OPPDRAGSBESKRIVELSE. 1. Elektronisk saks- /arkivsystem inkl. skanning VEDLEGG 1

Transkript

1 VEDLEGG 1 OPPDRAGSBESKRIVELSE OPPDRAGET Oppdraget for anskaffelse og mplementerng av nytt elektronsk saks- /arkvsystem er delt opp ulke kategorer som skal prses slk det er anvst prsskjemaet (vedlegg 2). Prsene som oppgs prsskjemaet skal nkl alle krav for komplett leverng og mplementerng slk det er beskrevet tlbudsforespørselen, samt denne kravspesfkasjonen. 1. Elektronsk saks- /arkvsystem nkl. skannng 2. Konverterng fra gammel base 3. Krav tl asjon 4. Opplærng 5. Servce og vedlkeholdsavtale 6. Tmeprs 7. Opsjoner 1. Elektronsk saks- /arkvsystem nkl. skannng Teknske krav Oslo kommune har pr sentral drft av all IKT tjenester fordelt på tre leverandører. (gogroup drft av server, EDB Busness partner Norge AS ansvar for drft av applkasjoner og InfoCare - ansvar for klentmaskner og all perferutstyr). Planleggng og mplementerng av den teknske fasen må derfor samarbedes med drftsleverandørene der det er behov for slk. Det stlles krav tl bruk av standard database og versjon som skal kjøres på felles databasehotell og lagrngsløsnnger. Løsnngen skal kjøres kommunens sentrale mljø på standard teknolog og på felles applkasjonshotell. Systemene må kunne kjøres med Wndows XP på klentene, samt senere versjoner av dsse. Samtdg må systemene kunne kjøres Offce 2003, Offce 2007 samt senere versjoner av Offce samme mljø. Det skal redegjøres for hva som omfattes av systemnstallasjon. Gjør rede for nstallasjon av fagapplkasjonen, nstallasjon av database, opprettelse av drftsbase og kursbase, konverterng / flyttng fra ekssterende systemer, klentnstallasjon, skrveroppsett og konfgurerng, defnerng / oppsett av full backup ekssterende backupmljø. Det må beskrves hvordan leverandøren tlbyr programvareoppdaternger tl kunden og hvordan denne prosessen foregår. Leverandøren skal utarbede en fremdrftsplan for hele oppdraget. I tllegg skal det følge med ert sykluser mht. versjonsoppgradernger, felrettnger og annet vedlkehold/support. Det stlles for øvrg krav på mulghet ved en eventuell konverterng av data tl nytt system dersom/når dette blr aktuelt. 1

2 Elektronsk saks- /arkvsystem skal blant annet omfatte: - NOARK 4 - Vdereutvklng tl NOARK 5 - Alle moduler tl fullelektronsk saksbehandlng og arkv - Full e-postntegrasjon med Crtcal Path (CP), nkl. loggng av utgående post og forhåndsvsnng - e-postvarslng tl SB ved nye journalposter - Integrasjon mot kart. Saksbehandler-kartløsnng vl bl GISLINE Innsyn - Integrasjon mot Matrkkelen - Integrasjon av saks-/ arkvsystem mot Oslo kommunens ntranett, webhotell - OCR-skannng PxEdt med PDF og/eller Tff format - Det skal utarbedes maler for brev ut, nternt notat, referat, møtennkallng og blank mal som er samsvarende med Oslo kommunens desgnhåndbok, samt 3 uspesfserte maler - Oppdaterng av er tl arkvformat over natten og mulghet for å velge at et blr konvertert ved status F - Selvforklarende felmeldnger - Oppslag mot arkvnøkkel - Ubegrenset antall klassernger fra ulke arkvnøkler samme sak - Hurtgtaster - Tlgangsstyrng skal gjøres gjennom roller, tlgangskoder og evt. grupper - Mulghet for ntern unntatt offentlghet - Opprette prosjekter med flere saker knyttet tl seg - Tlknytnng av journalposter tl flere saker samtdg - Søk for alle felt - Lagrng av egendefnerte søk - Enkel måte å nullstlle søkebldet - Tronkerngstegn for ord som kke skal være med søket - Det skal følge med en kursbase som er lk produksjonsbasen 2. Konverterng fra gammel base - Konverterng av hstorske baser fra K2000 (3 peroder) - Søkerkrterer (mnmum): saksnr., sakstttel, saksansvarlg, arkvkode, journalposttttel, saksbehandler, dato, avsender / mottaker, løpenummer, vedlegg - Tlgang tl gamle lagre - Lesng av er skrevet Word Perfect konverteres tl lesbart format 3. Krav tl asjon - Fullverdg systemnformasjon på norsk som skal følge ved avleverng - Brukerhåndbøker 2

