Konkurransegrunnlag. Rammeavtale for utvikling av e-læring. Saksnummer 2010/01045

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Rammeavtale for utvikling av e-læring Saksnummer 2010/01045

2 INNHOLDSFORTEGNELSE FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 1. OPPLYSNINGER OM ANSKAFFELSEN OPPDRAGSGIVER KUNNGJØRING BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Omfang av leveransen Tekniske krav Krav til eierskap og drift Krav til kompetanse hos konsulenter som skal utføre oppdraget - tilgjengelighet Bestillingsrutiner PRIS BRUK AV UNDERLEVERANDØRER AVTALEPERIODE / LEVERINGSTID TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN ALTERNATIVE TILBUD LEVERINGSSTED KOMMUNIKASJON VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN FORBEHOLD 7 2. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TILBUDSFRIST LEVERING VEDSTÅELSESFRIST TIDSPLAN 7 3. KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE KRAV TIL LEVERANDØREN KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER 8 4. KRAV TIL TILBUDET UTFORMING AV TILBUDET KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER Pedagogisk, grafisk og teknisk tilrettelegging Kompetanse og kvalitet AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD STANDARDAVTALE ANNET Krav til leverandørens lønns- og arbeidsvilkår Taushetsplikt VEDLEGG 11 Side 2 av 11

3 1. Opplysninger om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/ Personalseksjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Kontaktperson: Felix Röber, Solvår Fredriksen og Petter S. Dyrhol Telefon: Telefaks: E-post: Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg har Riksrevisjonen en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, informasjon og koordinering av internasjonalt arbeid. Riksrevisjonen har et omfangsrikt opplæringstilbud for sine ansatte. Personalseksjonen har det overordnede ansvaret for tilrettelegging og administrasjon av opplæringen, mens gjennomføringen som oftest skjer i samarbeid med fagavdelingene. Opplæringen omfatter både introduksjonsprogram og en rekke temaer innen bl.a. revisjon, IKT, forvaltning og kommunikasjon. Læringsformene er både klasseromskurs og e-læring eller en blanding av disse. Alle medarbeidere i Riksrevisjonen har tilgang til egen PC der e-læring kan gjøres tilgjengelig. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen den 19. juli 2010 og har kunngjøringsnummer Beskrivelse av anskaffelsen Riksrevisjonen ønsker å inngå rammeavtale med 1 leverandør om bistand til utvikling av e-læring. Side 3 av 11

4 Riksrevisjonen er ansvarlig for det faglige innholdet i e-læringen, og ønsker å kjøpe tjenester som omfatter både teknisk og pedagogisk bistand til å produsere e-læring samt til prosjektstyring. Med teknisk og pedagogisk bistand menes pedagogisk tilrettelegging og manusproduksjon, grafisk tilrettelegging og produksjon av innholdselementer som illustrasjoner, foto, video og lyd, og produksjon av selve e-læringskurset. Ved større oppdrag kan det være aktuelt at leverandøren utfører prosjektlederoppgaver. Tilbudet skal inneholde følgende informasjon: 1. Pedagogisk tilrettelegging: kort beskrivelse av leverandørens tilnærming og dokumentasjon gjennom presentasjon av tre e-læringsproduksjoner, hvor sentrale rammer for opplæringen og de viktigste pedagogiske grepene beskrives. 2. Grafisk tilrettelegging: kort beskrivelse av leverandørens tilnærming og dokumentasjon av relevante deler av tre e-læringsproduksjoner ved hjelp av skjermdump med kommentarer, slik at det viser design og konseptløsninger som leverandøren har produsert tidligere. 3. Teknisk tilrettelegging: Beskrivelse av tekniske forhold som er relevante for at e-læringen skal kunne kjøres i Riksrevisjonens nettverk og fra Didac Trainer 5.0, herunder programvare og filformat som benyttes til produksjon av selve e-læringskurset og foretrukket programvare og filformat på sentrale elementer i kurset, som foto, illustrasjoner, animasjoner, video, audio, osv. 4. Prosjektstyring: Beskrivelse av leverandørens prosjektmodell for produksjon av e- læring. Modellen skal gi en utfyllende beskrivelse av hvordan prosessen fra behovsanalyse via manus, produksjon og kvalitetssikring frem til leveranse foregår, herunder hvordan samarbeid og kommunikasjon med oppdragsgiver og eventuelle underleverandører legges opp. 5. Kompetanse: CVer med beskrivelse av aktuelle konsulenters faglige kompetanse, erfaring og personlige egenskaper i henhold til kravene i konkurransegrunnlagets punkt samt 2 referanser for tilbudte konsulenter Omfang av leveransen Vi har per i dag et konkret behov for å produsere e-læring innen to områder: Public 360 og Introduksjonsprogram for nyansatte. Ut over dette vil det erfaringsmessig også å bli behov for å tilrettelegge for e-læring innenfor andre områder i avtaleperioden. Public 360 Riksrevisjonen har tatt i bruk Public 360 fra Software Innovation som arkivsystem med fullelektronisk arkivering. Det gjenstår å ta i bruk en del saksbehandlerfunksjoner, blant annet fordelingsfunksjon og enkel saksflyt. Opplæringen (herunder e-læring) vil omfatte både rutiner og ansvar knyttet til saksbehandling og hvordan Public 360 skal brukes i den forbindelse. Det er pr i dag vanskelig å si noe konkret om omfanget av e-læringen, men det tas sikte på oppstart av arbeidet så snart rammeavtalen er inngått. Introduksjonsprogram for nyansatte Vi har i dag et e-læringsprogram med en rekke temaer som vi ønsker å oppgradere, både mht innhold og form. Dagens program har en gjennomføringstid på 2-2,5 timer, og er en obligatorisk forberedelse til introduksjonskurs i klasserom. Arbeidet med dette kurset Side 4 av 11

