Kvalitets- og miljøhåndbok for Enor AS, Culina hovedkontor

Transkript

1 . 1 Kvalitets- og miljøhåndbok for Enor AS, Culina hovedkontor

2 . 2 Culinakjeden ble etablert i 1990 som et landsdekkende salgs- og distribusjonssystem for storkjøkkenutstyr, med forhandlere i Oslo, Drammen, Skien, Lillehammer, Fredrikstad, Kristiansand, Stavanger, Bergen, Trondheim, Bodø og Tromsø. Enor AS er kjedens hovedkontor og driver sentralt kolleksjonsutvikling, innkjøp, lager og distribusjon, samt håndterer Culinas landsdekkende kjedekundeavtaler. Enor har ca. 40 ansatte og en årlig omsetning på ca. 200 mill nok. Dette heftet gir en presentasjon av kvalitets- og miljøstyringssystemene ved bedriften. 1. KVALITETSSTYRING Enors kvalitetsstyringssystem følger ISO 9001:2008, som vi ble sertifisert i 1.september Systemet omfatter varekolleksjon, innkjøp, lagerhold, plukking og pakking, markedsføring og transport. Enors forretningsprosesser Enors visjon forretningside Ledelsesprosesser Enors forretningsidé og visjon Enors forretningsplan og verdidrivere. Årlig Enors kvalitetsstyringssystem og miljøstyringssystem. Kontinuerlig Basert på behovene i det norske storkjøkkenmarkedet skal vi hele tiden forbedre våre prestasjoner på alle disse områdene. Forbedringsarbeidet tar utgangspunkt i våre forretningsprosesser og har tilfredse kunder og intern effektivitet som overordnede mål. Kjerneprosesser (som igjen består av delprosesser) Velge ut og kvalitetsikre Culinakjedens produkter og leverandører Beregne behov og kjøpe inn produkter hos leverandører Lagerføre Culinakjedens produkter Støtteprosesser (som igjen består av delprosesser) Salg gjennom Culina forhandlere Framforhandle og drifte kjedeavtaler Økonomi, IT, markedsføring, administrasjon & prosjektledelse Distribuere Culinas produkter 1.2 Kvalitetspolitikk i Enor og Culina Kvalitetspolitikken er retningsgivende når vi setter oss konkrete forbedringsmål som del av vår årlige forretningsplan.

3 Kontroll med dokumenter Vi har avdelingsvise prosedyrer og rutinebeskrivelser for alle vesentlige arbeidsprosesser som skal til for å realisere kvalitetspolitikken, tilhørende målsettinger og handlingsplaner for avdelingen. Avdelingsleder har ansvar for å skrive og holde prosedyrene oppdaterte, skaffe til veie registreringer og dokumentasjon som følger av arbeidet i sin avdeling, Kvalitetssjef er ansvarlig for å koordinere systematikken rundt registrering, endring og oppbevaring av dokumenter, i tillegg til å skrive og oppdatere de obligatoriske prosedyrene knyttet til ISO 9001 som styringssystem. 1.4 Ledelsens ansvar Ledelsen i Enor setter gjennom årlig forretningsplan kvalitetsmål og miljømål for virksomheten. Minst to ganger pr år skal ledelsen gjennomgå status for disse målene, sjekke at eventuelle avvik i den daglige driften har blitt rapportert/registrert og at avdelingene fortløpende gjør korrigerende - og forebyggende tiltak ved avvik. I samme gjennomgang skal ledelsen også bedømme om kvalitetssyringssystemet fungerer hensiktsmessig, om tilstrekkelige ressurser er tilgjengelig, om Enor ivaretar kundenes forventninger og hvilke forbedringsmuligheter som finnes. Alle Enors ansatte er gjort kjent med kvalitetsstyringssystemets krav og målsettinger og hvordan disse henger sammen med deres arbeidsoppgaver. 1.5 Overvåking, måling og kontinuerlig forbedring Avdelingene har laget prosedyrer og prosessbeskrivelser for hvordan deres arbeidsoppgaver skal gjennomføres og hvilke mål de skal nå. Når det blir oppdaget feil i kvalitetssystemets arbeidsprosesser, eller satte kvalitetsmål ikke blir oppnådd skriver avdelingene avviksskjema som avdelingsleder følger opp med korrigerende- og forebyggende tiltak for å hindre at det samme skjer igjen. Følgende kvalitetsmålinger er for tiden i drift hos Enor: Månedlig driftsrapport: Rapporten skal dels sikre intern effektivitet og dels at vi når våre leveringsmål overfor sluttkunde. De viktigste kunderelaterte forholdene vi har definerte mål for, og som blir fulgt på månedlig basis, er: Plukke og pakke feilfri vare Restordre Ordre inn før kl. 12. sendes neste dag Levering til rett tid Måling av kundetilfredshet: En til to ganger i året gjennomfører vi spørreundersøkelser blant utvalgte sluttkunder der vi måler hvor fornøyde kundene er med Culinakjedens produkter, leveringspresisjon, service fra forhandlerne og våre digitale løsninger. Vi har definerte mål for akseptabel score og hva som skal følges opp.

