Kravspesifikasjon. Ved anskaffelse av: Reklamebyråtjenester for Nasjonalt pilegrimssenter (NPS), Riksantikvaren

Transkript

1 Kravspesifikasjon Ved anskaffelse av: Reklamebyråtjenester for Nasjonalt pilegrimssenter (NPS), Riksantikvaren

2 Innholdsfortegnelse 1. Om kunden og produktet Om kunden Om Pilegrimsleden St. Olavsvegene til Trondheim Særskilte Kommunikasjonsoppgaver Presisjon i form, uttrykk og budskap Formidlingsmål Om anskaffelsen Planlagte aktiviteter: Aktivitet: Kampanje 2015: Webutvikling: Generelle markedsføringstiltak: Løpende operativt arbeid Vurderingskriterier: Faglig kompetanse, referansearbeid og erfaring Forståelse av oppgaven Relevant erfaring Team og kompetanse: Kampanje Referansearbeid Leverandørteam: Webutvikling Referansearbeid Leverandørteam Prioritet, leveransesikkerhet og tilgjengelighet Prosess Ressurser Rammeavtaler Pris og betingelser Timespris Underleverandører Reiseutgifter, arbeidssted og språk

3 1. Om kunden og produktet 1.1 Om kunden Nasjonalt pilegrimssenter (NPS) ble etablert , og har ansvar for den statlige pilegrimssatsingen. Hovedoppdraget er å pådrive og koordinere pilegrimssatsingen på et nasjonalt og internasjonalt marked, med et særskilt fokus på Pilegrimsleden St. Olavsvegene til Trondheim. Senteret er organisert under Riksantikvaren og Klima- og miljødepartementet, og er lokalisert sentralt i Trondheim. NPS jobber tett med og har ansvar for en rekke regionale pilegrimssentre (RPS) som skal gi informasjon og veiledning om pilegrimsvandring, og bidra til utvikling av Pilegrimsleden og vandringer i sine regioner. De regionale pilegrimssentrene er lokalisert langs Gudbrandsdalsleden fra Oslo til Trondheim, henholdsvis i Oslo, Gran, Hamar, Hundorp, Dovre og Trondheim. NPS har ansvar for nettstedet som er en brukerrettet nettsted knyttet opp til Pilegrimsleden St. Olavsvegene til Trondheim. NPS vil også få en egen nettside i februar 2015 som er en faglig nettside rettet mot forvaltingen, næringsaktører med flere. En grafisk profil for satsingen er etablert, og vil være grunnlag for utarbeidelsen av nytt grafisk materiell jf. aktivitetene beskrevet i pkt Om Pilegrimsleden St. Olavsvegene til Trondheim Den kulturhistoriske arven til Pilegrimsleden St. Olavsvegene til Trondheim går nesten 1000 år tilbake i tid og den nasjonale satsingen tar sikte på å øke bruken av dette kulturminnet ved å legge til rette for økt og bærekraftig bruk. Det er politiske vedtatt at dette skal skje innenfor områdene næring, miljø, kultur og kirke. Utviklingen av Pilegrimsleden som et eget kulturhistorisk reiselivskonsept, attraktivt for norske og internasjonale brukere, står sentralt i dette arbeidet. 1.3 Særskilte Kommunikasjonsoppgaver Presisjon i form, uttrykk og budskap En nøkkelutfordringen kommunikasjonsmessig ligger i å kombinere de immaterielle kvalitetene knyttet til særegne opplevelser av natur, historie og kultur, med de materielle kvalitetene til produktet og tilhørende leverandører av varer og tjenester langs leden. Denne balansegangen kan være krevende, men er viktig for å ikke ofre autentisiteten i produktet som anses for å være produktets viktigste kvalitet overfor et krevende nisjemarked Formidlingsmål Det er et vedtatt mål for å øke det norske markedets kjennskap til og bruk av Pilegrimsleden som et levende kulturhistorisk reiselivskonsept. Det skal også satses med tilsvarende målsettinger på internasjonale markeder som Tyskland, Nederland, Sverige, Danmark og USA. 3

