Årsmøte Dugnad Tofte/Filtvet, april Til alle hytteeiere!

Transkript

1 Tofte/Filtvet, april 2017 Årsmøte Dugnad 2017 Til alle hytteeiere! Vedlagt finner dere dagsorden for årsmøtet, regnskap for 2016, og forslag budsjett for I tillegg vedlegges dokumentasjon for VA saken (VA gruppens prosjektrapport, skjematisk oversikt over alternativer, begreper ledningsnett), i tillegg finnes styrets vurdering og anbefaling under pkt. 9 og 10. All dokumentasjon som er utarbeidet om VA saken i vellets regi ligger for øvrig på vår hjemmeside roedstoa.no under «Dokumenter». Årsmøtet 2017 Årsmøtet for 2017 finner sted mandag 15.mai kl i Orklas lokaler i Karenslyst Alle 6, på Skøyen. Merk at dette er et annet bygg enn Veidekkes hovedkontor som vi benyttet på infomøtet Vi ønsker nye medlemmer i vellet spesielt velkommen. Karenslyst Alle 6. Dugnad Dugnaden gjennomføres lørdag 13.mai kl Vanlige oppmøtesteder på nedre og øvre felt. Husk å registrere dere. Ta med: Trillebår, spade, og skikkelig grensakser. ALLE kan bidra. Hovedoppgaver: Feie bort grus i veiene

2 Rense grøftene langs sidene av veiene i vellet Rydde langs veiene, klippe grener Bedre tilgjengelighet i passasjene mellom passasjene mellom øvre og nedre del av vellet, fordele subbus på stiene og veiene Opprydding på stranden Hyggelig sammenkomst på dugnadsdagen Vi ønsker alle medlemmer og familie velkommen til sammenkomst på klubbhuset til Filtvet/Fremad lørdag 13.5 kl Styret kjøper inn pølser m/tilbehør, snacks, samt kaffe. Hytteeierne tar med annen drikke og gjerne kaker. Håper dette kan være en fin anledning til å bli bedre kjent, og utveksle spørsmål og synspunkter i forkant av Årsmøtet.

3 ÅRSMØTE Mandag 15.mai 2017 kl Orklas(Borregaard Nea) lokaler, Karenslyst Alle 6, Skøyen Dagsorden: 1. Åpning og registrering av fremmøtte 2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll 3. Godkjenning av innkalling 4. Årsmelding Regnskap for 2016 (se vedlegg) 6. Fastsettelse av kontingent for Fastsettelse av dugnadsgebyr for Fastsettelse av honorar til styret og komitemedlemmer 9. Redegjørelse fra prosjektgruppe vann og avløp 10. Avstemming om velforeningens anbefaling til hovedprinsipper for nytt Vann og avløpsanlegg 11. Innkomne forslag 12. Budsjett for I forlengelsen av årsmøtet legges det opp til at de som er interessert i etablering av Vann og avløpslag samles i regi av VA komiteen.

4 1. Åpning og registrering av fremmøtte Eventuelle fullmakter må overleveres styret før møtets start 2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll Styret vil ved møtets start foreslå møteleder, referent og undertegnere av protokoll 3. Godkjenning av innkalling Styrets forslag er at innkalling godkjennes 4. Årsmelding Styret og komiteer har i bestått av følgende personer: Styret: Veikomiteen: Einar Kosberg Leder (til 2017) Thorleif Halden Leder Eva-M. Alstad Styremedlemi (2017) Steinar Hem Even Ungersness Styremedlem (2017) Tom Arild Deraas Styremedlem (2018) Strandkomiteen Revisor Gry Halden Leder Steinar Hem Turi Arnesen Siri Kårhus Vannkomiteen Egil Nilsen Leder Trekomiteen Claus Fasting Knut Alstad Leder Jens Borrebæk Steinar Hem Joachim Schiøtt Nils Valøen Valgkomiteen Lars Jørgen Tvedt Merete L.Tobiassen Ellen Bjerkhoel Ellingsgard Vann -og avløpsprosjektet Petter Sveen Leder Åse Berit Waag Per Delerud Tom Arild Deraas A. Styremøter Det har vært avholdt 8 styremøter (5.6, 29.9, 5.12, 30.1, 8.3, 4.3, 25.4, 8.5) 5.12 felles møte med VA prosjektgruppe. Prosjektleder VA har deltatt på flere styremøter under punkt VA. Grunneier Else Marie Rødby var invitert til styremøte 8.3, men måtte melde forfall. På styremøtet 30.1 deltok komiteledere på telefon.

