Konkurransegrunnlag for leasing av traktor. Ørland kommune. april 2014

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for leasing av traktor Ørland kommune april 2014

2 Anbud for leasing av traktor Iht. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA og FOA) av 16.juli 1999 nr 69, med senere endringer inviterer Ørland kommune til åpen anbudskonkurranse for leasing av traktor. Det påpekes at det ikke er mulig å forhandle med aktuelle leverandører i anbudsprosessen. Kontrakten skal som hovedregel inngås ut fra de opplysninger oppdragsgiver gir i sitt anbudsgrunnlag. Oppdragsgiver kan gi tilleggsopplysninger, som ikke er vesentlige, til anbudsgrunnlaget fram til tilbudsfristens utløp. (jfr. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA) 8.2 ) Da dette er en åpen anbudskonkurranse vil det ikke være mulig å endre prisene etter tilbudsåpningen. Siden endringer ikke er tillatt, er det viktig at anbudsdokumentet leses nøye, slik at det ikke oppstår misforståelser. Anbudsåpningen vil bli en ren registrering av innkomne anbudspriser og har ingen avtalerettslige føringer. Anbyderne kan derfor ikke påberope anbudsprotokollen som grunnlag for rettskrav om kontrakt for levering. Tilleggsopplysninger kan vedlegges på eget ark. Brekstad

3 Innhold 1.0 INFORMASJON OG KONKURRANSEREGLER Oppdragsgiver Konkurransen gjelder Omfang av kontrakten Anskaffelsesprosedyre Kontrakttype Kunngjøring Innlevering av tilbud Konfidensialitet Tilbudsåpning Valg av leverandør Kriterier for valg av leverandør (Tildelingskriterier) Antagelse av tilbud Klagefrist Avvisning Vedståelsesfrist Forbehold / Avvik fra konkurransegrunnlaget Avlysning / forkastelse Kvalifikasjonskrav Etisk handel Prøvekjøring Kontaktpersoner NÆRMERE OM FORESPØRSELEN Behov Krav til dokumentasjon Teknisk spesifikasjon av traktor (minstekrav) Opplysninger Innbytte Opsjon Service og vedlikehold Leveringstid/ sted Dagmulkt SJEKKLISTE Avviksskjema TILBUD HMS Egenerklæring Ørland kommune Konkurransegrunnlag for leasing av traktor apr Side 3

4 1.0 INFORMASJON OG KONKURRANSEREGLER 1.01 Oppdragsgiver Ørland kommune, anlegg og drift, heretter kalt oppdragsgiver Konkurransen gjelder Leasing av ny traktor 6 sylindret hk med automatisk girskifte. Innbytte av traktor New Holland TS 110A 2005 mod. brukt ca timer med Trima 680+C laster. Se pkt. 2.3 for kravspesifikasjon ny traktor og info om innbyttetraktor pkt. 2.5 Ønsker leverandøren å gi tilbud på flere traktorer benyttes skjema 5.0 Tilbuds skjema, og pkt. 2.4 Informasjon må fylles ut for hvert tilbud. Det må klart fremgå hvilket tilbud som hører sammen (nummereres) Omfang av kontrakten. Avtalens totale verdi, inklusive merverdiavgift, forutsatt avtale, antas å utgjøre ca. 0,8-1,3 mill. NOK eks. mva. Innbytte av New Holland TS 110A 2005 mod. brukt ca timer + 680C laster er en del av finansieringen Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse iht. lov om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver fører protokoll som beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen Kontrakttype Leasingavtale som skal over 5 år Kunngjøring Konkurransen er kunngjort på Doffin, den Alle aktuelle dokumenter må lastes ned fra Doffin Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en lukket forsendelse merket: Konkurranse leasing av traktor til følgende adresse: Ørland kommune, boks 401, 7129 Brekstad. Alternativt kan tilbudet leveres i infoskranken i Ørland rådhus. Tilbudet må være oppdragsgiver i hende, senest: Fredag kl. 12:00. Det er anbyders ansvar at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristens utløp. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive leverandører. Tilbudet skal leveres på norsk. De etterspurte opplysninger skal fylles inn. Ørland kommune Konkurransegrunnlag for leasing av traktor apr Side 4