4 Innovativ og god digital formidling samt sterk synlighet i media er viktige mål. NPS ønsker at Pilegrimsledens digitale kanaler skal være attraktive, innholdsmessig og med høyt og aktivt besøk. Vi ønsker en digital innholdsstrategi og drift - som inspirerer leserne og som medfører økt bruk av Pilegrimsleden. 2. Om anskaffelsen NPS ønsker å inngå en rammeavtale med et reklamebyrå som kan levere reklame, design- og digitale tjenester. Kunden har en rekke oppgaver som må løses over en periode og finner det derfor formålstjenlig å knytte til seg en leverandør med en samlet kompetanse som svarer til oppgavene som skal løses. Kontraktens ramme er på NOK (inkl. MVA), med forbehold om at kontraktens størrelse vil begrenses av hvilke aktiviteter (og omfanget av disse) som byrå og kunden bestemmer seg for å gjennomføre. 3.0 Planlagte aktiviteter: 3.1 Aktivitet: Kampanje 2015: Det skal planlegges en kampanje for Pilegrimsleden St. Olavsvegene til Trondheim i forkant av og underveis i sesongen Målet med kampanjen er å øke kjennskapen til og bruken av Pilegrimsleden. Leverandør: Kampanjens budskap, kanalvalg og verktøy vil bestemmes sammen med valgt byrå. Det forventes imidlertid at kampanjen skal integrere sosiale medier og digital kommunikasjon som verktøy. Inngående kunnskap og bruk av Google Analytics er viktig. Det vil også trolig kreves ressurser fra byrået for å jobbe med driften av kampanjen underveis. Det vil også tilfalle leverandøren å sørge for ressurser innen videoproduksjon, enten ved egne konsulenter eller underleverandører. En eller flere eventuelle videoer skal tilpasses digital formidling og utformes med tanke på spredning i sosiale medier. Det er sentralt at kampanjen for 2015 har elementer som er gjenbrukbare og at fremtidige kampanjer kan bygges på tilsvarende innhold og uttrykk. 3.2 Webutvikling: I kontraktsperioden vil kunden fortsette arbeidet med nettsidene og Kunden ønsker kontinuerlig bistand med innholdsstrategi, konverteringsoptimalisering samt søkemotoroptimalisering. Det er også behov for bistand og rådgivning ved innholdsproduksjon i kundens digitale kanaler. 4

5 Leverandør: Byrået forventes å være en viktig del av både planleggings- og utviklingsarbeidet av eksisterende og nye digitale formidlingsverktøy. Byrået vil ha en aktiv rolle i å skreddersy grensesnittene til nye funksjonaliteter som skal integreres på disse. Nettsiden pilegrimsleden.no er også et planleggingsverktøy og det vil være viktig for kunden at byrået bistår i idéutviklingen, så vel så det grafiske. Det vil også være en fordel hvis byrået (eller underleverandører) har erfaring med kartbaserte web-verktøy. Byrået skal også sørge for underleverandører for å dekke behov for utvikling av nettsider, mobilapplikasjoner (de største plattformene), mobiltilpasset hjemmesider, videoproduksjon (så fremt ikke noen av disse inngår i byråets tjenesteportefølje). Hvis byrået kan skaffe tilveie en underleverandør av GIS-tjenester vil dette være et pluss Generelle markedsføringstiltak: NPS skal styrke formidlingen av Pilegrimsleden gjennom kampanjer, mediekontakt, møtevirksomhet, konferanser, messer og andre markedsføringsaktiviteter. Leverandøren: Byrået skal råde kunden løpende i forbindelse med markedsføringsføring- og kommunikasjonsarbeid i hele kontraktsperioden. Dette gjelder også tolkning av trafikkdata i forbindelse med en kampanje og rådgivning ifm. annonseplassering i media for å nå de viktigste målgruppene. Det arbeidet vil gå løpende både i og utenfor sesong (mai - september). 3.4 Løpende operativt arbeid NPS vil levere løpende bestillinger etter behov med kort leveringsfrist. Leverandøren: Byrået må også ha kapasitet til levere løpende grafiske og digitale tjenester og tekstproduksjon utenover de planlagte hovedaktiviteter til NPS igjennom året, også i sesongen. Byrået må også parallelt kunne allokere noe ressurser til våre regionale aktører ved behov, både i form av grafiske tjenester, tekstproduksjon, kontakt med underleverandører og rådgivning (jf. 3.3). 4.0 Vurderingskriterier: Det er ønskelig at leverandøren svarer på dokumentasjonskravene, spørsmålene og godkjenner vilkårene under punkt 5., 6., og 7. i tilbudsdokumentet. 5

