Evalueringsrapport for Grønne Innkjøp Telemark , Eva Langslet

Transkript

1 Evalueringsrapport for Grønne Innkjøp Telemark , Eva Langslet

2 Innholdsfortegnelse: 1 Grønne Innkjøp Telemarks bakgrunn og formål... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2 Rammer og organisering Prosjektets rammer Prosjektperiode Økonomi Den sentrale organisasjons- og styringsmodell for prosjektet Organisering og styring Styringsgruppens sammensetning og mandat Det regionale prosjektets roller og ansvar Stillinger Knutepunktsressursen(es) plassering i virksomheten Planverk Rapporteringsrutiner Prioriterte målgrupper Evaluering av måloppnåelse Resultater/effekter Læring Hvorfor gikk det som det gikk? Formål og oppdrag Planverk og styring Mennesker og kompetanse Prosjektets interaksjon med interessentene Læring for egen virksomhet Innspill til MD Læring for Difi Faglig støtte til knutepunktene Controller Bindeledd til MD Veien videre for miljøbevisste anskaffelser i Telemark Anbefalt løsning Begrunnelse Alternativ 2 Beskrivelse av modell for overføring til permanent drift Formål og målgrupper Organisering Finansiering

3 Evalueringsrapport Knutepunkt Telemark Grønne Innkjøp Telemark 1 Bakgrunn og formål I juni 2007 lanserte Regjeringen Handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser. Ett av hovedtiltakene i handlingsplanen er å opprette en faglig støttetjeneste (knutepunkt) i hvert fylke/region som skal stå til rådighet for innkjøpsmiljøene i både statlige og kommunale virksomheter. Knutepunktenes oppgaver er å bistå offentlige oppdragsgivere i regionen med kunnskap og verktøy på strategisk og operativt nivå for mer miljøvennlige anskaffelser. 2 Rammer og organisering 2.1 Prosjektets rammer Prosjektperiode Telemark hørte til pulje to, med planlagt prosjektoppstart i løpet av Samarbeidsavtale mellom Grenlandskommunenes Innkjøpsenhet (GKI) og Fylkesmannen i Telemark ble inngått , og prosjektleder ble ansatt i stillingen fra Prosjektet avvikles i forbindelse med prosjektleders fratreden Økonomi Prosjektet har mottatt ,- i årlig støtte fra Miljøverndepartementet. I tillegg har prosjektet mottatt skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Telemark Den sentrale organisasjons- og styringsmodell for prosjektet Prosjektet er finansiert av midler fra Miløverndepartementet via Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Difi støtte knutepunktene faglig gjennom å bygge opp nødvendig kompetanse innenfor anskaffelser generelt, og grønne anskaffelser generelt. Prosjektleder rapporterer til Difi. 2.2 Organisering og styring Styringsgruppens sammensetning og mandat Styringsgruppen har bestått av følgende personer/organisasjoner: Arne Malme, Fylkesmannen Mette Fjulsrud/Birger Falch-Pedersen, Telemark fylkeskommune Per-Bjørnar Knudsen, KS Kerstin Laue, NHO, Morten Østby, Høgskulen i Telemark Dan Skiebe, Bedriftsforbundet (trådde ut av styringsgruppen januar 2012) Åse Egeland, Rådmannen i Bø Styringsgruppens mandat i henhold til vedtatt prosjektplan, lyder som følger: Velge lokalisering av knutepunkt Ha det overordnede ansvar i fylket for gjennomføringen av handlingsplanarbeidet Sørge for god kopling mellom næringslivet og offentlig sektor Bidra til at arbeidet får den nødvendige forankring og støtte hos ledere og besluttende organer Vurdere behov og mulighet for tilleggsressurser utover den statlige basisbevilgningen 3