5 1.08 Konfidensialitet Mottatt tilbud vil bli behandlet iht. Lov om offentlige anskaffelser og offentleglova Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud. Tilbudsåpningen vil skje umiddelbart etter anbudsfristens utløp. Tilbudene vil bli åpnet av minimum to representanter fra oppdragsgiver Valg av leverandør. Valg av leverandør/ tilbud vil skje i henhold til Lov om offentlig anskaffelser, basert på det tilbudet som etter en samlet vurdering er det mest fordelaktige for oppdragsgiver Kriterier for valg av leverandør (Tildelingskriterier) Tildelingskriterier Vekting % Priser, inkludert innbyttepris 25 Produktkvalitet, funksjonalitet, brukervennlighet, førermiljø, tekniske løsninger med mer. 45 Leveringstid og leveringsbetingelser: 5 Service, support og opplæring. 15 Garanti 10 Leverandøren med høyest samlet vekting får kontrakt. Oppdragsgiver presiserer at det er oppdragsgivers vurdering av disse punktene, som vil være avgjørende for valg. Det vurderes i forhold til de behov Ørland kommune, anlegg og drift har Antagelse av tilbud. Alle tilbydere vil få skriftlig informasjon om utfallet av tilbudsevalueringen før kontrakt inngås. Klagefrist er satt til 10 dager etter datert brev. Alle tilbud vil bli behandlet etter offentlighetsloven 23, 3 ledd. Avtale mellom Ørland kommune og tilbyder er underlagt Ørland kommunes regelverk om taushetsplikt. Jfr. forvaltningsloven Klagefrist Eventuell klage på tildelingen må være mottatt oppdragsgiver senest 10 dager etter at tilbydere har mottatt beskjed om hvilke leverandør oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med. Eventuell klage skal være skriftlig og begrunnet og sendes: Ørland kommune, Postmottak, Boks 401, 7129 Brekstad. eller postmottak@orland.kommune.no Ørland kommune Konkurransegrunnlag for leasing av traktor apr Side 5

6 1.14 Avvisning. Tilbud som mottas etter innleveringsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser Vedståelsesfrist Tilbudet må vedstås i 3 måneder fra tilbudsfristen Forbehold / Avvik fra konkurransegrunnlaget. Eventuelle forbehold skal beskrives i eget vedlegg til tilbudet og prises. Det er tillatt å levere tilbud som inneholder avvik fra oppstilte minstekrav i konkurransegrunnlaget. Slike avvik skal føres i avviksskjemaet. Leverandøren skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte leverandør. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Er det behov for kommentarer ut over det som kan beskrives i avviksskjemaet henvises det til vedleggs nummer i skjema Avlysning / forkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Kvalifikasjonskrav Følgende kriterier legges til grunn for kvalifisering av leverandøren: Obligatoriske krav: Firmaattest MVA-Attest, ikke eldre enn 6 mnd. Skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd. HMS erklæring 1.19 Etisk handel Oppdragsgiver legger følgende retningslinjer til grunn: Gjennom valg av handelspartnere og ved å bruke sin innflytelse som kunde overfor leverandører og produsenter, skal kjøperen innenfor de begrensninger som til enhver tid følger av norsk og internasjonal rett og avtaleverk bygge opp under en internasjonal anerkjent etisk norm som bidrar til at varer produseres etisk forsvarlig. Ved kjøp av varer skal leverandørene bekrefte at tilbudet ikke inkluderer produkter som er produsert (hele verdikjeden) i strid med ILOs kjernekonvensjoner. Legg ved en bekreftelse på at tilbudet ikke inneholder produkter som strider mot dette vedtaket Prøvekjøring. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å prøvekjøre de tilbudte traktorer. Prøvekjøringen skal foregå på Ørland og tilbudsbrevet skal inneholde opplysninger om hvordan det eventuelt kan gjennomføres. Alle kostnader ifm. prøvekjøring av tilbudte traktorer må dekkes av tilbyder i sin helhet. Prøvekjøringen må finne sted før evalueringen av tilbudene blir gjennomført. Ørland kommune Konkurransegrunnlag for leasing av traktor apr Side 6

