KVALITETS OG MILJØSYSTEMET

Transkript

1 KVALITETS OG MILJØSYSTEMET A-1002 HMSK Forbedringsprosessen P-403 HMSK System og omfang Vårt KS- og HMS-system rev Improvement Forbedring 4 System for kvalitetsstyring 4.1 System, Generelle krav 4.2 Krav til dokumentasjon Generelt Kvalitetshandbok Dokumentstyring Kontroll med registreringer Internkontroll innebærer at Internkontrollen skal tilpasses risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av risikoforhold og størrelse. Dokumentasjon som følger av krav i eller i medhold av helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen, for eksempel instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater o.l. skal inngå. Skriftlig dokumentasjon etter denne forskrift skal minst omfatte annet ledd nr. 4) til og med nr. 8) i denne paragraf. Kvalitetssystemet vårt er bygd opp i henhold til NS-EN ISO 9001 System for kvalitetsstyring. HMS-systemet vårt er bygd opp i henhold til NS-EN ISO Miljøstyringssystemer og Internkontrollforskriftens 5. Systemets omfang er begrenset til å gjelde Ingeniørgruppens aktiviteter i henhold til prosessbeskrivelse. Aktiviteter og arbeidsoppgaver under ekstern ledelse, omfattes av oppdragsgivers HMS Kvalitets- og sikkerhetsrutiner. Systemet omfatter også kontroll med revisjons-, økonomi og regnskapstjenester. Som illustrert i figuren styrer vi etter følgende prinsipper: Planlegge Utføre Kontrollere Korrigere Våre styringsdokumenter identifiseres etter hvor i forbedringsprosessen de er forankret, og hvilken prosess og avdeling de gjelder for. Kvalitets-prosedyrer identifiseres med K Eksempel: D-805 K Prosesskart Marked HMS Vårt HMS-system tilfredstiller kravene i det lovpålagte internkontrollsystemet, som også ivaretar ytre miljø. HMS-systemet er implementert i Kvalitetssystemet og HMSstyringsdokumentene identifiseres etter samme prinsipp som i figuren over, men identifiseres i tillegg med initialene HMS i filnavnet. Eksempel: HMS-02-1 Opptreden ved ulykke Felles prosedyrer identifiseres med HMSK Eksempel: A-1001 HMSK Avviksbehandling Vi benytter Cerum elektronisk prosjektstyringssystem med innebygget modul for kvalitetsstyring Side 1

2 P-402 HMSK Prosesskart P-401 HMSK Organisasjonskart 4 System for kvalitetsstyring 4.1 System, Generelle krav 4.2 Krav til dokumentasjon Generelt 5 Ledelsens ansvar 5.5 Ansvar, myndighet og kommunikasjon Ansvar og myndighet Ledelsens representant 5 Internkontroll innebærer at ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt Kvalitetssystemet vårt er en overordnet funksjon som skal være implementert i alle prosessene i vår virksomhet. Det skal være kontinuerlig toveis kommunikasjon mellom prosessene og kvalitetssystemet. HMS-systemet gjelder også for alle prosessene, men omfatter ikke kunder og økonomitjenestene. Økonomi og regnskapsfunksjonene er en prosess som er utsatt til ØKONOR. Økonomirevisjon utføres av PWC Kvalitetssystemet omfatter også disse tjenestene. VÅRE Med kjerneprosesser mener vi de prosessene som fører fram til det produktet kunden ønsker. Støtteprosessene skal sørge for at vi har kontroll med det produktet vi leverer. ORGANISASJONSKART Det øverste HMS og kvalitetsansvar har daglig leder og styret i Ingeniørgruppen. Ansvaret for oppdatering av HMS og kvalitetssystemet har kvalitetskoordinator. PROSESSEIERE Side 2

