VEILEDNING TIL LEVERANDØR

Transkript

1 Tilbudsgrunnlag del 1 VEILEDNING TIL LEVERANDØR Tidligere versjon av tilbudsgrunnlaget utgår og erstattes ved foreliggende revisjon 1. Tekst som utgår er markert med overstrøket tekst. Ny tekst er markert med rød farge. Side I

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Trondheim og Melhus kommuner 1 INNBYDELSE ORIENTERING OM OPPDRAGET GENERELT TILBUDSGRUNNLAGET TILBUDSBEFARING KVALIFIKASJONSKRAV TILDELINGSKRITERIER KOSTNADER GJENNOMFØRINGSEVNE TILBUDET ORGANISERING AV TILBUDET FORBEHOLD OG AVVIK ALTERNATIVE FRISTER SPRÅK VALUTA VEDSTÅELSESFRIST TILBAKEKALLING AV TILBUD RETUR AV TILBUD INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSÅPNING OPPDRAGSGIVERS EVALUERING AV TILBUD EVALUERING TILDELING MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE KRAV TIL TILBUDSDOKUMENTASJON... 9 Side II

3 1 INNBYDELSE Melhus og Trondheim kommuner innbyr leverandører 1 til åpen tilbudskonkurranse over de nasjonale terskelverdiene. Konkurransen omfatter utarbeidelse av forprosjekt for vannledning og spillvannsledning for ny forbindelse mellom vannforsyningsanleggene i Melhus og Trondheim kommuner, samt overføring av spillvann fra Melhus til Trondheim kommunes hovedledning på Heimdal. Prosjektet er i det etterfølgende benevnt RSMT-prosjektet (Reservevannforsyning og Spillvann for Melhus og Trondheim kommuner) og omfatter tiltak både ved de kommunale vannforsyningsanleggene i Melhus og Trondheim kommuner, samt tiltak ved hovedanleggene for spillvann i de to kommunene. Forprosjektering i RSMT-prosjektet omfatter følgende delprosjekter: P-01: P-02: P-03: P-04: P-05: P-06: P-07: Forprosjekt vannledning Kolstad-Kattem. Opsjon for detaljprosjektering av samme parsell. (Forprosjektet er under utarbeidelse) Forprosjekt for inntak, silanlegg og tunnel ved Benna. Forprosjekt for vannbehandlingsanlegg og pumpestasjon ved Benna, samt pumpestasjon på Kolstad. Forprosjekt for vannledning fra vannbehandlingsanlegg ved Benna til Holem. Opsjon på kvalitetssikring av dimensjoneringsforutsetninger, detaljering og utarbeidelse av tilbudsgrunnlag for kontrahering av leverandører til vannledningsrør for hele parsellen mellom vannbehandlingsanlegg Benna og pumpestasjon Kolstad. Forprosjekt for vannledning fra Holem til Kattem, samt for spillvannsleding fra Aundalen til Ust. Forprosjekt for spillvannsleding fra Ust til Bjørndalen. Grunnundersøkelser Benna-Heimdal Denne konkurransen gjelder delprosjekt P-05 og omfatter rådgivende ingeniørtjenester for utarbeidelse av forprosjekt for vannledning på parsellen Holem-Kattem, samt spillvannsledning på parsellen Aundalen-Ust. Konkurransen gjennomføres som en åpen tilbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser Del III Anskaffelser over EØS-terskelverdien 14.1 og Det vises til Avtale om gjennomføring av oppdraget vil bli basert på Trondheim kommunes avtaleformular, jf. tilbudsgrunnlagets del 2. Som spesielle tilbudsregler for denne konkurransen gjelder dette dokument. Disse konkurransebestemmelsene supplerer forskriften og skal i tilfeller av motstrid gjelde foran forskriftens bestemmelser. Hvor forskriftens bestemmelser ikke kan fravikes ved avtale, skal forskriftens bestemmelser legges til grunn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at valg av leverandør ene og alene tas på basis av mottatte tilbud og leverandør må påse at tilbudet inneholder nødvendig dokumentasjon. Leverandør må kontrollere at han har tatt ut alle dokumenter som angitt i innholdsfortegnelsen. Dersom dokumenter mangler eller er uklare, vennligst ta kontakt med oppdragsgiver per e-post, til adresse angitt i kapittel 2.2. Konkurransen er utlyst i Adresseavisen , og i DOFFIN- og TED-databasen. Lykke til med tilbudet! Melhus/Trondheim 10. desember 2009 Trondheim kommune, Stabsenhet for byutvikling Halvard Kierulf Sjefingeniør Sign. Melhus kommune, Teknisk drift Elisabeth Cathrine Sørli Nordskag Prosjektleder/avd.ing. Sign. 1 Med leverandør menes tilbyder/rådgivende ingeniørfirma, samt eventuelle underleverandører/samarbeidende firma som inngår i leverandørens tilbud. Side 1

