DEL 2 HÅNDBOK FOR BØ SKYTTARLAG

Transkript

1 DEL 2 HÅNDBOK FOR BØ SKYTTARLAG VEDLEGG tl DEL 1 Rutner for Leder Bø Skytterlag 1. Leder velges av årsmøtet og velges for ett år. 2. Leder har det overordnede lederansvaret av Bø skyttarlag og har det overordnede koordnerngsansvaret for komteer, utvalg m.m skytterlaget. 3. Ansvar for at det blr planlagt og avholdt styremøter skytterlaget. 4. Være skytterlagets kontaktperson mot DFS, Telemark skyttersamlag, forsvaret (HV), meda og kommune/fylkeskommune. 5. Leder skal holde seg oppdatert som leder forhold tl dagens krav tl å lede et skytterlag. 6. Leder skal sørge for at de oppsatte skytnger ht. termnlste blr gjennomført. Alle skytnger skal ha en ansvarlg. Større stevner (åpne stevner) skal alltd ha en stevneleder enten Leder eller en av lagets mest erfarne skyttere. Leder sørger for at det forelgger funksjonærlste med fordelng av oppgaver ved slke stevner. 7. Sørge for at Duglekmerkerapport blr sendt Telemark skyttersamlag før 1.november. 8. Ansvarlg for at årsrapporter, årsberetnnger, regnskapsberetnnger m.m er utført og klargjort tl Årsmøtet skytterlaget. 9. Sørge for at DFS Årsmeldng fra skytterlaget blr lagt nn «mtt DFS» før 1.november. 10. Kontakt med valgkomteen god td forveen føre avholdelse av Årsmøtet. 11. Ansvar for å sørge for at det blr satt opp budsjett for vrksomheten skytterlaget, som skal vedtas av Årsmøtet. 12. Ansvar for å planlegge og avholde Årsmøte skytterlaget. 13. Representerer skytterlaget utad alle sammenhenger. 14. Ved utlån av våpen fra BSL er det kun Leder og Ungdomsleder som kan sgnere på dokumentet Utlån av våpen.

2 Rutner for Nestleder 1. Nestleder velges av årsmøtet og velges for to år. 2. Nestleder skal være leders stedfortreder ved behov og skal være oppdatert på de oppgaver og plkter som leder har skytterlaget. 3. Etter avtale med leder og styret utføre arbedsoppgaver, herunder representasjonsoppgaver for skytterlaget. 4. I samarbede med Styret og Ungdomsgruppa være en nsprator for mljøaktvtet (trvsel og dugnadsånd) skytterlaget. Være pådrver for arbedet med markedsførng, presse og meda. 5. Sportslg ansvarlg, sørge for at det blr utarbedet forslag tl ntern termnlste skytterlaget desember/januar. 6. Sørge for at det er tlstrekkelg med medaljer, premer tl nterne arrangement og ekte sølv (skjeer o.l.) 7. Lsteførng av vnnere av Bø skyttarlags pokaler, trofeer, plaketter m.m. Det settes opp overskt hvert år. Denne overskten skal nn på BSL sn nternettsde.

3 Rutner for Kasserer 1. Kasserer velges av årsmøtet og velges for ett år. 2. Kasserer skal hovedsak forvalte alle nn og utbetalnger, holde god orden på alle blag, kontoutskrfter m.m. Kassere skal ved behov ha kontakt med Regnskapsrådgver for ajourhold, men mnst to ganger året. Ved årsslutt etter den skal Kasserer overlevere alle blag tl Regnskapsrådgver. Det samarbedes om regnskapsoppsett og sørger for at regnskapet blr revdert god td før årsmøtet BSL, som normalt er slutten av oktober. 3. Ved årsslutt (før 31.10) skal det utbetales pengepremer tl skyttere som har deltatt på stevner nneværende sesong. Kasserer tar kontakt med Leder og eventuelt den som er lagets Lstefører for koordnerng. Utbetalngen skjer fra Premekontoen. 4. Det skal nnkreves startkontngent av lagets skyttere som har deltatt på Landskytterstevne, Landsdels stevnet, Fylkesstevne m.fl. forbndelse med årsslutt. Kasserer tar kontakt med Leder/Ungdomsleder og eventuelt den som er lagets Lstefører for koordnerng. Det er Kasserer som er ansvarlg for nnkrevngen. 5. Kasserer skal nnen betale baneleen henhold tl kontrakt tl grunneer Baneleen er henhold tl kontrakt og ndeksreguleres hvert år. 6. I samarbed med Leder og styret følge opp lagets nntektsklder. I samarbede med Leder utarbede budsjett for skytterlagets drft, som skal vedtas av Årsmøtet. Sørge for at forskrngene tl skytterlaget blr jevnlg fulgt opp. 7. Kasserer skal holde en dalog/kommunkasjon med Leder og Ungdomsleder, eventuelt lagets Lstefører med hensyn tl nye medlemmer, påmeldngskontngenter, medlemskontngenter, pengepremer m.m. 8. Kasserer skal holde en dalog/kommunkasjon med Ungdomsleder med hensyn tl Ungdomskontoen Ungdomsgruppa. 9. Kasserer skal holde en dalog/kommunkasjon med Leder for Jaktutvalget med hensyn tl Jegerkontoen tl Jaktutvalget.