6 5. Faglig kompetanse, referansearbeid og erfaring 5.1. Forståelse av oppgaven a. Redegjør for byråets forståelse av kommunikasjonsutfordringer knyttet til formidlingen av Pilegrimsleden. Her er det også ønskelig med refleksjoner knyttet til blant annet innhold, verktøy, nedslagsfelt og ambisjonsnivå for markedsføring Relevant erfaring a. Redegjør for byråets erfaring med aktører innen kultur/reiseliv/friluftsliv. Legg ved prosjekt-cv med relevante prosjekter og redegjør for type leveranser Team og kompetanse: a. Tilbyder skal fremlegge CV for konsulent(er) som dedikeres for levering av oppdraget. CV skal angi akademisk grad og fagbakgrunn/ utdannelse og relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag. 5.4 Kampanje Referansearbeid a. En eller flere (maks. tre) referansecase for kampanjer innen kultur, reiseliv, friluftsliv eller andre områder som vurderes som relevante for kunden. b. Vedlagte ideskisser/forslag for kampanjen Pilegrimsleden 2015 (arb.tittel) vil telle positivt Leverandørteam: a. Foreslåtte leverandører jf. pkt 3.1 b. Hvis mulig, dokumenter/redegjør for samarbeidsrelasjoner med leverandører. c. Referansearbeid videoproduksjon (helst produksjoner byrået har vært involvert i, men egne produksjoner fra underleverandører er tilstrekkelig). 5.5 Webutvikling Referansearbeid a. Tre referansecase på nettside, applikasjoner og/eller mobiltilpassede hjemmesider, sosiale media kampanjer byrået har jobbet med. Her presenteres det som føles mest relevant, enten det er en totalløsninger, eller utdrag fra tre ulike prosjekter. Helst bør én eller flere være kartbaserte tjenester Leverandørteam a. Foreslåtte leverandører innen områdene jf. pkt 3.2 (så fremt denne kompetansen finnes i byrået) b. Hvis mulig, dokumenter/redegjør for samarbeidsrelasjoner med leverandører. 6

7 6. Prioritet, leveransesikkerhet og tilgjengelighet 6.1 Prosess a. Forslag til rutiner og arbeidsprosess for å sikre effektive prosesser 6.2 Ressurser a. Redegjør for kundens prioritet i den øvrige porteføljen, leverandørens leveransesikkerhet og ekstra ressurstilgjengelighet ved særskilte behov. 6.3 Rammeavtaler a. Redegjøre for en eller flere referansekunder på rammeavtaler av tilsvarende størrelse og type leveranser. 7. Pris og betingelser 7.1 Timespris a. Angi timespris for konsulentene i teamet i bilag 7. Priser skal oppgis i NOK eks mva. b. Vis den andelsmessige fordeling av timene i rammen fordelt på de ulike konsulentene i teamet med respektive timessatser 7.2 Underleverandører a. Hvis en betydelig andel av oppgavene skal utføres av underleverandører vil det være relevant å oppgi timesatser for de viktigste av disse. 7.3 Reiseutgifter, arbeidssted og språk a. Det er påkrevd at alle arbeidsmøter avholdes i Trondheim i kontraktsperioden. Hvis leverandør ikke holder til i Trondheim ønskes en redegjørelse for kommunikasjonsbehov og reiseutgifter som er i samsvar med aktivitetene i pkt. 3.0 b. Eventuelle reisekostnader i forbindelse med oppdraget skal avtales med oppdragsgiver på forhånd. Reise- og oppholdsutgifter til oppdraget dekkes etter statens satser. Reisekostnader og oppholdsutgifter til/fra arbeidssted er oppdragsgiver uvedkommende og skal være innbakt i timepris. c. Arbeidsspråk er norsk. 7

8 8