4 2 ORIENTERING OM OPPDRAGET 2.1 Generelt Nærmere beskrivelse av RSMT-prosjektet framgår av tilbudsgrunnlagets del 3. Foreliggende prosjekteringsoppdrag, delprosjekt P-05 omfatter utarbeidelse av forprosjekt for ny vannledning fra Holem i Melhus og fram til et nærmere definert punkt like sør for boligområdet Kattem i Trondheim kommune. Samlet ledningsstrekning er ca. 11 km. Oppdraget omfatter dessuten utarbeidelse av forprosjekt for hovedledning spillvann fra Aundalen i Melhus og fram til Ust. Samlet ledningsstrekning er ca. 8 km. Mellom Aundalen og Ust skal vann- og spillvannsledningene følge samme trase. Det inngås avtale med kun en avtalepartner. Avtalen skal dekke samtlige relevante fag for gjennomføring av oppdraget. Leverandør har ikke anledning til kun å tilby deler av oppdraget. Framdriftsforutsetninger i RSMT-prosjektet framgår av tilbudsgrunnlagets del 7. Delprosjekt P-05 skal ferdigstilles klar for byggherrebehandling Tilbudsgrunnlaget Tilbudsgrunnlaget består av sju deler, del 1-7 som vist nedenfor. Tilbudsgrunnlaget ligger på Doffin og i TED-databasen. I tilbudsgrunnlagets del 5 er det listet opp diverse dokumenter og tegninger som inngår som del av tilbudsgrunnlaget. Disse dokumentene ligger på ekstern server. Sistnevnte dokumenter finnes på følgende lenke: Leverandør må selv hente ut tilbudsgrunnlagets del 1-7, samt supplerende dokumenter og tegninger. Tilbudsgrunnlaget består av følgende hoveddeler: Del 1: Veiledning til leverandør Del 2: Avtaledokument Del 3: Arbeidsomfang Del 4: Vederlag Del 5: Tegninger og supplerende tekniske dokumenter Del 6: Attester og annen dokumentasjon Del 7: Tidsplan Ved kontraktsinngåelse vil ovennevnte dokumenter inngå som kontraktsdokumenter. I tillegg vil eventuelle møtereferater og korrespondanse før kontraktsinngåelse inngå. Som grunnlag for konkurransen gjelder denne forespørsel inklusive dokumenter som er nevnt foran i dette kapittel. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger legges ut i databasene inntil 6 dager før tilbudsfristens utløp, inngå. Spørsmål til tilbudsgrunnlaget må oversendes skriftlig, fortrinnsvis per e-post til halvard.kierulf@trondheim.kommune.no med kopi til postmottak@trondheim.kommune.no Henvendelsen skal merkes med: RSMT Delprosjekt P-05. Byggherrens svar på slike spørsmål vil bli lagt ut på databasen på samme måte som annen informasjon som inngår i tilbudsgrunnlaget. Leverandør må selv hente ut slik eventuell tilleggsinformasjon. Spørsmål besvares inntil 6 dager før tilbudsfristen. Tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver vil kunne bli gitt innen samme frist. Side 2

5 2.3 Tilbudsbefaring Det vil bli gjennomført felles tilbudsbefaring med oppmøte ved Buen helse- og omsorgssenter, Lenaveien i Melhus sentrum den 17. desember 2009 kl Det vil på befaringen bli gitt generell informasjon om konkurransens gjennomføring og tilbudsgrunnlagets innhold. Egne utgifter vedrørende tilbudsbefaringen dekkes av den enkelte leverandør. Vennligst gi melding om ønsket deltakelse på e-post til: halvard.kierulf@trondheim.kommune.no Side 3

