MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET ADM.

Transkript

1 NORDRE LAND KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET ADM. TID: kl STED: FORMANNSKAPSSALEN, 2.ETG. RÅDHUSET Eventuelle forfall meldes på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 4/12 5/12 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN SLUTTRAPPORT KVALITETSKOMMUNEPROGRAMMET NORDRE LAND KOMMUNE, den 13. juni Liv Solveig Alfstad ordfører

2 Lnr.: 6693/12 Arkivsaksnr.: 12/1333 Arkivnøkkel.: 431 Saksbehandler: IBH Utskrift til: ORIENTERING OM MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN Sammendrag: Det er gjennomført ny medarbeiderundersøkelse i 2012, med like gode resultater som fra 2010, og med god oppslutning om undersøkelsen med en svarprosent på 72%. Rådmannen anbefaler at formannskapet-adm tar orientering om medarbeiderundersøkelsen 2012 til etterretning. Vedlegg: - Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Saksopplysninger: Stort engasjement for arbeidsplassen Nordre Land kommune benytter medarbeiderundersøkelsen som er utviklet av KS (Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon). Undersøkelsen består av 48 standardiserte spørsmål som er delt inn i 12 temaer. Årets medarbeiderundersøkelse ble gjennomført i perioden 11.april- 25.april Alle medarbeidere og ledere ble oppfordret til å svare på undersøkelsen. Oppslutningen om undersøkelsen har vært stor, noe som viser at medarbeiderne i Nordre Land kommune har stort engasjement for arbeidsplassen sin. 534 av 743 medarbeidere svarte på undersøkelsen, noe som ga en svarprosent på 72 %. I 2010 var det 525 som svarte på undersøkelsen; men med færre respondenter totalt, ble svarprosenten noe høyere, 77%.

3 Jeg viser til følgende oversikt, som viser resultater i gjennomsnitt for hele landet (68 kommuner), gjennomsnitt for Nordre Land i 2012 og 2010 og endring fra 2010 til Hovedområder Snitt Snitt Snitt Endring Landet Nordre Nordre Nordre 2012 Land 2012 Land 2010 Land Organisering av arbeidet 4,5 4,6 4,5 + 0,1 Innhold i jobben 5,0 5,0 4,9 + 0,1 Fysiske arbeidsforhold 4,2 4,3 4,1 + 0,2 Samarbeid og trivsel med kollegene 5,0 5,0 4,9 + 0,1 Mobbing, diskriminering og varsling 5,0 5,0 4,6 + 0,4 Nærmeste leder 4,6 4,6 4,4 + 0,2 Medarbeidersamtale 4,8 4,8 4,7 +0,1 Overordnet ledelse 3,9 4,1 4,0 + 0,1 Faglig og personlig utvikling 4,3 4,4 4,2 + 0,2 System for lønns- og 4,0 4,2 4,0 + 0,2 arbeidstidsordninger Stolthet over egen arbeidsplass 4,8 4,9 4,7 + 0,2 Helhetsvurdering av arbeidssituasjon 4,6 4,6 - Gjennomsnitt hovedområder 4,6 4,6 4,5 + 0,1 Vurdering: Helhetsinntrykket fra årets medarbeiderundersøkelse er at Nordre Land kommune er en arbeidsplass der medarbeiderne trives. De ansatte er godt tilfreds med innholdet i jobben og de er stolte over egen arbeidsplass. Innholdet i jobben, samarbeid og trivsel med kollegaer er også noe av det som scorer høyest i undersøkelsen.

4 Det positive resultatet fra medarbeiderundersøkelsen i 2010 er opprettholdt, og i tillegg har Nordre Land kommune hatt forbedringer på mange områder. Medarbeidertilfredsheten i Nordre Land er på nivå med gjennomsnittet for kommune-norge. På en skala fra 1 til 6, der 6 er høyest, ligger gjennomsnittlig tilfredshet i Nordre Land kommune på 4,6. Dette er 0,1 poeng høyere enn i Kommunens målrettede arbeid med medarbeiderundersøkelser har begynt å gi resultater. Som man kan lese av tabellen scorer Nordre Land bedre på samtlige hovedområder i år i forhold til forrige undersøkelse. Også på spørsmålsnivå har samtlige spørsmål fått bedre eller lik score sammenlignet med tallene i Resultatene for landet har også scoret høyere på de fleste dimensjonene, men på fem områder har vi hatt større forbedringer enn landsgjennomsnittet. Dette er dimensjonene - fysiske arbeidsforhold - mobbing, diskriminering og varsling - nærmeste leder - faglig og personlig utvikling - systemer for lønns- og arbeidstidsordninger. Den dimensjonen som har fått markant høyere score i 2012, med en økning på 0,4 poeng, er spørsmålet om mobbing, diskriminering og varsling. I 2010 lå karakteren på dette spørsmålet under landsgjennomsnittet, og man er meget godt fornøyd med den positive utviklingen på området. De tre enkeltspørsmålene med høyest score er trivsel sammen med kollegaer (5,2), arbeidsmiljø uten mobbing (5,2) og anbefale andre å søke jobb på arbeidsplassen ( 5,1) Kun fire enkeltspørsmål har fått en score under 4. Spørsmålene som har fått lavest score er opplevelsen av nok tid til å gjøre jobben (3,9), inneklima på arbeidsplassen (3,9), lønn i forhold til jobben man gjør (3,8) og måten lønnen blir fastsatt (3,8). Disse ligger også lavest i kommune-norge forøvrig, men Nordre Land scorer høyere enn landsgjennomsnittet på disse fire spørsmålene. Den økte medarbeidertilfredsheten skyldes i stor grad at medarbeidere opplever økt tilfredshet på ulike områder: - de er kjent med målene for arbeidsplassen

5 - de vet hva som forventes i jobben og har utfordringer nok - standard på arbeidslokaler og inneklima - arbeidsmiljø fri for mobbing - muligheter for å varsle om kritikkverdige forhold - trivsel blant kollegaene - klare forventninger og tilbakemelding fra leder og lydhør leder er - de lærer noe nytt og det blir lagt til rette for kompetanseutvikling - lønn i forhold til jobben man gjør - muligheten for læring i jobben og tilpasset stillingsstørrelse Gjennomføring av medarbeiderundersøkelser er en del av kommunens kvalitets- og forbedringsarbeid. Den høye svardeltakelsen i Nordre Land tilsier at resultatene fra medarbeiderundersøkelsen er valide og representative, og de legger et godt grunnlag for det videre oppfølgingsarbeidet sentralt og ute i enhetene. Rådmannen vektlegger en god og rask oppfølging av medarbeiderundersøkelsen. Rådmannen følger opp undersøkelsen med å gjennomføre samtaler med hver enkelt enhetsleder, og gi en bestilling om oppfølging. Alle enheter skal på dette grunnlag arbeide med forbedringstiltakene som dokumenteres i en rapport til rådmannen. Administrasjonens innstilling: Rådmannen vil råde formannskapet-administrative saker til å fatte slikt vedtak: Orienteringen om Medarbeiderundersøkelsen 2012 tas til etterretning. NORDRE LAND KOMMUNE, den 23. mai Jarle Snekkestad Rådmann Inger Berit Heimdal