3 5 Leadership Lederskap 5 Ledelsens ansvar 5.1 Ledelsens forpliktelse 5.2 Kundefokus 5.3 Kvalitetspolitikk 5.4 Planlegging Kvalitetsmål 4 Internkontroll innebærer at fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet HMSK- POLITIKK Fokus-Bevissthet-Kompetanse-Fleksibilitet Kvalitetspolitikk Ingeniørgruppen skal være fokusert og styre etter å levere produkter og tjenester i samsvar med kundens krav og forventninger. Omgivelsene, kundene og andre forbindelser skal oppfatte Ingeniørgruppen og bedriftens medarbeidere som bevisste i når det gjelder å imøtekomme krav og forventninger knyttet til virksomheten. Høy, tilpasset kompetanse, fleksibilitet og kontinuerlig forbedring skal være Ingeniørgruppens viktigste konkurransefaktorer. Utformingen av Ingeniørgruppens kvalitetspolitikk er et lederansvar, der daglig leder setter kvalitetsmålene i samarbeid med ledergruppa. Kvalitetspolitikk og mål skal blant annet nås gjennom: Kvalitet behandles som et viktig element i overordnet strategiplan. Ingeniørgruppen skal ha interne systemer som dokumenterer mål for forbedringer. Foreta internrevisjon for å måle om vi etterlever prinsippene i ISO og internkontrollsystemet Gjennom forebyggende tiltak skal man sørge for systematisk innsats som sikrer riktig kvalitet på tjenesteyting og produksjon, at eventuelle feil oppdages så tidlig i prosessen som mulig, samt at korrigerende tiltak gjennomføres for å hindre gjentagelse. Korrigerende tiltak forsøkes løst i samarbeid med bedriftens medarbeidere og effekten skal måles. Ingeniørgruppen skal aktivt samarbeide med sine leverandører for å sikre forbedring av kvalitet og leveringspresisjon for innkjøpte varer og tjenester. Måling av kundetilfredshet gjøres av de enkelte avdelinger. P-501 HMSK Politikk HMS politikk: Ingeniørgruppen skal styre etter å etterleve krav i lover og forskrifter som omhandler ytre miljø og arbeidsmiljø Omgivelsene, kundene og andre forbindelser skal oppfatte Ingeniørgruppen og bedriftens medarbeidere som bevisste når det gjelder å nå våre hovedmålsettinger angående helse, miljø og sikkerhet: Vi skal ha det bra på jobb. Vi skal ha en sikker arbeidsplass Vi skal ikke forurense det ytre miljø HMS-politikk og mål skal blant annet nås gjennom: Å arbeide aktivt med å forbedre arbeidsmiljøet. Å utføre aktiviteter og oppdrag innenfor gjeldene lover, forskrifter og regler vedrørende ytre miljø, helse og sikkerhet. Benytte arbeidsmetoder som reduserer behov for reising. Prioritere oppdrag som gir miljøgevinst. Side 3

4 A-1001 HMSK Avviksbehandling Avviksregistreringen foregår elektronisk gjennom vårt prosjektstyringssystemet Cerum. Avvikssystemet gjelder for både Kvalitets- og HMS-systemet. Rapporter og statistikker genereres fra systemet 10 Improvement Forbedring 8 Måling, analyse og forbedring 8.3 Kontroll med produkt med avvik 8.4 Analyse av data 8.5 Forbedring Kontinuerlig forbedring Korrigerende tiltak Forebyggende tiltak 7 Internkontroll innebærer at iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen Side 4

