Årsmøte Dugnad Vedlagt finner dere dagsorden for årsmøtet, regnskap for 2015, samt forslag til budsjett for 2016.

Transkript

1 Filtvet, mai 2016 Årsmøte Dugnad 2016 Til alle hytteeiere! Vedlagt finner dere dagsorden for årsmøtet, regnskap for 2015, samt forslag til budsjett for Årsmøtet 2016 Årsmøtet for 2016 finner sted lørdag 21. mai kl. 15:00-17:00 i klubbhuset til Filtvet/Fremad (ta av vis a vis avkjørselen til øvre felt, deretter bratt sving opp til banen). Vi ønsker nye medlemmer i vellet spesielt velkommen! Dugnad Dugnaden gjennomføres lørdag 21. mai 2015 kl. 12:00-14:00. Vanlige oppmøtesteder på nedre og øvre felt. Husk å registrere dere. Ta med: Trillebår, spade og skikkelige grensakser - ALLE kan bidra. Hovedoppgaver: (Styret vil informere nærmere om oppgaver ved oppmøte) Feie bort grus i veiene. Rense opp i grøftene lang sidene av veiene i vellet. Rydde langs veiene klippe grener. Bedre tilgjengeligheten i passasjene mellom øvre og nedre del av vellet, fordele subbus på stiene og i veiene. Opprydning på stranden. Hyggelig sammenkomst Vi ønsker alle medlemmer og familie velkommen til en sammenkomst i klubbhuset ca kl (en liten pause etter årsmøtet slik at man kan spise middag på hytta). Ta med det dere vil spise og drikke vi oppfordrer noen til å bake kake. På årsmøtet lodder vi stemningen for å delta på arrangementet og kjøper inn litt snacks. Vi håper dette kan bli en fin tradisjon slik at vi blir mer kjent med hverandre. 1

2 ÅRSMØTE Lørdag 21. mai 2016 kl. 15:00-17:00 Klubbhuset til Filtvet/Fremad Dagsorden: 1. Åpning og registrering av fremmøtte 2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll 3. Godkjenning av innkallingen 4. Årsmelding Regnskap for 2015 (se vedlegg) 6. Fastsettelse av kontingent for Fastsettelse av dugnadsgebyr for Fastsettelse av honorar til styret og komitemedlemmer 9. Avstemming om vann- og avløpsprosjektet 10. Innkomne forslag 11. Budsjett for 2016 (se vedlegg) 12. Valg 2

3 1. Åpning og registrering av fremmøtte Eventuelle fullmakter må overleveres styret før møtets start 2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll Styret vil ved møtets start foreslå møteleder, referent og undertegnere av protokoll 3. Godkjenning av innkallingen Styrets forslag er at innkallingen godkjennes 4. Årsmelding Styret og komiteer har i bestått av følgende medlemmer: Styret: Merete L. Tobiasen, leder (til 2016) Eva-Margrethe Alstad, styremedlem (til 2017) Even Ungersness, styremedlem (til 2017) Tom Arild Deraas, styremedlem (til 2016) Revisor: Steinar Hem (til 2016) Vannkomiteen: Egil Nilsen (leder) Claus Fasting Jens Borrebæk Joachim Schiøtt Nils Valøen Lars Jørgen Tvedt Trekomiteen: Knut Alstad Steinar Hem Veikomiteen: Thorleif Halden (leder) Steinar Hem Per Svege Strandkomiteen: Gry Halden (leder) Turi Arnesen Siri Kårhus Avløpskomiteen Ulf Stigen Kjell Keseler Petter Sveen Tom Arild Deraas (styrets representant) A. Styremøter Det har vært avholdt fem styremøter. Ett med ny grunneier, Else Marie Rødby. B. Status på vellets veier Styret har ikke mottatt informasjon fra veikomiteen. 3