6 3 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskravene skal sikre at leverandøren har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlaget som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Leverandør vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt, jfr. forskriftens og I kap. 8 er det utarbeidet egen sjekkliste. Det oppfordres til at listen benyttes for å sikre at tilbudet er komplett, da tilbudet ellers vil kunne bli avvist. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon 1. Leverandør skal være et lovlig registrert firma. Firmaattest. Utenlandske leverandører framlegger tilsvarende attest fra myndigheter i sitt hjemland. 2. Leverandør skal være kredittverdig og ikke være under gjeldsforhandlinger. Leverandør må kunne dokumentere et forsvarlig driftsresultat. 3. Leverandør skal ha ansvarsforsikring som tilfredsstiller kravene i NS8401 og NS Attest for betalt merverdiavgift og skatt mindre enn 6 mnd gammel regnet fra den dag attesten skal være oppdragsgiver i hende. Dersom attesten viser at forfalte restanser er ikke betalt, vil dette medføre at leverandøren bedømmes ikke å være kvalifisert for prosjektet. 5. HMS-erklæring i henhold til vedlegg 2 i Forskrift om offentlige anskaffelser 6. Leverandør og dennes underleverandører skal ha arbeidstakere, uavhengig av om de er ansatt hos hovedleverandøren eller underleverandør, som har samme lønnsvilkår og arbeidsforhold som er vanlig for samme type arbeid i Norge. Jfr. ILO-konvensjon nr 94 om arbeiderklausuler i offentlige arbeidskontrakter. Se er/1997/nou /11/5/1.html?id= Miljøkrav til bedriften Dokumentasjon på at leverandøren tilfredsstiller Trondheim kommunes miljøkrav til leveransen, jf. Trondheim kommunes hjemmeside: 8. Leverandør skal ha et kvalitetssikringssystem som ivaretar oppdragsgivers krav om et feilfritt produkt. 9. Leverandør skal dokumentere å ha en bemanning på minimum 5 personer innen fagområdet VA og 3 personer innen fagområdet geoteknikk, For geoteknikk må leverandør kunne vise til kompetanse på kvartærgeologi, samt dokumentere gjennomført prosjekt i henhold til NVEs veileder Vurdering av områdestabilitet ved utbygging på kvikkleire og andre jordarter med sprøbruddegenskaper. Hovedtall fra regnskap siste 3 år, gjerne samlet på 1 ark pr år. Kredittrating, ikke eldre enn 3 måneder, fra et anerkjent ratingfirma. Forsikringsattest. For merverdiavgift: Fra Fylkesskattekontoret. For skatt: Fra Kemner, skjema RF-1244 Utenlandske leverandører framlegger attest fra tilsvarende myndighet. HMS-erklæring, utfylt og signert Egenerklæring på at ILO-konvensjon nr 94 er tilfredsstilt 3.parts godkjent miljøstyringssystem eller at miljøerklæring besvares, jf. vedlagt skjema. Dokumentasjon på hovedstruktur i leverandørs KSsystem, for eksempel innholdsfortegnelse Relevant bemanningsoversikt. Erfaring fra dokumentasjon av områdestabilitet dokumenteres med prosjektresyme. Dokumentasjonskontroll skal være utført av en person eller organisasjon som er uavhengig av den geoteknisk prosjekterende. 10. Leverandør skal ha sentral godkjenning eller tilfredsstille kravene for å få lokal godkjenning i tiltaksklasse 3 i henhold til plan- og bygningsloven for arbeidsområdene vannforsyning, avløp og renseanlegg, samt geoteknikk. For krav henvises til Dokumentasjon på sentral godkjenning i aktuell tiltaksklasse for aktuelt arbeidsområde. Dersom leverandør ikke innehar sentral godkjenning, skal det vedlegges dokumentasjon som sannsynliggjør at tilsvarende lokal godkjenning kan oppnås. Side 4