4 2.2.2 Det regionale prosjektets roller og ansvar GKIs rolle og ansvar for prosjektet er knyttet til følgende punkter: Sikre lokal kompetanse og den nødvendige faglige støtte for å gjennomføre prosjektet Bidra til å innføre en etisk og miljøbasert innkjøpspolitikk for hele fylket Tilrettelegge for dialog med leverandørmiljøene Bistå med maler for gode innkjøpsprosesser Prosjektleders rolle og ansvar har vært: Daglig ledelse av prosjektet, herunder økonomistyring Utvikling og oppfølging av strategi, prosjektplan og milepælplan Identifisere og følge opp kritiske suksessfaktorer Å ivareta sekretariatsfunksjonen i styringsgruppen, og sørge for at styringsgruppa har kvalitetssikret informasjon for å kunne fatte beslutninger Rapportering til Difi på aktivitet og økonomi Samarbeid og dialog med andre knutepunkt og Difi Tilby kompetanseheving til politikere, ledere og innkjøpere Utadrettet informasjonsarbeid Stillinger Prosjektet har vært bemannet med en prosjektleder i 100% stilling i perioden juni 2010 til september Fra november 2011 til februar 2012 var prosjektleder helt/delvis sykemeldt Knutepunktsressursens plassering i virksomheten Prosjektleder har hatt fast kontorplass hos GKI, og daglig leder ved GKI har hatt det formelle arbeidsgiveransvaret for prosjektleder Planverk Følgende dokumenter er styrende: Regjeringens handlingsplan for miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser Iverksetting av handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser Tilsagnsbrev til knutepunktene Avtale mellom Fylkesmannen og GKI Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Veileder Prosjektplan Prosjektet skal i størst mulig grad også jobbe for koordinere sin innsats i tråd med kommunenes respektive klima- og energiplaner, Klimakutt Grenland, Samarbeidsavtalen for Framtidens byer, Fylkeskommunens kollektivplan, samt andre relevante politiske styringsdokumenter Rapporteringsrutiner Prosjektleder har rapport to ganger årlig til Difi. I tillegg har det blitt avholdt tre til fire styremøter i året, der prosjektleder har avgitt fremdriftsrapport til styret. Videre har det blitt rapport årlig til Fylkesmannen og via Skien kommunes rapporteringskanaler Prioriterte målgrupper Prosjektets primære målgruppe er offentlig forvaltning i Telemark som innkjøpere. Det private næringslivet som tilbydere er en sekundærmålgruppe for prosjektet. 4

5 3 Evaluering av måloppnåelse Hovedmål 1: Alle offentlige virksomheter i Telemark skal ha kunnskap om hvordan krav til miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser kan stilles Sentralt i dette hovedmålet står informasjon og kompetanseheving, både blant beslutningstakere, innkjøpere og bestillere. 1.1 Arbeidsmål: Informasjon er gitt til samtlige beslutningstakere Tilgang til beslutningstakere Timing (gunstig å nå ut til politikerne kort tid etter lokal- og fylkestingsvalg) Måleindikator: Antall beslutningstakere som har mottatt informasjon om hvorfor miljøhensyn i offentlige anskaffelser er vikti Samtlige av fylkets ordførere og rådmenn har fått skriftlig og muntlig informasjon om prosjektets bakgrunn og mål, regjeringens handlingsplan og hva Grønne Innkjøp Telemark kan tilby. Statsetatslederne i fylket har også fått denne informasjonen. I tillegg har Grønne Innkjøp Telemark holdt foredrag for en rekke ulike politiske utvalg og politiske partier rundt omkring i fylket. Vurdering måloppnåelse arbeidsmål 1.1: God måloppnåelse Score: Arbeidsmål: Informasjon og kompetanseheving er gitt til samtlige innkjøpere og bestillere Tilgang til innkjøpere og bestillere Samarbeid med GKI og BTV Måleindikator: Antall kursdeltakere på de ulike kursene der Grønne Innkjøp Telemark har vært medarrangør, workshops som har vært organisert etc. Samtlige av fylkets innkjøpere og bestillere har fått tilbud om kurs og kompetanseheving i regi av Grønne Innkjøp Telemark. En stor andel har deltatt på kurs. Samtlige har fått informasjon om tilgjengelige verktøy hos anskaffelser.no, og blitt oppfordret til å bruke gjeldende miljøkriteriesett. Det har også blitt gitt veiledning og opplæring i bruk av miljøkriteriesett, csrkompasset og andre tilgjengelige verktøy Vurdering måloppnåelse arbeidsmål 1.2: Score: 4 En stor andel av fylkets innkjøpere og bestillere har deltatt på kurs, workshops eller konferanser der miljø i offentlige anskaffelser har vært et sentralt tema. For Grønne Innkjøp Telemark har det jevnt over vært vanskeligere å nå innkjøpere og bestillere i de kommunene som organiserer sine innkjøp gjennom BTV. Vurdering måloppnåelse hovedmål 1: Alle offentlige virksomheter i fylket har mottatt informasjon om hvorfor og hvordan man bør ta hensyn til miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser. Dette er dog et felt i konstant utvikling, og dette, kombinert med at det stadig foregår utskiftninger blant ansatte og beslutningstakere, gjør at verken enkeltpersoner eller virksomheter kan betraktes som utlært innen tematikken. 5