4 C. Viktige stier på vellets område Styret er av den oppfatning at større stier som benyttes av mange av vellets medlemmer bør gjøres bedre tilgjengelig enn det som er tilfelle i dag. Spesielt gjelder dette passasjene mellom nedre og øvre del av vellet. Arbeid med dette gjøres på dugnadene. D. Bruk av hovedveiene/fellesveiene Kjøring på veiene utover bruk av personbil eller liten lastebil, dvs. kjøring med tunge kjøretøy så som anleggsmaskiner eller større lastebiler, må på forhånd varsles til styret. Det vil kunne bli krevd bankgaranti for å sikre at vellet ikke påføres utgifter ved skader. Styret er i dialog med Vestre Røed Vel om dette da de også benytter deler av Støaveien. Styret og Vestre Røed Vel har dannet en ubyråkratisk veikomite for den delen av Støaveien som er felles. E. Vann: Vi minner om at det er hytteeier selv som har ansvar for vannkran inn til sin hytte, men er det «krise» så må vi i vannkomiteen hjelpe så godt vi kan, har vi deler og tid så stiller vi opp. Dette vil medføre kostnader, deler er enten fra privat(e) lagre eller fra vannkomiteens lager. Det SKAL innmeldes når det igangsettes arbeid som medfører at vannledninger blir berørt. Stor takk til vannkomiteen for godt utført oppdrag før og etter at vannet ble satt på. Info fra vannkomiteen: Vannet ble satt på lørdag den, 9/4-. Vi fant en lekkasje på en 20mm ledning inn til en hytte i Sevjedammen. Her ble stoppekran flyttet og lekkasjen reparert. 20/4- kom det melding fra Filtvet vannverk om at de hadde lokalisert en lekkasje som ligger på vårt hyttefelt. Vennligst hjelp oss, merk din stoppekran. F. Vann og avløp status Styret viser til informasjonsskriv fra april 2016, samt forslag utsendt av Åse Berit Waag (februar 2016). Vann- og avløpskomiteen har bestått av Kjell Keseler, Petter Sveen og Ulf Stigen. Styrets representant i gruppen har vært Tom Arild Deraas. Vi har siden i fjor hatt møter med kommunen, tilsynet for små avløpsanlegg i Drammensregionen, nabovel, grunneier, og fått noe juridisk bistand. Denne vinteren har vi også hatt flere entreprenører på befaring i området vårt, samt kontaktet Gjermund Stuvøy for å sondere en evt prosjektledelse dersom vi skal fortsette prosessen. G. Stranden Styret har ikke mottatt rapport fra strandkomiteen. H. Søknadsplikt etter plan- og bygningsloven Styret minner om at det må sendes søknad til, og foreligge tillatelse fra kommunen før søknadspliktige tiltak kan igangsettes. Naboer og gjenboere skal varsles. Ved tiltak som innebærer kjøring med tunge kjøretøy på velveiene, må styret eller veikomiteen varsles på forhånd. 4

