Konkurransegrunnlag 24. september

Transkript

1 1 Konkurransegrunnlag 24. september 2015 IR IKS skal gå til anskaffelse av bil med avvanningsbil og ønsker tilbud i iht. vedlagte spesifikasjoner. Konkurransegrunnlag Avvanningsbil

2 2 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innholdsfortegnelse Bakgrunn Mål Generelt om ansakaffelsesprosedyren Opsjon Levering Administrative vilkår og bestemmelser Innlevering av tilbud Struktur Spørsmål under anbudet Offentlighet Språk Tidsplan Tidsfrister Oppdatering av konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Oppdragsgivers behandling av tilbudet Registrering av innkomne tilbud Tilbudsåpning Fremgangsmåten ved avvisning Avlysning av konkurransen Anskaffelsesprotokoll Konkurransegrunnlaget Supplering av konkurransegrunnlaget Avvik fra konkurransegrunnlaget Forbehold Vedståelsesfrist

3 3 4.5 Underleverandør Priser Kvalifikasjonskrav Krav og dokumentasjon Økonomiske og administrative krav Tildelingsskriterier Metode for utvelging Pris Tildelingsbeslutninger Anbudets innhold og organisering Kravspesifikasjon Serviceavtale Opplæring Pris Vedlegg vedlegg 1 Egenerklæring om Helse, Miljø og sikkerhet

4 4 1. BAKGRUNN Innherred Renovasjon IKS (IR IKS), heretter kalt Oppdragsgiver, skal gå til anskaffelse av bil med avvanningsenhet og ønsker tilbud iht. vedlagte spesifikasjoner. 1.1 MÅL Anskaffelse av avvanningskjøretøy som tilfredsstiller våre krav til effektiv innsamling av slam fra våre abonnenter. 1.2 GENERELT OM ANSAKAFFELSESPROSEDYREN Anskaffelsen gjennomføres som en åpen konkurranse, jfr Forskrift om offentlige anskaffelser Del III. 1.3 OPSJON Det ønskes opsjon på ulike serviceavtaler. 1.4 LEVERING Avvanningskjøretøyet bør leveres innen utgangen av April ADMINISTRATIVE VILKÅR OG BESTEMMELSER 2.1 INNLEVERING AV TILBUD Alle tilbud skal være i IR IKS sin besittelse senest 10. November kl Adresse: Russerveien Verdal Alle dokumenter skal sendes/leveres i to eksemplarer i forseglet, nøytral konvolutt merket: «Anbud Avvanningsbil IR IKS» Tilbud som sendes via fax eller epost godtas ikke. Legg ved kopi av tilbudet i elektronisk form. Tilbud som leveres for sent blir avvist. 2.2 STRUKTUR Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm, med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev 1 Dokumentasjon iht. Kvalifikasjonskriteriene jf. punkt 5 2 Dokumentasjon iht. tildelingskriteriene, jf. punkt 6 3 4

5 5 Fullstendig utfylt prisskjema jf. punkt SPØRSMÅL UNDER ANBUDET Spørsmål om anbudet som er av allmenn eller prinsipiell karakter kan stilles til IR IKS via e-post til Preben Godø : prgo@ir.nt.no. Merk e-posten Anbud Avvanningsbil. Spørsmål og svar kommer til å bli presentert til samtlige inviterte leverandører, uten å angi hvilken anbudsgiver som har stilt spørsmålet. Siste dag for spørsmål er 28. Oktober 2015 kl OFFENTLIGHET Alle deler av anskaffelsen, også tilbudene, vil kunne bli offentliggjort overfor enhver som måtte ha interesse i anskaffelsen. Dersom dokumentene inneholder forretnings- eller bedriftshemmeligheter, plikter Leverandøren å merke de deler av dokumenter som ikke skal offentliggjøres. Merkingen skal skje på en tydelig måte. Alternativt vil alle dokumenter bortsett fra enhetspriser offentliggjøres ved forespørsel. 2.5 SPRÅK Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis allikevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Under selve leveransen, skal all dokumentasjon som omfatter opplæringsmateriell være på norsk. 2.6 TIDSPLAN IR IKS skal benytte avvanningsbilen fra ca. mai

6 6 2.7 TIDSFRISTER Se nedenstående tabell. Fremdriftsplanen kan bli endret fra Oppdragsgivers side uten varsel. Milepæl Tilbud og vurdering Kunngjøring av konkurranse Innleveringsfrist for tilbud Kl Utvelgelse Tildeling Avklaringer Klagefrist Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. Kostnader til reise i forbindelse med tilbud/forhandlingsprosessen vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. Endringer som for øvrig kan ha betydning for kontrakten, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomheten og lignende, skal meddeles Oppdragsgiver snarest. Kontraktspartnerne kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser uten godkjennelse av Oppdragsgiver. 2.8 OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli sendt via e-post til hver Leverandør. 2.9 AKSEPT AV VILKÅR Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og konkurransegrunnlag er akseptert.

