseth og Bøe Elin M. Andreassen (Frp) Oliver Husøy (H) Nils Prestmo (V) Eva Lian (H) Varamedlemmer for Stende, Hynne og Angen Wenche Vuttudal (Sp) Lina Homme (Sv) Oddbjørn Ovesen (Ap) Kommuneloven har som formål at fylkeskommunens virksomhet skal tilrettelegge forholdene for et funksjonsdyktig kommunalt og fylkeskommunalt folkestyre, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale og fylkeskommunale fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap og med sikte på en bærekraftig utvikling. legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Dette gir mål for kontrollutvalgets arbeid og peker ut en retning for hvordan utvalget skal utøve rollen sin. Disse målene gjenspeiles i hensikten med både regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og i selskapskontroll. Årsmeldingen gir informasjon om hvilke oppgaver kontrollutvalget har hatt fokus på i 2011, og dermed hva utvalget har gjort for å bidra til å nå de overordnede målene. Kontrollutvalgets virksomhet skal være med å sikre nettopp en etisk standard, og være en sikkerhetsventil for en tillitskapende forvaltning ovenfor innbyggere, egne ansatte, brukere og samarbeidspartnere, i tillegg til å være med å se til at det er et funksjonsdyktig folkestyre og rasjonell og effektiv drift. Dette arbeidet gjør kontrollutvalget på vegne av Fylkestinget.

32 2 Likestilling Som oversikten viser, er 3 av kontrollutvalgets medlemmer menn og 2 er kvinner. 3 Rammer for kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommuneloven 77, og i forskrift om kontrollutvalg. Fylkestinget kan konkret pålegge utvalget å utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den fylkeskommunale forvaltningen på vegne av Fylkestinget og påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 4 Kontrollutvalgets møter og saksbehandling Kontrollutvalget har i 2011 avholdt 10 møter og behandlet 76 saker. Kontrollutvalget har gjennom året hatt fokus på aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter, oppfølging av regnskapsrevisjon og saker som har kommet inn til utvalget. For å holde seg oppdatert på hva som rører seg i ulike deler av fylkeskommunens virksomhet har utvalget som målsetning å legge en del av sine møter ute i enhetene. Dette gir anledning til å kombinere saksbehandling med informasjon fra ansatte i enhetene. En annen positiv effekt er synliggjøring av kontrollutvalgets rolle internt i fylkeskommunen. I 2011 gjennomførte kontrollutvalget ett møte i Åfjord, med befaring på Linesøybrua. Kontrollutvalget benytter også en del av sine møter til å få orienteringer om satsingsområder, spesielle utfordringer eller forhold utvalget anser at de har behov for informasjon om. Gjennom dialog med både administrativ og politisk ledelse, og med medarbeidere i organisasjonen, får utvalget bred kunnskap om fylkeskommunens utvikling og områder det er relevant å kjenne til i utvalgets arbeid. 5 Kontrollutvalgets ressurser - sekretariatsbistand og revisjon Sør-Trøndelag fylkeskommune har avtale med Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og Revisjon Midt-Norge IKS om kjøp av henholdsvis sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Fylkeskommunen er medeier i begge disse selskapene og har forpliktet seg til å kjøpe tjenestene de skal ha innen disse områdene fra det respektive selskap. Både Konsek og Revisjon Midt-Norge fordeler tidsressursene sine mellom eierkommunene basert på de årlige honorarene hver kommune/fylkeskommunen betaler til hvert selskap. Fylkeskommunens honorarer til begge selskapene har i hovedsak ligget fast siden selskapene ble etablert i 2005 (se avsnitt om økonomi for honorarstørrelser i 2010). Dette betyr at fylkeskommunens ressurser til sekretariat og revisjonsoppgaver skal være forutsigbare fra år til år. Sekretariats- og revisjonstjenestene forvaltes av kontrollutvalget, som gjennom sine prioriteringer gir føringer for hvordan ressursene skal benyttes. 6 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). (Kommuneloven 77)