5 startes opp mest sannsynlig 1. halvår 2011 og vil gjennomføres i samarbeid med Riksrevisjonens personalseksjon Tekniske krav Riksrevisjonen bruker Didac Trainer 5 som LMS, og e-læringen skal primært distribueres fra denne plattformen. E-læring som distribueres fra LMS'et skal leveres etter spesifikasjonene i SCORM 1.2. Vi kjører i dag flash versjon og Windows Media Player versjon 11. Mediefiler ønsker vi primært kjørt på Windows Media Player. Vi tillater standard java-scripting, med enkelte restriksjoner som vurderes i hvert tilfelle. Alle elementer i e-læringen skal leveres både i produksjons og editerings (rådata) form. Dette gjelder spesielt elementer som video, audio og flash, men også selve e-læringskurset dersom det leveres i kompilert form Krav til eierskap og drift Riksrevisjonen skal ha eksklusiv bruksrett og eierskap til produsert e-læring med mulighet for gjenbruk og videreutvikling ved hjelp av tredjepart eller på egenhånd. Etter avtaleperiodens utløp skal Riksrevisjonen selv eller i samarbeid med annen leverandør kunne oppdatere og videreutvikle leverte e-læringer. E-læringen skal fritt kunne deles med andre offentlige virksomheter som Riksrevisjonen bestemmer Krav til kompetanse hos konsulenter som skal utføre oppdraget - tilgjengelighet Tilbudte konsulenter må ha erfaring fra tilsvarende oppdrag og ha god nettpedagogisk kompetanse. Konsulentene må ha gode norskkunnskaper både skriftlig og muntlig, samt gode kommunikasjons- og samarbeidsevner. Konsulentene må kunne jobbe selvstendig, strukturert og innenfor de frister som prosjektplanen legger opp til. Ved avrop der leverandør skal overta prosjektstyringen er det særskilt viktig at den ansvarlige konsulenten har prosjektledererfaring. Leverandøren må i tilbudet angi forventet ledig kapasitet til (alt. tilgjengelighet for) de tilbudte konsulentene Bestillingsrutiner Riksrevisjonen ønsker primært å kunne foreta avrop i henhold til avtalen på åtte ukers varsel, for større oppdrag (for eksempel produksjon av nye kurs der leverandør også overta prosjektstyringen) og to ukers varsel for mindre oppdrag (for eksempel justering av kurs produsert innenfor rammeavtalen). Det konkrete oppstarttidspunktet avklares ved det enkelte avrop for å sikre best mulig fremdrift og bemanning for avropet. Dersom leverandøren ved det enkelte avrop må tilby andre konsulenter enn de som blir presentert i tilbudet, forutsettes konsulentene å ha tilsvarende kompetanse og de må godkjennes av Riksrevisjonen. Side 5 av 11