5 B. Status på vellets veier Veikomiteen foreslo å holde igjen på veiprosjekter pga vann og avløpsplaner, noe som ble støttet av Styret. Kantklipping ble først gjennomført på høsten. For 2017 settes det opp plan om klipping før fellesferien, samt at det vurderes klipping ved behov i august. Foreløpig er det satt av i 2017, dette er ment som reserve for å ta høyde for uforutsette behov for utbedring av veiene. Leder av veikomiteen, Thorleif Halden trekker seg som leder av veikomiteen etter årsmøtet. Styret ønsker å takke for god innsats over flere år. Det er ønskelig at veikomiteen suppleres med en bomansvarlig. Even Ungersness som har vært hovedkontakt ift. bomleverandør/service har påtatt seg denne oppgaven. Bommer redegjørelse fra Even Ungersness: Så langt er det kun den elektriske bommen i Røedstøa/Støaveien som er satt i drift. Det har vært noen driftsmessige utfordringer gjennom vinteren men vi håper at vi framover skal ha en stabil og sikker drift. Ved behov for eventuell nødåpning av bommen er det montert en liten nøkkelboks øverst til venstre på postkassestativet ved bommen. Koden til denne og anvisning om hvordan bommen kan åpnes får dere ved å ringe Even Ungersness på mobil Denne bommen eier vi og drifter vi i sammen med Vestre Røed vel. Bommen i Sevjedammen er fremdeles ikke satt i drift. For å få lastet inn alle de utsendte fjernkontrollene inn i "hjernen" på denne bommen må vi i tett samarbeid med Vestre Røed vel kopiere denne informasjonen ut fra bommen i Røedstøa/Støaveien og laste dette inn i bommen i Sevjedammen. Dette er nå planlagt gjort før juni Telefoner som kan åpne bommen i Sevjedammen er allerede lastet inn men bommen kan ikke settes i drift før også fjernkontrollene er vellykket lastet inn. C. Viktige stier på vellets område Styret er av den oppfatning at større stier som benyttes av mange av vellets medlemmer bør gjøres bedre tilgjengelig enn det som er tilfelle i dag. Spesielt gjelder dette passasjene mellom øvre og nedre del av vellet. Arbeid med dette må gjøres på dugnad. D. Bruk av hovedveiene/fellesveiene Kjøring på veiene utover bruk av personbil eller liten lastebil, dvs. kjøring med tunge kjøretøyer så som anleggsmaskiner og større lastebiler, må på forhånd varsles styret. Det vil kunne bli krevd bankgaranti for å sikre at vellet ikke påføres utgifter ved skader. Styret er i dialog med Vestre Røed Vel om dette da de også benytter Støaveien. Vi er spesielt bevisst at det kan forekomme slik kjøring knyttet til arbeid med nytt VA anlegg i Vestre