4 Rutner for Sekretær 1. Sekretær velges av årsmøtet og velges for to år. 2. Sekretær skal hovedsak føre møtereferat fra styremøtene BSL. 3. Sekretær har ansvaret for nnkallnger tl styremøter eventuelt andre møter. Fortrnnsvs kan dette gjøres va nternett og e-mal post. 4. Formdle ntern nformasjon laget. Dette gjøres både gjennom lagets nternett sde, og for øvrg etter oppdrag fra styret. 5. Sekretær kan være behjelpelg med å à jour holde nternett sden. Materalet tl nternett sden kan for eksempel være; resultater og vktg nformasjon om lagets drft. Dette kan fåes gjennom styret og eventuelt av andre av laget medlemmer. 6. Utarbeder og fordeler bemannngslster, funksjonærlster og lgnende. 7. Utarbeder BSL s Årsberetnng god td før årsmøte som normalt arrangeres slutten av november. Årsberetnngen anbefales å settes opp ht. eget oppsett (se egen fl dataprogrammet).

5 Rutner for Styremedlem 1. Styremedlem velges av årsmøtet og velges for to år. 2. Styremedlem skal sørge for at skytterlagets anlegg - skytebaner og bygnnger er tlfredsstllende vedlkeholdt og skkerhetsmessg orden. I samarbed med banekomteen sørge for at det blr utført nspeksjon på baneanleggene ht. drektver fra DFS - sjekklste for skkerhet på skytebaner - og forskrft om anlegg av, kontroll med og godkjennelse av svle skytebaner av 1.jul Være en pådrver for dugnader og vedlkehold samarbed med Styret. 4. Sørge for, samarbed med leder og styret, at nformasjonsaktvteten skytterlaget er tlfredsstllende og kommer ut tl lagets medlemmer.

6 Rutner for Ungdomsleder/Ungdomsutvalg 1. Ungdomsutvalget velges av årsmøtet. Ungdomsleder velges for ett år, mens øvrge medlemmer velges for to år. Ungdomsutvalget er underlagt BSL s styre. 2. Ungdomsleder skal hovedsak admnstrere ungdomsvrksomheten. Fordele oppgaver Ungdomsutvalget, sette opp turnuslste for trennga og legge mest mulg tl rette for ungdoms- og rekrutterngsskytterne laget. Utvalget har også som oppgave å rekruttere voksne når forholdene lgger tl rette for dette, herunder skytter klasse Ungdomsutvalget skal sørge for at nye skyttere blr orentert om hva som er skkerhetsrutnene skytterlaget. 4. Ungdomsutvalget har fått opprettet en egen konto med kr ,-. Denne kontoen skal ved årsoppgjør alltd føres tl å være pålydende kr ,- nntl styret fatter annet vedtak. Det er Ungdomsleder stt ansvar å føre regnskap over uttak og nnførsel av mdler og ha jevnlg kontakt og eventuell overførsel av penger tl Hovedkasserer. 5. Ved utlån av våpen fra BSL er det kun Leder og/eller Ungdomsleder som kan sgnere på dokumentet Utlån av våpen. 6. Ungdomsleder/ Ungdomsutvalget har også følgende oppgaver: Utføre oppgaver pålagt av styret Lage planer for Ungdoms- og rekrutterngsarbedet Admnstrere og lede opplærngstltak Gjennomføre skyteskole når det blr tlrettelagt for det gjennom skole, foreldre og foresatte Ta ut lag tl lagskytnger Skape varasjon gjennom sosale aktvteter, turer, samlnger m.m. Aktvsere foreldre og foresatte Samordnng av transport og reser Føre kontroll med lagsvåpen og ammunsjon som benyttes tl opplærng Fremme forslag for BSL s styre vedrørende aktuelle saker G ndvduell oppfølgng når stuasjonen tlser dette Lage egen årsberetnng om ungdomsaktvteten