6

7 Lnr.: 7394/12 Arkivsaksnr.: 07/2419 Arkivnøkkel.: 026 Saksbehandler: RAG Utskrift til: SLUTTRAPPORT KVALITETSKOMMUNEPROGRAMMET Sammendrag: Programmet Kvalitetskommuner har vært et samarbeid mellom staten, KS og arbeidstakerorganisasjonene, og skulle bidra til å styrke kommunesektorens omdømme. Målet med samarbeidet var å øke kvaliteten og effektiviteten på det kommunale tjenestetilbudet gjennom en konstruktiv samhandling mellom de folkevalgte, lederne og de ansatte, slik at innbyggeren merker en forbedring. Det var et særskilt mål å redusere sykefraværet i kommunesektoren. Nordre Land kommune har vært med i programmet fra februar 2009 med hovedprosjektet Kvalitettskommuneprogrammet og tilhørende delprosjekter. Prosjektet Kvalitetskommuner har vært en nyttig erfaring som har gitt mange gode resultater. Prosjektet er nå avsluttet. Mye av det gode arbeidet som ble satt i gang føres videre i daglig drift og nye forbedringsprosjekter. Rådmannen anbefaler at sluttrapporten tas til etterretning og at Kvalitetskommuneprogrammet avsluttes som eget prosjekt. Vedlegg: Sluttrapport Kvalitetskommuneprogrammet i Nordre Land kommune Rapporteringsskjema 2009 til nasjonalt program Kvalitetskommuner. Sluttrapport fra delprosjekt Alternative arbeidstidsordninger 2012 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Sluttrapport for prosjekter tildelt skjønnsmidler fra Fylkesmannen. Saksopplysninger: Programmet Kvalitetskommuner var fra 2007 en omfattende satsning i arbeidet med å realisere kommunalministerens visjon for kommunesektoren: Dette har vært et samarbeid mellom staten, KS og arbeidstakerorganisasjonene, og skulle bidra til å styrke kommunesektorens omdømme.

8 Målet med samarbeidet var å øke kvaliteten og effektiviteten på det kommunale tjenestetilbudet gjennom en konstruktiv samhandling mellom de folkevalgte, lederne og de ansatte, slik at innbyggeren merker en forbedring. Det var et særskilt mål å redusere sykefraværet i kommunesektoren. Aktiviteten skulle bygge på arbeid som allerede var i gang eller hadde vært gjort, og skulle utfylle og forsterke eksisterende arbeid. Nordre Land kommune deltok i programmet fra februar 2009 og organiserte dette arbeidet som et overbyggende prosjekt med flere delprosjekter. Enkelte delprosjekter var allerede var i gang og noen nye ble satt i gang. Det siste delprosjektet om alternative arbeidstidsordninger vi bli videreført gjennom deltakelse i Saman om ein betre kommune, jfr vedlagte sluttrapport. Det nasjonale programmet Kvalitetskommuner ble avsluttet i juni Nordre Land kommune valgte å forsette prosjektet ut Målsettingene i prosjektet er delvis nådd. Det har vært en nyttig erfaring med trepartsamarbeid lokalt og erfaringsutveskling med andre kommuner. Prosjektleder har hatt flere foredrag i andre kommuner om nærværsarbeidet i Nordre Land og vi har hatt positiv omtale i media. Dette har også vært motiverende for de ansatte, å se god historier gjenfortalt offentlig; og det bidrar til å bygge opp et godt omdømme. At prosjektet ble organisert som et overordnet program, ser vi at kan være krevende, men nyttig lærdom. Vi vil nok snevre inn omfanget, dersom vi blir med i det nye prosjektet Saman om ein betre kommune. Les alle saksopplysninger i sluttrapport for Kvalitetskommuneprogrammet i Nordre Land kommune ( vedlagt) Vurdering: Prosjektet Kvalitetskommuner har vært en nyttig erfaring som har gitt mange gode resultater. Prosjektet er nå avsluttet. Mye av det gode arbeidet som ble satt i gang føres videre i daglig drift og nye forbedringsprosjekter. Administrasjonens innstilling: Rådmannen vil råde F-adm til å fatte slikt vedtak: Sluttrapporten tas til etterretning og Kvalitetskommuneprogrammet avsluttes som eget prosjekt. NORDRE LAND KOMMUNE, den

9 Jarle Snekkestad Rådmann Ragnhild Gravem Prosjektleder

10 Sluttrapport Prosjektnavn: Oppdragsgiver: Alternative arbeidstidsordninger i miljøarbeidertjenesten Kvalitetskommuneprosjektet (KKP) Prosjektperiode: Prosjektansvarlig: Sted og dato Kjetil Holmen Prosjektleder: Rigmor Frøyslid Sammendrag: Det ble i mai 2011 inngått en prosjektavtale med navn Alternative arbeidstidsordninger i miljøarbeidertjenesten. Prosjektet ble initiert av prosjektgruppa i Kvalitetskommuneprosjektet (KKP), og kom i stand blant annet med bakgrunn i at avdelinger i miljøarbeidertjenesten over lengre tid hadde ytret ønske om å prøve alternative turnusordninger. Etter eget ønske ble arbeidstakerne i Rudsgata 3 og Snertinn bofellesskap valgt som piloter i prosjektet. Det ble utarbeidet forslag til alternative turnusordninger i juli, og disse ble presentert for de ulike arbeidsplassene på personalmøter i august. De fikk så en frist for å gi tilbakemeldinger om de ønsket å jobbe i disse turnusene. Flere ansatte ved Snertinn ønsket ikke å gå i den alternative turnusen. Alternativet ble derfor lagt vekk, og man skulle se på andre muligheter. I Rudsgata var alle, med unntak av en person, svært positive til å prøve forslaget de ble forelagt. Vedkommende som i utgangspunktet var negativ, ønsket etter hvert også å jobbe i denne turnusen i en prøveperiode. I september ble det sendt inn en søknad om dispensasjon fra arbeidstidsbestemmelsene til Fagforbundet. Etter hvert ble det mottatt et negativt svar på søknaden. Det ble foretatt ønskede justeringer i turnusforslaget, og sendt revidert søknad til Fagforbundet to ganger senhøsten Fagforbundet var urokkelig på ett punkt i alle sine svar; hvis ikke kommunen ville ansette medarbeiderne i Rudsgata fast i større stillinger i prøveperioden på seks måneder, ville ikke Fagforbundet sentralt godkjenne dispensasjonssøknaden. Med tanke på de negative konsekvensene disse stillingsutvidelsene kunne få dersom den alternative arbeidstidsordningen ikke ble videreført etter prøveperioden, ønsket ikke kommunen å utvide stillingene til disse arbeidstakerne fast. De ble imidlertid lovet fast utvidelse dersom arbeidstidsordningen ble videreført etter den seks måneder lange prøveperioden. De ble også sendt en dispensasjonssøknad til fagforbundet Delta sentralt i november Svaret fra Delta var positivt. Det ble ikke reist noe krav om fast utvidelse av stillingene fra deres side. Det siste avslaget fra Fagforbundet ble mottatt den Fjorten dager seinere besluttet avdelingsleder i miljøarbeidertjenesten, i samråd med enhetsleder, å avslutte