7 4 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktig for oppdragsgiver. Her teller kostnader (honorar og reiseutgifter) 50 % og gjennomføringsevne 50 %. Det vises til nedenstående oppsett vedrørende spesifikasjon av kriteriene og etterspurt dokumentasjon. 4.1 Kostnader Dette kriteriet tillegges 50 % vekt Tildelingskriterier Dokumentasjon Vektes Kostnader Honorar: Totalt honorar basert på timeforbruk og timesatser, herunder honorar for faglig tilrettelegging og oppfølging av grunnundersøkelser Reiseutgifter Tilbudsgrunnlagets del 4 Vederlag. Utfylt og signert av leverandør. Tilbud om eventuelle rabatter eller andre fordeler betinget av kontrakt som omfatter flere delprosjekter i RSMT, vil ikke bli hensyntatt ved evaluering av tilbud. 50 % 4.2 Gjennomføringsevne Dette kriteriet tillegges 50 % vekt Tildelingskriterier Dokumentasjon Vekt Prosjektgjennomføring Beskrivelse av hvordan oppgaven planlegges gjennomført innenfor tidsfrist. Kompetanse tilbudt personell Kompetanse for tilbudt personell. Relevante referanseprosjekter vektlegges ved evalueringen. Det legges generelt vekt på erfaring fra prosjekter av tilsvarende art. Beskrivelse av hvordan prosjektet planlegges gjennomført med delaktiviteter, varighet og periodisert ressursforbruk. Framdriftsplan samt KTR-ark for hovedaktiviteter skal inngå i tilbudet. CV for tilbudt personell For hver person som er tilbudt skal det være angitt referanseprosjekt som anses som særlig relevant. Følgende skal angis for hvert prosjekt (inntil 1 A4- side): Prosjektnavn Oppdragsgiver med kontaktperson Omfang Byggeår Den enkeltes rolle i prosjektet Kort beskrivelse som angir prosjektets kompleksitet og aktuelle problemstillinger Det kan ev. henvises til ytterligere prosjektinformasjon dersom dette er ønskelig. 25 % 25 % Side 5

8 5 TILBUDET 5.1 Organisering av tilbudet Trondheim og Melhus kommuner Leverandørene bes om å organisere sine tilbud som vist nedenfor: 0 TILBUDSBREV Signert tilbudsbrev med angivelse av eventuelle avvik og forbehold. Tilbudsbrevet skal også angi kontaktinformasjon med e-postadresse som kan benyttes i tilbakemeldingene. Dersom tilbudet inneholder opplysninger som leverandør anser som taushetsbelagte, skal dette tilkjennegis i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres leverandør til å levere to sett tilbud, der det ene settet sladdes for taushetsbelagt informasjon. Leverandør bes om å bekrefte, eventuelt avkrefte at tilbudet inneholder taushetsbelagt informasjon. Skjema vedrørende taushetsbelagt informasjon framgår av tilbudsgrunnlagets del 6. 1 DOKUMENTASJON AV KVALIFIKASJONSKRAV Se kapittel 3. 2 DOKUMENTASJON AV TILDELINGSKRITERIENE Se kapittel Forbehold og avvik Dersom tilbudet inneholder forbehold eller avviker fra tilbudsgrunnlaget, skal dette klart framgå av tilbudet. Forbehold og avvik skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet de er beskrevet. De skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik som ikke lar seg prise, kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og avvises. 5.3 Alternative frister I denne konkurransen gjelder ingen alternative frister. 5.4 Språk Tilbudsbrevet med tilhørende dokumentasjon skal være på norsk. 5.5 Valuta Alle priser og kostnader skal gis i norske kroner (NOK). 5.6 Vedståelsesfrist Tilbudene skal være bindende i 90 dager etter tilbudsfristens utløp. 5.7 Tilbakekalling av tilbud Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 5.8 Retur av tilbud Tilbudene vil ikke bli returnert. Side 6