6 Røed. Styret og Vestre Røed Vel har dannet en ubyråkratisk veikomite for den delen av Støaveien som er felles. E. Vann 2016 Vannet ble satt på den 9/4 og stengt/ tappet ned den 16/10. Det var ingen lekkasjer av betydning under på setting. Det ble heller ikke nødvendig med særlige tiltak eller rep.av anlegget i løpet av sommeren. Noen få hytteeiere henger etter med merking av sin hyttekran. Dette må de få utført i sommer, merkepinner/stokker kan hentes hos undertegnede. De står ved inngangs døra til uthuset på hytta mi, i Røedstøa. Ta kontakt om dere trenger hjelp/bistand med vann tilførselen, eller om det bare er noe dere lurer på i denne forbindelse. Jeg treffes på mobil nr: Status på ledningsnettet er ok. Vannet ble satt på palmehelgen (8.4). Det mangler fortsatt noen få markeringspinner til stoppekraner. Det henstilles om at de siste også får merket stoppekraner. Alle deltakere fortsetter i komiteen. På veiene av vannkomiteen Egil Nilsen Leder vannkomiteen F. Vann og avløp - status Arbeidet med å følge opp årsmøtevedtaket fra 2016 om en bredere utredning av de ulike alternativene, har hatt stort fokus i Styret. Straks etter årsmøtet i 2016 ble det nedsatt en ny prosjektgruppe, sammensatt for å balansere ulike interesser. Prosjektgruppen har gjort et omfattende arbeid som det redegjøres for under orientering og beslutningssaken. Det har vært prioritert å håndtere innvendinger åpent. Det er avdekket store sprik i behov og preferanser. Uansett løsning som velges antas det at medlemmer ikke ønsker å være med. Settes en økonomisk grense på kr for anlegg til hyttevegg, evt til tomtegrense, tror prosjektgruppen og styret at en tilslutning på medlemmer er sannsynlig. Tidspunkt for oppstart er et springende punkt. De fleste som ønsker å være med ser ut til å ønske oppstart så snart som mulig, mens en del ønsker å vente lengst mulig. Styret er av den oppfatning at her vil det være mulig å finne løsninger som imøtegår begge parter. Tidspunktet for når kravet fra kommunen om godkjent løsning kommer, nærmer seg ubønnhørlig. Dermed skrumper forskjellen mellom kan og må tidspunktet. Alternativet å vente til pålegget kommer kan medføre høyere tilslutning. Det kan også medføre høyere anleggskostnad som følge av svakere forhandlingsposisjon overfor

7 entreprenører, og høyere kommunal tilkoblingsavgift. Det vil også utsette muligheten for oppgradering av hytter og veier i vellet, samt at vi kan miste deltakere som har mulighet for å koble seg til andre anlegg. Å utrede og drive en prosess knyttet til vann og avløp er tidkrevende. Det har nå gått 4 år siden saken første gang ble tatt opp, og mange har brukt mye av sin fritid på dette. De som har påtatt seg oppgaver knyttet til dette har naturlig nok vært av de som bruker hytten sin mest, og således har størst motivasjon for nytt anlegg. Styret er av den oppfatning at vi nå vet nok om alternativer til å etablere et vann og avløpslag som i første omgang vil starte et forprosjekt for å detaljere planer og innhente tilbud på løsninger. Videre ser Styret en fordel i at vellet utnytter momentet som er skapt og at det nå finnes godt egnede personer som ønsker å påta seg roller i et vann og avløpslag i Røedstøa. Skulle det ikke være flertall for å etablere et vann og avløpslag nå, anbefaler styret at videre diskusjon om vann og avløpsanlegg legges død inntil kommunalt pålegg foreligger. Styret vil få takke prosjektgruppen og tidligere bidragsytere for arbeidet som er nedlagt så langt. Det erkjennes at dette har vært en tidkrevende og en til dels lite takknemlig jobb som er gjort på vegne av vellets medlemmer.