6 1.4 Pris Det skal oppgis priser på følgende: Timepris på teknisk og pedagogisk tilrettelegging og produksjon av e-læringen Timepris på spesielle tjenester som videoproduksjon, animasjoner, mv Timepris på prosjektledelse/prosjektstyring Andre relevante priser Alle forespurte priser/kostnader må være oppgitt inkl. merverdiavgift. I tillegg skal mekanismer for justering av pris i avtaleperioden og ved eventuell innløsning av opsjon beskrives. 1.5 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens ressurser. 1.6 Avtaleperiode / leveringstid Avtalen vil ha en varighet på ett år fra tidspunktet for avtaleinngåelse, med opsjon på forlengelse i ytterligere tre år. Det tas sikte på at avtalen løper fra 1. november Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 1.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 1.9 Leveringssted Tjenesten vil delvis bli utført hos leverandøren og delvis ved Riksrevisjonens hovedkontor i Oslo, Pilestredet Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen iht. FOA 8-2. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget blir sendt til alle som har meldt sin interesse for utlysningen på Doffin. Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan det skriftlig stilles spørsmål eller bes om tilleggsopplysninger, se adresse nedenfor. Frist for å sende inn slike spørsmål er Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har meldt sin interesse for utlysningen på Doffin. All kommunikasjon vedrørende konkurransedokumentene og anskaffelsen for øvrig, skal rettes skriftlig pr. e-post til postmottak@riksrevisjonen.no og merkes Rammeavtale for utvikling av e-læring v/ Solvår Fredriksen; Petter Dyrhol; Felix Röber. Side 6 av 11

7 1.11 Forbehold Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av leverandørens tilbud. Har tilbyder innsigelser/forbehold mot noen del eller formuleringer i denne utlysningen, må disse spesifiseres i tilbudet for å være gyldige. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne der det er relevant, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandlinger. Alle interesserte leverandører inviteres til å gi tilbud. Det vil bli forhandlet med de 3-5 høyest rangerte etter vurdering og vekting av tildelingskriteringene. Hele tilbudet kan være gjenstand for forhandling. 2.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist: 27. august 2010, kl Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «Rammeavtale for utvikling av e-læring» og sendes eller leveres til: Postadresse: Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 2.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 31. desember Tidsplan Tilbudsfrist: 27. august 2010, kl Forhandlinger: ca september 2010 Kontraktstildeling: ca. 1. november 2010 Side 7 av 11

8 3. Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav til leverandøren Følgende dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet: o Skatteattester som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp: - skatteattest for skatt - skatteattest for merverdiavgift o HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Eksempel på egenerklæringsskjema som kan benyttes ligger vedlagt som egen fil, vedlegg Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon: Firmaattest 3.3 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Det kreves god soliditet. Dokumentasjon: o Leverandørens siste årsberetning og nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. o Leverandørens årsregnskap for de to siste regnskapsår. 3.4 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves erfaring fra lignende oppdrag, dvs. flere e-læringsproduksjoner for en og samme oppdragsgiver over en lengre periode. Dokumentasjon: o Kort presentasjon av firmaet med kompetanseområder o Oversikt over selskapets konsulentstab som kan være relevante for Riksrevisjonens oppdrag o Oversikt over relevante lignende oppdrag siste to år, med en kort beskrivelse av oppdragets innhold, omfang og verdi, oppdragsgiver, kontaktperson og tidsramme for oppdraget (fra bestilling til leveranse). Side 8 av 11