33 Kontrollutvalget utarbeider plan for forvaltningsrevisjon hvert andre år, som behandles og vedtas i fylkestinget. Følgende forvaltningsrevisjonsrapporter, basert på plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kontrollutvalget i 2011: Følger bygge og eiendomstjenesten regelverket om offentlige anskaffelser? Forholdet Statens Vegvesen STFK Brukermedvirkning i skoleutbygginger KOSTRA-rapportering Digital kompetanse Det har også vært redegjort for andre forhold og eksterne tilsyn, deriblant: Fylkesmannens tilsyn med elevenes psykososiale arbeidsmiljø - rapporter fra tilsyn ved Røros og Fosen videregående skoler Det ble videre i 2011 arbeidet med oppstart og forarbeid til ny plan for forvaltningsrevisjon for perioden , som legges fram for fylkestinger i løpet av første halvår Rapportering til fylkestinget I tråd med kontrollutvalgsforskriften 8 rapporterer revisor fortløpende til kontrollutvalget om resultatene i prosjekter som er gjennomført. Kontrollutvalget i STFK har valgt å rapportere videre til fylkestinget etter hvert som prosjektene er behandlet i utvalget. I tillegg ble det i forbindelse med rapportering fra valgperioden rapportert på oppfølging av hvert enkelt prosjekt fra perioden Kontrollutvalgets oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. (Forskrift om kontrollutvalg 12) Oppfølging av fylkestingets vedtak i forvaltningsrevisjonssaker skjer løpende. I saker der utvalget finner det nødvendig etterspørres informasjon fra fylkesrådmannen om hvordan vedtakene er fulgt opp. 7 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. (Kommuneloven 77) Regnskapsrevisjonen utføres på grunnlag av årlige avtaler med fylkeskommunens valgte revisor. Kontrollutvalget er ikke direkte involvert i den løpende revisjonen, men holdes orientert om vesentlige forhold gjennom at ansvarlig revisor deltar i møter og informerer utvalget om enhetsbesøk, planlegging, status og framdrift i revisjonsoppgavene. Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til fylkeskommunens årsregnskap. Revisjonsberetningen for 2010 var uten anmerkninger, og kontrollutvalget hadde ingen særskilte merknader til det avlagte årsregnskapet.

34 Et forhold som har blitt viet særlig oppmerksomhet i 2011 er ordning for revisjon av fylkesvegregnskapet. Dette er en del av fylkeskommunens regnskap, men etter som Statens Vegvesen står for drift og regnskapsføring i forbindelse med fylkesvegene er det behov for samhandling mellom fylkeskommunens revisor og Riksrevisjonen. 8 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. (Kommuneloven 77) I henhold til plan for selskapskontroll skal kontrollutvalget minst én gang i året vurdere behov og eventuelt omfang av selskapskontroll. Dette området har vært høyere prioritert i 2011 enn tidligere, blant annet fordi det i sekretariatet har vært satt av mer ressurser til planlegging, forarbeid og gjennomføring. Kontrollutvalget vedtok i 2010 gjennomføring av en eierskapskontroll som ble utført i 2011, hvor formålet var å se hvordan fylkeskommunens eierinteresser ivaretas, samt fokusere på deltakelse i ulike selskapsformer. Undersøkelser av eierstyringen i Museene i Sør-Trøndelag, Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS og Access Mid-Norway ble gjennomført. I tillegg er det gjennomført et omfattende arbeid med risiko- og vesentlighetsvurderinger av fylkeskommunens samlede eierskap som grunnlag for utarbeidelse av plan for selskapskontroll Kontrollutvalget vil i denne perioden videreføre et økt fokus på selskapskontroll. 9 Faglig samarbeid Kontrollutvalget engasjerer seg i ulike fora for å få impulser og kunnskap som kommer til nytte i deres arbeid. Gjennom deltakelse på kurs, kontakt med andre kontrollutvalg, noe reisevirksomhet og ved aktivt å søke informasjon hos relevante kilder, vil medlemmene skape et godt grunnlag for å utføre en god jobb for fylkeskommunen. Kontrollutvalget var i 2011 representert på: Forum for Kontroll og Tilsyn konferanse og årsmøte Kontrollutvalgskonferanse i regi av Norges Kommunerevisorforbund Samling for kontrollutvalgene i regi av KonSek Midt-Norge IKS. Årlig samling, med fokus på aktuelle saker i utvalgene og forhold av betydning for utøvelse av kontroll- og tilsynsfunksjonen. Midtnorsk konferanse for kontrollutvalgene i de midtnorske fylkene og kontrollkomiteen i Trondheim kommune. 10 Økonomi Kontrollutvalget har i 2011 hatt følgende utgifter:

35 Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap 2010 Lønn og sosiale utgifter Driftsutgifter, inventar og utstyr Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Sum driftsutgifter Kontrollutvalgets regnskap inneholder også utgiftene til revisjon og sekretariatstjenester for utvalget. Dette gir kontrollutvalget kontroll med bruken av ressursene til kontroll og tilsyn, samtidig får utvalget et direkte ansvar for å sørge for riktig nivå og innretning på kontrollfunksjonen i fylkeskommunen. Utvalget legger vekt på å bruke midlene på en mest mulig målrettet og formålstjenlig måte. Den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten hadde i 2011 et budsjett på kr Av dette utgjør i 2011 ca 60 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 25 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 15 % benyttes til aktivitet (inkl lønn) i kontrollutvalget. Kontrollutvalget er av den oppfatning at det stilles tilstrekkelige ressurser til rådighet til å ivareta utvalgets tilsynsoppgaver på en god måte. 11 Samarbeid med andre aktører i fylkeskommunen Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med fylkestinget og administrasjonen i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Kontrollutvalgets leder er medlem av fylkestinget og nestleder er vara, noe som bidrar til at dialogen med både posisjon og opposisjon er forankret. Det gjennomføres videre kontaktmøter med fylkesordfører og fylkesrådmann der aktuelle forhold innenfor kontrollutvalgets område drøftes og informasjon om aktuelle politiske saker utveksles. I tillegg til disse faste møtepunktene blir det også arrangert møter mellom kontrollutvalg og politisk ledelse vedrørende spesielle tema, eksempelvis ved utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Ved at kontrollutvalget legger enkelte av møtene sine ute i enhetene og gjennom orienteringer og deltakelse i møtene deres har utvalget en god dialog med fylkesrådmannen og administrasjonen for øvrig. Trondheim Siri Holm Lønseth Leder i kontrollutvalget

36 Plan for selskapskontroll Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 031/12 Sverre B. Midthjell 037, &58 12/29-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram for Fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll , med følgende prioriterte prosjekter: 1. AtB 2. Bomvegselskaper 3. Profesjonelle institusjoner for utøvende kunst 4. Medtech Trondheim 5. Filmsatsing 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 4. I selskaper med dominerende offentlig eierskap som ikke omfattes av kommuneloven 80 skal Fylkeskommunens eierrepresentanter reise spørsmål om hjemling av innsynsrett i selskapets vedtekter for eiernes kontrollorganer Vedlegg Utkast til plan for selskapskontroll Saksutredning Selskapskontroll er i følge kommuneloven 77-5 en pålagt oppgave som ligger til kontrollutvlaget. Dette formuleres i forskrift om kontrollutvalg, kap 6 slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS (KonSek) har lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at fylkestinget får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Vedlagt ligger forslag til plan for forvaltningsrevisjon basert på en risiko- og vesentlighetsanalyse av fylkeskommunens eierskap. I planen er det fem prioriterte prosjekter. Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Sekretariatet anbefaler derfor at fylkestinget delegerer til kontrollutvalget å prioritere ressurser mellom disse to formålene. Dette innebærer at ikke alle prioriterte prosjekter nødvendigvis blir gjennomført, men det forutsettes likevel at det i et visst omfang må utføres både forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i planperioden.

37 Videre er det behov for å koordinere kontrollinnsatsen mellom kontrollutvalget i fylkeskommunen og kommuner som er eiere i samme selskap.. Dette innebærer at prosjekter kan utgå dersom det er et vesentlig innslag av andre offentlige eiere, og disse ikke ønsker å delta, eller at nye prosjekter kan tas inn dersom andre offentlige eiere uttrykker sterkt ønske om selskapskontroll i selskaper der fylkeskommunen er medeier. Selskaper der fylkeskommunen er eneste, eller dominerende, eier, kan selvsagt prioriteres uavhengig av hvorvidt andre ønsker å delta. Kommuneloven 80 gir hjemmel til innsyn i selskaper som i sin helhet er eid av kommuner eller fylkeskommuner. I andre selskaper med dominerende offentlig eierskap er det mulig å vedta slik innsynsrett i selskapenes vedtekter, forutsatt at man har tilstrekkelig tilslutning blant andre eiere. Dette kan være hensiktsmessig for å muliggjøre god kontroll med eierskapene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer til at fylkestinget vedtar vedlagte forslag til plan for selskapskontroll Videre foreslår sekretariatet at kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i planen når dette finnes nødvendig, og dersom det er hensiktsmessig for samarbeid om kontrollen med andre eiere, samt fullmakt til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Videre foreslår sekretariatet at fylkestinget ber fylkeskommunens representanter i generalforsamlinger i selskaper om å reise spørsmål, der dette er relevant, om vedtektsfesting av innsynsrett tilsvarende den som følger av kommuneloven 80.

38 UTKT TIL PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL XX kommune