5 I. Søppelsortering Styret minner igjen om ordningen med søppelsortering. Søppelsorteringen går ut på at søppel og avfall skal sorteres i containere fordelt på våtorganisk avfall (beige-brune containere), papir (grønn container merket med navn), og husholdningsavfall (grønn container merket med navn). Slike typer containere er utplassert i Sevjedammen og Støaveien og skal benyttes. Møbler, hageredskaper, byggematerialer eller liknende er ikke husholdningsavfall, og skal fraktes til kommunal søppelplass/søppeldeponi på Follestad på riksvei 23 i Røyken. Spesialavfall som f.eks. bilbatterier, maling, olje, lim eller liknende, kan bare kastes/deponeres på Miljøstasjon. Miljøstasjon finnes ved bensinstasjonen på Tofte. Styret er oppmerksom på at containerne ved Støaveien er felles med VRV, men minner likevel om forholdet. J. Trefelling Styret minner om at trefelling utenfor egen eiendom, herunder godkjent hugging på fellesareal, innebærer en samtidig og umiddelbar plikt til å rydde opp. Alt støyende arbeid bør gjøres slik at naboer hensynstas. Vi henstiller også hytteeierene om å vise velvilje ved forespørsel om felling av trær som sjenerer naboer. Info fra trefellingskomiteen: Det ble i 2015 felt en rekke trær på fellesområdet i forbindelse med dugnader, noe vi også planlegger i år. Det er planlagt en dugnad vår/sommer og en dugnad på høsten. Disse dugnadene er for å få felt mer på fellesområdet langs veier og ledninger. Ved disse dugnadene er det behov for at noen stiller opp ekstra, både med og uten motorsag. Innkalling til disse dugnadene vil bli sendt ut i egne mailer og annonsert på våre facebookside. Trefellingskomiteen er ikke ansvarlig for å felle trær på privat eiendom. Interesserte bes melde seg pr mail til alstad.knut@gmail.com K. Bommer. Vi opplever fortsatt at reglene for låsing av bom ikke følges vinterstid. Det er uheldig med tanke på muligheter for innbrudd og besøk av uvedkommende på hyttefeltet. Ny elektronisk bomløsning er satt opp i Støaveien i samarbeid med Vestre Røed, og samme system er snart oppe i Sevjedammen. Alle hytter har fått tilsendt en brikke hver, det kan fortsatt bestilles flere, og i tillegg kan man legge inn telefonnummer slik at man kan ringe for å få låst opp bommen. Dette vil informeres mer om på årsmøtet. L. Internettside og Facebook Vi minner om internettsiden Hytteeiere kan få passordet ved henvendelse til Merete L Tobiassen (me-tobi@online.no). Vi tenker at nettsiden er moden for fornyelse og tar gjerne mot innspill og bistand fra noen som kan ta på seg å drifte en slik side. Vi har også en egen Facebookside: Kom gjerne med innspill, bilder, historier fra gamle dager etc. Merk at alle hytteeiere fremdeles vil få all viktig informasjon per post eller e-post. 5. Regnskap for 2015 Styret anbefaler at regnskapet godkjennes. (Se vedlegg) 5

6 6. Kontingent 2016 Styret anbefaler at kontingenten på kr ,- opprettholdes. 7. Dugnadsgebyr 2016 Styret anbefaler at dugnadsgebyret forblir kr 500,-. 8. Honorar styret og komiteer Styret anbefaler at honorar til styret og komitemedlemmer opprettholdes. 9. Avstemming om vann- og avløpsprosjektet Styret foreslår at det stemmes ja til følgende prosess (fra informasjon tilsendt medlemmene i april 2016): 1. Vi ønsker at vi går videre med skisseprosjektet og samtidig bestiller et ferdig prosjektert tilbudsgrunnlag fra Norconsult via Kjell Keseler. 2. Da må det bevilges kr, inkl. moms for å få utarbeidet dette. 3. Før prosjekteringen bestilles må vellet danne et andelslag for å unngå momsutgiftene fra dag Når tilbudsgrunnlag er ferdig utarbeidet, sendes dette videre til entreprenørene for en endelig fastpris. 5. Når priser er mottatt vil vi innkalle til ekstraordinært årsmøte med avstemming på om prosjektet skal igangsettes. Det er her det vil bli en bindende påmelding. 10. Innkomne forslag Innkommet forslag fra Åse Berit Waag: Avstemming over at man prinsipielt ønsker en avløpsløsning med grunne rør for minimale inngrep i terreng og økonomisk mulighet for flere å være med, og evt. å direkte akseptere tilbud fra E.O. Jensen AS. Og at det dannes et vann og avløpslag som kan kvalifisere til å få tilbake mva. Styret foreslår at det stemmes nei til dette forslaget, se pkt Budsjett for 2016 Styret anbefaler at budsjettet godkjennes. (Se vedlegg) 6

7 11. Valg Styremedlemmene Merete Lippert Tobiassen og Tom Arild Deraas og revisor Steinar Hem er på valg i år. Nye tillitsvalgte skal velges for to år. Tom Arild Deraas og Steinar Hem har takket ja til gjenvalg. Valgkomiteen har bestått av Ulf Stigen og Ellen Ellingsgard og foreslår følgende: Styremedlem (til 2018): Tom Arild Deraas Styreleder (til 2017 styremedlem til 2018): Einar Kosberg Revisor (til 2018): Steinar Hem Valgkomite: Merete Lippert Tobiassen og Ellen Ellingsgaard 7