9 4. Krav til tilbudet 4.1 Utforming av tilbudet Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Det skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med innholdsfortegnelse og inndelt i vedlegg som beskrevet nedenfor. I tillegg skal tilbudet leveres i elektronisk format, helst i en scannet versjon (PDF/A- format e.l.). På grunn av retten til dokumentinnsyn etter offentleglova 23 tredje ledd, skal det også leveres en sladdet versjon av tilbudet. Tilbyder bes å sladde informasjon som tilbyder mener er omfattet av bestemmelsene om taushetsplikt i offentleglova og forvaltningsloven. Riksrevisjonen forbeholder seg retten til å vurdere om tilbyders sladding er i overensstemmelse med nevnte lover. Obligatoriske krav 1. Tilbudsbrev skal være datert og underskrevet av en person med fullmakt. 2. Skatteattester: a. For skatt b. For merverdiavgift 3. HMS- erklæring, jfr. vedlegg 1, eget skjema. Krav til leverandøren 4. Firmaattest 5. Leverandørens siste årsberetning, og nyere opplysninger som har relevans for foretakets økonomi 6. Leverandørens årsregnskap for de to siste regnskapsår Krav til leverandørens kvalifikasjoner 7. Oversikt over relevante lignende oppdrag siste to år, med en kort beskrivelse av oppdragets innhold, omfang og verdi, oppdragsgiver, kontaktperson og tidsramme for oppdraget (fra bestilling til leveranse). Beskrivelse av leveransen, jf. pkt Pedagogisk tilrettelegging: beskrivelse og dokumentasjon av tre e-læringsproduksjoner. 9. Grafisk tilrettelegging: Beskrivelse og dokumentasjon av relevante deler av tre e- læringsproduksjoner. 10. Teknisk tilrettelegging: Beskrivelse av tekniske forhold som er relevante for at e- læringen skal kunne kjøres i Riksrevisjonens nettverk og fra Didac Trainer Kompetanse: CV for tilbudte konsulenter, med 2 referanser 12. Prosjektstyring: Leverandørens prosjektmodell for produksjon av e-læring. Annen dokumentasjon 13. Pris: Alle forespurte priser/kostnader må være oppgitt, pkt 1.4. Side 9 av 11

10 Innsigelser/forbehold 14. Har tilbyder innsigelser/forbehold mot noen del eller formuleringer i denne utlysningen, må disse spesifiseres i tilbudet for å være gyldige. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 4.2 Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 5. Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterier Pedagogisk, grafisk og teknisk tilrettelegging av leveransen, jf pkt Vekting 30 Kompetanse og kvalitet, jf pkt Pris, jf pkt Følgende er en presisering av hva som legges i tildelingskriteriene Pedagogisk, grafisk og teknisk tilrettelegging Tilbudet vil bli vurdert ut i fra i hvilken grad det oppfyller følgende kriterier: - Tydelig faglig tilnærming til e-læring som en av flere læringsformer og begrunnelse for valg av pedagogisk design i ulike situasjoner, jfr beskrivelse av tidligere oppdrag ovenfor - Tydelig faglig begrunnelse for valg av grafisk design, struktur, navigasjon, mv i ulike situasjoner, jf beskrivelse av tidligere oppdrag ovenfor - Teknisk tilrettelegging preget av enkelhet og bruk av programvare og filformater som er kompatibel med Riksrevisjonens systemer Kompetanse og kvalitet Tilbudet vil bli vurdert ut i fra i hvilken grad det oppfyller følgende kriterier: - Kompetanse hos tilbudte konsulenter der nettpedagogikk og prosjektledelse vil veie tyngst - Kvalitet på prosjektmodellen som sikrer fremdrift, nødvendig kommunikasjon mellom involverte parter og kvalitetssikring av utviklete e-læringsprogrammer Side 10 av 11

11 5.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 6. Kontraktsmessige forhold 6.1 Standardavtale For denne anskaffelsen brukes siste versjon av Statens standardavtale for konsulentoppdrag. 6.2 Annet Følgende kontraktsklausuler kommer i tillegg til angitte kontrakt: Krav til leverandørens lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren og eventuelle underleverandører plikter på forespørsel å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til de av sine ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.. Dersom leverandøren eller underleverandør ikke oppfyller vilkårene i første eller andre avsnitt, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen. Beløpet skal minimum tilsvare et beløp på 2 ganger den anslåtte besparelse for leverandør eller underleverandør Taushetsplikt Taushetspliktbestemmelsene i lov om Riksrevisjonen av 7. mai 2004 nr og instruks for informasjonssikkerhet i Riksrevisjonen pkt. 3.2 kommer til anvendelse for partene. Leverandøren skal følge instruks for informasjonssikkerhet i Riksrevisjonen og tilhørende retningslinjer for sikring av konfidensiell informasjon og annen sikkerhet. Disse skal gjøres tilgjengelig for leverandøren. Leverandøren skal også påse at underleverandører blir pålagt å følge ovennevnte bestemmelser. Leverandøren, eventuelle tredje part(er) og underleverandør(er) skal undertegne taushetserklæring. 7. Vedlegg Som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget følger: 1. HMS-egenerklæringsskjema (egen pdf-fil) Side 11 av 11