11 prosjektet da det ikke var mulig å gjennomføre en prøveperiode uten Fagforbundets dispensasjon fra arbeidstidsbestemmelsene. Den ble det avholdt et avslutningsmøte hvor prosjektgruppa, prosjektleder og avdelingsleder i miljøarbeidertjenesten deltok. På møtet ble det utvekslet erfaringer fra prosjektet og foretatt en evaluering av prosjektprosessen. 1. Bakgrunn Flere medarbeidere i miljøarbeidertjenesten hadde i lengre tid snakket om at de ønsket å prøve ut alternative arbeidstidsordninger. Prosjektgruppa i Kvalitetskommuneprosjektet (KKP)ville gjerne se på muligheten for å få gjennomført slike ordninger i organisasjonen, og utarbeidet et prosjektoppdrag som lød som følger: Prosjektmål: Utred om delprosjektet rettet mot miljøarbeidertjenesten kan: - Etablere mer hensiktsmessige arbeidstidsordninger som ivaretar både brukere og ansatte på en god måte. - Føre til økt brukermedvirkning - Organisere tjenesten slik at nærværet øker - Redusere antall deltidsstillinger under 40 % Begrunnelse målforankring Med utgangspunkt i utfordringer i miljøarbeidertjenesten besluttet man i prosjektgruppa i KKP, i samråd med ledelsen i Omsorg og Rehabilitering, at man skulle foreta en grundig gjennomgang av arbeidstidsordningene for miljøarbeidertjenesten. Dette for å sannsynliggjøre en kost/nytte gevinst for både brukerne av tjenesten og arbeidstakerne i avdelingene. Det ble i prosjektgruppa i Kvalitetskommuneprosjektet i februar 2011 vedtatt å igangsette to delprosjekter i enhet Omsorg og Rehabilitering. Det ene skulle gjennomføres i miljøarbeidertjenesten, hvor det var gjennomført en forstudie hvor man hadde sett på avdelingens arbeidstidsordninger og ulike turnusordninger for å finne en optimal organisering. Miljøarbeidertjenesten er organisert på følgende måte: Det er tre bofellesskap, hvorav ett ligger i Torpa og to på Dokka. I tillegg rapporterer de ansatte i kommunens Borgerstyrt

12 Personlig Assistanse til avdelingsleder i miljøarbeidertjenesten. Det er behov for døgnkontinuerlig bemanning ved alle disse arbeidsplassene. Delprosjektet ble satt i gang for å finne optimale arbeidstidsordninger i miljøarbeidertjenesten. For å nå dette målet var det et behov for å få oversikt over hvilke kompetanse som kreves på ulike tider. Med utgangspunkt i døgnrytmeplaner og bemanningsplaner skulle man skal trekke erfaringer fra tilsvarende prosjekter i andre kommuner. Utprøving av alternative arbeidstidsordninger, for eksempel turnus med lange vakter (jf oljeturnus), skulle gjennomføres i prosjektperioden. Det skulle også vurderes om det var behov for spesialkompetanse som kunne brukes på tvers av avdelingene. Ved hovedprosjektets slutt var målet at man hadde oppnådd en full oversikt over tjenestens behov for ressurser til ulike tider i døgnet. Med utgangspunkt i dette skulle man ha valgt den/de mest hensiktsmessige turnusen/e ut i fra de rådende arbeidsressursene. Resultatet ville bli en bedre organisering av tjenesten. Dette ville bedre tjenestetilbudet for brukeren/brukerne som lider under for lite bemanning, gjennomtrekk av personell og eventuell manglende fagkompetanse. Effekten eller gevinsten av prosjektet skulle være en høyere kvalitet på tjenesten og mer fornøyde brukere og arbeidstakere. - Prosjektbeskrivelse Prosjektgruppa bestående av Randi Elin Fauske (rep.fra Rudsgata 3), Vibeke Bjørkeli (rep. fra Snertinn bofellesskap) og prosjektleder Rigmor Frøyslid hadde sitt første prosjektmøte medio juni Vibeke Bjørkeli fortalte på dette møtet at Snertinn bofellesskap kun hadde ønske om alternativ turnus på helg. Dette ble hensyntatt i det videre arbeidet. Arbeidstakerne i Rudsgata 4 ønsket å få utarbeidet en såkalt oljeturnus; med lange vakter og lengre friperioder hvor det ble muligheter for å ta noen ekstravakter i friperiodene. Videre progresjon av prosjektarbeidet ble som følger: Snertinn bofellesskap: To forslag til helgeturnus ble utarbeidet for Snertinn bofellesskap. På et personalmøte i midten av juni ble de ansatte fortalt at alternativene var å jobbe 4.hver eller 5. hver helg. Det ble satt opp en liste hvor den enkelte arbeidstaker skulle krysse av for hvilket av disse to

13 alternativene de ønsket å jobbe i. Ved fristens utløp den hadde alle de 12 som hadde krysset seg av valgt alternativet med jobbing hver 5.helg. I løpet av de neste to månedene fikk alle se nærmere på en alternativ turnus som ble utarbeidet av en av medarbeiderne, Nerby, ved Snertinn. Vibeke, Marit og Rigmor fikk etter hvert flere tilbakemeldinger fra de ansatte ved Snertinn. Av de 8 skriftlige tilbakemeldingene som ble gitt, var 3 av disse negative (de ønsket av ulike årsaker ikke å jobbe lengre vakter for å kunne jobbe færre helger). Det ble i slutten av august klart at man ikke kunne gå videre med dette forslaget, og det ble foreslått at Nerby og Bjørkeli skulle se på en annen alternativ helgeturnus med fortrinnsvis jobbing hver 4.helg. Avdelingsleder skulle legge til rette for at dette kunne gjennomføres. Ved prosjektets slutt, januar 2012, er man ikke i havn med et nytt alternativt turnusforslag. Rudsgata 3: Med hjelp fra Fauske, som for øvrig er primærkontakt i Rudsgata 3, utarbeidet Bjørkeli et turnusforslag for Rudsgata 3 i juni. På personalmøtet i midten av juni fikk de ansatte ta turnusforslaget i nærmere øyesyn. En arbeidstaker hadde ferie, men resten av personalgruppa var på møte. Kun en ansatt var i utgangspunktet negativ til å prøve ordningen, men sa seg i ettertid villig til å prøve det ut. I samråd med avdelingsleder ble det derfor besluttet å si opp den ordinære turnusen og sende inn en søknad om dispensasjon fra arbeidstidsbestemmelsene umiddelbart etter ferieavvikling; dvs. medio august På grunn av inntrufne omstendigheter på prosjektleders arbeidsplass ble første dispensasjonssøknad sendt Fagforbundet først Det ble søkt om en prøveperiode på 6 måneder. Det måtte etter hvert purres på et svar, og den mottok vi det første avslaget. Det ble så sendt en revidert søknad til Fagforbundet den og den , begge med negativt svar som resultat. I forbindelse med endring av et av de utarbeidede turnusforslagene, ble det i tillegg avholdt et møte hvor prosjektleder, tillitsvalgt i Delta Vibeke Bjørkeli, enhetsleder Kjetil Holmen og avdelingsleder Marit Strande deltok. Temaet var den forholdsvis nye bestemmelsen i HTA kap.1 pkt.4.2.4, som omhandler ny tariffbestemmelse om ukentlig arbeidstid for tredelt skift og turnusarbeid. Det viste seg at alle ansatte i Rudsgata 4 kom inn under denne bestemmelsen, og det ble etter hvert besluttet at alle arbeidstakerne skulle få gå 33,6 timers uke. Ny alternativ turnus ble utarbeidet som et resultat av dette, og vedlagt i den reviderte søknaden til Fagforbundet i januar Med bakgrunn i at en av de fem ansatte i Rudsgata 3 er medlem i Delta, ble det den også sendt en dispensasjonssøknad til Delta sentralt. Her fikk vi en rask tilbakemelding på at