8 G. Stranden Badebryggen fikk noe skader i august 2016 og utbedring av lemmer vil bli utført i løpet av mai måned. På båtstranden ligger mange gamle båter som ikke er i bruk. Vi oppfordrer eiere av defekte båter til å fjerne disse slik at båtstranden blir funksjonell for de som benytter sine båter. Vi minner også om at båter skal være merket med hytte nummer og navn. På båtstranden finnes i dag et stativ for surfebrett og kajakker som ble satt opp for lang tid tilbake. Dessverre viser det seg at dette er ulovlig satt opp. Kommunen har informert om at det må sendes inn byggemelding for en slike løsning og søkes om tillatelse. En diskusjon om hvordan vi løser denne utfordring, kommer vi nærmere tilbake til. Vi håper mange vil delta på dugnaden slik at badestrand og båtstrand blir klippet og ryddet for årets sommer gleder. Med vennlig hilsen Strandkomiteen ved Turid, Siri og Gry H. Trefelling Styret minner om at trefelling utenfor egen eiendom, herunder godkjent hugging på fellesareal, innebærer samtidig og umiddelbar plikt til å rydde opp. All støyende arbeid bør gjøres slik at naboer hensyn tas. Vi henstiller også hytteeierne om å vise velvilje ved forespørsel om felling av trær som sjenerer naboer. Ny avtale om trefelling med grunneier Else-Marie Rødby er under utarbeidelse. Vellet kan kostnadsfritt felle aktuelle forhåndsgodkjente trær på fellesområdet under forutsetning av umiddelbar opprydding. Når det gjelder trær som kan være til fare for allmenheten er tanken at det kan avtales at grunneier dekker kost for felling av disse helt eller delvis. Info fra komiteen: Trefellingskomiteen har i 2016 bestått av Knut Alstad (leder) og Steinar Hem. Det har ikke vært gjennomført større dugnader på fellesområder i regi av komiteen i Planen for 2017 er tidligere sendt ut pr mail til samtlige hytteeiere; Hyttevellet er delt inn i 6 områder der vi ønsker en kontaktperson pr område. Denne kontaktpersonen skal i samråd med de andre hytteeierene merke inntil 10 trær på sitt område. Når samtlige områder har merket trær og meldt inn til leder av komiteen vil vi etter styrets godkjenning innhente tilbud på felling og rydding av de merkede trærne. Det er ikke planlagt noen store fellesdugnader utover dette, men vil bli vurdert dersom interessen for å delta er tilstede.

9 I. Søknadsplikt etter plan og bygningsloven Styret minner om at det må sendes søknad til, og foreligge tillatelse fra kommunen før søknadspliktige tiltak kan igangsettes. Naboer og gjenboere skal varsles. Ved tiltak som innebærer kjøring med tunge kjøretøy på velveiene, må styret eller veikomiteen varsles på forhånd. J. Søppelsortering Styret minner igjen om ordningen med søppelsortering. Søppelsorteringen går ut på at søppel og avfall skal sorteres i containere fordelt på våtorganisk avfall (beige-brune containere), papit (grønne containere merket med navn), og husholdningsavfall (grønne containere merket med navn). Slike containere er utplassert i Sevjedammen og Støaveien og skal benyttes. Møbler, hageredskaper, byggematerialer eller lignende er ikke husholdningsavfall, og skal fraktes til kommunal søppelplass/søppeldeponi på Follestad på riksvei 23 i Røyken. Spesialavfall som for eksempel bilbatterier, maling, olje, lim og lignende, kan bare kastes/deponeres på Miljøstasjon. Miljøstasjon finnes ved bensinstasjonen på Tofte. Styret er oppmerksom på at containere ved Støaveien er felles med VRV, men minner likevel om forholdet. K. Internettside og Facebook Vi minner om internettsiden Hytteeiere kan få passord ved henvendelse til Einar Kosberg (einar.kosberg@gmail.com). På siden kan medlemmene finne informasjonsskriv fra Styret, medlemsoversikt med kontaktinformasjon, referat fra styre og årsmøter m.m. Styret har ikke mottatt innspill siden sist på noen som kan tenke seg å fornye og drifte en slik side. Oppfordringen gjentas. Facebooksiden Vel har vært mye brukt som informasjonskanal i 2016/2017. Kom gjerne med innspill, bilder, historier som kan være med å øke interessen for siden ytterligere. 5. Regnskap for 2016 Styret anbefaler at regnskapet godkjennes. (se vedlegg) 6. Kontingent for 2017 Styret anbefaler at kontingenten økes fra kr til Dugnadsgebyr