4 . 4 Registrering av reklamasjoner: Reklamasjoner fra sluttkunder blir registrert på egne skjema og følges opp gjennom forhandler. Vi driver et løpende forbedringsarbeid sammen med Culinakjedens leverandører dersom det viser seg at et produkt ikke holder en kvalitet som er egnet for storkjøkkendrift, eller der leverandøren ikke kan dokumentere at produktet tilfredsstiller lovmessige krav. Interne revisjoner: Enor har medarbeidere som er kurset i ISO internrevisjon. På oppdrag fra ledelsen reviderer de minimum to ganger pr. år at prosedyrer og retningslinjer for arbeidsprosesser og kvalitetsstyring blir fulgt og kommer med forbedringsforslag til ledelsens gjennomgang, der de finner avvik eller forbedringspunkter. 2. MILJØSTYRING Enors miljøstyringssystem følger ISO14001:2004, som vi ble sertifisert i 1.september Systemet omfatter de samme områdene som beskrevet for kvalitetsstyring. Med utgangspunkt i miljøkrav fra myndigheter og kunder, i tillegg til de krav vi setter til oss selv, er målet at vår forretningsdrift skal påvirke det ytre miljøet minst mulig. 2.1 Miljøpolitikk i Enor og Culina Vi definerer samfunnsansvar som: en langsiktig forpliktelse til å lykkes forretningsmessig gjennom arbeidsmetoder som respekterer etiske verdier, mennesker, miljøet og naturen. Miljøpolitikken er en del av bedriftens samfunnsansvar og danner rammeverket for de konkrete miljømålene vi setter i den årlige forretningsplanen. Miljøhensyn er en del av bedriftens samfunnsansvar, definert som en langsiktig forpliktelse til å lykkes forretningsmessig gjennom arbeidsmetoder som respekterer etiske verdier, mennesker, miljøet og naturen. Enor arbeider for at Culinakjedens virksomhet skal ha minst mulig påvirkning på det ytre miljø. Enor skal påvirke Culinakjedens hovedleverandører til å dokumentere og forbedre produktenes miljøstatus og skaffe til veie miljødokumentasjon for våre produkter når kundene ønsker det. Enor skal ha oversikt over avfall fra egen bedrift og sørge for at dette blir miljøriktig håndtert. Enor skal hvert år integrere miljømål i sin forretningsplan. Enor forplikter seg til å følge myndighetenes miljøkrav og de miljøkrav vi fortløpende pålegger oss selv. Vårt miljøstyringsarbeid skal bruke ISO kravene som rettesnor. 2.2 Vesentlige miljøaspekter Vesentlige miljøaspekter for vår forretningsdrift er definert i samarbeid med ansatte. Vi overvåker og måler disse og setter årlige forbedringsmål for de mest vesentlige: Sortering og miljøriktig håndtering av avfall: papp, papir, plast, matavfall, lysstoffrør, batterier, elektrisk avfall og restavfall. Energiforbruk Transport Produkter og produktinnhold HMS internt, sikkerhet, støy, støv m.m.