14 de ønsket å innvilge søknaden og vi fikk tilsendt et forslag til protokoll som det ble skrevet under på. Det er viktig å påpeke at det i forkant av hver søknad ble nedlagt mye arbeid for å imøtekomme kravene til endring Fagforbundet satte for å imøtekomme vår søknad om dispensasjon. Det tok spesielt mye tid å foreta justeringer i den utarbeidede turnusen og legge endringene inn i turnusprogrammet NOTUS. På et punkt var det imidlertid uaktuelt å imøtekomme Fagforbundets krav; De mente vi måtte ansette arbeidstakeren i de utvidede stillingene fast allerede i prøveperioden. Dette var ikke ønskelig, men det ble gitt en garanti på at stillingene skulle gjøres faste dersom prøveordningen ble til en fast ordning. Dette ble også utrykt skriftlig til de ansatte og i søknaden til Fagforbundet Med det tredje negative svaret fra Fagforbundet innså man at det ikke kunne bli enighet med Fagforbundet på dette punktet, og i midten av januar 2012 besluttet derfor avdelingsleder, i samråd med enhetsleder, å avslutte prosjektet. - Rammer/Ressurser Hovedprosjektet ble gjennomført ved hjelp av prosjektmidler fra KKP og egne ressurser i enhet Omsorg og Rehabilitering. Prosjektmidlene ble benyttet for å bekoste utarbeiding av prosjektplan, og gjennomføringen av denne ved å dekke en tilnærmet 10 % stilling i prosjektperioden. KKP skulle også dekke vikarutgiftene i forbindelse med prosjektmøter. Det ble avholdt 4 prosjektmøter i prosjektperioden. 2. Målrealisering Etablere mer hensiktsmessige arbeidstidsordninger som ivaretar både brukere og ansatte på en god måte: Prosjektmålet var å legge frem en kvalitetssikret anbefaling med oversikt over bemanningsbehov og alternative arbeidstidsordninger for Snertinn bofellesskap og Rudsgata 3. Anbefalingen skulle også inkludere en evaluering av utprøvingen av alternativ turnus ved begge arbeidsplassene i prosjektperioden. Med bakgrunn i ovennevnte punkt kan man på ingen måte si at prosjektmålet ble nådd i dette prosjektet siden en utprøving ikke har funnet sted. Økt brukermedvirkning:

15 Et av de andre målene med prosjektet var å øke brukermedvirkningen. Det ble tidlig slått fast at en eventuell alternativ arbeidstidsordning ved Snertinn bare skulle gjelde på helg. Dette ville føre til en annen organisering av helgene for beboerne, men deres arbeidshverdag ville ikke bli endret. Det var planlagt en kartlegging av beboernes ønsker rundt organisering, samt utarbeidelse av bemanningsplan er i Snertinn og Rudsgata 4. Prosjektarbeidet ved Snertinn stoppet opp med avslaget på alternativ turnus i august, og som en konsekvens av dette ble arbeidet relatert til bemanningsplaner og brukermedvirkning lagt på is. I Rudsgata 4 yter man tjeneste til en beboer, og prosjektleder mottok i august 2011 brukerens døgnrytmeplan. I en bolig med en 1:1 bemanning er det ikke så mange måter å organisere tjenesten på, men planen ga god input til utarbeiding av den alternative turnusen. Økt stillingsprosent: Redusering av antall deltidsstillinger var et viktig resultatmål i prosjektet, spesielt for medarbeiderne i Rudsgata 4, som har små deltidsstillinger. Stillingsøkningene var forholdsvis store for to av arbeidstakerne, og noe mindre for de tre andre i det skisserte turnusforslaget. De hadde ingen forventninger om at disse stillingsutvidelsene skulle bli faste allerede i prøveperioden, men ble selvfølgelig fornøyd med at det kom en skriftlig lovnad på at de ville bli gjort faste dersom ordningen ble gjort permanent etter prøveperioden på seks måneder. 3. Prosjektorganisering og ressursdimensjonering Som skissert i prosjektavtalen ble hovedprosjektet gjennomført med Kjetil Holmen, enhetsleder i Helse og Omsorg som PA. Rent praktisk vil det si at han fikk tilsendt status rapporten som ble utarbeidet i juli. Han deltok også i et prosjektmøte før den siste søknaden til Fagforbundet ble sendt. I tillegg har han blitt orientert muntlig om avslagene på dispensasjonssøknaden og andre sentrale hendelse i forbindelse med prosjektet av avdelingsleder i miljøarbeidertjenesten. Prosjektgruppa i KKP vil være SG. Man trodde det ville bli behov for å innhente kompetanse fra miljøarbeidertjenesten og fra HR/ økonomiavdelingen i kommunen, men det viste seg at det var kompetanse på turnus som var den viktigste kunnskapen i dette prosjektarbeidet. Prosjektleder (PL) ble Rigmor Frøyslid. Hun jobber ved faggruppe HR og har kjennskap til prosjektarbeid, og kjente til avdelingene og utfordringene som lå der forholdsvis godt. Prosjektavtalens fremdriftsplan ble overholdt til august Medarbeiderne ved Snertinn besluttet i august, som tidligere nevnt, å avslå turnusforslaget som var blitt presentert for dem.

16 Det ble bestemt at medarbeider Nerby og prosjektmedarbeider Bjørkeli skulle se på andre alternativer. Avdelingsleder skulle legge til rette for at dette kunne gjennomføres, men ved prosjektets slutt har de ansatte ved Snertinn ikke blitt forelagt andre turnusforslag. Hovedaktivitet i august 2011 var forhandlinger med arbeidsgiver og de tillitsvalgte. Disse forhandlingene bortfalt da man ved fremlegging av de alternative turnusene, så at det måtte søkes om dispensasjon fra arbeidstidsbestemmelsene sentralt. I de månedlige statusmøtene skulle det utarbeides statusrapporter for å evaluere hvordan det gikk med prosjektet og dets fremdrift. Det ble laget en nokså fyldig rapport i juli 11 hvor prosjektleder vurderte prosjektet å være i gul sone. Gul sone viser til at prosjektet er under kontroll og måloppnåelse fortsatt er realistisk. Det ble imidlertid påpekt at søknaden om dispensasjon med påfølgende saksbehandling hos Fagforbundet sentralt ville føre til at prosjektet måtte forlenges til , en forlengelse på to måneder. Det ble på daværende tidspunkt ansett som mulig å nå prosjektets mål innenfor de økonomiske rammene i prosjektavtalen. Det kunne vært laget flere statusrapporter senere, men det ble vurdert som unødvendig siden fremdriften så å si stoppet opp pga dispensasjonsprosessen i Fagforbundet, som tok hele høsten. Prosjektleder ser i ettertid at prosjektansvarlig Holmen allikevel burde fått månedlige, skriftlige oppdateringer, gjerne i form av E-poster. Informasjonsstrategien ble overholdt noenlunde etter fremdriftsplanen, men prosjektleder ser at det kunne vært informert enda mer om prosjektet. Prosjektleder deltok på personalmøter for Snertinn og i Rudsgata 4, men ideelt sett skulle man hyret inn noen som hadde erfaring med å jobbe i alternative arbeidstidsordninger og som kunne informere om dette på en god og motiverende måte. 4. Prosjektregnskap Prosjektleder har arbeidet mindre i dette prosjektet enn planlagt. Årsaken til dette er todelt: For det første ble en person i HR avdelingen alvorlig syk i august, og dette førte til økt arbeidspress på de gjenværende arbeidstakerne i avdelingen. Dette førte til at den planlagte informasjonsstrategien ble mindre enn planlagt. I tillegg førte den stadige ventingen på å få godkjent søknaden om dispensasjon for å få begynt utprøvingen til at mange uker ble uvirksomme for hele prosjektgruppa i denne sammenhengen. Resultatet av dette er at prosjektleder brukte cirka halvparten av den tiden som var lagt inn i fremdriftsplanen.