10 Styret anbefaler at dugnadsgebyret forblir kr Honorar styret og komiteer Styret anbefaler at honorar til vannkomiteens medlemmer økes fra til Det er viktig å beholde/rekruttere frivillige, gode og arbeidsvillige medlemmer. Honoraret har ikke vært justert på mange år om det i hele tatt har vært justert. Komiteens medlemmer utfører en fantastisk og til tider en krevende jobb. De har også personlige økonomiske utgifter i forbindelse med aktiviteten for fellesskapet. For øvrig anbefales det at honorar til styret og øvrige komitemedlemmer opprettholdes 9. Redegjørelse fra vann og avløpsprosjektet Bredere utredning gjennomført Styret fikk på årsmøtet 2016 i oppgave å restarte prosessen, ved å gjennomføre en bredere vurdering av alternativer. Styret nedsatte en ny VA prosjektgruppe(komite) som har levert: fremstilling av klare og forståelige alternativer, herunder tabellarisk oversikt Illustrasjon av konsekvenser ved ulike løsninger, herunder naturinngrep - kartlegging av hytteeiernes behov, preferanser og mulig tilslutning 3.parts vurdering - kartlegging rundt påbud og forhold rundt strøm og e-verk informasjonsmøte erfaringer fra referanseprosjekter svar på spørsmål og innvendinger fra hytteeiere. Det er ikke laget ferdig prosjekterte alternative løsninger fordi dette ikke er hensiktsmessig bruk av ressurser på nåværende stadium. Styret er av den oppfatning at hytteeierne nå har fått informasjon tilstrekkelig for å ta stilling til om de ønsker å delta i et evt. vann og avløpslag. Forslag beslutning: Årsmøtet tilslutter seg styrets vurdering av at en bredere vurdering av alternativer er gjennomført. Skulle et VA lag ikke bli etablert nå, legges all videre utredning og diskusjon i regi av velforeningen på is til pålegg fra kommunen foreligger.

11 10. Avstemming om hovedprinsipper som velforeningen anbefaler et evt. VA lag bør basere seg på for å få størst mulig tilslutning Styret presiserer at det er de som eventuelt blir med i et VA lag (samvirkelag) som vil beslutte løsninger, vedtekter/prinsipper og oppstartstidspunkt for et VA anlegg. Styret ser det som velforeningens oppgave å tilrettelegge for at medlemmene har best mulig forutsetning for å kunne foreta valg, kartlegge og anbefale det som et flertall av medlemmene vil kunne tilslutte seg, samt tilrettelegge for at mindretallets interesser i størst mulig grad blir ivaretatt. Valg av løsning for hoved og samleledninger Styret stiller seg bak prosjektgruppens anbefaling om en kombinasjonsløsning. Styrets resonnement for dette er at sommerløsning ville vært aktuelt dersom det lå betydelige kostnadsbesparelser og naturmessige fordeler i en slik løsning. Pga. krav til strøm i bakken og grunnforholdene vil det uansett måtte påregnes betydelig sprengning ved en slik løsning. Styret kan derfor ikke anbefale en slik løsning av økonomiske grunner samt at flertallet vektlegger mest mulig driftssikker løsning. En trykkavløpsløsning anbefales ikke av de samme grunner som sommerløsning. Styret har også merket seg kommentaren fra Multiconsult om at topografien i Røedstøa legger godt til rette for selvfall, mens trykkavløp primært velges i svært sårbar natur uten mulighet for selvfall. En løsning med hoved og samleledninger etter kommunal standard(frostfritt) og selvfall er den mest driftsstabile og driftseffektive løsningen. Den er imidlertid den dyreste løsningen, og den som gir størst naturinngrep. Styret vurderer derfor det vil være krevende å få flertall for en slik løsning selv om et flertall stemte for denne i undersøkelsen. Styret havner derfor på at en kombinasjonsløsning er den løsningen som best gir fleksibilitet til å forene de ulike interessene i vellet, og således størst potensial for tilslutning. Denne løsningen gir VA laget mulighet til å tilpasse anleggskostnad og naturinngrep i sårbare områder på best mulig måte, samtidig som det vesentligste av hoved - og samleledninger vil overtas av kommunen. Dette gir driftsstabilitet, lave driftskostnader, og muligheter for helårsbruk. For å sikre at velmedlemmene har fått testet tilslutning til sin prefererte løsning, samt fått revurdere hvis førstevalget ikke får flertall, støtter styret VA komiteens forslag om å stemme først over alle 4 alternativer, og deretter over de 2 som fikk flest stemmer i første runde.