7 7 3 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET 3.1 REGISTRERING AV INNKOMNE TILBUD Innkomne tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal Oppdragsgiver skriftlig bekrefte når tilbudet er mottatt. 3.2 TILBUDSÅPNING Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Leverandørene har ikke anledning til å være til stede selv eller ved representant. 3.3 FREMGANGSMÅTEN VED AVVISNING Oppdragsgiver skal snarest mulig ta stilling til spørsmålet om avvisning. Leverandør som blir avvist skal straks underrettes skriftlig. 3.4 AVLYSNING AV KONKURRANSEN Forutsatt at det foreligger saklig grunn, kan Oppdragsgiver avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning. Ved avlysning etter denne bestemmelsen skal Oppdragsgiver straks skriftlig varsle alle Leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget og innen rimelig tid begrunne hvorfor konkurransen avlyses jfr ANSKAFFELSESPROTOKOLL Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen.

8 8 4 KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 SUPPLERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å supplere og foreta endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel fra en av Leverandørene vil bli meddelt alle. 4.2 AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med Leverandør. Dersom rettelse, supplering eller endring som nevnt i punkt 4.1 kommer så sent at det er vanskelig for Leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige Leverandører skal snarest varsles om forlengelsen. 4.3 FORBEHOLD Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget, inkludert bilag, spesifiseres i eget vedlegg. Dersom Oppdragsgiver ikke tar hensyn til forbeholdene, må leverandøren beskrive hvilke konsekvenser dette får, og prissette konsekvensene. 4.4 VEDSTÅELSESFRIST Leverandøren er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud seks måneder regnet fra innleveringsfristen. 4.5 UNDERLEVERANDØR Det skal oppgis hvilke underleverandør(er) som ønskes benyttet og hvilke deler av arbeidet som skal utføres av hver enkelt underleverandør. Org.nr, navn, adresse og telefon til underleverandør skal oppgis. Underleverandørs innpassing i organisasjonsplan skal fremgå av denne. Krav til leverandør fremmet i dette tilbudsgrunnlag gjelder og for underleverandør. Dokumentasjon for underleverandør skal følge tilbudet. Tilbyder skal også dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos underleverandører. Forpliktelseserklæring fra disse foretakene skal vedlegges. 8

9 9 4.6 PRISER Alle priser skal oppgis i NOK eks. mva fritt levert Mule behandlingsanlegg i Levanger kommune. Alle priser skal omfatte komplette produkter. Detaljer som er nødvendige for at produkt skal fungere og som ikke er priset, betraktes som inkludert i prisen. Pris skal inkludere opplæring av sjåfør(er). 5 KVALIFIKASJONSKRAV Formålet med å stille krav til tilbyders kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle kontrakten i hele perioden. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon og referanser viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskravene kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. 5.1 KRAV OG DOKUMENTASJON ØKONOMISKE OG ADMINISTRATIVE KRAV 1. Tilbyder er et lovlig etablert foretak Dokumentasjon i form av firmaattest 2. Alle skatter og avgifter er betalt Dokumentasjon i form av skatteattest for skatt og merverdiavgift 3. Tilbyder har et system for i ivareta helse, Dokumentasjon i form av HMS-erklæring miljø og sikkerhet 4. Tilbyder har tilfredsstillende soliditet Dokumenteres i form av siste 3 års årsberetning, foretakets årsregnskap samt nyere opplysninger som har relevans. Vurdering foretatt av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon som viser at tilbyder har en tilfredsstillende økonomi (rating kredittverdig eller bedre, A eller bedre). Dårligere rating kan medføre avvisning og må begrunnes. Vurdering må ikke være mer enn 1 år gammel. 5. Tilbyder må ha et ledelsessystem, som tar særlig hensyn til miljøet Dokumentasjon i form av kort beskrivelse, 1-2 A4 sider. Systemet skal tilfredsstille kravene i ISO , eller tilsvarende 9

10 10 6 TILDELINGSSKRITERIER Tildelingskriterier: Vekting Etterspurt dokumentasjon 1) Pris for leveransen 40 % Utfylling av prisskjema 2) I hvilken grad tilbudet samsvarer med vedlegg 1 - kravspesifikasjon for Avvanningsbil 35 % Utfylling av kravspesifikasjon 3) Arbeidsmiljø / Bruk av avvanningsenhet / Opplæring / daglig vedlikehold og renhold/ Renslighet ved bruk i felt / Tilgjengelighet av kritiske utskiftbare komponenter. Support på telefon 20 % 4) Leveringstid 5 % Det ønskes utfyllende dokumentasjon av pkt. 3. Dette gjelder hensyn som kommer renovatøren til gode, men også hensyn avvanningskjøretøyet oppfyller for kunden med tanke på renslighet og søl. Det ønskes norsktalende telefonsupport. Utstyr bør være plassert på sidene av påbygget slik at disse er lett tilgjengelig ved utskifting av slitedeler. Tidligste leveringstid av bil, samt reservedeler. Leveringstid bil oppgis i dato. Reservedeler oppgis i dager. 6.1 METODE FOR UTVELGING Alle anbud vil bli sammenlignet med hverandre, og deretter gradert etter tildelingskriteriene. Verdiene for hvert tildelingskriterium vil så bli lagt sammen. Evalueringen kommer til å foregå på følgende måte: PRIS Laveste pris tildeles karakteren 10. For resten av anbudene beregnes karakteren etter formelen laveste pris/ anbudspris x TILDELINGSBESLUTNINGER Tildelingsvedtaket vil bli kommunisert skriftlig til samtlige tilbydere så snart som mulig etter at anbudet ansees som lukket. Avtalen undertegnes tidligst ti dager etter at tildelingsbeslutningen offentliggjøres. 10