17 Med bakgrunn i ovennevnte årsaker ble det gjennomført fire prosjektmøter istedenfor seks. I tillegg til prosjektgruppa var avdelingsleder i miljøarbeidertjenesten med på to av dem. Møtene ble hovedsakelig lagt til tirsdager, da Bjørkeli har kontordag for Delta. Fauske fikk betalt for møtetid. Avdelingsleder kom tyngre inn i prosjektet enn planlagt, og brukte mye tid på å legge inn alternative turnuser i turnusprogram og gjøre endringer ettersom avslagene på dispensasjon kom inn. Dette er en intern ressurs som ikke ligger i budsjettet. Kommunalsjef Heimdal har betalt for prosjektleders lønn i 10 % stilling i prosjektperioden. HR vil få refundert for resterende 10 % stilling av KKP. Enhet Omsorg og Rehabiliterings kostnader i forbindelse med prosjektet er lønnskostnader som har påløpt i forbindelse med Fauske og Bjørkelis deltakelse på prosjektmøter. Indirekte har det også påløpt lønnskostnader for avdelingsleder i miljøarbeidertjenesten, men dette er kostnader som er svært vanskelig å tallfeste. I tillegg har systemutvikler for fag- og turnusprogram brukt noe tid på å bistå i utarbeiding av alternative turnuser. Dette arbeidet kan sees på som en av systemutviklers primæroppgaver, og regnes derfor ikke med som en utgift i dette prosjektet. 5. Viktige erfaringer Erfaringer i prosjektet som kan ha betydning for fremtidig læring: - Flere turnusforslag: For spesielt pilot Snertinn sin del hadde det vært en fordel om det hadde vært utarbeidet flere turnusforslag før de skulle ta stilling til alternative ordninger. - Grundigere gjennomgang av turnusforslag og konsekvenser: En grundigere gjennomgang av de alternative turnusene, satt opp mot i de mange arbeidstidsbestemmelsene i AML og HTA, kunne redusert antall søknader til Fagforbundet. Det var riktignok ikke noen av disse bestemmelsene som førte til at prosjektet strandet, men man kunne fått en avklaring på prosjektet tidligere. Videre kunne man forsøkt hardere å utarbeide turnuser som kun fordret lokale avtaler med de tillitsvalgte. - Prosjektleders vurdering er at det hadde vært en fordel om en person med høy kompetanse på utarbeiding av turnus og uten tilknytning til de to arbeidsplassene, hadde utarbeidet 2-3 forskjellige turnusforslag til hver av pilotene.

18 - Den enkelte arbeidsplass` turnus ble oppsagt allerede den , fordi man gjerne ville ha muligheten til å starte utprøvingen så tidlig som mulig. Avdelingsleder ser i ettertid at man ikke bør si opp turnuser før det er avklart når neste arbeidstidsordning skal implementeres. - Veldig bra å ha med prosjektmedlemmer som representerer pilotene. De kan gi god informasjon tilbake til arbeidsplassen, noe som kan føre til at flere av de impliserte medarbeiderne blir positive til prosjektet. Ulempen er at det er vanskeligere for disse å tenke helt nytt i forhold til nye arbeidstidsordninger; man tenker fort bestemte ansatte og brukere, og fordeler og ulemper ved disse faktorene ved utarbeiding av turnus. - Viktig med tett dialog med fagforeningene i de tilfellene der dispensasjoner er nødvendig for gjennomføring. HTV i Fagforbundet Anne Beathe Bakken måtte raskt informeres og trekkes inn i prosjektet. Hun ble spesielt viktig når det ble klart at det måtte sendes inn en dispensasjonssøknad fra arbeidstidstidsbestemmelsene. Prosjektleder ser i ettertid at det hadde vært nyttig å ha med HTV som medlem i prosjektgruppa fra oppstarten av, spesielt fordi et slik type prosjekt involverer tillitsvalgtes virke på mange områder. - En av årsakene til at denne arbeidsoppgaven ble organisert som et prosjekt var at avdelingsleder på dette tidspunktet ikke hadde kapasitet til å sette det fokuset som behøvdes for å vurdere ulike arbeidstidsordninger og utarbeide alternativer. På grunn av hennes turnuskompetanse ble hun allikevel den som la inn turnusforslagene i turnusprogrammet og gjorde de nødvendige justeringene når avslagene kom. Ved et eventuelt seinere prosjekt vil det anbefales å vurdere om man bør ha personer som kan utføre slike oppgaver i prosjektgruppa. - Prosjektleder ble tipset om et bofellesskap i Stange kommune som hadde gått over til såkalt oljeturnus. Avdelingsleder Marit Barmoen Halvorsen i dette bofellesskapet ble kontaktet ved to anledninger. Første gangen fikk prosjektleder oversendt en momentliste for søknad om dispensasjon fra arbeidstidsbestemmelsene. Etter det andre avslaget fra Fagforbundet ble Barmoen Halvorsen igjen kontaktet, og spurt om midlertidig utvidelse av stillingene i prosjektperioden hadde vært noe problem. Hun svarte at de hadde hatt midlertidige utvidelser av stillinger i prosjektperioden på ett år, og at dette ikke hadde vært noe tema i deres dispensasjonssøknad, Det står heller ikke noe om dette i særavtalen som er utarbeidet mellom bofellesskapet og Kompetansesenteret for Østlandet. Denne kontakten med en arbeidsplass med erfaring fra slik jobbing var viktig. Flere eksterne arbeidsplasser kunne vært kontaktet, men resultatet for vår del hadde høyst sannsynlig vært det samme.