5 D-806 KHMS Innkjøp C-508 KHMS Leverandørliste 8 Operation Drift 7.4 Innkjøp Innkjøpsprosess Innkjøpsinformasjon Verifikasjon av innkjøpt produkt Innkjøpspolitikk miljø: Rutine for KJØP AV VARER til kontoret Der det er relevant skal miljøkrav stilles til leverandøren. For å vurdere produktenes miljøegenskaper kan følgende generelle sjekkliste gjennomgås: Miljømerkede eller resirkulerbare produkter skal prioriteres. Godkjente merker er Svanemerket, Bra Miljöval, EU-Blomsten, Den blå engel, Ø-merket, FSC, TCO, EnergyStar, Hippopotamus, Max Havelaar og Coop Natur/Futuro. Høy andel gjenvunnet materiale skal vektlegges Lavt innhold av helse- og miljøfarlige kjemikalier skal prioriteres Lavt energiforbruk skal prioriteres Lavt vannforbruk skal vektlegges Reparasjonsmuligheter og service skal vektlegges Flerbruks- og oppgraderingsmuligheter skal vektlegges Gjenvinningssystem for produkt og emballasje skal etterspørres og prioriteres Utslipp, gjelder for eksempel kjøretøy, utstyr/maskiner, kjemikalier etc. Lavt støynivå på maskiner og utstyr skal vektlegges Lavt energiforbruk på maskiner og utstyr skal prioriteres HMS-datablad skal medfølge produktet Engangsartikler skal ikke forekomme, gjenbruksartikler skal prioriteres Forbruksartikler som kopi- og printerpapir, hygieneprodukter, tørkepapir, toalettpapir, rengjøringsmidler, vaskemidler, kaffefilter, batterier, konvolutter bør være miljømerket Lyskilder bør være energiklasse A eller B Kopimaskiner, faks, skrivere og makuleringsmaskiner bør være lavenergi og helst miljømerket. Kopimaskiner og skrivere bør ha dobbeltsidig kopi/utskrift funksjon og kunne benytte miljømerkede tonerkassetter. PC og skjermer bør være lavenergi og helst være miljømerket. Rengjøringsmidler som inneholder aktivt klor skal ikke benyttes Elektrisk utstyr skal være NEMKO eller CE godkjent. Så langt det er mulig unngå produkter: med faresymboler og advarselssetninger. som må behandles som spesialavfall. som er engangsartikler/porsjonsforpakninger. Noen miljømerker EU Blomsten Ø-merket Max Havelaar Ingen referanser. Svanen Grønt Punkt ØkoTex 100 Side 5

6 ØKONOMI REGNSKAP Regnskapsprosessen er satt bort til Sparebank1 regnskap. Overvåking av kvalitet skjer ved månedlige oppfølging av avdelingsledere og rapporter fra Sparebank1 Regnskap. Økonomirevisjon utføres av PWC Sparebank 1 Regnskap PWC 8 Operation-Drift 7.4 Innkjøp Innkjøpsprosess Innkjøpsinformasjon Verifikasjon av innkjøpt produkt Ingen referanser Side 6

7 MARKED LEVERANSE VÅRE D-801 K Prosesskart Marked D-802 K Prosesskart Leveranse PROSESS MARKED Kritiske kontrollpunkt - CCP: Kundehenvendelser registreres i Cerum. Dersom kunden ikke er registrert fra før, så opprettes det ny kontakt og evt ny person. Tilbudsberegningen fører til kontrakt som signeres i henhold til prosjektets størrelse og omfang. Nytt prosjekt opprettes på kunden. 8 Operation Drift PROSESS LEVERANSE 5 Ledelsens ansvar 5.2 Kundefokus 7 Realisering av produkt 7.2 Kunderelaterte prosesser Kommunikasjon med kunder 8 Måling, analyse og forbedring Kundens tilfredshet Ingen referanser Kritiske kontrollpunkt - CCP: Arkivering og registrering i Cerum. Timer registreres i Cerum på hver kundekontakt og prosjekt. Disse godkjennes av kunde der dette er spesifisert i kontrakten. Fakturering skjer månedlig eller ved endt prosjekt av prosjektansvarlig. Faktura registreres i Cerum og sendes kunde av prosjektansvarlig. Faktura med bilag sendes av avdelingsleder til regnskapskontoret månedlig for regnskapsføring. Avdelingsleder og prosjektansvarlig følger opp kunden. Side 7

8 Markedsførings og leveranseprosedyrene er felles for kjerneprosessene D-803 K Material-Sveis-tredjepart D-804 K Prosesskart Revisjonsledelse-system D-804 K Prosesskart Prosjektledelse PROSESS MATERIAL-SVEIS-TREDJEPART 8 Operation Drift 7 Realisering av produkt 7.1 Planlegging for realisering av produkt 7.2 Kunderelaterte prosesser Bestemmelse av krav relatert til produkt Gjennomgåelse av krav relatert til produket Kommunikasjon med kunder Ingen referanser Kritiske kontrollpunkt CCP Kontraktsgjennomgang Planlegging Utføre Dokumentere PROSESS REVISJONSLEDELSE SYSTEM Kritiske kontrollpunkt CCP Kundetilbud og kontrakter Bedriftsbesøk Tilbakemelding/rapportering Arkivering Sertifisering/kontroll PROSESS PROSJEKTLEDELSE Kritiske kontrollpunkt CCP Kontraktsgjennomgang Planlegging Utføre Dokumentere Side 8