5 . 5 Ledelsens gjennomgang skal to ganger pr. år revidere disse og gjennom innspill fra ansatte i alle avdelinger kartlegge om det er kommet til nye. Ledelsen skal samtidig vurdere om Enors arbeids med miljøaspektene er i samsvar med miljøkrav fra myndighetene og de miljøkrav vi har pålagt oss selv, og bestemme om vi skal gjøre ytterlige overvåking, korrigerende/forebyggende tiltak, internrevisjoner etc. på noen av områdene. I tillegg til obligatoriske prosedyrer i ISO er det avdelingsvise skriftlige prosedyrer for vesentlige områder knyttet til miljøpolitikken, tilhørende målsetting og handlingsplan for området. Alle Enors ansatte er gjort kjent med miljøstyringssystemets krav og målsettinger og hvordan disse henger sammen med deres arbeidsoppgaver. 2.3 Kontroll med dokumenter Vi har avdelingsvise prosedyrer og rutinebeskrivelser for alle vesentlige arbeidsprosesser som skal til for å realisere miljøpolitikken, tilhørende målsettinger og handlingsplaner for miljø. Avdelingsleder har ansvar for å skrive og holde prosedyrene for sin avdeling oppdaterte, skaffe til veie registreringer og dokumentasjon som følger av arbeidet i sin avdeling. Kvalitetssjef er ansvarlig for å koordinere systematikken rundt registrering, endring og oppbevaring av dokumenter, i tillegg til å skrive og oppdatere de obligatoriske prosedyrene knyttet til ISO som styringssystem. 2.4 Overvåking og måling, samsvarsvurdering, avvik, korrigerende- og forebyggende tiltak Gjennom stillingsinstrukser, prosedyrebeskrivelser, abonnement regelhjelp.no, medlemskap i Grønt Punkt, El-retur, IEH, bransjeforeningen, meldingsabonnement fra Mattilsynet, overvåking og måling av vesentlige miljøaspekter, holder vi oss oppdatert på aktuelle lover og forskrifter som gjelder for Enor AS sin virksomhet. Når det blir oppdaget feil i miljøstyringssystemets arbeidsprosesser, eller om miljøkrav eller mål ikke blir oppnådd, skriver avdelingene avviksskjema som avdelingsleder følger opp med korrigerende tiltak for å rette opp feilen og å hindre at det samme skjer igjen. Når det blir oppdaget risiko for feil eller risiko for at miljøkrav eller mål ikke blir oppnådd, følger ledelsen opp med forebyggende tiltak for å hindre at feil skjer. Praktiske samsvarsvurderinger mellom forretningsdriften, myndighetskrav og egne miljømål er en fast del av den daglige driften, og i ledelsens gjennomgang, minst to ganger i året, skal ledelsen kontrollere at resultatet av samsvarsvurderingene er i tråd med relevante lovkrav og egne krav. (ref. prosedyre for forebyggende tiltak og prosedyre for samsvarsvurdering). Vi gjennomfører interne revisjoner og ledelsens gjennomgang, hvor korrigerende og forebyggende tiltak evalueres for å se til at disse virker. Avdelingsansvarlig skal informere avdelingsvis om status og beslutninger fra ledelsens gjennomgang som er relevant for avdelingen. (se prosedyre for ledelsens gjennomgang).