19 6. Avslutning Arbeidstakere i miljøarbeidertjenesten hadde over lengre tid ytret ønske om å delta i et prosjekt for å se alternative arbeidstidsordninger. Målet var å få en bedre arbeidshverdag for seg og sine kollegaer, og en bedre hverdag for brukerne. Arbeidstakerorganisasjonen Fagforbundet var også pådrivere i arbeidet med å se på alternative arbeidstidsordninger. Det er et paradoks at etter mye arbeid med å utarbeide alternative arbeidstidsordninger, med påfølgende forventninger om en etterlengtet prøveperiode blant de ansatte, så er Fagforbundets mangel på fleksibilitet i stor grad en medvirkende årsak til at prosjektet stoppes.

20 Rapporteringsskjema for Kommuner i Pulje 4 Returdato: Kommune: Nordre Land Prosjektleder/kontaktperson: Ragnhild Gravem Rapporteringen inngår i sekretariatets sammenstilling/evaluering programmet. Kort beskrivelse av prosjektene: Forsøk å beskrive prosjektene med tre til fire setninger Oppvekst: 1.Lære å lære 2. Overgang barnehage-skole 3. Sosialfaglig veiledere Pleie- og omsorg: 1.Omstilling/driftsgjennomgang i hjemmetjenesten Dokka 2. Heltid-deltid 3.Veiledning i hverdagen Prosjekter på tvers av sektorer: Trykk og skriv inn Reduksjon av sykefravær: Nærvær-Fravær Organisering Medlemmer av styrings- og prosjektgruppe: Styringsgruppe 9 Politikere: 3 Administrasjonen: 3 Arb.taker, tillitsv.: 3 Prosjektgruppe Antall Politikere: Administrasjonen: Arb.taker, tillitsv.: Kort beskrivelse av erfaringene med samarbeidet: Styringsgruppa for KKP er ei positiv, aktiv gruppe. Delprosjektene har egne prosjektgrupper. Noen av prosjektene har også egne styringsgrupper Mål, tiltak og status for prosjektene ved slutten av 2009 Det er viktig å dokumentere resultater. Hvilke resultatmål er satt, hvilke tiltak er gjennomført for å nå målene. I siste kolonne vurderer dere om målene er satt er nådd. OPPVEKSTSEKTOREN Hovedmålet med prosjektet/prosjektene: 1. Lære å lære Sikre en plan for implementering av læringsstrategier som pedagogisk verktøy i skolene i Nordre Land kommune. Målet er relatert til målsettingene i kommune delplan for grunnskolen - også beskrevet i denne forstudien i Kap. 3.2 og Kap. 7. Prosjektstart: Prosjektslutt: Overgang barnehage skole(interkommunalt) Forprosjektets mål er å avklare / avdekke behovet for kompetanseutvikling innenfor de tre hovedområdene som er beskrevet i veileder gitt ut av Kunnskapsdepartementet- 08, " Fra eldst til yngst" :

21 1. Regelverk og rammebetingelser 2. Gode overganger for barnet 3. Tilrettelegging av samarbeid og og sammenheng - aktørenes rolle Sosialfaglig veiledning Ferdig stille sosial kompetansplan for grunnskolen i Nordre Land Kommune Elevene mestrer og opplever mestring i ulike sosiale miljøer og situasjoner. Implementere sosiale ferdigheter etter årshjul Gjennomføre ART gruppe i alle trinn ved alle skolene Hovedmålet med ART er: Å jobbe for at alle barn mestrer sitt liv og trives med den de er. Vurdere utarbeidelse av tjenestebeskrivelser for trening av sosiale ferdigheter Måle effekt av tiltak gjennomført i prosjektperioden 4. Resultatmål Tiltak Status/resultat 1Lære å lære Prosjekt etter PLP Er nå over i forprosjekt 2 Overgang skole-barnehage Prosjekt etter PLP Er i forprosjekt 3 Sosialfaglig veiledere Prosjekt etter PLP Er i forprosjekt 3.1A. Avgrense tiltak for trening på sosial kompetanse i forhold til andre hjelpeinstanser. 3.2.B Skape felles forståelse og tiltak for trening av sosial kompetanse i grunnskolen i Nordre Land kommune. Se vedlagte rapport 3.2 Trening av sosiale ferdigheter satt i system Se vedlagte rapport

22 PLEIE- OG OMSORGSSEKTOREN Hovedmålet med prosjektet/prosjektene: 1. Omstilling hjemmetjenesten: At ansatte opplever et trygt og inspirerende arbeidsmiljø, hvor verdiene åpen offensiv og ansvarlig kommer til uttrykk. At det sikres en styring ved at det er en kobling mellom økonomi, planer / målsetninger for avdelingen og tjenestedata som tildeling, utmåling og revurdering av tjenester. Prosjektstart: feb Prosjektslutt: 1.Innen sommer Ikke avklart 3 Ikke avklart 2. Heltid-deltid: Redusere antallet deltidsstillinger i kommunen og å øke stillingsprosenten for ansatte med små deltidsstillinger, spesielt de som er for små til å oppnå pensjonsrettigheter. Vi ønsker at flest mulig ansatte skal ha pensjonsgivende stilling (ca 40%). 3.Veiledning i hverdagen: Bedre kvaliteten på tjenesten ved å gjøre hverandre gode Resultatmål Tiltak Status/resultat 1ABedre kommunikasjon Bruk av coach Mer bevisst på egen kommunikasjon og adferd. 1.B Bedre kvalitet på tjenesten Bedre struktur. Færre brukere pr ansatt. Lettere å komme inn som vikar 1C Lavere sykefravær 2 A. Kartlegge behovet for å se hvem som reelt ønsker seg større stilling 2B Utarbeide lokale retningslinjer/prinsipper 2.C Foreslå relevante tiltak innenfor kommunens vedtatte økonomiske rammer. 2D Sette i verk minst ett tiltak innen prosjektperioden 3. Kunne gi hverandre positive og konstruktive, kritiske tilbakemeldinger Bruk av coach i grupper og i enkelttilfeller Tilretteleggingstilskudd fra NAV Spørreundersøkelse vår 2008 Øke stillinger ved bruk av timebank Øke grunnbemanning Lengre vakter 8 ansatte i LOR veileder hverandre to og to. De får gruppeveiledning av coach. Se god historie Ellers ser vi en svak nedgang i sykefraværet 317 deltok 142 ønsker større stilling 74 ønsker ikke større stilling 101 svarte ikke Retningslinjer er vedtatt i formannskapet Ikke igangsatt Er så vidt i gang God tilbakemeldinger fra deltakerne