6 Miljømessige og sosiale hensyn skal tas i alle anskaffelser der det er relevant, slik at den samlede miljøbelastningen av offentlige anskaffelser i Telemark minimeres. I forkant av alle anskaffelser skal det gjøres en vurdering av hvorvidt det er fare for negativ miljøpåvirkning og brudd på ILOs kjernekonvensjoner. Dersom det er en risiko for dette, skal miljøhensyn og sosiale hensyn tas. 2.1 Arbeidsmål Fylkets anskaffelsesstrategier, innkjøpsrutiner og maler vektlegger miljø og sosialt ansvar Samarbeid med GKI, godkjennelse fra politisk ledelse Samarbeid med BTV Måleindikator: Anskaffelsesstrategier er vedtatt og implementert i de respektive organisasjonene Gjennom å styrke fokuset på miljø og sosialt ansvar i strategier, innkjøpsrutiner og maler, legges det til rette for å gjennomføre risikovurderinger og ta miljøhensyn i anskaffelsene. Vurdering måloppnåelse arbeidsmål 2.1: Grenlandskommunene har fått ny anskaffelsesstrategi og nye maler. De øvrige kommunene har fått tilbud om å disse verktøyene, men bruker i all hovedsak BTV Innkjøps maler 2.2 Arbeidsmål Bistand og støtte i konkrete anskaffelser Timing og tilgang. Det har tidvis vært utfordrende å komme inn i prosessen tidlig nok. Score: 4 Måleindikator: Antall anskaffelser der miljøhensyn og sosiale hensyn er vektlagt Bistand i enkeltanskaffelser med risikovurdering, behovsdefinering og gode miljøalternativer Vurdering måloppnåelse arbeidsmål 2.2: Det er lettere å få tilgang til og prege anskaffelsesprosesser der man sitter tett på organisasjonen og har større påvirkningskraft. Dette har gjort at denne delen av arbeidet har lykkes best hos Grenlandskommunene 2.3 Dialog mellom innkjøpere og leverandørsiden Vilje hos både innkjøpssiden og leverandørsiden til å gå inn i aktiv dialog 6 Score: 3 Måleindikator: Antall anskaffelsesprosesser der det i forkant av anskaffelsen har vært en dialog mellom potensielle tilbydere og innkjøpere/beslutningstakere om hvilke miljømuligheter som finnes i markedet For å kunne stille relevante, utviklende og gode miljøkrav, er det viktig at innkjøperne har god kjennskap til leverandørmarkedet. For å sikre en slik kjennskap, er det en forutsetning at regionens oppdragsgivere er i en form for dialog med leverandørmarkedet, for å fange opp nye utviklingstrekk i markedet Vurdering måloppnåelse arbeidsmål 2.3: Det har i varierende grad vært interesse for en slik dialog mellom leverandørsiden og innkjøperne fra begge parter. At man setter av for liten tid i behovsdefineringsfasen av en anskaffelsesprosess er en viktig årsak til dette. Score: 2 Vurdering måloppnåelse hovedmål 2: Det er et godt stykke igjen før det stilles miljøkrav i samtlige anskaffelser der det er relevant, men vi ser