7 1.21 Kontaktpersoner Dersom leverandøren ikke finner at konkurransegrunnlaget gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos: E-post: med kopi til I emnefeltet skal skrives: Spørsmål konkurransegrunnlag leasing traktor Ved eventuelle slike henvendelser vil både spørsmålet og svaret bli distribuert til interessenter ved at det legges ut på DOFFIN. Eventuelle spørsmål må rettes til nevnte e post adresser senest 1 uke før innleveringsfrist. 2.0 NÆRMERE OM FORESPØRSELEN 2.1 Behov. Oppdragsgiver benytter traktor med utstyr i stor grad til: Lasting, transport og spredning av veigrus. Lasting/ lossing i forbindelse med leveranser Vintervedlikehold Egnethet til dette behov vil bli vektlagt. 2.2 Krav til dokumentasjon Tilbudet må, i tillegg til krav som fremkommer i dette konkurransegrunnlag, inneholde relevant informasjon som brosjyrer, produktkataloger m.v. 2.3 Teknisk spesifikasjon av traktor (minstekrav). I tilbudet skal følgende inkluderes / besvares Det bes om tilbud på 1 stk. ny traktor med: 6 sylindre med motorstyrke mellom hk. Automatisk girskifte 50km/t 4 hjuls trekk Fjærende foraksel Luftfjærende førersete med armlener og setebelte Passasjersete med sikkerhetsbelte Klimaanlegg Kamera for montering av redskap på laster. DAB+ radio Fjærende hytte El. justerbare og el - oppvarmet speil Vindusvisker med spyler på bakrute Montert motorvarmer Høyt montert brøytelys/kjørelys Arbeidslys min 4 stk. forover, 4 stk. bakover og 1 stk. på hver side av hytte Blitsbjelke tilpasset førerhusbredde 4 frie dobbeltvirkende oljeuttak montert bak på traktor Uttak for hydraulisk hengerbrems Triangelramme montert på traktorens trekkstenger Norsk trekk krok Verktøykasse Skjermer på framhjul Ørland kommune Konkurransegrunnlag for leasing av traktor apr Side 7

8 Lasteapparat Trima +5.1 eller tilsvarende med løftekapasitet 2 tonn + 3. funksjon + demper + hyd. redskapslås I tillegg skal leasingprisen inkludere alle anbefalte og pålagte servicer. Pristilbudet skal innbefatte alt materiell som skal skiftes ut ifm. servicene inkl. alle oljeskift. Serviceintervaller settes opp i forhold til 500 timers bruk av traktoren hvert år i en 5-årsperiode. Oversikt over servicer inkl. oversikt over materiell som skal skiftes og oljeskift skal dokumenteres på eget vedlegg. I tillegg skal tilbudet være inkl. opplæring ifm. maskinopplæring. Inkluderer tilbudsprisen høyere kvalitet, utstyr el. ut over minstekravet er tilbyder selv ansvarlig for å informere om det i vedlegg/tilbudsbrev. 2.4 Opplysninger I forbindelse med tilbudet ønskes følgende opplysninger: Tillatt totalvekt Egenvekt Tillatt nyttelast Tillatt foraksellast Tillatt bakaksellast Støynivå innvendig førerhus (oppgi antall db) Garanti i antall år kg kg kg kg kg db år Spesifisering av hva garantien innebærer må legges ved: Service / reparasjoner, (timepris på verkstedet) kr/t Spesifiser hva opplæringen innebærer på vedlegg. Vedlegg nr.: Maskinkraft tilbudte traktor Maskinbredde med tilbudt dekktype Svingradius (ytre sirkel) hk cm m Liter og trykk som kan leveres på ekstern hydraulikk / Motorturtall ved maks transporthastighet Oppgi type hyttefjæring Maskinhøyde cm Ørland kommune Konkurransegrunnlag for leasing av traktor apr Side 8