23 PROSJEKT PÅ TVERS AV SEKTORER Hovedmålet med prosjektet/prosjektene: Ingen Prosjektstart: Skriv inn tidspunkt for oppstart Prosjektslutt: Tidspunkt for planlagt slutt? Resultatmål Tiltak Status/resultat Trykk og skriv inn Trykk og skriv inn Trykk og skriv inn SYKEFRAVÆR Hovedmålet med prosjektet/prosjektene: 92% nærvær 93% innen i enhetene som har særlig fokus i prosjektet Prosjektstart: Prosjektslutt: Resultatmål Tiltak Status/resultat Bedre oppfølging av sykmeldte Kvalitetssikring av rutiner Sykmeldte raskere tilbake Bedre rutiner for sykmeldte etter 12 mndr Bedre samarbeid NLK- BHT-NAV-fastlegene Attføringsutvalgsmøter i alle enheter. Rågiver HR coacher lederne Individuelle oppfølging og coaching av ledere Aktiv bruk av tilretteleggingstilskudd fra NAV Utprøving av avtale om dialogmøter minst hvert halvår med grundig vurdering av arbeidsfunksjon,tilretteleggingstiltak og arbeidsforhold. Faste samarbeidsmøter 2 g/år Har hatt møter i de fleste enhetene. Gode tilbakemeldinger om denne arbeidsformen Har flere eksempler på unngått sykmelding, Er i gang Møte med NAV 23.11,møte med alle planlagt i slutten av januar 2010 Synliggjøring: Det er viktig at prosjektene synliggjøres både internt og eksternt. Hvilke former for synliggjøring er gjennomført, og hva planlegges i 2009/2010? Gjennomført i 2009: Egen KKPside på kommunen hjemmeside Lenke til NLK hjemmeside på den sentrale KKP nettsiden. Poster- henger i rådhusvinduet, hang opp på Kvalitetskonferansen i Oslo og nettverkssamlingen i Bardu. Foredrag om Fravær-nærvær ved prosjektleder R Gravem i Bardu Kommunebesøk med foredrag om Fravær-nærvær hos Jevnaker kommune v prosjektleder R. Gravem og HTV Anne L Olsen Informasjon på kommunens Introdag for nyansatte. Informasjon på kommunens personalseminar (personalledere, verneombud og tillitsvalgte) Planlagt synliggjøring:

24 Informasjon til kommunestyret om KKP hovedprosjekt og erfaringen/resultatet med Omstilling i hjemmetjenesten Informasjon i lokalavisa Annet / kommentarer / gode historier: Skrive inn tips om tiltak og resultater som bør synliggjøres sentralt i programmet Bruk av coach i hjemmetjenesten har vært en suksess. Vi fikk kr i tilretteleggingstilskudd fra NAV til dette tiltaket. En av kommunens coach fikk oppdraget og veiledet alle ansatte i hjemmetjenesten i grupper (alle samlet og smågrupper) egen veiledning av leder. De ansatte og leder rapporterer om at de ansatte er blitt mer bevisste på sin adferd og kommunikasjon. Det er blitt mer struktur på arbeidssituasjonen Bedre kvalitet på tjenesten De ansatte opplever å ha blitt sett og hørt Tiltaket med bruk av coach er videreført til andre avdelinger i samme enhet. Lederstøtte i sykefraværsarbeidet Attføringsutvalget består av kommunens HMS-rådgiver/coach, bedriftslegen, IA-rådgiver fra NAV og hovedverneombudet. De har nå sine møter rundt i enhetene, for å 1.høre hvilke utfordringer enhetene/leder har.2. For å informere om og tilby sin støtte og hjelp 3 for å kvalitetsikre sykefraværsrutinene. Dette er et tiltak som blir meget godt mottatt hos lederne. Vi ser også at lederne nå tar kontakt med noen av disse støttepersonene og får hjelp i enkeltsaker. Lederne tar nå lettere kontakt, slik at tilretteleggingen starter tidligere. Dette har allerede gitt resultater : To historier om enkeltansatte og tilrettelegging, slik at sykmelding ble unnngått. A. Ansatt i enhet Omsorg ble syk og varslet sykmelding. HMS-rådgiver ble tilkalt for en samtale. Tiltak som oppklarende kommunikasjon mellom ansatt og leder, avventende sykmelding, tilrettlegging av vakter, endring av turnus og tilretteleggingstilskudd fra NAV gjorde at den ansatte helt unngikk sykmelding! B. Ansatt med sykmelding som hadde sammenheng med både arbeidssitausjon og hjemmesituasjon. Bruk av coach ved enkeltsamtaler og dialogmøter. Noe delvis sykmelding i kort periode for å hente seg inn. Midlertidig omplassering til annen avdeling ved å gå i vikarvakter og bruk av tilretteleggingstilskudd fra NAV. Ved ledighet i stilling, varig omplassering. Den ansatt er meget fornøyd! Dato: Rapporten utfylt av: prosjektleder Ragnhild Gravem

25

26

27 KVALITETSKOMMUNE programmet Nordre Land kommune Mål Bedret kvalitet på tjenesten i møte med brukeren. Økt nærvær hos de ansatte (redusert sykefraværet) Nærværet er økt til 92 % totalt i kommunen, og 93 % i avdelinger innen satsingsområdet i Kvalitetskommuneprogrammet. Ansatte har lyst og motivasjon til å jobbe med forbedringsarbeid og ser sammenhenger mellom ulike tiltak i arbeidet med kvalitetsforbedring. Nordre Land kommunes visjon: Livskvalitet, bærekraft og utvikling Verdigrunnlag: Åpen- Ansvarlig Offensiv Brukerundersøkelser 2009 Medarbeiderundersøkelse 2009 Delprosjekter Heltid-deltid Mål: Flest mulig med pensjonsgivende inntekt Kartlegging vår 2008: 142 av 312 deltidsansatte ønsker større stilling Retningslinjer vedtatt. Fravær-Nærvær Forebygging Lederutvikling Coaching Aktivt Attføringsutvalg Individuell oppfølging Veiledning i hverdagen Ansatte i sykehjemmet gjør hverandre gode Omstilling i hjemmetjenesten Coaching Bevisstgjøring Omstrukturering Lære å lære Økt læringsutbytte - satt i system Gode læringsstrategier Tilpasset læring Sosialfaglige veiledere Relasjonskompetanse i grunnskolen Individ og system Plan mot mobbing Overgang skole-barnehage SØVN (interkommunalt prosjekt) God overgang for barnet Samarbeid sammenheng LandsbyLivet: -Mangfold og muligheter - tel Prosjktleder Ragnhild Gravem

28

29 Sluttrapport Prosjektnavn: Oppdragsgiver: Kvalitetskommuneprogrammet ( KKP) Formannskapet Prosjektperiode: Prosjektansvarlig: Inger Berit Heimdal Prosjektleder: Ragnhild Gravem Sammendrag: Programmet Kvalitetskommuner var fra 2007 en omfattende satsning i arbeidet med å realisere kommunalministerens visjon for kommunesektoren: Dette har vært et samarbeid mellom staten, KS og arbeidstakerorganisasjonene, og skulle bidra til å styrke kommunesektorens omdømme. Målet med samarbeidet var å øke kvaliteten og effektiviteten på det kommunale tjenestetilbudet gjennom en konstruktiv samhandling mellom de folkevalgte, lederne og de ansatte, slik at innbyggeren merker en forbedring. Det var et særskilt mål å redusere sykefraværet i kommunesektoren. Aktiviteten skulle bygge på arbeid som allerede var i gang eller hadde vært gjort, og skulle utfylle og forsterke eksisterende arbeid. Nordre Land kommune deltok i programmet fra februar 2009 og organiserte dette arbeidet som et overbyggende prosjekt med flere delprosjekter. Enkelte delprosjekter var allerede var i gang og noen nye ble satt i gang. Det nasjonale programmet Kvalitetskommuner ble avsluttet i juni Nordre Land kommune valgte å forsette prosjektet ut Målsettingene i prosjektet er delvis nådd. Det har vært en nyttig erfaring med trepartsamarbeid lokalt og erfaringsutveskling med andre kommuner. Prosjektleder har hatt flere foredrag i andre kommuner om nærværsarbeidet i Nordre Land og vi har hatt positiv omtale i media. Dette har også vært motiverende for de ansatte, å se god historier gjenfortalt offentlig og bygger opp et godt omdømme. At prosjektet ble organisert som et overordnet program, ser vi at kan være krevende,men nyttig lærdom. Kvalitetskommuneprogrammet ( KKP) er nå avsluttet som prosjekt, og mye av det gode arbeidet som ble satt i gang fortsetter i daglig drift og nye forbedringprosjekter.