9 P 403 HMSK System og omfang Ansvar: Kvalitetskoordinator Kvalitets og miljøstyringssystemet omfatter følgende prosedyrer: 10 Improvement Forbedring 4 System for kvalitetsstyring 4.1 System, Generelle krav 4.2 Krav til dokumentasjon Generelt Kvalitetshandbok Dokumentstyring Kontroll med registreringer Internkontroll innebærer at Internkontrollen skal tilpasses risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av risikoforhold og størrelse. Dokumentasjon som følger av krav i eller i medhold av helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen, for eksempel instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater o.l. skal inngå. Skriftlig dokumentasjon etter denne forskrift skal minst omfatte annet ledd nr. 4) til og med nr. 8) i denne paragraf. 01 P PLANLEGGING P-401 HMSK Organisasjonskart P-402 HMSK Prosesskart P-403 HMSK System og omfang P-501 HMSK Politikk P-601 HMSK Mål og handlingsplaner 02 D - DRIFT D-801 K Prosesskart Marked D-802 K Prosesskart Leveranse D-803 K Prosesskart Material Sveis Tredjepart D-804 K Prosesskart Revisjonsledelse System D-805 K Prosess Prosjektledelse P-806 HMSK Innkjøp 03 C - ANALYSER OG EVALUERING C-901 HMSK Risikoanalyser C-902 HMSK Intern revisjon C-903 HMSK Revisjonsprogram og dokumentasjon C-904 HMSK Intern revisjonsrapport og agenda C-905 HMSK Samsvarsvurdering C-906 HMSK Grunnlaget for LG C-907 HMSK Leverandørliste 04 A - FORBEDRING A-1001HMSK Avviksbehandling A-1002 HMSK Forbedringsprosessen A-1003 HMSK Resultat av LG A-1004 HMSK Årsplan etter LG 05 HMS - INTERNKONTROLL Oversikt over HMS-prosedyrene finner du her Side 9

10 7 Support støtteprosesser 6 Resursstyring Menneskelige ressurser, generelt 6.3 Infrastruktur 6.4 Arbeidsmiljø Internkontroll innebærer at Internkontrollen skal tilpasses risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av risikoforhold og størrelse. Dokumentasjon som følger av krav i eller i medhold av helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen, for eksempel instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater o.l. skal inngå. Skriftlig dokumentasjon etter denne forskrift skal minst omfatte annet ledd nr. 4) til og med nr. 8) i denne paragraf. Vårt HS-system er bygd opp i henhold til Internkontrollforskriften 5: Internkontrollen skal tilpasses risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSRUTINER 05 HMS - INTERNKONTROLL 01 Organisasjon Se KS og Miljø 02 Skader og ulykker HMS-02-1 Opptreden ved ulykke HMS-02-2 Registrering av skader og ulykker HMS-02-3 AML Kapittel 5 Se KS og Miljø C-901 HMSK Risikoanalyser HMS-02-5 Branninstruks NAV bm Sykefravær HMS-03-1 Registrering av sykefravær HMS-03-2 Folketrygdloven 04 Personal HMS-04-1 Medarbeidersamtale HMS-04-2 Medarbeidersamtale skjema HMS-04-3 Medarbeidersamtale logg HMS-04-4 Opplæring nyansatt 05 HMS Møter HMS-05-1 HMS-møter 06 HMS Vernerunder HMS-06-1 Vernerunde HMS-06-2 Vernerunde sjekklister og rapport 06 HMS Lover og forskrifter Se KS og Miljø C-905 HMSK Samsvarsvurdering P-403 HMSK System og omfang Side 10