3 4. Opplærng - Opplærngsplan - Arkvkurs - Systemadmnstratorkurs - Superbrukerkurs - Saksbehandlerkurs - Lederkurs - Kursbasen skal være lk drftsbasen. 5. Vedlkehold og Supportavtale Det bes om at leverandøren skal beskrve hva som nngår vedlkehold og supportavtalen som tlbys. Beskrvelse skal nneholde detaljer om responstd på servce, support, oppsgelsestd m.m. Det kreves her samhandlng mellom kommunens øvrge leverandører der det er behov for slkt. 6. Tmeprs Ved eventuelle tlleggsarbeder forbndelse med nnførng og mplementerng av nytt elektronsk saks- /arkvsystem skal det oppgs fast tmeprs. 7. Opsjoner 7.1 Elektronsk saks- /arkvsystem nkl. skannng - Implementerng av loggfunksjonen NOARK 5 nnen Funksjonsknapp for uttrekk av elektronske data for langtdslagrng nnen Reservere e-post postmottak når arkvet jobber med dem - Ansettelsesmodul - Sharepont ntegrasjon - One sgn log on påloggng tl alle systemer samtdg - Legge nn nfo om saksbehandlerne va PRS (person- og resurskatalogen), daglg oppdaterng - Indvduelt tlpasnng av grensesntt for brukerne - Arkvnøkkel fra plukkmeny - Mulghet for å jobbe uten mus, kke skrollng - Skjermng av opplysnnger uavhengg av graderngskonder (altså kke for eksempel 1 tar bort tttel, 2 tar bort avsender, 3 tar bort tttel og avsender) - Sladdng av dgtale er - stort antall (mn. 100) anslag tttelfelt - Antall treff må stå søket - Mulghet for å sortere søkerdata etter at søket er gjennomført (etter dato, avsender og lgnende) - Enkle tastetrykk for perodserng og årsavslutnng, leverandøruavhengghet - Egenproduserte er skal vses et kke-redgerbart blde, med mndre man bevsst går nn va en redgerngsfane 3

4 7.2 Konverterng fra gammel base - Mulghet for å søke alle basene samtdg - Slppe å logge på pånytt ved søk eldre baser 7.3 Dokumentasjon - Internt utvklet brukervelednng nkl EBYs egne rutner 7.4 Opplærng - Etter at er tatt bruk ønsker v en oppfølgngskurs med fokus på brukernes erfarng, behov og spørsmål. 4

5 MATRISE LØSNINGSBESKRIVELSE (Fylles ut av leverandøren) Krav og opsjoner tl saks-/arkv nkl. skannng nr krav Opsjon / ønske 1 X NOARK 4 2 X Vdereutvklng tl NOARK 5 3 X Implementerng av loggfunksjonen NOARK 5 nnen X Funksjonsknapp for uttrekk av elektronske data for langtdslagrng nnen X Alle moduler tl fullelektronsk saksbehandlng og arkv 6 X Full e-postntegrasjon med Crtcal Path (CP), nkl. loggng av utgående post og forhåndsvsnng 7 X Reservere e-post postmottak når arkvet jobber med dem 8 X e-postvarslng tl SB ved nye journalposter 9 X Integrasjon mot kart. Saksbehandler-kartløsnng vl bl GISLINE Innsyn 10 X Ansettelsesmodul 11 X Sharepont - ntegrasjon 12 X One sgn log on påloggng tl alle systemer samtdg 13 X Legge nn nfo om saksbehandlerne va PRS (person- og resurskatalogen), daglg oppdaterng 14 X Indvduelt tlpasnng av grensesntt for brukerne 15 X OCR-skannng PxEdt med PDF eller Tff format 16 X Det skal utarbedes maler for brev ut, nternt notat, referat, møtennkallng og blank mal som er samsvarende med Oslo kommunens desgnhåndbok, samt 3 uspesfserte maler ev. henvsnng 5