7 Rutner for Materalforvalter 1. Materalforvalter velges av årsmøtet og velges for to år. 2. Materalforvalter skal være tlknyttet styret BSL og møter på styremøtet med samme rettgheter som et styremedlem. 3. Materalforvalter har en særstllng skytterlaget av rent skkerhetsmessg karakter. All ammunsjon / ammunsjonsdeler skal være nnlåst godkjente skap. Det kan oppbevares nntl patroner tl håndvåpen, og nntl når mnst er kalber.22. Ammunsjon skal være nedlåst godskjent skap. Mengde krutt som kan oppbevares er avhengg av hvor mange patroner som blr lagret. DFS har aksept fra DSB etter en omregnngsregel der man beregner ett gram krutt pr. ferdgladet patron. Eksempel blr da; har man patroner kan man ha 5 kg krutt. Materalforvalter plkter å overholde dsse regler. DFS er også overfor skytterlaget en samarbedspart med hensyn tl å overholde dsse regler. 4. Materalforvalter skal hovedsak sørge for at det tl en hver td er et fornuftg lager av ammunsjon og ammunsjonsdeler tl lagets medlemmer ( henhold tl regelverket). Dette lagret skal være både konkurranse ammunsjon og jakt ammunsjon. 5. Materalforvalter skal også være behjelpelg ved bestllng av materell tl skytterlaget eller ved spesell tlfeller overfor medlemmer av BSL. Dette kan være skvematerell, klstrelapper, våpendeler etc. 6. Materalforvalter skal holde en dalog/kommunkasjon med Leder for Jaktutvalget med hensyn tl et lte lager av jaktammunsjon som selges ut under jegertrennger/oppskytng av jegerprøve. 7. Materalforvalter skal koordnere ammunsjonsalg og rapportere dette tl kasserer ved avtalte mellomrom. Det er kasserer som forvalter alle nn og utbetalnger og skal holde god orden på alle blag, kontoutskrfter m.m. Ved årsslutt, etter den skal Materalforvalter, samarbed med Kasserer, sette opp regnskapsoverskt over årets saldo og sørger for at materalregnskapet blr revdert god td før årsmøtet BSL, som normalt er slutten av november. Dette punkt revderes fortløpende.

8 Kvaltetsskrng av vktgste dokumenter Element System Ansvar/sted Kontrakt u Kontrakt/leeavtale mellom grunneer og Ådal Skytterlag Skytebanen u Instruks for Somma skytebane Protokoll for Somma Skytebane Forskrnger u Forskrngspolsen byggnnger m.m Perm Perm Protokoll Formann Forman n Forman n Kasserer Styreprotokoller u Sste versjon av protokoll u Protokoller tlbake td (ca. 1970) Protokoll Protokoll Sekretær. Arkvskap Somma u Gamle protokoller Interne ordnnger/vedtak u Æredsmedlemmer u Kontngentsatser u Pokaler, statutter, premer, subsder m.m u Protokoller nterne skytnger Årsmeldng u Kop paprversjon/lagret på dskett eller CD (tlhører adm.programmet) PC-programmer u Adm. program for skytterlag - Kontngent - Stevner - Premer - Klasser m.m Dverse u Møtereferat fra dverse samarbedsmøter u Notater m.m Perm Perm Håndbok Protokoll Paprkop/ Dskett/CD Rng. sparebank Formann Kasserer/Formann Styret - Egen håndbok Lstefører Formann/sekr. Dskett/CD Formann/kasserer/ lstefører/sekr. Perm Sekretær