30 1. Bakgrunn Prosjektmål: 1. Bedret kvalitet på tjenesten i møte med brukeren. 2. Økt nærvær hos de ansatte (redusert sykefraværet) Nærværet er økt til 92 % totalt i kommunen, og 93 % i avdelinger innen satsingsområdet i Kvalitetskommuneprogrammet. 3. Ansatte har lyst og motivasjon til å jobbe med forbedringsarbeid og ser sammenhenger mellom ulike tiltak i arbeidet med kvalitetsforbedring. Begrunnelse målforankring Programmet Kvalitetskommuner var fra 2007 en omfattende satsning i arbeidet med å realisere kommunalministerens visjon for kommunesektoren: Kvalitetskommuneprogrammet er et samarbeid mellom staten, KS og arbeidstakerorganisasjonene, og skal bidra til å styrke kommunesektorens omdømme. Målet med samarbeidet var å øke kvaliteten og effektiviteten på det kommunale tjenestetilbudet gjennom en konstruktiv samhandling mellom de folkevalgte, lederne og de ansatte, slik at innbyggeren merker en forbedring. Det var et særskilt mål å redusere sykefraværet i kommunesektoren. Aktiviteten skulle bygge på arbeid som allerede var i gang eller hadde vært gjort, og utfylle og forsterke eksisterende arbeid. Kvalitetsarbeid er en kontinuerlig prosess som bør gå som en rød trad gjennom alle kommunale tjenester. Kvalitetskommuneprogrammet vil kunne gi inspirasjon og veiledning i kvalitetsprosjekter som allerede er i gang og settes i gang i løpet av prosjektperioden. Deltakelse vil være et kvalitetsstempel både innad og utad over kommunegrensen og et signal om at Nordre Land har som mål å kontinuerlig videreutvikle kvaliteten på tjenester for kommunens innbyggere. Formannskapet i Nordre Land kommune vedtok å søke om deltakelse i programmet. Fordi daværende prosjektleder sluttet i kommunen, ble prosjektet utsatt til Prosjektplanen ble vedtatt i Formannskapet

31 Prosjektbeskrivelse Kvalitetskommuneprogrammet ( KKP) har vært et trepartssamarbeid med politikere, administrasjon og arbeidstakerorganisasjonene. Nordre Land kommune ble med i Kvalitetskommuneprogrammet i pulje 4 fra februar 2009 sammen med de andre kommunene i nettverksgruppe 3,Åmot, Jevnaker, Bardu, Sørreisa og Hamarøy. Nordre Land kommune organiserte dette arbeidet som et overbyggende prosjekt med flere delprosjekter. Enkelte delprosjekter var allerede var i gang og noen var nye. Delprosjektene skulle fremme hovedmålsettingen og tas inn for å dele/motta kunnskap og erfaring med de andre kommunene i nettverksgruppene. Det ble satt av noe tid til prosjektleder. Vi søkte skjønnsmidler i 2009,men dette ble ikke imøtekommet. Vi valgte likevel å fortsette omtrent som planlagt, men arbeidet gikk noe langsommere. Satsingsområder var omsorg og oppvekst. Delprosjektene hadde egen prosjektorganisering. Forventinger: Ved at vi deltok i dette programmet og brukte en del ressurser på dette arbeidet, forventet vi at vi skulle få et lavere sykefravær. Dette vil kunne innebære reduserte kostnader og forbedret tjenestekvalitet. Ved at vi organiserte det på denne måten forventet vi at det skulle bli lettere for den enkelte arbeidstaker å se sammenhenger mellom forskjellig tiltak inne arbeidet med kvalitetsforbedring. Revidert IA målsetting, vedtatt i AMU: Nærvær økes til 92 % i hele kommunen innen 2012, 93 % innen i de enhetene som er satsingsområde i Kvalitetskommuneprogrammet. Delprosjekter: 1. Fornying og omstilling innen hjemmetjenesten Dokka. 2. Heltid- deltid, gjennomføring av tiltak. Kartleggingsdelen er gjennomført og retningslinjene vedtatt. 3. Fravær-Nærvær 4. Lære å lære, skoleprosjekt. Kvalitetsøkning i tjenesten, økt læringsutbytte for elevene. 5. Overgang barnehage -skole(søvn) 6. Sosialfaglig veiledere i skolen. Systemutvikling.Individuell veiledning 7. Veiledning i hverdagen for ansatte i Landmo Sykehjem Prosjektlederen i KKP hadde et særlig ansvar i delprosjekt 1,2,3. Som måleverktøy ble det planlagt å gjennomføre: Medarbeiderundersøkelse april 2010 (bedrekommune.no)og Brukerundersøkelse 2010(bedrekommune.no)

32 2. Målrealisering Hovedmål: 1. Målet er nådd på flere av tjenesteområdene i prosjektet. Den store brukerundersøkelsen i 2010: Lav deltakelse, slik at denne gir et begrenset grunnlag for evaluering av tjenesten. Torpa barnehage gjennomførte ettervinteren 2012 en brukerundersøkelse som viser bedret kvalitet på tjenesten. 2.Målet er ikke nådd. Men det totale nærværet i kommunen ble økt betraktelig, fra 89,4% i 2009 til 91,4% i I 2011var det noe reduksjon( på samme måte som i landet for øvrig) til 90,7%. I første halvdel av 2012 er det igjen på vei opp. 3. Målet kan være nådd. Prosjektet Kompetanseløftet i skolen er godt mottatt og viser at de ansatte ønsker å gjøre en god jobb og ser at økt kompetanse bidrar til dette. Nettartikkelen fra hjemmetjenesten Dokka viser at de ansatte vil gjøre en god jobb og har lyst og motivasjon til å jobbe med forbedringsarbeid. De ansatte vil nå delta med forbedringsarbeid i prosjekt LEAN, som starter mai Flere avdelinger har lyst til å starte opp med LEAN og det meldte seg mange søkere til veilederfunksjonen. Vi erfarer stadig at medarbeidere og ledere har et aktivt forhold til verdiene Åpen, Offensiv og Ansvarlig sitt daglige arbeid. Delprosjektene: 1.Fornying og omstilling innen hjemmetjenesten Dokka. Målsetting: At ansatte opplever et trygt og inspirerende arbeidsmiljø, hvor verdiene åpen offensiv og ansvarlig kommer til uttrykk. At det sikres en styring ved at det er en kobling mellom økonomi, planer / målsetninger for avdelingen og tjenestedata som tildeling, utmåling og revurdering av tjenester. Resultat: Bedre struktur på tjenesten. Færre brukere pr ansatt. Det er blitt mer struktur på arbeidssituasjonen og lettere å komme inn som vikar. Bruk av coach i hjemmetjenesten har vært en suksessnøkkel.