6 17 X Oppdaterng av er tl arkvformat over natten og mulghet for å velge at et blr konvertert ved status F 18 X Selvforklarende felmeldnger 19 X Oppslag mot arkvnøkkel 20 X Arkvnøkkel fra plukkmeny 21 X Ubegrenset antall klassernger fra ulke arkvnøkler samme sak 22 X Hurtgtaster 23 X Mulghet for å jobbe uten mus, kke skrollng 24 X Tlgangsstyrng skal gjøres gjennom roller, tlgangskoder og evt. grupper 25 X Skjermng av opplysnnger uavhengg av graderngskonder (altså kke for eksempel 1 tar bort tttel, 2 tar bort avsender, 3 tar bort tttel og avsender) 26 X Mulghet for ntern unntatt offentlghet 27 X Sladdng av dgtale er 28 X stort antall (mn. 100) anslag tttelfelt 29 X Opprette prosjekter med flere saker knyttet tl seg 30 X Tlknytnng av journalposter tl flere saker samtdg 31 X Søk for alle felt 32 X Lagrng av egendefnerte søk 33 X Antall treff må stå søket 34 X Enkel måte å nullstlle søkebldet 35 X Tronkerngstegn for ord som kke skal være med søket 36 X Mulghet for å sortere søkerdata etter at søket er gjennomført (etter dato, avsender og lgnende) 37 X Enkle tastetrykk for perodserng og 6

7 årsavslutnng, leverandøruavhengghet 38 X Det skal følge med en kursbase som er lk produksjonsbasen 39 X Egenproduserte er skal vses et kkeredgerbart blde, med mndre man bevsst går nn va en redgerngsfane Teknske krav og opsjoner N r krav Opsjon / ønske 1 X Systemene må kunne kjøres med Wndows XP på klentene, samt senere versjoner av dsse. Samtdg må systemene kunne kjøres Offce 2003, Offce 2007 samt senere versjoner av Offce samme mljø. 2 X Det skal redegjøres for hva som omfattes av systemnstallasjon. Gjør rede for nstallasjon av fagapplkasjonen, nstallasjon av database, opprettelse av drftsbase og kursbase, konverterng / flyttng fra ekssterende systemer, klentnstallasjon, skrveroppsett og konfgurerng, defnerng / oppsett av full backup ekssterende backupmljø. 3 X Det må beskrves hvordan leverandøren tlbyr programvareoppdaternger tl kunden og hvordan denne prosessen foregår. 4 X Det skal følge med ert sykluser mht. versjonsoppgradernger, felrettnger og annet vedlkehold/support ev. henvsnng 7

8 5 X Det skal redegjøres for mulgheter og løsnnger for ntegrasjon mot øvrge fagsystemer. 6 X Det stlles for øvrg krav på mulghet ved en eventuell konverterng av data tl nytt system dersom/når dette blr aktuelt(beskrves) Krav og opsjoner tl konverterng fra gammel base nr krav Opsjon / ønske 1 X Konverterng av hstorske baser fra K2000 (3 peroder) 2 X Mulghet for å søke alle basene samtdg 3 X Slppe å logge på pånytt ved søk eldre baser 4 X Søkerkrterer (mnmum): saksnr., sakstttel, saksansvarlg, arkvkode, journalpost-tttel, saksbehandler, dato, avsender / mottaker, løpenummer, vedlegg 5 X Tlgang tl gamle lagre 6 X Lesng av er skrevet Word Perfect konverteres tl lesbart format ev. henvsnng Krav tl asjon nr krav Opsjon / ønske 1 X Fullverdg systemnformasjon som skal følge ved avleverng 2 X Brukerhåndbøker 3 X Internt utvklet brukervelednng nkl EBYs egne rutner ev. henvsnng 8

9 Krav og opsjon tl opplærng nr krav Opsjon / ønske 1 X Opplærngsplan 2 X Arkvkurs 3 X Systemadmnstratorkurs 4 X Superbrukerkurs 5 X Saksbehandlerkurs 6 X Lederkurs 7 X Kursbasen skal være lk drftsbasen. Den skal være tlgjengelg når saksbehandlerne kurses 8 X Etter at er tatt bruk ønsker v et oppfølgngskurs med fokus på brukernes erfarng, behov og spørsmål. ev. henvsnng 9