12 Forslag beslutning Årsmøtet tilsluttet seg anbefaling om kombinasjonsløsning. Anbefalte prinsipper uavhengig av løsning Styret tilslutter seg VA komiteens anbefalte prinsipper som vurderes å ivareta ulike interesser hos medlemmene. Årsmøtet vil få en rask gjennomgang av bakgrunn for de ulike prinsipper. I utgangspunktet stemmes det over prinsippene samlet. Skulle det være stor uenighet om enkeltprinsipper, åpnes det for at det stemmes over akkurat disse, og uten flertall tas et prinsipp ut, evt. forslag om nye inn. Forslag til beslutning: Årsmøtet tilsluttet seg forslag til prinsipper Tidspunkt for etablering av VA lag Styret støtter VA komiteens vurdering at det er hensiktsmessig å etablere et VA lag nå. I tillegg til det som fremkommer i vedlagt prosjektrapport vil styret tilføre at det ikke er grunn til å tro at videre utredning i velforeningens regi vil endre synspunkter og holdninger hos de som ikke ønsker etablering nå. Et argument for å vente til pålegg foreligger, er at det ville sikre større tilslutning og således få ned kostnad pr. hytte. Det kan være riktig, men oppveies nok av at i takt med fremdrift i prosjektering og anleggsarbeid, øker tilslutning fra de som i utgangspunktet håpet at prosjektet ble utsatt. Det er også styrets vurdering at det er til det beste for velforeningens medlemmer å melde seg på VA laget i forprosjektfasen slik at de kan være med å bestemme endelige løsninger, herunder oppstartstidspunkt. Skulle en etter forprosjektfasen allikevel ønske å vente med å bli med på anlegget er det også en mulighet. Prosjektgruppen har anbefalt at det ikke stemmes over oppstartstidspunkt fordi det er de som velger å bli med som faktisk beslutter dette. Styret anbefaler likevel at det gjennomføres en avstemming fordi det er mange som er opptatt av om det er flertall for oppstart nå. Forslag beslutning Årsmøtet tilsluttet seg anbefaling om oppstart av VA lag snarest (forprosjekt) Som for øvrige beslutningspunkter vil avstemmingen kun være til informasjon for VA laget. 11. Innkomne forslag

13 Ingen 12. Budsjett 2017 Styret anbefaler at budsjettet godkjennes (se vedlegg)

14 13. Valg Styremedlemmene Eva-Margrethe Alstad og Even Ungersness er på valg i år. Begge har ønsket å tre ut av styret. Nye tillitsvalgte skal velges for 2 år. Lars Jørgen Tvedt og Thomas Schiøtt har takket ja til verv som styremedlemmer. Einar Kosberg har takket ja til å stille som styreformann et nytt år. Valgkomiteen har bestått av Merete Lippert Tobiassen og Ellen Ellingsgaard og foreslår følgende: Styreleder (til 2018): Einar Kosberg Styremedlem (til 2019): Lars Jørgen Tvedt Styremedlem (til 2019): Thomas Schiøtt Valgkomite: Eva-Margrethe Alstad og Even Ungersness