9 Standplassnstruks ved skyttarbanen ute Defnsjon: Standplassleder/Skyteleder er den person som har ansvaret nne standplassbua og som benytter dataanlegget, mkrofon og standplasskomandoen. Standplasskontrollører er standplass-/skyteleders medhjelpere ved organsert trenng og stevner og skal være ute på standplassen for å se etter at skkerheten blr varetatt. Kontrollør skal være standplass-/skyteleders øyne og ører av det som blr kommunsert fra skytterene. Instruks: Standplass-/skytelederen skal være mnmum 18 år og ha tlstrekkelg kjennskap tl godkjente våpen slk at skkerheten kan varetas. Dessuten må standplass-/ skytelederen ha nødvendg kunnskap om; skkerhetsregler bruken av skyteanlegget (rent data teknsk) vstasjonsregler skytereglement Når det skal drves organsert skytng skal det være en standplassleder som har ansvaret for skkerheten og ledelsen av skytngen. Alle skal rette seg etter hans ordre både foresatte, tlskuere og skyttere. Standplassleder har det fulle ansvar for at skytereglementet og gjeldene bestemmelser for trenngsskytng eller konkurranseskytng blr overholdt. På standplassen skal ngen andre enn standplasslederen, hans medhjelpere og de som skal skyte oppholde seg. Foresatte kan vsse sammenhenger ta opphold bak på standplassen hvs standplasslederen fnner dette forsvarlg ut fra skkerhet eller forstyrrelser. Spørsmålet skal vurderes for hvert enkelt tlfelle eller skytng. Standplasskontrollør skal ha samme kunnskaper som standplassleder. Kontrollørene skal sørge for at skytterne forholder seg tl skkerhetsbestemmelsene og skal se etter at ngen av skytterne bryter reglementet. Henvsnng: For øvrg henvses tl Skytterboka Skyteledelse.

10 Loggførng av all aktvtet på Skytebanen vl fra nnføre plktg loggførng av all skytng på skytterbanen ved Nordbøåsen. Hvorfor? 1. Dette for å kunne dokumentere vår bruk av banen og fange opp uønsket aktvtet som kan skade vår fremtd på banen. 2. Loggførngen er ment som et hjelpemddel og huskelapp for å kvaltetskre bruken av banen med det ansvaret dette nnebærer. 3. Skre styret av et sporngssystem over brukere av banen. 4. Skre at de som bru ker banen er under ledelse av godkj ent skyt eled er som kjenner tl regl ene f or bruk av Somma skyt eban e. Skyt el ederne skal på forh ånd godkjennes av st yr et Ådal Sk ytterl ag. Dette er kke ment som en nnskrenknng på bruken av skyttebanen, men som et hjelpemddel for å skre vår eksstens på banen fremtden. Skyteledere: Skal godkjennes etter befarng på skytebanen med gjennomgang av skkerhetsrutner og prosedyrer. Skyteledere godkjennes av 2 personer av styret. Godkjennngen er permanent dersom ngen mslgheter forekommer. Styret av skytterlaget kan nndra en slk godkjennng med umddelbar vrknng dersom skytterlagets krav kke blr varetatt. Loggførng: All aktvtet som nnbefatter: Bruk av skytebane. Bruk av laderom. Bruk av nøkler. Låst seg nn på skytterhuset. Loggen blr plassert med: 1 stk. på skytterhuset tl høyre nnenfor nngangsdøren. Mvh. Styret

11 Logg tl bruk for aktvtet på Somma skytebane (Vktg at loggen tas frem og føres under ves ved skytng) NB! Det er den enkelte bruker av Somma skytebane som har ansvaret for å følge angtte skytetder Dato: Navn: Ankommet kl: Rest kl: Type aktvtet: Antall personer: Før skytng: Flagg hest Sjekklste m/kvtt. Punkt. Vsuell kontroll av banen med sjekk om det er annen aktvtet på baneområdet. Orentere alle skyttere om program/prosedyre for skytngen Under skytng: Sørge for at skkerheten er varetatt Etter skytng: Vstert alle våpen og magasn Ryddet baneområdet Flagget tatt ned Alle brukere: Beskrv hvlket område av skytebanen du har brukt: Er alle nøkler på plass Er skytterhuset + standplassbu låst Mvh. Styret NB. Fel eller mangler på banen rapporteres tl styret, eller noteres bak på loggen. Dersom det skulle oppstå uheldge epsoder, MÅ dette rapporteres styret umddelbart.