6 . 6 For vesentlige miljøaspekter er følgende overvåking og måling etablert: Avfallshåndtering på lager og kontor: Vi har prosedyrer for sortering av avfall og sorteringsstasjoner er satt opp i kontor og lager. Avfallsfraksjonene som sorteres og leveres til samarbeidende avfallsselskap (Franzefoss) er: Papir, papp, plast i komprimator, restavfall, lysstoffrør, batterier, matavfall, paller til brenning (ref. Forskrift om planter og tiltak mot planteskadegjørere) og elektrisk avfall som leveres til Elretur v/violia Miljø. Det er laget turnus i driftsavdelingen for overvåking, håndtering, oppfølging og tømming av sortert avfall. Vi setter årlige forbedringsmål for sorteringsgrad/gjenvinningsgrad. Sorteringsgraden rapporteres kvartalsvis fra Franzefoss, pr. avfallsfraksjon og sorteringsgrad på avfallet totalt. Fra El-Retur får vi årlig statusrapportering for gjenvinning av elektrisk og elektronisk utstyr. Status for avfallshåndtering rapporteres i ledelsens gjennomganger og i SAMU (internt HMS/Samarbeidsutvalg). Energiforbruk lager og kontor: Enor AS overtok leie av Holmaveien 20 mai Da var bygget nyrenovert med nytt ventilasjonsanlegg og varmestyring. Vi installerte ny infrastruktur for IT svakstrømsinstallasjoner med vekt på Grønn IT. Energiforbruket i lokalene overvåkes via elektronisk styring av temperatur/luft i kontor og lager, og følges opp via strømregninger fra Hafslund. Truckkjøring: Enor bruker elektriske trucker i lagerdriften. Vi har satt opp miljøvennlige ladestasjoner som ikke avgir farlige gasser. Påvirker ikke ytre miljø, men følges opp SAMU. Strømforbruket(til lading) på alle våre elektriske trucker utgjør mindre enn 1% av det totale strømforbruket hos Enor AS. Emballasje: Gjennom medlemskap i Grønt Punkt rapporterer vi det totale forbruket av papir og pappemballasje på import og ompakkingsemballasje. Vi får tilbake et Co2-regnskap som viser Co2 besparelsen på gjenvinning av dette volumet (årlig ca. 80 tonn). Ellers er regelen i produksjon å gjenbruke mest mulig innkommende emballasje ved ompakking. Transport: Vi krever at våre hovedtransportører er miljøsertifisert, pr samarbeider vi med Schenker og DSV som er ISO sertifisert og har som målsetning å redusere Co2-utslippet med 20% innen Vi følger opp status i årlig med transportøren og dokumenterer utslipp og øvrige miljøstatus. I tillegg overvåker vi utslipp fra tre egne biler som leverer varer i Osloregionen. Samlet kjørelengde pr. år er ca. 98 kilometer og beregnet Co2 utslipp for bilene er ca. 21 tonn Co2. Produkter/produktinnhold: Miljøstatus og innhold av «farlige» stoffer i produkter overvåkes og måles gjennom dokumentasjon fra leverandører. Overvåking av produktinnhold følger krav i produktkontrolloven, miljøinformasjonsloven og matkontaktforskriften. I tilegg gjennomfører vi enkelte tilfeller egne laboratorietester. Vi innrapporterer produkter med farlig innhold i produktregisteret og merker de i henhold til tilhørende lover og forskrifter. Vi holder oss oppdatert på lover og forskrifter gjennom abonnement på regelhjelp.no, og det praktiske ansvaret er regulert i stillingsinstrukser for kolleksjonsansvarlige. Vi er medlem av Initiativ for Etisk Handel og har utarbeidet Etiske retningslinjer for Enor og Culina (Code of Conduct) som våre hovedleverandører må forholde seg til. Vi gjør egne fabrikkbesøk og tredjeparts revisjoner som følger opp våre krav til arbeidsforhold og miljøpåvirkning ute i produksjonsmiljøene. Vi utgir en egen Årsrapport for etisk handel som redegjør for arbeidsforhold og miljøstatus hos våre hovedleverandører.

7 Internrevisjoner Enor har medarbeidere som er kurset i ISO internrevisjon hos DNV. På oppdrag fra ledelsen reviderer de minimum to ganger årlig, at prosedyrer og retningslinjer for miljøstyring blir fulgt i det daglige arbeidet, registrerer avvik, skriver revisjonsrapporter og kommer med forbedringsforslag til ledelsens gjennomgang. ( Ref. prosedyre for intern revisjon). Vøyenenga, Mai 2016