7 nå at en stadig større andel av anskaffelsene tar miljøhensyn med i risikovurdering, behovsdefinering og konkurransegjennomføring. 4 Resultater/effekter Prosjektet har bidratt til økt kunnskap og oppmerksomhet om anskaffelser som et strategisk middel for å nå miljømål hos regionens beslutningstakere. Regionens innkjøpere og bestillere har fått økt kunnskap om hvorfor og hvordan man bør ta miljøhensyn og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser. Denne kunnskapen er igjen omsatt til at en økt andel av anskaffelsene har fått et miljøfokus, enten i form av hva man kjøper inn, hvordan man kjøper inn eller i form av hvilke krav som stilles til den enkelte anskaffelse. Styrking av miljøhensyn og sosialt ansvar i anskaffelsesstrategier og maler vil bidra til sikre at også fremtidige anskaffelser vil underlegges strenge krav til miljø og etikk. Videre vil de konkrete anskaffelsene der miljøhensyn har blitt vektlagt, bidra til å forflytte normstandarden for neste runde med tilsvarende anskaffelser. Vi ser at miljøhensyn er vektlagt i en betydelig større andel av anskaffelsene i 2012 enn ved prosjektstart. Det understrekes at selv om noe av effekten trolig kan tilskrives prosjektet, er det også andre faktorer som bidrar til å forsterke denne trenden, for eksempel kommunenes arbeid med klima- og energiplan, endringer i byggforskrifter etc., slik at det kan være vanskelig å isolere effekten av Grønne Innkjøp Telemark. Gjennom prosjektet har vi også økt andelen offentlige bygg som er miljøfyrtårnsertifisert, herunder har blant annet åtte av kommunenes rådhus fått økonomisk og/eller praktisk støtte til sertifisering. Videre har Skien og Siljan (i tillegg til Kragerø som var først ut i Telemark) blitt Fairtradekommuner, og Porsgrunn er i en prosess med å få på plass en slik sertifisering. Grønne Innkjøp har også deltatt i referansegruppe for sosialt ansvar hos Difi og Nasjonalt Utviklingsprogram i regi av Initiativ for etisk handel, og gjennom dette bidratt til å prøve ut og utvikle nye verktøy for sosialt ansvar i offentlige anskaffelser. 5 Læring 5.1 Hvorfor gikk det som det gikk? Formål og oppdrag En utfordring for prosjektet i Telemark, har vært at tolv av fylkets atten kommuner er underlagt BTVs innkjøpssamarbeid. BTV har hatt knutepunktfunksjonen for Buskerud. Grønne Innkjøp Telemark har hatt et nært samarbeid med knutepunkt i Buskerud, men har hatt mindre hands on kontakt med virksomhetene og kommunene som inngår i BTVsamarbeidet, enn med kommuner og virksomheter som sorterer under GKI. Det har således vært vanskeligere å gjennomføre oppdraget overfor kommunene og de øvrige virksomhetene som organiserer sine innkjøp gjennom BTV, men disse har til gjengjeld i stor grad vært ivaretatt gjennom knutepunkt Buskerud. 7

8 5.1.2 Planverk og styring Endrede signaler fra Miljøverndepartementet/Difi underveis i prosjektperioden har vært en utfordring i gjennomføringen av prosjektet, og har bidratt til å skape noe uklare rammebetingelser. Disse signalene gjaldt både prosjektets form (graden av lokal vs. sentral styring), og innhold (hvilke elementer som skulle vektlegges i prosjektperioden, utforming av prosjektplan etc.) Mennesker og kompetanse Både offentlige anskaffelser og miljø er kompliserte fagfelt, og det er et stort sprik i kompetansen til prosjektets målgruppe. Kompetanseheving hos kommunene har derfor vært et viktig satsningsområde, så vel som hos prosjektleder, GKI og andre direkte involverte. Like fullt ser vi at dette er et felt som krever fortsatt fokus også i årene som kommer Prosjektets interaksjon med interessentene Prosjektets interaksjon med interessentene har vært varierende. Dette skyldes til dels bevisste prioriteringer, og dels at man har vært avhengig av engasjement og timing hos målgruppen for å kunne jobbe videre med problemstillingene. 5.2 Læring for egen virksomhet Egen virksomhet defineres her som GKI. GKI har tatt flere tydelige grep i retning av mer fokus på miljø og sosialt ansvar i konkurransegjennomføringene. For å ytterligere styrke fokuset på miljø og sosialt ansvar, anbefales det et mer systematisk arbeid med behovsdefinering, og undersøkelse av miljømuligheter i markedet i forkant av selve anskaffelsen, og det ligger også et stort potensiale i bedre kontraktsoppfølging, både med hensyn til miljø og sosialt ansvar, og trolig også innen økonomi. 5.3 Innspill til MD Det er Grønne Innkjøp Telemarks oppfatning at innledningsvis i arbeidet med knutepunktsatsningen, var denne tenkt finansiert av MD i samarbeid med NHD og BLD, og at det derfor ville være naturlig at prosjektet også fokuserte på sosialt ansvar/etisk handel og innovasjon. Etter hvert som prosjektperioden skred frem, viste det seg at kun MD bidro med midler. Det er forståelig at knutepunktsatsningen derfor dreide fokus mot miljø i offentlige anskaffelser, men det hadde vært gunstig med en avklaring av dette på et tidligere tidspunkt, både med hensyn til sammensetning av styringsgruppe, forventninger i prosjektets målgruppe, og mulighet for å jobbe mer målrettet. 5.4 Læring for Difi Grønne Innkjøp Telemark har i all hovedsak opplevd samarbeidet med Difi som konstruktivt og godt. De faglige rådene som har kommet har vært nyttige og utviklende. Imidlertid skulle vi i Grønne Innkjøp Telemark ønske at timing og forutsigbarhet hadde vært noe bedre. Dette gjelder særlig i spørsmål knyttet til lokalt selvstyre versus føringer fra Difi. Vi opplever at prosjektet naturlig nok- har utviklet seg underveis, men at skifte i føringene fra sentralt hold i blant har gjort den lokale prosjektstyringen krevende. Vårt råd er derfor at Difi for fremtidige prosjekter i større grad definerer rammene i forkant av den faktiske implementeringen ute i de enkelte organisasjonene Faglig støtte til knutepunktene Grønne Innkjøp Telemark opplever at den faglige støtten til knutepunktene har vært svært god innen prosjektledelse, så vel som miljømessige og anskaffelsesfaglige spørsmål. 8