9 6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSÅPNING Tilbudet skal leveres til Trondheim kommune, Stabsenhet for byutvikling, Servicetorget, Erling Skakkes gt. 14 innen Tilbudet leveres i lukket konvolutt merket: 2.februar 2010 kl P-05, Forprosjekt vannledning Holem - Kattem og Leveranse pr. telefaks eller e-post aksepteres ikke. Ved levering kontaktes ekspedisjonen ved Stabsenhet for byutvikling på tlf for avlevering av tilbud og kvittering for levert tilbud. Bekreft også innlevering av tilbud ved å sende e-post til: halvard.kierulf@trondheim.kommune.no Vedståelsesfrist: Tilbudet må vedstås i 90 kalenderdager etter tilbudsfrist Det er ønskelig at tilbudet i tillegg leveres på digital form på CD eller minnepinne. CD eller minnepinne overleveres sammen med det skriftlige tilbudet i samme konvolutt. Leverandøren må sikre at tilbudet er Trondheim kommune i hende innen tilbudsfristens utløp. Tilbud som ikke har kommet fram innen tidsfristen vil bli avvist. Ansvaret for å sikre at tilbudet er Trondheim kommune i hende før tilbudsfristens utløp, tillegges leverandør. Det vil ikke bli holdt åpen tilbudsåpning. Minimum to representanter fra oppdragsgiver vil gjennomføre tilbudsåpningen. Leverandør vil ikke ha adgang. Side 7

10 7 OPPDRAGSGIVERS EVALUERING AV TILBUD 7.1 Evaluering Evaluering og innstilling vil bli foretatt av en gruppe utnevnt av Oppdragsgiver. Tildelingskriteriene som beskrevet under punkt 4.1 og 4.2 vil bli lagt til grunn for innstilling og valg av leverandør. Tildelingskriteriene vektlegges på følgende måte: Kostnader: 50 % Gjennomføringsevne: 50 % Evalueringen av de enkelte kriteriene skjer etter en karakterskala fra 1 til 7 hvor 7 er beste karakter. Evaluering av kostnader Kostnader beregnes i tilbudsgrunnlagets del 4 som sum av: Honorar Reisekostnader Tilbud med de laveste kostnadene gir høyest score. Evaluering av gjennomføringsevne Evalueres ved at kravene slik de er beskrevet i punkt 4.2 vektes likt for hvert av de to punktene prosjektgjennomføring og kompetanse tilbudt personell. Det legges generelt vekt på erfaring fra prosjekter av tilsvarende art. Ved evalueringen av kompetanse tilbudt personell vektlegges de ulike fag på følgende måte: VA-teknikk: 50 % Geoteknikk/ingeniørgeologi/kvartærgeologi: 30 % Øvrige fag: Lik vekt med samlet vekt 20 %. Gjelder for følgende fag: o Bygningsteknikk o Elkraft og teleteknikk o VVS-teknikk o Ingeniørgeologi/kvartærgeologi o Vegplanlegging o Arkitektur og landskapsarkitekttur 7.2 Tildeling Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med den leverandøren som etter en samlet vurdering har inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, dvs. den leverandør som oppnår høyest samlet poengsum når begge tildelingskriteriene vektes. 7.3 Meddelelse om tildeling/kontraktsinngåelse Oppdragsgivers beslutning om hvilke tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle leverandørene i rimelig tid før kontrakten inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for oppdragsgivers valg. Valgene kan påklages innen 10 kalenderdager. Kontrakt anses inngått når avtaledokumentet er undertegnet av begge parter, jfr. anskaffelsesforskriften Side 8

11 8 KRAV TIL TILBUDSDOKUMENTASJON 0 Tilbudsbrev Vedlagt Tilbudsbrev 1 Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav Vedlagt 1.1 Lovelig registrert leverandør 1.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling 1.3 Ansvarsforsikring 1.4 Skatte- og avgiftsattester 1.5 HMS-erklæring 1.6 Bekreftelse på tilslutning til ILO-konvensjon nr Miljøkrav til bedriften 1.8 Kvalitetssikringssystem 1.9 Firmakompetanse 1.10 Tiltaksklasse 3 2 Dokumentasjon for tildelingskriteriene Vedlagt 2.1 Honorar 2.1 Tilbudsgrunnlagets del 4 Tilbudsskjema timepriser og honorar, reiseutgifter grunnundersøkelser 2.2 Gjennomføringsevne Prosjektgjennomføring Kompetanse tilbudt personell Side 9