9 2.5 Innbytte Det skal gis pris på innbytte av 1 stk. traktor: Innbytte av traktor New Holland TS 110A 2005 mod. brukt ca timer med Trima 680+C laster. Innbyttetraktor besiktiges etter avtale med Svein Løvik, tlf.: Taksering må utføres av tilbyder. 2.6 Opsjon Ingen opsjon antydes. 2.7 Service og vedlikehold Tilbyder må beskrive sin organisasjon og sitt salgs- og serviceapparat med antall ansatte fordelt på de aktuelle avdelinger. 2.8 Leveringstid/ sted Leveringstid må oppgis. Varene skal leveres ved Lerberen ved kommunens lager/verksted, innenfor den leveringsfrist som er avtalt. Levering skal avtales med oppdragsgiver. Før levering skal vår kontaktperson nevnt i pkt. 2.5 orienteres. 2.9 Dagmulkt Ved forsinket levering i forhold til de avtalte leveringsdatoer, som ikke skyldes forhold godkjent av kjøper, vil det bli krevet dagmulkt. Mulktens størrelse beregnes til 1 o / oo av den totale kontraktssum for hver arbeidsdag forsinkelsen varer begrenset oppad til 10 % av kontraktsbeløpet. Leveranser anses ikke ferdig før den er montert, igangkjørt og utprøvet i samsvar med spesifikasjoner/avtale. Leverandøren har ansvar for å fjerne emballasjen dersom ikke noe annet er avtalt. Ørland kommune Konkurransegrunnlag for leasing av traktor apr Side 9

10 3.0 SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for leverandør, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for leverandør og kjøper. Skjemaet nedenfor skal i utfylt stand følge konkurransegrunnlaget/tilbudet. 1 eksemplarer av konkurransegrunnlaget i utfylt stand skal leveres inn. Foruten konkurransegrunnlaget følger følgende vedlegg/ dokumentasjon: Bekrivelse Vedlagt: ja/nei? Dokument dato: Vedlegg nr. Skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd MVA-attest, ikke eldre enn 6 mnd HMS erklæring Firmaattest Tilbudsbrev Beskrivelse av servicer inkl. oversikt over aktuelle byttedeler og oljeskift. Ørland kommune Konkurransegrunnlag for leasing av traktor apr Side 10

11 4.0 Avviksskjema AVVIKSSKJEMA, jfr. pkt Ingen avvik til konkurransegrunnlaget Avvik til konkurransegrunnlaget, vedr. detaljer se etterfølgende tabell Avvik nr.: Avvik vedr. pkt. Avvikstekst Priskonsekvens Ørland kommune Konkurransegrunnlag for leasing av traktor apr Side 11

12 5.0 TILBUD På bakgrunn av, konkurransegrunnlaget, teknisk beskrivelse, spesifikasjon og krav til maskin/utstyr tilbyr undertegnede firma / tilbyder å levere følgende: Leasing av ny traktor 6 sylindrer hk med automatisk girskifte. Tilbud på leasing av ny traktor, type: Driftstimer på tilbudt traktor Årsmodell Tilbuds pris pr. år i kroner eks. mva. m/innbytte Kr eks. mva. pr. år i 5 år Tilbuds pris pr. år i kroner eks. mva. u/innbytte Kr eks. mva. pr. år i 5 år Leveringstid fra en evt. ordre foreligger dager Pristilbudet skal være komplett. Dvs. at innbytte av brukt traktor er trukket fra i tilbudt pris. Det skal sendes 1 faktura pr. år. Det aksepteres ingen form for fakturagebyr eller andre gebyrer. Betalingsfristen skal være 30 dager etter at oppdragsgiver har mottatt faktura. Innbytte av traktor New Holland TS 110A 2005 mod. brukt ca timer med Truma 680+C laster. Innbyttepris på brukt traktor: Kr eks. mva. Innbytteprisen skal ikke brukes i noen vurdering bortsett fra at hvis den settes for lavt kan oppdragsgiver velge å beholde traktoren og selge den selv på det frie marked. Leverandør/tilbyders navn: Organisasjonsnr. Postadresse Postnr.: Poststed: Telefonnummer: Mobilnummer: Kontaktperson: E-postadresse: den / Underskrift Ørland kommune Konkurransegrunnlag for leasing av traktor apr Side 12

13 6.0 HMS Egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljøog sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Ørland kommune Konkurransegrunnlag for leasing av traktor apr Side 13