9 5.4.2 Controller Grønne Innkjøp Telemark opplever at også denne delen av samarbeidet med Difi har fungert godt. Spørsmålet om timing og forutsigbarhet som belyses i ovenstående punkter, gjør seg imidlertid gjeldende også her Bindeledd til MD Grønne Innkjøp Telemark har i all hovedsak forholdt seg til Difi, og har ikke egentlig noen forutsetninger for å mene noe om Difis rolle som bindeledd til MD. 6 Veien videre for miljøbevisste anskaffelser i Telemark 6.1 Anbefalt løsning Ved prosjektperiodens slutt, vil arbeidet integreres og videreføres i ordinær drift hos GKI. For de kommunene som organiserer sine innkjøpt gjennom BTV, som er vertsskap for knutepunkt Buskerud, vil arbeidet også videreføres som en del av det ordinære anskaffelsesarbeidet. 6.2 Begrunnelse Grønne Innkjøp Telemark har jobbet mye med bevisstgjøring, kompetanseheving og utvikling av strategier og maler for mer miljøvennlige og sosialt ansvarlige anskaffelser. Gjennom dette arbeidet har vi beredt grunnen for at miljøhensyn og sosialt ansvar skal kunne integreres i det generelle anskaffelsesarbeidet. Det har hele tiden vært en målsetting for prosjektet å gjøre innkjøpere, bestillere og beslutningstakere i stand til å ta gode miljøvalg på egenhånd. Gitt organiseringen i Telemark, der knutepunktet er lagt til en organisasjon hvis mandat er begrenset til seks av fylkets atten kommuner, ville en videreføring av prosjektet enten ha krevd alternativ organisering, innsnevring av mandat eller ekstern finansiering. Det har ikke vært tilstrekkelig interesse for noen av nevnte alternativer, til at det har blitt vurdert som en reell mulighet. 7.3 Beskrivelse av modell for overføring til permanent drift Formål og målgrupper GKI vil også i fremtiden ha de seks Grenlandskommunene som målgruppe. Gjennom ny anskaffelsesstrategi og maler med styrket fokus på miljø og sosial ansvarlighet, samt økte kunnskaper i organisasjonen, blant bestillere og beslutningstakere om hvorfor og hvordan man bør arbeidet med miljø i offentlige anskaffelser, vil dette arbeidet ivaretas. GKI vil også videreføre deltakelsen i fora som Framtidens byer, for å sikre et videre fokus på anskaffelser i arbeidet med forbruks- og avfallsreduksjon. For informasjon om hvordan arbeidet vil videreføres hos de kommunene som inngår i BTVsamarbeidet, vises det til knutepunkt Buskeruds avslutningsrapport Organisering Arbeidet i Grenlandskommunene vil inngå som en del av ordinær drift hos GKI. For informasjon om arbeidet i BTV-kommunene, vises det til rapporten fra knutepunkt Buskerud Finansiering Da arbeidet med miljøhensyn og sosialt ansvar vil gå over i ordinær drift, settes det ikke av egne midler til dette arbeidet. 9