11 ANBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING Anbudet skal avgis på norsk, relevant dokumentasjon for vurdering av kvalifikasjonskrav og evaluering skal være på norsk. Anbudets priser skal være i norske kroner, og i anbudets priser skal alle kostnader forbundet med varen være inkludert. 11

12 12 7 KRAVSPESIFIKASJON Se vedlegg 1) Forklaring: Tabellen fylles ut i henhold til følgende: 1. Må-krav: JA=Må, Nei=Bør Når tilbudet skal evalueres, vil IR legge til grunn en totalvurdering av oppfyllelsen av M og B krav. 1. Ok-avsjekk: S =Funksjonaliteten dekkes gjennom standardløsningen som er tilbudt. T = Funksjonaliteten kan dekkes gjennom utvikling/tilpasning av standardløsningen. N = Funksjonaliteten kan ikke dekkes av standardløsningen eller tilpasning/videreutvikling av denne. Tilbyder skal primært dekke behovet med sin standardløsning. Tilbyder skal synliggjøre de tilfeller hvor spesialtilpasninger må finne sted. Kostnader knyttet til dette skal framgå (evalueres under pris). 3. Beskrivelse: X = Tilbyder skal gi en kort beskrivelse av løsningen på dette sjekkpunktet. 4. Kommentarer Eventuelle andre korte kommentarer/presiseringer tilbyder ønsker å gi. Må-krav er absolutte. Krav som ikke er må-krav må løses, men det kan tilpasses alternative løsninger. Beskrivelser settes opp oversiktlig i eget dokument i etterkant av kravspesifikasjon. 7.1 SERVICEAVTALE Tilbyder bes om å gi tilbud på en eller flere alternative standard service- og vedlikeholdsavtaler som opsjon. Ønsket løpetid på avtalen er 5 år evt. med mulighet til forlengelse ett pluss ett år. Dersom tilbyder ønsker å utføre service utenom strekningen Stjørdal / Levanger skal også kostnader for å hente og levere kjøretøyet inkluderes i prisen. Forventet tidsforbruk (tid renovasjonskjøretøy vil være ute av produksjon) for å gjennomføre servise skal oppgis. Beskrivelser og priser for alternative serviceavtaler oppgis i tilbudsbrevet. Service skal avtales med oppdragsgiver i god tid.

13 OPPLÆRING En plan for opplæring skal fremlegges. I denne skal det fremgå omfanget av opplæring. Opplæringen inngår som en del av tilbudet. 13

14 14 8 PRIS Anbudstaker skal levere en prisoversikt: Pristilbud ny bil løftbar boggi, eks. mva. Pris Nettopris tilbud, eks.mva. fritt levert Innherred Renovasjon Pristilbud ny bil - tandem, eks. mva. Pris Nettopris tilbud, eks.mva. fritt levert Innherred Renovasjon *Oppdragsgiver vil ta stilling til tandem eller løftbar boggi etter mottatt tilbud.

15 15 9 VEDLEGG Vedlegg 1) Kravspesifikasjon for avvanningsbil Vedlegg 2) HMS Egenerklæring

16 16 10 VEDLEGG 1 EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS-erklæring) (skjema fylles ut og vedlegges anbudet) Denne bekreftelse gjelder Avvanningsbil for IR IKS: Firma: Adresse: Postnr./ -sted: Land: Det skal krysses av ved ett av alternativene nedenfor: 1) Det bekreftes med dette at denne virksomheten har innført systematiske tiltak for etterlevelse av helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen og tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl res 6. desember ) Det bekreftes med dette at denne virksomheten har under etablering systematiske tiltak for etterlevelse av helse- miljø- og sikkerhetslovgivningen og forventer å tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl res 6. desember 1996, innen For utenlandske leverandører som skal utføre arbeid i Norge: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelsen av tilbudet er tatt hensyn til de krav som følger av forskrift om systematiske helse- miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl res 6. desember Det aksepteres at kjøper etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhet. Forpliktende underskrift Dato og sted: Sign. Daglig leder Sign Representant for de ansatte 16